Elektronikus számla. First Businesspost Kft. Jakabos Árpád ügyvezető igazgató

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Elektronikus számla. First Businesspost Kft. Jakabos Árpád ügyvezető igazgató"

Viktória Kovács
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Elektronikus számla First Businesspost Kft. Jakabos Árpád ügyvezető igazgató

2 Bemutatkozunk A feladatunk: Bonyolult dolgokat egyszerűvé tenni First Businesspost Kft: o magyar tulajdonú o Legnagyobb szolgáltató Magyarországon és a CE régióban o Basware partnerségen keresztül része a világ legnagyobb hálózatának o Iparágak: Autóipar, kereskedelem, utazásszervezés, bankszektor, telekommunikáció, közművek e-számla szolgáltatója o Több ezer ügyfél Szolgáltatásunk fő területei: o E-számla, elektronikus megrendelések, szállítólevelek, árkatalógusok szolgáltatásként o Küldők e-számla képessé tétele egyszerű szoftverek segítségével o Az e-számla fogadás által költséghatékony megoldást nyújtani a fogadóknak a papírprobléma tartós felszámolására

e-számla szolgáltatója o Több ezer ügyfél Szolgáltatásunk fő területei: o E-számla, elektronikus megrendelések, szállítólevelek, árkatalógusok szolgáltatásként o

3 Elektronikus számlafogadás First Businesspost előnyök Elektronikus dokumentumok küldése/fogadása egyértelmű előnyökkel bír a papíralapú kommunikációval szemben. Nap mint nap elektronikusan kommunikálunk (pl. /chat stb.) akkor számlát miért papíron küldünk/fogadunk? Óriási hatékonyság vesztés.

kommunikációval szemben. Nap mint nap elektronikusan kommunikálunk (pl.

4 Papírszámla feldolgozás A papírszámlák nehézkes feldolgozása eddig magas költségekhez vezetett. Számlakészítés és könyvelés* Nyomtatás + borítékolás Papiertranszport/Postaköltség Szkennelés + OCR Kézi utómunka + tárolás Hibás számlák kezelése Összesen 300 Ft 380 Ft 400 Ft 450 Ft 200 Ft 1730Ft * A legalacsonyabb számokkal kalkulálva különböző ügyféladatokból, hatékonyság növekedés nincs kalkulálva 100% Nyomtatás manuális korrigálás Elektronikusan elérhető információ Papírtranszport Szkennelés + OCR Információmegsemmisítés Információfelépítés Küldő Fogadó

kezelése Összesen 300 Ft 380 Ft 400 Ft 450 Ft 200 Ft 1730Ft * A legalacsonyabb számokkal kalkulálva különböző ügyféladatokból, hatékonyság

5 Elektronikus számla egyszerűen Számlakészítés és könyvelés* Számlaküldés virtuális papír segítségével? = e-számla szolgáltató Elektronikus számlaküldés Papiertranszport/Postaköltség Szkennelés + OCR E-számla fogadása Ft 0 Ft 0Ft Ft Összesen Ft adat formátum x? * A legalacsonyabb számokkal kalkulálva különböző ügyféladatokból adat formátum y 100% Nyomtatás Fájlinterfész Elektronikusan elérhető információ Információmegsemmisítés Információfelépítés Küldő Fogadó

Ft 0 Ft 0Ft 60-90 Ft Összesen 100-170Ft adat formátum x?

6 Elektronikus számlafogadás First Businesspost előnyök Felmerülő kérdések a bevezetéssel kapcsolatosan: Informatikai/Pénzügyi Jogi Szállítói/Vevői Megtérülés

7 Informatikai/Pénzügyi kérdések First Businesspost előnyök Elektronikus számlaküldés Meglévő informatikai rendszerben kell fejlesztés? 1stBP e-számlával nem. Ha a vevő valami egyedi formátumot kér sok a fejlesztés. Erőforrás? 1stBP automatikusan előállítja a vevői igényt. Különböző vevők egyedi kommunikációs csatornákat kérnek. Ki fogja ezt kiépíteni és monitorozni? 1stBP szolgáltatás része. Mellékleteket hogyan tudunk csatolni? 1stBP megoldással egyszerűen. Hol tároljuk az e-számlát? 1stBP szolgáltatás része. Hány %-ot tudok átállítani? Kb. 50% az első évben ügyfél példány 100% saját példány

Különböző vevők egyedi kommunikációs csatornákat kérnek. Ki fogja ezt kiépíteni és monitorozni? 1stBP szolgáltatás része.

8 First Businesspost előnyök Elektronikus számlafogadás Elektronikus jóváhagyási folyamatok kialakítása Független 1stBP e-számla fogadástól. Informatikai/Pénzügyi kérdések Ellenőrzött, biztonságos és egységes számlafogadási csatorna kéne - vs. Mindenki küldi ahogy tudja. 1stBP egységes csatornát biztosít Egységes formátumú e-számlát szeretnénk vs. Szállítók mindenféle fajta formájú e-számlát küldenek 1stBP egységes formátumot biztosít (kezeli a különböző formátumú szállítói e-számlákat) E-számla formátumának felépítése? Ki ért hozzá? 1stBP Tesztelés/bekötés/szállítóaktiválást ki fogja csinálni? 1stBP Support/monitorozás ki fogja csinálni? 1stBP Hány %-át tudom átállítani a szááítóimnak? min. 50% az első évben

1stBP egységes csatornát biztosít Egységes formátumú e-számlát szeretnénk vs.

9 First Businesspost előnyök Világos és egyértelmű a jelenlegi szabályozás? Igen. Jogi kérdések 2010/45/EU irányelv - A számláknak a tényleges termékértékesítéseket, illetve szolgáltatásnyújtásokat kell tükrözniük, ezért biztosítani kell a számlák hitelességét, olvashatóságát és tartalmuk sértetlenségét. Ki fogja biztosítani, hogy a küldött/fogadott, belföldi/külföldi e-számla mindíg megfelel a jogszabályoknak? 1stBP Ki fogja követni a jogszabályokat? 1stBP Ki fogja előállítani a NAV ellenőrzési formátumot? 1stBP

tükrözniük, ezért biztosítani kell a számlák hitelességét, olvashatóságát és tartalmuk sértetlenségét.

10 First Businesspost előnyök Vevők Szállítók/Vevők 1stBP biztosítja a formalevelet és az esetleges vevői kérdéseket megválaszolja Szállítók SZÁLLÍTÓAKTIVÁLÁS! fontosságát alábecsülik Az egyik legfontosabb terület a projekt sikerességében. Hogy veszem rá a szállítómat, hogy elektronikusan küldjön számlát? Szállítómtól ezt nem várhatom el dehogynem! Hogy monitorozom/kezelem a bekötéseket. Óriási erőforrás igény! Folyamatos tájékoztatás szükségessége. 1stBP szállítóaktiváló csapata több ezer szállítót kötött be e-számla küldésbe/fogadásba.

Hogy veszem rá a szállítómat, hogy elektronikusan küldjön számlát? Szállítómtól ezt nem várhatom el dehogynem!

11 Megtérülés First Businesspost előnyök E-számla küldése és fogadása kb. 10%-a papír alapú számlaküldésnek és fogadásnak Alacsony beruházási költség a fogadói oldalon Alacsony vagy nincs beruházási költség a küldői oldalon

12 MEGOLDÁS First Businesspost előnyök E-SZÁMLA SZOLGÁLTATÓ! MEGOLDJA AZ ÖSSZES FORMÁTUMKÜLÖNBSÉGET EGYSÉGES KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁT BIZTOSÍT KÜLDŐ/FOGADÓ OLDALON NEM KELL FEJLESZTENI ÁTVÁLLALJA A JOGSZABÁLYKÖVETÉST ELLENŐRZI A SZÁMLAADATOKAT 1 SZÁLLÍTÓ 30 PERC ALATT E-SZÁMLA KÉPES TELJES SZÁLLÍTÓAKTIVÁLÁST VÉGIGVISZI

BIZTOSÍT KÜLDŐ/FOGADÓ OLDALON NEM KELL FEJLESZTENI ÁTVÁLLALJA A

13 ELEKTRONIKUS SZÁMLAKÜLDÉS

14 EDI és PKI számlaküldés egyformán egyszerű Számlaküldés egyszerűen

15 Elektronikus számlaküldés First Businesspost előnyök 1. Nincs fejlesztési igény Nem kell változtatnia a jelenlegi számlakészítési folyamatain (ugyanazt a számlázó szoftvert/rendszert használja) Ha nincs számlázó szoftver akkor WEBInvoice 2. Egyszerűen továbbítja az adatokat (nyomtató vagy strukturált adat) Nem kell foglalkoznia a vevői igényekkel Nem kell foglalkoznia az archiválással 3. A First Businesspost rendszere felismeri a vevőt és előállítja a vevő által igényelt formátumot (PDF + feldolgozható struktúra) Ha a vevőnek nincs igényelt formátuma, vagy egyéni vásárlója van úgy standard (PDF) számla van továbbítva

16 Elektronikus számlaküldés First Businesspost előnyök A számla percek alatt a vevőnél van, fogadási csatornák download manager (https), AS2, X400, SAP BC/XI, , web-es felület Ellenőrizni tudja a számla státuszát 4. Nem tud számszakilag vagy formailag hibás számlát küldeni Megspórolja a papír, nyomtató, posta és a hibás számlákból fakadó költségeket Csak tranzakciós díjat fizet (alacsony árak) Küldött számlamennyiségtől függően megtakarít A rendszer megrendelések és szállítóleveleket is kezel NAV

Nem tud számszakilag vagy formailag hibás számlát küldeni Megspórolja a papír, nyomtató, posta és a hibás számlákból fakadó

17 ELEKTRONIKUS SZÁMLAFOGADÁS

18 A számlafogadó egységesen egy struktúrában és egy csatornán fogadja számláit Számlafogadás egyszerűen

19 Elektronikus számlafogadás SZÁMLAFOGADÓ SZEMPONTJÁBÓL First Businesspost előnyök EGYSÉGES FORMÁTUM - Számlafogadó az általa definiált formátumba/struktúrában kapja a számláit, hogy bármilyen ERP rendszer által feldolgozható legyen SZÁMLAKÉP mindig van ÁRU ÉS KÖLTSÉG számlák egyaránt, MELLÉKLETEK csatolhatók SZÁMLAELLENŐRZÉS (jogi kötelező mezőkön kívül számlafogadó definiálhat más kötelező mezőket pl. megrendelésszám) hibás számlák aránya -90% WEBSZÁMLA kevés számlát küldő de nagyszámú kisvállalati szállítóknak TELJES szállítói lefedettséget biztosít GYORS szállítói bekötés (setup és tesztelési idő 2 órától 2 napig) BÁRMILYEN szolgáltatót használhat a szállító nem kell az 1stBP megoldást használnia ÜGYFELEINK között van a beszállítók egy része ALACSONY beruházási költség GYORS bevezetési idő (4-8hét)

20 Elektronikus számlafogadás SZÁLLÍTÓI SZEMPONTOK First Businesspost előnyök Használhatja az 1stBP szolgáltatását de választhat bárkit, Ha 1stBP akkor: - MEGLÉVŐ szállítói folyamatokhoz illeszkedik (Ha van EDI akkor ahhoz is) - NINCS módosítás a rendszerben, nincs beruházási költség, alapesetben VIRTUÁLIS PRINTER - SZÁMLA STÁTUSZÁT nyomon tudja követni - MELLÉKLETEKET egyszerűen tud csatolni - ÖSSZES vevője felé tudja használni - TELJES törvényi megfelelés egész EU területén - Hibás számla nem küldhető A rendszer megrendelések és szállítóleveleket is kezel NAV

költség, alapesetben VIRTUÁLIS PRINTER - SZÁMLA STÁTUSZÁT nyomon tudja követni - MELLÉKLETEKET egyszerűen tud csatolni - ÖSSZES vevője felé

21 Megtkarítás számítás elektronikus számlafogadás Megtakarítás. Folyamatos költségek EUR Egyszeri költségek EUR Papírszámla feldolgozási költség* 7.95 Átlagos bevezetési költség - 1stbp 15,000 ERP fejlesztési költség - E-számla fogadása egységes formátumban, ellenőrzésekkel 0.3 MEGTAKARÍTÁS 30,000 FOGADOTT SZÁMLA ESETÉN / ÉV Feldolgozási költségek az 1stbp rendszer bevezetése előtt Feldolgozási költségek a bevezetés után Az 1stbp e-számla rendszer költsége 238,500 (119,250) (9,000) Éves megtakarítás 110,250 * E-Payables Benchmark 2009, Aberdeen Group tanulmány, 2009 Szeptember (papírszámla feldolgozási költségei termelő és szolgáltatási szektor átlag)

22 Referenciák: Autóipar Telekom Bankszektor Kereskedelem Más

Hasonló dokumentumok

E-Számla Szerver szolgáltatás bemutató és díjszabás

E-Számla Szerver szolgáltatás bemutató és díjszabás E-Számlázás E-Archiválás E-Hitelesítés RENDESWEB Fejlesztési és Tanácsadó Kft. Kinek ajánljuk az E-Számla Szerver megoldást? Az E-Számla Szerver megoldást