ELO dokumentumkezelı bevezetése a Market Építıipari Zrt-ben

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "ELO dokumentumkezelı bevezetése a Market Építıipari Zrt-ben"

Ferenc Magyar
7 évvel ezelőtt
Látták:

1 Korszerő iratkezelés ELO dokumentumkezelı bevezetése a Market Építıipari Zrt-ben

2 Market cégcsoport Market Építı Zrt. Market Építıipari Kft. Market Épületszerviz Kft. Moratus Szerkezetépítı Kft. Vilati Szerelı Kft. bevezetett ELO Fı tevékenységi profil: építıipari generál-kivitelezés Leányvállalati tevékenységek: szerkezetépítés, épület villamosság Cégcsoport éves forgalma ~ 45 milliárd forint

3 Elérendı elınyök Kevesebb papír Jobban kezelhetı irattár Üzleti folyamatok gyorsuljanak fel Hibák megelızése, kiszőrése Gyorsabban információhoz jutni

4 Célok Bejövı papír alapú dokumentumok teljeskörő digitalizálása Számlajóváhagyás engedélyezésének felépítése Szerzıdéstár kialakítása Teljesítés igazolás elıállítás elektronikusan Kimenı postai megoldással integráció

5 Dokumentum digitalizálás Digitális dokumentumkezelés szükségességének felismerése évi ezer beérkezı számla, ezer szerzıdés és egyéb dokumentumok folyamatos igény a dokumentumokhoz való hozzáféréshez (az építéshelyeken dolgozók körében is) Vezetıség elhatározása a rendszerbevezetés mellett Célok és a bevonandó területek meghatározása teljes körő digitális iratkezelés beérkezı dokumentumok ELO rendszerben keletkezı kimenı dokumentumok (alvállalkozói szerzıdések, teljesítésigazolások, pénzügyi kísérılevelek) rendszeren kívül keletkezı kimenı dokumentumok (kimenı számlák és levelezés)

6 Projekt terjedelme Napi bejövı küldemény 2 hónap tervezés 1 hónap implementáció 1 hónap tesztelés, oktatás, finomhangolás 1 hónap tesztelés, oktatás, finomhangolás 1 projektvezetı, 1 szervezı, 2 ELO rendszermérnök, 1 fejlesztı

7 Mőszaki elvárások Bejövı-kimenı küldemények kezelése Áttekinthetı irattár Bejövı számla teljeskörú elektronikus jóváhagyási folyamata Szerzıdéstár kialakítása Integráció ERP rendszerrel

8 A siker zálogai voltak Világosan megfogalmazott célok Vezetıség elkötelezettsége a bevezetés mellett Szokásosnál aktívabb megrendelı oldali projektvezetés Felhasználói visszajelzések beépítése a megoldásokba

9 Elért eredmények mőködı rendszer, digitálisan elérhetı és digitálisan keletkezı dokumentumok beérkezı dokumentumaink vonalkóddal ellátva, metaadatok feltöltésével szkennelve a meghatározott felhasználók postafiókjaiba kerülnek a beérkezı számlák metaadatai ERP rendszerbe töltıdnek, ami után a könyvelés már csak kontíroz rugalmas visszakeresési lehetıségek (dokumentum típus, partner név, iktatás dátuma, projekt kód, stb.) dokumentumok nyomon követhetısége a folyamatmodellben távoli hozzáférés ELO-ban keletkezı dokumentumok elıre meghatározott sémák alapján készülnek, ezáltal egységes felépítéssel és a rendszerben rögzített adattartalommal bírnak az elkészült dokumentumok kinyomtatás nélkül, digitálisan végigfutnak a jóváhagyási folyamatokon; nyomtatás csak az utolsó fázisban szükséges ELO rendszerrel összekapcsolt postázási folyamat, digitális postakönyv

10 Várható fejlesztések, folytatás ELO bevezetése Market leányvállalatai körében (2011) a jelenleg testreszabott rendszer átültetése a cégcsoport kisebb, önállóan mőködı cégeire Humánpolitikai folyamatok digitalizálása dolgozói adatbázis, munkaidı nyilvántartás, szabadság igénylési/tervezési rendszer Széleskörő riportálási lehetıségek kihasználása a metaadatok segítségével jelentıs információtartalom kerül ELO rendszerbe, melyekre pénzügyi riportok is készíthetık (pl. fizetési határidık rendezése segítségével likviditás tervezés) Helyszíni építési naplók digitalizálása szigorú jogszabályi követelményeknek való megfelelés

Hasonló dokumentumok

E-Számlázás az ECOD rendszeren belül. Horváth Péter, Senior Projekt Menedzser Synergon Retail Systems Kft.

E-Számlázás az ECOD rendszeren belül Horváth Péter, Senior Projekt Menedzser Synergon Retail Systems Kft. Tartalom ECOD EDI rendszer Magyarországon és a helyi ECOD HelpDesk E-számlák archiválása az ECOD