Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre.

Átírás

1 Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre. A következôkben bemutatásra kerül, hogyan lehet beállítani a Virtualoso postafiókot az Outlook 2007-es programban, Windows XP alatt. 1. Elôször lépjünk a Startmenü > vezérlôpult > posta ikonra. Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre 1

2 2. Ezt követôen a profilok megjelenítésére lesz szükségünk. 3. Látható, hogy már létezik két profil, avagy postafiók beállítva. 4. A hozzáadás gombbal vegyünk fel egy új profilt, vagy postafiókot. 5. A rádiógombos kérdést igény szerint állítsuk be. Amennyiben még van akár 1-2 hónapig párhuzamosan használt postafiók, akkor érdemes a rákérdezés választani. Ha már csak a Virtuloso -el rendelkezünk, akkor használhatjuk az új profillal az indítást. 6. Adjunk egy szabadon választható nevet az új profilnak. Javasoljuk a Virtualoso nevet, hogy jól meg lehessen különböztetni a többi meglévôtôl. Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre 2

3 7. Írjuk be a névhez a felhasználónevünket, ami mindig xy@xy alakú. 8. Írjuk be címünket is, majd adjuk meg kétszer az adminisztrátor által kiosztott jelszót is. 9. Lépjünk tovább. 10. Ilyenkor kezdôdik a rendszer beállítása. 11. Fontos megjegyezni, hogy ez a beállítás akár több percet is igénybe vehet, érdemes türelemmel várni. 12. Mihelyst a rendszer felismerte postafiókunkat, újra bekéri jelszavunkat. 13. Fogadjuk is el OK-val. 14. Az elôzô pár lépés sikeres végrehajtása után a postafiókunkat sikerült beállítani. 15. Fejezzük be a mûveletet. Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre 3

4 1. Elôször indítsuk is el az Outlookot programot! Amennyiben a folyamat elején a rádiógombbal azt állítottuk be, hogy rákérdezzen melyik profillal induljon az Outlook, akkor minden indításkor ezt képet kell látnunk. Itt kiválasztjuk a Virtualoso t. Fontos tudni, hogy 2 Exchange alapú postafiók csak ilyen módon lehet az Outlook programban különkülön belépéssel. Viszont egy Exchange alapú postafiók jól megfér egy POP3 vagy IMAP postafiókkal (pl.: fre , gmail stb.) Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre 4

5 2. Az Outlook indulásakor minden alkalommal kér felhasználónevet és jelszót a biztonságos bejelentkezés miatt. Ne feledjük, hogy a felhasználónév sosem az címünk, hanem xy@xy alakú. Microsoft Outlook 2007 beállítása Virtualoso levelezésre 5

6 Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre. A következôkben bemutatásra kerül, hogyan lehet beállítani a Virtualoso postafiókot az Outlook 2003-as programban, Windows XP alatt. 1. Elôször lépjünk a Startmenü > vezérlôpult > posta ikonra. Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 6

7 2. Ezt követôen a profilok megjelenítésére lesz szükségünk. 3. Látható, hogy már létezik két profil, avagy postafiók beállítva. 4. A hozzáadás gombbal vegyünk fel egy új profilt, vagy postafiókot. 5. A rádiógombos kérdést igény szerint állítsuk be. Amennyiben még van akár 1-2 hónapig párhuzamosan használt postafiók, akkor érdemes a rákérdezés választani. Ha már csak a Virtuloso -el rendelkezünk, akkor használhatjuk az új profillal az indítást. 6. Adjunk egy szabadon választható nevet az új profilnak. Javasoljuk a Virtualoso nevet, hogy jól meg lehessen különböztetni a többi meglévôtôl. Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 7

8 7. A felugró ablakban válasszuk az Új fiók hozzáadása pontot, majd lépjünk tovább. 8. Válasszuk ki a Microsoft Exchange rádiógombot, majd lépjünk tovább. 9. Adjuk meg a képen látható kiszolgáló nevet az elsô mezôben, ügyeljünk a pontos megadásra. Jelöljük be az alatta található négyzetet. 10. Adjuk meg a felhasználónevet, aminek formája minden esetben xy@xy. Fontos megemlíteni, hogy nincsen pont elôtti és utáni részben sem! 11. Kattintsunk a további beállításokra. Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 8

9 10. Egy hibaüzenetet kapunk a következô képernyôn, azt fogadjuk el OK-val. 11. A következô felugró ablaknál nyomjuk meg a mégse gombot. 12. Ekkor feljön egy újabb ablak, ahol a kapcsolatok fület kell kiválasztani a felsô menüsorból. Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 9

10 13. Jelöljük be az alsó részen az Outlook bárhol esetén a négyzetet, majd lépjünk az Exchange proxybeállításai gombra. 14. Adjuk meg a felsô mezôben a virtualoso- .hu címet. 15. Jelöljük be a csak SSL használatával csatlakozzon négyzetet, majd alatta a gyors és a lassú hálózat esetén sorokat. 16. A legördülô menüben válasszuk az egyszerû hitelesítést. 17. A csatolt képernyôt kell látnunk! Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 10

11 18. Fogadjuk el az OK gombbal a változásokat, majd kattintsunk a Névellenôrzés gombra. 19. Felugrik egy ablak, ami felhasználónevet és jelszót kér. 20. Felhasználó névnek adjuk meg az adminisztrátor által kiosztott xy@xy formájú nevet, jelszónak a kiosztott jelszót. Fontos tudni, hogy minden felhasználónak csak 1 jelszót kellmegjegyezni! Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 11

12 21. Amennyiben az elôzôekben mindent helyesen csináltunk, akkor a feltûntetett ábrát kell látnunk, azaz mind a két mezôben aláhúzott szöveget. Ez az aláhúzás jelzi, hogy azonosította a rendszer a postafiókunkat. 22. Kattintsunk a tovább gombra! 23. Kattintsunk a Befejezés gombra. 24. Ettôl a pillanattól kezdve sikeresen beállításra került a postafiók az Outlook programban. Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 12

13 1. Elôször indítsuk is el az Outlookot programot! Amennyiben a folyamat elején a rádiógombbal azt állítottuk be, hogy rákérdezzen melyik profillal induljon az Outlook, akkor minden indításkor ezt képet kell látnunk. Itt kiválasztjuk a Virtualoso t. Fontos tudni, hogy 2 Exchange alapú postafiók csak ilyen módon lehet az Outlook programban különkülön belépéssel. Viszont egy Exchange alapú postafiók jól megfér egy POP3 vagy IMAP postafiókkal (pl.: fre , gmail stb.) Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 13

14 2. Az Outlook indulásakor minden alkalommal kér felhasználónevet és jelszót a biztonságos bejelentkezés miatt. Ne feledjük, hogy a felhasználónév sosem az címünk, hanem xy@xy alakú. Microsoft Outlook 2003 beállítása Virtualoso levelezésre 14

15 Érintôképernyôs Windows Mobile készülék beállítása Virtualoso levelezésre 1. Válasszuk ki az ActiveSync-et a fômenüben. 2. Állítsuk be a szinkronizációt. 3. Adjuk meg (teljes) címünket, de ne jelöljük be az automatikus észlelést. 4. A kiszolgáló címe: virtualoso- .hu, jelöljük be az SSL kapcsolatot. 5. Adjuk meg a felhasználónevet (xy@xy) formában, és jelszavunkat. 6. Fogadjuk el a biztonsági házirendet. 7. Állítsuk be, hogy mit szeretnénk szinkronizálni. Javasoljuk az összeset! 8. Helyes beállítások esetén sikerrel járunk. Érintôképernyôs Windows Mobile készülék beállítása Virtualoso levelezésre 15

16 iphone beállítása Virtualoso levelezésre 1. Válasszuk ki a fômenüben a beállításokat (settings). 2. Válasszuk ki a mail, kontaktok és kalendárium menüt. 3. Add account vagy fiók hozzáadása menüt válasszuk ki. 4. Válasszuk a Microsoft Exchange típust. 5. A felugró mezôket kell kitölteni 6. következôképpen. A username a felhasználónevet jelenti (xy@xy formában). 7. Válasszuk ki, mit szeretnénk szinkronizálni. Javasoljuk az összeset! iphone beállítása Virtualoso levelezésre 16

17 Outlook Web Access (OWA) használata 1. Röviden nézzük meg, milyen egyszerû bármilyen internetre kapcsolódott géppel megnézni postaládánkat, naptárunkat vagy céges címjegyzékünket. 2. Nyissuk meg az Internet Explorer böngészôt, majd gépeljük be: Fontos, hogy https-t írjunk, ez nyújtja a biztonságos elérést. Outlook Web Access (OWA) használata 17

18 3. Válasszuk ki a rádiógombbal a számunkra megfelelô beállítást. 4. Adjuk meg felhasználónevünket és jelszavunkat. 5. A felhasználónév nem címünk, hanem xy@xy alakú. 6. Ezután jelentkezzünk be. Outlook Web Access (OWA) használata 18

19 Outlook Web Access (OWA) használata A naptár Az Outlook programhoz hasonlóan, az OWA-ban is egyszerûen lehet kezelni a naptárat. 1. Szervezzünk például egy megbeszélést kedden ra. 2. Ehhez a as soron kétszer kattintunk az egérrel. Outlook Web Access (OWA) használata 19

20 3. Megjelenik egy új Explorer ablak vagy fül. 4. Írjuk be a tárgyat, a találkozó helyét, illetve a meghívó szövegét. 5. A kezdés és a befejezés automatikusan megjelenik. Automata emlékeztetô is beállítható, továbbá megadható, hogy irodai vagy irodától távoli esemény lesz. 7. Lépjünk az ütemezési segédletre. Outlook Web Access (OWA) használata 20

21 8. A bal oldali hasábba írjuk a meghívandó belsô kollégákat vagy akár külsô partnerek címét. A belsô kollégák elérhetôsége látszódni fog. Ütközés esetén keressen új idôpontot. 9. Az ikonsor félkör ikonjával tud akár naponta, hetente, havonta ismétlôdô eseményt felvenni. 10. A színes tábla ikonnal tud színekkel kategorizálni (szakmai, magán, külsô stb.) 11. Küldjük el a meghívót. Outlook Web Access (OWA) használata 21

22 12. A meghívó a saját naptárunkban és a meghívottak naptárjában is megjelent. A címzettek esetében el lehet fogadni, feltételesen elfogadni, vagy visszautasítani a meghívást. Minderrôl értesítést kapunk. Outlook Web Access (OWA) használata 22

23 Outlook Web Access (OWA) használata Névjegyek, feladatok 1. Nézzük meg a bal menüben a névjegyalbumot. A középsô hasábban találjuk saját személyes névjegyeinket, amiket csak mi láthatunk. Akár részletekbe menô adatokkal is fel lehet tölteni az albumot. Igény esetén meg lehet osztani albumunkat más kollégákkal. Outlook Web Access (OWA) használata 23

24 Outlook Web Access (OWA) használata Házon kívüli üzenet beállítása Gyakran csak késôn jut eszünkbe, hogy az irodában elfelejtettük beállítani a házon kívüli automatikus üzenetet. Mindez megtehetjük a tengerpartról is egy kávézóból. 1. Lépjünk a beállítások linkre Outlook Web Access (OWA) használata 24

25 Beállítható külön házon kívüli üzenet mind a belsô kollégáknak, mind a külsô partnereknek. A belsô kollégáknak személyesebb, a partnereknek akár hivatalosabb üzenet. Ráadásul elôre beállíthatjuk mikor távozunk el, mikor érünk vissza, így nem felejtjük el be és kikapcsolni. Outlook Web Access (OWA) használata 25

26 Outlook 2007 használati esetek Általános és levélküldés 1. Ezen a képen látható, az Outlook 2007 hatékony felépítése. 2. A bal hasábban találhatóak a klasszikus mappák, mint például a bejövô, kimenô és szemetes mappák. 3. A bal hasáb alján találhatóak a gyors gombok a naptárhoz, névjegyekhez és a feladatokhoz. 4. Balról a 2. oszlopban láthatóak listázva a levelek beállított színes kategóriákkal, zászlócskákkal, félkövérrel az olvasatlan levelek. 5. Balról a 3. oszlop maga a levél, státusz információval. 6. A jobb oldali oszlop tartalmazza a közvetlenül következô naptári eseményeket, és a feladatokat prioritási sorrendben. 7. A képernyô bal alsó sarkán épp egy levél érkezik, így akármilyen programban vagyunk, nem mulasztjuk el einket. 8. A programban végrehajtott bármilyen változás (levélküldés, naptárbejegyzés, névjegy felvétel) szinkronban van a mobil készülékkel és az OWA-val is.. Outlook 2007 használati esetek 26

27 9. Tegyük fel, hogy éppen levélírás közben vagyunk. Nem, Szükséges egyenként begépelni kollégáink címét mivel megjelenik a teljes céges címjegyzék, esetünkben 8 személy Ebbôl a címjegyzékbôl könnyen kiválaszthatjuk például Kovács Kingát, majd a címzett vagy itt a másolatot kap gombra kattintunk. 11. A levél automatikusan megcímzésre kerül! Outlook 2007 használati esetek 27

28 Outlook 2007 használati esetek Keresés. priorizálás és kategorizálás Az Outlook 2007 egyik új funkciója az indexált keresés. Lényege, hogy a gép üres idejében indexálja a leveleket, hogy a kereséskor már csak az eredményt kelljen megmutatnia. Ez rendkívül gyors keresést eredményez. A példában olyan levelet keresünk, amit Olasz kolléga küldött, és szerepel benne valahol a sajtó szó. Outlook 2007 használati esetek 28

29 Priorizálás emlékeztetôvel együtt alkalmazható, hasonlóan az OWA-hoz. 1. Állítsunk be egy emlékeztetôt a legutolsó levelünkhöz mivel tegyük fel, hogy nem tudunk most foglalkozni vele de fontos lesz késôbb elintézni. Outlook 2007 használati esetek 29

30 2. Állítsuk be a képen látható adatokat, majd nyomjunk OK-t. Outlook 2007 használati esetek 30

31 A beérkezett levelek között az adott levélnél megjelenik a piros zászlócska a csengôvel együtt így már vizuálisan is kiemelkedik levelünk. Outlook 2007 használati esetek 31

32 ...majd a megadott idôpontban, akár napokkal késôbb, jön a felugró ablak az emlékeztetôvel. Ha éppen nincsen bekapcsolva gépünk, akkor sem kell aggódni, mivel az elsô bekapcsoláskor figyelmeztetést kapunk! A beérkezett levelek között az adott levélnél megjelenik a piros zászlócska a csengôvel együtt így már vizuálisan is kiemelkedik levelünk. Ez a funkció OWA-n keresztül is mûködik! Outlook 2007 használati esetek 32

33 Adhatunk kategóriákat is leveleinknek, amiket színes négyzetek jelölnek. A képen látható, hogy a narancs kategóriát mi testre szabtuk, informális céges esemény névvel. Ez akkor hasznos, ha külön kategóriákat hozunk létre, ezzel egy pillantásra láthatjuk levelünk típusát. Ez a funkció OWA-n keresztül is mûködik Outlook 2007 használati esetek 33

34 Outlook 2007 használati esetek Naptár Céges naptárunkat tetszetôs formában nézhetjük meg. Könnyen áttekinthetôen megjelennek az egyes megbeszélések. Az ábrán naranccsal jelölve a külsô partner rendezvények, sárgával az osztályon belüli megbeszélések és zölddel az osztályközi egyeztetések. A program felugró ablakkal figyelmeztet a megbeszélés elôtt például 15 perccel! Megbeszélés az OWA-hoz hasonlóan hívható össze! Outlook 2007 használati esetek 34

35 Outlook 2007 használati esetek Feladatok 1. Nézzük meg a feladatok sort a bal oldali menüben. Jól láthatóak feladataink idôrendi prioritásban, a megfelelô zászlókkal és kategóriákkal. A piros sorok az elmulasztott, határidôre nem teljesített feladatokat jelölik. Outlook 2007 használati esetek 35

36 A feladatok megnézhetôek részletesebb nézetben is. Látható például, hogy hány %-os készültségben van és mi az állapota. Outlook 2007 használati esetek 36

37 A feladatok idôrendben, Gant diagram szerûen is megjeleníthetôk. Ebben a nézetben jól látható eloszlásuk. Fontos megemlíteni, hogy a feladatok funkció OWA-ban is megtalálható! Outlook 2007 használati esetek 37

38 Outlook 2007 használati esetek Adatfájl készítése 1. Készítsünk most egy adatfájlt. Erre akkor lehet szükségünk, ha például le akarjuk menteni gépünkre egy fájlban levelezésünket. Ez például akkor fordulhat elô, ha a régi levelezôrendszerrôl akarjuk átköltöztetni leveleinket a másikra, vagy kezd betelni postafiókunk 500MB-os vagy 1GB-os területe. Outlook 2007 használati esetek 38

39 2. Válasszuk az elsô opciót. Outlook 2007 használati esetek 39

40 3. Adjunk a felugró ablakban egy beszédes nevet fájlunknak, és jegyezzük meg hová helyezzük a gépen! Outlook 2007 használati esetek 40

41 4. Most megadhatjuk, mi jelenjen meg az adatfájl neveként a bal oldali hasábban is. Akár jelszóval is elláthatjuk az adatfájlt, hogy ahhoz csak az illetékesek férhessenek hozzá. Outlook 2007 használati esetek 41

42 Az adatfájl elkészülte után megjelenik a fastruktúrában. Fontos megjegyezni, hogy a felsô pár sor a szerveren lévô adatokat mutatja. A nyíllal jelölt sortól az adatfájl viszont már azokat az adatokat, leveleket, jeleníti meg, amelyek a saját gépen vannak egyetlen fájlban! Outlook 2007 használati esetek 42

43 5. Amennyiben helyet akarunk felszabadítani a szerverrôl, akkor jelöljük ki az adott leveleket, Outlook 2007 használati esetek 43

44 6. majd bal egérgombbal húzzuk át az imént létrehozott adatfájlba. Innentôl fogva a levelek már csak a számítógépen lesznek meg! Outlook 2007 használati esetek 44