Beszámoló a Kompetenciák felmérése és nyilvántartása című fejlesztési folyamatról

Átírás

1 Beszámoló a című fejlesztési folyamatról Indokoltság: Jelenleg még nem áll rendelkezésünkre a munkaerő állomány (bírák, igazságügyi alkalmazottak és a fizikai állomány) kompetenciájának adatai. Konfliktuskezelési, motivációs és kommunikációs kompetenciák fejlesztésére vonatkozó módszer tesztelése. Fejlesztési cél: A kompetencia méréséhez és a készségek nyilvántartásához stratégia, módszertan kidolgozása, adatbázis és nyilvántartás elkészítése és folyamatos karbantartása. A munkatársak kompetenciáinak folyamatos fejlesztése. Képzettségi mutatók felmérése és nyilvántartása az egyes munkakörökhöz kapcsolódóan: Indokoltság: Jelenleg nem rendezett a bírák, igazságügyi alkalmazottak és a fizikai állomány képzettségének listája. Fejlesztési cél: A képzettség felméréséhez és nyilvántartásához szükséges stratégia, módszertan kidolgozása, adatbázis és nyilvántartás elkészítése és folyamatos gondozása. 1/18

2 Vezetői összefoglaló Igazságügyi kompetenciák felmérése és nyilvántartása (Teljesítménymenedzsment projektcsoport) A kompetencia a &redlink=1 készségek és a képességek együttesét jelenti, melyek segítségével valaki problémamegoldásra képes egy adott területen, jelenti továbbá az illetőnek azt a hajlandóságát is, hogy a problémamegoldásra való képességét alkalmazza és kivitelezze. A fogalom magában foglalja az illető tudását, tapasztalatait éppúgy, mint személyes adottságait. A kompetencia a döntést, kivitelezést, megvalósulást szolgáló képességrendszer. (Wikipédia) Az Országos Bírósági Hivatal Elnökének stratégiai céljai a következőek: a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, tárgyi feltételek biztosítása, azok optimális elosztása és hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, a bírósághoz való hozzáférés egyszerűsítése, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi hivatásrenddel. (Forrás: 2/18

3 A fent idézett stratégiai célok központi intézkedést és erőforrást igényelnek. Az első kettő megvalósítása azonban helyi szinten is kijelöl feladatokat. Nyilvánvaló, hogy a bírák magas színvonalú és időszerű ítélkezése, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása csak akkor valósulhat meg más feltételek biztosítása mellett -, ha ismert, hogy az egyes bírósági munkakörök (beosztások) ellátása milyen kompetenciákat igényel és ezekkel rendelkeznek-e a munkatársak. A Szegedi Ítélőtábla bírói, igazságügyi, valamint a fizikai munkát végző személyi állományáról elmondható, hogy mindannyian szigorú szelekció, kiválasztás, pályáztatási eljárások eredményeként kerültek beosztásra, alkalmazásra a bíróságon. Végzettségüket, szakmai eredményeiket, pályafutásukat tartalmazza a jogszabályi előírásoknak megfelelően vezetett elnöki nyilvántartás, azonban jelenleg még nem áll rendelkezésre a munkaerő állomány (bírák, igazságügyi alkalmazottak és a fizikai állomány) kompetenciáinak adatai. Fejlesztési cél tehát a kompetenciaméréshez és a készségek nyilvántartásához stratégia, módszertan kidolgozása, adatbázis és nyilvántartás (frissített szervezeti ábra) készítése és folyamatos gondozása. A fejlesztés főbb lépései Folyamatfejlesztési terv készítése: A szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban csoportmunka keretében tervet készítettünk a kompetenciák felmérésének és nyilvántartási módszerének kidolgozása érdekében. Alkalmazott módszertan: Követtük az Útmutató folyamatoptimalizálási lépéseit, de új folyamatok kidolgozása érdekében. A fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek bemutatása: A fejlesztő folyamat lépései és a lépésekhez köthető eredményei a következők voltak: 1. Szervezeti ábra készítése munkavállalók felsorolásával (aktuális ábra készítése). Eredmény: frissített, nevekkel ellátott szervezeti ábra. 3/18

4 2. A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítés. Eredmény: A Szegedi Ítélőtábla saját kompetenciatárral rendelkezik általános, vezetői és munkakör-specifikus kompetenciákkal. 3. Egyes beosztásokhoz, munkakörcsaládokhoz rendelhető kompetenciák meghatározása. Eredmény: Táblázat segítségével elkészült a munkakörökhöz köthető kompetenciatár kompetencia (motiváció, konfliktuskezelés) mérése 5 kiválasztott alkalmazott esetében. Eredmény: Gyakorlatot szereztünk a konfliktuskezelési és motivációs kompetenciák felmérésének folyamatával kapcsolatosan. 5. Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének megbeszélése. Eredmény: Csoportosan áttekintettük a kompetenciák felmérésével kapcsolatos lehetséges alternatívákat. 6. Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése. Eredmény: Rögzítettük az éves kompetenciabeszélgetések folyamatát, várható lépéseit. 7. Indikátorokat és mérési módszereket határoztunk meg a fejlesztő folyamat eredményességének mérése érdekében. A fejlesztésben a fejlesztő csapat minden munkatársa részt vett. 4/18

5 A fejlesztési folyamat lépései 1. lépés: A fejlesztendő folyamat teljesítményét jellemző mutatószámok megállapítása A kialakítandó folyamatra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki: Folyamat megnevezése Kompetenciák mérése A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Szervezeti ábra készítése (alkalmazottakka l) Utolsó lépés: A kompetenciák mérési módszerének elfogadása Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) 1. Kidolgozott általános, szervezeti és munkakörspecifikus kompetenciák száma 2. A kompetenciák mérési módszerének ellenőrzése során a tesztelésben részt vett alkalmazottak száma 3. A kompetenciaelemzé sbe bevont értékeltek száma Előzetes célérték (kívánt mutató) alkalmazottal Fő/év 5/18

6 2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök kijelölése, a projektfelelősségek meghatározása. Alcsoportvezető: Csoporttagok: Dr. Hámori Attila Tőkéné Terhes Ildikó Hargitai Tiborné Futaki Lászlóné Sándor Edit 6/18

7 Felelősség mátrix Lépés Dr. Hámori Attila Tőkéné Terhes Ildikó Hargitai Tiborné Futaki Lászlóné Sándor Edit Folyamatok átvilágítása Fejlesztési projekt indítása Kiválasztott folyamat felmérése Indikátorok kidolgozása Folyamat állandó követése, monitorozása R I I C I R I I C I R C C C A R C C C C R I I C I Magyarázat: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör. 7/18

8 3. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk a fejlesztési lehetőségeket, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat főbb lépéseit. 8/18

9 Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: Szervezeti környezet Illeszkedés a szervezet stratégiájához: Bár a Szegedi Ítélőtábla hosszú távú céljait az OBH stratégiája határozza meg, az intézkedéseket helyben kell meghozni. A stratégia egyik eleme az emberi erőforrások optimalizálása, a rendelkezésre álló munkaerő hatékony felhasználása. A stratégiai célnak megfelelően a Szegedi Ítélőtábla kompetencia alapú rendszerek kidolgozásával kívánja biztosítani hosszú távon a szükséges kompetenciákkal rendelkező munkaerőt. Probléma meghatározása 1. A fejlesztést kiváltó okok a megváltozott társadalmi környezet a korábbi gyakorlat hatástalansága hatékonyságnövelés iránti elvárás erőforrások felhasználásának racionalizálása 2. Problémaelemzés a folyamatfejlesztés teljes mértékben igazodik a központi igazgatási célokhoz erős szervezeten kívüli nyomás a hatékonyság növelésére a fejlesztendő terület szervezeten belüli gyakorlatának hiánya, illetve az esetleges gyakorlat ismeretének a hiánya Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése: Szervezeti ábra elkészítése, éves értékelő beszélgetések rendjének szabályozása. Projekt terjedelmen kívül Folyamaton kívül eső elemek: Kompetenciatárak jó gyakorlatainak bekérése. 9/18

10 3. Előforduló hibák az üzleti életben alkalmazott kompetenciák kritikátlan felhasználása a párhuzamos fejlesztés elkerülendő túlzott általánosítás, leegyszerűsítés Célmeghatározás Felelősségi körökhöz megfelelő kompetenciák rendelése a kompetencia tár alapján. Kompetenciaértékelő folyamat kidolgozása. A fejlesztendő folyamat lépései a kompetenciaméréshez és a készségek nyilvántartásához stratégia, módszertan kidolgozása a felelősségi körökhöz megfelelő kompetenciák rendelése a kompetencia tár alapján adatbázis és nyilvántartás készítése és folyamatos gondozása. Megoldás generáló csapat Alcsoportvezető: Dr. Hámori Attila Csoporttagok: Tőkéné Terhes Ildikó Hargitai Tiborné Futaki Lászlóné Sándor Edit 4. Folyamatábra készítése: A folyamat tervezett lépéseit leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki: 10/18

11 Szegedi Ítélőtábla Kompetenciák felmérésének folyamata Dátum: március 25. Készítette: Dr. Hámori Attila Dokumentumok Folyamatábra Felelős Szervezeti ábra Szervezeti ábra elkészítése Futaki Lászlóné Kompetenciatár Kompetenciatár készítése Dr. Hámori Attila Beosztások és kompetenciák táblázata 2 kompetencia teszt Munkakörökhöz rendelhető kompetenciák meghatározása 2 kompetencia felmérési módszerének tesztelése Dr. Hámori Attila Sándor Edit Feljegyzés Szabályzat Éves kompetenciaértékelések rendjének megbeszélése Kompetenciafelmérések rendjének rögzítése Dr. Hámori Attila, Futaki Lászlóné Dr. Hámori Attila, Sándor Edit A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: Megteendő lépések: 1. lépés: Szervezeti ábra készítése munkavállalók felsorolásával (aktuális ábra készítése) 2. lépés: A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítése 3. lépés: Egyes beosztásokhoz, munkakörcsaládokhoz rendelhető kompetenciák meghatározása 4. lépés: 2 kompetencia (motiváció, konfliktuskezelés) mérése 5 kiválasztott alkalmazott esetében 5. Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének megbeszélése 6. Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése 11/18

12 4. lépés: Problémaelemzés A megoldandó problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: a probléma rövid leírását; az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket); a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.); a probléma fontosságát jellemző adatot; egyéb jellemző információkat. Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása Jelenleg a szervezeti ábra nem tartalmaz neveket Jelenleg a szervezet nem rendelkezik kompetenciatárral, munkakörökhöz köthető kompetenciákkal A munkakörökhöz nincsenek kompetenciák rendelve A kompetenciák felmérésében nincs gyakorlata a szervezetnek A kompetenciák felmérésének és a kompetenciák értékelésének nincs szabályzata Érintett folyama t-lépés Problém a fontossá ga Problém a súlyossá ga Összes pontszá m Fontoss ági sorrend /18

13 5. lépés: Feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során és a korábban meghatározott okok megszüntetése érdekében kidolgozott javaslatainkat a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma Megoldási javaslat 1. Jelenleg a szervezeti ábra nem Szervezeti ábra kibővítése tartalmaz neveket nevekkel 2. Jelenleg a szervezet nem rendelkezik Kompetenciatár kidolgozása, kompetencia tárral, munkakörökhöz köthető kompetenciákkal szervezetre illesztése 3. A munkakörökhöz nincsenek Munkakörökhöz kompetenciák kompetenciák rendelve rendelése 4. A kompetenciák felmérésében nincs 2 kompetencia tesztelése 5-5 gyakorlata a szervezetnek munkatárssal 5. A kompetenciák felmérésének és a Szabályzat készítése a kompetenciák értékelésének nincs kompetenciák felmérésének és szabályzata nyilvántartási rendjének rögzítése érdekében 6. Döntés előkészítés: javaslatok vezetői jóváhagyatása A fejlesztési javaslatokat középvezetői és felsővezetői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza: 13/18

14 Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás Igen/nem 1. Jelenleg a szervezeti ábra Szervezeti ábra nem tartalmaz neveket kibővítése nevekkel 2. Jelenleg a szervezet nem Kompetenciatár rendelkezik kompetencia kidolgozása, szervezetre tárral, munkakörökhöz illesztése köthető kompetenciákkal 3. A munkakörökhöz Munkakörökhöz nincsenek kompetenciák kompetenciák rendelése rendelve 4. A kompetenciák 2 kompetencia tesztelése felmérésében nincs 5-5 munkatárssal gyakorlata a szervezetnek 5. A kompetenciák Szabályzat készítése a felmérésének és a kompetenciák kompetenciák felmérésének és értékelésének nincs nyilvántartási rendjének szabályzata rögzítése érdekében 14/18

15 7. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv 15/18

16 16/18

17 8. A fejlesztett folyamat indikátorai: Mérési terv A folyamat fejlesztése és mérése érdekében a következő tervet készítettük: Folyamat megnevezése: Kompetenciák felmérése A folyamat célértéke A folyamat mutatószámai (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérési terv Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága 1. Elkészült, nevekkel ellátott, frissített szervezeti ábra 1 db Futaki Lászlóné Dr. Hámori Attila SZIT április 30. Dokumentum meglétének értékelése Egyszeri 2. Kompetenciatár általános, vezetői és munkakör-specifikus kompetenciákkal 3. Munkakörhöz köthető kompetenciák táblázata Kitöltött kompetencia tesztek Szabályzat kompetencia felmérések rendjéről 1db 1db Dr. Hámori Attila Dr. Hámori Attila 10 Sándor Edit 1 db Sándor Edit Dr. Hámori Attila Dr. Hámori Attila Dr. Hámori Attila Dr. Hámori Attila SZIT SZIT SZIT SZIT április április április április 30. Dokumentum meglétének értékelése Dokumentum meglétének értékelése Dokumentum meglétének értékelése Dokumentum meglétének értékelése Egyszeri Egyszeri Egyszeri Egyszeri Teljes körűen bevezetendő feladatok Szervezeti ábra készítése munkavállalók felsorolásával (aktuális ábra készítése A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítése Egyes beosztásokhoz, munkakörcsaládokhoz rendelhető kompetenciák meghatározása 2 kompetencia (motiváció, konfliktuskezelés) mérése 5 kiválasztott alkalmazott esetében Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének megbeszélése Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének rögzítése 17/18

18 9. Folyamat állandó követése, monitorozása, a fenntarthatóság érdekében bevezetendő intézkedések A kidolgozott folyamat bevezetése, és az eredmények fenntarthatósága érdekében a következő lépéseket kívánjuk megtenni: A projektterv egyes megvalósítási lépéseinek folyamatos ellenőrzése A mérési tervben megfogalmazott indikátorok mérése Szükség esetén a PDCA ciklus szerint a módosító intézkedések megtétele A kidolgozott szabályzatban megfogalmazott értékelések megtartása A kompetenciaértékelések tapasztalatainak összegyűjtése éves ciklusokban Az értékelési folyamat állandó fejlesztése Az értékelés folyamat (tökéletes működése esetén) beillesztése a Szervezeti Működési Szabályzatba és a jövőben kidolgozandó Teljesítményértékelési rendszerbe. Mellékletek 1. Frissített, nevekkel ellátott szervezeti ábra 2. A Szegedi Ítélőtáblára szabott kompetencia tár 3. Egyes beosztásokhoz, munkakörökhöz rendelhető kompetenciák tára 4. Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének leírása 5. Példák kitöltött kompetencia tesztekre 18/18