Erőteljes üzleti megoldás

Átírás

1 1 Erőteljes üzleti megoldás

2 ELO DMS Desktop Microsoft Outlook és az ELO tökéletesen összekapcsolva Az ELO Microsoft Outlook kliense: integrált archívumnézet dokumentum előnézettel A Microsoft Outlook az egyik legfontosabb kommunikációs alkalmazás. A vállalati tevékenység központi eszköze, vele kezdjük a napi munkát és egész nap használatban van. Fontos üzleti információkat kapunk és küldünk rajta keresztül. A hatékonyabb, folyamatokhoz kapcsolt munkavégzés lehetővé tételéhez logikus lépés az MS Outlook kibővítése erőteljes dokumentumkezelő funkciókkal. Az ek és feladatok számával arányosan növekszik a dokumentumok és fontos információk feldolgozására fordított idő is. Hatékony dokumentumkezelő (DMS) funkciók nélkül nem győzhető le ennyi feldolgozandó információ. Az ELO Microsoft Outlook kliensével azonban könnyedén sikerül, mégpedig a megszokott munkakörnyezetben. Drag&drop mozgatással archiválhatóak a fontos ek a megfelelő ügyfél-mappákba. Adott mappákba tartozó ek indexeléséhez feldolgozásra kerülnek az ügyfél-, megbízás- és projekt adatok. Vagy automatikusan elindul egy munkafolyamat az vizsgálatára/közzétételére, vagy útjukra indulnak a vonatkozó dokumentumok a vállalaton belül. A cél a gyorsabb, hatékonyabb és automatikus munka. A napi munkát igencsak megkönnyíti az ELO DMS Desktop modulba integrált Enterprise-Search funkció, melylyel a teljes vállalati információhalmazban kereshetünk. Korábban értékes időbe került a fontos, már archivált információk megtalálása ez most egy szempillantás alatt kész. Az ELO Outlook integráció tulajdonságai Az Outlook teljes értékű dokumentumkezelő-klienssel való kibővítése A központi archívum-/mappa-/vállalati archiválási struktúrák direkt megjelenítése az Outlookban ek és egyéb dokumentumok folyamatokra vonatkoztatott archiválása drag&drop módon Minden üzleti dokumentum formátum archívumstruktúrába integrált megjelenítése A már archivált és a még aktuálisan az Outlookban található információk átfogó keresése

3 ELO DMS Desktop ELO DMS Desktop Dokumentumkezelő erő az irodájába MS Word MS Excel ELO DMSfunkciók MS PowerPoint MS Outlook MS Explorer Az ELO DMS Desktop modullal optimálisan összeköthető az ELO és a Microsoft Office világ Az ELO DMS Desktop modul nagyteljesítményű dokumentumkezelő és archiváló funkciókkal bővíti ki a megszokott Microsoft Office környezetet. Semmilyen más megoldás nem integrálódik olyan tökéletesen az ismert irodai Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint és Explorer alkalmazásokba, mint az ELO DMS Desktop. Lehetővé teszi a napi feladatok jobb és gyorsabb megoldását. Napjainkban már régen nem elegendő csak létrehozni egy dokumentumot, majd valahová elmenteni a saját merevlemezen. A siker kulcsa a folyamatra vonatkoztatott feldolgozás, melynek során a létrehozott információk (egy ügyfél- vagy projekt akta meta-adatai, ek, szerződések, írásos kommunikáció stb.) világos összefüggésben állnak az adott üzleti folyamattal. Minden érdekeltnek villámgyorsan kell tudnia hozzáférni az adatokhoz. Emellett fontos a biztonsági szempont is: minden információnak a jogi előírásoknak megfelelően kell archiválva lennie, hogy egy adóellenőrzés vagy egy jogi nézeteltérés során bizonyítékként is szolgálhassanak. Ezeket a tulajdonságokat az ELO DSM Desktop mind tartalmazza. Emellett az egyes üzleti folyamatokhoz auto matikusan protokoll is készül, valamint verziókövetési automatizmus követi az egyes verziók változásait és állapotát. A Microsoft Office világba való tökéletes integrációjával az ELO DMS Desktop a napi munka nélkülözhetetlen eszközévé válik az Ön vállalatánál is. Az ELO DMS Desktop tulajdonságai Teljes értékű ELO kliens Microsoft Outlookhoz Nagyteljesítményű Office bővítmények a Word, Excel és PowerPoint programokhoz Vállalati kereső- és elemző funkciók kínálata Office-környezetben Az ELO archívum-struktúra direkt integrációja az Explorerbe Az üzleti ügyek, dokumentumok és meta-adatok verziókövetett szerkesztése Közvetlen hozzáférés az ügyfél-/projekt mappákhoz, szerződésekhez, szállítólevelekhez az Office-alkalmazásokból ELO DMS Desktop

4 Microsoft Office és ELO intuitív és hatékony Dokumentum korábbi verziókkal Verziókövetés az ELO-ban V V V Naponta hozunk létre és dolgozunk fel különféle dokumentumokat - leveleket, szerződéseket, feljegyzéseket, táblázatokat vagy prezentációkat. Ma már sztenderd megoldásként használjunk erre a Microsoft Word, Excel és PowerPoint programokat. Ezeknek a termékeknek az ELO-világgal való összekapcsolása az ELO DMS Desktop modul segítségével a következő lépés afelé, hogy ezek az alkalmazások is hatékony dokumentumkezelő képességekkel bővüljenek. Mindegy milyen információt vagy dokumentumot szerkeszt (szerződést, jegyzőkönyvet, költségszámítást stb.), mindig tisztán követhető a dokumentum folyamat- vagy üzleti vonatkozása. Ebben segítenek az ELO Microsoft Office bővítményei. A bővítmények DMS funkciókkal egészítik ki a Microsoft termékeket, így lehetővé téve azt, hogy a napi munka során integráltan férjünk hozzá a folyamat mappákhoz lapozhatunk bennük és egy kattintással elkezdhetjük a szerkesztést a Microsoft Word, Excel vagy PowerPoint alkalmazásokban. Az integrált kikölcsönzés/visszahelyezés mechanizmussal a dokumentumok közös szerkesztése is biztosított (például csoportmunka egy szerződésen). A szintén integrált ELO sémakezelővel emellett hatékonyan lehet kezelni a személyes, illetve részlegre vagy vállalatra vonatkozó sémákat, és automatizált folyamatokhoz lehet használni őket. Fontos szempont egy dokumentum létrehozásakor és szerkesztésekor az egyes verziók utánkövethetősége. Ehhez az ELO DMS Desktop erős verzió-, előzmény- és riport funkciókat nyújt. A Microsoft Office kliens tulajdonságai Az ELO archívum-/beviteli struktúra közvetlen integrációja a Word, Excel, PowerPoint alkalmazásokba Kényelmes navigálás a meglévő ügyfél-, projekt, szerződés-mappákban Az Office dokumentumok gyors megnyitása/szerkesztése egy kattintással Biztonságos, közös szerkesztés a kikölcsönzés/ visszahelyezés funkciókkal Integrált verziókezelés a hiánytalan dokumentum-előzményekért A vállalati és saját Office-sablonok egyszerű kezelése Dokumentumkezelés Archiválás

5 ELO DMS Desktop ELO Fájlrendszer mindenkinek elérhető ELO-meghajtó ELO Fájlrendszer: az ELO-archívum a Microsoft Explorer-ben dokumentum előnézettel A dokumentumok és adatok mentésének kényelmes eszköze a Windows Intéző. Azonban ami egy felhasználónak otthon még megfelelő, üzleti környezetben már veszélyeket és hátrányokat hordozhat. Nemritkán az információ szigetek, a hosszú hozzáférési idők, a nem protokollált és nem revízióbiztos mentés a legkisebb problémák, melyekkel egy vállalatnak szembe kell néznie. Ezeket orvosolja az ELO DMS Desktop a fájlrendszerbe való teljes integrációjával. Az ELO fájlrendszer és az Intéző integrációjával az ELO dokumentumkezelő ismerős környezetben áll a felhasználó rendelkezésére. A megszokott módon lehet dokumentumokat, külső adatokat (például CAD vagy CRM adatokat) menteni, áthelyezni vagy másolatként továbbítani. A különbséget a nagyteljesítményű DMS funkciók adják. A mappákban fontos ügyfél információk tárolódnak, melyek automatikusan érkeznek az ERP-/CRM rendszerekből. Az archivált dokumentumokhoz további fontos információk adódnak, melyek automatikusan öröklődnek a központi projekt-/ügyfél mappákból. Az Enterprise Search funkció gondoskodik róla, hogy minden dokumentum villámgyorsan megtalálható legyen egy milliónyi dokumentumot tartalmazó archívumban is. Az egyedileg az üzleti folyamatokra szabott jogosultság-menedzsment biz tosítja az információvédelmet a részlegeken átívelő munkák esetében. A központi ELO archívum szerver az átfogó riporting és verziókezelés funkciókkal biztosítja a dokumentumok revízióbiztos és jogszabályoknak megfelelő kezelését. Az ELO archívum Windows Intéző integráció tulajdonságai A központi ELO archívum-struktúra direkt leképezése a Windows Intézőben Teljes értékű jogosultságkezelés a dokumentumok, ügyfél-, szerződés-, projekt-mappák stb. védelmére Egyszerű, revízióbiztos dokumentum- és adat archiválás drag&drop segítségével A dokumentumok és folyamat mappák meta-adatainak kényelmes kezelése Közvetlen archiválás és mentés a meglévő szak-alkalmazásokból, mint CAD, CRM stb.

6 ELO DMS Desktop Document Management Az Ön ELO partnere: ELO Digital Office Kft., Budapest 1112, Kékperje utca 6. Kiadvány száma: A100-PO-HU Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek az ELO Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban. A Microsoft, MS, Windows, Word és Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision a Microsoft Corporation USA bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az ELO se nem biztosítja, se nem garantálja vagy szavatolja tulajdonságként, hogy termékei és egyéb szolgáltatásai betartanak bizonyos jogszabályi előírásokat. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. Copyright ELO Digital Office GmbH Minden jog fenntartva.