Fıvárosi Igazságügyi Hivatal igazgatója

Átírás

1 IGAZSÁGÜGYI HIVATAL PÁRTFOGÓ FELÜGYELİI SZOLGÁLATA JÓVÁ-TETT BUDAPEST SZENTKIRÁLYI U. 8. V.em. TELEFON: +(36 1) P-03 PROTOKOLL AZ ÖNKÉNTESEK BEVONÁSA A JÓVÁ-TETT-HELY KÖZÖSSÉGI FOGLALKOZTATÓ MUNKÁJÁBA FOLYAMAT SZABÁLYOZÁSA A kiadás száma: 1. A kiadás dátuma: április 30. A dokumentumot jóváhagyta:.. Fıvárosi Igazságügyi Hivatal igazgatója Jelen dokumentum az IGAZSÁGÜGYI HIVATAL PÁRTFOGÓ FELÜGYELİI SZOLGÁLATA JÓVÁ-TETT- tulajdona. Felülvizsgálat száma Dátuma Felülvizsgáló aláírása ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 1. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 A PROTOKOLL CÉLJA TERÜLETI ÉRVÉNYESSÉG FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK FELADAT, FELELİSSÉG, HATÁSKÖR FOLYAMATLEÍRÁS AZ ÖNKÉNTESEK JELENTKEZÉSE, BELÉPÉSE A RENDSZERBE AZ ÖNKÉNTESEK KIVÁLASZTÁSA AZ ÖNKÉNTESEK NYILVÁNTARTÁSA, SZERZİDÉSKÖTÉS A FELADATOK KIOSZTÁSA, AZ ÖNKÉNTESEK MUNKÁJÁNAK SZERVEZÉSE AZ ÖNKÉNTES TEVÉKENYSÉGGEL KAPCSOLATOS MUNKAMEGBESZÉLÉSEK RENDJE INFORMÁCIÓ, KOMMUNIKÁCIÓ KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK KIADÁS, MÓDOSÍTÁS, ELOSZTÁS ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 2. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

3 1 A PROTOKOLL CÉLJA A protokoll célja az önkéntes tevékenység, és az önkéntesek bevonásának, kiválasztásának, és az általuk végzett tevékenységek szabályozása a folyamat tudatos megtervezése és ellenırzése. Ennek érdekében meghatározunk és ellenırzünk minden olyan folyamatot, amely közvetlenül befolyásolja az önkéntes tevékenységek minıségét, illetve gondoskodunk arról, hogy ezeket a tevékenységeket szabályozott körülmények között végezzük. 2 TERÜLETI ÉRVÉNYESSÉG A protokoll kiterjed az önkéntesek kiválasztásának, bevonásának tevékenységére, mellyel a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat, illetve a Jóvá-Tett-Hely Közösségi Foglalkoztató munkáját segítjük elı. A protokollban foglalt szabályozások a fenti tevékenységekben résztvevı valamenynyi munkatársunkra vonatkoznak. 3 FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK Jóvá-Tett-Hely Közösségi Foglalkoztató A Fıvárosi Igazságügyi Hivatal Pártfogó Felügyelıi Szolgálatának háttérintézménye. Feladata: a fiatalkorú és fiatal felnıtt kliensek kriminogén szükségleteinek kezelését célzó, külön magatartási szabályként elıírható programok biztosítása, részvétel a közösségi büntetések végrehajtásában, a büntetı igazságszolgáltatáson kívüli, közösségi szereplık bevonásával. Elsısorban: Csoportos és /vagy egyéni foglalkozások a szociális készségek fejlesztése céljából Helyreállító igazságszolgáltatási programok A tanulást segítı programok A munkaerı-paici érvényesülést elısegítı programok A strukturált szabadidı eltöltésre szolgáltató programot ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 3. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

4 Önkéntesség Olyan tevékenység, melyet egyénileg vagy csoportosan, rendszeresen vagy alkalmanként a közös jó érdekében személyes akaratból végeznek anyagi ellenszolgáltatás nélkül. Az önkéntes tevékenység közvetlen anyagi haszonnal nem jár annak végzıje számára, továbbá az önkéntes nem helyettesíti a fizetett munkaerıt. Az önkéntes munkálkodása hozzáadott értékként jelenik meg a fogadó szervezet életében. A tevékenység megvalósulhat non-profit, civil szervezet, vagy állami intézmény-, ritkább esetben for-profit szervezet (cégek, vállalkozások) keretein belül. Elınye, hogy elısegíti a társadalmi beilleszkedést, hozzájárul a szegénység, a kirekesztıdés csökkentéséhez és a teljes foglalkoztatottsághoz. 4 FELADAT, FELELİSSÉG, HATÁSKÖR Pártfogó felügyelı: az ügymenetmodellnek megfelelıen végzi a pártfogó felügyelet végrehajtását támogatja és kontrollálja a pártfogoltat az általános és a külön magatartási szabály teljesítésében kapcsolatot tart a Jóvá-Tett-Hely vezetıjével, és a szakmai koordinátorral a magatartási szabályok megszegése esetén jelzéssel él az elrendelı szerint illetékes szerv felé ha a pártfogó felügyelet végrehajtása során önkéntes tevékenység bevonása szükséges, ezt jelzi az önkéntes szakmai koordinátornak önkéntes tevékenységgel kapcsolatos észrevételeit szükség szerint jelzi az önkéntes szakmai koordinátornak Jóvá-Tett-Hely vezetıje: felelıs a Jóvá-Tett-Hely szakmai felügyeletéért, a programokat vezetı szakemberek (önkéntesek) koordinálásáért szervezéséért, a Jóvá-Tett-Hely belsı szabályzatait betartatja és betartja, ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 4. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

5 a Jóvá-Tett-Hely éves munkatervében a foglalkoztatóban indítandó önkéntes tevékenységek ütemezésérıl, a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat osztályvezetıjével történı konzultációt követıen elızetes tervet készít a foglalkoztató munkájáról szóló beszámolóban a megadott szempontok szerint beszámol a Jóvá-Tett-Helyen zajló önkéntes munkáról együttmőködik a pártfogó felügyelıkkel, segíti munkájukat, részt vesz az önkéntesek kiválasztásában, szervezi az önkéntesek munkáját, kitölti az ehhez kapcsolódó formanyomtatványokat gondoskodik az önkéntesekkel való szerzıdés megkötésérıl vezeti az önkéntesekrıl szóló nyilvántartást beszámolási kötelezettsége van a pártfogó felügyelı, és az önkéntes szakmai koordinátor felé (pl.: vezeti a hiányzásokat, és jelzi azokat, értékelést készít az önkéntes tevékenység végén, stb.) Önkéntes szakmai koordinátor: ellenırzi és felügyeli az önkéntesek munkáját, és az önkéntes tevékenységek lebonyolítását, dokumentálását vezeti az önkéntesek szakmai team-jét részt vesz az éves munkatervhez szükséges adatgyőjtésben és annak kidolgozásában a foglalkoztató munkájáról szóló beszámolóba elkészíti az önkéntes tevékenységeket bemutató részt a megadott szempontok szerint az éves beszámolóban összegzi az önkéntesek, és az önkéntes tevékenységek tapasztalatait együttmőködik a pártfogó felügyelıkkel, és a Jóvá-Tett-Hely vezetıjével ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 5. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

6 5 FOLYAMATLEÍRÁS 5.1 Az önkéntesek jelentkezése, belépése a rendszerbe Az önkéntesség feltételei Az önkéntes személy, vagy szervezet, újsághirdetések útján, illetve az erre kijelölt internetesen honlapokon jelentkezhet ( az önkéntes munkára. A Jóvá-Tett-Hely Közösségi Foglalkoztató elsısorban a közösségi jóvátételi tevékenység szervezéséhez, a közösségi jóvátételi hálózat építéséhez, a tanulást segítı valamint a szabadidıs programokhoz vesz igénybe önkéntes munkaerıt. Az önkéntes egyéb, a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat, illetve a Jóvá-Tett-Hely Közösségi Foglalkoztató által meghatározott tevékenységet is elláthat. Az önkéntesség feltételeit az önkéntes tevékenységrıl szóló évi LXXXVIII. Törvény (Köt.) szabályozza. Az önkéntes tevékenységét a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat munkájára vonatkozó jogszabályoknak, illetve ügymenetmodellnek megfelelıen végzi. Az önkéntesek jelentkezése Az önkéntesek a Jóvá-Tett-Hely honlapján keresztül (onnan letölthetı jelentkezési lappal), vagy írásban jelentkezhetnek jelentkezési lap kitöltésével, mely tartalmazza az önkéntes: - személyes adatait - végzettségeit, képzettségeit - referenciáit, eddig vállalt önkéntes tevékenységeket - szabadidejét, idıbeosztását - céljait és motivációját az önkéntes munkával kapcsolatban A jelentkezési lap tartalmazza azon kizáró okokat, melyek fennállása mellett önkéntes munka nem vállalható (pl.: büntetett elıélet). A jelentkezési lapokat a Jóvá-Tett-Hely vezetıje győjti és készíti elı az önkéntesek kiválasztására. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 6. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

7 5.2 Az önkéntesek kiválasztása Kiválasztás képzéssel Az önkéntesek részére, az önkéntes munka megkezdése elıtt egy 2x3 órás képzést tartunk, mely a kiválasztás alapját jelenti. A képzéseket minden évben március, június és október hónapban tartjuk. A képzések indításával kapcsolatos információkat az éves munkaterv is tartalmazza. A képzésekrıl a jelentkezı önkéntest a Jóvá-Tett-Hely vezetıje en értesíti, illetve közzé teszi a Jóvá-Tett-Hely Közösségi Foglalkoztató honlapján is. A képzés során meghatározzuk azokat a kiválasztási szempontokat, melyek birtokában az önkéntes bekerülhet az önkéntes rendszerbe. A képzést a Jóvá-Tett-Hely vezetıje és a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat munkatársa tartja, elıre meghatározott tematika alapján. A képzést követıen a képzés instruktorai a jelentkezési lapra vezetik fel az önkéntes részvételét, és a vállalni kívánt feladatokat. Interjú az önkéntessel A képzést követıen a Jóvá-Tett-Hely vezetıje és a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat munkatársai interjút bonyolítanak le az önkéntesekkel. Az interjút elıre meghatározott szempontrendszer szerint végzik. Az interjú során tájékoztatják az önkéntest a konkrét feladat ellátásának feltételeirıl. Az interjú idıpontjáról az önkéntest a Jóvá-Tett-Hely vezetıje értesíti ben vagy telefonon. Az interjút követıen a Jóvá-Tett-Hely vezetıje a jelentkezési lapra vezeti fel az önkéntes részvételét, és a vállalni kívánt feladatokat. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 7. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

8 5.3 Az önkéntesek nyilvántartása, szerzıdéskötés Nyilvántartásba vétel Az interjút követıen az önkéntest a Jóvá-Tett-Hely vezetıje nyilvántartásba veszi. A nyilvántartás tartalmazza az önkéntes személyes adatain túl az ellátni kívánt feladatok felsorolását is. A nyilvántartást számítógépen vezeti a Jóvá-Tett-Hely vezetıje, és legalább évente háromszor a képzéseket követıen frissíti. Szerzıdéskötés Egy adott feladatra történı kiválasztást megelızıen a Jóvá-Tett-Hely Közösségi Foglalkoztató szerzıdést köt az önkéntessel az önkéntes munka lebonyolítására. A szerzıdés lehet határozott vagy határozatlan idejő. A szerzıdést a Jóvá-Tett-Hely vezetıje készíti elı. A szerzıdéskötéssel kapcsolatos irányelveket, követelményeket a vonatkozó jogi normatívák tartalmazzák. 5.4 A feladatok kiosztása, az önkéntesek munkájának szervezése Az önkéntes tevékenységgel kapcsolatos igényeket a pártfogó felügyelık jelzik a Jóvá-Tett-Hely vezetıjének. A Jóvá-Tett-Hely vezetıje általános, (pl.: korrepetálás) illetve konkrét feladatok ismeretében választja ki az önkéntest. Szakmai team megbeszélés Az önkéntesek részére a konkrét feladatok kiosztása szakmai team megbeszélés keretében történik. A megbeszélés keretében kerül sor továbbá, az aktuális feladatokkal kapcsolatos információk átadására, az ezzel kapcsolatos problémák megbeszélésére, az önkéntes tevékenységekkel kapcsolatos ellenırzési és értékelési szempontok ismertetésére. A szakmai team megbeszélésen a Jóvá-Tett-Hely vezetıje, az önkéntes szakmai koordinátor, és a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat munkatársa vesz részt. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 8. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

9 A team megbeszélést követıen a Jóvá-Tett-Hely vezetıje az önkéntesekrıl vezetett nyilvántartásba rögzíti az önkéntesnek kiadott feladat pontos megnevezését. Az önkéntesek behívása Az önkéntes tevékenység tartalma eltér attól függıen, hogy külön magatartási szabály végrehajtásában mőködik közre az önkéntes, vagy egyéb, a közösségi foglalkoztató munkáját támogató tevékenységet végez. Ha az önkéntes munkájára külön magatartási szabály végrehajtása érdekében van szükség, a Jóvá-Tett-Hely vezetıje telefonon vagy ben felveszi a kapcsolatot az önkéntessel és egyeztet vele, hogy az önkéntes vállalja-e feladatot, jelezve, hogy külön magatartási szabály végrehajtásában kell közremőködnie. Ha az önkéntes vállalja a közremőködést, a Jóvá-Tett-Hely vezetıje , illetve hivatalos levél formájában értesíti az önkéntest, a pártfogoltat és a pártfogó felügyelıt az önkéntes tevékenység kezdési idıpontjáról, az önkéntes munka feltételeirıl. Az önkéntes munka megkezdése elıtt a Jóvá-Tett-Hely vezetıje egy találkozót szervez, amelyen részt vesz az önkéntes, a külön magatartási szabállyal érintett pártfogolt és a Jóvá-Tett-Hely vezetıje. A találkozón részt vehet az önkéntes szakmai koordinátor is. A találkozó keretében a Jóvá-Tett-Hely vezetıje bemutatja egymásnak az önkéntest és a pártfogoltat, tisztázza a külön magatartási szabály teljesítéséhez szükséges teendıket, a pontos feladat, felelısségi és hatásköröket. Mindezt egy megállapodásban rögzíti, amelyet aláír az önkéntes, a pártfogolt és a Jóvá-Tett-Hely vezetıje. Ha egyéb, a közösségi foglalkoztató munkáját támogató tevékenység megvalósításhoz van szükség az önkéntes közremőködésére a Jóvá-Tett-Hely vezetıje vagy az önkéntes szakmai koordinátor ben, vagy telefonon egyeztet az önkéntessel az önkéntes tevékenység megkezdésérıl. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 9. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

10 Az önkéntes tevékenység dokumentálása Az önkéntes tevékenység lebonyolítása során a Jóvá-Tett-Hely vezetıje forgalmi naplót vezet az ügyfelek, illetve jelenléti ívet az önkéntes megjelenésérıl. Ha az önkéntes külön magatartási szabály végrehajtásában mőködik közre az önkéntes tevékenység befejeztével, az önkéntes összegzı értékelést készít, amelyet e- mailen megküld a Jóvá-Tett-Hely vezetıjének. Az összegzés tartalmazza az önkéntesnek a külön magatartási szabály teljesítésére, a pártfogolt együttmőködési készségére, aktivitására vonatkozó észrevételeit. A Jóvá-Tett-Hely vezetıje ellenırzi, hogy az összegzı értékelés megfelel-e az értékelésre vonatkozó szempontoknak. Ha hiányosságot tapasztal, az értékelést visszaküldi az önkéntesnek kiegészítés céljából. A külön magatartási szabály teljesítésérıl szóló igazolást a Jóvá-Tett-Hely vezetıje állítja ki, 3 példányban, amelybıl két példányt átad a pártfogó felügyelınek, a másik példányt megırzi. Az önkéntes által készített összegzı értékelés az igazolás mellékletét képezi. Az önkéntes jelzési kötelezettsége Ha az önkéntes külön magatartási szabály végrehajtásában mőködik közre, a pártfogolt hiányzásáról személyesen, -en, illetve telefonon értesíti a Jóvá-Tett-Hely vezetıjét, aki értesíti a pártfogó felügyelıt. A pártfogó felügyelı feladata a hiányzás okának felderítése, ennek érdekében telefonon és hivatalos levélben is megkeresi pártfogoltat. A pártfogolt hiányzásának okáról a pártfogó felügyelı legkésıbb a következı önkéntes tevékenység megkezdéséig írásban és -en is értesíti és a Jóvá-Tett-Hely vezetıjét. Ha az önkéntes a külön magatartási szabály végrehajtásában való közremőködése során a pártfogolttal való együttmőködésben problémát észlel, ezt jelzi a Jóvá-Tett- Hely vezetıjének. Szükség esetén, a probléma megvitatása érdekében a Jóvá-Tett- ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 10. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

11 Hely vezetıje egy személyes konzultációt szervez az önkéntes, a pártfogó felügyelı és a Jóvá-Tett-Hely vezetıjének részvételével. Az önkéntes tevékenység értékelése Az önkéntes munkájáról az önkéntes szakmai koordinátor személyes megbeszélés keretében ad visszajelzést. A visszajelzés alapja egy meghatározott szempontok szerint kidolgozott értékelés. Az értékelés során kitér az önkéntes által vállalt feladatok teljesítésének szakmai minıségére, valamint kompetencia határainak betartására. Ha az önkéntes szakmai koordinátor a vállalt feladatok teljesítése vagy a kompetencia határok betartása terén problémát tapasztal, ezt jelzi a Jóvá-Tett-Hely vezetıjének. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 11. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

12 5.5 Az önkéntes tevékenységgel kapcsolatos munkamegbeszélések rendje Az önkéntes tevékenység hatékony mőködése érdekében havi rendszerességgel önkéntes szakmai értekezleteket tartunk. A szervezeten belül mőködı megbeszélések rendjét az alábbiakban szabályoztuk: megbeszélés típusa önkéntes szakmai megbeszélések funkciója Az önkéntesek informálása az elmúlt idıszak eredményességérıl, a feladatok teljesítésérıl, tervezett önkéntes tevékenységekrıl, az újonnan belépı önkéntes személyekrıl, szervezetekrıl, a mőködést érintı jogi környezet változásairól, stb. A rendszeres megbeszélések rendje összehívója Önkéntes szakmai koordinátor megjegyzés gyakoriságvık résztve- Havonta - Önkéntesek -Önkéntes szakmai koordinátor - Meghívott vendég (pl.: pártfogó) A megbeszélésekrıl az önkéntes szakmai koordinátor emlékeztetıt készít, melyet minden résztvevınek megküld ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 12. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

13 6 INFORMÁCIÓ, KOMMUNIKÁCIÓ Az önkéntes tevékenységének végzése során a Jóvá-Tett-Hely vezetıje által hozzá eljutatott információhoz férhet hozzá. Az önkéntes nem férhet hozzá az ügyfelek személyes adatait tartalmazó dokumentumokhoz, illetve az általa megismert személyes adatok tekintetében titoktartási kötelezettség terheli. Ha az önkéntes külön magatartási szabály végrehajtásában mőködik közre az önkéntes tevékenység végzése során igény szerinti személyes szakmai konzultációt kezdeményezhet a pártfogó felügyelıvel a Jóvá-Tett-Hely vezetıjén keresztül. A pártfogó felügyelı a külön magatartás szabály végrehajtásának tartama alatt kapcsolatot tart a pártfogolttal. 7 KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK - Éves munkaterv - Jelentkezési lap önkéntes munkára - Értesítés képzésrıl - Értesítés interjúról - Nyilvántartásba vétel - Szerzıdések - A külön magatartási szabály végrehajtásáról kötött megállapodás - Forgalmi napló - Értékelések jegyzıkönyve - Megbeszélések emlékeztetıje - Ellenırzésekrıl készített feljegyzés 8 KIADÁS, MÓDOSÍTÁS, ELOSZTÁS A P-03 protokoll elrendelése a Pártfogó Felügyelıi Szolgálat igazgatói utasítás formájában történik. A protokollt az igazgató hagyja jóvá és lépteti hatályba a nyomtatott törzspéldány címlapján történı aláírással. A protokoll törzspéldánya a közös meghajtón pdf. formátumban olvasásra bárki számára hozzáférhetı. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 13. OLDAL, ÖSSZESEN: 14

14 A protokoll felülvizsgálatát a Módszertani Osztály a PFSZ szakmai vezetıivel egyeztetve végzi el szükség szerint, de legalább évente. A szükségessé váló változtatásokat átvezeti a dokumentumba, melyrıl ben tájékozatja az érintetteket. A felülvizsgálat megtörténtét a protokoll címlapján lévı Felülvizsgálat nyilvántartó részen igazolja. ONKENTESEK_BEVONASA_PROTOKOLL.DOC 14. OLDAL, ÖSSZESEN: 14