Folyamatoptimalizálás munkacsoport

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Folyamatoptimalizálás munkacsoport"

Regina Gulyásné
7 évvel ezelőtt
Látták:

1 Folyamatoptimalizálás munkacsoport ÁROP /A Szervezetfejlesztési program Tatabányai Törvényszék ÁROP /A

2 Munkacsoport ülések menete Témánkénti bevezető előadások Feladatvégzések team ülés keretében Feladatkiadás konzultatív segítség Feladatvégzés egyénileg, vagy osztott teamben Ismertetés és értékelés teljes csoportban a következő team ülésen Megbeszélés, véglegesítés, konklúziók Közös feladat kidolgozás Következő feladatok ÁROP /A

3 Csoportmunkák munkacsoportüléseken Szerepek osztott team munkánál vitavezető íródeák szószóló időfelelős kalandozási előadó Prezentáció és csoportvita célja egymás gondolatainak megismerése továbbfejlesztés jobbító gondolatok, többletérték hozzáadása megértés, befogadás, alkalmazás, terjesztés összekötő híd ÁROP /A

4 Praktikus tudnivalók Team ülés időtartama Megszólítás Dohányzás Szünet Kávé, üdítő, rágcsáló Mozgás Mobil Közbülső eltávozás általában 2-3 óra névkártya szerint nincs szükség esetén behozható lehetséges kikapcsolva nincs ÁROP /A

5 Rövid bemutatkozások, az első alkalommal A programon résztvevők részéről. ÁROP /A

6 Munkacsoport ülések 1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport ülése ÁROP /A

7 1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport feladatai Elvárt eredmény A pályázónak ki kell választani két működési folyamatot, amelyeket részletesen feltérképez és bemutat, rávilágít azokra a pontokra, ahol racionalizálni lehet a működést, majd elkészíti azt a belső utasítást/szabályzatot, amely az egyszerűsítésről rendelkezik. Kiválasztott folyamatok (a pályázatban 3 lett kiválasztva) - tárgyalás előkészítése - tárgyalás, érdemi döntés - kurrenciális ügyintézés Pontosítás: Valójában két alap folyamatot vizsgálunk, és azon belül történik a kurrenciális ügyintézés, azaz ez utóbbi csak az első kettő részeként értelmezendő ÁROP /A

8 1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport feladatai FÁZIS FELADATOK LESZÁLLÍTANDÓK 1.1 A kiválasztott működési folyamatok átvilágítása A kiválasztott működési folyamatok véglegesítése (név, kiindulási és végpontok, lehetséges interface-ek) A kiválasztott működési folyamatok felvétele és értékelése A lépések időzítésének meghatározása, támogatási rendszerek beazonosítása A használt mérőszámok beazonosítása Erős és gyenge pontok meghatározása Validált alapvető működési folyamatok Folyamat dokumentáció A folyamatok értékelése (átfutási idők, minőség, hatékonyság, egyéb) ÁROP /A

9 FÁZIS FELADATOK LESZÁLLÍTANDÓK 1.2 A kiválasztott folyamatok tevékenységeinek felmérése és optimalizálása A tevékenység részletes meghatározása Jellemző mennyiségek, átfutási idők, gyakoriságok Felhasznált humán erőforrás kapacitások (emberóra) Hibák és javítási ötletek felvétele Jelenlegi és elvárt teljesítmények összevetése A rendelkezésre álló információk alapján a tevékenységek részletes elemzése a következő kérdésekre összpontosítva: Szükség van-e az adott tevékenységre? Végez-e más szervezeti egység azonos tevékenységet? Nincs-e szükség további tevékenységekre? Vannak-e hiányos vagy kihasználatlan erőforrások? Megfelelő-e az erőforrások minősége? Arányban áll-e a tevékenység teljesítménye az erőforrás felhasználásával? A szolgáltatás teljesítménye és minősége megfelele az igénybevevő elvárásainak? Részletes tevékenység lista a fő folyamatokhoz rendezve Az egyes tevékenységek mennyiségi paramétereinek meghatározása Emberi erőforrás lista a tevékenységekhez allokálva (FTE emberóra) A jelenlegi teljesítmények összegzése Értékelés a jelenlegi teljesítményekről Hatékonyságjavítási lehetőségek listája ÁROP /A

10 1. Folyamatoptimalizálás munkacsoport feladatai FÁZIS FELADATOK LESZÁLLÍTANDÓK 1.3 A folyamatok mérési modelljének kialakítása (a teljesítménymenedzsment munkacsoporttal közösen) 1.4 Bevezetés tervezés A részletesen elemzett folyamatok és tevékenységek kulcs sikertényezőinek beazonosítása a stratégiai célkitűzések alapján A kulcspontok mint mérési pontok értékelése A kulcs teljesítménymutatók (KPI) körének meghatározása a tevékenység(ek)hez és a folyamatlépéshez kötve A mérési módszer meghatározása A KPI alapú teljesítménymérési modell véglegesítése (definíciók, szintek, mérési gyakoriságok, felelősségek, kiértékelések) A változtatás akadályainak azonosítása és kezelése (a változás menedzsment munkacsoporttal közösen) A bevezetésre vonatkozó belső utasítások/szabályzatok kialakítása) KPI lista folyamatokhoz, folyamatlépésekhez és tevékenységekhez allokálva KPI mérési módszer dokumentáció Végleges KPI alapú teljesítménymérési modell Akcióterv (jelen vs. jövő állapot, akadályok, kezelésük) Belső utasítások/szabályzatok ÁROP /A

11 1.1 Munkacsoport vezető és tagok ÁROP /A

12 Munkacsoport tagok és szerepük Munkacsoport neve: Folyamatoptimalizálás munkacsoport Csoport szerep Név Telefon Egyéb Vezető dr. Budai Vince Összekötő dr. Budai Vince Admin. felelős Szabóné Mészáros Angéla Tagok dr. Szabó Ferenc dr. Lugosi József ÁROP /A

13 Admin. felelős feladatai (folyamatoptimalizálás munkacsoportra vonatkozóan) Munkacsoport tagjegyzékének karbantartása Ülések emlékeztetőinek és a jelenléti íveknek elkészítése Időszakos státus jelentések elkészítése munkacsoport vezető irányításával Beszámolók összeállítása mérföldköveknél és témazárásnál Témadokumentáció lezárása és archiválása ÁROP /A

14 1.2 A kiválasztott működési folyamatok átvilágítása ÁROP /A

A Folyamatoptimalizálás tárgyát 2014. jan.

(tartalmilag mindhármat felöleli a pontosítás) A folyamatoptimalizálás munkacsoport pontosítása: Valójában a fenti terjedelmen belül két alap folyamatot vizsgálunk, és azon belül történik a

15 A Folyamatoptimalizálás tárgyát jan. 24-én pontosították az első munkacsoport ülések A Pályázatban megjelölt folyamatok (a pályázatban 3 lett kiválasztva) -tárgyalás előkészítése -tárgyalás, érdemi döntés -kurrenciális ügyintézés (tartalmilag mindhármat felöleli a pontosítás) A folyamatoptimalizálás munkacsoport pontosítása: Valójában a fenti terjedelmen belül két alap folyamatot vizsgálunk, és azon belül történik a kurrenciális ügyintézés, azaz ez utóbbi csak az első kettő részeként értelmezendő mint elkülöníthető tevékenységek csoportja Teljesítménymenedzsment munkacsoport által kijelölt terület: Polgári ügyszak, első fok,peres ügyeinek területére pontosította a projekt a vizsgálandó folyamatot. Ezt is az időszerűség szem előtt tartásával vizsgálja a munkacsoport. A fenti területen vizsgált folyamatok megnevezése: Tárgyalás előkészítése: Keresetlevél megérkezésétől a felek megidézéséig Tárgyalás, érdemi döntés: Az első tárgyalás megnyitásától az elsőfokú döntés meghozataláig A kurrenciális ügyintézés tevékenységei a fenti két folyamaton belül jelennek meg. ÁROP /A

16 Jelenlegi folyamatok és az alapvető jellemzők felvétele Fő folyamat neve Folyamat megnevezése Tevékenység Rövid leírás Éves Gyakoriság Gyakoriság száma Gyakoriság # Kapacitás igény Ember #/ gyakoriság Fő driver Fő kiváltó ok Idő Támogatási szükséglet rendszer Óra/ ember IT/egyéb Folyamat 1 Tevékenység 1 Éves Tevékenység 2 Tevékenység 4 Éves Éves Tevékenység 3 Tevékenység 5 Éves Éves Jan 24-i megállapítások: Kiegészítjük az xls táblázatot: Tevékenység 6 Éves Tevékenység 7 Éves Tevékenység 8 Éves Tevékenység 9 Éves Tevékenység 10 Éves Tevékenység N Éves Folyamat 2 Tevékenység 1 Éves Tevékenység 2 Éves Tevékenység 3 Éves Tevékenység 4 Éves Éves időráfordítás Éves munkaidő ráfordítás (óra) -meghatározzuk, hogy az adott tevékenység bírói, vagy adminisztratív(kurrenciális) - a tevékenység input és output leírását is beillesztjük - Az időszükségletnél meghatározzuk az átfutási időt is 2 működési folyamat véglegesítése Tevékenység leírása Hányszor? Hány ember alkalmanként? Hány órában 1 ember esetében? ÁROP /A

17 Megválaszolandó kérdések: A 3 fő folyamat tevékenységeinek leírása és tevékenységenként a teljesítményjellemzők meghatározása (lehet feltételezésekkel élni, a tapasztalati értékekre építeni, saccolni!!! Nem a teljesen pontos munkaidő ráfordítás kalkulációja a fő cél, hanem a nagyságrendek megértése!! A későbbi lépésekben megfelelő alapot kapunk a lehetséges folyamatoptimalizálási lehetőségek kialakítására! Kitöltés mikorra?? - Január 29, szerda estig a munkacsoport kiegészíti e dokumentumban a munkacsoport névsort és szerepeket tartalmazó táblázatot, valamint Elkészíti a folyamat tevékenységeit leíró xls táblázatot az alábbi oszlopokig: Fő folyamat neve Tevékenység típusa Tevékenység Input Output Folyamat definíciója Ítélkezés (bírói tev.)/ Adminisztráció (kurrenciális tev.) Rövid leírás A tevékenységhez érkező dokumentum döntés, tárgy, info A tevékenység során létrejövő dokumentum döntés, tárgy, info Gyakoriság Gyakoriság száma Megjegyzés: a gyakoriság számához elég vezetői / szakértői becslést adni Éves Gyakoriság # ÁROP /A

18 Munkacsoportülés zárása Anyagok elkészítésének határideje: január 29. Megküldés csoporttagoknak Következő találkozás időpontja: január 31. Következő ülés 1. napirendi pontja: A jan. 31-i találkozó pontos időpontját egyeztetni kell! A megválaszolandó kérdésekre adott válaszok megbeszélése, véglegesítése. ÁROP /A

Hasonló dokumentumok

Vezetői összefoglaló ÁROP /A A pályázati dokumentáció felépítése

Vezetői összefoglaló ÁROP /A A pályázati dokumentáció felépítése Vezetői összefoglaló ÁROP-11.2. 18/A-2013 A pályázati dokumentáció felépítése Tartalomjegyzék Tartalom Oldal Vezetői összefoglaló 1 Beszámoló a Szegedi Ítélőtábla Minőségirányítási területen végzett fejlesztő