Elektronikus Pályázat Kitöltő program. Felhasználói kézikönyv 2.0

Átírás

1 Elektronikus Pályázat Kitöltő program Felhasználói kézikönyv 2.0

2 Tartalom 1. BEVEZETÉS HARDWARE/SOFTWARE KÖRNYEZET A KITÖLTŐ PROGRAM TELEPÍTÉSE A MŰKÖDÉSHEZ SZÜKSÉGES SEGÉDPROGRAMOK AZ OPERÁCIÓS RENDSZER TERÜLETI BEÁLLÍTÁSAI A KITÖLTŐ PROGRAM HELYES MŰKÖDÉSÉHEZ PÁLYÁZAT ADATLAP VERZIÓK KEZELÉSE PÁLYÁZAT KITÖLTŐ PROGRAM FŐMENÜ PÁLYÁZAT LÉTREHOZÁSA PÁLYÁZAT RÖGZÍTÉSE PÁLYÁZÓ ADATOK HITELESÍTÉSE PÁLYÁZATI ADATLAP RÖGZÍTÉSE ÁLTALÁNOSSÁGBAN ADATMEZŐK FAJTÁI, HASZNÁLATUK TÁJÉKOZTATÓ ADATOK ADATLAP MENTÉSE ELEKTRONIKUS ADATHORDOZÓRA FUNKCIONÁLIS ADATLAPOK KÖLTSÉG FUNKCIÓ DOKUMENTUM CSATOLÓ INDIKÁTOR FUNKCIÓ A INDIKÁTOR FUNKCIÓBAN HASZNÁLT MEGNEVEZÉSEK, FOGALMAK ÉRTELMEZÉSE AZ INDIKÁTOROK FUNKCIÓ HASZNÁLATÁNAK LÉPÉSEI BEADÁS ELŐKÉSZÍTÉS MENÜPONT MENTETT FÁJLOK MENÜPONT FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV MENÜPONT

3 1. Bevezetés Az Elektronikus Pályázat Kitöltő program elsődleges célja az, hogy segítse és megkönnyítse a pályázatok kitöltését, a kitöltésből adódó hibák minimalizálása mellett. Az alkalmazás használatával a pályázó a pályázati adatlapot a kötelezően előírt ellenőrzési feltételek és szempontok betartása mellett töltheti ki, majd a végleges adatlapot pdf-be exportálja, nyomtatja és elektronikus adathordozóra írja. A kinyomtatott adatlapot és az elektronikus adathordozót a Pályázati Útmutatóban kijelölt szervezet részére kell eljuttatni. A végleges, hibátlan adatlap nyomtatásakor a program vonalkódot nyomtat az adatlapra. Vonalkód nélkül a pályázat nem nyújtható be! A kézikönyv a jelenleg ismert eljárásrendi elemek ismeretében készült. 2. Hardware/Software környezet Operációs rendszer: Windows XP/Vista/7 Ajánlott képernyő felbontás: 1024x768 (96 dpi; High Color) Processzor: PII 450 MHz vagy ennél nagyobb Szabad lemezterület: ~ 50 MB Figyelem! A kitöltő program tökéletes működése szabványos, magyar ékezetes karakterkészlet mellett garantált. 3. A kitöltő program telepítése 1. A kitöltő program telepítésnek megkezdéséhez indítsa el a telepítő csomagot. 2. Válassza ki a telepítési könyvtárat, majd indítsa el a telepítési folyamatot a Telepítés indítása gombbal. 3

4 Figyelem! A kitöltő program verziójának frissítéskor a telepítés helyének újbóli megadására már nincs szükség, a rendszer érzékeli a korábbi telepítési beállításokat és automatikusan elvégzi a frissítést. Újratelepítéskor a korábban kitöltött pályázatok a mentés könyvtárban továbbra is elérhetőek lesznek. A kitöltő program frissítése céljából történő telepítésekor ellenőrizzük, hogy a kitöltő programot bezártuk-e! 3. Sikeres telepítés. Az üzenetet jóváhagyva a telepítési folyamat véget ér. A felhasználó asztalán megtalálható lesz a kitöltő programot indító parancsikon KitoltoUSZT néven. 4

5 4. Számítógép újraindítása. Telepítés összefoglalása: A telepítő csomag installálása során a számítógépen telepítésre került: Kitöltő keretprogram Telepítő csomagban lévő adatlapok Új betűtípus a vonalkód nyomtatáshoz Parancsikon az alkalmazás indításához 4. A működéshez szükséges segédprogramok A rendszer által készített elektronikus pályázati adatlapok PDF-fájlba történő exportálásához szükséges az Adobe Acrobat Reader alkalmazás. Amennyiben a gépén még nincs telepítve, akkor szükséges ezt telepíteni. Az alkalmazás díjmentesen letölthető a weboldalról is. Figyelem! A segédprogram telepítése feltétele a kitöltő program hibátlan működésének! 5. Az operációs rendszer területi beállításai a kitöltő program helyes működéséhez A kitöltő program megfelelő működéséhez a Windows-ban a szabványos magyar területi beállításokat kell alkalmazni. A beállítást a következő módon tudjuk végrehajtani: 1. START menü Beállítások Vezérlőpult Területi és nyelvi beállítások 5

6 2. Testreszabás funkció 6

7 3. Testreszabás -on belül a Dátum fül A következő értékeket kell beállítani (pirossal jelölve): o o o rövid dátumformátum A rövid dátumformátumot a következő képpen kell megadni: éééé.hh.nn. (Ügyeljünk, hogy a formátum nem tartalmazhat a leírt formátumtól eltérő karaktereket, pontosan meg kell egyeznie a leírt formátummal!) dátum elválasztó Dátum elválasztó csak pont lehet! hosszú dátumformátum Formátuma a következő képpen kell megadni: éééé. HHHH n. (Ügyeljünk, hogy a formátum nem tartalmazhat a leírt formátumtól eltérő karaktereket, pontosan meg kell egyeznie a leírt formátummal!) A dátumformátum módosítását követően a kitöltő programot újra kell indítani! 7

8 6. Pályázat adatlap verziók kezelése Fontos! Mielőtt a beadásra szánt végleges adatlapot kinyomtatná, CD-re írná, győződjön meg arról, hogy időközben jelent-e meg újabb adatlap csomag verzió. Az adatlap csomag verziószáma a megnyitott pályázati adatlap jobb felső sarkában olvasható: Amennyiben az Önnél letöltött csomag verziószáma nem egyezik meg a elérhető adatlap csomag verziószámával, kérjük töltse le az új verziót az internetről és telepítse. Újratelepítés után a korábban kitöltött pályázatok továbbra is elérhetőek lesznek! Amennyiben rendelkezik élő internet kapcsolattal, akkor lehetősége van a kitöltőt online frissíteni, minden új pályázat létrehozásakor és a pályázat módosításra történő megnyitáskor. A Igen gombot választva lehetőség nyílik a kitöltő csomag legújabb verziójának letöltésére. A program telepítését manuálisan kell elvégezni. 8

9 7. Pályázat kitöltő program főmenü A Pályázat létrehozása menüpontban A Pályázat módosítása menüpontban A Pályázat törlése menüpontban a pályázati adatlappal kapcsolatos feladatok érhetők el (új pályázati adatlap betöltése, adatlap mentése, adatlap bezárása, dokumentumok csatolása, mellékletek kitöltése, ellenőrzések). a már korábban elmentett pályázati adatlappal kapcsolatos feladatok érhetők el (adatlap mentése, adatlap bezárása, mellékletek kitöltése, hibalista). a korábban rögzített pályázati adatlapot tudjuk eltávolítani. A Beadás előkészítése menüpontban amennyiben hibátlanul kitöltésre került a pályázati adatlap, akkor lesz aktív a beadás előkészítés gomb, ahol a pályázati adatlapot és mellékleteit tudjuk hitelesített vonalkóddal ellátott PDF formátumban exportálni! 9

10 Mentett fájlok menüpontban Kézikönyv menüpontban az elektronikus kitöltő programmal készített és mentésre került.xzip formátumú fájlok találhatóak, amelyek tartalmazzák a kitöltött pályázati adatlapokat, mappa struktúrában. Ennek a gombnak a segítségével közvetlenül elérhetjük a mentett xzip fájljainkat ugyanúgy, mintha a Windows könyvtáraiban tallóznánk őket. a Felhasználói kézikönyv (a kitöltő program használatát segítő jelen dokumentum) érhető el. Fontos információ! Az adatlapokon ellenőrzési kritériumok kerültek meghatározásra, amelynek két fajtáját különböztetjük meg: Javítandó hiba! Amennyiben egy adott mezőhöz kapcsolódóan az ellenőrzés során a megjelenő üzenet mellett a Javítandó kifejezés kerül feltüntetésre, az adatlap hibás, illetve nem felel meg a Pályázati Útmutató kötelező előírásainak. Az adatlap ilyenkor elmenthető, azonban nem nyomtatható ki, tehát nem benyújtható! A Javítandó feliratok olyan ellenőrzési szempontokat tükröznek, amelyek a legfontosabb befogadási, illetve jogosultsági kritériumokat kísérik nyomon, így amíg ilyen típusú üzenetek jelennek meg a mentést követően, a pályázati adatlapunkon addig nem kezdhető meg a pályázat benyújtásának előkészítése, így a benyújtást megelőzően még módosítani szükséges. Figyelmeztetés! Amennyiben egy adott mezőhöz kapcsolódóan az ellenőrzés során a megjelenő üzenet mellett a Figyelmeztetés kifejezés kerül feltüntetésre, az adatlap elmenthető és vonalkóddal nyomtatható, tehát a kijelölt szervezet részére benyújtható. A figyelmeztető üzenetek fő célja az előfordulható hibák, valamint hiánypótlások számának minimalizálása. Figyelmeztető üzenet esetében érdemes az érintett adatokat a nyomtatást megelőzően ellenőrizni. 10

11 8. Pályázat létrehozása A Pályázat létrehozása funkcióra kattintva érhetjük el az Új pályázati adatlap létrehozása ablakot, ahol a kitöltendő pályázati adatlapot, az elnevezést követően megnyithatjuk. A kitöltő keret programhoz több pályázati adatlap is telepíthető, ez esetben az új adatlap megnyitása funkció után megjelenő ablakban lelistázódnak az általunk előzetesen telepített adatlapok, ahol ki tudjuk választani és el tudjuk nevezni azt, amelyikkel dolgozni szeretnénk. A fájl neve a fix előtaggal együtt kerül mentésre. Felhívjuk figyelmét, hogy ugyanarra a kiírásra, ugyanazt a fájl nevet kétszer nem lehet megadni. 11

12 9. Pályázat rögzítése A létrehozást követően a következő felület jelenik meg: Az ablakban a pályázati adatlap szerepel és a bal oldali menüsávban találhatóak a pályázati kiírás tartalmától függően a különböző funkció adatlapok Pályázó adatok hitelesítése A pályázat megnyitását követően megjelenik az Új pályázat előkészítése ablak, ahol a gazdálkodási formakód magadását követően az Önkormányzatoknak és Költségvetési szerveknek a pályázat kitöltésének megkönnyítése érdekében lehetőségük van a közhiteles adatok megjelenítésére a pályázati adatlapon. Felhívjuk a Pályázók figyelmét, hogy a hitelesítéshez online internet kapcsolat szükséges! A hitelesítés időtartama az internet kapcsolat sebességétől függően változik, átlagosan 3-10 másodperc. A funkció használatával a Pályázónak az adószám és/vagy KSH azonosító és/vagy PIR azonosító megadását követően lehetősége van a Magyar Államkincstár nyilvántartásban szereplő közhiteles adatainak megjelenítésére a pályázati adatlapon. Amennyiben a Pályázó hitelesítése nem történik meg az adott kitöltőben, úgy a funkció adatlapok kitöltése nem lehetséges. 12

13 A funkció működése: A kitöltő program megnyitásakor az alábbi felület jelenik meg: A gazdálkodási formakód megadását követően, amennyiben költségvetési szerv, vagy önkormányzati intézmény kerül kiválasztásra, a jobb alsó sarokban megjelenik a Tovább a Hitelesítéshez gomb, egyéb gazdálkodási forma esetében a Tovább az adatlapra gombra kattintva kezdhető meg a pályázati adatlap kitöltése. 13

14 A hitelesítés lépései: adószám és/vagy KSH azonosító és /vagy PIR azonosító megadását követően a hitelesítésre kattintva kezdődik meg a közhiteles pályázói adatok lekérése, a folyamat végén a pályázati adatlapon megjelennek a nyilvántartásban szereplő adatok Az elsődleges hitelesítési adat az Adószám. Az adószám az összes többi adatot felülírja, azaz, ha egyszerre több mező is kitöltésre kerül, akkor az adószámot veszi alapul. A hitelesítéshez nem szükséges minden mezőt kitölteni, egy mező kitöltésével is működik a hitelesítés. Amennyiben a megadott adatokat a hitelesített lista nem tartalmazza, vagy az megadott azonosító tévesen került rögzítésre, akkor az alábbi üzenet jelenik meg. Ebben az esetben ismételt adatmegadásra és hitelesítésre van szükség. Ha a megadott adatokat a rendszer hitelesnek minősíti, értesít arról, hogy az adatok az aktuális hiteles adatbázis alapján hitelesítésre került. Hitelesítéskor a rendszer a pályázati adatlapra behivatkozza a hiteles pályázó adatit (pályázó neve, adószáma, statisztikai száma, alapítás időpontja valamint pályázó székhelye). A hitelesítés elvégzése után a bal oldali menüsávban szereplő funkció adatlapok aktívvá válnak, így a teljes pályázati dokumentáció kitöltése megkezdhető. 14

15 A pályázó adatok hitelesítése a Konzorciumi tag funkcióban is használható. A működése megegyezik a pályázati adatlapon találhatóval Pályázati adatlap rögzítése általánosságban Az adatlapon az egyes fülek az oldalak számát jelzik, ezek segítségével tudunk az oldalak között léptetni.(léptetés a következő oldalra: Ctrl+Tab, visszalépés az előző oldalra: Ctrl+Shift+Tab) A szükséges adatok rögzítése után az adatlapot a jobb alsó sarokban feltüntetett Mentés funkcióval tudjuk elmenteni. A mentés első fázisaként a program lefuttatja a beépített ellenőrzési funkciókat és annak eredményéről a pályázót az ablak tetején található Ellenőrzés elnevezésű panelon, a bal felső sarokban szereplő összegző adatoknál és az egyes adatlapok menüpontjában is tájékoztatja. 15

16 Ellenőrzés panel használata: A pályázati adtalap megnyitását követően az ablak tetején található Ellenőrzés panel segítségével a pályázati adatlap kitöltése során folyamatosan nyomon követhető, hogy mennyi javítandó hiba/kötelezően megadandó adatot kell még rögzíteni. A figyelmeztetések és a javítandó hibák több helyen is megjelennek a kitöltő alkalmazásban. A bal felső sarokban a teljes pályázati dokumentációra (pályázati adatlap és a funkció adatlapok) vonatkozóan jelennek meg összesítve a hiba és figyelmeztetés db számok. A bal menüsávban az egyes menüpontokon a hozzá tartozó adatlapon szereplő hiba és figyelmeztetés db számok jelennek meg, amelyek az aktuálisan megnyitott adatlapokhoz tartozó ellenőrzési panelban is részletesen megtekinthetőek. Az egyes javítandó hibákra és figyelmeztetésekre állva a hozzá tartozó mező piros kerettel jelenik meg, az üzenetről az Enter lenyomásával egyből a mezőbe jutunk, ahol javítható/rögzítető a helyes adat. A helyes érték megadását követően az ellenőrzések automatikusan nem frissülnek, csak akkor, ha az ellenőrzés panelon a frissítésre kattintunk: 16

17 Az ellenőrző panel működése: Kérjük, hogy a rendszer üzeneteit figyelmesen olvassa el, mivel az ellenőrzési szempontok segítségére lehetnek abban, hogy milyen adatok kitöltése szükséges a hiánytalan, formailag megfelelő pályázat beadásához, megelőzendő az esetleges elutasítást vagy hiánypótlást! A körültekintő adatrögzítést elősegítendő a képernyő jobb felső sarkában található Kitöltési útmutató gomb, melynek segítségével az adott konstrukcióhoz tartozó kitöltési útmutató jeleníthető meg. 17

18 A kitöltési útmutatóban (Segítség ablakban) lehetőség van a szabad szavas keresésre, illetve a pályázat kitöltése közben a pályázati adatlap egyes oldalain állva az F1 vagy a Kitöltési útmutató gombra kattint, akkor az útmutató automatikusan a kitöltendő témakörnél nyílik meg (helyzet érzékeny súgó). Mikor a mentés megtörtént, a rendszer visszaigazol: Amennyiben van javítandó hiba, vagy figyelmeztető üzenet, akkor megjelenik a hibák darab száma is, hibátlan pályázat esetén csak az adatlap elmentve üzenet. 18

19 Ezt követően a rendszer visszatér az adatlaphoz, ahol a pályázó további adatrögzítést végezhet (ez esetben újra végrehajtható a mentés-ellenőrzés folyamat). Fontos! Amennyiben a pályázati adatlap nem tartalmaz javítandó hibát és módosításra megnyitjuk, majd mentjük azt, úgy az xzip-hez tartozó vonalkód módosul. Erre a rendszer figyelmeztet: Ha az adatlap nem kerül módosításra/bővítésre, akkor a Bezár funkciógomb segítségével az adatlap bezárható. A mentést követően a pályázati dokumentációt tartalmazó.xzip kiterjesztésű fájl a Mentett fájlok könyvtárban az xzip elnevezésével azonos mappába található. Fontos információ! A formátumot kizárólag a kitöltő program segítségével van lehetőség megnyitni! Az előírtaknak megfelelő telepítés során a kitöltő program Mentes könyvtára az alábbi helyen található meg KitoltoUSZT\ Mentes\fájl neve mappa Abban az esetben, amikor a kitöltő programot valamilyen oknál fogva eltávolítjuk a számítógépről, ügyeljünk arra, hogy a Mentes könyvtárban található fájlokat (célszerű az egész Mentes könyvtárat) átmásoljuk egy biztonságos helyre, különben az addig kitöltött adatlapokat a programmal együtt letöröljük gépünkről! Amennyiben a pályázó az adatlapon nem módosított/bővített, illetve a változtatásokat nem kívánja elmenteni, a Bezárás funkció segítségével a főmenübe juthat vissza, ahol a korábban mentett pályázati adatlapjainak listája szerepel. 19

20 A program a bezárást megelőzően figyelmeztet, ha az adatlap újonnan rögzített/módosított adatai nem kerültek mentésre: Amennyiben az adatlapot elmentjük, a főmenüben jelenik meg, az alábbi információtartalommal: Projekt megnevezése, Adatlap neve, Elérési út, Mentett fájl neve, Utolsó mentés dátuma, Hibák száma (amíg a javítandó hibák száma nem 0, addig az adatlap vonalkóddal ellátott nyomtatására nincs lehetőség) Figyelmeztetések száma. Az adott adatlap bezárását követően, a kitöltő program főmenüjének jobb alsó sarkában található Kilépés gombbal tudjuk a teljes programot bezárni. 20

21 9.3. Adatmezők fajtái, használatuk A pályázati adatlapon szerepelő mezők többségét ezek háttere világoszöld be kell gépelni, vagy a rendelkezésre álló elektronikus formátumból (pl. Word, másolás Ctrl+C beillesztés Ctrl+V) átmásolni. A törzsadatból kiválasztandó adatokat legördülő listából kell kiválasztani (egyes listák egymással kapcsolatban állnak, így a például egy adott település kiválasztása automatikusan generálja a hozzá kapcsolódó megyét). Léteznek továbbá az úgynevezett dátum mezők (a rögzíteni kívánt dátumot be is gépelhetjük, de egy naptár megjelenítésével tudunk tallózni is a naptárban amennyiben nem megfelelő dátumformátumot tüntetünk fel, a rendszer hibaüzenetben kéri ismételten a mező kitöltését). 21

22 Az adatlapokon a sötétzöld hátterű mezők már korábban rögzített, illetve automatikusan, képlet eredményeképpen előálló mezőket jeleznek. A program az alábbi kényelmi funkciókat nyújtja: a megvalósítási helyszín, a postacím, a fióktelep és a székhely rögzítésekor az irányítószám beírása automatikusan meghatározza a település és az e fölötti területi szinteket. Amennyiben Ön postafiók számot, vagy jelenleg nem ismert irányítószámot rögzít, úgy a települések közül a továbbiakban is szabadon választhat; a székhely rögzítésekor a postacím automatikusan (de felülírhatóan) kitöltésre kerül; a képviselő adatainak rögzítésekor a kapcsolattartó adatai automatikusan (de felülírhatóan) kitöltésre kerülnek; az adószám rögzítésekor a statisztikai számjel első 8 számjegye automatikusan (de felülírhatóan) kitöltésre kerül; a statisztikai számjel rögzítésére egységesen, a Cégnyilvántartásnak megfelelő formátumban történik. Természetesen amennyiben a statisztikai számjelet, a postacímet, illetve a kapcsolattartó adatait hamarabb rögzítik, mint az adószámot, székhelyet, illetve képviselő adatait, úgy az Önök által beírt információ marad mérvadó. 22

23 9.4. Tájékoztató adatok A rendszer segítségünkre van abban is, hogy egyes szövegmezőknél a pályázati útmutató alapján hány karakter áll összesen rendelkezésünkre, illetve rögzítés során jelzi, még hány karaktert rögzíthetünk. Kérjük, figyeljen arra, hogy a kitöltés során a karakterszám mellett a rögzíthető sorok száma is előre meghatározott. Az adott mezőbe még rögzíthető karakterek és sorok száma a képernyő bal alsó sarkában található Adatlap mentése elektronikus adathordozóra A mentést követően az adatlap a KitoltoUSZT\ Mentes\fájl neve.. könyvtárban, vagy a Mentett fájlok menüpont alatt érhető el. Az adatlap elektronikus adathordozóra történő írásakor kizárólag az előbbiekben leírt helyeken található.xzip kiterjesztésű fájl használható. Amennyiben egyéb fájlformátumban (pl.: pdf, doc ) történik a Közreműködő Szervezet részére a benyújtás, az a pályázat formai okból történő elutasítását eredményezheti. 23

24 10. Funkcionális adatlapok Az egyes pályázati kiírásoktól függően a pályázati adatlaphoz elválaszthatatlanul kapcsolódó funkcionális adatlapok kitöltése kötelező. Az adatlapokat a bal oldali adatlap menüből (pirossal keretezve) érhetjük el. Amennyiben a funkcionális adatlapok a mennyiségükből adodóan nem férnek ki a képernyőre, akkor a menüsor tetején és alján lévő léptetőnyilak (lásd pirossal jelölve) segítségével érhetjük el az éppen nem látszódó adatlapokat. 24

25 A bal oldali adatlapmenü a Menü ki\bekapcsolás gombbal elrejthető/megjeleníthető (lásd pirossal jelölve). A gombnak akkor van nagyobb szerepe, ha a képernyő méretéből adódóan nem fér ki az adatlap teljes terjedelme. 25

26 A funkcionális adatlapok kezelési szempontból két nagy csoportba sorolhatóak: 1. a pályázati adatlaphoz egy kitöltendő funkcionális adatlap tartozik (pl.: Esélyegyenlőség) 2. a pályázati adatlaphoz egy tételes lista tartozik (pl.: Pályázó tulajdonosai) Az első csoportba tartozó adatlapok kezelése megegyezik a pályázati adatlap kezelésével, az ott ismertetett kezelési lehetőségek érvényesek rá. A második csoportba tartozó funkcionális adatlapok két részből tevődnek össze. A funkció kiválasztásakor egy listázó ablak nyilik meg, amiben tételesen felsorolva láthatóak a rögzített tételek (pirossal jelölve), jelen esettben a pályázó tulajdonosai. A listázó ablakban van lehetőség a rögzített tételek egészére vonatkozó műveletek elvégzésére (sárga kerettel jelölve), itt rögzíthetünk újat, módosíthatjuk a felvitt tételt és törölhetjük azt. Az új/módosít műveletet választva tudjuk szerkeszteni az adott tétel paramétereit. Szerkesztés közben segítségünkre van az ellenőrzés funkció, ami összeveti a rögzített adatokat a kiírásban szereplő megszorításokkal, ellenőrzési feltételekkel és hiba esetén jelzi a javítandó paramétereket (lásd kép). Több hibás tétel javítása eseté érdemes ismételt ellenőrzést végezni (az ellenőrzés részletes ismertetése egy korábbi fejezetben került bemutatásra). 26

27 A tétel paramétereit a jobb alsó sarokban lévő mentés gombbal tudjuk lementeni. Mentés előtt ellenőrzi a kitöltött adatlapot és az ellenőrzés eredményéről tájékoztat illetve megerősítést kér a művelet végrehajtása előtt. Mentés után tájékoztat a mentési művelet eredményéről és visszatér az adatlapra. Új tétel rögzítésének igénye esetén először be kell zárni az adatlapot és a lista ablakban az Új funkciógombot kell választani. Kérjük, hogy a rendszer üzeneteit figyelmesen olvassa el, mivel az ellenőrzési szempontok segítségére lehetnek abban, hogy milyen adatok kitöltése szükséges a hiánytalan, formailag megfelelő pályázat beadásához, megelőzendő egy esetleges elutasítást vagy hiánypótlást! 27

28 11. Költség funkció (Amennyiben szerepel az adott kitöltő program funkciói között - pályázati felhívástól függően) A Költség funkció arra szolgál, hogy a projekt megvalósítása során felmerülő elszámolható költségek rögzítésével táblázatos formában kapjuk meg a pályázat költségvetését. A Költség funkció lehet: (pályázati felhívástól függően) - háromszintű; - négyszintű. A különbség abból áll, hogy a négyszintű funkcióban lehetőség van a költség pontos megnevezésének rögzítésére is, míg a háromszintű funkcióban előre megadott törzsadatból választhatjuk ki a tevékenységet, a 2. és a 3. számjegyű számviteli kategóriákat (ennél a típusnál a megnevezést nem kell bevinni a funkcióban). A költségekkel kapcsolatban a következő adatokat kell kitölteni: Tevékenység legördülő mező, Számviteli kategória 2. számjegy legördülő mező, Számviteli kategória 3. számjegy vagy VTSZ kód legördülő mező, Költség megnevezése, (csak négyszintű költség funkció esetén) Költség nettó összege forintban Le nem vonható ÁFA forintban Elszámolható költség összesen (mely az előző két mező összege, a rendszer automatikusan számolja) Támogatási százalék De minimis: Igen/Nem Amennyiben az adott adatmezőhöz legördülő mező tartozik, úgy kizárólag az abban feltüntetett elemek közül nyílik lehetőségünk választani. A Költségek funkcióra kattintáskor az alábbi felület jelenik meg. 28

29 A három (Tevékenység, Számvitel 2. számjegy, Számvitel 3. számjegy), törzsadatokat tartalmazó legördülő listából ki kell választani a megfelelő kategóriákat, majd a jobb alsó sarokban lévő Adatok gombra kell kattintani. Az egyes szintek egymásra épülnek, így ajánlott a sorrendiség megtartása. Amennyiben háromszintű Költség funkció tartozik az adott pályázati konstrukcióhoz, úgy a kategóriák meghatározását követően a felületen megjelennek a továbbiakban rögzítendő adatok: 29

30 Amennyiben négyszintű Költség funkcióval dolgozunk, úgy az Adatok gomb alatt elérhetőek a költség megnevezésének és összegének rögzítésére szolgáló mezők. Ezek kitöltése után a Rögzít gomb segítségével menthetjük el az adott költségsort. Amennyiben az előzőleg kiválasztott tevékenységhez és számviteli kategóriához szeretnénk további költséget felvinni, akkor az Új gombot használjuk. Ha új tevékenységet/számviteli kategóriát kívánunk felvinni, akkor a Bezárás gomb után visszajutunk a kezdő felületre, ahol ezt megtehetjük. A felvitt költségsort a Töröl gombbal tudjuk eltávolítani, a Mégsem gombbal az új költség rögzítését tudjuk megszakítani. A felvitt költségeket utána egy dinamikusan növekvő táblázatban tekinthetjük át. A rögzített költség adatait a 3. számviteli kategóriára vagy VTSZ számra történő dupla kattintással tudjuk módosítani, ezzel a kiválasztott és módosítani kívánt összeg fehér színű hátteret kap. 30

31 A bal alsó sarokban lévő gombok funkciói: Szerkesztő panel ki/be kapcsolása: ezzel a tevékenységek és számviteli kategóriák kiválasztására szolgáló legördülő listát tudjuk eltüntetni a felületről. Listanézet ki/be kapcsolása: a táblázatos formátumról átkapcsolhatunk listás megjelenítésre. 31

32 Fontos! Négyszintű Költség funkció esetén nyomtatáskor nem jelennek meg a költség megnevezések a táblázatban, csak a tevékenységek, számvitel 2. számjegy és számvitel 3. számjegy adatok és a rögzített összegek. Ez nem okoz problémát, mivel a Költség adatok elnevezésű funkcióba automatikusan áttöltődnek az elszámolható költségtételek listájának előállításához szükséges adatok (vagyis a Költség adatok nevezetű funkciót manuálisan a Pályázónak rögzítenie nem kell erre nincs is lehetőség), így a nyomtatáskor ezek is megjelennek a pályázat részeként. 12. Dokumentum csatoló A Dokumentum csatoló funkció segítségével lehetőség van a pályázati felhívásban nevesített kötelezően benyújtandó mellékletek elektronikus csatolására. 32

33 Az Csatol gomb segítségével lehet kitallózni és felcsatolni a dokumentumokat, támogatott kiterjesztés: pdf, doc, docx, xls, xlsx, png, jpeg, ppt, pptx, gif, tif, bmp, a méretkorlát 15 Megabájt. 33

34 A mellékletek csatolásánál a dokumentum kiválasztása után kötelező megadni a csatolandó dokumentum nevét. Lehetőség van új dokumentum csatolására, a csatolt dokumentum megtekintésére, megnevezésének módosítására és törlésére is (Csatol/ Megtekint/Törlés gombok). A Dokumentum csatoló funkción belül a lista nézetben megjelenik: dokumentum neve, fájl neve, fájl típusa, mérete, csatolás dátuma. 13. Indikátor funkció A Indikátor funkcióban használt megnevezések, fogalmak értelmezése A projekt hatékonyságát és eredményességét mérő indikátorok tulajdonságai, kihatással van azok tervezésére, a számításokra. Ezeket a főbb tulajdonságokat, melyet a pályázat kiírói határoztak meg, az indikátor rögzítési ablak legördülő menüje alatt találhatjuk: számítás módja, bázis értelmezhetősége, mértékegység, indikátor tendencia. 34

35 35

36 Az indikátor adatok tervezését, számításait megalapozó legfontosabb tulajdonságokat az alábbiak szerint kell értelmezni: Indikátor tulajdonság Bázisadat, kiindulási érték Számítás módja Tulajdonság Bázis értelmezhető Bázis nem értelmezhető Kumulált (göngyölt) Változás Magyarázat A tervadatokat a bázissal (adott indikátor projekt megkezdését megelőző értéke) együtt kell számítani, betervezni. Legyen az kumuláltan, vagy változásként számítva. A kiindulási értéket kötelező rögzíteni! Adott indikátornak a projekt megkezdését megelőző értéke nincs, mivel az nem értelmezhető. A Pályázónak a tervértékeket úgy kell meghatározni, hogy az indikátor adott időpontban aktuális, összesített értékét (aktuális időpontig göngyölt összes változás) tükrözze. A Pályázónak a tervértékeket úgy kell meghatározni, hogy az indikátor adott időpontban, az előző időponthoz/tárgyidőszakhoz képest elérendő változás értékét mutassa (változás egy adott tárgyidőszakban). Az érték csak adott tárgyidőszakra vonatkozik. Egyéb fogalmak: Indikátor értékmezők a felületen /ellenőrzések Változás célértéke Összes változás: Kumulált: Referencia intervallum: Magyarázat Az indikátor értéke, az aktuális rögzítés előtti időponthoz képest (tárgyidőszaki változás). A kiindulási értékhez képest az összes változás értéke az adott időpontig. (Figyelem ez az értéket mindig a bázisérték nélküli aktuális értékként kell értelmezni!) A bázissal növelt (ha értelmezhető) összes változás. Ha a Bázis nem értelmezhető, akkor Összes változás=kumulált érték. A pályázat kiírója által előre beállított az indikátorhoz kapcsolódó értékek, amelyek segíti elkerülni a vétlen hibás adatrögzítést. Ha a rögzíteni kívánt érték kívül esik a kívánt intervallumon, a kitöltő program hibát jelez. 36

37 Az üzenet tartalmazza: mely mező értéke tért el az ajánlottól, mi az a viszonyítási érték, javítandó vagy csak figyelmeztet a rendszer Az indikátorok funkció használatának lépései Az indikátor tervértékeket a pályázati kitöltő program Indikátor funkciójában kell rögzíteni. I. Általános tudnivalók a tervadat rögzítéshez Amennyiben több időpontban is vizsgálni kell az adott indikátort, több időpontra kell az értéket megtervezni, figyelnünk kell a rögzítési sorrendre. Például egy mutatóról a fenntartási időszakban többször (pl. évente) jelentünk. A rendszer a célérték elérési dátumok alapján rendezi az értékeket. Figyelem! A sorok közötti, egymásra épülő számítások automatikusan frissülnek, ha azok módosításra kerülnek. Rögzítés esetén a rendszer ellenőrzi, hogy azonos nevű indikátor az aktuális dátum előtt milyen értékekkel szerepel, és azokból számolja ki a többi aktuális értéket. Ezeket az előző értékeket tájékoztató és ellenőrző jelleggel kiírja a rendszer. 1. Lépés - A funkció megnyitása A funkciót, a bal oldali menüsor Indikátorok feliratú elemére kattintva indíthatjuk. A felületen egy listafelület jelenik meg. A pályázati kiírásban kért indikátorok tervezett értékeit az Új gomb segítségével kezdhetjük el rögzíteni. 37

38 2. Lépés Új indikátor érték rögzítésének indítása az Új gombbal. A program a javítandó hibákról és hiányosságokról azonnal tájékoztatást nyújt. Az Ellenőrzés sávban minden kötelezően kitöltendő mezőről és egyéb ellenőrzésekről is információt kapunk. 3. Lépés Indikátor kiválasztás, amelyhez a kívánt tervértékeket rögzíteni szeretnénk. 4. Lépés Amennyiben az indikátornál a bázis értelmezhető, kötelezően a kiindulási érték rögzítését kell elvégezni először. 38

39 A mezők kitöltése után, a Mentés gomb megnyomását követően futnak le az ellenőrzések. A Bezárás gombbal jutunk vissza az indikátor funkció főablakába, ahol a rögzített sor fő értékei megjelennek a listafelületen. A bázisérték külön soron jelenik meg minden esetben. 5. Lépés Az Új gomb megnyomása után tudjuk a tervdátumokhoz kapcsolódó célértékeket rögzíteni. Az indikátorokat célelérési időpontonként az Új gombbal mindig külön sorba rögzítjük. Az indikátor kiválasztás után csak tervdátumot és a hozzá tartozó értéket kell rögzíteni (zöld mezők), a piros mezőket automatikusan kiszámolja a rendszer. 39

40 Példamagyarázat: Jelen példa szerint, a Pályázó vállalja, hogy 2-vel növeli a női foglalkoztatottak számát re. 10 fő volt a bázisérték, és mivel kumuláltan kell megadni - jelen esetben - a tervértékeket, így 12 főt rögzít a Kumulált célérték mezőbe. A változást a rendszer automatikusan számolja. 40

41 6. Lépés - A célérték rögzítés eredményeként megjelenik egy új sorban. 7. Lépés Amennyiben több tervidőponthoz is kell értéket tervezni a pályázati felhívás alapján, úgy a fent leírt módszerrel egy újabb célértéket rögzítünk. 41

42 8. Lépés - Második tervsor rögzítése után az ablakok bezárása után megjelenő listanézet. További indikátorok rögzítése a fentiekkel megegyező módszerrel történik. II. Általános ellenőrzések, amelyeket a mentések után figyel a rendszer A pályázatok kiírói az adathelyesség biztosítása céljából minden indikátorhoz egy referenciaintervallumot határoztak meg. A cél, a véletlen, téves adatrögzítés megelőzése a kitöltő programban. Példa a referencia értékekre a Felújított út (km) indikátor tekintetében. Minimum referencia érték: 0, Maximum referencia érték: 100. A fenti háttér információkat használva a rendszer figyelmeztet, ha véletlenül az intervallumon kívüli értéket, például 1000 km-t próbálnánk berögzíteni. Ez a funkció, nem akadályozza a rögzítést, a cél, a figyelem felhívása a vélhetően hibás adatrögzítésre. Általános ellenőrzések összefoglalása: 1. Az összes változás mező vizsgálata, hogy a referencia-intervallumba belesik-e, vagy sem; 2. A Kumulált (bázissal növelt összes változás mező) vizsgálata, hogy a referenciatartományba belesik-e vagy sem; 3. A Kumulált (bázissal növelt összes változás mező) mező vizsgálata lehet-e negatív szám; 4. A Kumulált (bázissal növelt összes változás mező) mező vizsgálata, lehet-e tört szám (indikátor-tervező paraméter alapján); 5. A bázisérték sorában kizárólag az elérés dátuma és a bázisérték menthető; 42

43 6. A bázisérték dátuma nem lehet későbbi, mint a legkorábbi dátummal rögzített tervérték (ugyanazon indikátornév esetén); 7. Ugyanazon indikátorhoz, ugyanolyan dátummal nem lehet értéket rögzíteni. A fenti ellenőrzések utáni figyelmeztetések és javítandó hibák az Ellenőrzések sávban jelennek meg. 14. Beadás előkészítés menüpont A Beadás előkészítés varázsló feladata a beadásra szánt a pályázatot tartalmazó csomag összeállítása a pályázati felhívásban szereplő formátumnak megfelelően. A varázsló részletesen végig vezet a pályázati anyag összeállításainak lépésein, jelzi az adott szakaszhoz tartozó teendőket és figyelmeztet az esetlegesen előforduló hibákra a formailag hibátlan pályázati csomag összeállításának érdekében. A funkció kizárólag hibátlanul kitöltött pályázati adatlap esetén aktív. Fontos! Mielőtt a beadásra szánt végleges adatlapot kinyomtatná, CD-re írná, győződjön meg arról, hogy időközben jelent-e meg újabb adatlap csomag verzió. Amennyiben az Önnél letöltött csomag verziószáma nem egyezik meg a elérhető adatlap csomag verziószámával, kérjük töltse le az új verziót és telepítse. Újratelepítés után a korábban kitöltött pályázatok továbbra is elérhetőek lesznek! Fontos! A Beadás előkészítés folyamatán átment pályázati anyagon történő módosítás/mentés esetén a Beadás előkészítés műveletet újra meg kell ismételni, a dokumentumokat újra ki kell nyomtatni és aláírni. A művelet ismételt végre nem hajtása a pályázat elutasításához vezethet. (A kinyomtatott pályázati adatlapon szereplő vonalkód tartalmazza az xzip állomány mentésének dátumát is!) Fontos! A kinyomtatott pályázati adatlap és a CD/DVD-n beadott pályázati anyag eltérése a pályázat elutasításához vezethet. Az összeállítandó pályázati csomag tartalma: Elektronikus rész (xzip állomány tartalma): o Hibátlanul kitöltött (ellenőrzött) pályázati adatlap elektronikus formában o o Pályázati adatlap pdf formátumban Csatolt dokumentációk Nyomtatva (a felhívástól függően): o vagy o Nyilatkozat Teljes pályázati dokumentáció 43

44 Beadás előkészítés menete: 1. Kitöltött pályázati adatlap kiválasztása 2. Figyelmeztető üzenet a csomag generálását megelőzően 44

45 3. Pályázat mentése PDF formátumban A Beadás előkészítés varázsló felkínálja a lehetőséget a pályázati adatlap teljes anyagának PDF formátumba történő mentésére. A pályázat PDF-be történő exportálása/ nem exportálása után a Tovább gombbal folytathatjuk az összeállítási folyamatot. 4. Informatív tájékoztatás a pályázati adatlap exportálásának folyamatba létéről. 45

46 5. Informatív tájékoztatás a vonalkód pályázati adatlapra történő rögzítésének sikerességéről, megjelenő dokumentumokkal végrehajtandó műveletekről. Kérjük nyomtatás előtt ellenőrizze, hogy a nyomtató nem gazdaságos (eco) módban üzemel. Lehetőség szerint a legjobb minőségben végezze a nyomtatást. Ügyeljen arra, hogy a kinyomtatott dokumentáció olvasható legyen és az eredetiként beadandó példány ne fénymásolt legyen! Fontos! Vonalkód nélkül a pályázati adatlap nem nyújtható be a kijelölt Közreműködő Szervezet részére! 6. Tájékoztató üzenet a pályázat előkészítésének befejezéséről. 46

47 15. Mentett fájlok menüpont A mentett fájlok menüpont feladata a mentett pályázati adatlap és a hozzá tartozó csatolt fájlokat tartalmazó xzip fájl tallózása, ezzel megkönnyítve a beadandó xzip fájl CD-re történő írását. A funkciógomb aktív állapotba kerül, amint kiválasztunk egy korábban mentett pályázatot a pályázatokat tartalmazó listából. Figyelem! Érvényes pályázatot beadni kizárólag hibátlan és a Beadás előkészítés folyamaton átesett a pályázatott tartalmazó xzip állománnyal lehet! 47

48 A funkciógomb megnyomásának hatására a program megjeleníti a mentett pályázatott tartalmazó fájlt: 16. Felhasználói kézikönyv menüpont A Felhasználói Kézikönyv menüpont alatt az aktuális felhasználói kézikönyv található, amely részletesen bemutatja a kitöltő program működését. 48