Üzleti folyamatok újjászervezése. Fenyvesi István

Átírás

1 Üzleti folyamatok újjászervezése Fenyvesi István

2 Tartalom BPR, mint módszertan Folyamat menedzsment Folyamat teljesítmény mérés Workflow menedzsment BPR és ERP rendszerek kapcsolata Megvalósult projekt

3 BPR, mint módszertan BPR, mint módszertan Stratégia és a BPR kapcsolata BPR és IT kapcsolata Történeti áttekintés BPR fogalma BPR kulcsszavak BPR alapelvei BPR eszközei BPR felosztása ARIS módszertan Referencia modellek

4 alapvető stratégiai döntések Stratégia és a BPR kapcsolata meghatározás üzleti folyamatok folyamatorientált bevezetés stratégiai vállalati célok információs rendszerek megvalósítás szervezet eszköz a megvalósításhoz bázis a realisztikus célok megfogalmazásához

5 Build - Time - Konfiguráció BPR és IT kapcsolata Business Process Reengineering I. Folyamatoptimalizáció Continuous Process Improvement Modellezés, Elemzés Navigació Szimuláció Minőség biztosítás II. Folyamatmenedzsement Végrehajtó információs rendszer Process Kapacitás-és Controlling Performance időellenőrzés Monitoring Mappa III. Folyamatvezérlés Funkció behívás Dokumentum áramlás Adat behívás Internet IV. Feldolgozás Referenciamodellek Objektumkönyvtár Standardszoftvermodellek Internet Tevékenységelemek Adatbázis

6 Történeti áttekintés Globalizáció, erősödő piaci verseny Új kihívások, még erősebb verseny 1990 II. Világháborút követő keresleti piac Bürokratikus szervezetek kialakulása 1960 Olajembargó, recesszió

7 BPR fogalma Az újraszervezés az üzleti, vállalati folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése drámai javulás elérése céljából a szervezetek olyan lényeges teljesítmény mutatóiban, mint a költség, a minőség, a szolgáltatás és a gyorsaság. (Hammer és Champy, 1993.)

8 BPR kulcs szavak Alapvető: elemi kérdések megválaszolása miért csináljuk azt, amit csinálunk? miért csináljuk éppen úgy? nincs kikötés és adottság Radikális: gyökeres változtatás felületes változtatás meglévő struktúrák és eljárások figyelmen kívül hagyása a vállalkozás újrafeltalálása

9 BPR kulcs szavak Drámai: teljesítmény ugrásszerű növelése, nem marginális vagy fokozatos javulás elérése Folyamatok: olyan tevékenységek összessége, amelyek egy vagy több dolog ráfordításával (bemenet) a vevő számára értéket képviselő teljesítményt (kimenet) eredményeznek vezetők többsége nem folyamatorientált ; figyelmük középpontjában folyamatok helyett feladatok, tennivalók, emberek és struktúrák állnak

10 BPR alapelvei A kulcsfolyamatok elemzésére azért van szükség, hogy biztosítsuk a megfelelő tervezést és a prioritások meghatározását. Az elemzés feladatai: Folyamatleltár készítése Kulcsfolyamatok dokumentálása Teljesítmények mérése Fejlesztési stratégia kialakítása

11 BPR eszközei Folyamatjavításra alkalmas eszközök, technikák: Folyamatos javítás Benchmarking Reengineering (újjáalakítás) Az eszközök közötti választást három tényező befolyásolhatja: Fontosság Lehetőség Megvalósíthatóság

12 Folyamatos javítás Folyamatos javítás: alapja a vevő kívánságainak, valamint az adott folyamat képességeinek alapvető megismerése és a köztük lévő különbség döntő okainak felderítése. Alakítsunk ki feltételezéseket, próbáljuk ki őket, végül tegyük meg a javítási lépéseket.

13 Hatlépéses javítási modell Ismerjük meg a vevőt Mérjük föl a hatékonyságot Elemezzük a folyamatot Fejlesszük a folyamatot Vezessük be a változtatásokat Egységesítsünk és figyeljünk meg

14 Folyamatfejlesztés Alapelvek: Lényeges dolgokra koncentráljunk Diagnosztizáljuk a problémák gyökerét Értsük meg az ingadozás forrását Tesztelés-tervezés-tanulmányozás-cselekvés

15 Folyamatfejlesztés-1 Lényeges dolgokra koncentráljunk Ciklusidő csökkentése Értéket nem teremtő tevékenységek eliminálása Szolgáltatás minőségének javítása Hibák és ingadozások minimalizálása Ár miatti versenyhátrány kiküszübölése Költségcsökkentés

16 Példa ciklusidő csökkentésére Ciklusidő csökkentése Folyamatábra készítése a folyamat minden egyes lépéseiről Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges idő felmérése Értékteremtő és nem értékteremtő tevékenységek meghatározása Ciklusidő hatékonyság kiszámítása

17 Példa ciklusidő csökkentésére-folyamatábra Rendelés beérkezett Rendelés feldolgozása 30,00 Perc (ek) Rendelés jóváhagyása 15,00 Perc (ek) Rendelés hibás Rendelés megfelelő Rendelés javítása Rendelés csomagolása 25,00 Perc (ek) 15,00 Perc (ek) Rendelés kiszállítása 35,00 Perc (ek) Rendelés teljesítve

18 Példa ciklusidő csökkentésére-kategorizálás Tevékenység megnevezése Átlagos elvégzési idő VA (perc) Átlagos elvégzési idő NVA (perc) Rendelések feldolgozása Rendelések jóváhagyása Hibák javítása 25 Rendelések csomagolása Rendelések kiszállítása 35 Összesen

19 Példa ciklusidő csökkentésére-eredmények 33% nem értékadó tevékenység a teljes folyamatban Hibák javítása Rendelések jóváhagyása tevékenység kihagyása Rendelésbeviteli hibák kiszűrése a Pareto-elv alkalmazásával Ár eltévesztése

20 Diagnosztizáljuk a probléma gyökerét Mögöttes okok meghatározása-ábrázolása Emberek Eljárások Környezet Anyagok Berendezések Probléma oka- berendezések, használhatatlan számológépek miatt kézi számítások

21 Adatok Ismerjük meg az ingadozás forrásait Stabil folyamatok: csak közönséges okok befolyásolják Közönséges ok: rendszer sajátjai, véletlenszerű ingadozást okoznak megjósolható keretek között Tilos állítgatni egy stabil folyamatot, megoldás a rendszer egészének kézbentartásával a folyamat átszervezése Stabil folyamat Felső határ Átlag Alsó határ Idő Hibás rendelések

22 Adatok Ismerjük meg az ingadozás forrásait Instabil folyamatok: közönséges és speciális okok befolyásolják Gyökerei megkereshetők, szórt ingadozást és kiszámíthatatlanságot okoznak Megoldás: ingadozás speciális okának eltávolítása Instabil folyamat Felső határ Átlag Alsó határ Idő Hibás rendelések

23 Tervezés-tesztelés-tanulmányozás-cselekvés Tervezés: módszerek kitalálása a ciklusidő, az eltérések vagy a költségek csökkentésére. Tesztelés: a problémák megszüntetéséhez használni kívánt ötletek tesztelése. Tanulmányozás:tanulmányozza a tesztek és kísérletek eredményét. Keresse meg a hibás lépéseket. Cselekedjen!

24 Változások bevezetése, standardizálása és figyelése Próbálja ki a továbbfejlesztett folyamatot Ültesse át a terveket a gyakorlatba Figyelje az eredményeket Jutalmazza a résztvevőket Állapítsa meg a következő lépést