FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV EGYSÉGES MONITORING INFORMÁCIÓS RENDSZER PÁLYÁZATI ADATLAP KITÖLTŐ PROGRAM KEDVEZMÉNYEZETTEK RÉSZÉRE. 1.8 verzió

Átírás

1 FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV EGYSÉGES MONITORING INFORMÁCIÓS RENDSZER PÁLYÁZATI ADATLAP KITÖLTŐ PROGRAM KEDVEZMÉNYEZETTEK RÉSZÉRE 1.8 verzió március

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés A program telepítése és indítása Adatlap betöltése Adatlap rögzítése Adatmezők fajtái, használatuk Tájékoztató adatok Adatlap mentése elektronikus adathordozóra Funkcionális adatlapok Funkcionális adatlapok mentése Nyomtatás Kézikönyv menüpont A működéshez szükséges segédprogramok A dátumformátum beállítása WinXp/Win2000 operációs rendszereken, a kitöltő program helyes működéséhez... 19

3 1. Bevezetés A Pályázati adatlap kitöltő alkalmazás elsődleges célja az, hogy segítse a pályázati adatlapok kitöltését a kitöltési hibák minimalizálása mellett. Az alkalmazás használatával a pályázó a pályázati adatlapot a kötelezően előírt ellenőrzési feltételek és szempontok betartása mellett töltheti ki, majd a végleges adatlapot kinyomtatja és elektronikus adathordozóra írja. A kinyomtatott adatlapot és az elektronikus adathordozót a Pályázati Útmutatóban kijelölt szervezet részére kell eljuttatni. A végleges, hibátlan adatlap nyomtatásakor a program vonalkódot is nyomtat az adatlapra. Vonalkód nélkül a pályázat nem benyújtható! Az útmutató a jelenleg ismert eljárásrendi elemek ismeretében készült. 2. A program telepítése és indítása A kitöltő program első telepítésekor meg kell határozni a telepítés helyét. Újabb verzió telepítésekor a telepítés helyének megadására nincs szükség. A rendszer érzékeli a korábbi telepítési paramétereket, majd a program korábbi verzióját az újratelepítéssel felülírja. Újratelepítéskor az előzőleg begépelt kitöltési adatok nem vesznek el. Mielőtt a beadásra szánt végleges, hibátlan adatlapot kinyomtatja, győződjön meg arról, hogy időközben jelent-e meg újabb kitöltő program verzió az Interneten. Amennyiben újabb verzió jelent meg, akkor töltse azt le és telepítse, majd azzal nyomtassa ki a végleges, beadásra szánt pályázatot. A program verziószám a bal alsó sarokban található meg (a kitöltő program és az egyes pályázati kiírásokhoz tartozó adatlapok verziószáma különböző). Fontos információ! A program megfelelő működése érdekében a telepítést kizárólag a C:\ partíción (Saját gép) hajtsa végre. A saját gépen ne hozzon létre a kitöltő program számára külön könyvtárat, mert a telepítő ezt a könyvtárat automatikusan létrehozza KitoltoEMIR2 néven. Így telepítéskor a teendő a következő: A telepítés indításakor egy a Windows rendszeréhez hasonló tallózó ablak jelenik meg:

4 Itt a C:\ meghajtót kell kiválasztani, majd a Telepítés indítása gombbal a telepítés indítható. A telepítés sikeres befejezéséről tájékozat a program, egyben figyelmeztet, hogy a számítógépet a későbbi problémamentes működés érdekében újra kell indítani. Az üzenetet jóváhagyva a telepítő automatikusan kilép, ezt követően a számítógép asztalán megtalálható lesz a kitöltő programot indító parancsikon: Azt követően az asztalon dupla bal egérgomb kattintással indíthatjuk el a programot. Mielőtt a beadásra szánt végleges, hibátlan adatlapot kinyomtatja, minden esetben győződjön meg arról, hogy a legújabb elérhető kitöltő program, illetve adatlap került-e Önnél letöltésre. Ennek legegyszerűbb módja, az ún. verziószám ellenőrzése, amely a bal alsó sarokban található meg (a kitöltő program és az egyes pályázati kiírásokhoz tartozó adatlapok verziószáma különböző).

5 Amennyiben az Önnél letöltött kitöltő program, illetve adatlap verziószáma nem egyezik meg az Interneten elérhető program verziószámával, kérjük, hogy mentse el és zárja be a kitöltött adatlapját és a kitöltő programot is, majd ezt követően töltse le az Internetről az új verziót és telepítse újra a programot. Újratelepítéskor az adatai nem vesznek el! Ügyeljen rá, hogy minden egyes telepítést követően számítógépét indítsa újra! A telepítés befejezését követően erre a rendszer figyelmezteti is Önt. A már meglévő kitöltő program frissítése céljából történő újabb verzió telepítésekor ellenőrizzük, hogy a programot bezártuk-e, hiszen a futtatott program önmagát nem tudja felülírni, így az új verzió telepítése nem lesz lehetséges! A sikeres telepítést és az operációs rendszer újraindítását követően kérjük, ismételten nyissa meg mentett és kitöltött adatlapját (mind az adatlapot, mind a kapcsolódó ún. funkcionális adatlapokat) és ellenőrizze az esetleges módosítási követelményeket. A program az általánosságban használt 1024*768-as felbontásra lett optimalizálva. Amennyiben ez a felbontás a felhasználó számára nem optimális (nem jól látható karakterek), abban az esetben használható a 800*600-as felbontás, ebben az esetben azonban előfordulhat, hogy a képernyők egyes elemei nem lesznek jól láthatóak. A képernyő bal felső sarkában található menüpontok segítségével tudjuk a kitöltő programot használni. Az Új menüpontban A Módosít menüpontban A Töröl menüpontban az adatlappal kapcsolatos feladatok érhetők el (új adatlap betöltés, adatlap mentés, adatlap bezárása, mellékletek kitöltése, hibalista). a már korábban elment adatlappal kapcsolatos feladatok érhetők el (adatlap mentése, adatlap bezárása, mellékletek kitöltése, hibalista). a korábban rögzített adatlapot tudjuk eltávolítani. A Nyomtatás menüpontban a kitöltött adatlapot és mellékleteit tudjuk kinyomtatni!

6 Fájlok menüpontban Kézikönyv menüpontban a kitöltő programmal készített és mentésre került adatlapok jeleníthetőek meg, mappa struktúrában. Ennek a gombnak a segítségével közvetlenül elérhetjük a mentett fájljainkat ugyanúgy, mintha a Windows könyvtáraiban tallóznánk őket. a Felhasználói kézikönyv (a kitöltő program használatát segítő jelen dokumentum) érhető el. Fontos információ! Az adatlapokon ellenőrzési kritériumok kerültek meghatározásra, amelynek két fajtáját különböztetjük meg: Javítandó! Amennyiben egy adott mezőhöz kapcsolódóan a mentés során a megjelenő üzenet mellett a Javítandó kifejezés kerül feltüntetésre, az adatlap hibás, illetve nem felel meg a Pályázati Útmutató kötelező előírásainak. Az adatlap ilyenkor elmenthető, azonban kizárólag vonalkód nélkül nyomtatható (a lapok tetején Figyelmeztető üzenettel ellátva), tehát nem benyújtható! A Javítandó feliratok olyan ellenőrzési szempontokat tükröznek, amelyek a legfontosabb formai, illetve jogosultsági kritériumokat kísérik nyomon, így amíg ilyen típusú üzenetek jelennek meg a mentést követően, a pályázati adatlapunkon a véglegesítést és benyújtást megelőzően még módosítani szükséges. Figyelmeztetés! Amennyiben egy adott mezőhöz kapcsolódóan a mentés során a megjelenő üzenet mellett a Figyelmeztetés kifejezés kerül feltüntetésre, az adatlap elmenthető és vonalkóddal nyomtatható, tehát a kijelölt szervezet részére benyújtható. A figyelmeztető üzenetek fő célja az előfordulható hibák, valamint hiánypótlások számának minimalizálása. Figyelmeztető üzenet esetében érdemes az érintett adatokat a nyomtatást megelőzően ellenőrizni. 3. Adatlap betöltése Az Új funkcióra kattintva érhetjük el az Új pályázati adatlap létrehozása ablakot, ahol a kitöltendő adatlapot, az elnevezést követően megnyithatjuk.

7 A kitöltő programhoz több adatlap is telepíthető, ez esetben az új adatlap megnyitása funkció után megjelenő ablakban lelistázódnak az általunk előzetesen telepített adatlapok, ahol ki tudjuk választani és el tudjuk nevezni azt, amelyikkel dolgozni szeretnénk. A fájl neve a fix előtaggal együtt kerül mentésre. Felhívjuk figyelmét, hogy ugyanarra a kiírásra, ugyanazt a fájl nevet kétszer nem lehet megadni. 4. Adatlap rögzítése A létrehozást követően a következő felület jelenik meg:

8 Az adatlap felett, az egyes adatlapok tartalmától függően funkciógombok jelennek meg, amelyek közül az alábbi az állandó: - Állami támogatások Az adatlapon az egyes fülek az oldalak számát jelzik, ezek segítségével tudunk az oldalak között léptetni. A megnyitást követően azok a fülecskék aktívak (sötétek) amelyekkel az adott megnyitást követően dolgoztunk már.

9 A szükséges adatok rögzítése után az adatlapot a jobb alsó sarokban feltüntetett Mentés funkcióval tudjuk elmenteni. A mentés első fázisaként a program lefuttatja a beépített ellenőrzési funkciókat és annak eredményéről a pályázót az Ellenőrzés elnevezésű ablakon tájékoztatja: Kérjük, hogy a rendszer üzeneteit figyelmesen olvassa el, mivel az ellenőrzési szempontok segítségére lehetnek abban, hogy milyen adatok kitöltése szükséges a hiánytalan, formailag megfelelő pályázat beadásához, megelőzendő az esetleges elutasítást vagy hiánypótlást! A figyelmeztetések, hibaüzenetek megtekintését követően a pályázó az alábbi lehetőségek közül választva léphet tovább: Lehetősége nyílik az adatlapon kijavítani, illetve módosítani az adatokat a Vissza az adatlapra funkció segítségével; Visszatérhet az adatlap kitöltéséhez, a Mentés funkciógomb használatával is, ekkor a bevitt adatokat a program tárolja; A körültekintő adatrögzítést elősegítendő a képernyő bal felső sarkában található Kitöltési útmutató gomb, melynek segítségével az adott konstrukcióhoz tartozó kitöltési útmutató jeleníthető meg. Mikor a mentés megtörtént, a rendszer visszaigazol: Ezt követően a rendszer visszatér az adatlaphoz, ahol a pályázó további adatrögzítést végezhet (ez esetben újra végrehajtható a mentés-ellenőrzés folyamat).

10 Ha az adatlap nem kerül módosításra/bővítésre, akkor a Bezár funkciógomb segítségével az adatlap bezárható. A mentést követően az adatlapok a Mentes elnevezésű könyvtárba kerülnek, amely közvetlenül a kitöltő program telepítő könyvtárában található. Az adatlap neve a fájlnév végén kerül feltüntetésre. Fontos információ! A formátumot kizárólag a kitöltő program segítségével van lehetőség megnyitni! Az előírtaknak megfelelő telepítés során a kitöltő program Mentes könyvtára az alábbi helyen található meg KitoltoEMIR2\ Mentes. Abban az esetben, amikor a kitöltő programot valamilyen oknál fogva eltávolítjuk a számítógépről, ügyeljünk arra, hogy a Mentes könyvtárban található fájlokat (célszerű az egész Mentes könyvtárat) átmásoljuk egy biztonságos helyre, különben az addig kitöltött adatlapokat a programmal együtt letöröljük gépünkről! Amennyiben a pályázó az adatlapon nem módosított/bővített, illetve a változtatásokat nem kívánja elmenteni, a Bezárás funkció segítségével a főmenübe juthat vissza, ahol a korábban mentett pályázati adatlapjainak listája szerepel. A program a bezárást megelőzően figyelmeztet, ha az adatlap újonnan rögzített/módosított adatai nem kerültek mentésre: Amennyiben az adatlapot elmentjük, a főmenüben jelenik meg, az alábbi információtartalommal: - Projekt megnevezése, - Mentett fájl neve, - Adatlap neve, - Utolsó mentés dátuma, - Javítandó hibák száma (amíg a javítandó hibák száma nem 0, addig az adatlap vonalkóddal ellátott nyomtatására nincs lehetőség).

11 Az adott adatlap bezárását követően, a kitöltő program főmenüjének jobb alsó sarkában található Kilépés gombbal tudjuk a teljes programot bezárni Adatmezők fajtái, használatuk A pályázati adatlapon szerepelő mezők többségét ezek háttere világoskék be kell gépelni, vagy a rendelkezésre álló elektronikus formátumból (pl. Word, másolás Ctrl+C beillesztés Ctrl+V) átmásolni. A törzsadatból kiválasztandó adatokat legördülő listából kell kiválasztani (egyes listák egymással kapcsolatban állnak, így a például egy adott település kiválasztása automatikusan generálja a hozzá kapcsolódó megyét). Léteznek továbbá az úgynevezett dátum mezők (a rögzíteni kívánt dátumot be is gépelhetjük, de egy naptár megjelenítésével tudunk tallózni is a naptárban amennyiben nem megfelelő dátumformátumot tüntetünk fel, a rendszer hibaüzenetben kéri ismételten a mező kitöltését).

12 Az adatlapokon a sötétkék hátterű mezők már korábban rögzített, illetve automatikusan, képlet eredményeképpen előálló mezőket jeleznek Tájékoztató adatok A rendszer segítségünkre van abban is, hogy egyes szövegmezőknél a pályázati útmutató alapján hány karakter áll összesen rendelkezésünkre, illetve rögzítés során jelzi, még hány karaktert rögzíthetünk. Kérjük figyeljen arra, hogy a kitöltés során a karakterszám mellett a rögzíthető sorok száma is előre meghatározott. Az adott mezőbe még rögzíthető karakterek és sorok száma a képernyő bal alsó sarkában található.

13 4.3. Adatlap mentése elektronikus adathordozóra A mentést követően az adatlap a KitoltoEMIR2\ Mentes könyvtárban, vagy a Fájlok menüpont alatt érhető el. Az adatlap elektronikus adathordozóra történő írásakor kizárólag az előbbiekben leírt helyeken található.xdat kiterjesztésű fájl használható. Amennyiben egyéb fájlformátumban (pl.: pdf) történik a Közreműködő Szervezet részére a benyújtás, az a pályázat formai okból történő elutasítását eredményezheti. 5. Funkcionális adatlapok Az egyes pályázati kiírásoktól függően a pályázati adatlaphoz elválaszthatatlanul kapcsolódó funkcionális adatlapok kitöltése kötelező. Az adatlapokat a pályázati adatlap tetején található funkciógombok segítségével érhetjük el Funkcionális adatlapok mentése Az adatlapokat a Mentés funkció segítségével lehet elmenteni, amely lefuttatja az előre meghatározott ellenőrzési kritériumokat, ugyanúgy, mint ahogy azt a pályázati adatlap mentésekor is tapasztaltuk. A pályázati adatlap funkcióival azonos elven működik a mentés, ellenőrzés és az adatlapra történő visszatérés lehetősége.

14 A mentést követően az ellenőrzés ablak jelenik meg: A hibaüzenetek megtekintését követően a felhasználó mentés nélkül - visszatérhet a funkcionális adatlapra, valamint választhatja Mentés funkciógombot, így egy ún. időközi mentéssel tér vissza az adatlaphoz, melyet ha nem kíván tovább módosítani/bővíteni a Bezár funkciógombbal bezárhat. Amíg javítandó típusú hibaüzenet szerepel az Ellenőrzés ablakban, addig az adatlap és a pályázati adatlap csak vonalkód nélkül nyomtatható. Az egyes funkcionális adatlapok jellegükből adódóan több tételből is állhatnak. Ezeket listásan jeleníti meg a rendszer, és külön, minden tételre vonatkozóan futnak az adott ellenőrzések:

15 Kérjük, hogy a rendszer üzeneteit figyelmesen olvassák el, mivel az ellenőrzési szempontok segítségükre lehetnek abban, hogy milyen adatok kitöltése szükséges a hiánytalan, formailag megfelelő pályázat beadásához, megelőzendő egy esetleges elutasítást vagy hiánypótlást! 6. Nyomtatás Nyomtatás előtt ellenőrizze, hogy elérhető-e az NFÜ honlapján ( újabb verzió a kitöltő programból. Amennyiben igen, kérjük azt töltse le, telepítse, majd azzal végezze el a beadandó pályázat mentését és kinyomtatását. A kitöltő program újratelepítése nem jár adatvesztéssel, a mentett adatlap az újként telepített verzióban is megtalálható lesz. Mentést követően lehetőségünk van a teljes pályázati adatlap nyomtatására. A nyomtatás a számítógép alapértelmezettként beállított nyomtatójára történik. Amennyiben az alapértelmezett nyomtatót megváltoztatja, úgy a kitöltő programot újra kell indítani, hogy a módosított beállítások alkalmazhatóvá váljanak. További nyomtatási probléma merülhet fel abban az esetben, ha a program telepítését követően az operációs rendszer újraindítása nem történt meg!

16 A Nyomtatás funkciógombra kattintva a kijelölt pályázati adatlap kinyomtatható. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a pályázati adatlap kizárólag egyben nyomtatható ki, laponként nem. Erre azért van szükség, hogy a pályázat beolvasáshoz szükséges vonalkód egységessége garantált legyen. Amennyiben a pályázati adatlapon, illetve a kapcsolódó funkcionális adatlapokon javítandó hiba van, úgy a következő üzenet jelenik meg: FONTOS INFORMÁCIÓ: Vonalkód nélkül a pályázati adatlap nem nyújtható be a kijelölt Közreműködő Szervezet részére! Az ellenőrzési kritériumoknak megfelelően kidolgozott pályázati adatlap esetében, a javítandó mezők száma 0 (nulla). Ekkor a Nyomtatás funkcióra kattintva az alábbi üzenet jelenik meg:

17 Az elkészített pályázati adatlapok nyomtatása az alábbi módokon lehetséges: 1. Az adatlapok közvetlen a nyomtatóra küldésével; 2. PDF fájlba történő mentéssel (exportálással) és nyomtatással. (ajánlott) A fenti információs ablak bal alsó sarkában látható Nyomtatás PDF fájlba funkcióval választható a nyomtatás módja, amely alapértelmezettként az adatlapok közvetlen nyomtatóra küldésének opcióját biztosítja. Ellenkező esetben (a Nyomtatás PDF fájlba funkció kipipálásával ) a program még a nyomtatást megelőzően PDF dokumentumként állítja elő a pályázati adatlapokat. PDF fájlba történő mentés (exportálás) és nyomtatás esetén az előállított PDF dokumentum mentését a rendszer automatikusan felajánlja, még a nyomtatás megkezdése előtt, majd ennek végrehajtását követően lehet a dokumentumot kinyomtatni. FONTOS INFORMÁCIÓ: Nyomtatási hibára utal, ha a fenti ablak bal alsó sarkában nem látható a vonalkód ikon! Ebben az esetben a nyomtatás elkerülendő, hiszen a kinyomtatott adatlapokra nem kerül vonalkód, így a kinyomtatott pályázati adatlap nem kerülhet benyújtásra a Közreműködő Szervezet felé. Kérjük, hogy a nyomtatás előtt ellenőrizze, hogy a nyomtató nem gazdaságos (eco) módban üzemel. Lehetőség szerint a legjobb minőségben végezze a nyomtatást. Ügyeljen arra, hogy az eredetiként beadandó példány ne fénymásolt legyen! A pályázati kitöltő programból történő adatlap nyomtatás feltételei a nyomtató beállításokra vonatkozóan bővültek. Abban az esetben, ha nyomtatáskor az adatlapon nem jelenik meg a vonalkód, a nyomtatási beállításoknál ellenőrizni szükséges, hogy a "True Type küldése bitképként" funkció "engedélyezett"-ként legyen beállítva. Amennyiben a vonalkód nyomtatása így sem valósul meg, úgy a pdf fájlból történő nyomtatást javasoljuk. Kérjük, ebben az esetben indítsa újra számítógépét, majd térjen vissza a nyomtatási funkcióhoz újra.

18 7. Kézikönyv menüpont A Kézikönyv menüpont alatt jelen felhasználói kézikönyv található, amely a kitöltő program technikai működését mutatja be részletesen, végigvezetve, képekkel illusztrálva, bemutatva, hogy milyen funkciók segítik Önt a pályázat sikeres beadásában! 8. A működéshez szükséges segédprogramok A rendszer által készített elektronikus pályázati adatlapok PDF-fájlba történő exportálásához telepíteni szükséges az Adobe Acrobat Reader alkalmazást, amely a weboldalról a kitöltő programmal együtt letölthető. Figyelem! A segédprogram telepítése abban az esetben is feltétele a kitöltő program hibátlan működésének, ha az adatlapok közvetlenül, PDF dokumentum előállítás nélkül kerülnek nyomtatásra!

19 9. A dátumformátum beállítása WinXp/Win2000 operációs rendszereken, a kitöltő program helyes működéséhez A kitöltő program használatához a Windows-ban alapértelmezettként beállított dátumformátum a megfelelő. Azonban ha ez a számítógépen módosításra került, akkor a következő módon tudjuk beállítani. START menü Beállítások Vezérlőpult (pirossal jelölve):

20 Területi és nyelvi beállítások Területi beállítások fülön a Testreszabás funkciógomb Ezt követően az alábbi ablakhoz jutunk:

21 A Területi beállítások testreszabása felületen a Dátum fülön (pirossal jelölve) paraméterezhetőek az alábbiak: 1. rövid dátumformátum, 2. dátum elválasztó, 3. hosszú dátumformátum. 1. A rövid dátumformátum: formátuma a következő kell, hogy legyen: éééé.hh.nn. (Ügyeljünk, hogy a formátum nem tartalmazhat a leírt formátumtól eltérő szóközt, kötőjelet, egyéb írásjelet, pontosan meg kell egyeznie a leírt formátummal!) 2. Dátum elválasztó: csak pont lehet! 3. Hosszú dátumformátum: formátuma a következő kell, hogy legyen: éééé. HHHH n. (Ügyeljünk, hogy a formátum nem tartalmazhat a leírt formátumtól eltérő szóközt, kötőjelet, egyéb írásjelet, pontosan meg kell egyeznie a leírt formátummal!) Az ablakok jóváhagyásával kiléphetünk a dátumformátum beállításaiból. A dátumformátum módosítását követően a kitöltő programot újra kell indítani! A kitöltő program az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósult meg.