KÖSZ! Program 2014 Tájékoztató az ONLINE pályázatkezelő adatbázis (OPA) használatához

Átírás

1 KÖSZ! Program 2014 Tájékoztató az ONLINE pályázatkezelő adatbázis (OPA) használatához A KÖSZ! Program 2014-ben online módon lehet a pályázatokat benyújtani. Kérjük, olvassák el az alábbi tájékoztatót, mielőtt benyújtják pályázatukat! 1. Regisztráció - A pályázatok benyújtása regisztrációhoz kötött. Ezen az oldalon tudnak regisztrálni: A linkre kattintva az alábbi kép jelenik meg a képernyőn: - Egy szervezet csak egyszer tud regisztrálni! Ugyanazzal a névvel ne próbálkozzon kétszer! - Amennyiben jelszavát elfelejtette, kérjen automatikus emlékeztetőt a belépéshez! Belépést követően kérjük, ellenőrizze adatait! - Javasoljuk, hogy a regisztrációt a pályázati kapcsolattartásért felelős személy végezze el. - A regisztráció tényéről visszaigazolást küld a rendszer a kapcsolattartó címére. - A regisztráció elfogadását követően a szervezeti alapadatok (székhely, postacím, banki adatok) változás esetén később módosíthatók a Szervezet adatainak szerkesztése linken. - A szervezeti adatok megadása mellett kérjük azoknak az alapdokumentumoknak a csatolását is, amelyek segítenek beazonosítani a szervezetet: 1

2 o Alapító Okirat vagy Alapszabály (nem szükséges az aláírt, szkennelt dokumentum csatolása, elfogadjuk a word formátumot is) o bírósági bejegyzésről szóló végzés vagy szervezet adatait tartalmazó bírósági kivonat (nem szükséges, hogy 30 napnál frissebb legyen) o hivatalos képviselő aláírási címpéldánya vagy banki aláíró karton másolata Minden esetben 1 db dokumentum csatolását teszi lehetővé a rendszer a feltüntetett formátumban és méretkorlátig. Javasoljuk, hogy szkennelés esetén előre állítsa be a számítógép softwaren a kevésbé jó felbontást engedélyező formátumot, amely még olvasható dokumentumot ad. A maximális képfelbontás elsősorban jó fotóminőség eléréséhez szükséges, word dokumentumok szkenneléséhez megfelelő egy kisebb felbontási minőség is. Ehhez kérjen, segítséget környezetében, ha szükséges! A dokumentumok változás esetén cserélhetők. A korábban felvitt dokumentumokat a rendszer tárolta. A feltöltéseknél az alábbi kép jelenik meg a képernyőn: FONTOS: A regisztrációt 48 órán belül hagyjuk jóvá, a pályázatok benyújtására ezt követően van lehetőség. A jóváhagyásról es értesítőt kap a kapcsolattartó személy. Kérjük, minden esetben ellenőrizze levelezőrendszerének spam fiókját is, mert az automatikus visszaigazoló üzeneteket egyes rendszerek ott tárolják. Regisztrálni október 15-én éjfélig lehet, utána már csak pályázatok benyújtására van lehetőség október 18-án éjfélig. 2

3 2. Pályázatok elkészítése - A regisztráció jóváhagyásáról szóló értesítő tartalmazza a linket, amelyen belépve el tudja készíteni a pályázatát. Belépést követően a bal oldalon Szervezetek menüpontra kattintva az alábbi a kép jelenik meg a képernyőn, ahol Ön minden, a saját szervezetére vonatkozó információt megtalál: - Ennek az oldalnak a tetején: o megtekintheti a pályázati felhívást; o letöltheti a tájékoztatásul szolgáló minta űrlapot, amelynek tartalma teljesen megegyezik az online felületen megtalálható űrlappal; o letöltheti a költségvetési mellékletet, amelyet kitöltve kérünk majd feltölteni a pályázat benyújtásakor ott, ahol a rendszer ezt kéri; - Ezen az oldalon a táblázatos részen, a saját szervezete nevével egy sorban, a jobb szélső oszlopban a Pályázatok listája linkre kattintva az alábbi kép jelenik meg a képernyőn, azaz Ön az alábbiakat tudja itt elvégezni: o Új pályázat linkre kattintva elkészítheti a pályázatát. (lsd a szervezet neve alatt vagy a jobb oszlopban) o Szervezet adatainak szerkesztése menüpontban szerkesztheti az adatokat,ha módosítás vált szükségessé. (jobb oszlopban) o Visszanézheti a folyamatban lévő pályázatait és szerkesztheti azokat. o Megtekintheti a már beadott pályázatait pdf formátumban. 3

4 - Ezen az oldalon az Új pályázat linkre lépve (jobb oszlopban vagy a szervezet neve alatt) a képernyőn az alábbi kép jelenik meg, azaz megkezdheti a pályázat elkészítését: 4

5 FONTOS: Benyújtást követően a pályázati anyagban módosításra nincsen lehetőség sem a pályázó, sem alapítványunk számára. Kérjük, hogy ezért csak a végleges pályázati anyagot küldjék be! - A pályázati anyag elkészítésekor kérjük, vegyék figyelembe a megadott maximális karakterszámot, amelynél többet a rendszer nem tárol (szóközöket is beszámítja). A pályázat tartalmi értékelésénél az ebből adódó hiányosságokért nem vállalunk felelősséget! A megadott karakterszám kihasználása ugyanakkor nem kötelező. Kérjük, hogy értelemszerűen és tömören válaszoljanak a kérdésekre! - Ahol dátumválasztó ikont lát, ott annak segítségével írja be a dátumot. - Az egyes kérdéseknél ahol szükségesnek tartottuk a Súgó utasítás tartalmaz kiegészítő megjegyzéseket. Ezek megkönnyítik az Önök munkáját, kérjük, olvassák el! - A mellékletek feltöltésénél kérjük, vegyék figyelembe a kiterjesztési lehetőségeket és méret korlátokat. Minden melléklet típusnál 1 db melléklet feltöltését engedélyezi a rendszer (kivéve az Egyéb kategóriát. Amennyiben több dokumentumból áll az anyag, kérjük, azt fűzzék egybe! (pl. együttműködési megállapodásokat) - Fotók, videó- és/vagy hanganyagok feltöltésére nincsen lehetőség, ezekhez kérjük, linket adjanak meg (fotó vagy videómegosztó oldalakról pl. picasaweb, youtube, indavideo, soundcloud stb.). - Formai hibás pályázatot (hiányzó mellékletekkel, meg nem válaszolt kérdésekkel) nem lehet elmenteni és beküldeni. Ha a rendszer valahol a pályázati űrlap kitöltésében vagy a mellékleteknél hiányosságot érzékel, pirossal jelzi. - A pályázaton végzett munka utána a lap alján a Mentés gombra kattintva ideiglenesen tudja elmenteni a pályázatot. 5

6 - Mentést követően a rendszer felhívja a figyelmét arra, hol fogja megtalálni a részben elkészített pályázatot és rákérdez, hogy biztosan menteni szeretné-e. Ezt fogja látni: 6

7 Az OK gombra kattintva a pályázatát elmenti a rendszer és a továbbiakban azt a Szervezetek menüpont alatt a Pályázatok listája linken találja meg az alábbiak szerint: 7

8 - Itt a Megtekintés gombra kattintva pdf-ben megtekintheti a pályázatot úgy, ahogy majd a végleges mentéskor és beadáskor fogja látni. A Szerkesztés gombra kattintva pedig tovább tudja folytatni a munkát a pályázaton. - Figyelem! Ha az Új pályázat linkre kattint, akkor egy teljesen új felület fog megnyílni, ahol elölről kell kezdenie a munkát! 3. Pályázatok benyújtása A pályázatok benyújtása előtt még egyszer átolvashatja a pályázatot, ha az Ellenőrzés gombra kattint az alábbiak szerint, ekkor pályázati anyaga pdf-ben jelenik meg. 8

9 Amennyiben pályázata készen van és beküldi, kérjük, a Mentés és beadás gombra kattintson. A rendszer felugró ablakkal figyelmezteti arra, hogy beadást követően már nem tud módosítani a pályázaton. Ha valamelyik kérdésre nem válaszolt, akkor a rendszer felugró ablakban megjelenő hibaüzentben értesíti a hiányról és ott, ahol hiányosságot észlel, ezt pirossal jelzi az alábbiak szerint. 9

10 A hiányosságok javítását követően kérjük, a Mentés és beadás gombra kattintva küldje be a pályázatát. 10

11 A pályázat sikeres benyújtásáról a regisztráció során megadott címre értesítést kap az alábbi üzenettel: Köszönjük a pályázatot! A beküldött anyagot pdf formátumban a 'Szervezetek' menüpont alatt, a 'Pályázatok listája' linken tudja megnézni. Az alábbi linken tud újra belépni az Új Európa Alapítvány pályázatkezelő adatbázisába: Üdvözlettel: Új Európa Alapítvány 4. Értékelés, kapcsolattartás A pályázatok értékelése és bírálata, a pályázókkal a kapcsolattartás hagyományos módon történik. A pályázat eredményéről és a kuratórium döntéséről írásban fogunk mindenkit értesíteni. A további kapcsolattartás (szerződés, beszámolók megküldése) szintén offline módon történik majd. Ennek módjáról a nyertes pályázókat a megfelelő időben tájékoztatni fogjuk. Az online pályázati rendszer használatával kapcsolatos bármilyen kérdésére az alábbi elérhetőségeken szívesen válaszolunk! További információ kérhető: info@ujeuropaalapitvany.hu Infovonal: (0640) (munkaidőben) 11