ELO management. A helyes megoldás a ma és a jövő kihívásaira. management Információk életciklus kezelése Archívum Keresés Aláírás

Átírás

1 >> management Az Életciklus Kezelő Rendszer a hatékony üzleti folyamatok alapja! management Információk életciklus kezelése Archívum Keresés Aláírás management A helyes megoldás a ma és a jövő kihívásaira. Az Vállalati Tartalomkezelő Rendszere (ECM) biztosítja vállalata számára az összes szükséges funkciót egy átfogó, versenyképes Életciklus Kezelő Rendszerhez (ELM). Ez az átfogó megoldás tartalmazza az egyszerű archiválási funkción túl a teljes, versenyképes feldolgozó rendszert is. Minden üzenet, elkészültétől az ügymenet teljes lezárásáig, feldolgozásra, kezelésre és archiválásra kerül, összeegyeztetve az ügymenet egyes állomásaival és a hozzájuk tartozó rendelkezésekkel, határidőkkel. Ezáltal Ön egy biztonságos, átlátható és naprakész üzleti munkafolyamat modellből profitálhat. Az eknek az ECM Rendszerén keresztüli központi kezelése csökkenti kiadásait, eközben a meglévő munkaerő rendelkezésre áll más munkafolyamatok elvégzésére. Enterprise Content Management I Dokumentummenedzsment I Archiválás I Workflow I

2 megoldás >> Kockázat minimalizálás és versenyképesség. management a hatékony üzleti folyamatok alapja Az gyors, költséghatékony formája üzleti kommunikációnknak. Ennek eredményeképpen nem becsülhetjük alá üzleti hitelességét. Fontos információkat tartalmaz minden üzleti folyamattal kapcsolatban. Annak ellenére, hogy üzeneteink egyszerű archiválása ma már többféleképpen megoldható és bizonyos esetekben jogi követelmény, ezek a megoldások mégsem átfogóak, vagy akár fenntarthatóak számunkra. Az ECM Rendszerével elektronikus levelezésünk tartalma átlátható és pillanatok alatt visszakereshető akár egy specifikus üzleti folyamathoz kapcsolódóan. Ennek eredménye egy gyorsabb döntéshozási lehetőség és kockázataink minimalizálása. Elégítse ki a teljesítéssel kapcsolatos minden igényét fokozatos és könnyen bővíthető megoldással! üzeneteink üzleti dokumentum való tárolása, jogi követelmény. Különböző követelmények vonatkoznak a belföldi és a külföldi levelezésre. Egy követelmény azonban minden szintű elektronikus levelezésre vonatkozik: üzeneteinket tudnunk kell archiválni, s ha erre szükség van, az eredeti, módosítatlan üzenetet megtalálni az archívumban. Az ECM Rendszer alap funkcióinak köszönhetően ez a jogi követelmény könnyedén és megbízhatóan teljesíthető! Enterprise Content Management - vállalati tartalomkezelő

3 Datei Bearbeiten Ansicht Wechseln zu Extras Hilfe Archiv Bearbeiten Systemverwaltung Dokument Ansicht Hilfe Észrevétlen integráció a vezető mail-szerver rendszerekkel! Az hatékony integrációt kínál az összes jelenlegi elismert levelezési rendszerhez, mint például: Microsoft Exchange vagy IBM Lotus Notes. Két megközelítés lehetséges az archiválási stratégiát figyelembe véve: manuális, kliens alapú archiválás és automatikus, szerver alapú archiválás. Kliens alapú archiválás Ezzel az archiválási formával a felhasználó döntheti el, hogy mikor és hova szeretné archiválni üzeneteit a felhasználói felületen keresztül. Itt létrehozható egy új könyvtár a struktúrában, ahova a felhasználó bemásolhatja összes, archiválni kívánt üzenetét, melyeket az -n keresztül a későbbiekben egy kattintással az archívumba helyezhetünk (szinkronizáljuk a mappa tartalmát). Ugyanakkor a felhasználó által történő archiválásnál nincs arra garancia, hogy minden üzenetünk archiválásra kerül. Ez a felhasználótól függ. Szerver alapú archiválás A szerver alapú archiválás egy a szerver által figyelembe vett és előre megszerkesztett szabály rendszer alapján történik, automatikusan. A szerver beállítható úgy, hogy 4 hét elteltével automatikusan archiválja a már megnyitott és elolvasott üzeneteket. Ezek az üzenetek egy előre beállított archiválási, illetve könyvtár struktúra szerint lesznek archiválva. Üzeneteink ezután könnyedén hozzáférhetőek az Kereső segítségével archívumunkból és a levelező rendszerünkön keresztül is. Levelező rendszerünkben az lecseréli üzeneteink tartalmát egy hivatkozásra (link), amelyre rákattintva megjelenik annak tartalma az kezelő felületében. Ennek a megoldásnak köszönhetően egyrészt üzleti leveleink teljes biztonságban, központilag kerülnek archiválásra, továbbá a levelező rendszerünk terhelését is nagymértékben csökkentjük. program program Felhasználó rendszergazda Programm Kliens alapú archiválás Szerver alapú archiválás Dokumentummenedzsment I Archiválás I Workflow I

4 megoldás >> Folyamat orientált archiválás Biztonság és rendelkezésre állás egy kifinomult rendszerezési koncepción keresztül. management a hatékony üzleti folyamatok alapja Az automatizált, szerver alapú archiválási stratégiánál nagyon fontos, hogy az archiválni nem kívánt leveleket szűrni tudjuk (Pl.: spam, vagy más, vírust tartalmazható levél). A legjobb megoldás az, ha mi magunk tudjuk ezeket a nem kívánatos üzeneteket kiszűrni. Ez további érv amellett, hogy az automatizált rendszer bizonyos idő intervallumonként archiváljon. Mikor jeinket archiváljuk, roppant hasznos, ha van lehetőségünk különböző attribútumokat is hozzáadni üzeneteinkhez (Pl.: egy projekt neve, melyhez az adott ek tartoznak). Így a visszakeresésnél az -ban az adott projekt nevére való kereséskor az ahhoz az ügyhöz tartozó összes üzenet megjelenik. További hasznos funkció az üzeneteink időtálló formátumba való konvertálása (Pl.: PDF). Ezáltal archivált üzeneteink évek múlva is olvashatóak lesznek. Intelligens titkosítás és automatizáltság üzeneteink hasznos információkat tartalmaznak, melyekre szükségünk van üzleti folyamataink lebonyolításához, és amelyekre más vállalatirányítási rendszereknek is szükségük lehet (Pl.: ERP, CRM). Elektronikus üzeneteink archiválásán felül fontos, hogy ezen üzenetek a megfelelő üzleti folyamatokhoz legyenek hozzárendelve. Egy versenyképes életciklus rendszer az üzenet érkeztével ki kell hogy válassza azon hasznos információkat a teljes tartalomból, amelyek szükségesek az adott üzleti vagy munkafolyamat haladásához. Erre megoldás az DocXtractor modul. Egy intelligens és ön-képző folyamaton keresztül feldolgozza, s hozzáférhetővé teszi ezen információkat, jelentős terhet levéve a felhasználó válláról. Az DocXtractor ezután automatikusan elindítja az ehhez a munkafolyamathoz tartozó Workflow-t. Például ha egy ügyfél által küldött megrendelés érkezik, az üzenet azonnali Enterprise Content Management - vállalati tartalomkezelő

5 archiválás után, automatikusan a megfelelő, az előre elkészített munkafolyamat modell szerinti személyhez kerül feldolgozásra. Az így kezelt beérkező folyamatok ez által sokkal gördülékenyebben, gyorsabban kivitelezhetőek, melynek köszönhetően ügyfeleink elégedettebbek lesznek. Előnyök az Ön számára: Az rendszernek köszönhetően meggyőződhet róla, hogy a jogilag elfogadott archiválási struktúrán túl, az adott munkafolyamathoz tartozó elektronikus üzeneteink automatikusan és maradéktalanul az adott munkafolyamathoz lesznek társítva. Az ben található információk (megrendelés, munkalap, számlázási címváltozás, számla) pedig automatikusan eljutnak a munkafolyamat modell szerinti jogosult személyhez, illetve vállalati részleghez. Ennek köszönhetően alkalmazottaink könnyedén és gyorsan tudják követni az adott munkafolyamatokat. Felbecsülhetetlen üzleti információk. Elektronikus leveleink egyre nagyobb számban tartalmaznak üzletileg felbecsülhetetlen, értékes információkat. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy ezen információk elérhetőek legyenek az üzleti folyamat és az erre jogosultak számára is. Ez különösen fontos abban az esetben, ha egy alkalmazott beteg lesz. Ilyenkor két lehetőségünk van: az egyik, hogy hozzáférést biztosítunk a hiányzó alkalmazott levelezéséhez felettesének, vagy egy erre felhatalmazott kollégának. De ha szeretnénk meggyőződni arról, hogy semmilyen bizalmas információ nem kerül egy arra fel nem hatalmazott személy birtokába, tanácsosabb, ha az adott elektronikus üzenethez tartozó munkafolyamatot lemodellezzük és ennek megfelelően az automatikusan archiválja, illetve hozzáférhetővé teszi azt azok számára, akik az adott munkafolyamatban szerepelnek és jogosultságuk van megtekinteni azt. Az rendszerben számtalan lehetőségünk van ilyen és ehhez hasonló jogokat hozzárendelni az egyes felhasználókhoz. Ez automatikusan hozzárendeli a beállított jogokat a felhasználó összes üzenetéhez. Például az adott felhasználónak joga van egy bizonyos dokumentum sablon használatához (megrendelés sablon), illetve joga van az architektúra bizonyos mappáiba archiválni. Ezen felül, magasabb joggal rendelkező személy által ideiglenes jogok is kioszthatóak. Költséghatékonyság elektronikus számlázással Az elektronikusan (például PDF formátumban) készült számláink elkészültekor meg kell győződnünk róla, hogy a számla el lett látva digitális aláírással. Ezen aláírás nélkül számlánk nem jogosít fel minket ÁFA visszaigénylésre. Az elektronikus levelezésünkön keresztül átfutó digitális aláírással ellátott számlákat az felismeri, feldolgozza és ezen aláírások alapján automatikusan csoportosítja, archiválja azokat. Dokumentummenedzsment I Archiválás I Workflow I

6 megoldás >> Funkcionalitás a kényelmes, eredményes munkához További alap funkciók: management a hatékony üzleti folyamatok alapja Egyszeri archiválás: duplikációk kizárva! Az egyszeri archiválás funkciónak köszönhetően azon üzenetek, melyekhez több csatolmány tartozik, egy példányban fognak archiválásra kerülni. Ezen funkció hatására az archiválásra elkülönített tárhelyünket sokkal gazdaságosabban tudjuk kihasználni, az ezzel járó adminisztratív munka igénye és az erre fordított kiadásaink is csökkennek. PST fájlok észrevehetetlen integrációja Az -val meglévő PST fájljainkat zökkenőmentesen tudjuk integrálni új archiválási rendszerünkbe. Ez egy roppant fontos funkció és folyamat, ha szeretnénk elektronikus archiválási rendszerre áttérni és a meglévő adatbázisunk által használt és létrehozott, kevésbé biztonságos PST fájljainkat kell új rendszerünkbe integrálni. Előnye a biztonsági szint növekedésén túl a kevesebb rendszer-frissítési igény a Microsoft Exchange vagy a Lotus Notes-al szemben. A korábban archivált üzeneteink természetesen továbbra is hozzáférhetőek lesznek az erre jogosultak számára. PST fájlok Enterprise Content Management - vállalati tartalomkezelő

7 Mobilitás A Mobil Kliensnek köszönhetően az rendszere biztosítja az archivált jeink hozzáférését internet kapcsolat nélkül is. Ez hatalmas előny akkor, ha éppen úton vagyunk és nincs elérhető internet kapcsolat, de információra, egy korábbi re van szükségünk. Az menedzsment előnyei: Benefits ek of automatikus, management vagy manuális archiválása Gyorsabb, hatékonyabb szerver Adminisztratív munkaigény csökkenése Archiválás jogi követelményeinek teljesítése Moduláris felépítés és bővíthetőség igény szerint jeink mennyisége kézben tartható Tárolási költségek csökkenése üzeneteink könnyen visszakereshetőek Üzleti folyamat orientált archiválás Archivált jeink hozzáférése levelező rendszerünk felhasználói felületén keresztül Internet kapcsolat nélküli hozzáférés az úton lévő felhasználóknak Egyszeri Archiválás funkció a duplikációk kiszűrésére Digitális aláírások automatikus felismerése és kezelése Intelligens tartalom ellenőrzés Tartalom továbbítása a megfelelő üzleti folyamatokhoz (folyamat-irányítás) Dokumentummenedzsment I Archiválás I Workflow I

8 >> management Az Életciklus Kezelő Rendszer a hatékony üzleti folyamatok alapja! Az Ön Partnere: A dokumentum vagy részeinek másolása kizárólag az Digital Office GmbH előzetes írásos engedélyével lehetséges. A műszaki változtatás jogát fenntartjuk. A000- -HU Digital Office GmbH Stuttgart (Németország) info@elo.com Digital Office Kft. Budapest (Magyarorszag) info-hungary@elo.com Enterprise Content Management I Dokumentummenedzsment I Archiválás I Workflow I