Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal

Átírás

1

2

3 2 Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Ügyiratszám: BO/10/2-181/ /2015. számú Kormánymegbízotti utasítás Melléklete A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról

4 3 I. Fejezet 1. Jelen Egyedi Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a Kormányhivatal papír alapú és elektronikus iratkezelésére vonatkozó szabályokat meghatározza. 2. A Szabályzat hatálya kiterjed a Kormányhivatal kormánymegbízottja által közvetlenül vezetett szervezeti egységeknél és a járási hivataloknál kormányzati szolgálati jogviszonyban álló valamennyi kormánytisztviselőre, kormányzati ügykezelőre, továbbá a munkaviszonyban foglalkoztatott munkavállalókra. II. Fejezet Az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi körök és az iratkezelés módja 1. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek beszerzéséről a Kormányhivatal Jogi és Koordinációs Főosztálya, valamint Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztálya, illetve a járási hivatal vezetője köteles gondoskodni. 2. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket, melynek vezetéséről a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységek tekintetében a Jogi és Koordinációs Főosztály, míg a járási hivatal esetében a járási hivatalvezető köteles gondoskodni. A főnyilvántartó könyvet a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységek tekintetében a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője, a járási hivatalnál a járási hivatalvezető köteles hitelesíteni. 3. Minden papír alapon vezetett iratkezelési segédletet hitelesíteni kell. A főnyilvántartó könyv lapjait sorszámozni szükséges, a borító belső oldalán fel kell tüntetni: Ez a könyv...számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20...év..hó...nap, lezárva: 20...év... hó...nap, és mind a megnyitás, mind a lezárás során a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységek vonatkozásában a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője, távollétében helyettese, a járási hivatal esetében a járási hivatalvezető köteles aláírásával és a hivatalos körbélyegző lenyomatával ellátni. III. Fejezet Az iratok kezelésének általános követelményei 1. A szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a Kormányhivatal irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat legkésőbb irattárba helyezésük előtt az irattári terv szerint az ügyirat intézéséért felelős kormánytisztviselő irattári tételekbe sorolja és irattári tételszámmal lássa el. 2. A Kormányhivatalhoz érkező, ott keletkező, illetőleg az onnan kimenő valamennyi iratot az iktatásra nem kerülő iratok kivételével az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat szervezeti egységenként vezetett elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. A Kormányhivatal szervezeti egységének vezetője az iratok útjának pontos nyomon követhetőségét és ellenőrizhetőségét, azok hollétének naprakész megállapítását átadókönyv használatával köteles biztosítani.

5 4 3. Az iratforgalom keretében a Kormányhivatal szervezeti egysége vezetőjének gondoskodnia kell arról, hogy az iratok szervezeti egységen belül történő átadása-átvétele, az átadó, átvevő személye, valamint az átadás időpontja és módja egyértelműen bizonyítható legyen. Ennek egyik lehetséges módja a papír alapon, illetve elektronikus módon vezetett előadói munkanapló alkalmazása, melynek szabályos megnyitására és lezárására, hitelesítésére a szervezeti egység vezetője tesz intézkedést. 4. A Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya az egyes szervezeti egységekkel együttműködve köteles gondoskodni az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. 5. A nem nyilvános kezelési jelzéssel ellátott iratokat tartalmazó ügyiratokat a címzetten kívül kizárólag a főigazgató javaslatára a kormánymegbízott, illetve a járási hivatalvezető által kijelölt titkos ügykezelői munkakörben foglalkoztatott kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő kezelheti. IV. Fejezet Az iratkezelési jogosultságok kezelése 1. A Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának a jogosultságokkal összefüggésben gondoskodnia kell különösen: a) az elektronikus érkeztető és iktatókönyvek megnyitásáról, lezárásáról, iktatóhelyhez rendeléséről, b) az irattári tételszámok karbantartásáról, c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó ca) hozzáférési jogosultságok, cb) egyedi azonosítók, cc) helyettesítési jogok, cd) külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáról, d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartásáról, e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválásáról. 2. Az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakész nyilvántartásáért a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya a felelős. A jogosultságok kiosztása, igénylése során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére. 3. A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése az adott szervezeti egység vezetőjének, járási hivatal esetén a járási hivatal vezetőjének a feladatkörébe tartozik. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az illetékes szervezeti egység vezetője írásban köteles kezdeményezni a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztályánál. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését az időpont feljegyzésével az eredeti iraton igazolja. Az irat eredeti példányát az engedélyező, a másolati példányt a rendszergazda köteles kezelni. 4. Az elektronikus iratkezelés során a szignálási és kiadmányozási jogosultságok engedélyezéséről, módosításáról, megvonásáról és felfüggesztéséről a szervezeti egység vezetőjének írásban történő javaslata alapján a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztályán keresztül a kormánymegbízott dönt.

6 5 5. A további elektronikus iratkezelési jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése a Kormányhivatal szervezeti egységei esetében az adott szervezeti egység vezetőjének feladatkörébe tartozik. A szervezeti egység vezetője döntéséről annak végrehajtása érdekében haladéktalanul köteles tájékoztatni a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztályát. 6. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának névre szólóan kell dokumentálnia. A jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról a kormánymegbízott döntése alapján a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya, illetve az adott szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni. 7. A Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya tájékoztatja az engedélyezőt a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetik. V. Fejezet Az iratkezelés folyamata 1. A kormánymegbízott közvetlen vezetése alatt álló szervezeti egységek közötti iratforgalom biztosítása érdekében futárszolgálat működik. A papír alapú küldeményeket munkanapokon a futár átadókönyvben történő átadás-átvétel ellenében juttatja el a Kormányhivatal érintett szervezeti egységeihez. A Kormányhivatal szervezeti egységei kötelesek a futárszolgálatot az egymás közötti papír alapú levelezéseik során igénybe venni, mely alól kivételt kizárólag a jogszabály alapján postai kézbesítést igénylő küldemények köre képez. 2. A Kormányhivatal szervezeti egységének vezetője köteles gondoskodni a külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére jogosult kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő kijelöléséről, aki az átvételt aláírásával igazolja és az átvételi igazolás kiadására is jogosult. 3. A Kormányhivatal szervezeti egysége vezetőjének megbízást kell adnia azon kormánytisztviselőnek, kormányzati ügykezelőnek, aki a munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére jogosult. 4. Amennyiben más szervtől minősített adatot tartalmazó küldemény érkezik, átvételére a címzett, az írásban megbízott más személy, vagy a titkos ügykezelő jogosult. 5. A Kormányhivatal székhelyére postai úton érkező küldemények bontása és érkeztetése a Központi Iktatóban valósul meg, kivéve a Jogi és Koordinációs Főosztály Humánpolitikai Osztálya részére postai úton érkező küldeményeket, melyek a Központi Iktatóból átadókönyvvel a Főigazgatói Titkárságra kerülnek felbontás nélkül és azokat az ott kijelölt dolgozó a vagyonnyilatkozat tétellel és a pályázatokkal kapcsolatos iratok kivételével bontja fel, majd érkezteti A Főigazgatói Titkárságra érkező egyéb küldemények (futár által, személyesen, elektronikus úton) érkeztetése is a Titkárságon történik.

7 A pénzügyi tárgyú küldemények felbontására a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályon, érkeztetésére a Kormányhivatal Központi Iktatójában kerül sor A székhelyen kívül működő szervezeti egységek, valamint a járási hivatalok esetében az oda beérkezett küldeményeket a főosztályvezető, osztály jogállású szervezeti egységnél annak vezetője, illetve a járási hivatalvezető által kijelölt kormányzati ügykezelő, kormánytisztviselő bontja fel és érkezteti. 6. Az érkeztetést követően valamennyi küldemény főigazgató általi, szervezeti egységre történő szignálása valósul meg. A szignált irat az adott szervezeti egység részére dokumentált módon (pl. átadókönyv) kerül átadásra. 7. A szervezeti egységre szignált küldemények ügyintézőre történő szignálását az adott szervezeti egység vezetője végzi el. 8. Felbontás nélkül, dokumentáltan kell továbbítani a Magyar Kormánytisztviselői Kar (a továbbiakban: MKK) tisztségviselői, illetve bizottsági tagjai részére érkezett iratokat, az MKK Területi Etikai Bizottsága (a továbbiakban: TEB) mindenkori elnöke részére. 9. A Kormányhivatal szervezeti egységének a beérkező küldeményt abban az esetben nem kell érkeztetnie, ha azt a beérkezés időpontjával egyidejűleg iktatja. VI. Fejezet Az iratok nyilvántartása, iktatása 1. A Kormányhivatal székhelyén lévő szervezeti egységek tekintetében az iratkezelés szabályszerűségéért felelős szervezeti egység a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya, amely feladatait a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályával együttműködve látja el. A székhelyen kívül működő szervezeti egység és a járási hivatal iratkezelésének szabályosságáért a szervezeti egység vezetője, illetve a járási hivatalvezető tartozik felelősséggel. A Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya a főigazgató utasítására jogosult ellenőrizni a Kormányhivatal valamennyi szervezeti egységének iratkezelési folyamatait. 2. Az iktatás a székhelyen lévő szervezeti egységek részére a Központi Iktatóban történik, a székhelyen kívüli szervezeti egységek, valamint a Jogi és Koordinációs Főosztály Humánpolitikai Osztálya vonatkozásában az adott szervezeti egység kormánytisztviselője, illetve kormányzati ügykezelője iktatja a beérkezett küldeményeket. 3. Az IRMA elektronikus iratkezelő rendszert használó, a kormánymegbízott közvetlen vezetése alatt álló szervezeti egységek tárgyévi iktatókönyveinek megnyitásáról a Kormányhivatal Jogi és Koordinációs Főosztályának Koordinációs és Szervezési Osztálya és a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya, a járási hivatalnál alkalmazott iktatókönyvek megnyitásáról a járási hivatalvezető és a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztálya egymással együttműködve kötelesek gondoskodni. Azon főosztályok, osztályok, járási hivatali osztályok esetében, amelyeknél az iratkezelő rendszert a szakmai irányító működteti, az iktatókönyvek megnyitásában a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya igény szerint közreműködik.

8 7 4. Az IRMA elektronikus iratkezelő rendszert használó szervezeti egységek tárgyévi elektronikus iktatókönyveinek az év utolsó munkanapján történő lezárásáról, valamint arról, hogy az utolsó irat iktatása után az iratkezelő rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni, a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya köteles gondoskodni. 5. Az iktatókönyv lezárásának részeként a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának el kell készítenie az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak és az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerinti elektronikus archivált változatát, valamint gondoskodnia szükséges az iktatási adatbázis éves biztonsági mentésével összefüggő, Kormányhivatal feladatkörébe tartozó intézkedések megtételéről. Azon szervezeti egységek tekintetében, amelyeknél az iratkezelő rendszert a szakmai irányító működteti, az iktatókönyvek lezárásában a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya igény szerint közreműködik. 6. Az iktatási adatbázisról készített éves biztonsági másolatot a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályán kell tárolni. Az adathordozók olvashatósági felülvizsgálatáról a szervezeti egységekkel együttműködve a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya köteles gondoskodni. 7. A Kormányhivatal szervezeti egységeinek titkárságain lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a kormánytisztviselők, kormányzati ügykezelők egy iktatókönyvön belül az adott ügy főszámához tartozó alszámokat generálhassanak. 8. A Kormányhivatal szervezeti egysége vezetőjének gondoskodnia kell a küldemények kézbesítéséért felelős kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő kijelöléséről. A minősített adatok kézbesítését az arra külön felhatalmazott személy, vagy a titkos ügykezelő végzi. 9. A Kormányhivatalon belüli, különösen a kormánymegbízott, főigazgató, a Kormányhivatal szervezeti egységének vezetője által kiadmányozott körlevelek kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni, egy másodlati példányt a szervezeti egység vezetője a körlevél-nyilvántartást vezető Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztályához köteles megküldeni. A járási hivatalok esetében a körlevél-nyilvántartás vezetéséről a járási hivatalvezetők kötelesek gondoskodni. 10. Az iratokat a kézbesítésért felelős személyek továbbítják. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles azt a címzettnek továbbítani, az elektronikus iktatókönyvbe a továbbítás tényét bejegyezni, továbbá az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni. 11. A Kormányhivatal székhelyéről (a Központi Iktatóból) történő expediálás esetén a postai úton való expediálás tényének iktatórendszerbe rögzítéséről a postázásért felelős tisztviselő gondoskodik a beborítékolt küldeményekhez mellékelt tételes átadó jegyzék alapján. A tételes átadó jegyzéken valamennyi irat fő- és alszámának feltüntetése szükséges. A székhelyen kívüli szervezeti egységek esetében, valamint az egyéb úton történő kézbesítéskor (pl. futár, ) az expediálás tényének iktatórendszerbe történő rögzítéséről a kijelölt ügyintéző gondoskodik.

9 8 12. Az expediálás tényének iktatórendszerben történő rögzítéséhez az ügyintéző a kimenő iratok vonatkozásában legkésőbb a végleges kiadmánytervezet során az irat alszámos iktatásáról köteles gondoskodni. VII. Fejezet Az irat határidő-nyilvántartásba, irattárba helyezése, levéltári átadása, selejtezése és megsemmisítése 1. A Kormányhivatalnál valamennyi szervezeti egység vezetője, a járási hivatal tekintetében a járási hivatalvezető köteles kijelölni a határidő-nyilvántartásért felelős kormánytisztviselőt, kormányzati ügykezelőt. 2. A Központi Irattár működtetésével összefüggő feladatokat a Kormányhivatal Jogi és Koordinációs Főosztályának Koordinációs és Szervezési Osztálya látja el, melynek keretében a) tárolja és naprakészen nyilvántartja az iratképző szervezeti egységek által a Központi Irattárba leadott iratokat, b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet, c) gondoskodik az iratok átmeneti, vagy végleges kiadásáról, d) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat dokumentáltan selejtezi, e) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár Borsod- Abaúj-Zemplén Megyei Levéltára (a továbbiakban: Levéltár) részére történő átadásáról. A székhelyen kívül működő szervezeti egységek vezetői, valamint a járási hivatalvezető a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya támogatása mellett köteles gondoskodni a vezetése alatt álló szervezeti egységnél, különösen az iratok jogszerű irattárazásának végrehajtásáról, az irattárban lévő iratok naprakész nyilvántartásáról, a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezéséről, valamint a nem selejtezhető köziratok Levéltárnak való átadásáról. 3. Amennyiben a Kormányhivatal kormánytisztviselői más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység, vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Kormányhivatal főigazgatója adja meg. 4. A Kormányhivatal valamennyi átmeneti irattárában minden évben május 31-ig szabályszerű eljárás keretében kell selejtezni a lejárt megőrzési határidejű iratokat. A szervezeti egységek vezetői a selejtezést a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztályának felügyelete és közreműködése mellett kötelesek végezni. 5. Az iratselejtezést a Kormányhivatal székhelyén lévő szervezeti egységek tekintetében a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya vezetőjének javaslatára a főigazgató által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslatainak figyelembevételével lehet elvégezni. A székhelyen kívüli szervezeti egységek vezetői, valamint a járási hivatalvezető a vezetése alatt álló szervezeti egység vonatkozásában jogosult a selejtezési bizottság kijelölésére.

10 9 6. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és körbélyegző lenyomattal ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeket iktatás után a Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és két záradékolt példány visszaküldése végett. A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a selejtezésre javasolt iratok tételszintű iratjegyzéke. A Levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. 7. A megsemmisítésről az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével szükséges gondoskodni. 8. Az irattárakból selejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Kormányhivatal székhelyén lévő szervezeti egységek tekintetében a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya, a székhelyen kívüli szervezeti egységek, valamint a járási hivatal esetében a járási hivatalvezető, valamint a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály koordinálja. 9. Az iratok levéltárba adásáról a Kormányhivatal székhelyén lévő szervezeti egységek tekintetében a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya, a székhelyen kívüli szervezeti egységek, valamint a járási hivatalok esetében a járási hivatalvezetők a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztályának közreműködése mellett kötelesek gondoskodni. 10. A Levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket a Levéltárral egyeztetett módon elektronikus formában is át kell adni. 11. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szükség van, vagy ha a Levéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a Levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell. 12. Az elektronikus iratokat irattárazáskor archiválni kell a megőrzési időt meghatározó irattári tervnek megfelelően. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. 13. Az elektronikus iratok irattárba adását és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 14. Az elektronikus iratokat az iratok levéltári kezelését biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni, az ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az ügyiratkezelő rendszerben rögzíteni kell és a nyilvántartásokon át kell vezetni.

11 Az elektronikus iratok selejtezésénél a selejtezés általános szabályai az irányadók. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése az adatok fizikai törlése nélkül a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni. A szervezeti egységek vezetői a selejtezési feladatokat a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztályának felügyelete és közreműködése mellett végzik. 16. Az elektronikus iratok irattárazásához, levéltárba adásához, selejtezéséhez és megsemmisítéséhez a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztálya nyújt technikai segítséget. VIII. Fejezet Az elektronikus iratkezelés speciális szabályai VIII/A. A Hivatali Kapu 1. A központi elektronikus szolgáltató rendszeren (a továbbiakban: központi rendszer) keresztül a Kormányhivatalhoz érkező elektronikus iratforgalom biztosítására a Kormányhivatal valamennyi önálló jogállású szervezeti egységének, valamint járási hivatalának rendelkezni szükséges Hivatali Kapu hozzáférési jogosultsággal. A Hivatali Kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körének kijelöléséről a főigazgató javaslata alapján a kormánymegbízott dönt. A Hivatali Kapun keresztül a Kormányhivatal szervezeti egységeihez érkezett küldeményeket szignálásra a Főigazgatói Titkárságra kell eljuttatni, járási hivatal esetében annak vezetője részére szükséges átadni. 2. Az iratkezelő rendszer üzemzavara esetén a Kormányhivatal szervezeti egységeinek ÜZ egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, melynek beszerzéséről és nyilvántartásáról a szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni, annak hitelesítését a kormánymegbízott közvetlen vezetése alatt álló szervezeti egységek tekintetében a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztályának vezetője, járási hivatal esetében a járási hivatalvezető végzi. 3. A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet 136. (2) bekezdése értelmében a Hivatali Kapu használatának elengedhetetlen feltétele, hogy az ügyintézők rendelkezzenek ügyfélkapu regisztrációval. A regisztrációt az ügyintézőnek kell végrehajtani, amely a honlapon, az ügyfélkapu/regisztráció menüpont alatt érhető el. 4. Az ügyfélkapuba regisztrált ügyintézőknek lehetősége nyílik a Hivatali Kapuba történő belépésre, amennyiben az adott szervezeti egység már rendelkezik Hivatali Kapuval. Amennyiben még nem rendelkezik a szervezeti egység Hivatali Kapuval, abban az esetben a létrehozni kívánt Hivatali Kapu regisztrációjához a szervezeti egység vezetője által kitöltött és aláírt csatlakozási kérdőív megküldése szükséges a Kormányhivatal Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya részére. A regisztrációhoz szükséges csatlakozási kérdőívet jelen utasítás 1. számú függeléke foglalja magában.

12 11 5. A szervezeti egységek vezetője által megküldött csatlakozási kérdőívet a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya áttekinti. Hibás, illetve hiányos kitöltés esetén javítás céljából visszaküldi a szervezeti egység vezetője részére, a hibátlanul kitöltött kérdőíveket kormánymegbízotti aláírást követően ugyanezen Osztály továbbítja a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala részére a regisztráció létrehozása céljából. 6. A Kormányhivatalon belüli felhasználók, eljárni jogosult kormánytisztviselők regisztrációját a főigazgató felhatalmazása alapján a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának munkatársa végzi, aki a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a Kormányhivatal képviseletére feljogosított személyek nevét és az Ügyfélkapu-regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapus hozzáférés egyértelmű hozzárendelése érdekében. 7. A Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának vezetője által kijelölt munkatárs nyilvántartást vezet a Kormányhivatal képviseletében Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett kormánytisztviselőkről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változások (pl. kormányzati szolgálati jogviszony létesítés, módosítás, megszűnés) esetén papír alapon, illetve elektronikus úton köteles tájékoztatni a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztályát. 8. A Kormányhivatal vonatkozásában a szervezeti egységek kijelölt tisztviselője főszabály szerint minden munkanap 9:00-9:30 óra, illetve 15:00-15:30 óra között köteles gondoskodni a Hivatali Kapu felületének ellenőrzéséről. Külön esetekben, valamint külön utasításra az ellenőrzés eltérő időpontokban is elvégezhető. 9. Az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek átvételéről és érkeztetéséről a Kormányhivatal szervezeti egységének vezetője által kijelölt tisztviselő gondoskodik, ennek keretében az iktatórendszer érkeztető adatbázisában rögzíti a Hivatali Kapuból letöltött dokumentumokat. A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a fogadott dokumentumok papír alapon történő nyomtatásáról és szignálásra történő haladéktalan továbbításáról. 10. A Hivatali Kapun keresztül érkező dokumentumok ellenőrzésére kijelölt tisztviselő akadályoztatása, vagy távolléte esetén a helyettesítését szükséges megoldani. 11. A Hivatali Kapun keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldeményt fogadó munkatárs köteles ellenőrizni a sérülésmentességet, valamint a formai követelményeknek való megfelelőséget. A beérkezett hivatalos küldeményt az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám feltüntetése mellett az iktatórendszerben is érkeztetni kell. 12. A Hivatali Kapun történő továbbítás esetén a központi rendszer automatikusan gondoskodik a címzett tájékoztatásáról, az ügyintézés befejezéséről, valamint a letöltési lehetőségekről, továbbá biztosítja a letöltés hiteles naplózását. 13. A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársak a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetén kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és

13 12 szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvényben, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint kötelesek megküldeni a címzettek részére. 14. Az értesítés és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver adatbázisa tárolja. Az irat papír alapon történő kiadmányozása esetén, iktatását követően a Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik az elektronikusan aláírt dokumentum Hivatali Kapun történő továbbításáról. 15. A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell: a) a kiadmányozott irat expediálásának, b) az elektronikus dokumentumnak a Hivatali Kapun történő továbbítását igazoló információknak, c) a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről. 16. A Nemzeti Jogszabálytár szolgáltatója által e célra kialakított informatikai rendszer (a továbbiakban: Njt.) és a Kormányhivatal által használt elektronikus iratkezelő rendszer kompatibilitásának megteremtéséig az Njt-n keresztül megküldött jegyzőkönyveket és egyéb dokumentumokat papír alapú küldeményként kell nyilvántartani. 17. Az Njt-n keresztül megküldött jegyzőkönyveket és egyéb dokumentumokat a hozzájuk tartozó ügymenettel együtt a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának kijelölt munkatársa az Njt-be történő feltöltésének napján, vagy az azt követő munkanapon köteles kinyomtatni. A kinyomtatott jegyzőkönyveket szignálás nélkül kell az Építésügyi, Hatósági, Oktatási és Törvényességi Felügyeleti Főosztály Törvényességi Felügyeleti Osztályának területi referensére iktatni, az egyéb dokumentumokat a Főigazgatói Titkárságra kell eljuttatni szignálásra. VIII/B. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren keresztül érkezett és továbbított iratok kezelésének általános követelményei 1. A KÉR rendszer központjában alkalmazott RZS NOVA iktatórendszer és a Kormányhivatal szervezeti egységeinél alkalmazott iktatóprogramok közötti kapcsolat alapjául szolgáló Hivatali kapun keresztül történik a KÉR rendszerből érkező digitalizált iratok, adatok fogadása. 2. A KÉR rendszeren keresztül a Kormányhivatalhoz érkező dokumentumok fogadása és kezelése érdekében a Kormányhivatal meghatározott szervezeti egységeinek, valamint járási hivatalainak szükséges rendelkezni Hivatali Kapu hozzáféréssel, melynek megvalósításáról a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályának Informatikai Osztálya köteles gondoskodni. VIII/C. A KÉR rendszeren keresztül érkezett és expediált iratok kezelése 1. A KÉR rendszeren keresztül érkezett iratok átvétele automatikusan történik az ügyiratkezelő programban. 2. A küldeményeket beérkezésüket követően az iratkezelésre kijelölt munkatárs köteles ellenőrizni megnyithatóság és olvashatóság szempontjából.

14 13 3. Amennyiben a beérkezett dokumentum nem nyitható meg, vagy nem olvasható az ellenőrzést végző tisztviselő haladéktalanul jelzi a küldő szerv felé. 4. Amennyiben a beérkezett dokumentum ellenőrzése során egyértelműen megállapítható, hogy az más szervezeti egységhez tartozik, haladéktalanul intézkedni kell annak megfelelő érkeztetőkönyvbe való áttételéről. 5. Az iratok előzményezését és iktatását a szervezeti egységeknél erre kijelölt tisztviselők végzik. 6. A KÉR rendszeren keresztül érkezett iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra, melyet az ügyiratkezelő rendszer automatikusan rendel össze az iktatott irattal. 7. A szervezeti egység vezetőjének döntése szerint kijelölt helyen történik a papír alapon kiadmányozott irat alapján az elektronikusan hiteles kiadmány előállítása, expediálása, valamint az ügyiratkezelő megfelelő alszámhoz történő rendelése az iratkezelésre kijelölt munkatárs által. 8. A IV. fejezet. 3. pontjában foglalt kiadmányozási jogosultság jóváhagyását követően a szervezeti egység vezetője jelen utasítás 4. függeléke szerinti formanyomtatvány kitöltésével és annak a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályához történő megküldésével igényelheti az elektronikus aláírási jogosultságot. 9. Az elektronikusan hitelesített aláírásra jogosultak nyilvántartását a Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya vezeti. 10. Kiadmányozást követően az elektronikusan hiteles kiadmányok a KÉR rendszeren keresztül kerülnek továbbításra. VIII/D. Az elektronikus iratkezelés speciális szabályai, vegyes ügyiratkezelés 1. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás 1. mellékletének 3. függelékében meghatározott küldemények kezelése papír alapon történik. 2. A papír alapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok (vegyes ügyiratok) esetében a papír alapú előadói íven szükséges rögzíteni azon iktatószámok alszámait, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra. 3. Amennyiben az irat papír alapon érkezik a Kormányhivatalhoz és annak továbbítása, vagy elintézése során keletkezett kiadmány továbbítása elektronikus úton a KÉR rendszeren keresztül szükséges, a papír alapú ügyiratról elektronikusan hiteles dokumentumot kell előállítani a vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint. 4. Amennyiben a KÉR rendszeren keresztül érkező és továbbítandó irat intézése során az iratkezelő program működésében olyan probléma merül fel, amely üzemzavart nem okoz, azonban jelentősen meghosszabbítja az ügyintézés idejét, abban az esetben a szervezeti

15 14 egység vezetőjének mérlegelési jogkörében eljárva gondoskodnia szükséges az elektronikus dokumentum hiteles papír alapú előállításáról. IX. Fejezet Egyéb iratkezelési rendelkezések 1. A Kormányhivatalnál lévő hivatali bélyegzők használatának, kezelésének, valamint nyilvántartásának a rendjét külön kormánymegbízotti utasítás szabályozza. 2. Amennyiben a kormánytisztviselő távolléte az egy napot meghaladja, akkor köteles gondoskodni az elektronikus levelezőrendszerébe érkező ek továbbításáról a munkaköri leírása alapján a helyettesítését ellátó kormánytisztviselő hivatali címére, illetve az őt foglalkoztató szervezeti egység központi fiókjába. X. Fejezet A Magyar Kormánytisztviselői Kar tisztségviselői, bizottsági tagjai számára érkező iratok kezelése 1. Az MKK tisztségviselői, illetve TEB tagjai részére, a Kormányhivatal címére érkezett küldemények esetén, amennyiben egyértelműen megállapítható a címzett személye, vagy az MKK tisztségviselői vagy TEB tagsága, felbontás nélkül haladéktalanul a címzettnek, ennek hiányában a TEB mindenkori elnökének kell továbbítani. Az MKK részére külön postafiók került megnyitásra, az ide érkező levelek átvételére a kijelölt kormánytisztviselő jogosult. 2. Amennyiben csak a felbontás után derül ki a címzett személye, az MKK tisztségviselői, vagy TEB tagsága, a téves felbontásra vonatkozó szabályok szerint kell eljárni és haladéktalanul a TEB mindenkori elnökének szükséges továbbítani. XI. Fejezet A minősített adatok kezelése 1. A nemzeti minősített adatok kezelését a Kormányhivatal kijelölt kormánytisztviselője, kormányzati ügykezelője titkos ügykezelő munkakörben látja el. 2. A titkos ügykezelő foglalkoztatásának feltétele legalább középfokú iskolai végzettség, a kezelt minősített adatok minősítési szintjének megfelelő szintű személyi biztonsági tanúsítvány, felhasználói engedély, titoktartási nyilatkozat aláírása, sikeres vizsga letétele, valamint a munkáltatói jogkört gyakorló vezető által írásban történő kinevezés. 3. A titkos ügykezelő feladata a nemzeti minősített adat átvétele, a minősített küldemény felbontása, iktatása, tárolása, szerven belül történő átadása és visszavétele, szerven kívüli továbbításának előkészítése, felhasználói jogosultság megszűnése esetén a minősített adat visszavétele, a minősített adat kezeléséhez szükséges iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvben történő nyilvántartásba vétele és megnyitása, a minősített adat belföldre történő továbbításához szükséges iratkezelési feladatok végrehajtása, a minősített adat birtokban tartása, a minősített adatot tartalmazó adathordozó megsemmisítésének előkészítése és abban való részvétel.

16

17 16 1. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető kormánymegbízott 57/2015. számú utasításához IRATMINTÁK 1. ELŐADÓI MUNKANAPLÓ 2. IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV 3. IRAT ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV 4. TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK 5. RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK 6. DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK 7. ÜGYIRATPÓTLÓ LAP 8. GYARAPODÁSI ÉS FOGYATÉKI NAPLÓ 9. KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ 10.HIVATALI KAPU LÉTESÍTÉSÉHEZ CSATLAKOZÁSI KÉRDŐÍV

18 17 1. számú iratminta ELŐADÓI MUNKANAPLÓ 20. évre Ügyintéző neve, szervezeti egysége: Beosztása:.. Sorszám Keltezés Ügyirat száma Átvevő ügyintéző aláírása Keltezés Elintézés módja Határidő Átvevő iratkezelő aláírása

19 18 Szerv megnevezése: Ügyiratszám: IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV 2. számú iratminta Készült: (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) A selejtezési bizottság tagjai: (név, beosztás) (név, beosztás) (név, beosztás) A selejtezést ellenőrizte: (név, beosztás) A munka megkezdésének időpontja:...(dátum) A munka befejezésének időpontja:...(dátum) Alapul vett jogszabályok 1 : Selejtezés alá vont iratok: (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre) Eredeti terjedelem: (ifm) A selejtezett iratok mennyisége: (ifm) A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok selejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül. k.m.f. P.H.. ellenőrző vezető aláírása. Megjegyzés: A selejtezési jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni. Két aláírt és bélyegzővel ellátott példányt az illetékes levéltárnak kell megküldeni. Az illetékes levéltár jogszabályban előírt szövegű bélyegző lenyomattal, aláírással és pecséttel hitelesíti a megsemmisítési engedélyt. Az iratanyag megsemmisítésére engedéllyel rendelkező vállalkozásokat, vagy vállalkozókat célszerű igénybe venni, akik zárt rendszerben semmisítik meg a selejtezésre kijelölt iratokat. Ez a rendszer biztosítja az adatok védelmét. A zárt rendszerű megsemmisítésről javasolt igazolást kérni és ezt a selejtezési ügyirathoz csatolni. 1 Az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása.

20 19 3. számú iratminta Szerv megnevezése: Ikt. szám: IRAT ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV Készült: (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) Átadó: (átadó szerv megnevezése) (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvevő: (átvevő szerv megnevezése) (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése) Átvétel tárgyát képező iratanyag: (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése) Az átadás-átvétel indokolása: k.m.f. átadó átvevő Melléklet: lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. átvevőé 1 pld. átadóé 1 pld. irattáré Megjegyzés: Az átadás-átvételi iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül, mely lehet tételszintű, raktári-egység szintű és darabszintű. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó és átvevő felelőssége az átadási egységek szintjéig terjed. Például levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézők tekintetében iratok átadása esetén darabszinten szükséges az átadás.

21 20 4. számú iratminta TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK (kötelező tartalmi elemek) IRATTÁRI JEL IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVVEZÉSE IKTATÓSZÁM SELEJTEZETT ÉV Ügykör- Ágazati Selejtezési szám betűjel idő jele Megjegyzés: A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a selejtezésre javasolt iratok tételszintű iratjegyzéke. Egyszerűbb selejtezési eljárás esetén célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyv szövegébe belefoglalni. A selejtezett év rovatban a selejtezett éveket összevontan (-tól -ig) kell feltüntetni.

22 21 5. számú iratminta RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése:. Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben): sorszám Raktári egység megnevezés Irattári jel Tétel megnevezése Keletkezés évszáma Egyéb azonosító Megjegyzés: Az iratjegyzéken szereplő irat-együttes raktári egységeinek számozását mindig 1-gyel kell kezdeni és folyamatosan sorszámozni. A raktári egység megnevezése rovatba a tároló egység megnevezését kell írni: doboz, kötet, csomó, téka, lemez, tekercs stb. Az egyéb azonosító rovatba kerül az ügyiratok egyedi azonosítója, iktatószáma stb., a raktári egységben elhelyezett mennyiség kezdő és végső száma, azonosítója (-tól -ig formában). A raktári-egység szintű iratjegyzék használható a levéltárba adásról készült jegyzőkönyvhöz, egyéb átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz és a raktári egységek irattári helyének (topográfiájának) adataival kiegészítve az irattári anyag nyilvántartására is.

23 22 6. számú iratminta DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratot létrehozó neve: Az irat-együttes megnevezése: évköre: mennyisége: (összesen oldal, lap, stb. és iratfolyóméter) Sorszám Irattári jel Iktatószám/évszám Tárgy Mennyiség (oldal, lap, leütés, karakter, stb.) Megjegyzés: A darabszintű iratjegyzék készülhet az ügyirat szintjén és az ügyiratot alkotó iratdarabok szintjén is. A darabszintű iratjegyzéket használjuk átadás-átvételi jegyzőkönyvek mellékleteként pl. a levéltárba adáskor visszatartott iratokról, vagy hivatal átadás-átvételi, illetőleg ügyintézői munkakör átadási jegyzőkönyvek mellékleteként. Az iratdarabok szintjén készülő iratjegyzékeket célszerű használni a másolatok készítésekor, beleértve bármilyen adathordozóra készülő másolatokat és az elektronikus másolatokat is.

24 23 7. számú iratminta Sorszám: ÜGYIRATPÓTLÓ LAP A kiemelt irat irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma):... azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év):... tárgya/megnevezése:... kiemelés ideje (év, hó, nap):... kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés):... kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma:... kiemelést végző neve, aláírása:... kölcsönzési határidő (év, hó, nap):... visszahelyezés ideje (év, hó, nap):... visszahelyezést végző neve, aláírása:... kiemelést kérő olvasható aláírása Megjegyzés: Az ügyiratpótló lapot célszerű három példányban elkészíteni, évente eggyel kezdődően sorszámozva (hármasával sorszámozva). Az első példány az irat helyére kerül a kölcsönzés idejére. A második példány a kölcsönzési határidő szerinti sorrendben lefűzve a kölcsönzés határidő-nyilvántartására szolgálhat. A harmadik példány sorszám szerint lefűzve kölcsönzési naplóként funkcionálhat.

25 24 GYARAPODÁSI NAPLÓ 8/1. számú iratminta Átadó szerv/szervezeti egység Gyarapodás időpontja Irat átadás-átvételi jegyzőkönyv iktatószáma Átvevő szerv/szervezeti egység és személy neve Éve (évköre) Bekerült iratanyag mennyisége

26 25 8/2. számú iratminta FOGYATÉKI NAPLÓ Átadó szerv/szervezeti egység Fogyás időpontja Irat átadás-átvételi jegyzőkönyv iktatószáma Átvevő szerv/szervezeti egység és személy neve Éve (évköre) Átadásra került iratanyag mennyisége

27 26 9. számú iratminta KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ Ssz. A kölcsönzött irat Irattári helye Iktatószám (átmeneti/központi, /tételszám/ állvány/polc/csomó) egyéb Tárgya Kölcsönzés célja (betekintés/ kölcsönzés/ másolás) Kölcsönző neve és aláírása Kiemelést végző neve és aláírása Kiemelés alapjául szolgáló irat azonosítója Kölcsönzési határidő év/hónap/ nap Visszavétel ideje év/hónap/ nap Visszavevő neve és aláírása

28 számú iratminta Hivatali Kapu létesítéséhez Csatlakozási kérdőív 1.1. Csatlakozó szervezet neve: 1.2. Szervezet nevének rövidítése (rövid név): 1.3. Megye: Borsod-Abaúj-Zemplén Megye 1.4. A szervezet PIR törzsszáma: IP Cím(ek) /teszt rendszer eléréséhez: 1.6. Intézményi kapcsolattartó Viselt név (Ügyfélkapu adatbázisban szereplő vezetéknév, utóneve(i)) * : cím (Ügyfélkapu adatbázisban szereplővel meg kell egyeznie): Munkahely: Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Beosztás: Elérhetősége: Telefon: Mobil: Telefax: Hivatali * Ügyfélkapu adatbázisban szereplővel meg kell egyeznie: hozzáféréshez jogosult személy okmányirodában regisztrált ügyfélkapus adatait kell megadni. Amennyiben rendelkezik második utónévvel, szíveskedjen feltüntetni.

29 A nyomtatványtervező (ÁNYT) használatával kapcsolatos adatok A szervezet nyomtatványainak elérhetősége (URL): A szervezet adószáma: D pontkód nyomtatási igény: igen nem Ügyfélszolgálat telefonszáma és rendelkezésre állása: Ügyfélszolgálat címe: Az intézmény postafiókjához hozzáférésre jogosult ügyintézők: Amennyiben bővíteni szeretné a hozzáférésre jogosult ügyintézők körét, kérjük, kerüljön felsorolásra az összes jogosultsággal rendelkező ügyintéző (régiek és az újak is), ugyanis az adatlapon nem szereplő ügyintézők hozzáférési jogosultsága törlésre kerül. 1. Viselt név (Ügyfélkapu adatbázisban szereplő vezetéknév, utóneve(i)): cím (Ügyfélkapu adatbázisban szereplővel meg kell egyeznie): 2. Viselt név (Ügyfélkapu adatbázisban szereplő vezetéknév, utóneve(i)): cím (Ügyfélkapu adatbázisban szereplővel meg kell egyeznie): 3. Viselt név (Ügyfélkapu adatbázisban szereplő vezetéknév, utóneve(i)): cím (Ügyfélkapu adatbázisban szereplővel meg kell egyeznie): 4. Viselt név (Ügyfélkapu adatbázisban szereplő vezetéknév, utóneve(i)): cím (Ügyfélkapu adatbázisban szereplővel meg kell egyeznie):

30 29 A szervezet nevében, aláírásommal tanúsítom, hogy a Központi Rendszer Hivatali Kapujának használatával kapcsolatos hatályos jogszabályokat elolvastam, az azokban foglaltakat tudomásul veszem és a szervezet működésére nézve kötelezőknek tekintem. Az igényelt és hozzáférésemmel végzett mindennemű tevékenység a Központi Rendszerben naplózásra kerül és ezen tevékenységekért korlátozás nélkül felelősséget vállalok. Dátum: Szervezet vezetőjének neve: Beosztása: Aláírása: P.H.

31 30 2. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 57/2015. számú utasításához Hivatali kapu létrehozásával kapcsolatos szabályok A Hivatali kapu használatának a feltétele az ügyfélkapun történő regisztráció Az ügyfélkapuba regisztrált ügyintézőnek lehetősége nyílik a Hivatali kapuba történő belépésre, amennyiben a szervezeti egység már rendelkezik Hivatali kapuval A Hivatali kapu létrehozásához csatlakozási kérdőív kitöltése és a BAZMKH Jogi és Koordinációs Főosztály Koordinációs és Szervezési Osztálya részére történő megküldése A kérdőív esetleges hiánypótoltatása, KEK KH részére történő továbbítása A Kormányhivatalon belüli felhasználók regisztrációját a Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának munkatársa elvégzi Nyilvántartás vezetése a Kormányhivatal képviseletében Hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult kormánytisztviselőkről Szervezeti egység vezetője írásbeli tájékoztatást nyújt a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály Informatikai Osztályának munkatársa részére a Hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról

32 31 2/a. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 57/2015. számú utasításához Hivatali kapu használatával kapcsolatos szabályok Hivatali kapu felületének ellenőrzése a kijelölt tisztviselő által Tárhelyre érkező iratok átvétele, érkeztetése Dokumentumok papír alapú nyomtatása és szignálásra történő továbbítása Hivatali kapun érkező dokumentumok ellenőrzésére kijelölt tisztviselő akadályoztatása esetén helyettesítésről történő gondoskodás Küldeményt fogadó munkatárs ellenőrzi a sérülésmentességet, a formai követelményeknek való megfelelőséget A dokumentumok iratkezelési szabályoknak megfelelő kezelése

33 32 3. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 57/2015. számú utasításához Iratok nyilvántartása, iktatása Postai úton érkező küldemények bontása és érkeztetése a Központi Iktatóban, kivétel a Jogi és Koordinációs Főosztály Humánpolitikai Osztályának küldeményei Egyéb küldemények (futár, elektronikus úton, személyesen) Főigazgatói Titkárságon történő érkeztetése Pénzügyi tárgyú iratok bontása a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályon, majd Központi Iktatóban történő érkeztetése A küldemények Főigazgatói Titkárságon szervezeti egységekre történő szignálása A küldemények szervezeti egységenként történő szétválogatása és átadókönyvben történő rögzítéssel történő átadása Székhelyen lévő szervezeti egységek részére történő átadás Székhelyen kívüli szervezeti egységek és a Jogi és Koordinációs Főosztály Humánpolitikai Osztálya részére történő átadása A küldemények a szervezeti egység vezetője által ügyintézőre történő szignálása Küldemények önálló kezelése az iratkezelési szabályoknak megfelelően A küldemények központi iktatása Küldemények átadása a szervezeti egységek részére

34 33 4. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 57/2015. számú utasításához Elektronikus aláírási jogosultság telepítésének igénylése A mellékelten megküldött kormánymegbízotti elektronikus aláírási jogosultság engedélyezés alapján a...szervezeti egységnél,...munkakörben foglalkoztatott.(név) számára a... (munkavégzés helye, szobaszám) lévő számítógépre minősített szervezeti tanúsítványt igényelek. Melléklet: 1 db kormánymegbízotti engedélyezés Kelt: szervezeti egység vezetője

35 34 5. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 57/2015. számú utasításához Megismerési záradék Sorszám Szervezeti egység Dolgozó neve Megismerés dátuma Dolgozó aláírása Jelen utasítást a vezetésem alatt álló valamennyi kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő, illetve munkavállaló megismerte. szervezeti egység vezetője