Beszámoló a Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálásáról

Átírás

1 Beszámoló a Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálásáról Indokoltság: A tanácselnöki feljegyzések hatékonysága nem minden esetben megfelelő. Fejlesztési cél: A tanácselnöki feljegyzések rendjének részletes kidolgozása, optimalizálási standardok meghatározása. A folyamat részletes leírása (mikor kell készíteni, ki készíti, hogyan készíti). A nyilvántartás rendjének szabályozása, összefoglaló jelentések módszertanának kidolgozása. 1/20

2 Vezetői összefoglaló Tanácselnöki feljegyzések készítésének rendjének optimalizálása Az optimalizálandó folyamat kiválasztása a CAF önértékelési rendszerben megfogalmazott fejlesztendő területek figyelembevételével valamint a Kollégiumi ülések folyamatának optimalizálása című projekt első lépéseinek megtételével történt. A Folyamatoptimalizálás projekt keretében felállított fontossági sorrend szerint a tanácselnöki feljegyzések folyamata kiemelkedően fontos, így részletes fejlesztésre szorul. A fejlesztési folyamat egyes lépései a következők voltak: A folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása, a mutatók mérésének elindítása. Meghatároztuk a folyamat első és utolsó lépéseit, kapcsolódó főbb mutatószámokat, és az előzetesen meghatározható célértékeket. Folyamatfejlesztési csapat összeállítása: Megvizsgáltuk, hogy a folyamat fejlesztéséhez milyen kompetenciákkal kell rendelkezniük a csapattagoknak. Ezek alapján kialakítottuk a folyamatfejlesztésben résztvevő csapatot. A felelősségek meghatározása érdekében felelősség mátrixot készítettünk. A folyamatfejlesztési tervben pontosan meghatároztuk, miként játszik jelentős szerepet a folyamat fejlesztése a stratégiai célok megvalósításában. A folyamatábra elkészítése segített abban, hogy az egyes lépéseket teljes folyamatban elemezzük. A mérési tervünk alkalmazása során pontos képet kaptunk a folyamatunk jelenlegi állapotáról. A folyamatban rejlő veszteségek feltárását követően javaslatokat dolgoztunk ki a problémák kiküszöbölésére. A javaslatokat fontossági sorrenddel és ok-okozat diagramokkal támasztottuk alá. A javaslatok elfogadtatása után projekttervet készítettünk, és mutatókat dolgoztunk ki a fejlesztés eredményeinek mérésére. Az intézkedések fenntarthatósága érdekében nyomon követéssel kapcsolatos feladatokat is meghatároztunk. 2/20

3 A tanácselnöki feljegyzések folyamatának fejlesztése érdekében a következő lépések bevezetése mellett döntöttünk: Formanyomtatvány bevezetése a tanácselnöki feljegyzések készítéséhez Szabályzat készítése a formanyomtatvány használatáról OBH szabályzatmódosítás kezdeményezése Megbeszélések, feljegyzések módszerének, tartalmának leírása 1. lépés: Folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása A kiválasztott, fejlesztendő folyamatokkal kapcsolatos indikátorok meghatározásánál figyelembe vettük az Útmutató által ajánlott főbb mutatócsoportokat: Átfutási idő Minőségi problémák Költség Figyelembe vett hatékonysági elemek: Eredményesség, gazdaságosság Hatásosság Biztonság Fejlődés 3/20

4 A kiválasztott folyamatokra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki: Folyamat megnevezése Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Jogerős döntés Utolsó lépés: Tanácselnöki feljegyzések ismertetése bírákkal Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) A tárgyalás előkészítésétől a feljegyzések ismertetéséig tartó átfutási idő Határozat dokumentumának elkészítési ciklusideje Elkészített tanácselnöki feljegyzések száma évente Elkészítendő/elkészített szakmai anyagok, elemzések száma, időráfordítása, fő típusok szerint Előzetes célérték (kívánt mutató) nap nap db 4/20

5 2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök felelősségek meghatározása kijelölése, a projekt A folyamat fejlesztéséért felelős: dr. Kemenes István Csapattagok: Dr. Szeghő Katalin Dr. Kiss Gabriella Dr. Mányoki Zsolt Dr. Mezőlaki Erik Felelősség mátrix Lépés Folyamatok átvilágítása Fejlesztési projekt indítása Kiválasztott folyamat felmérése Indikátorok kidolgozása Folyamat állandó követése, monitorozás a Dr. Hegedű s István Dr. Kemene s István Dr. Szegh ő Katalin Dr. Kiss Gabriell a Dr. Mányok i Zsolt Dr. Mezőlak i Erik RA RA C C C C RA RA C C C C RA RA C C C C RA RA C C C C RA RA C C C C 5/20

6 Magyarázat: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló i szerepkör. C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör. 3. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk az előforduló hibákat, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat első és utolsó lépését. Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: Üzleti környezet Az intézménnyel szemben meghatározott fejlesztéspolitikai elvárás: Hogyan illeszkedik a fejlesztés a szervezet stratégiájához? Az OBH stratégiai céljaihoz való illeszkedés: Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése: Első tevékenység: Jogerős döntés. Utolsó lépés: Tanácselnöki feljegyzések megbeszélése az érintett bírákkal. a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége. 6/20

7 Probléma meghatározása Mik jelenleg a problémák a tanácselnöki feljegyzések készítésének rendjével? Fejlesztést kiváltó tényezők felsorolása, alapprobléma összefoglalása Célmeghatározás A tanácselnöki feljegyzések rendjének részletes kidolgozása, optimalizálási standardok meghatározása. A folyamat részletes leírása (mikor kell készíteni, ki készíti, hogyan készíti). A nyilvántartás rendjének szabályozása, összefoglaló jelentések módszertanának kidolgozása. Projekt terjedelmen kívül Folyamaton kívül eső elemek: Csatlakozás a CAF önértékelési területeihez valamint a teljesítménymenedzsment szervezeti egységekre lebontott céljaihoz. Megoldás generáló csapat Polgári és büntető bírákból álló csapat. 7/20

8 4. Folyamatábra készítése: A folyamat jelenlegi állapotát leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki: Szegedi Ítélőtábla Dátum: Készítette: Tanácselnöki feljegyzések készítési rendje Dokumentumok Folyamatábra Felelős Jogerős döntés Jogerős döntés Feljegyzés Tanácselnöki feljegyzés elkészítése Tanácselnök Kísérő levelek Feljegyzés megküldése a SZIT elnökének és koll. jének Tanácselnök SZIT elnöke megküldi a Törvényszékek elnökeinek SZIT elnöke A Törvényszék elnöke megküldi a Törvényszék Kollégium jének Törvényszék elnöke A Törvényszék Kollégium megküldi az érintett bíráknak Törvényszék Kollégium Feljegyzés Tanácselnöki feljegyzések megbeszélése az érintett bírákkal SZIT, Törvényszék Kollégium A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: A tanácselnöki feljegyzések vezetését az OIT Szabályzata írja elő, amelynek évi módosítása szerint az ítélőtábla tanácsának elnöke folyamatosan vezeti a törvényszéki elsőfokú bírák ítélkezési tevékenységéről készített feljegyzéseket, 8/20

9 kivéve, ha az érintett bíróság elnöke ezt minden ügyben elrendeli. A Szegedi Ítélőtábla Elnöke a 2006.El.II.B.2. szám alatt rendelkezett a tanácselnöki feljegyzések vezetésének részletes szabályairól. Eszerint a tanácselnöki feljegyzéseket az ítélőtábla mindkét kollégiumában valamennyi felülbírált ügy alapján de nem minden felülbírált ügyben kell vezetni. Az adott konkrét felülbírált ügyben feljegyzést akkor kell készíteni, ha ez az észlelt hiányosságok, fogyatékosságok miatt, vagy a kiemelkedő színvonalra, minőségre tekintettel indokolt. A tanácselnöki feljegyzéseket a polgári kollégiumban a peres ügyszám alatt lajstromozott ügyekben indokolt vezetni, de feljegyzések készíthetők a nem peres ügyekben így különösen a felszámolási, cégbírósági, valamint az egyesület, alapítvány nyilvántartási ügyekben hozott elsőfokú határozatok érdemi felül bírálata esetén is. A polgári ügyszakban az a gyakorlat alakult ki, tanácselnöki feljegyzés csak akkor készül, ha az adott konkrét üggyel kapcsolatos valamely szakmai értékelést maga az érdemi határozat nem tartalmazhat, mert a felekre nem tartozó szakmai megállapítást kell tenni. Az esetek nagy többségében azonban a másodfokon meghozott jogerős határozatok, azok indokolása az elsőfokú pervezetésről, az első fokon hozott határozat érdemi helyességéről, a bizonyítékok mérlegeléséről, a jogszabályok és joggyakorlat ismeretéről kellő mélységű értékelést tartalmaznak, ezért külön tanácselnöki feljegyzés készítése rendszerint nem indokolt. Kétségtelen, hogy e felfogás alapján kialakult gyakorlat felülvizsgálható, mivel a tanácselnöki feljegyzések száma indokolatlanul lecsökkent. A tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása érdekében ezért javasolható egy formanyomtatvány rendszeresítése, amely valamennyi peres 9/20

10 ügyben felfektethető, és amely megfelelő rovatokat tartalmaz az elsőfokú ügyintézés és döntéshozatal értékeléséhez. A rovatok lehetnek: - tárgyalás előkészítése, kitűzése - pervezetés (felek meghallgatása, bizonyítás felvétel, szakértőhöz intézett kérdések, halasztások, kényszerintézkedések) - határozat (tartalmi helyesség, szerkezet, stílus, nehézségi fok, az írásba foglalás időpontja stb.). A felfektetett formanyomtatvány kitöltésének terjedelme igazodhat az adott konkrét ügy sajátosságaihoz. A Büntető Kollégiumban a formanyomtatvány már rendszeresített, a tanácselnöki feljegyzések megfelelő számban készülnek, mert minden felülbírált érdemi döntésről valamint a problémás tanácsülésekről készül tanácselnöki feljegyzés. A már kialakult rendnek megfelelően egyebekben az ítélőtábla tanácselnökei az általuk készített és aláírt feljegyzések eredeti példányát és egy fénymásolatát évente két alkalommal (július 1. és 10. között, valamint december 10. és 20. között) átadják az ítélőtábla elnökének, aki a fénymásolt feljegyzéseket megküldi a törvényszékek elnökeinek. Az eredeti példányok az ítélőtábla irattárába kerülnek. A tanácselnökök a feljegyzések egy fénymásolt példányát havi rendszerességgel a kollégiumnek adják át, egy példányt pedig a birtokukban tartanak. A kollégium a törvényszékek kollégiumivel való egyeztetés eredményeként meghatározott időpontban, évente egy alkalommal gondoskodik a tanácselnöki feljegyzéseknek a törvényszékeken történő megvitatásáról. A tanácselnöki feljegyzések ismertetése megfelelő fórum az ítélőtábla szakmai 10/20

11 vezetése (kollégium, tanácselnökök) és a törvényszék érintett bíráinak szakmai konzultációjához. 5. lépés: Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása: Mérési terv készítése A mérési terv elkészítése során a következő szempontokat vettük figyelembe: Milyen módszerekkel mérjük, illetve gyűjtjük az adatokat; Ki végzi az adatgyűjtést és mi az adatforrás; Az adatgyűjtés mintaszámának meghatározása; Az adatgyűjtés tervezett kezdete és vége, helyszíne, érintettjei; Milyen gyakorisággal érdemes mérni a folyamat teljesítményt. A szempontok figyelembevételével a következő mérési tervek készítettük: Folyamat megnevezése: Tanácselnöki feljegyzések készítése A folyamat mutatószámai A folyamat célértéke (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérésért felelős személy neve 1. A jogerős döntéstől a tanácselnikö feljegyzés elkészítéséig 2. Elkészített tanácselnöki feljegyzések száma évente 30 nap (+/- 15 nap) (?) Tárgyalt ügyek számától függöen Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére: Jelen Tanácselnök Tanácselnök Kollégium Kollégiumi Mérés helyszíne SZIT SZIT Mérés időpontja (időszaka) március december március december 30 Mérés módja A jogerős döntés és a tanácselnök feljegyzés elkészítéséig eltelt napok száma Tanácselnök által készített feljegyzések száma évente Mérés gyakorisága Folyamatos Folyamatos 11/20

12 8. lépés: A veszteségek feltárása, problémaelemzés A veszteségek leírása, a problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: a probléma rövid leírását; az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket); a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.); a probléma fontosságát jellemző adatot; egyéb jellemző információkat. Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása A tanácselnökök munkaterhelése miatt kevés feljegyzés készül A jelenlegi szabályozás nem teszi lehetővé a harmadfokú eljárásban feljegyzés készítését, ellenben erre lenne igény (büntető) A megbeszélésekről készített feljegyzések formátuma igen eltérő Érintett folyama t-lépés Probléma fontossá ga Probléma súlyossá ga Összes pontszá m 2. lépés lépés lépés Fontossá gi sorrend Magyarázat: A fontossági sorrend felállításához a következő értékeket vettük figyelembe: Fontosság: 1 pont: nem fontos, 2 pont: átlagos súlyú, 3. pont: nagyon fontos és sürgős Súlyosság: 1 pont: Csak kis mértékben okozza a folyamat lassúságát, 2 pont: Közepesen hat a folyamatra, 3 pont: Nagyon nagy hatással van a folyamatra 12/20

13 Tanácselnöki feljegyzések készítésének fejlesztése Tanácselnöki feljegyzesek készítése 9. Veszteségek feltárása, problémaelemzés: Probléma és a gyökér-okok meghatározása: Halszálka diagram Első lépésként az ábra bal oldalán feltüntettük az okozatot, azaz azt a hibát, amelyet korábbi lépéseink során azonosítottunk. Ezek után meghatároztuk az az eljárásokra (módszer), dokumentumokra, emberekre és rendszerekre visszavezethető okokat és azok gyökér-okait. Az ábra elkészítésével pontos képet kaptunk arról, mely okok játszanak szerepet abban, hogy elemzendő folyamatunk nem teljesítő képes. Ok-okozat diagram Jelenlegi szabályozás hiánya (a szabályozás nem teszi lehetővé harmadfokú eljárásban feljegyzés készítését) Eljárások Dokumentumok Nincs formanyomtatvány Emberek Eszközök 13/20

14 Harmadfokú eljárásban nincs mód feljegyzések készítésére A feljegyzések készítésének rendje nem szabályozott Tanácselnöki feljegyzesek készítése Ok-okozat diagram OBH szabályzat rendelkezése Eljárások Dokumentumok Szabályzat hiánya Munkatársak igénye Emberek Eszközök 14/20

15 III. Kiválasztott folyamat fejlesztése A lépés során kidolgoztuk azokat a szempontokat, amelyek a fejlesztési javaslatok elkészítéséhez szükségesek. 15/20

16 6. lépés: Fejlesztési feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során meghatározott okok megszüntetése érdekében, és a folyamat optimalizálásáért optimalizálási javaslatot fogalmaztunk meg, amelyet a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma Megoldási javaslat 1. A tanácselnökök munkaterhelése Formanyomtatvány bevezetése, miatt kevés feljegyzés készül szabályzatban előírt használata 2. A jelenlegi szabályozás nem teszi lehetővé a harmadfokú eljárásban feljegyzés készítését, ellenben erre lenne igény (büntető) OBH szabályzatmódosítás 3. A megbeszélésekről készített Megbeszélések feljegyzési feljegyzések formátuma igen eltérő módszerének leírása, a módszerek egységesítése, a feljegyzések tartalmának szabályozása 7. Döntés előkészítés: Javaslatok i jóváhagyatása A fejlesztési javaslatokat középi és felsői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza: Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás Igen/nem 1. A tanácselnökök Formanyomtatvány munkaterhelése miatt bevezetése, szabályzatban kevés feljegyzés készül előírt használata 2. A jelenlegi szabályozás OBH szabályzatmódosítás nem teszi lehetővé a harmadfokú eljárásban feljegyzés készítését, ellenben erre lenne igény (büntető) 3. A megbeszélésekről Megbeszélések feljegyzéséi készített feljegyzések módszerének leírása, a formátuma igen eltérő módszerek egységesítése, a feljegyzések tartalmának szabályozása 16/20

17 8. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv 17/20

18 18/20

19 Kollégiumi ülés folyamatoptimalizálása 9. Az optimalizált folyamat visszamérése: Mérési terv Folyamat megnevezése: Tanácselnöki feljegyzések készítése: Jövő A folyamat mutatószámai A folyamat célértéke (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérésért felelős személy neve 1. A jogerős döntéstől a tanácselnikö feljegyzés elkészítéséig 2. Elkészített tanácselnöki feljegyzések száma évente 3. Tanácselnöki feljegyzésekhez formanyomtatvány elkészítése 4. Szabályzat készítése formanyomtatvány használatáról 5. OBH szabályzatmódosítási kezdeményezés (kérés) megírása 6. Megbeszélések feljegyzési módszerének, tartalmának leírása 30 nap (+/- 15 nap) (?) Tárgyalt ügyek számától függöen 1 db formanyomta tvány 1 db szabályzat Tanácselnök Tanácselnök Kollégium Kollégium Kollégium Kollégiumi Kollégfium Kollégium Mérés helyszíne SZIT SZIT SZIT SZIT 1 db kérelem SZIT elnöke SZIT elnöke SZIT 1 db leírás Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére Kollégium Kollégium SZIT Mérés időpontja (időszaka) március december március december április április április április 30. Mérés módja A jogerős döntés és a tanácselnök feljegyzés elkészítéséig eltelt napok száma Tanácselnök által készített feljegyzések száma évente A formanyomtatvány meglétének ellenőrzése A szabályzat meglétének ellenőrzése A kérelem elküldésének ellenőrzése A leírás meglétének ellenőrzése Mérés gyakorisága Folyamatos Folyamatos Egyszeri Egyszeri Egyszeri Egyszeri Vezetői tájékoztató készítése a fejlesztésről Folyamatfejlesztési terv rövid összefoglalása Alkalmazott módszertan rövid bemutatása Fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek rövid ismertetése Folyamat jelenlegi és jövő állapotának bemutatása Jövőben várható teljesítmény számszerűsítése 19/20

20 Kollégiumi ülés folyamatoptimalizálása Teljes körűen bevezetendő feladatok: Az év során a projekttervben megfogalmazott összes feladatot teljes körűen kívánjuk bevezetni. Az optimalizált folyamat eredményeinek fenntartása A folyamat nyomon követésére és az elért eredmények fenntartására vonatkozó lépések leírását a Kollégiumi ülések folyamatának optimalizálása című fejezet tartalmazza. 20/20