ÉRTESÍTŐ 2016/28. SZÁM TARTALOM

Átírás

1 2016/28. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 39/2016. (VII. 18. MÁV-START Ért. 28.) sz. vezérigazgatói utasítás a munkakör átadás-átvétel rendje a MÁV-START Zrt.-nél... 2

2 Utasítások ÉRTESÍTŐ 39/2016. (VII. 18. MÁV-START Ért. 28.) sz. vezérigazgatói utasítás a munkakör átadásátvétel rendje a MÁV-START Zrt.-nél 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV START Zrt.-nél foglalkoztatott munkavállalók munkaköri átadás-átvétele rendjének egységes szabályozása, az utasítás 4.1 pontjában meghatározott esetekben. A munkakör átadás-átvétel célja az, hogy a munkaköri feladatok folyamatos ellátásával a MÁV-START Zrt. (a továbbiakban Társaság) zökkenőmentes működése biztosított legyen. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed MÁV- START Zrt. 1-4 FEOR számú munkakörökben foglalkoztatott munkavállalóira és az érintett munkáltatói jogkör gyakorlókra (kivéve pénztáros munkakörök). 2.2 Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV START Zrt. Humánerőforrás menedzsment és koordinációs vezető, végrehajtásáért valamennyi érintett munkáltatói jogkört gyakorló vezető felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Jelen utasításban külön meghatározást igénylő fogalom nincs. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Az eljárási kötelezettség A munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 80. (1) alapján: A munkavállaló munkaviszonya megszüntetésekor (megszűnésekor) munkakörét az előírt rendben köteles átadni és a munkáltatóval elszámolni. A munkakör átadás és az elszámolás feltételeit a munkáltató köteles biztosítani. A munkavállaló munkaviszonya megszűnése (az elhalálozás miatti megszűnés kivételével), illetve megszüntetése, tartós távolléte (várhatóan 30 napot bármely okból meghaladó távollét), másik munkakörbe történő áthelyezése esetén másik munkáltatói jogkörgyakorló foglalkoztatása alá kerül legkésőbb az utolsó munkában töltött napon köteles munkakörét, illetve munkaköri feladatainak ellátásával összefüggő információkat és iratokat, a személyes használatra szolgáló eszközökkel együtt átadni az arra munkáltató által kijelölt munkavállalónak, az 1. számú melléklet szerinti munkakör átadásátvételi jegyzőkönyv felvételével. Az átadás-átvételi eljárást a munkavállaló tartós távollétét megelőzően kell lefolytatni. Hosszantartó, előreláthatóan 30 napot meghaladó betegség esetén a munkáltató egyedi mérlegelés alapján dönt a munkakör átadás-átvételi eljárás lefolytatásáról. A munkáltató köteles: az átvevő személyének megfelelő időben történő kijelölésére, az átadás-átvételhez szükséges idő munkaidő alatt történő biztosítására. A MÁV-START Zrt. jelen utasítás kiadásának időpontjában hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata I. kötetének 6. Általános működési szabályok pontja a vezetői munkakört betöltő munkavállalók munkaviszony megszűnése, vagy más munkakörbe történő helyezése esetére tartalmaz a munkakör átadás-átvételre vonatkozó egyedi szabályokat, mely rendelkezésekre a nevezett munkavállalók munkakör átadás-átvétele során figyelemmel kell lenni. A munkáltató felel a munkavállaló informatikai rendszerekben meglévő jogosultságainak megfelelő időzítésekkel történő megszüntetéséért. A munkakör átadás-átvétel lebonyolítása során be kell tartani a MÁV-START Zrt. mindenkor hatályos Iratkezelési Szabályzatának vonatkozó rendelkezéseit is. 2/11 oldal

3 A MÁV-START Zrt. jelenleg hatályos Iratkezelési Szabályzat Munkakörátadással kapcsolatos rendelkezések pontja a POSZEIDON DMS rendszerben kezelt iratokra, ügyiratokra vonatkozóan többek között az alábbi előírásokat tartalmazza: A Társaság szervezeti egységétől távozó munkavállalót, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A munkáltatói jogkörgyakorlóknak a személyi változásokról a POSZEIDON DMS adminisztrátort és az iratkezelésért felelős szervezetet értesíteniük kell, illetve kezdeményezni kell az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését (beleértve a POSZEIDON DMS mappákhoz való hozzáférési jogosultságot is), valamint ki kell jelölni a távozó munkavállaló jogutódját. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése, vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratok, ügyiratok a szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, ügyirat/irat átadásátvételi jegyzék utólagos megküldése mellett. Az átadó hatáskörébe tartozó Poszeidon DMS-beli feladatok és ügyiratok Szabályzatnak megfelelő rendezését - a Poszeidon DMS rendszerben a szükséges szűrések elvégzését követően - az ügyiratjegyzék 3.számú melléklet szerinti POSZEIDON DMS ügyiratok jegyzéken kell dokumentálni Az átadás átvétel végrehajtása A munkavállaló köteles a kijelölt személynek (átvevőnek), a meghatározott időpontban munkakörét átadni. A munkakör átadás-átvétel időtartamát úgy kell meghatározni, hogy az átadás átvétel teljes körűen végrehajtásra kerüljön A munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv érvényességéhez a munkáltatói jogkört gyakorló vezető jóváhagyása és két érdektelen tanú jelenléte szükséges Az átadás-átvételi eljárásban érintettek a munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv és mellékletének minden lapját kötelesek kézjegyükkel ellátni A munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvet három eredeti példányban kell elkészíteni, amelyből az egyik az átadót, a másik az átvevőt, a harmadik a munkáltatói jogkör gyakorlóját illeti A munkáltatói jogkör gyakorlója az átadás-átvételi jegyzőkönyvet - szakmai, vagy teljességi szempontból - felülvizsgálhatja, a felülvizsgálat alapján további tényeknek megfelelően azt kiegészíttetheti, továbbá ellenőrizheti a munkakör átadás átvétel vonatkozó szabályozásoknak megfelelő, elvárható szintű teljesülését. A munkakör átadás-átvétel során az átadóként eljáró személy köteles kitölteni a 2. számú melléklet szerinti teljességi nyilatkozatot és a 3. számú mellékelt szerinti POSZEIDON DMS ügyirat jegyzéket Amennyiben a munkakör átadására kötelezett munkavállaló elháríthatatlan okból nem tud eleget tenni a munkakör átadási kötelezettségének, illetőleg azt megtagadja, a munkáltatói jogkör gyakorlója a szervezeti egység munkatársai közül kijelöli az átadóként eljáró személyt. Az átadóként kijelölt munkavállaló két érdektelen tanú jelenlétében leltárba veszi a távollévő munkavállaló személyes kezelésében levő iratokat, dokumentumokat, eszközöket, amelyeket a munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv (1. számú melléklet) és mellékletei kitöltésével átad az erre kijelölt munkavállalónak. Az eljárás során a MÁV-START Zrt. hatályos Informatikai Biztonsági Szabályzat előírásait be kell tartani Az átadásról a távollévő munkatársat a munkáltató jogkörgyakorló vezetőnek a munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv egy példányának tértivevénnyel történő megküldésével kell értesítenie. Ebben az esetben a POSZEIDON DMS ügyiratok jegyzéke, valamint a teljességi nyilatkozat nem képezi elválaszthatatlan részét a jegyzőkönyvnek Amennyiben a munkavállaló a munkakör átadás-átvételi kötelezettségének - neki felróható okból - nem tesz eleget, úgy a Társaság az Mt szerint igényét peres úton érvényesítheti. Az Mt. 84. (4) bekezdése szerint a jogellenes munkaviszony-megszüntetés szabályait kell megfelelően alkalmazni, ha a munkavállaló munkakörét nem az előírt rendben adja át. 3/11 oldal

4 A munkavállaló átadás-átvételi kötelezettségének megszegését eredményezi különösen: a jegyzőkönyv kitöltésének, aláírásának, valamint a teljességi nyilatkozatnak a hiánya, iratok megsemmisítése, lényeges információk elhallgatása, az elektronikusan vagy optikai módon tárolt dokumentumok bármilyen formában történő törlése vagy megsemmisítése, a munkavállaló részére átadott bármilyen adathordozó megsemmisítése, vagy a rajtuk tárolt adatok törlése, a használatában, illetve birtokában lévő, a Társaság tulajdonát képező anyagok, berendezések, felszerelési tárgyak, tárgyi eszközök eltitkolása, az átadás átvételi eljárás bármely más módon történő akadályozása, késleltetése vagy meghiúsítása A munkakör átadás-átvételről felvett - az 1. számú melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek a pont kivételével elválaszthatatlan részét képezi a 2. számú melléklet szerinti teljességi nyilatkozat, valamint a 3. számú melléklet szerinti POSZEIDON DMS ügyiratok jegyzéke Azon munkakörök esetében, melyekre nézve a munkakör átadás-átvétel vonatkozásában kötelező rendelkezéseket tartalmaz a Társaság mindenkor hatályos Informatikai Biztonsági Szabályzata (IBSZ), be kell tartani az IBSZ vonatkozó rendelkezéseit Azon munkakörök esetében, melyekre nézve a munkakör átadás-átvétel vonatkozásában kötelező rendelkezéseket tartalmaz a Társaság mindenkor hatályos Adatvédelmi Szabályzata (AVSZ), be kell tartani az AVSZ vonatkozó rendelkezéseit Azon munkakörök esetében, melyekre nézve a munkakör átadás-átvétel vonatkozásában kötelező rendelkezéseket tartalmaz a Társaság mindenkor hatályos Üzletititok-védelmi Szabályzata (ÜTVSZ), be kell tartani az ÜTVSZ vonatkozó rendelkezéseit. 5.0 HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK, RENDELKEZÉSEK 5.1. Hivatkozások Az utasítás végrehajtása az alábbi jogszabályok és egyéb szabályok figyelembe vételével történik: A évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről. A MÁV START Zrt. Kollektív Szerződése. A MÁV-START Zrt. Szervezeti és Működési Szabályzata A mindenkor hatályos MÁV-START Zrt. Informatikai Biztonsági Szabályzat A mindenkor hatályos MÁV-START Zrt. Adatvédelmi szabályzat A mindenkor hatályos MÁV-START Zrt. Üzletititok-védelmi szabályzat A mindenkor hatályos MÁV-START Zrt. Iratkezelési szabályzat A hatályos vezérigazgatói utasítás a munkavállalói tartozások visszakövetelésének rendjéről A FEOR szerinti munkakör besorolás (elérhető: B:\KOZOS\+HUMAN-Shere- Point\Munkakori leiras gyujtemeny\máv- START\Altalanos_mkorik_START könyvtárban) 5.2. Módosítások Nincsenek 5.3. Hatályon kívül helyezések 5.4. Az utasítást tartalmazó MÁV- START Értesítő a MÁV-SZK részére megküldendő? Nem Vezérigazgatói meghatalmazás Jelen utasításhoz szükséges/nem szükséges. 4/11 oldal

5 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS ÉS ÁTMENETI SZABÁLYOZÁS Jelen utasítás közzététele napján lép hatályba és visszavonásig hatályos 7.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Jegyzőkönyv munkakör átadás- átvételről 2. számú melléklet: Teljességi nyilatkozat 3. számú melléklet: POSZEIDON DMS ügyiratok jegyzéke Csépke András s.k. vezérigazgató 5/11 oldal

6 1. sz. melléklet Kitöltés után nem nyilvános! JEGYZŐKÖNYV MUNKAKÖR ÁTADÁS- ÁTVÉTELRŐL (Mt. 80. (1) bekezdés alapján) Iktatószám: Készült: év..hónap..nap, a MÁV START Zrt hivatalos helyiségében (három eredeti példányban). Jelen vannak: átadó: Név: Törzsszám: Születési hely, idő: Munkakör: átvevő: Név: Törzsszám: Születési hely, idő: Munkakör:.. (átadó) átadja, (átvevő) átveszi a (szervezeti egység) (munkakör megnevezése) munkakörébe tartozó, átadó hatáskörébe utalt feladatokat, kapcsolódó iratokat: Az átadott munkakörrel kapcsolatos általános jellegű tájékoztatás: Folyamatban lévő feladatok: (Abban az esetben, amennyiben a munkavállaló a folyamatban lévő feladatokat valamelyik más munkavállalóra bízta, illetve a feladatot közösen végezték, úgy szükséges a feladat oszlopban a másik munkavállaló nevének feltüntetése is!) 6/11 oldal

7 1. sz. melléklet Kitöltés után nem nyilvános! Feladat megnevezése Feladat végrehajtása során tett intézkedések, feladat jelenlegi állása Feladat határideje végrehajtásának Átadó kezelésében lévő szerződésekkel, illetve egyéb kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos adatok: Felek megnevezése Szerződés száma Szerződés tárgya Teljesítési határidők Egyéb kötelezettségvállalások felsorolása: A munkaköri feladatokkal kapcsolatos, a számítógépben tárolt elektronikus információk, hivatalos levelezések ( ), valamint hivatalos dokumentumok, iratanyagok, adatbázisok elérhetősége ( B meghajtó): Az átadó hatáskörébe tartozó Poszeidon DMS-beli feladatok és ügyiratok rendezése, a még folyamatban lévők átadása, valamint a további ügyintézést nem igénylő ügyiratok lezárása és Központi Irattárba helyezése a csatolt ügyirat jegyzék szerint megtörtént. Az átadó megjegyzései, észrevételei:. Az átvevő megjegyzései, észrevételei: Egyéb átadott tárgyak, eszközök, dokumentumok: Melléklet: 1 pld. Poszeidon DMS ügyirat jegyzék 7/11 oldal

8 1. sz. melléklet Kitöltés után nem nyilvános! Jegyzőkönyv lezárva:...település év..hónap..nap átadó átvevő Jóváhagyom: munkáltatói jogkörgyakorló 1.Tanú: 2.Tanú: Név: Név: Törzsszám: Törzsszám:. Tanú aláírása:... Tanú aláírása: 8/11 oldal

9 2. sz. melléklet Kitöltés után nem nyilvános! Iktatószám: Teljességi nyilatkozat Alulírott Név: Törzsszám: Születési hely, idő: Munkakör: mint a..... szervezeti egység... munkakörét átadó munkavállalója kijelentem, hogy a mai napon a munkáltatói jogkörgyakorlóm által kijelölt személy (átvevő) részére jegyzőkönyvvel átadott feladatokon, iratokon túlmenően nem áll rendelkezésemre olyan adat, tény, dokumentáció, mely a.... (szervezeti egység) ügyében jogilag (cégjogi, polgári jogi, munkajogi, büntetőjogi stb.) értékelhető lenne. A birtokomban, illetve kezelésemben lévő összes iratot, anyagot, valamint adathordozót hiánytalanul átadtam az átvevő részére. Az átadott feladatokon, iratokon és anyagokon túlmenően nincs tudomásom olyan információról, tényről vagy adatról, amely befolyásolná az átadott dokumentációkban foglaltak értékelését. Jelen nyilatkozat a munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv elválaszthatatlan részét képezi....település év..hónap..nap átadó 9/11 oldal

10 3. sz. melléklet A munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv elválaszthatatlan része POSZEIDON DMS ÜGYIRATOK JEGYZÉKE Iktatószám Tárgy Ügyintéző Létrehozó neve Lezárás ideje Birtokló szervezet neve Címzett szervezet neve Megjegyzés 10/11 oldal

11 Szerkeszti: MÁV-START Zrt. Kabinet Felelős kiadó: Csépke András vezérigazgató 11/11 oldal