A változás nem csak az ELOenterprise 7.0 elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről szól. Lázár Péter ECM üzletágvezető

Átírás

1 A változás nem csak az ELOenterprise 7.0 elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről szól Lázár Péter ECM üzletágvezető

2 NO DE AKKOR MIRŐL? Esettanulmány a TIGÁZ DMS projektjéről és a pilot üzemeltetési tapasztalatairól 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 2

3 Recept! Recept? Nézd meg miből kell főzni Próbáld hozzáadni a hiányzó részeket Keress repectkönyvet Keress szakácsot aki segít megérteni Kérd meg a szakácsot, hogy csinálja meg Legyen próba evés, lehetőleg részletekben Ha még mindenki él és ízlett is nekik, kezdd előkészíteni a menüt Ne engedd el a szakácsot, és minden módosítást csináltass meg vele Ha tetszik, ha nem - ezután meg kell enni. 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 3

4 Főbb kihívások Idő Projekt 2009 május végén indult Koncepciós fázis lezárása 2010 nyara Tesztelések kezdete 2011 tavasz Pilot indulás 2011 nyár Kiterjesztés 2011 november Szervezet Dokumentumok Folyamatok Rendszerek 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 4

5 Mire kellett megoldást találni? Iratkezelés, beszerzési folyamatok, számlaigazoltatás, speciális folyamatok 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 5

6 DMS célok törvényi, jogszabályi megfelelőség digitalizálás és papír alapú iratkezelés csökkentése, iratkezelés hatékonyságának növelése, iratkezelés centralizálása, többtelephelyes megoldás kialakítása elektronikus irat és információ áramlás biztosítása egyedi iratkezelési igények standardizálása és/vagy kezelése előzetesen meghatározott célmegoldások megvalósítása (beszerzés, beérkező számla, ügyfélkapcsolatok dokumentumai) 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 6

7 Mértékek mennyiségek Felhasználók Kb felhasználó oktatások: kb 280 fő Területileg tagolt (Diósdtól Záhonyig) 3 vállalat (Zrt., DSO, Gepa) Nagyszámú dokumentum Napi 7-10e szkennelt dokumentum Napi kimenő dokumentum Napi számla OCR-el feldolgozva (bejövő e-számla is) 2 irattár a ország két felében Magyar Posta szolgálja ki a telephelyek közötti belső postát Külső vállalkozó üzemelteti a küldeménykezelést 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 7

8 Architektúra Validáló Érkeztető OpenText Archive SAP R/3 KOFAX Express EloPosta OCR ELOenterprise cluster 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 8

9 DSM felépítése - Számlaigazolással Kofax Express szkennelés Bejövő számla szkennelt képe OCR adatkinyerés Kép Adatok LiveLink szkennelt kép tárolás Adatok Szkennelt kép Szkennelési leíró adatok Borítékazonosító Szerződésazonosító Iktatószám SM rendelés azonosító SAP ELO iratkezelés ügyintézés Üzleti partner Ügyfélkapcsolat SM rendelés Kikapcs.koord. Irattározási adatok Jóváhagyott iratkép Leíró adatok Borítékolás időpontja PreS tömeges nyomtatás Active Directory címtár Felhasználói adatok Postázandó iratok adatai Postázott iratok adatai WinPa elektronikus postakönyv 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 9

10 DSM felépítése Ügyfélkapcsolati SAP megoldással Kofax Express szkennelés ÜK irat szkennelt képe Szkennelési leíró adatok LiveLink szkennelt kép tárolás ÜK csoport Leíró adatok Szkennelt kép Szkennelési leíró adatok Borítékazonosító Szerződésazonosító Iktatószám SM rendelés azonosító SAP ELO iratkezelés ügyintézés Üzleti partner Ügyfélkapcsolat SM rendelés Kikapcs.koord. Irattározási adatok Jóváhagyott iratkép Leíró adatok Borítékolás időpontja PreS tömeges nyomtatás Active Directory címtár Felhasználói adatok Postázandó iratok adatai Postázott iratok adatai WinPa elektronikus postakönyv 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 10

11 Mi okozza a nehézséget? 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 11

12 Nehézségek Berögzült papír alapú folyamatok Delegált projekttagok Technológia Vékonykliens ELO Automation Services Sok rendszer integrációja - komplexitás Tesztelés Koncepció és a valóság találkozása Oktatandók száma és érdeklődése vs. tananyag Életszerű példák Szerepkörök Folyamatok 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 12

13 Mi készült el? Másnéven a siker! 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 13

14 Mit ért el a projekt Beérkező szállítói számlák feldolgozása BO éles üzemi feladatok átvétele Hajdúszoboszlói küldeménykezelő szervezethez DMS Pilot BO éles üzemi feladatok átvétele Hajdúszoboszlói küldeménykezelő szervezethez Ügyfélkapcsolat bejövő dokumentumok kezelése.. 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 14

15 DMS Validáló felület 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 15

16 DMS érkeztető felület 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 16

17 Iratkezelési funkciók közvetlen eléréssel 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 17

18 Speciális támogató funkciók 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 18

19 Partnermenedzser 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 19

20 Ügyintézői folyamatok 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 20

21 Az örök kihívás átadás-átvétel 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 21

22 SAP integráció 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 22

23 Aláírás 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 23

24 Riportok 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 24

25 Konklúzió? Avagy, milyen recept alapján főzzünk 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 25

26 Vezetői és kapcsolattartói vélemények A rendszer jó. Végre elérjük azt, hogy kevesebb papírral kell dolgozni. Ha, kinövi a gyerekbetegségeit, azt gondolom jó lesz. Fog ez menni csak kell még 2-3 hét, hogy a fejekben is érlelődjön az új alkalmazás. Vannak gondok, de melyik új rendszerrel nincs. Általános hibák melyek a pilot során végig megvoltak, és nehezítették a működést. 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 26

27 Vezetői támogatás a teljes kiterjesztés sikeréhez Nagyon erős vezetői kontroll és támogatás szükséges. Igazgatói szint és az alattuk lévő vezetőknek erősen a rendszer mellé kell állnia és élen járni a használatában. Pozitív hozzáállás valamennyi résztvevő részéről. Tartottunk az ellenállástól és ezt már éreztük a pilot alatt is. A papírtól elszakadni és másként gondolkodni nem könnyű. A szervezetek vezetőinek végig kell gondolni Kik fogják használni a rendszert? Milyen szerepkörhöz kapnak jogosultságot a felhasználók? Helyettesítők kik lesznek és kiket helyettesítenek, hiszen ebben az esetben a szerepköröknek egyezni kell. Ha valaki valamit nem tud vegye elő az oktatások során is használt felhasználói kézikönyvet. Ha az alapján nem boldogul akkor kérjen segítséget. 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 27

28 Mit visz haza a hallgató? Tervezés fontos de sajnos bármennyire részletes, mindig marad rés Projektszervezet és a delegált tagok Technológia - Vékonykliens Vékonykliens szuper CSAK Most már létezik Office macro PDF printer még mindig kiszámíthatatlan Korlátos a funkció DE még mindig jobb, mint 1000 kliensre telepíteni az ország különböző szélein Kell a pilot! Érdemes darabolni! SZPONZOR és sok csoki! 3 October 2011 Software AG - Get There Faster 28

29 Köszönjük a figyelmet! Kérdések? Peter.Lazar@softwareag.com