Beszámoló az Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése című projektben elért eredményekről

Átírás

1 Beszámoló az Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése című projektben elért eredményekről Indokoltság: Jelenleg az ügyrendek összehasonlítása a tényleges igényekkel és egymással még nem minden esetben tökéletes. Fejlesztési cél: Stratégia kidolgozása a dömpingügyek és megaügyek kezelésére, az ügyhátralék szervezeten belüli rendjének feldolgozása, helyettesítési rend kialakítása valamint készenléti és ügyleti rend kialakítása. Közös álláspont kialakítása eltérő megoldás kialakulásának megelőzésére eltérő megoldású, de azonos jogi problémák kezelésére. Minta határozatok kidolgozása azonos tartalmú dömpingügyek kezelésének felgyorsítása érdekében. 1/2 1

2 Vezetői összefoglaló Az ügyrendek, ügyviteli protokollok áttekintése, és a folyamatok jelenlegi állapotának felmérése fejlesztő csapat segítségével történt. A fejlesztésben résztvevők névsora megtalálható a jelentésben. Fontosnak tartottuk, hogy a két terület (polgári és büntető) bírái együtt vegyenek részt a foglalkozásokon, az elkészített folyamatábrák és fejlesztő javaslatok egyaránt vonatkozzanak mindkét bírói folyamatra. A következő lépéseket tettük meg a folyamat fejlesztése érdekében: 1. Folyamatok átvilágítása, értékelése: A folyamatok optimalizálásának keretében már elkészült egy fontossági sorrend a fejlesztendő projektek kidolgozása érdekében. Figyelembe vettük a CAF önértékelési rendszerben kiválasztott fejlesztendő területek sorrendjét és a pályázatban vállalt kötelezettségeket is. 2. Fejlesztési projekt indítása: Összeállt a polgári és büntető bírákból álló csapat a folyamat fejlesztése érdekében. 3. Kiválasztott folyamat felmérése, elemzése: A folyamatábra elkészítése, az egyes lépésekhez köthető dokumentumok és felelősségi körök meghatározása hosszabb időt vett igénybe, mivel mindkét folyamat esetlegesen kisebb mértékben eltér egymástól. Ennek ellenére sikerült olyan folyamatábrát készítenünk, amely mind a két bíráskodási gyakorlatot a valóságnak megfelelően ötvözi. 4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése: Meghatároztuk a folyamat gyengeségeit, a fejlesztés érdekében javaslatokat dolgoztunk ki, amelyeket közösen megvitattunk. 5. Folyamatok állandó követése, monitorozása: Az egyes javasolt lépések megtételének ellenőrzését a mérési tervünk és a részletesen kidolgozott projektterv segítik. Segítségével nyomon tudjuk követni a megvalósítás összes lépését, mérni tudjuk az eredményeket, s könnyen azonosíthatjuk hibáinkat. 2/2 1

3 A folyamat fejlesztése érdekében a következő lépések megtételét tervezzük (a projektterv szerint): Közös álláspont kialakítása eltérő megoldás kialakulásának megelőzésére eltérő megoldású, de azonos jogi problémák kezelésére Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának kezelése, az eltérő gyakorlat előfordulásának megelőzése Javaslat kidolgozása az országos szintű eltérő gyakorlat kezelésére Minta határozatok kidolgozása azonos tartalmú dömpingügyek kezelésének felgyorsítása érdekében Tanács tagjain kívüli segítség bevonása az ítélkezési folyamatba a változó erőforrásigények kezelése érdekében 3/2 1

4 A folyamat lépései 1. lépés: Folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása A kiválasztott, fejlesztendő folyamatokkal kapcsolatos indikátorok meghatározásánál figyelembe vettük az Útmutató által ajánlott főbb mutatócsoportokat: Átfutási idő Minőségi problémák Költség Figyelembe vett hatékonysági elemek: Eredményesség, gazdaságosság Hatásosság Biztonság Fejlődés A kiválasztott folyamatokra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki (ajánlás): Folyamat megnevezés e Ügyrendi ügyviteli protokoll fejlesztése és A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Lajstromozás Utolsó lépés: Határozat kézbesítése, irat átadása Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) 1. Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának éves szintű összesítése 2. Országos szinten észlelt (esetlegesen) eltérő ítélkezési Előzetes célérték (kívánt mutató) A mérés most kezdődik el. 4/2 1

5 gyakorlatok számának éves szintű összesítése 2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök kijelölése, a projekt felelősségek meghatározása. Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István Csoporttagok: Dr. Nagy Erzsébet Dr. Katona Tibor Bereckyné Dr. Lengyel Nóra Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet 5/2 1

6 Nyitott bíróságok tapasztalatainak feldolgozása Felelősség mátrix Lépés Dr. Hegedűs István Dr. Nagy Erzsébet Dr. Katona Tibor Bereckyné Dr. Lengyel Nóra Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet Folyamatok R/A C C C C átvilágítása Fejlesztési R/A C C C C projekt indítása Kiválasztott R/A C C C C folyamat felmérése Indikátorok R/A C C C C kidolgozása Folyamat R/A C C C C állandó követése, monitorozása Magyarázat: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat; C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör. 6/2 1

7 3. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk az előforduló hibákat, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat első és utolsó lépését. Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: Szervezeti környezet Az intézménnyel szemben meghatározott fejlesztéspolitikai elvárás: a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége. Probléma meghatározása Jelenleg az ügyrendek összehasonlítása a tényleges igényekkel és egymással még nem minden esetben tökéletes. Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése: A folyamat első lépése: Lajstromozás A folyamat utolsó lépése: Határozat kézbesítése, iratok átadása Projekt terjedelmen kívül A folyamatok fejlesztése összhangban áll a teljesítménymenedzsmentben meghatározott szervezeti célkitűzésekkel, és a folyamatoptimalizálás módszertanával. 7/2 1

8 Célmeghatározás Stratégia kidolgozása a dömpingügyek kezelésére, az ügyhátralék szervezeten belüli rendjének feldolgozása, helyettesítési rend kialakítása valamint készenléti és ügyleti rend kialakítása. Megoldás generáló csapat Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István Csoporttagok: Dr. Nagy Erzsébet Dr. Katona Tibor Bereckyné Dr. Lengyel Nóra Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet 4. Folyamatábra készítése: A folyamat jelenlegi állapotát leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki: 8/2 1

9 Szegedi Ítélőtábla Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Dátum: március 25. Készítette: Fejlesztő csapat Dokumentumok Folyamatábra Felelős Felterjesztett ügyirat Lajstromozás Büntető/Polgári Iroda Ügyrend, ügyelosztási rend Szignálás előtti egyeztetés Kollégiumvezető Ügyirat Szignálás Kollégiumvezető Szükség esetén tanácselnökök egyeztetése ideiglenes tanács összeállításáról Kollégiumvezető Tárgyalási napló/jegyzék Előadó kijelölése Tanácselnök Ügyirat Kitűzés előtti előkészítés Tanácselnök/előadó Tárgyalási napló/jegyzék Kitűzés tárgyalásra/tanácsülésre/ nyilvános ülésre Tanácselnök Esetleges előzetes kérdés megvitatása Tanácselnök, előadó Szükség esetén fogalmazó, titkár, ügyintéző vagy a tanács harmadik tagjának bevonása Tanácselnök Határozat Az ügy megtanácskozása Az ügy érdemi elbírálása Tanácselnök, előadó, bevont személy Tanács tagjai Írásba foglalt határozat A bevont személy (titkár, ügyintéző, 3. tag, fogalmazó) által kidolgozott részfeladatírásba foglalása Írásba foglalás Tanácselnök, előadó, bevont személy Előadó Írásba foglalt határozat Írásba foglalt határozat A határozat kiadás előtti ellenőrzése Határozat kézbesítése/iratok átadása Tanácselnök Tisztviselő/Iroda 9/2 1

10 A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: Dokumentum Lépés Felelős Felterjesztett ügyirat Lajstromozás Büntető/Polgári Iroda Ügyrend, ügyelosztási Szignálás előtti egyeztetés Kollégium vezetője rend Ügyirat Szignálás Kollégium vezetője Tanácselnökök egyeztetése Tanácselnökök, kollégium vezetői Tárgyalási Előadó kijelölése Tanácselnök napló/jegyzék Ügyirat Kitűzés előtti előkészítés Tanácselnök Tárgyalási napló/jegyzék Kitűzés tárgyalásra/tanácsülésre/nyilvános ülésre Tanácselnök Esetleges előzetes kérdés Tanácselnök, megvitatása Szükség esetén fogalmazó, titkár, ügyintéző vagy a tanács harmadik tagjának bevonása Az ügy megtanácskozása előadó Tanácselnök, előadó Tanácselnök, előadó Határozat Az ügy érdemi elbírálása Tanács tagjai A bevont személy (titkár, ügyintéző, 3. tag, fogalmazó) által Írásba foglalt határozat Írásba foglalt határozat Aláírt határozat, ügyirat kidolgozott foglalása Írásba foglalás részfeladatírásba A határozat kiadás előtti ellenőrzése Határozat kézbesítése/iratok átadása Előadó Tanácselnök Tisztviselő/Iroda 10/

11 5. lépés: Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása: Mérési terv készítése A mérési terv elkészítése során a következő szempontokat vettük figyelembe: Milyen módszerekkel mérjük, illetve gyűjtjük az adatokat; Mi a mérés pontos terjedelme; Ki végzi az adatgyűjtést és mi az adatforrás; Az adatgyűjtés mintaszámának meghatározása; Az adatgyűjtés tervezett kezdete és vége, helyszíne, érintettjei; Milyen gyakorisággal érdemes mérni a folyamat teljesítményt. A szempontok figyelembevételével a következő mérési tervet készítettük: Folyamat megnevezése: Ügyrendek, protokollok fejlesztése A folyamat célértéke (alsó és felső Folyamatért tűréshatár) felelős neve A folyamat mutatószámai Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának éves szintű összesítése Egy évben előforduló dömping és megaügyek száma Elrétő gyakorlatok száma (db/év) Dömőping és megaügyek száma (db) Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére: Jelen Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne KV KV SZIT KV KV SZIT Mérés időpontja (időszaka) március december március december 30 Mérés módja Észlelt elrétő gyakorlatok összesítése évente Észlelt elrétő gyakorlatok összesítése évente országos szinten Mérés gyakorisága Folyamatos Folyamatos 6. lépés: A veszteségek feltárása, problémaelemzés A veszteségek leírása, a problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: a probléma rövid leírását, az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket); a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.); a probléma fontosságát jellemző adatot; egyéb jellemző információkat. 11/

12 Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása Érintett folyamatlépés Probléma fontosság a Probléma súlyosság a Összes pontszám Fontosság i sorrend Azonos típusú jogi problémák eltérő megoldása az egyes tanácsok részéről Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának észlelése. Dömpingügyekben a szinte azonos tartalmú döntések nagy számban történő leírása Rutinszerű, de rendkívül időigényes feladatok jelentkezhetnek, amely az egyéb ügyek időszerű ellátását akadályozza. 8, 10, 11. lépés 2, 8, 10, 11. lépés 13. lépés lépés Magyarázat: A fontossági sorrend felállításához a következő értékeket vettük figyelembe: Fontosság: 1 pont: nem fontos, 2 pont: átlagos súlyú, 3. pont: nagyon fontos és sürgős Súlyosság: 1 pont: Csak kis mértékben okozza a folyamat lassúságát, 2 pont: Közepesen hat a folyamatra, 3 pont: Nagyon nagy hatással van a folyamatra 12/

13 7. lépés: Veszteségek feltárása, problémaelemzés és fejlesztési lehetőség elemzése: Probléma és az elsődleges okok meghatározása: Halszálka diagram Első lépésként az ábra bal oldalán feltüntettük az okozatot, azaz azt a hibát, amelyet korábbi lépéseink során azonosítottunk. Ezek után meghatároztuk az eljárásokra (módszer), dokumentumokra, emberekre és rendszerekre visszavezethető okokat és azok gyökér-okait. Az ábra elkészítésével pontos képet kaptunk arról, mely okok játszanak szerepet abban, hogy elemzendő folyamatunk nem teljesítő képes. 13/

14 Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése a fejlesztési lehetőségek feltárásával. Megaügyek kezelése Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése Beszámoló Halszálka diagram Azonos típusú jogi problémák eltérő megoldása Rutinszerű, de rendkívül Időigényes feladatok Eljárások Dömpingügyekben a szinte azonos tartalmú döntések nagy száma Országos szintű eltérés a gyakorlatban Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlata Dokumentumok Valamennyi tanács mellé titkár beosztása Emberek Eszközök 14/

15 8. lépés: Fejlesztési feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során meghatározott okok megszüntetése érdekében, és a folyamat optimalizálásáért optimalizálási javaslatot fogalmaztunk meg, amelyet a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma Megoldási javaslat 1. Azonos típusú jogi problémák eltérő Megelőzés érdekében a megoldása az egyes tanácsok kollégiumvezető vagy bármelyik részéről tanácselnök kezdeményezésére közös álláspont kialakítása az olyan kérdésben, amely az eltérő döntés lehetőségét magában hordozza. Ugyanezt az eljárást követni a már kialakult eltérő gyakorlat megszüntetése érdekében. 2. Az ítélőtábla illetékességi területén A kollégiumvezető haladéktalanul működő bíróságok (esetlegesen) jelezze az ítélőtábla álláspontját az eltérő gyakorlatának észlelése érintett törvényszék kollégiumvezetőjével illetve szükség esetén szakmai egyeztetés az adott típusú ügyeket tárgyaló bírókkal az egységes álláspont kialakítása érdekében. 3. Országos szintű eltérés a Kollégiumvezető kezdeményezze, gyakorlatban. hogy a Kúrián működő joggyakorlat- elemző csoport vizsgálja meg az adott problémát illetve, hogy a Kúria foglaljon állást 4. Dömpingügyekben a szinte azonos tartalmú döntések nagy számban történő leírása 5. Rutinszerű, de rendkívül időigényes feladatok jelentkezhetnek, amely az egyéb ügyek időszerű ellátását akadályozza. a kérdésben. Minta határozatok kidolgozása és alkalmazása. A tanács tagjain kívüli segítség bevonása (fogalmazó, titkár, ügyintéző) 15/

16 9. Döntés előkészítés: javaslatok vezetői jóváhagyatása A fejlesztési javaslatokat középvezetői és felsővezetői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza: Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás Igen/nem 1. Azonos típusú jogi Megelőzés érdekében a problémák eltérő kollégiumvezető vagy megoldása az egyes bármelyik tanácselnök tanácsok részéről kezdeményezésére közös álláspont kialakítása az olyan kérdésben, amely az eltérő döntés lehetőségét magában hordozza. Ugyanezt az eljárást követni a már kialakult eltérő gyakorlat megszüntetése érdekében. 2. Az ítélőtábla illetékességi A kollégiumvezető területén működő haladéktalanul jelezze az bíróságok (esetlegesen) ítélőtábla álláspontját az eltérő gyakorlatának érintett törvényszék észlelése kollégiumvezetőjével illetve szükség esetén szakmai egyeztetés az adott típusú ügyeket tárgyaló bírókkal az egységes álláspont kialakítása érdekében. 3. Országos szintű eltérés a Kollégiumvezető gyakorlatban. kezdeményezze, hogy a Kúrián működő joggyakorlatelemző csoport vizsgálja meg az adott problémát illetve, hogy a Kúria foglaljon állást a kérdésben. 16/

17 4. Dömpingügyekben a szinte azonos tartalmú döntések nagy számban történő leírása 5. Rutinszerű, de rendkívül időigényes feladatok jelentkezhetnek, amely az egyéb ügyek időszerű ellátását akadályozza. Minta határozatok kidolgozása és alkalmazása. A tanács tagjain kívüli segítség bevonása (fogalmazó, titkár, ügyintéző) 17/

18 10. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv 18/

19 19/

20 11. Az optimalizált folyamat visszamérése: Mérési terv Folyamat megnevezése: Ügyrendek, protokollok fejlesztése A folyamat célértéke (alsó és felső Folyamatért tűréshatár) felelős neve A folyamat mutatószámai Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának éves szintű összesítése Egy évben előforduló dömping és megaügyek száma Kidolgozott "minta határozatok" száma Elrétő gyakorlatok száma (db/év) Dömőping és megaügyek száma (db) Mérési terv: Optimalizált folyamat mérésére: Jelen Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne KV KV SZIT KV KV SZIT db/év KV KV SZIT Mérés időpontja (időszaka) március december március december március december 30 Mérés módja Észlelt elrétő gyakorlatok összesítése évente Észlelt elrétő gyakorlatok összesítése évente országos szinten Kidolgozott "minta intézkedések" számának meghatározása éves szinten Mérés gyakorisága Folyamatos Folyamatos Folyamatos Tanács tagjain kívül segítségként bevont személyek (fogalmazó, titkár, ügyintéző) száma évente db/év KV KV SZIT március december 30 Bevont személyek száma Folyamatos Vezetői tájékoztató készítése a fejlesztésről Folyamatfejlesztési terv rövid összefoglalása Alkalmazott módszertan rövid bemutatása Fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek rövid ismertetése Folyamat jelenlegi és jövő állapotának bemutatása Jövőben várható teljesítmény számszerűsítése 20/

21 Teljes körűen bevezetendő feladatok: Közös álláspont kialakítása eltérő megoldás kialakulásának megelőzésére eltérő megoldású, de azonos jogi problémák kezelésére Az ítélőtábla illetékességi területén működő bíróságok (esetlegesen) eltérő gyakorlatának kezelése, az eltérő gyakorlat előfordulásának megelőzése Javaslat kidolgozása az országos szintű eltérő gyakorlat kezelésére Minta határozatok kidolgozása azonos tartalmú dömpingügyek kezelésének felgyorsítása érdekében Tanács tagjain kívüli segítség bevonása az ítélkezési folyamatba a változó erőforrásigények kezelése érdekében Az optimalizált folyamatot a javító intézkedések bevezetése után is állandóan nyomon kell követni. A PDCA ciklus segítségével követni kell az egyes lépések bevezetését, a hatékonyság alakulását. Be kell avatkozni, ha egy lépés nem hozza meg a megfelelő eredményt. Az optimalizált folyamat mutatóit állandóan mérni kell, a mérési eredményeket össze kell hasonlítani a célértékekkel. A folyamat fejlesztése után dokumentálni kell az elért eredményeket, s a fejlesztési munkában résztvevőket folyamatosan tájékoztatni kell az eredményekről. 12. Folyamat állandó követése, monitorozása A folyamatok állandó követését biztosító folyamatjellemzők, feltételek: projekt terv megléte, felelősök kijelölése megtörtént. /