Elektronikus ügyintézés, üzletvitel

Átírás

1 Készült a Phare HU program támogatásával A felnőttoktatás és az élethosszig tartó tanulás lehetőségeinek javítása Rózsa Tünde Készült a Phare HU számú Vállalkozások felhasználó-orientált informatikai humánerőforrás-fejlesztése pályázat keretében Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék

2

3 Vállalkozások felhasználó-orientált informatikai humánerőforrás-fejlesztése című program Rózsa Tünde DE ATC AVK, Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, 2004

4 Szerző: Rózsa Tünde Lektor: Herdon Miklós DE ATC AVK, Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, 2004 ISBN Első kiadás A kiadvány szerzői jogvédelem alatt áll. A kiadványt, illetve annak részeit másolni, reprodukálni, adatrögzítő rendszerben tárolni bármilyen formában és bármilyen eszközzel elektronikus úton vagy más módon a kiadó és a szerzők előzetes írásbeli engedélye nélkül tilos. Kiadó: Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék Debrecen, március

5 Tartalomjegyzék 1. Hogyan adjuk el termékeinket az elektronikus piacon? Honlap létrehozás, céginformációk közzététele Elektronikus katalógus készítése, érdeklődök adatainak gyűjtése, ügyfél-kapcsolatok ápolása, vevők keresése Különböző szolgáltatások bevezetése, vevők megtartása illetve újabb vevők szerzése érdekében Vállalkozáson belüli ügyintézés Elektronikus kapcsolat a vállalkozáson belül Mindennapos használat, lehetőségek felvázolása (levelezőrendszer, naptár program, információs rendszer keretén belül) Elektronikus jogtárak, adatbázisok használata Meglévő adatbázisok, jogtárak használata Cd-n elérhető adatbázisok, jogtárak, gyűjtemények használata Interneten elérhető adatbázisok, joggyűjtemények használata Saját adatbázis, jog-gyűjtemény, űrlapgyűjtemény létrehozása és használata Ügyfélkapcsolat Szállító kapcsolatok kiépítése és karbantartása Szállítók felkutatása az Internet segítségével Kapcsolatfelvétel, elektronikus kapcsolatkiépítés Honlap bővítési lehetőségei a szállítókat érdeklő információkkal, szállítók versenyeztetése Banki kapcsolatok Kutassuk fel a megfelelő bankot Banki kapcsolat felvétel Napi feladatok (utalás, inkasszó, egyenleg lekérdezés, betét lekötés, feloldás) különböző bankok esetén Biztosítótársaságok felkutatása és a kínált lehetőségek megismerése Elektronikus kapcsolat a közigazgatási és államigazgatási szervekkel Önkormányzatok Adóhivatalok APEH VPOP Minisztériumok Egyéb hatóság

6 1. Hogyan adjuk el termékeinket az elektronikus piacon? A vállalkozások dinamikus fejlődésének elsődleges követelménye, hogy növelje a profitot amiről a vállalkozás később vagy előbb eldönti, hogy a továbbfejlesztésre vagy osztalékfizetésre fordítja. Egy fejlődő vállalkozás érdekeit a minél nagyobb profit szolgálja, amit elsősorban a piaci lehetőségek minél legszélesebb körű kihasználása gyarapíthat. Sokan felfedezték az Internet elterjedésével, hogy e kommunikációs közeg használata segítheti a vásárlók körét. Igaz, hogy a vásárlók egy vállalkozás legfontosabb partnerei, de közel sem az egyetlenek, akiknek érdemes kiemelt figyelmet szentelni. Az elektronikus kommunikáció képes felgyorsítani a vállalkozások reakcióidejét legyen szó akár a vevőkkel, szállítókkal, belső munkatársakkal vagy a hatóságokkal való kapcsolatról. Az első fejezet a vállalkozás honlapjának létrehozásáról, az azon közzétehető információkról, a vevőkapcsolatokról, a CRM vagyis ügyfélkapcsolati rendszerről, valamint vevőcsalogató módszerekről szól Honlap létrehozás, céginformációk közzététele A Office programcsomag hamar bevonult a köztudatba és a vállalkozások mindennapi életében. Ma már mindennapos használatban van legalább a Word szövegszerkesztő és a EXCEL táblázatkezelő rendszere. A hasonló felépítésű rendszerek, igaz különböző célnak való megfeleltetéssel gyorsa terjednek. A FrontPage a webhely tervezők és fejlesztők számára biztosít eszközöket dinamikus webhelyek gyors és egyszerű megalkotásának céljából. A FrontPage ban előre gyártott mintákat, elrendezési opciókat, és parancsnyelvi megoldásokat használhatunk, melyek segítségével könnyen létrehozhatunk egy egyszerű interaktivitású oldalt vagy továbbfejleszthetünk egy bonyolultabb, előugró menükkel is megtűzdelt oldalt. A program menüpontjainak felépítése, valamint a kezelőfelülete hasonló az Office család többi termékéhez, ezért erre nem térünk ki. A következő részben megtaláljuk a FrontPage 2003 néhány alkalmazását, annak leírását valamint gyakorlati megvalósítását. Elrendezés eszközök: Elrendezés táblázat eszközök: Elrendezésünknek képpont pontosságú vezérlést biztosíthatunk. A FrontPage 2003 speciális eszköztárat kínál, mellyel elrendezést segítő táblázatokat tudunk létrehozni és formálni. A táblázatok, melyeket ezen eszközök használatára hoztak létre, minden böngészővel funkcionálnak. Használjuk az Automatikus nyújtást, hogy elkerüljük az oszlopok vagy sorok torzulását, amikor a weblapot eltérő körülmények között használjuk, például más böngészővel vagy más méretű ablakban. Javíthatunk a weblap megjelenésén a sarkok lekerekítésével, árnyékokkal, szegélyekkel és más eszközökkel. Használjuk az Elrendezés táblázatok és Cellák funkciót elrendezés táblázatok beillesztéséhez, mellyel számos elrendezési stílus közül választhatunk. Rajzolhatunk is elrendezés táblázatot a táblázat rajzoló ceruza segítségével. Az Elrendezés táblázatok és Cellák munkaablak: Tervező nézetben lépjünk a Táblázat menüre, és válasszuk az Elrendezés táblázatok és Cellák menüpontot az Elrendezés táblázatok és Cellák munkaablak megnyitásához. Az elrendezés táblázat sablon alkalmazása: 2

7 Az Elrendezés táblázatok és Cellák munkaablakban lépjünk az Elrendezés kiválasztása opcióra, és gördítsük le az elrendezés táblázat sablonokat. A dokumentumhoz illesztéshez kattintsunk egy sablonra. A Táblázat Rajzoló eszköz: Tervező nézetben lépjünk a Táblázat menüre, és válasszuk ki a Táblázat rajzolása menüpontot a Táblázat eszköz megtekintéséhez. Vagy kattintsunk a Nézet menüre, és válasszuk az Eszköztárak menüpontot, majd kattintsunk a Táblázatra. Lépjünk a Táblázat rajzolása ikonra (a táblázat rajzoló ceruzára). Használjuk a táblázat rajzoló ceruzát egy másik táblázat rajzolásához egy adott elrendezésű lapon belül Dinamikus websablonok: A FrontPage 2003 az előző verziókhoz képest további támogatásokat nyújt gazdagabb webhely sablonok létrehozásához. Összeállíthatunk többrészes sablonokat is, melyek mindegyike több területet tartalmaz, majd alkalmazhatjuk ezeket a webhely lapjain. Amikor egy sablonhoz kapcsolódó lapot szerkesztünk, a felhasználót megóvhatjuk a sablonból átkerült részek megváltoztatásától. Ha frissítjük a sablonfájlt, a sablonhoz kapcsolódó változtatásokat automatikusan továbbítja a lapokhoz. Ha a megszerkesztendő területek megváltoztak a sablonon, arra is használhatjuk a FrontPage 2003-at, hogy feltérképezzük a területeket. Ezen kívül a websablonok szintaktikailag kompatibilisek a Macromedia Dreamweaver 4-ben található sablonokkal, így könnyen átvihetjük Dreamweaver webhelyünket a FrontPage 2003-ba vagy ugyanazon a webhelyen együtt dolgozhatunk Macromedia Dreamweaver felhasználókkal is. Sablon alkalmazása új webhelyhez: A Fájl menüben kattintsunk az Uj menüpontra. Az Új weblap vagy webhely munkaablakban, az Üres Websablonok alatt válasszunk a Webhelysablonok közül.a Webhely sablonok párbeszédpanelen kattintsunk a megfelelő sablonra. Dinamikus sablon alkalmazása új laphoz: A Formátum menüben lépjünk a Dinamikus websablon menüpontra, majd kattintsunk a Dinamikus websablon csatolása parancsra. Tervezés-idejű rétegek A FrontPage 2003 támogatja a tervezés-idejű rétegekhez. Segítségükkel sokkal könnyebbé válik a munka a többrészes felületekkel, így mindegyik ugyanazon a felületen helyezkedik el és a futtatás idején a kódok láthatóvá válnak. Teljes vezérlést biztosít a réteg létrehozásához, elhelyezéséhez és megjelenéséhez. Egyszerű a DHTML parancseszközök használata is a FrontPage 2003-ban, melyekkel parancsokat írhatunk a futtatáskor a képek megjelenésének beállításához és olyan kifinomult vizuális hatások eléréséhez, mint például a kiterjesztő menük. (A Beszúrás menüben válasszuk a Rétegek menüpontot). Weblap szabályok és elrendezés rács A tervezés és elhelyezés pontosságát megkönnyítik az elhelyezés vezérlők, mint például a lapvonalzók és a háttér elrendezési rács. (A Nézet menüben kattintsunk a Vonalzók és Rácsok menüpontra. Válasszuk a Rács megjelenítése vagy a Vonalzó megjelenítése opciókat.) Elrendezés ellenőrzése Az elrendezés eszköz igénybe vételével automatikusan azonosíthatjuk az elrendezés táblázatot. Teljes vezérlésünk alatt tarthatjuk az elrendezést feltáró alkalmazásokat, be- és kikapcsolhatjuk az elrendezés táblázat eszközöket egy adott táblázathoz, vagy teljesen kikapcsolhatjuk ezt az alkalmazást, hogy manuálisan vezéreljük az elrendezés eszközöket. 3

8 Tervező nézetben, a Táblázat menüben válasszuk a Táblázat Tulajdonságai menüpontot, és a megjelenő listán válasszuk a Táblázat opciót. Jelöljük be, vagy töröljük az Elrendezés eszközök igénybe vétele vagy az Elrendezés eszközök automatikus megjelenítése a tábla tartalmához igazítva opciók melletti jelölőnégyzetet. Kép másolása Másodpéldányt készíthetünk az oldal elrendezéséről egy kép elhelyezésével arról, hogy hogyan is szeretnénk az oldalt megjeleníteni, amikor befejeztük a munkát a Tervező nézetben. Ez segít akkor, amikor oldalunk elkészítésékor egy művészi interpretációból dolgozunk. Változtassuk a fedőképességet, és használjuk segítségként a háttér képet új weboldalunk tartalmának megalkotásakor. A Kép Előrajzolás alkalmazása: A Nézet menüben lépjünk a Kép másolása menüpontra, és válasszuk a Kialakít opciót. Gépeljük be a file nevét a File neve ablakba, vagy kattintsunk a Keresés gombra. A Fedőképesség, csúszka mozgatása opcióval hozzáigazíthatjuk a kép lefedettségét a kívánt szinthez. A Kép Előrajzoló áthelyezése: A Nézet menüben lépjünk a Kép Átrajzolás menüpontra és válasszuk a Kialakít opciót. Kattintsunk a Tiszta kép opcióra és nyomjuk meg az OK gombot. Továbbfejlesztett témák Mivel a FrontPage 2003 a CSS (cascading style sheets) parancsnyelvet használja az eddig használt HTML helyett, a témák alkalmazásakor a fájlok kisebbek, átláthatóbbak lettek és könnyebb azokat vezérelni és módosítani. Az előző verzióban előforduló HTML témák használhatóak a FrontPage 2003-ban is. A Formátum menüben válasszuk a Téma menüpontot. A Téma munkaablakban a Téma alkalmazása alatt nézzük végig a rendelkezésre álló témákat. Egy téma kiválasztásához kattintsunk a téma miniatűrjére, és a legördülő menüjéből válasszuk az Alkalmazás a kiválasztott lap(ok)hoz opciót. Továbbfejlesztett munkakörnyezet és nagyobb tervező felület A FrontPage 2003 központosítja a web vezérlőket és a teljes webhelyről ad panoráma nézetet azért, hogy még könnyebbé tegye a webhely készítését és frissítését. Ezen kívül a nagyobb tervezési felületen kevesebbet kell görgetni. Grafikai eszközök: Továbbfejlesztett grafikai segédek Munka a más alkalmazásokból átvett grafikákkal most egyszerűbb, mint a korábbiakban bármikor. Új kezelői felületek és alapértelmezett viselkedések vetítik előre, hogy mi fog történni, amikor képeket importálunk a webhelyre, és milyen viselkedés várható, amikor importált képeket szerkesztünk. Ez segít a képek megjelenítésének és elmentésének hatékonyabb vezérlésében. Kattintsunk a képre, hogy megjelenítsük a kép szegélyeit. Kattintsunk a kép szegélyére és az egeret húzva nyújtsuk vagy zsugorítsuk. A megjelenő Intelligens címke legördülő menü használatával válasszunk a Csak a méret attribútumok módosítása vagy az Új mintatvétel a kép méretének megfelelően opciók közül, hogy a grafika módosítását végrehajtsuk. Többfunkciós szerkesztő konfiguráció Válasszuk ki, melyik szerkesztőt használjuk a felület bizonyos részeinek szerkesztéséhez. Például, ha.gif kiterjesztésű fájlokat használunk, melyek közül néhány fotó, néhányuk pedig diagram, akkor a fotók szerkesztéséhez használhatjuk az Adobe PhotoShop-ot, míg a diagramokhoz a Microsoft Office Vision programot. Ezeket a fájl szerkesztése közben automatikusan 4

9 kiválaszthatjuk. Az Eszközök menüben kattintsunk az Opciók menüpontra. Az Opciók párbeszédpanelen kattintsunk a Konfigurációs szerkesztők fülre. Macromedia Flash tartalom hozzáadása A Macromedia Flash tartalom beillesztése a webhelyre egyszerű: csak be kell húzni azt a munkaterületre. A FrontPage 2003 tartalmaz egy párbeszédpanelt, amely segítségével beállíthatjuk a Flash animáció tulajdonságait, miután kétszer az animációra kattintottunk. A FrontPage 2003 a parancsíró funkcióval segít a parancsnyelvi Flash objektumok létrehozásában is. A Beszúrás menü Kép menüpontjára lépve kattintsunk a Flash opcióra. Kompatibilitási eszközök: Böngésző és felbontás összehangolás Használjunk testreszabott böngésző- és felbontás beállításokat vagy nézzük meg, hogyan fog kinézni weblapunk egyes böngésző típusok és felbontások különböző kombinációiban úgy, hogy az eredményként kapott nézeteket egy ablakban egyszerre áttekinthetjük. Egy meghatározott böngésző méret megcélzása: a Nézet menüben lépjünk a Lapméret menüpontra és válasszuk ki a kívánt böngésző méretet. A nézethez szürke szegélyek rajzolódnak ki, ha a megcélzott méret kisebb, mint a rendelkezésre álló hely, és pont vonal jelenik meg ott, ahol az első képernyő véget ér. Megtekintés böngészővel: a Fájl menüben lépjünk a Megtekintés böngészővel menüpontra. Válasszunk a böngészők közül, vagy válasszunk az összetett böngészők közül különböző ablakméreteket megjelölve. A böngésző listák teljes mértékben testre szabhatók. A böngésző kompatibilitás testreszabása: az Eszközök menüben lépjünk a Böngésző kompatibilitás menüpontra. Kattintsunk a Változtatás opcióra. Az Elkészítés párbeszédpanelen állítsuk be a kívánt beállításokat a cél böngésző(k)höz. Kattintsunk az OK gombra, hogy bezárjuk a Engedélyező/Szerző párbeszédpanelt. Kattintsunk az Ellenőrzés gombra, hogy leellenőrizzük a böngésző kompatibilitását. A tartalomszűrés: Válasszunk tartalomszűrési irányelveket melyeket követni akarunk és hogy javaslatokat kapjunk. A tartalomszűrési javaslatok egy listában tűnnek fel és oda-vissza léphetünk a lista és a webhely között a tartalomszűrési irányelvek betartása érdekében. Az Eszközök menüben válasszuk az Elérhetőség menüpontot. Az Opciók ellenőrzése alatt válasszuk ki a kívánt opciókat. Kattintsunk az Ellenőrzés gombra. Feladatok Tervezzenek weboldalt, melyen a saját vállalkozásukat mutatják be. A megtervezett weboldalt valósítsák meg a rendelkezésre álló fejlesztési környezetben. (Gyakorlaton FrontPage, önálló munkaként lehet más fejlesztői környezet is.) A megvalósított weboldalt a csoport elemezze és az elfogadott javaslatokkal egészítsék ki az elkészített változatot Elektronikus katalógus készítése, érdeklődök adatainak gyűjtése, ügyfél-kapcsolatok ápolása, vevők keresése A vállalkozási tevékenység fontos része, a termék előállítás, vagy szolgáltatás teljesítésén felül, a vevőkkel való megfelelő kapcsolattartás. Fontos, hogy ismerjük meg a vevőinket és a számunkra illetve a vevő számára fontos eseményeket, tényeket, kéréseket valamilyen integrált formába öntsük, segítve ezáltal a vállalkozás többi alkalmazottjának munkáját is. Ha már létrehoztunk egy Web oldalt melyen a vállalkozás bemutatása megtörtént, bővíthetjük ezt, a látogatók számának figyelése mellett a vállalkozás termékeinek vagy szolgáltatásinak bemutatásával, vagyis egy elektronikus termékkatalógussal. Egy termékkatalógus azon kívül, hogy tartalmazza a termékek megnevezését, valamilyen nyilvántartási számot és az árat, tartalmazhat egy 5

10 rövid leírást az adott termékről vagy szolgáltatásról és szemléltetésként néhány képet is. Fontos a vevők számára a fizetési és szállítási feltételek ismertetése is. A felsorolt néhány példán keresztül elemezzük az egyes cégek elektronikus katalógusait, mely cégek egyrészt webáruházak közül, másrészt hagyományos kereskedelemmel foglalkozó vállalkozások közül kerültek kiválasztásra Az oldalak elemzését követően észrevehettük, hogy mindegyik vállalkozás fontosnak tartja a vevőinek megismerését, melyekről ismereteket a regisztráció alapján gyűjt. Elektronikus boltot nem csupán saját erőforrás és infrastruktúra igénybevételével hozhatunk létre, hanem vannak e célra szakosodott vállalkozások is: A vevőkkel kitöltendő űrlapoknál figyelembe kell venni a következőket: Soha ne tegyünk fel túl sok kérdést. Példák Az alapvető azonosító adatokat kérdezzük meg. Hogy hívják, mi a foglalkozása, mi az elérhetősége, mi a hobbija, stb. A vevőkapcsolatokat nem elég kialakítani, ápolni is kell őket. Elsősorban fontos, hogy ha egy üzenő ablakot vezetünk be és azonosítani tudjuk a vevőket akkor az üzenetekre válaszoljunk. E- mail címek alapján keressük meg őket rendszeresen ajánlva újabb és újabb akciókat és termékeket Különböző szolgáltatások bevezetése, vevők megtartása illetve újabb vevők szerzése érdekében Az eredményes értékesítés minden vállalkozás számára elengedhetetlen a siker érdekében legyen az kis, vagy nagy, szolgáltató vagy kerekedő. Az egyre szigorodó előírások miatt is és a vevők későbbi visszatérése miatt is fontos, hogy a vásárlási folyamat ne érjen véget a termék átadással valamint az ellenérték kifizetéssel. A mai értelembe használt ügyfélszolgálat tehát fontos része a vállalkozási tevékenységnek. A modern ügyfélszolgálat keretén belül azonban szembe kell néznünk néhány fontos kihívással: Termékünk vagy szolgáltatásunk hordozzon értéket 6

11 Csökkenjen az ügyfélszolgálat fenntartási költsége Hangsúlyt kell fektetni az ügyfelek támogatására Az ügyfelek, elsősorban a vevők, nem csak egy terméket szeretnének megvásárolni tőlünk, hanem bizonyos esetekben a mellékszolgáltatás is fontos szempont. Például, ha valaki megvásárol egy számítógépet és fogalma sincs arról hogyan kellene összeszerelni az egyes részeit joggal várja el, hogy legalább telefonon valaki segítsen neki. Nem is beszélve egy számítógépes információs rendszer bevezetéséről, ahol a bevezetési fázison túl is igényelhető a napi kapcsolattartás. A vásárlást követő események azonban gyakran befolyásolják a vevő céghez való viszonyát. Egy kaliforniai felmérés szerint a azok a vásárlók akiknek felmerülő panaszait sikeresen orvosolták 82%-ban ismét vásárolnak az adott helyről, azok közül pedig akik semmilyen panasszal nem éltek, csupán 37%-uk vásárol újra 1. Ily módon tehát a megfelelő reagálással az elégedetlen vevőből is lehet visszatérő ügyfél. Az Internet birtokában képesek vagyunk az ügyfeleinknek temérdek információt felajánlani, melyből tetszés szerint válogathatnak, de segítségével az általunk összeállított célzott információkkal is elláthatjuk őket. Az Internetes információszolgáltatás lényeges eleme, hogy nincs záróra. A Prudential Securiteies ( virtuális fiókja volt az első olyan teljes körű bróker szolgáltatást nyújtó weboldal, mely az ügyfelek számára hétfőtől vasárnapig a nap 24 órájában működött. De hogyan üzemeltethet egy kis vállalkozás valamilyen elektronikus ügyfélkezelő rendszert? Számos kisvállalat felismerte, hogy a felmerülő kérdések és problémák néhány alapvető téma és kérdés köré összpontosulnak. Ha ezek a fájlok valamely Weboldalon keresztül elérhetők akkor az ügyfelek, vevők nagyvalószínűséggel választ kapnak a problémáikra. Így az ügyfelek azonnali információhoz jutnak és a vállalat költsége is redukálódik. Az ügyfélszolgálati rendszer kialakításának első lépése a csatolások kialakítása. A vállalkozások jellegétől függően átgondolásra vár mindazon információs területek feltárása melyet a vevőink, ügyfeleink számára hozzáférhetővé szeretnénk tenni. Pl: egy Internet banki szolgáltatás üzemeltetése nehezen képzelhető el anélkül, hogy az ügyfél ne tudja megnézni a saját számlája egyenlegét, vagy a számlán történő mozgásokat, vagy egy Internet biztosítói szolgáltatást végző vállalat esetén a biztosított ne lássa, hogy a díjat befizette-e vagy sem. Természetesen ezen szolgáltatások bevezetésénél gondoskodni kell, hogy a megfelelő biztonsági intézkedésekről. Az Automatizálás a következő lépés, miután a csatlakozásokat kialakították. A folyamat egyes, vagy csoportos ügyfelekhez kötődik és feltérképezi, milyen információkra van szükségük a mindennapi munkához, és ezen információkat az információ szükséglet fellépése pillanatában valamilyen jelszó birtokában letölthetik. Pl.: Egy repülőgépet gyártó vállalat kezelési útmutatójának problémája, melyet több száz példányban küldenek szét, naponta. Egy Automatizálási folyamat révén ez letölthető lehet a vásárló számára a nap bármely percében. Ezen fázis költségkímélő jellege pénzben mérhető. A csatolások kialakítása és az automatizálás problémájának megoldása után beszéljünk a testre szabott szolgáltatásról. A testre szabott szolgáltatások kialakítása során két nagy csoportot különböztethetünk meg, akik számára ezen szolgáltatás elérhető. Az első csoport a cég belső munkatársaiból áll, a második a cég ügyfeleiből. Úgy kell kialakítanunk a hozzáférhető információk körét, hogy mindenki a számára fontos információt meglelje, viszont ne árasszuk el se a vállalkozás belső munkatársait se az ügyfeleit a számukra értéktelen ismeretekkel, hisz ez hátráltatja a hatékonyságot. Ezen probléma megoldása nem könnyű, főleg az ügyfelekre való tekintettel, hisz míg a belső munkatársakról viszonylag könnyű eldönteni, hogy milyen információk segítik a munkáját, ez legtöbbször a munkaköri leírásból következhet, addig az ügyfeleket megismerni nagyon nehéz. Erre használhatók az ügyfél levelei, beszélgetések, vásárlások és nem utolsó sorban a 1 Forrás: Wally Bock-Jeff Senné(1998): Jövedelmező Internet.Bagolyvár kiadó, Budapest. 7

12 kérdőíves felmérések. De ezzel még nincs vége hisz az ismereteket, valamilyen adatbázis rendszer segítségével kezelhető formába kell önteni. 1 Minden vállalkozás legfőbb célja minél nagyobb profit 2 elérése. Ennek érdekében két fontos lépést tehet: költségeket csökkent, bevételt növel. A költségcsökkenés problémáját az előbbiekben tárgyaltuk. Bevétel növekedés csak úgy érhető el, hogy a meglévő vevőink többet vásárolnak, vagy új vevőket hódítunk. Ahhoz hogy minél szélesebb körben ismerjék meg a vállalkozást az Internet nyújtotta technológiai eszköz használat célravezető választás lehet. A cégismertető első lépcsője a honlapra találás: Cégek különböző taktikákat választanak a honlap címének ismerté tétele érdekében. A lehetőségek a következők lehetnek: Találó név választás, utaljon cégnévre, de ha a cégnév ismeretlen, akkor érdemes a tevékenységre utaló nevet is lefoglalni. A név reklámozása más médián keresztül: újság, magazin, tv, rádió Reklámozás Interneten keresztül: (keresőrendszerek, Internet szolgáltatók, szakmai szervezetek honlapjain elhelyezett linkek) Ha már a honlapunkra találtak a leendő új ügyfelek, olyan információkkal kell ellátni, hogy vissza is térjenek. Megtehetjük ezt például, bonusz szoftverek, képek letöltési lehetőségének biztosításával, rendszerezett információszolgáltatással a termékekről szolgáltatásokról. Ezen lehetőségek viszont nagyon profil függőek és az adott vállalkozás stratégiai kérdései, ezért nehéz általánosan megfogalmazni a teendőket, viszont megpróbáljuk néhány példán kersztül bemutatni: Egy könyvkerekedés esetén csalogató lehet például kiadványok elektronikus formába történő értékesítése mely nem csak költségeket takarít meg hanem a lelkes környezetvédőket is megnyerheti. Vannak kiadó vállalatok, akik lehetővé teszik egyes könyvek ingyenes letöltését ) Egy szoftverkereskedő vonzóbbá teheti weboldalát játékprogramok, ingyenes egyéb szoftverek letöltésével. Egy ingatlanforgalmazó weboldala tartalmazhat egy ingatlan árbecslő programot ami a helytől és az ingatlan nagyságától függően felbecsüli az ingatlan árát. 1 Forrás: Wally Bock-Jeff Senné(1998): Jövedelmező Internet.Bagolyvár kiadó, Budapest. 2 Profit olyan értelemben, hogy a kitűzött célok minél magasabb fokú teljesítése váljon lehetővé. Egy gazdasági társaság esetén ez pénzt, fejlődést jelent, de egy alapítvány esetén jelentheti az alapcél magasabb fokú teljesítését. 8

13 2. Vállalkozáson belüli ügyintézés Még egy kis vállalkozáson belül is előfordul, hogy az egyes munkatársak a megszerzett információkat nem osztják meg egymással, nem rögzítik sem papírra, sem elektronikusan, ami később viták alapja lehet. Ennek persze sok esetben az időhiány az oka amit a technológia sajnos nem tud megoldani, viszont egy jó naptár bevezetésével sok gond orvosolható Elektronikus kapcsolat a vállalkozáson belül. E fejezeten belül az Office rendszer Outlook programjával ismerkedünk meg. Ez nem egy integrált vállalati tevékenységet elősegítő rendszer viszont naptára kiválóan alkalmas megjegyzések, találkozók nyilvántartására, valamint levelezésre is amennyiben a vállalkozásnál több számítógép van üzemben és ezek Internet hozzáférése megoldott. Ha viszont a vállalkozásnál egy van, megoldható a bejegyzések mellé tett névre utaló megjegyzéssel is az azonosítás kérdése Mindennapos használat, lehetőségek felvázolása (levelezőrendszer, naptár program, információs rendszer keretén belül). 1 Az Outlook 2003 olyan integrált alkalmazás, amelynek segítségével kezelheti és rendezheti e- mail üzeneteit, ütemezéseit, feladatait, feljegyzéseit, valamint kapcsolattartói és egyéb adatait. Az Outlook 2003 újításai lehetővé teszik, hogy a kommunikáció kezelését, a munka szervezését és a többi felhasználóval való együttműködést egy helyen végezze el. Az adatok megfelelő szervezésével időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat. Jellemzők: Az összes üzenet egy helyen történő kezelése: A különböző fiókokba (munkahelyi, személyes vagy webes (például MSN Hotmail ) fiókba) érkező üzeneteket egy helyen fogadhatja, illetve ugyanitt küldhet is üzenetet. Kevesebb nyomtatás, több olvasás: Az Outlook 2003 segítségével a hosszú üzeneteket is egyszerűen és kényelmesen olvashatja el a képernyőn. Az olvasóablak a képernyő jobb oldalán található, és az eddigi tartalom kétszeresét képes megjeleníteni, így az üzenetek elolvasásához kevesebbet kell görgetni az ablakot. Az üzenetek gyorsabb keresése: Ha az üzeneteket dátum, méret, témakör, tárgy, fontosság vagy egyéb feltétel szerint csoportosítja, a kívánt üzenetet egyszerűbben megkeresheti, és ezzel időt takaríthat meg. A Beérkezett üzenetek mappa rendezése: A teendőket tartalmazó üzeneteket ezentúl nem kell a Beérkezett üzenetek mappában tárolnia. Ha a fontos vagy sürgősen megválaszolandó üzeneteket jelölővel látja el, bármelyik mappában egyszerűen megtalálhatja. Az üzenetek automatikus rendezése és az emlékeztetők: A továbbfejlesztett szabályok és figyelmeztetések a beállításoknak megfelelően rendezik a beérkező üzeneteket, és szükség esetén (például feladatok esedékességekor és értekezletek kezdetekor) automatikusan figyelmeztetést küldenek. Az üzenetek egyszerű keresése: A gyakran használt keresések eredményét keresési mappaként mentheti, így azokat nem kell minden alkalommal ismét futtatni. A keresési mappák segítségével a fontos üzeneteket automatikusan összekapcsolhatja, de ehhez nem kell őket áthelyezni. 1 Outlook 2003 help 9

14 A Névjegyalbum, a Naptár és a Feladatok egyszerű elérése: Az új navigációs ablakban (vagy a menüsor Indítás gombjára kattintva) elérheti a névjegyeket, a naptárat, a feladatokat, a mappákat, a parancsikonokat és a naplót, valamint megkeresheti az üzenetekhez, a találkozók ütemezéséhez és a projektek befejezéséhez szükséges információt. Az Outlook segítségével megkaphatja a szükséges információkat, a feleslegeseket pedig kiszűrheti, így hatékonyan dolgozhat. A levélszemét kiszűrése: Az új szűrő segítségével kiszűrheti a kéretlen üzeneteket, így azok nem árasztják el a Beérkezett üzenetek mappát. További információért olvassa el a következő témakört: A kéretlen mellékletek kiszűrése: Az Outlook 2003 kiszűri azokat az üzeneteket és fájlokat, amelyek nem a megbízható küldők listáján található személytől származnak, így a kéretlen mellékletek és a nagyméretű fájlok nem foglalnak el túl sok helyet a lemezen. Az üzenet ellenőrzése és jóváhagyása után az Outlook letölti az egész üzenetet és a fájlt. Az üzenet elolvasása a kapcsolattól függetlenül: Az új gyorsítótáras Exchange üzemmód segítségével a üzeneteket és egyéb adatokat letöltheti a számítógépre, így a munkát a hálózat hibája esetén is folytathatja. Az üzemmód használatához Microsoft Exchange kiszolgálóhoz kell kapcsolódnia. A kapcsolat sebessége: Adja meg, hogy gyors vagy lassú kapcsolattal rendelkezik-e, illetve az Outlook segítségével állapítsa meg. Az Outlook ennek megfelelően állítja be a működését (a hálózat sebessége alapján dönti el, hogy a teljes üzenetet megjelenítse-e, vagy csak az előnézetét). Adatok egyszerű keresése: Az adatok kereséséhez nem kell kilépnie az üzenetből, mert az új kutatási munkaablakban az információkat elektronikus szótárakban, lexikonokban és kutatási webhelyeken keresheti, majd azokat felhasználhatja az Outlook üzeneteiben. A kutatási munkaablak egyes szolgáltatásai csak akkor működnek, ha a számítógép kapcsolódik az internethez. Munkatársaival hatékonyan együttműködhet, és közben a fontos vállalati adatokat megvédheti az illetéktelen felhasználástól. Azonnali kommunikáció: Ha meg szeretné tudni, hogy egy adott személy csatlakozik-e az azonnali üzenetküldéshez, nem kell kilépnie az Outlook programból. Az azonnali üzenetküldést az Outlook üzeneteiből, a Névjegyalbumból, a naptárból és az Outlook egyéb helyeiről is egyszerűen kezdeményezheti. A bizalmas adatok közzétételének szabályozása: Ha azt szeretné, hogy az elküldött adatokat a címzettek ne továbbíthassák, másolhassák és nyomtathassák, a tartalomvédelmi szolgáltatás (IRM) segítségével védje a fontos adatokat tartalmazó üzeneteket. Lejárati dátumot is megadhat az üzenethez, amely után az nem tekinthető meg és más művelet sem végezhető rajta. A tartalomvédelmi szolgáltatás használatához Microsoft Windows Server 2003 rendszerre van szükség, és a jogkezelő összetevőnek telepítve kell lennie a számítógépen. Megjegyzés: A Microsoft Office Professional Edition 2003 verziója esetében az Outlook programban létrehozhat a tartalomvédelmi szolgáltatás által védett üzeneteket, és a többi felhasználónak engedélyt adhat az üzenetek eléréséhez és módosításához. Ezenkívül az Ön által létrehozott üzenetekhez a tartalomvédelmi szolgáltatás által védett házirendsablont is rendelhet. A Microsoft Office Standard Edition 2003 programban elolvashatja a szolgáltatás által védett üzeneteket, és a megfelelő engedélyek birtokában módosíthatja is azokat. Hatékonyabb együttműködés: Mentse az üzenet mellékleteit a megosztott munkaterületre, ahol a csoport többi tagja letöltheti a legújabb verziót, fájlokat adhat be és vehet ki, továbbá mentheti a feladatlistákat, a kapcsolódó fájlokat, a hivatkozásokat és a taglistákat. Azt is megállapíthatja, hogy a csoport tagjai kapcsolódnak-e a rendszerhez, és az azonnali üzenetküldés segítségével üzenetet is küldhet nekik. A megosztott munkaterületek használatához Windows Server 2003 rendszerre van 10

15 szükség, és a Microsoft Windows SharePoint Services szolgáltatásnak telepítve kell lennie a számítógépen. Kevesebb idő az ütemezésekhez: A csoportok megosztott naptárát az Outlook programból érheti el, és a szükséges naptárak egymás mellé helyezésével az értekezletek ütemezését egyszerűbben és gyorsabban végezheti el. Megtekintheti saját munka- és személyes naptárait, a Windows SharePoint Services naptárait, illetve más személyekét, akik engedélyt adtak Önnek a megtekintéshez. A csoportnaptárak megosztásához Windows Server 2003 rendszerre van szükség, és a Windows SharePoint Services szolgáltatásnak telepítve kell lennie a számítógépen. Mobil felhasználás: Ha tábla-pc-vel rendelkezik, a szabadkézi elem és a toll beviteli eszköz segítségével az üzeneteket saját kézírásával is rögzítheti. Feljegyzéseket készíthet személyes használatra, vagy elküldheti azokat másoknak. Gyakorlat: Gyakorlati példákon keresztül ismerjük meg az Outlook programot. Hozzunk létre egy Outlook adatfájlt a Mappa névvel. Töltsük fel az adatfájl elemeit. Mentsük el, valamelyik hálózati meghajtóra. Nyissunk meg egy másik Outlook adatfájlt, amit a hálózati meghajtón találunk. Hajtsunk végre módosításokat benne, bővítsük a címjegyzékét, vigyünk fel egy találkozót, stb. majd mentsük újra Elektronikus jogtárak, adatbázisok használata Minden cégnek érdeke, hogy a számára fontos jogszabályokat, rendeletek, állásfoglalásokat megismerjék és a gyakorlatban alkalmazzák. Egy vállalkozásnak több lehetősége a megfelelő joganyag feltárásához és összegyűjtéséhez. Az első és manapság a legfontosabbnak valamint nem utolsó sorban bizonyítóerejűnek tekintenek az a Közlönyök kiadott kötetei, a könyv formában megjelent kiadványok. Jellemzőjük, hogy a változásokat csak új kiadvány megvétele után tekinthetjük meg, drágák és nem utolsó sorban nehéz bennük a számunkra meghatározó információt, a ránk vonatkozó passzusokat megkeresni. Ezért fontos lenne felismerni az új kommunikációs és információs csatornák nyújtotta lehetőségeket. Visszatérve a joganyagok témakörére a vállalkozás az alábbi lehetőségek közül választhat: Cd-n elérhető jogszabály gyűjtemény beszerzése. Előnye: általában tematikus rendben tartalmazza a feldolgozandó joganyagot, könnyebb a keresés, létezik teljesebb változat ami tartalmazza a teljes jogszabály gyűjteményt, különböző állásfoglalásokkal tarkítva, olcsóbb mint a papíralapú adathordozó. Interneten elérhető jogszabályok begyűjtése. Előnye: könnyen juthatunk friss információkról, általában láthatjuk, az utolsó módosítás dátumát, könnyű a keresés adott jogszabályon belül, a felkeresett oldalon még találhatunk számunkra értékes információkat. A fenti két lehetőség kombinálható oly módon, hogy egy megvásárolt CD-s jogszabálygyűjteményt az Interneten keresztül frissíthetünk, ezáltal jutva hozzá az időközbeni változásokhoz Meglévő adatbázisok, jogtárak használata E fejezeten belül kitérünk a néhány nevezetesen három CD-s jogszabály gyűjtemény használatára, pontosabban az UNIO KFT által forgalmazott Magyar Törvénytár, a HVG által forgalmazott ADÓ és TB jogszabálygyűjtemény, valamint a KJK KERSZŐV CD Jogtár és CD Cégszabályozás alkalmazások ismertetésére. Továbbá megvizsgáljuk a közigazgatási szervek, 11

16 minisztériumok, gazdasági társaságok és nem utolsó sorban társadalmi szervezetek által üzemeltetett hálózatokon fellelhető jogszabályokat Cd-n elérhető adatbázisok, jogtárak, gyűjtemények használata. Magyar Törvénytár 1 A Magyar Törvénytár tartalmazza az 1872 után kiadott összes joganyagot, jogi szakértők által hatályosított formában. A joganyagoknak nem csak a CD-ROM zárásakor hatályos állapota, hanem korábbi időállapotai is megtalálhatóak a lemezen. A MAGYAR TÖRVÉNYTÁR két alapvető részből áll: a jogszabályokat, kapcsolódó anyagokat és iratmintákat tartalmazó adatbázisokból és az adatbázisokban való keresést, és a megtalált jogszabályok megjelenítését biztosító programból. A programrendszer által biztosított legfontosabb szolgáltatások a következők: Megadott feltételek szerinti keresések egy adott időpontban (év, hó, nap) a jogszabályok főcímeiben, az egyes jogszabályokban található címekben, a joganyag teljes szövegében, a joganyagban található lábjegyzetekben, a jogszabályokhoz tartozó tárgyszavakban A talált dokumentumok megjelenítése Jogszabály csoport kijelölése szűkített keresések céljából Az egyes jogszabályokban szereplő lábjegyzetek megtekintése Kikeresett lábjegyzetekhez tartozó jogszabályok megtekintése Kikeresett tárgyszavakhoz tartozó jogszabályok megtekintése Hivatkozott és hivatkozó jogszabályok előhívása A lábjegyzeteket és a jogszabályban előforduló alcímek jegyzékét a megjelenített jogszabályszövegből érheti el. A gyűjteményből előkereshetők mindazok a jogszabályok, amelyek szövegükben hivatkoznak egy már kiválasztott joganyagra. A program telepítése rendkívül egyszerű, és időben is takarékos, mindegy két-három percet vesz igénybe, amennyiben az adatbázist a CD-ről használjuk. A telepítés a CD-n lévő WINTELEP.EXE utasítással, vagy erre az állományra való kattintással indul. A telepítést követően a számítógépén futó Windows-tól függően a "Programkezelő" (a nem magyar válátozatnál: "Program Manager") ablakban, vagy a "Start" menü "Programok" csoportjában megtalálhatja a "WinMTT 4.0" programcsoportját. A program elindítása után először a CD lezárási dátumát és a program verzió számát tartalmazó információs ablak jelenik meg. 1 Magyar Törvénytár súgó 12

17 Miután ezt a Rendben nyomógomb megnyomásával eltünteti, az Adatbázis kijelölése ablak jelenik meg, ahol azt az adatbázist válassza ki, amelyben a keresést elsőként végezni kívánja. Attól függően, hogy a kiválasztott adatbázis tartalmazza-e a benne levő dokumentumok korábbi időállapotait vagy sem, időgépes vagy nem időgépes adatbázisról beszélünk. Időgépes adatbázis választása esetén a következő ablak az Időgép beállítása, ahol megadhatja azt az időpontot (év, hónap,nap), amikor a kiválasztott adatbázis dokumentumainak szövegállapotára kíváncsi. A következő ablak a Tartalomjegyzék, amely csak akkor jelenik meg, ha az adatbázishoz tartoznak jogszabálylisták, amelyeket a feldolgozás során a könnyebb tájékozódás kedvéért előre elkészítettek. Ebből kiválasztva a megfelelőt, megjelenik a listában lévő jogszabályok címe. A jogszabálylisták értelmezését lásd a leírás Adatbázisok mellékletben. Azoknál az adatbázisoknál, ahol nincsenek előre elkészített jogszabálylisták, a Tartalomjegyzék helyett az adatbázis összes dokumentumának címét tartalmazó lista jön fel. A dokumentum címeket tartalmazó listából egyesével kiválasztható és megjeleníthető az összes dokumentum tartalma. Egy konkrét dokumentumot kétféleképpen jeleníthet meg a képernyőn: 1) A képernyőjén lévő listából kikeresi a címét, majd arra rákattintva az megjelenik. 2) A konkrét jogszabály ikonjára (piros paragrafus jel) rákattint, beírja a jogszabály kibocsátási évét és sorszámát, valamint kiválasztja a kibocsátó nevét. Fontos lépés, hogy hogyan találjuk meg a keresett jogszabályt. Erre használható a program különböző keresési lehetősége. Két alapvetően különféle ok szokott szerepet játszani a dokumentumok keresésénél, melyeket egy-egy példán keresztül az alábbiakban bemutatunk: Egy konkrét dokumentumot keres valaki, de a kibocsátási év és sorszám, valamint a kibocsátó közül egy vagy több nem ismert számára. Ekkor esetleg ismeri a jogszabály címét, vagy annak egy részletét (Pl.: Munka törvénykönyve, Illeték törvény, Személy jövedelemadó törvény stb.), és az egyszerű keresés segítségével, az alábbi példán látható beállításokkal sikerül megtalálni a keresett jogszabályt. A keresés eredménye mindig egy jogszabálylista, ami szerencsés esetben csak a keresett dokumentumot tartalmazza, vagy csak néhány dokumentumot, melyek között ott van a keresett is. 1.ábra: A Munka törvénykönyvének keresése 13

18 A fenti keresőablakban a törvények főcímeiben keresi a rendszer a Munka törvény* kifejezést, ahol a törvény* a különféle ragozott alakok megtalálását biztosítja. Egy adott téma jogi rendezését szabályozó dokumentumokat keresi valaki, és az ehhez biztosan kapcsolódó szavakat, fogalmakat ismeri (Pl.: gépjárműadó, mezőgazdasági ártámogatás, szakszervezeti tag után járó szabadság stb.). Ekkor ezeket a szavakat kell keresni úgy, hogy azok egymásután, vagy egy bekezdésen belül legyenek találhatók egy adott dokumentumon belül. Az alábbi példában keressük az összes olyan jogszabályt, amelyek egy bekezdésen belül tartalmazzák a szakszervezet, tag, szabadság szavakat, vagy azok ragozott alakjait. A keresés után megjelenő listában a keresett jogszabályokon felül még valószínűleg egyéb jogszabályokat is lehet találni, ha ezek száma csekély akkor ezeket figyelmen kívül lehet hagyni, azonban ha túl sok a listában található dokumentumok száma, akkor célszerű megpróbálni tovább csökkenteni számukat egy új kereséssel, vagy az előző keresés folytatásával. 2.ábra: Adott témákat szabályozó jogszabályok keresése Fontos lehet, hogy ha már megtaláltuk a számunkra fontos jogszabályt Egy dokumentumon belüli keresésre két hatékony eszközt is kínál a program: Címek megjelenítése: Rákattintva a címek megjelenítésére szolgáló ikonra (fehér alapon vízszintes fekete vonalak), az aktuális dokumentum alcímei, és paragrafus számai jelennek meg egy külön ablakban. Az ablakból egy kattintással kiválasztva a megfelelő alcímet vagy paragrafust, a dokumentumban a kívánt helyre kerülhet. Keresés a szövegben: Rákattintva a dokumentumokban való keresést biztosító ikonra (távcső), megjelenik egy párbeszéd ablak, amely segítségével szavakat, kifejezéseket kereshet az aktív dokumentumban. Teljes dokumentum vagy dokumentum részlet nyomtatása Az aktív dokumentum egészét, vagy annak egy kijelölt részét ki lehet nyomtatni a nyomtatási ikonra (nyomtató) való kattintással. A szövegből egy szövegrészletet a Windowsban ismert kijelölési módszerekkel lehet kijelölni. A nyomtatás előtt célszerű használni a nyomtatási kép funkciót (ikonja a szürke keretben fehér papírlap, fekete vízszintes vonalakkal), melynek segítségével ellenőrizhető, hogy hány oldal, és milyen formában kerül a papírra. Fekvő táblázatok esetén célszerű a nyomtató beállítás menüpontban (Külvilág menü) a papír tájolását fekvőre állítani. 14

19 Az eszköztár Az eszköztár egyes gombjainak jelentését megtudhatja, ha az egér mozgatásával a mutatót a gombra pozícionálja. Ilyenkor az ikon alatt egy kis sárga keretben megjelenik az ikon funkciójának a neve, és a képernyő legalsó sorában a funkcióra utaló mondat jelenik meg. Az egyes menüpontok mellett rövidítéseket olvashat: Ctrl+S, Ctrl+P, F3, F5 stb. Ezek a rövidítések billentyűket vagy billentyű-kombinációkat jelentenek. Arra szolgálnak, hogy pozícionálás nélkül egy vagy két billentyű egyidejű lenyomásával érhesse el a menüpontot és ezzel az ahhoz rendelt parancsot. Így például a Ctrl+P azt jelenti, hogy a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett az P billentyűt kell megnyomnia a Nyomtatás parancs elindításához. (A gyorsbillentyű nem azonos a főmenü és a menüpontok nevében található aláhúzással jelölt betűvel. Ez utóbbiak arra szolgálnak, hogy a menüből egér használata nélkül is választhasson.) Az adatbázis hierarchia rendszer egyes elemeinek a definíciói a következők: Adatbázis: Az adatbázis nagy számú, valamilyen szempontból összegyűjtött dokumentumok összessége. A program egyidejűleg mindig csak egy adatbázisban képes keresni, de az aktuális adatbázis az Adatbázis kijelölése menüpont segítségével egyszerűen megváltoztatható. Kibocsátó: Egy adatbázison belül a dokumentumok a kibocsátóik (Pl.: valamely minisztérium vagy önkormányzat, avagy miniszter stb.) szerint több nagyobb egységbe vannak összefogva. Ez kereséseknél további szűkítési lehetőséget kínál föl. Dokumentum: A dokumentum egy kibocsátási sorszámmal ellátott törvény, rendelet, határozat stb. Ha ezt a sorszámot ismeri, akkor a jogszabály ez alapján is kikereshető. (Pl.: Az évi XX. törvény az Alkotmány.) Főcím: Minden dokumentum rendelkezik a sorszámán kívül egy főcímmel, melyekben szintén kereshetünk. Így az előző pontban szereplő példának a pontos főcíme: A Magyar Köztárság Alkotmánya. Cím: Egy dokumentum a főcímen kívül további alcímeket tartalmazhat, méghozzá több címfokozat mélységben (a főcímen kívül további 8 címfokozat lehetséges), ami azt jelenti, hogy az alcímeknek további alcímei lehetnek. Mikor egy dokumentumban keres, akkor egy dokumentumot könnyen áttekinthet csak a címei megjelenítésével. Bekezdés: Egy bekezdés a dokumentumban, amely egy keresésnél, mint keresési intervallum megadható, ennél kisebb keresési egység még a mondat. (Lásd: Összetett keresés) A Magyar Törvénytár menürendszere dinamikus menürendszer, így csak azok a menüágak, illetve menüpontok láthatóak, melyek a program adott állapotában használhatók. Ez a dinamikus menürendszer megkönnyíti munkáját, hiszen nem kell felesleges menüpontok között keresgéljen. HVG Adó és Tb jogszabálygyűjteménye 1 A HVG Adó és Tb jogszabálygyűjteménye tartalmazza a hatályos jogszabályokat, magyarázó szöveggel együtt. A bejelentkező képernyőn találhatjuk a törvények felsorolását. 1 HVG Adó2003 és TB2003 sugó 15

20 3.ábra: HVG ADÓ 2003 főmenü A tartalomjegyzék alapján, annak kifejtésével juthatunk el a keresett dokumentumig. A tartalomban történő keresés előtt célszerű kitörölni a korábbi keresést, amennyiben volt ilyen. Egy adatbázis minden rekordjának van valamilyen egyedi azonosítója, ami legtöbbször egy szám, és amely szerint az adatbázis bármelyik rekordja elérhető. Az adatbázis tartalmaz célpontokat, azaz megjelölt helyeket, amelyek közül név szerint válogathatunk. A felhasználó is megjelölheti az adatbázis bármelyik pontját (könyvjelző), ahova a megfelelő könyvjelző kiválasztásával bármikor egyszerűen visszatalálhat. A keresési funkciók a Views-funkciói között a leghatékonyabbak és leghasznosabbak közé tartoznak. Az adatbázisban mindegyik szónak indexe van, ami azt jelenti, hogy az adatbázisban lévő bármelyik szót vagy kifejezést megkereshetjük. Végrehajthatunk egyszerű kereséseket szavakkal és kifejezésekkel kapcsolatban, futtathatunk távolsági kereséseket, használhatunk logikai operátorokat és helyettesítő jeleket is, továbbá meghatározhatjuk a keresés helyét az adatbázisban. A Views könnyen kezelhető keresési szintaxisának és a keresési eredmények elemzését segítő eszközöknek köszönhetően gyorsan megtalálhatjuk a keresett adatokat (természetesen csak akkor, ha azok az adatbázisban benne vannak). A programban alapvetően háromféle módszer szerint lehet keresni. Először is használhatjuk a programba alapvetően beépített általános kereső panelt, amit a Keresés menü alatt hívhatunk elő Egyszerű keresés vagy Összetett keresés néven. Ezen panelek használatához azonban az adatbázis szerkezetének és a Folio keresőnyelvnek mélyebb ismerete szükséges. Előnye, hogy segítségével szinte tetszőlegesen összetett, igen bonyolult kérdéseket is feltehetünk. 16