Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere. dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere. dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó"

Pál Katona
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó 1

2 Az előadás célja A jogi alapok áttekintése és rendszerezése Az ELO Iratkezelő Modul - magyarországi jogszabályi környezetének bemutatása - helye, szerepe a tanúsított iratkezelésben 2

3 Tartalom: 1. Iratkezelést végző személyekről 2. Iratokról 3. Iratkezelési jogszabályokról és szabályzatokról 4. Tanúsított iratkezelő szoftverekről 3

4 1. Iratkezelést végző személyek 4

5 Iratkezelés Személyek Iratkezelés Iratkezelési Szabályzat Közfeladatot ellátó szervek Nem közfeladatot ellátó szervek: pl. tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok pl. egyéb (magán tulajdonú) gazdasági társaságok és természetes személyek egységes, átfogó szabályozás elszórt részszabályok elszórt részszabályok kötelező kötelező nem kötelező Iratkezelő szoftver egységes követelményrendszer ELO IK! nincs szabályozás ELO IK nincs szabályozás ELO IK 5

6 Személyek Közfeladatot ellátó szervek Nem közfeladatot ellátó szervek: pl. tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok pl. egyéb (magán tulajdonú) gazdasági társaságok és természetes személyek Megőrzés Levéltári törvény hatálya kiterjed irattári anyag ELO IK irattári anyag maradandó értékű iratok Digitális archiválásról szóló rendelet hatálya nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervekre kiterjed a nem közfeladatot ellátó szervekre: irat, okirat, eredeti példány megőrzése ELO IK irat, okirat, eredeti példány megőrzése ELO IK 6

7 2. Iratok 7

8 Papír alapú és elektronikus iratok Maradandó értékű iratok (levéltár) Magániratok Köziratok Magánokiratok Közokiratok pl. a természetes személyek tulajdonában lévő iratok (digitális archiválás) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga (levéltár) - bíróság, közjegyző, más hatóság, közigazgatási szerv állítja ki - teljes bizonyító erejű - kiállítója lehet természetes személy, jogi személy - teljes bizonyító erejű A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény A polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény 8

9 Elektronikus iratok aláírásai Fokozott biztonságú elektronikus aláírás Minősített elektronikus aláírás A polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény 9

10 Hiteles elektronikus másolatok digitális archiválása Papír alapú irat magánirat közirat magánokirat közokirat + legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás + legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített időbélyegző Elektronikus másolat Hiteles (papír alapú irattal azonos joghatású) másolat Hiteles (papír alapú irattal azonos joghatású) másolat +minősített időbélyegző +érvényességi lánc beszerzése +időbélyegzés ismétlése Digitálisan archivált ELO IK A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet 10

11 3. Iratkezelési jogszabályok és szabályzatok 11

12 A közfeladatot ellátó szervekre vonatkozó legfőbb iratkezelési jogszabályok A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM- NKÖM együttes rendelet ELO IK 12

13 A cégekre vonatkozó iratkezelési jogszabályok Nincs külön, egységes, átfogó iratkezelési szabályozás Csak ágazati jogszabályok egyes előírásai (eseti) magánokirat, írásbeli alakban létrejött szerződés fogalma (Ptk.), elektronikus úton kibocsátott számla fogalma (Áfa tv.), pénzügyi bizonylatok (számla, készpénzfizetési számla, nyugta), nyilvántartások megőrzési ideje (Art.) A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet ELO IK 13

14 Legalább mit vegyen át egy cég a közfeladatot ellátó szervektől? Az iratkezelési cselekmények közül legalább: - érkeztetés (min. dátum megjelöléssel) - ügyiratképzés - iktatás (főszámos-alszámos) - stornózás, átiktatás - besorolási sémák, ügyek és iratok metaadatai ELO IK 14

15 Legalább mit vegyen át egy cég a közfeladatot ellátó szervektől? Iratkezelési Szabályzat egyedi vagy egységes melléklete az Irattári Terv része lehet az iratkezelő szoftver használatának szabályozása is összhangban van: o a Szervezeti és Működési Szabályzattal o az Adatvédelmi Szabályzattal o a Titkos Ügyiratkezelési Szabályzattal, stb. 15

16 4. Tanúsított iratkezelő szoftverek 16

17 Belügyminiszter Kijelölés Felügyelet Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, Kormányiroda és Iratkezelési Felügyelet Tanúsító Szervezet Tanúsítás Akkreditálás Nemzeti Akkreditáló Testület Megfelelés a szoftver megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletnek. 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 17

18 Tanúsító szervezetek Certop Informatikai Tanúsítási Szolgáltatások Kft. Kijelölés időtartama: május május 20. MÁTRIX Vizsgáló, Ellenőrző és Tanúsító Kft. Kijelölés időtartama: február február 9. VERITAN Hírközlési és Informatikai Tanúsító Kft. Kijelölés időtartama: május május 14. SGS Hungária Minőségellenőrző, Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. Kijelölés időtartama: május május

19 Dokumentumkezelő rendszerek Iratkezelő rendszerek Tanúsított szoftverek Szűkített: pl. szűkített iratkezelési funkciókkal és e-aláírási funkció nélkül Teljes körű: a 24/2006 os rendeletnek teljes körűen megfelel Kibővített: ügyfélkapu kapcsolattal rendelkezik ELO IK 19

20 ELOprofessional 2011 IK modullal ELOenterprise 2011 IK modullal Tanúsítványai Érvényes: ig 20

21 Köszönöm a figyelmüket! dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési szakértő 30/ eva@drfenyer.hu 21

Hasonló dokumentumok

dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt. 1149 Budapest, Angol u. 34. www.agroinform.hu

Miért az ELOoffice iratkezelő rendszer mellett döntöttünk? dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt. 1149 Budapest, Angol u. 34. www.agroinform.hu A céges adminisztráció