Vezetői beszámoló Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ÁROP hivatali szervezetfejlesztésről

Átírás

1 Vezetői beszámoló Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ÁROP hivatali szervezetfejlesztésről Kerekegyháza Város Képviselő-testületének május 26-i ülésére Saád Tamás, Dr. Peredi Katalin

2 Szervezetfejlesztési projekt Az ÁROP-1.A.2/A pályázat Kerekegyháza Város Önkormányzata számára szervezetfejlesztési és tanácsadási munkák elkészíttetésére biztosított forrást. A projekt célja Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti-működési hatékonyságának, eredményességének, átláthatóságának, az állampolgárokkal, civil szervezetekkel való kapcsolatának javítása. 2

3 A projektszervezet felépítése Projekt Felügyelő Bizottság 3 Ügyrendi, Önkormányzati, Ifjúsági és Közművelődési Bizottság elnöke Polgármester AAM kapcsolattartó Projektvezetés Projektvezető Vincze Miklós Operatív vezető Dr. Peredi Katalin Önkormányzat oldali projektcsapat Projekt koordinátor Belső minőségbiztosító HR szakmai vezető Pénzügyi szakmai vezető Vállalkozó oldali projektcsapat AAM Szakértők Minőségbiztosító Saád Tamás (AAM) AAMTech Informatikai szakmai vezető

4 Vállalt indikátorok 4 Mutató neve Kiinduló érték Kumulált érték Bevont partnerek száma Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Átalakított szervezeten belüli eljárások száma Ügyfél elégedettség növelés 15 15

5 Hogyan dolgoztunk? 5 1. fázis: Projekt előkészítés 2. fázis: Projekt megvalósítás 3. fázis: Projekt zárás Felmérés, dokumentumok tanulmányozása, adatkérés, interjúk, workshopok Tervezés, megvalósítás, egyeztetés Anyagátadás, Véleményezés

6 1. Érintett működési terület azonosítása 2. Külső és belső szabályozási környezet vizsgálata 3.Interjúk 4. Műhelymunka 5. Helyzetelemzési dokumentum összeállítása Helyzetelemzés 6 Ügyfélszolgálati folyamat felmérése Kérdőíves formában ügyfél elégedettségi vizsgálat Rendeletalkotási folyamat felmérése A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció felmérése A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok felmérése A szervezeti szintű teljesítményértékelési és mérési eszközök működésének felmérése A kockázatkezelés jelenlegi működésének felmérése A költségvetés előkészítési folyamatának felmérése A stratégiai tervek jelenlegi gondozási folyamatának felmérése Információáramlás folyamatának felmérése az önkormányzat és intézmények között A szervezet projektmenedzsment tudásának felmérése 58 pontból álló probléma és javaslat lista 16 db interjú 64 oldalas helyzetelemző dokumentum

7 Folyamatfejlesztés 7 1. Fejlesztési javaslat kidolgozása 2. Műhelymunka 3. Részletes fejlesztési javaslatok elkészítése 4. Megvalósítási akcióterv kidolgozása Ügyfélszolgálati folyamat Rendeletalkotás folyamata A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció A civil szervezetekkel történő információáramlás jelenlegi folyamatainak, eszközeinek, az információ átadási pontok A költségvetés előkészítési folyamata A stratégiai tervek gondozási folyamata Információáramlás folyamata z önkormányzat és intézmények között 5. Fejlesztési javaslatok és megvalósítási akcióterv vezetői véleményeztetése, bemutatása

8 Ügyfélszolgálati folyamat 8 Személyes kapcsolat, fizikai elérhetőség Felmérés + Workshop + Akcióterv Időfoglalás, ügyfélirányítás Hagyományos, hivatali ügyfélszolgálat

9 Rendeletalkotási folyamat optimalizálása 9 Workshop Akcióterv Teljesítmény mutatók kialakítása SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok Rövid, közérthető szöveges ismertető a rendeletalkotási folyamatról Hatásvizsgálati és adminisztratív teher mérési sablon

10 A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés, koordináció 10 Workshop Javaslat szervezet átalakítására Szervezeti kontex diagram SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok Javaslat a pályázatos fájl struktúrára Egyszerűsített projektmódszertan

11 A civil szervezetekkel történő információáramlás 11 Civil szervezetek feltérképezése Civil szervezetek nyilvántartásának elkészítése Stakeholder elemzés Tájékoztatási roadmap készítése Panaszkezelési szabályzat készítése A civil szervezetekhez kapcsolódó űrlapok gépesítése

12 A STRATÉGIAI TERVEZÉS, A KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉS ÉS ELFOGADÁS, A STRATÉGIAI TERVEZÉS ÉS ÉVES KÖLTSÉGVETÉS ÖSSZEKAPCSOLÁSA, A STRATÉGIAI TERVEK GONDOZÁSA FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE 12 Workshop Stratégiai tervezési tábla készítése Teljesítmény mutatók kialakítása SzMSz, Ügyrend módosítási javaslatok Stratégiai tervezési folyamat kialakítása Javaslat a stratégiai dokumentum tartalmára

13 Információáramlás folyamata az önkormányzat és intézmények között 13 Workshop űrlapok gépesítése, és a hivatali folyamatokba történő beillesztése Teljesítmény mutatók kialakítása

14 SZMSZ, Ügyrend, munkaköri leírások áttekintése TER 2 szoftver 14 Oktatások Munkaköri leírás minta egyeztetése, véglegesítése Teljesítményértékelési támogatása Asszisztált kérdőíves lekérdezés Kérdőívek feldolgozása Ismertetés a dolgozókkal, aláírás Vezetői egyeztetés Rögzítés az adatbázisban

15 TER2 szoftver A TER2 szoftver segítségével tevékenység elemzés, új munkaköri leírások, különös tekintettel a FEUVE rendszer működésbe iktatására, a kockázatkezelési-, együttműködési és koordináció felelősségek és kötelezettségek munkaköri leírásokban történő rögzítése munkaköri leírásokba illesztése Teljesítményértékelési rendszer kiépítése, ezen belül az egyéni és szervezeti szintű teljesítmény-értékelési rendszer kiépítése főre munkakörelemzés 33 db új munkaköri Felhasználói kézikönyv 2 fő oktatása a teljes rendszerhasználatra Teljesítményértékelési rendszer kiépítése 5 fő oktatása a teljesítmény értékelési rendszer használatára

16 Kockázatkezelés rendjének kialakítása Kockázatkezelési szabályzat javaslat, nyilvántartás és gépesített űrlapok kialakítása 16 Workshop Kockázatkezelési szabályzat kialakítása Kockázati nyilvántartás kialakítása Gépesített űrlapok kialakítása

17 Ügyfél elégedettség mérés 17 A projekt végén ismételt elégedettségi vizsgálat Vezetői összefoglaló a két mérés eredményeiről Ügyfél elégedettség eljárásrend

18 Köszönöm a figyelmet!