Exact Synergy Enterprise Időtervezés & Számlázás

Átírás

1 Exact Synergy Enterprise Időtervezés & Számlázás Füles Károly, Lengyel Attila 2009 Exact

2 Tartalom Az Exact-ról Exact Synergy Enterprise áttekintés Exact Synergy az Accace Kft-nél Ajánlattól a fizetésig az Exact Synergy Enterprise-zal Időtervezés & Számlázás megoldás Összegzés Közben Szünet 11:30 12: Exact

3 Ahogy indultunk A vállalatunkat négy diák indította 1984-ben. Hittek abban, hogy a vállalkozói világot ki tudják szolgálni információs technológiai megoldásokkal. 25 évvel később még mindig ugyanebben hiszünk. Csupán egy kicsit nagyobbak vagyunk Exact

4 A jelen 125 országban helyi és nemzetközi vállalatot támogatunk informatikai megoldásainkkal 40 országban dolgozó 2400 alkalmazottal óta jegyzik az Exact Software-t az amszterdami NYSE Euronext értéktőzsdén as árbevételünk elérte a 261 millió eurót Exact

5 Globális jelenlétünk HU Támogatás Kereskedelem CZ Konzultáció F/A SL RO CEE cluster Leányvállalataink Olyan országok, ahol ügyfeleink vannak 2009 Exact

6 Legismertebb nemzetközi ügyfeleink 2009 Exact

7 Az üzleti kihívások négy sarokköve Emberek, együttműködés, rendszer és eredmények. Ezek azok az üzleti aspektusok, amelyekkel kapcsolatban segíteni tudunk ügyfeleinknek. people collaboration structure results 2009 Exact

8 Termékeink 2009 Exact 8

9 A jelenkori IT valóság ADMINISZTRATÍV folyamatok (Back Office) ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok (Front Office) Különböző elszigetelt információk és IT eszközök Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren strukturált információihoz Az alkalmazottak 90%-a (leginkább a termelésben dolgozó infomunkások) nagyon gyenge és strukturálatlan támogatást kapnak az ERP rendszerektől és nincs lehetőségük önálló információ gyűjtésre 2009 Exact

10 Következmények I. Az igazi értéket adó kulcs folyamatokat gyakran manuálisan végzik egymással semmilyen kapcsolatban nem álló szigetrendszerek segítségével, ami az adatok többszöri bevitelét jelenti és ezáltal lehetőséget ad a duplikációkra és hibákra. Az adatok lokálisan tárolódnak (egy számítógép merevlemezén vagy fájl szerveren), ami nagyban csökkenti a releváns információk elérhetőségét Exact 10

11 Következmények II. A back office és a front office közötti kapcsolat és integrált folyamatok hiánya gyenge kommunkációhoz és együttműködéshez vezet, ami újabb erőforrások használatához és így további költségekhez vezethet. A szabványos eszközök és üzleti folyamatok hiánya miatt sérül a beszállítók és a vásárlók közötti együttműködés. A fent említettek következményeként a vállatok új és fejlett front office rendszereket követelnek az érték teremtő kulcs folyamataik támogatására Exact 11

12 Amit az Exact kínál ADMINISZTRATÍV folyamatok ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok Tökéletesen integrált front office megoldás Exact Synergy Strukturált információs és együttműködési platform, amely bárhonnan és bármikor hozzáférhető dokumentum, munkafolyamat és projekt menedzsment eszközöket és üzleti analíziseket kínál Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren alapuló strukturált információhoz Az Exact Synergy az alkalmazottak 100%-át látja el önkiszolgáló módon strukturált, releváns információkkal 2009 Exact

13 Az Exact termék portfóliója 2009 Exact

14 Exact SYNERGY Enterprise - Exact Synergy: a termék - Az Ön üzletének motorja - Kartonok, képernyők és munkafolyamatok - Microsoft Office integráció - Exact Synergy mobil eszközökön 2009 Exact

15 Hiányzik a rendszer és a szükséges tudás az emberek számára. Az információ szétszórt, elvész a teljes kép Exact

16 Nem lenne nagyszerű, ha... A személyzeti osztály időt takarítana meg az ismétlődő, adminisztratív feladatokon? A kereskedők azonnal átláthatnának minden érdeklődőt, telefon hívást és árajánlatot? A pénzügyi kollegák számára nem lenne többé teher a beszerzői számlák, költség elszámolások, stb. kezelése 2009 Exact

17 Exact Synergy: a termék Web-alapú megoldás, amely integrál, kezel, felügyel és együttműködést javít Egyesíti a folyamatokat és összeköti az információkat Akár komolyabb testre szabás nélkül is azonnal javítja az üzlet teljesítményét A végeredmény átláthatóság, strukturáltság és együttműködés 2009 Exact

18 Exact Synergy: a termék Vállalati portál, amin keresztül vállalati információt oszthatunk meg bárhol és bármikor Magas fokon integrált szoftver eszközök, melyekkel a vállalat összes kulcs folyamatát kezelhetjük Üzleti és ügyfél kapcsolatok kezelése Megrendelések és teljesítésük kezelése Munkafolyamatok és belső kommunikáció Dokumentum kezelés, egyszerűen kapcsolódva az Office alkalmazásokhoz Cikkek kezelése és logisztika Emberi erőforrás menedzsment Vezetői pénzügyi műveletek és tranzakciók 2009 Exact

19 Az Exact Synergy motorja Egyesített projektek Az Exact Synergy segíti a projektek résztvevőit, hogy folyamatosan szinkronban legyenek egymással. Megosztott dokumentumok Az Exact Synergy biztosítja, hogy a releváns dokumentumok mindenki számára bárhonnan és bármikor elérhetők legyenek. Munkafolyamat szervezés A beépített munkafolyamatok egyértelművé teszik a felelősségi köröket és azt, hogy kinek kell megtennie a következő lépést Exact

20 Exact Synergy személyes kezdőoldal: egy helyen minden fontos információ 2009 Exact

21 A legfontosabb hírek és információk 2009 Exact

22 Testre szabható menük 2009 Exact

23 Közvetlen hozzáférés a saját feladatokhoz, a gyors kereséshez és a részletes kereséshez 2009 Exact

24 Az alkalmazotti kartonon minden releváns információ megtalálható Exact

25 Közvetlenül elérhetők az alkalmazotthoz köthető ügyfelek, tranzakciók, projektek, kérések, dokumentumok, stb Exact

26 Customer account card Ügyfél karton 2009 Exact

27 Partner/viszonteladó karton 2009 Exact

28 Cikk karton tartalmaz minden, a cikkhez (nyersanyag, késztermék, stb.) kötődő információt 2009 Exact

29 Végtelen számú kérés típus definiálható az összes belső folyamat támogatására 2009 Exact

30 Az egyes kérések több lépésből állhatnak minden lépés egy teendő a folyamat szereplőinek Exact

31 A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben) 2009 Exact

32 Gyors áttekintést kaphatunk az egész szervezetről Exact

33 Pivot analízisek az ügyfelekről bármilyen szempontból 2009 Exact

34 Synergy Office Integráció Synergy Office Integráció zavartalan kommunikációt biztosít a Synergy-t a Microsoft Office között. Synergy Office Integration a következő alkalmazásokhoz érhető el: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Outlook Microsoft FrontPage Synergy Office Integráció az MS Outlookban: 2009 Exact

35 Dokumentumokat nyithatunk meg és menthetünk el közvetlenül Office alkalmazásokból (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Frontpage ) 2009 Exact

36 Exact Synergy mobil eszközökön 2009 Exact

37 Exact Synergy mobil eszközökön A Synergy funkciói nem csak böngészőben, de mobil alkalmazáson keresztül is elérhetők. Bármilyen eszközön (Windows mobile, BlackBerry, Symbian, iphone vagy Android) Offline technológia nincs szükség állandó hálózati kapcsolatra Testreszabott kezelő felület Partnerünk: InfomatiX Nemzetközileg elismert független mobil szoftver fejlesztő 2010 InfomatiX Ltd Exact

38 Exact Synergy mobil eszközökön Van Sales Munkafolyamat kezelés Jóváhagyások mobil eszközről Pénzügyi jóváhagyások Szabadság jóváhagyás Egyéb kérések jóváhagyása stb. Merchandising 2010 InfomatiX Ltd Exact

39 Exact Synergy mobil eszközökön Van Sales Sales Representatives Jelentések mobil eszközön Mobil BI Testreszabott jelentések Mobil eszközre optimalizált grafikonok és táblázatok Felhasználó barát kezelőfelület Merchandising 2010 InfomatiX Ltd Exact

40

41 About accace accace accounting ace Tanácsadó vállalat amely a Közép-Kelet európai (CEE) régióban lévő nemzetközi cégek részére nyújt pénzügyi, könyvelési és tanácsadói szolgáltatásokat. Az accace jelenleg 10 CEE országban van jelen és majdnem 200 szakértőt foglalkoztat a könyvelés, bérszámfejtés, adózas, IT és más üzletviteli területeken.

42 accace Közép-Kelet Európában Belgrád Pozsony Bukarest Budapest Kiev Ljubljana Prága Szófia Varsó Zágráb

43 accace szolgáltatásai A következő szolgáltatási területeinket ajánljuk Önöknek: Adótanácsadás Bérszámfejtés Corporate and trust services Könyvelési tanácsadás és outsourcing MS Dynamics NAV implementációs szolgáltatások

44 accace szolgáltatásai Szolgáltatásainkkal az alábbiakat nyújtjuk Önöknek: Cégalapítás a Kelet-Közép Európai régióban Pénzügyi és Könyvelési outsourcing Ügyfél belső pénzügyi- és könyvelési osztályának felépítése MS Dynamics NAV bevezetés és outsourcing

45 accace egyedi szolgáltatás Az accace partnere lehet a CEE régióban lévő leányvállalatinál elvégzendő összes szolgáltatásra.

46 accace Exact együttműködés Együttműködésünk az Exacttal a következők miatt fontos: Az e-synergy-vel lefedjük a belső igényeinket a HR-re, könyvelésre, bérszámfejtésre, adózasra és más egyéb tevékenységekre vonatkozóan a CEE régióban működő leányvállalatainknál. e-synergy segít abban, hogy a többi lenyvállalatnál dolgozó kollégáinkról többet tudjunk meg és ezáltal támogassa a hatékony együttműködést e-synergy időt takarít meg nekünk

47 Az e-synergy rendszerünk

48 Main topics where we use e-synergy Az e-synergy-t a következő napi tevékenységekben használjuk: Legfrissebb vállalti hírek áttekintésére Információ megosztás és tudásbázis a vállalat alkalmazottai számára (ASK) A projektekre fordított munkaórák és a projektek hatékonyságának ellenőrzése Belső szabályok és direktívák kontrollja Dokumentumok és ügyfél kommunikációk kezelése és tárolása

49 A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk A legfrissebb hírek megtekintése:

50 A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Az információk megosztására az ASK nevezetű felületet használjuk

51 A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Projekteken végzett munkaórák rögzítése:

52 Main topics where we use e-synergy Projektjeink hatékonyságának ellenőrzése:

53 A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Időtervezés & Számlázás az e synergy-vel: 1. A belső könyvelőink az alkalmazottaink által az időnyilvántartó modulunkba bevitt óraszámok alapján és a projektmenedzserek jóváhagyását követően kibocsáthatják a számlákat 2. Az e-synergy-ben nem csak a munkaórák, de az időközben felmerült költségek is könnyedén a számlákhoz csatolhatók mellékletként 3. A számláink átláthatóságának köszönhetően az ügyfeleink elégedettek 4. Minden hónap végén láthatjuk, hogy az egyes projektekhez rendelt ár alul vagy felül volt-e becsülve

54 A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Belső szabályok és utasítások betartásának kontrollálása:

55 A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Az ügyfélkommunikáció és dokumentumok feltöltésének kontrollálása :

56 Kapcsolat Mihaela Virlan, country manager Tel: Accace Kft. Polgár Str Budapest Hungary

57 Ajánlattól a fizetésig az Exact Synergy Enterprise-zal 2009 Exact

58 Az Időtervezés és Számlázás megoldást azzal a céllal hoztuk létre, hogy támogassa a professzionális szolgáltató cégek napi üzleti tevékenységét, integrált HRM, CRM, dokumentum és projektmenedzsment eszközök segítségével Exact 58

59 Igény felismerés Értékelés Ajánlat Támogatás Értékesítés Megvalósítás Tervezés Teljesítés Számlázás Értékelés 2009 Exact 59

60 Értékesítési ciklusok Ajánlat készítése Ajánlat elfogadása Átadás megvalósításnak Értékesítési lehetőség értékelése Igények elemzése Ajánlat készítése Ajánlat elfogadása Átadás megvalósításnak 2009 Exact

61 Értékesítési ciklusok A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben) 2009 Exact

62 Időtervezés & Számlázás 2009 Exact

63 Projekt orientált cégek gyakran szembesülnek nehézségekkel, amikor kulcsfolyamataikatprojektek szervezése- kontrollálni szeretnék Exact 63

64 Az Exact Időtervezés & Számlázás megoldása integrálja a projektek kezeléshez nélkülözhetetlen folyamatokkal a tervezést, óranyilvántartást és számlázást a HRM, CRM és dokumentum menedzsmenttel egy web alapú alkalmazás formájában. Munkatársai bárhonnan, bármikor hozzáférhetnek az információhoz Exact 64

65 Időtervezés & Számlázás Tervezés Teljesítés Számlázás Értékelés Költségvetés Napidíjak Időtervezés Munkaórák/költségek bevitele Projekt dokumentáció Teljesítés jóváhagyás Számla előkészítés Számla kibocsájtás Jelentések 2009 Exact 65

66 Időtervezés & Számlázás Tervezés Teljesítés Számlázás Értékelés Költségvetés Napidíjak Időtervezés Munkaórák/költségek bevitele Projekt dokumentáció Teljesítés jóváhagyás Számla előkészítés Számla kibocsájtás Jelentések 2009 Exact 66

67 A projektmenedzserek tanácsadókat jelölnek ki bizonyos feladatok elvégzésére és ezeknek a feladatoknak az elvégzését nyomon kell követniük. A megfelelő tudással és tapasztalattal rendelkező embereket gyorsan kell megtalálniuk és egyszerűen, csoportosan kell tudni velük tervezni. Végül, egy könnyen áttekinthető nézetre van szükségük a projekttagok időbeosztásáról Exact 67

68 Projekt napidíj meghatározása Projekt típusának kiválasztása 2009 Exact 68

69 Projekt napidíjak részletes meghatározása, kezdő és záró dátum megadása, ha szükséges 2009 Exact 69

70 Megfelelő napidíj kiválasztása Start Van Is there projekt a projectrate? napidíj? Yes Apply Projekt project napidíj rate alkalmazása No Van Is there ügyfél a customer napidíj? rate Yes Apply Ügyfél customer napidíj alkalmazása rate No Standard Apply standard napidíj alkalmazása sales price End 2009 Exact 70

71 Napszám alapú projekt-költségvetés felállítása 2009 Exact 71

72 Projekt tevékenységek csoportos tervezése 2009 Exact 72

73 Projekt tevékenységek csoportos tervezése 2009 Exact 73

74 Projekt tevékenység tervezése 2009 Exact 74

75 Projekttagok kapacitástervezése (interaktív, minden projekt látható) Tervezett projekttevékenységek 2009 Exact 75

76 Többféle szűrési kritérium és keresési sablon az alkalmazottak szabad kapacitásának megtekintésére A színek a még elérhető kapacitások kiemelésére szolgálnak 2009 Exact 76

77 Több elem kiválasztása Meghatározott dátum kiválasztása a projekt feladat létrehozásához 2009 Exact 77

78 Projekt terv részleteinek meghatározása 2009 Exact 78

79 Adatok, idő és más részletek beállítása 2009 Exact 79

80 A tervezés közvetlenül a projektkartonról elérhető A részletek lefúrással megtekinthetők és módosíthatók Exact 80

81 Projekt tervezése Projekt költségvetés létrehozása Projekt-, ügyfél- és alkalmazotti napidíjak meghatározása Alkalmazottak keresése a kapacitás, képességek, tapasztalatok vagy szervezeti egységek alapján Alkalmazott tervezése egy meghatározott időszakra Az elérhető kapacitás kontrollálása egy egyszerű felületen keresztül Az alkalmazottak egyszerű csoportos tervezése 2009 Exact 81

82 Time & Billing Tervezés Teljesítés Számlázás Értékelés Költségvetés Napidíjak Időtervezés Munkaórák/költségek bevitele Projekt dokumentáció Teljesítés jóváhagyás Számla előkészítés Számla kibocsájtás Jelentések 2009 Exact 82

83 A tanácsadóknak rögzíteniük kell az elvégzett munkát. Tisztán kell látniuk, hogy mennyi órát teljesítettek. Szükséges még az utazási költségeiket is rögzíteniük, mivel ezek általában szintén kiszámlázandóak az ügyfél részére 2009 Exact 83

84 Közvetlenül a Tennivalók listából lekérdezhetjük a projektekhez köthető tevékenységeket 2009 Exact 84

85 Ugyanezek megjelenítése a Naptárban 2009 Exact 85

86 vagy az alkalmazotti kartonon 2009 Exact 86

87 Timesheet kitöltése egy klikkel A színek az időbeosztás különböző állapotát mutatják 2009 Exact 87

88 Egyéb tevékenységek tervezése Szabadságok és a kapacitást érintő egyéb távollétek megtekintése Napi és heti összesítések 2009 Exact 88

89 Nem tervezett, de számlázandó teljesítések 2009 Exact 89

90 Nem tervezett, de számlázandó teljesítések 2009 Exact 90

91 órák elmentése részletek bevitele 2009 Exact 91

92 Egyéb tevékenységek elvégzése (pl. az órák jóváhagyása) az Time & Billing menün keresztül 2009 Exact 92

93 Különböző kritériumok használata: projekt, ügyfél, periódus stb. Csoportos jóváhagyás/ visszautasítás vagy lefúrás a részletekbe 2009 Exact 93

94 Kiválasztott elemek jóváhagyása vagy visszautasítása Ellenőrzés A terv és tény adatok összehasonlítása 2009 Exact 94

95 Lefúrás az adatbevitelig, hogy leellenőrizzük a részleteket és ha szükséges, intézkedéseket tegyünk 2009 Exact 95

96 Beavatkozás közvetlenül a kérelemből 2009 Exact 96

97 Csoportos jóváhagyás Jóváhagyandó kérelmek kiválasztása 2009 Exact 97

98 Munkaórák/költségek bevitele Tervezett órák megtekintése A projektek realizált óráinak bevitele Egyszerű utazási költségek bevitele 2009 Exact 98

99 Time & Billing Tervezés Teljesítés Számlázás Értékelés Költségvetés Napidíjak Időtervezés Munkaórák/költségek bevitele Projekt dokumentáció Teljesítés jóváhagyás Számla előkészítés Számla kibocsájtás Jelentések 2009 Exact 99

100 A számlázandó tevékenységek szűrése és megjelenítése Lefúrás további részletekért Módosítás, ha szükséges 2009 Exact 100

101 Részletek módosítása, amennyiben szükséges és engedélyezett 2009 Exact 101

102 Számlák létrehozása Számlázandó tevékenységek bejelölése 2009 Exact 102

103 A kiosztott számlaszámok Az Exact Globe-ba való automatikus feldolgozásra váró számlák 2009 Exact 103

104 A számla adatok automatikus feldolgozása az Exact Globe-ban Lefúrással megtekinthetjük a számla sorait 2009 Exact 104

105 Problémák kezelése: A probléma jelzéséről automatikusan figyelmezető feladat készül a projektmenedzser részére 2009 Exact 105

106 Probléma leírása A probléma részletes leírása, hogy egyszerűsítsük az elhárítását 2009 Exact 106

107 Kérelem = számla sor Kérelem = számla sor Kérelem = számla sor Számla 2009 Exact 107

108 A számlák automatikusan generálódnak az Exact Globe-ban 2009 Exact 108

109 Számla részletek A számlasorok részletei az óraelszámolások alapján készülnek 2009 Exact 109

110 Tranzakció feladása 2009 Exact 110

111 A számla nyomatva és feldolgozva, fizetésre vár 2009 Exact 111

112 Több fül a projektrészletek megjelenítésére A projekt karton az Exact Globe-ban automatikus törzsadat replikációval keletkezett 2009 Exact 112

113 Változtatható nézetek A tervezés fülön a tervezett és a tényleges eredmények összehasonlítása 2009 Exact 113

114 2009 Exact 114

115 A számla státuszának automatikus frissítése a Synergy-ben 2009 Exact 115

116 Napidíj módosítás a projekt folyamata alatt 2009 Exact 116

117 A rendszer automatikusan elvégzi a tranzakciók módosítását 2009 Exact 117

118 Jóváírás Az utólagos napidíj változás után az új kalkulációk automatikusan elkészülnek A jóváíró számlát igénylő tranzakciók kiválasztása 2009 Exact 118

119 Jóváíró számla jóváhagyásra vár 2009 Exact 119

120 Jóváhagyás vagy visszautasítás Jóváíró számla kérelem részletei 2009 Exact 120

121 Jóváírt sor (a konkrét kérelem alapján) 2009 Exact 121

122 A számlák rendszeresen, késedelem nélkül küldendők az ügyfelek részére. Fontos továbbá, hogy a számlán szereplő összegek szabadon módosíthatóak legyenek, abban az esetben, ha projekt menedzser vagy pénzügyi vezető úgy dönt, hogy az eredetitől eltérő összegek (órák) számlázandók az ügyfél részére Exact 122

123 Számlázás A számla részletei egyértelműek legyenek a jóváhagyás előtt A teljesített órák és költségek szükség szerint változtathatóak legyenek Teljesített órák jóváhagyása Ismétlődő számlák létrehozása fix költségű projektek esetében 2009 Exact 123

124 Időtervezés & Számlázás Tervezés Teljesítés Számlázás Értékelés Költségvetés Napidíjak Időtervezés Munkaórák/költségek bevitele Projekt dokumentáció Teljesítés jóváhagyás Számla előkészítés Számla kibocsájtás Jelentések 2009 Exact 124

125 A projekt adminisztrációja során az alkalmazottak tervezése, órák realizálása és a számlázás mind rendkívül fontos lépések, de szükséges a teljes kép átlátása is. A projektmenedzsereknek és a teljesítésért felelős vezetőknek nélkülözhetetlen az előrejelzések és kihasználtsági mutatók, valamint az, hogy szükség szerint lefúrhassanak bővebb információért abban a pillanatban, amikor meglepetések kezdenek felbukkanni Exact 125

126 Az MS Office integráció egyetlen gombnyomással lehetővé teszi a különböző riportok elkészítését 2009 Exact 126

127 Erőforrás kapacitás elemzés meghatározott kritérium alapján 2009 Exact 127

128 Kihasználtság 2009 Exact 128

129 Pivot elemzés, a projektenkénti tervezett árbevételt mutatja a grafikon 2009 Exact 129

130 Többféle, azonnal elérhető elemzés Szolgáltatásonkénti árbevétel 2009 Exact 130

131 A tervezett és megvalósult árbevétel összehasonlítása 2009 Exact 131

132 Jelentések Költségvetés felhasználása Erőforrás kapacitás kihasználtság Számlázhatóság Tervezett órák és összegek Teljesített órák Számlázott órák és összegek 2009 Exact 132

133 Összegzés 2009 Exact

134 Összegzés Erőforrások keresése, tervezése és kijelölése Óraelszámolások készítése, jóváhagyása Számlázható órák készpénzzé konvertálása Számlák létrehozása Jelentéskészítés 2009 Exact 134

135 2009 Exact

136 2009 Exact 136