BusinessProcessOutsourcing

Átírás

1 BusinessProcessOutsourcing Üzleti folyamatok kiszervezése Ossza meg ismerőseivel!

2 Az outsourcing fogalma ma már nem ismeretlen a döntéshozók körében, valószínűleg mindenkinek van elképzelése a témáról. Összeállításunkban a kiszervezés általános előnyeit vesszük sorra, de azon cégtípusokról is ejtünk szót, melyek esetében igazán érdemes kiszervezésben gondolkodni, valamint bemutatjuk a kiszervezés folyamatát az igény megszületésétől az implementációs szakasz befejezéséig. BPO (Üzleti folyamatok kiszervezése): Egy vagy akár több üzleti folyamat kiszervezése egy külső szolgáltatónak. Ilyen üzleti folyamat lehet például a könyvelés, bérszámfejtés, jog, ügyfélszolgálat, IT. 1. Fejezet Kinek érdemes? Milyen helyzetben érdemes alapvetően BPO szolgáltatásban gondolkodni? A legegyszerűbb az újonnan alakuló cégek esete. A frissen alapított cégek számára mindig nyitott a lehetőség arra, hogy adminisztratív folyamataikat, akár az első pillanattól külső partner segítségével oldják meg. Ebben az esetben az üzlet beindításával kapcsolatos más, fontos területekre koncentrálhatnak, míg a szolgáltató gondját viseli az adminisztrációnak. Megfelelő szolgáltató kiválasztása esetén, nemcsak a cégalapítás feltételeivel és adminisztrációs terheivel kapcsolatban kaphatnak segítséget az első pillanattól - megalapozva ezzel a tervezést -, de adminisztrációs struktúrájuk alapjait is professzionális támogatás mellett

3 tehetik le. Ezzel biztosítva a hatékony és jogszerű működést, mind számviteli, mind bérszámfejtési vonalon. Gyakran találkozni azzal a vállalattípussal, amely korábban házon belüli erőforrásokból oldotta meg a feladatot, de később elérte azt a méretet, aminél már a hatékonyság optimalizálása céljából érdemes kiszervezni a folyamatokat. Így teljes mértékben tud a vállalat a fő tevékenységére koncentrálni és akár költségcsökkentő hatása is lehet a döntésnek. Számos olyan cég létezik Magyarországon, amelyek esetében a külföldi anyavállalat elvárásai a hazai cég méretétől függetlenül - igen komplex folyamatokat eredményeznek, azonban a hazai entitásuk felépítéséből adódóan hasznosabb kiadni ezt a feladatot külsős szolgáltatónak. Talán ezt hívhatjuk a BPO legklasszikusabb esetének. Speciális esetek Számtalan alkalommal előfordul, hogy nem az általános vagy teljes körű számviteli teendők ellátása során igénylik a cégek a külső segítséget, hanem egy-egy részfeladatra igyekeznek hatékony megoldást találni. A két leggyakoribb eset a speciális struktúrával rendelkező vállalatok adminisztrációs központjainak nyújtott, részfeladatokra korlátozódott megbízás, illetve azon projekt jellegű munkák, amikor csak egy bizonyos időszakra és feladatra szól a szolgáltatási szerződés. Természetesen azoknak a vállalatoknak is, amelyek a kezdetektől külső szolgáltató közreműködésével kezelik adminisztrációjukat időnként érdemes ki-kitekinteni a piacra, felülvizsgálva az aktuális szolgáltatót és megoldásokat.

4 2. Fejezet A biztos megoldás Alapvetően a viszonylag könnyen leválasztható feladatokat érdemes kiszervezni egy-egy cég életében. A Business Process Outsourcing (BPO) egyik lényege, hogy az ügyfél valóban erős, hatékony és profi adminisztrációs hátteret tudva maga mögött, teljes figyelmével összpontosíthat a fő tevékenységére. Melyek a legfontosabb előnyök outsourcing szolgáltatás igénybevétele esetén? Tudás A pénzügyi és HR adminisztráció, valamint a bérszámfejtés egy-egy szakma, mely sikeres ellátásához egyaránt szükséges a naprakész háttértudás biztosítása, a folyamatos rendelkezésre állás és a munkafolyamatok hatékony szervezése. Ezt segíti elő a szolgáltató szakmai csoportjainak jól strukturáltsága. Az outsourcing szolgáltatók komoly energiákat fektetnek munkatársaik állandó képzésébe, ennek és a komoly tapasztalati háttérnek köszönhetően igénybevételük esetén a szakmai tudásnak hatalmas bázisához juthat hozzá a megbízó is. A szolgáltató munkatársai számos ügyféllel állnak kapcsolatban, a mindennapi munka során sokszor találkoznak olyan különleges esetekkel, amely bár máshol is előfordulhat, azonban a feladat megoldása mégis komoly utánajárást igényel. Az ezekre a kérdésekre adott megoldások ilyenkor tovább gyarapítják a szolgáltató tapasztaltságát, elősegítve ezzel a hasonló esetek hatékony megoldását.

5 Szervezés Két fontos aspektusát szükséges megkülönböztetni az outsourcing munkaszervezéshez kapcsolódó előnyeinek. Egyrészről a jó BPO szolgáltató az aktuális igényekhez igazítja saját folyamatait és javaslatot tesz ügyfelének a hatékonyság növelésre, így egy-egy terület kiszervezése nem csupán annak stabil és biztonságos ellátását jelenheti, hanem akár más területek kapcsolódó többlet-adminisztrációját is csökkentheti. Másrészről fontos kiemelni az outsourcing nyútotta folyamatos szolgáltatás adta lehetőségeket. Például komoly fennakadást okozhat egy cég életében, ha a számfejtési időszak kellős közepén esik ki a feladattal megbízott kolléga. Amennyiben ez egy outsourcing szolgáltató munkatársával történik meg, nem kell fennakadásra számítani, mivel biztosított a helyettesítés és ezzel a folyamatos szolgáltatás. Hiszen az outsourcing szolgáltató nem csupán munkaerőt biztosít, hanem az adott feladat folyamatos ellátására szerződik. Felelősség Az outsourcing szolgáltató szerződésben rögzített feltételek mellett látja el feladatát, ezért is fontos megemlíteni, hogy a kiszervezett területtel kapcsolatos felelősség delegálása jelentős előnye az outsourcingnak. A szerződés pedig rögzíti a feltételeket, így számon lehet kérni a szolgáltatót. Adatvédelem Minél nagyobb egy vállalat, annál lényegesebb, hogy megfelelő diszkrécióval legyenek kezelve bizonyos adatok, mint például a kollégák bérezése. Ez a kockázat is kiküszöbölhető, amennyiben házon kívül kezelik az információkat.

6 Költségek A költségek tekintetében rendkívül fontos, hogy összességében vizsgáljuk a felmerülő költségeket. Nem minden esetben számottevő a költségcsökkentés, azonban az árajánlatok mérlegelése során mindenképpen érdemes végiggondolni, hogy a házon belüli megoldás pontosan mennyibe is kerül a vállalat számára. Tehát: mennyibe kerül a bérszámfejtő / könyvelő (csapat) bére, a szoftver fenntartása, a mindehhez köthető rezsiköltség, felelősségbiztosítás, tréningek, irodaszer? Mindezeket figyelembe véve a hosszú távú költségcsökkentés már nem tűnik elérhetetlennek outsourcing szolgáltatóval való együttműködés során. 3. Fejezet Lépésről lépésre Hogyan tudjuk kiválasztani a legjobb szolgáltatót és maximalizálni a vállalat hatékonyságát? Az első és legfontosabb dolog, amit végig kell gondolni, hogy mit szeretnénk elérni az outsourcing által. Érdemes lehet megfontolni a dolgozók részvételének csökkentését az adminisztrációs folyamatokban, a kiszervezés által elérhető versenyképesség- és hatékonyság növelését vagy éppen a technikai költségek mérséklését. Hasonlóképpen fontos lehet a felelősségi viszonyok átalakulásával járó előnyök vagy a folyamatok átszervezése adta új típusú, a korábbitól eltérő nézőpontokból következő fejlődés lehetősége. 1. lépés Elemzés A kiszervezett számviteli, HR adminisztrációs és bérszámfejtési szolgáltatások bevezetése számos előnnyel szolgálhat, fontos azonban, hogy mindezt a szóban forgó folyamatok átfogó elemzése előzze meg. Szükséges megbecsülni

7 a szolgáltató kompetenciáit és felmérni referenciáit, valamint egy részletes ütemtervet kell kidolgozni az elvégzendő feladatokat illetően. Az általános gyakorlat azt mutatja, hogy a kiválasztási folyamat körülbelül két-három hónapig tart, míg az implementáció egytől három hónapos időintervallumra tehető. Ezt természetesen több tényező is befolyásolhatja, ilyen a vállalat mérete, a belső folyamatok automatizáltságának foka, a meglévő szoftverek, stb. 2. lépés - A megfelelő szolgáltató kiválasztása A döntés meghozatala előtt fontos találkozni a különböző outsourcing szolgáltatók képviselőivel és megismerni az implementációs metódusaikat, szolgáltatási struktúrájukat. Az egyik legfontosabb lépés a szolgáltató kiválasztása, amely stratégiai döntés minden vállalat számára. A kiválasztásnál figyelembe kell venni a szolgáltató dolgozóinak elkötelezettségét, a dokumentum/adatok átadásának eljárásait, a riportok és jelentések kialakításának rugalmasságát, a szolgáltatás hatékonyságát, stb. Minden szervezetnek egyéni elvárásai vannak a számvitel, bérszámfejtés és a HR területén, létezik azonban néhány egyetemleges kritérium, amit nem árt észben tartani a szolgáltatók rangsorolásakor: 1. Piaci ismertség: Olyan szolgáltatót keressünk, aki tapasztalt szakemberekkel és bevált folyamatokkal rendelkezik.

8 2. Titoktartás: Vajon mennyire vannak biztonságban a számviteli, HR vagy béradatok a szolgáltatónál? Az outsourcing szolgáltató rendelkezzen jól meghatározott adatvédelmi szabályokkal és biztonságpolitikával. 3. Alkalmazkodóképesség: Az outsourcing partnernek folyamatosan alkalmazkodnia kell az Ön akár naponta, hetente, havonta vagy évente változó számviteli, HR és bérszámfejtési igényeihez. 4. A szolgáltatás költsége: Nem kifejezetten a legalacsonyabb díjra érdemes koncentrálni, viszont annál inkább figyelembe kell venni az outsourcing projekt összköltségét és az abból származó előnyöket. Hogy semmiképpen ne fizessünk rá, szükség van egy kipróbált, jól definiált folyamatra, ami garantálja a kedvezőbb ár és minőség arányát. 5. Ügyfélszolgálat: Fontos, hogy egyértelmű megállapodás szülessen a kapcsolattartás gyakorlatáról, a két cég közötti kommunikáció részleteiről. 6. Megfelelő technológia: a kiszervezés hatékonyságát a szoftverháttér ami ellátja a bérszámfejtést/könyvelést - is nagyban meghatározza. A szoftvernek megbízhatónak, rugalmasnak kell lennie, amellett, hogy folyamatosan növeli funkcionalitását és amennyiben szükséges, legyen összekapcsolható más szolgáltatásokkal is. 7. Korábbi munkák: Érdemes referenciát kérni a szolgáltató ügyfeleitől, ezzel is erősítve a kiválasztás megbízhatóságát.

9 3. lépés - Implementációs szakasz Ha megszületett a döntés a számviteli, bérszámfejtési vagy HR funkciók kiszervezéséről, valamint a megfelelő szolgáltató is megvan, a következő lépés a szolgáltatások implementációja. Az első feladat egy átvételi ütemterv kialakítása a szolgáltató részéről. Egy jól kidolgozott ütemterv lehetővé teszi a hatékony, összehangolt és sikeres végrehajtást. Fontos, hogy az ütemterv mindig részletesen tartalmazza a szükséges lépéseket és feladatokat. Érdemes több időt szánni az implementációs terv kialakítására, akár többszöri egyeztetésekre is sort keríteni az ügyfél és szolgáltató között. Fontos megjegyezni, hogy szolgáltatóváltás esetén komoly szerepe van a korábbi partnernek is az implementációban, az anyagok átadásában. Mindenképpen törekedni kell egy tisztázott és átlátható együttműködés kialakítására. Részletesen le kell írni minden lépést és az ezekhez szükséges időtényezőt. Továbbá a szolgáltatónak és az ügyfélnek egyaránt ki kell jelölnie azokat a kollégákat, akik döntéshozóként felelősek lesznek az implementációs folyamatért és koordinálni fogják a feladatokat. Az implementációs folyamat során a következőket kell felmérni, hogy megállapíthassuk jó úton járunk-e: A szolgáltató mennyire látja át a feladatot? Zökkenőmentes-e a kommunikáció? A szolgáltató megfelelően tudja-e ellátni az összes szóban forgó vállalati adminisztrációval kapcsolatos funkciót? Milyen rugalmasságot mutat a szolgáltató már az implementáció során? Mindenképpen érdemes bevezetni egy teljesítményértékelő rendszert, ez kulcsfontosságú az outsourcing projekt szempontjából. A hibák megoldása vagy korai stádiumban történő kijavítása ugyanis lehetővé teszi az outsourcing szolgáltatások hatékony kivitelezését.

10 Az átállási időszak alatt figyelembe kell vennie az emberi tényezőt is. A munkavállalóknak pontosan meg kell ismerniük az új forma működését, mit jelent ez a szervezet életében és mit kell nekik hozzátenniük a folyamatokhoz. Azon kollégák esetében pedig, akiktől meg kell hogy váljon a cég a kiszervezést követően, fontos világossá tenni a döntés okát, hogy elfogadható legyen valamennyi fél számára. Összességében elmondhatjuk, hogy a vállalati adminisztráció kiszervezése számos rövid és hosszútávú előnnyel egyaránt járhat egy cég életében, azonban ahhoz, hogy mindez valóban meghozza az elvárt sikereket, komoly körültekintéssel kell eljárni a döntés előkészítés, a szolgáltató kiválasztása és a folyamatok átadása területén egyaránt.

11 Reméljük összefoglalásunk hasznosnak bizonyult az Ön számára. Amennyiben szívesen tudna meg többet cégünkről vagy érdeklődik a számviteli, bérszámfejtés és HR adminisztráció kiszervezésének témakörében, forduljon hozzánk bizalommal az alábbi elérhetőségek egyikén! További információért: blog.ucmsgroup.hu info.hu@ucmsgroup.com Kövessen minket!