IRODAI ALKALMAZÁSOK 1

Átírás

1 1

2 SZÖVEGSZERKESZTÉS MICROSOFT WORD 2007 ESETFELVETÉS MUNKAHELYZET 1. A munkahelyén egy vezetői pozíció megüresedett. A vezetőség egy önéletrajzot és egy motivációs levelet kér benyújtásra. Wordben készítse el a kért dokumentumokat! 2. Az étterem, ahol dolgozik új egylapos menüt szeretne készíteni, amelyeket kihelyezhetnek az asztalra. Készítsen egy dekoratív étlapot képekkel és keretekkel. SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM A Word az Office csomag legtöbbet használt, talán legsokoldalúbb tagja. Szöveg és kiadványszerkesztésre használható, számtalan lehetőséggel (formázás, táblázatkészítés, rajzolás, szervezeti diagram készítése stb.). A Word indítása többféleképpen lehetséges: - Start menü Programok Microsoft Word parancsikonra kattintva - Tálcán a Microsoft Word gyorsindító ikonra kattintva - Az asztalon a Microsoft Word parancsikonra kattintva - Windows billentyű+r winword szó begépelése 2

3 Word ablak felépítése 1. ábra Word ablak felépítése 1. Címsor: az aktív dokumentum címét mutatja, valamint a bal oldali Word ikonnal és a jobb oldali kis méret, teljes méret, bezárás ikonokkal, a programablakkal végezhetünk műveleteket. 2. Vonalzó: az aktuális dokumentum oldalbeállításait láthatjuk. Ezt a funkciót csak nyomtatási elrendezésben láthatjuk. A vízszintes vonalzó segítségével beállíthatjuk a margók, bekezdések helyzetét, illetve tabulátorokkal, hasábokkal és táblázatokkal végezhetünk műveleteket. A függőleges vonalzó segítségével a margók beállítása mellett, a táblázatok sorainak magasságát állíthatjuk be. 3. Menüsor: az aktív dokumentumban használható parancsok csoportjai találhatóak, menüpontokba rendezve. A menüpontra kattintva megjelennek az abba a csoportba leggyakrabban használt műveletek ikonjai, amelyekre egyszerűen kattintva elvégezhetjük a műveletet vagy a hozzátartozó ablak jelenik meg. Ezek az ikonok mellett megtalálhatók abba a csoportba tartozó további műveletek, ezt a legördítő menüjel jelzi. Ha meg akarjuk tudni, mit tehetünk egy gombbal az eszköztáron, az egérrel fölé állva megjelenik annak funkciója. 4. Állapotsor: A dokumentum méretét (oldal, szavak száma) és alapértelmezett nyelvét mutatja bal oldalon, jobb oldalt a nézet beállítására nyílik lehetőség. 3

4 FÁJLKEZELŐ PARANCSOK HASZNÁLATA, ÁLLOMÁNYOK TÍPUSAI A fájlkezelő műveletek a Word főmenüjében találhatóak (jobb felső sarokban): Új dokumentum létrehozása: Ha elindítjuk a Word szövegszerkesztőt, automatikusan létrejön egy új, üres dokumentum, amellyel dolgozhatunk. Ha meglévő dokumentumunk mellé szeretnénk új dokumentumot nyitni, ezt megtehetjük: főmenü Új paranccsal. Ebben az esetben felajánlja, hogy új üres dokumentumot szeretnénk létrehozni, vagy egy már meglévő sablont szeretnénk használni. A sablonokra a későbbiekben térek vissza, elöljáróban csak annyit, hogy ezen elem használatával könnyedén hozhatunk létre önéletrajzokat, jelentéseket, szórólapokat stb. Meglévő dokumentum megnyitása: Egy meglévő dokumentumot szeretnénk tovább szerkeszteni, vagy kinyomtatni, az állomány-megnyitást kell alkalmazni: Főmenü megnyitás. Ekkor megjelenik egy párbeszédpanel, ahol kijelölhetjük, melyik dokumentumot szeretnénk megnyitni. Dokumentum mentése: Az általunk szerkesztett dokumentumokat, ha nem csak nyomtatni akarjuk, akkor a munka befejeztével, de ajánlott (áramkimaradás, vagy egyéb hibák miatt) közben is többször menteni. A mentést a Főmenü mentés pontjával indíthatjuk el, vagy a ctrl+s billentyűkombinációval. Ha korábban, már mentettünk, akkor automatikusan felülírja a régit, ezért a változtatásnál el kell döntenünk, hogy az eredetit megszeretnénk tartani-e vagy sem. Ha igen, akkor a Főmenü mentés másként pontot választjuk. Abban az esetben használjuk ezt menüpontot, ha más néven, más könyvtárba, vagy más adathordozóra szeretnénk menteni dokumentumunkat. Alapértelmezett fájltípus a Word dokumentum, de lehetőség van más formátumban is elmenteni művünket: - Word sablon - Word 2007-es előtti verzióban (mert a 2007-es Wordben készült dokumentumokat nem lehet megnyitni az előző verzióval) - szöveg fájl (txt) - pdf - weblap - stb. 4

5 Dokumentum bezárása: Ha egy dokumentummal való munkánkat befejeztük, célszerű azt bezárni, hogy ne foglalja a számítógép memóriáját. Ennek elérése: főmenü bezárás. Ha a legutóbbi változtatás óta nem mentettük dokumentumunkat, akkor a bezárásnál a program rákérdez, hogy kívánjuk-e a változásokat menteni. Választhatunk: - igen: menti a változtatásokat - nem: a változások elvesznek - mégsem: kilép a bezárás parancsból SZÖVEGBEVITEL, MOZGÁS, TÖRLÉS, JAVÍTÁS, KIJELÖLÉSI MÓDOK A szöveg begépelése A számítógéppel szerkesztett szöveg gépelésénél nagyon fontos szerepet játszik a kurzor. A kurzor szerepe, hogy megmutassa a szövegnek azt a pontját, ahol a gépelési és szerkesztési műveletek hatása érvényesülni fog. A kurzor mozgatása: Egy karakternyit balra Egy karakternyit jobbra Egy sorral feljebb Ez sorral lentebb PAGE UP PAGE DOWN Egy oldalnyit feljebb Egy oldalnyit lentebb Home A sor elejére End A sor végére ctrl + Home ctrl + End A dokumentum elejére A dokumentum végére Kijelölési módszerek A szövegrészeket akkor tanácsos kijelölni, ha valamilyen műveletet az adott részre egyszerre szeretnénk elvégezni. Vigyázat! Ha kijelölünk egy szövegrészt és ezt nem szüntetjük meg, mielőtt elkezdenénk gépelni, akkor a begépelt szöveg felülírja a kijelölt szakaszt. 5

6 Billentyűzettel történő kijelölés Ha lenyomva tartjuk a SHIFT billentyűzetet és így mozgatjuk a kurzort. Egér használatával történő kijelölés A kijelölendő terület legelején lenyomjuk az egér bal gombját és az egér mozgatásával, sor folytonosan kijelöljük a megfelelő szöveget vagy formázandó egységet. Billentyűzettel és egér használatával történő kijelölés Az előbb bemutatott két módszerrel egyszerre csak egy formázási egységet tudunk kijelölni, de a CTRL billentyűzet segítségével lehetőségünk van több ilyen egységet kijelölni. Szövegrészek másolása és mozgatása Szöveg másolásán azt értjük, hogy egy kijelölt szövegrészről a dokumentum egy másik pontján vagy egy másik dokumentumban másolatot készítünk. Ekkor az adott szakasz az eredeti helyén is marad. Módszer: Kijelöljük a szöveget, majd Kezdőlap menü Másolás, a másolandó helyre állunk a kurzorral és Kezdőlap menü Beillesztés. Vagy CTRL+C másolás, CTRL+V beillesztés. Ha mozgatjuk a szöveget, akkor az adott szöveg eredeti helyéről törlődik és az új helyen jelenik meg. Módszer: Kijelöljük a szöveget, majd Kezdőlap menü Kivágás a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Kezdőlap menü Beillesztés Fogd és vidd módszer: A kijelölt szöveg területén megnyomjuk az egér bal gombját, és lenyomva tartjuk, egy másik helyre húzzuk, majd ott elengedjük, akkor ezzel a módszerrel az adott formázási egységet átmozgatjuk egy másik helyre. Szövegrészek törlése Egy kijelölt szövegrészt a DEL vagy Backspace billentyűvel törölhetünk. A karaktereket egyenként DEL (kurzortól jobbra), Backspace (kurzortól balra) billentyűkkel törölhetjük. Vágólap használata A vágólap egy ideiglenes tárolóterület a memóriában. Ennek segítségével a kijelölt adatokat átmásolhatjuk, vagy áthelyezhetjük a dokumentum egy másik részébe vagy egy másik dokumentumba. Vágólap tulajdonságai: - Ha a vágólap tartalmát megjelenítjük, akkor nem csak az utolsóként vágólapra helyezett szöveget vagy objektumot illeszthetjük be, hanem annak tartalmából válaogatva akárhányszor beilleszthetjük. 6

7 - ha kilépünk a WINDOWS-ból a vágólap tartalma törlődik Vágólap műveletek: kivágás, másolás, beillesztés. 1. Szövegegységek és a dokumentum készítés lépései A WORD SZÖVEGEGYSÉGEI Karakter A legkisebb szövegegység, vannak a nyomtatható (betűk, számok, írásjelek, szimbólumok), illetve a nem nyomtatható, úgynevezett vezérlő karakterek. Az utóbbiakat megjeleníthetjük szerkesztés közben a mindent mutat ikonnal, amely a kezdőlap menüszalagon található. Mindent mutat ikon Szó Két space közötti karaktersorozat (nem kell értelmezhető szónak lennie). Mondat Nagy betűvel kezdődik és írásjellel végződik. Bekezdés Két ENTER közötti szövegrész. A terjedelme tetszőleges lehet. Alapvető formázási egység. A bekezdésben folyamatosan írunk, a sor végén nem kell entert nyomni, mint az írógépnél. Tartalmilag összetartozó szöveget helyezünk egy bekezdésbe. Ha a szövegünk tartalmilag összetartozik, de formázásuk technikailag különbözőek, akkor két külön bekezdésre kell osztanunk. Szakasz Önálló formátummal rendelkező szövegegység. A legfontosabb formátum beállítások a következők: - oldalbeállítások - hasábok - élőfej/élőláb tartalma, formátuma 7

8 Élőfej/élőláb A lap tetején és alján ismétlődő része a dokumentumnak. Szakaszonként lehet más és más a tartalma és formátuma. Az élőfej és élőláb a beszúrás menüszalagban található ikonok segítségével formázható és szerkezthető. Lábjegyzet-végjegyzet A lap alján vagy a szakasz/dokumentum végén elhelyezhető magyarázó szöveg, melynek a hivatkozási jelét a magyarázandó rész után kell beszúrni. Hivatkozás menü Lábjegyzet beszúrása Általános tudnivalók a formátum beállításához - a formázandó szövegrészt általában ki kell jelölni - a szövegegység örökli az előző beállításokat - betű formázáskor kötelező kijelölni a szövegrészt - egy bekezdés formázásakor nem kell kijelölni a formázáshoz a bekezdést - csak a módosított formátumok változnak meg DOKUMENTUM KÉSZÍTÉS LÉPÉSEI Új dokumentum Az Office gomb megnyomása után, az új parancsra kattintva megnyílik az új dokumentum párbeszédpanel. Ahol a következő lehetőségek közül választhatunk: - üres dokumentum létrehozása - sablon alapján készülő dokumentum létrehozása Oldalbeállítás A lap elrendezés menüpontban a következő elemek találhatók: Témák Az Office 2007 újdonsága, amelynek segítségével könnyen és egyszerűen professzionális megjelenést adhatunk a Wordben készült dokumentumunknak. A dokumentumtéma nem más, mint néhány formázási beállítás, ide tartozik a betűtípus, színösszeállítás, valamint az effektusok. Anélkül, hogy ténylegesen alkalmaznánk a témát, kipróbálhatjuk, úgy hogy a megfelelő témára állunk a Kezdőlap menüszalagon a Stílusoknál, akkor a szöveget bemutatóként átváltoztatja, de egészen addig nem változik át, míg ténylegesen nem kattintunk rá. A komplett témákon kívül, a megfelelő hatásokat egyenként is beállíthatjuk. 8

9 Oldalbeállítás Az egyik legfontosabb beállítás a precíz dokumentumok elkészítéséhez, hiszen itt tudjuk beállítani margókat, tájolás, papírméretet, hasábok számát stb. Margók A margók alatt a szövegnek a lap szélétől vett távolságát é rtjük. Ezeket külön-külön beállíthatjuk bal és jobb oldalon, valamint az alsó és felső részeken. A kötés megadása azt jelenti, hogy a később bekötendő dokumentumoknál az oldalak megfelelő részén (belső vagy felső) kimarad automatikusan egy sáv a kötés céljára (ezt nem szükséges megadni, ha nem lesz bekötve). Tájolás: Álló vagy fekvő lapra szeretnénk dolgozni. Méret: A papír méretét határozhatjuk meg, akár egyedit is. Oldalháttér Vízjel Oldalszín Oldalszegély SZÖVEGEGYSÉGEK ÉS FORMÁZÁSUK 2. Karakterformázások A karakterformázáshoz ki kell jelölni a formázandó szövegrészt. A formázási beállítások főleg a szöveg bizonyos részeinek kiemelését szolgálják. A karakterformázást a Kezdőlap menü Betűtípus pontjának kiválasztásával kezdeményezhetjük, illetve a Word 2007 felhasználói felület újdonságával a Minipult segítségével. Ez akkor jelenik meg, ha a kijelölt szövegen a jobb egérgombbal kattintunk, vagy ezen szövegrészre mutatva halványan megjelenik, ebben a Minipultban a leggyakrabban használt formázási parancsok jelennek meg. Az alap formázások eszköztárai megtalálhatók, de az összes karakterfunkció párbeszédpanel a legördülő menü megnyomásával hívható elő. 9

10 2. ábra Karakterformázás párbeszédpanel Betűtípusok A karakterek többféle típusúak lehetnek. Ez azt jelenti, hogy a különböző betűtípusokhoz tartozó karaktereknek más az alakja. Szövegformázási szempontból a betűtípusok két nagyobb csoportra oszthatók. A szövegbetűknél megkülönböztetünk talpas (serif) és talpatlan (sas serif) betűket. Mindig a szöveg határozza meg, milyen betűtípust alkalmazunk. Betűstílusok A betűket kiemelési célokból módosíthatjuk. Ilyen a félkövér, a dőlt és a félkövér dőlt írásmód de akár alá is húzhatjuk a szövegünket, méghozzá szimplán, duplán vagy szaggatottan. Betűméret A karaktereknek a mérete is állítható. Ezt pontban kell megadni, amik a betűk nyomdai mértékegysége. Betűméretben van korlát,. Általában a 8-as betűmérettől választhatunk a 72-esig, de ha éppen nincsen meg a pontosan kívánt betűméret a listában, akkor nekünk is jogunk van egy tetszőleges méretet beírni. Egyéb betűformázások (effektusok) Ezeken kívül a karakterformázóval a betűket rejtetté, áthúzottá, kétszer áthúzott, kis kapitálissá, csupa nagybetűssé tehetjük, valamint alsó és felső indexbe is helyezhetjük. 10

11 Térköz és pozíció A betűtípus párbeszédpanelen a térköz és pozíció fülecskét választjuk. Lehetőségeink: - a betűk nyújtása vagy zsugorítása vízszintesen - a betűköz ritkítása vagy sűrítése - a betűk elhelyezkedése az alapvonaltól számítva lehet süllyesztett vagy emelt 3. Bekezdés formázások Ne feledjük, hogy egy bekezdés ENTER-től egy újabb ENTER-ig tart. A bekezdés minden kijelölnünk, hanem arra a bekezdésre vonatkoznak a beállítások, amelyben a kurzor elhelyezkedik. Természetesen amennyiben több bekezdésre is egyszerre szeretnénk bizonyos formázási műveleteket elvégezni, úgy a kívánt bekezdések kijelölése válik szükségessé. A szöveg igazítása Alapértelmezés szerint, ha a szövegszerkesztővel írunk egy szöveget, akkor a szöveg bal oldala mindig ugyanazon a függőleges pozícióban kezdődik, jobboldala azonban nem feltétlenül, így a szöveg jobb széle egyenetlenné, cikk-cakkossá válhat. Ezt a szövegmegjelenítési módot nevezzük balra igazításnak. A szövegnek a baloldal és a jobboldala is lehet egyenes. Ezt úgy éri el a program, hogy a sorok szavai közötti szóközöket megnöveli. Ezt az igazítási módot nevezzük sorkizárásnak. A jobbra igazításnál a szöveg jobb oldala egyenes, bal oldala egyenetlen. A középre igazítást általában címek esetén használjuk. Behúzások A behúzás azt jelenti, hogy meghatározzuk, hogy milyen szélesek legyenek a bekezdések, azaz a margóhoz képest a bal, illetve jobb szélük mennyivel kezdődjön vagy végződjön bentebb. Kiemelt a behúzások között az első sor behúzás, ahol az első sor egy megadott mértékkel beljebb kezdődik és az összes többi sora a margóhoz igazodik. Illetve a függő behúzás, ahol a bekezdés első sora a margóhoz igazodik és az összes többi sora egy megadott értékkel bentebb kezdődik. Térközök A térközök részben megadhatjuk, hogy a bekezdés előtt és után mennyi hely maradjon ki. Sorköz 11

12 Beállítható a sorok közti távolság, hogy szimpla, dupla, másfél sornyi, vagy egyéb mértékű legyen. Szövegbeosztás - Fattyú és árvasorok: itt állíthatjuk be, ha nem engedjük meg, hogy a bekezdés első, (fattyúsor) vagy utolsó sor (árvasor) külön lapra kerüljön. - Együtt a következővel: itt állíthatjuk be, ha a kijelölt és az azt követő bekezdés közt nem engedélyezzük az oldaltörést. - Egy oldalra: ha a bekezdések belsejében nem engedélyezzük az oldaltörést. - Sorok számozása nélkül: ha a szakaszban bekapcsoltuk a sorszámozást, de a kijelölt bekezdésekben a sorszámokat nem szeretnénk megjeleníteni. - Nincs elválasztás: az automatikus elválasztást kapcsolhatjuk ki. 4. Felsorolás és számozás Dokumentumunk könnyebb áttekinthetőség hivatkozási lehetőség, tartalomjegyzék készítés vagy egyéb célból gyakran sorszámozott pontokba szedve hozzuk létre. Ha valamilyen témához kapcsolódóan több tételt is felsorolunk, a tételeket gondolatjelek, vagy tetszőlege szimbólumok mögé szoktuk írni. Fontos, hogy a felsorolás és számozás bekezdés tulajdonság, ami azt jelenti, hogy a bekezdés első sora elé teszi a megkülönböztető jelet. Számozás: A formázáshoz először ki jelölni azokat a bekezdéseket, amelyeket számozással szeretnénk ellátni. A Kezdőlap menüpontnál választhatjuk ki a számozást, a legördülő menüben választhatjuk a számozás típusát. Felsorolás A formázáshoz először ki kell jelölni azokat a bekezdéseket, amelyeket felsorolás jellel szeretnénk ellátni. A Kezdőlap menüpontnál választhatjuk ki a felsorolást, a legördülő menüben pedig a felsorolás típusát. 5. Szegély és mintázat Szegélyekkel láthatunk el kijelölt szövegegységeket, egész bekezdéseket, táblázatok celláit, úgynevezett szövegdobozokat illetve egész oldalakat is. Tehát ez a formázás érvényesíthető: - a kijelölt szövegre - a kijelölt bekezdésekre vagy az aktuális bekezdésre - a lap oldalait szegélyezhetjük az oldalszegélyezéssel 12

13 Ha a bekezdést szegélyezzük, akkor a behúzásokhoz képest történik a szegélyezés. A szegély és árnyékolás létrehozásához jelöljük ki a kívánt bekezdést, majd válasszuk ki a Kezdőlap menüszalag Bekezdés csoport Szegély és mintázat legördülő menüt 3. ábra Szegély és mintázat párbeszédpanel A szegélyt többféle színben és vastagságban is megadhatjuk, akár minden oldalt más stílussal is. Ha az egész bekezdésnek szeretnénk szegélyt beállítani, akkor a Hatókör listából a bekezdést kell választani. Ha csak egy szövegrésznek, akkor a szöveget. 13

14 4. ábra Kitöltő mintázat párbeszédpanel A mintázat fülben többféle mintázatot találunk, természetesen több színben és többféle sötétítési módszerrel. Ez nagyon jó és látványos kiemelési módszer, de vigyázat, mivel a dolog visszafelé is elsülhet. A túl sok kiemelés áttekinthetetlenné teszi a dokumentumunkat! 6. Iniciálé A bekezdés első betűjét lehet iniciáléval kiemelni. A bekezdés első betűje így átkerül egy új keretbe, amely a szöveghez képest lehet egyszerű, süllyesztett vagy margón álló. Az iniciálé párbeszédablakban megadhatjuk továbbá az iniciálé betűtípusát, méretét és a szöveg szélétől mért távolságát. 14

15 5. ábra Iniciálé párbeszédpanel 7. Tabulátorok A tabulátor olyan eszköz, amellyel egy soron vagy bekezdésen belül a szöveget függőlegesen megadott pozícióba tudjuk igazítani. A szöveget a TAB billentyűvel tudjuk a következő tabulátorpozícióba vinni. Tabulátorok típusai: - balra igazító - középre igazító - jobbra igazító - tizedesjelhez igazító A tabulátorokat legegyszerűbben a vonalzóra kattintva helyezhetjük el. Módszer a következő, a megfelelő tabulátor típusát a vonalzó bal oldalán választhatjuk ki, kattintással egészen addig, amíg a megfelelő típus meg nem jelenik. Majd ezzel a tabulátorral a vonalzó megfelelő helyére kattintva helyezhetjük el. A tabulátorokat a tabulátor párbeszédpanelen is beállíthatjuk, illetve a pozíciók közötti kitöltést csak itt állíthatjuk be. 15

16 6. ábra Tabulátor párbeszédpanel Új tabulátorhelyet úgy hozhatunk létre, hogy beírjuk az értékét a Pozíció mezőbe. Meglévő tabulátorhely módosításához jelöljük ki azt amelyiket módosítani szeretnénk, majd a Pozíció mezőben írjuk át az értéket. Az Igazítás mezőben a kelölt bekezdéseknek a behúzásokhoz viszonyított igazítását állíthatjuk be. Ha a szöveg és tabulátorhely közötti üres részt ki szeretnénk tölteni, válasszuk ki a Kitöltés mezőben a megfelelő (pontozott, szaggatott vagy folytonos) vonaltípust. Az Alapérték mezőbe beírt értékkel az alapértelmezett tabulátorok távolságát módosíthatjuk. A tabulátor eltávolításához, a párbeszédpanelen kiválasztjuk a megfelelő értéket és a Törlést választjuk, az összes nem alapértelmezett tabulátor egyidejű törléséhez Az összes törlése gombra kattintunk. De a leggyorsabb módszer, ha a vonalzón a törlendő tabulátorjelet lefelé húzzuk. 16

17 8. Szakaszformázások A dokumentum egy vagy több bekezdésből álló része, melyre a többitől eltérő beállításokat adhatunk meg. A legfontosabb szakasz beállítás az oldalformázás. Szakaszformázások - Oldalbeállítások Margók beállítása Tájolás beállítása (álló vagy fekvő) Papírméret beállítása Élőfej és élőláb beállítása - Szakaszonként eltérő lehet az élőfej/élőláb. - Hasábok száma módosítható. - Oldalszámozás, fejezetszámozás, sorszámozás alkalmazása. 9. Élőfej és élőláb Az élőfej és az élőláb olyan szöveg vagy grafika, amelyet a dokumentum egyes oldalainak általában a tetejére, illetve aljára nyomtatunk. Az élőfej a felső, míg az élőláb az alsó margóban kerül nyomtatásra. A dokumentum vagy az egyes szakaszok első oldalán a többitől eltérő élőfejet vagy élőlábat használhatunk, illetve ott el is hagyhatjuk azokat. A dokumentum egyes szakaszaiban eltérő élőfejet és élőlábat adhatunk meg a páros, illetve a páratlan oldalakon. Lehetőségünk van arra is, hogy beszúrjuk az aktuális dátumot, időt, oldalszámot (az oldalszámot csak élőfejbe vagy élőlábba szúrhatjuk be), illetve tetszőleges formázott szöveget. Az élőfej/élőláb formázását a Lap elrendezése menü oldalbeállításnál elrendezés fülecskénél tehetjük meg. 17

18 7. ábra Élőfej és Élőláb beállítása Ha az első oldalon eltérő, vagy nem szeretnénk, hogy élőfej vagy élőláb legyen (címlapnál szoktuk), akkor az első oldalon eltérő jelölőnégyzetet jelöljük be. Páros és páratlan eltérő jelölő négyzetet használjuk, ha az élőfej vagy élőláb páros és páratlan oldalon eltérő. A távolság a lap szélétől pontnál beállíthatjuk, hogy hol kezdődjön az élőfej és hol végződjön az élőláb. 10. Szakasztörések típusai Ha szakasztörést szeretnénk beilleszteni, akkor válasszuk a Lap elrendezése menü Töréspontok legördülő menüt, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk: - Következő oldal: új szakasz kezdése új oldalon. - Folyamatos: új szakasz kezdése ugyanazon az oldalon. - Páros oldal: új szakasz kezdése a következő páros számú oldalon. - Páratlan oldal: új szakasz kezdése a következő páratlan oldalon. 18

19 11. Oldaltörés Ha a szöveget ugyanazon szakaszban új oldalra szeretné nk helyezni: Lap elrendezése menü Töréspontok legördülő menüben az oldaltörést választjuk. 12. Hasábok létrehozása Az alapértelmezés az egyetlen hasáb megléte. Hasábok beállítását a Lap elrendezése menü hasáboknál lehet kezdeményezni. 8. ábra Hasábok beállítása Típusnál választhatunk, már meglévő hasáb típusokból. Oszlopok számánál határozhatjuk meg a hasábok számát. Választóvonal jelölőnégyzet kiválasztásánál a hasábok között választóvonalat helyezhetünk el. Ha több hasábot választunk, akkor alapesetben egyelőek, de ezt megváltoztathatjuk a hasábok szélessége és térköze beállításánál. Oszloponként határozhatjuk meg azok szélességét és azok térközét. Mielőtt elfogadnánk a beállítást figyelnünk kell a hatókörre, amely vonatkozhat a teljes dokumentumra, aktuális szakaszra vagy aktuális ponttól kezdődően a dokumentumra. 19

20 TÁBLÁZATOK Készíthetünk egy új üres táblázatot, később töltve ki az üres cellákat, vagy már meglévő szövegbekezdéseket alakíthatunk táblázattá. Mielőtt elkészítjük a táblázatot, döntsük el, hogy melyik Office alkalmazás a legmegfelelőbb a feladathoz. A táblázat létrehozásához a Wordot, Excelt, vagy Accesst használhatunk. Mindhárom alkalmazás automatikusan formázni tudja a táblázatot. - Olyan táblázathoz, amelyik bonyolult formázásokat a Word programot használjuk. - Annak a táblázatnak az elkészítéséhez, amely bonyolult számításokat, statisztikai elemzéseket, lekérdezéseket vagy diagramokat tartalmaz, Excelt használjunk. - Az Access-ben hozzuk létre a táblázatot akkor, ha a relációs adatbázis összes szolgáltatását használni szeretnénk. Üres táblázat készítése - Kattintsunk oda, ahová az új táblázatot helyezni szeretnénk. - Kattintsunk a Beszúrás menü Táblázat eszköztárra, ahol lehetőségünk van beszúrni: Az egeret húzva jelöljük ki a megfelelő számú sort és oszlopot. Táblázat beszúrása. Kész táblázatok beszúrása, ahol előre formázott táblázatokat találhatunk. Amikor beszúrunk egy táblázatot, akkor a táblázat formázásához tartozó eszköztár jelenik meg. Tervezés: 9. ábra Táblázat formázásához tartozó eszköztárak Itt választhatjuk ki a beépített stílusokat, vagy egyénire formázhatjuk az itt található lehetőségekkel. Elrendezés: 10. ábra Táblázat utólagos formázásához tartozó eszköztárak 20

21 Kijelölés: Itt tudjuk a kurzorhoz képest a cellát, sort, oszlopot vagy akár az egész táblázatot kijelölni. Tulajdonság: A táblázat fülecskénél a táblázat méretét, illetve igazítását (balra, jobbra, középre) határozhatjuk meg. A sor fülecskénél a sor magasságát, az oszlop fülnél az oszlop szélességét adhatjuk meg. Nem utolsó sorban a cella fülnél a cellába elhelyezett szöve g függőleges elhelyezkedését (felülre, alulra, középre) határozhatjuk meg, illetve a cella szélességét. Bővítés A kurzorhoz képest sorokat, illetve oszlopokat szúrhatunk be. Törlés Táblázatunkból akárhány cella, sor vagy oszlop törölhet, de akár törölhetjük az egész táblázatot is. Táblázat tartalmának törlése: Jelöljük ki a törlendő egységeket, majd nyomjuk le a DEL billentyűt Cellák törlése: Jelöljük ki a törlendő cellákat és válasszuk a Törlést, majd a cellák törlését. Sor vagy oszlop törlése: Jelöljük ki azt a sort vagy oszlopot, amelyet törölni szeretnénk. Válasszuk a Törlést, majd sorok vagy oszlopok törlését. Táblázat törlése: Álljunk a kurzorral a táblázatba, majd kattintsunk a Törlés és a Táblázat törlése menüre. Egyéb formázások: Cella egyesítése: A kijelölt cellákat tudjuk egyesíteni, aminek eredményeképpen a továbbiakban egy cellaként kezeli a Word. Vigyázat, ilyenkor csak az első cella tartalma marad meg, az összes többié, amit egyesítettünk, elvész. Cellák felosztása: Egy cellát sorokra és oszlopokra bontva további cellákat hozhatunk létre. Táblázat felosztása: Ha két részre szeretnénk bontani egy táblázatot, kattintsunk arra a sorra, amelyet az új táblázat első sorának szánunk és kattintsunk a Táblázat felosztása eszköztárra. Rendezés: A kijelölt szöveg abc szerinti sorba rendezését hajthatjuk végre. Figyelem a rendezést úgy végzi a Word, hogy az egész sort viszi magával, tehát nem keveri össze az adatokat. 21

22 STÍLUSOK Stílusnak nevezzük egy szövegrész formátumának névvel ellátott és elmentett összességét. A stílus bekezdésre érvényes formátumok összessége. Miért jó stílusokat használni? Olyan dokumentumoknál, ahol több azonos formátumú szövegrészt tervezünk, érdemes ezekre stílust készíteni, mert könnyebb alkalmazni, illetve a stílus módosításával egyszerűen és gyorsan módosíthatjuk a formázást. Továbbá tárgymutató, ábrajegyzék és tartalomjegyzék csak ezek segítségével készíthető. Stílusok készítése: Kezdőlap menü Stílusok: Itt a már meglévő stílusok találhatók, illetve módosíthatok. Ha nem találunk olyan stílust, ami a kedvünkre való, akkor az új stílus létrehozásával hozhatunk létre újat. 11. ábra Új stílus beállításához szükséges párbeszédpanel 22

23 Először a stílus nevét adjuk meg, majd meg kell határozni, hogy mi a stílus alapja. Ez alap esetben normál szöveg, de ezt úgy adhatjuk meg, hogy mely már meglévő stílushoz hasonlít a legjobban, illetve a későbbiek során szükségünk lesz esetleg más kiegészítő funkcióra is. Pl.: ha tartalomjegyzéket szeretnénk készíteni ebben a stílusban íródott szövegből, akkor az alapja címsor kell, hogy legyen. A következő bekezdés stílusa azt jelenti, hogy ha entert nyomunk, akkor a következő bekezdés stílusa milyen legyen, alap esetben ugyanaz a stílus, de ezen módosíthatunk, ezt szintén leggyakrabban a címsornál használunk. Ezen alap adatok megadása után jöhet a beállítás, amely a formátum legördülő menü alatt található. Stílus alkalmazása Ha egyetlen bekezdéshez szeretnénk bekezdésstílust rendelni, kattintsunk a bekezdésbe és használjuk a már meglévő stílust. TARTALOMJEGYZÉK ÉS TÁRGYMUTATÓ Tartalomjegyzék A tartalomjegyzék a dokumentum adott szintű címeit sorolja fel, és megadja az oldalszámokat is. Amikor tartalomjegyzéket állítunk össze, akkor a Word megkeresi a címsor stílusú bekezdéseket, ezeket sorban megjeleníti oldalszámmal együtt. Létrehozása: Kattintsunk a dokumentumban arra a helyre, ahová a tartalomjegyzéket el szeretnénk helyezni, majd válasszuk a Hivatkozások menüben Tartalom eszköztárat. Már meglévő formátumokból választhatunk, de ha más fajtát szeretnénk, válasszuk a tartalomjegyzék beszúrása menüt, ahol személyre szabhatjuk. Frissítése: Előfordul, hogy dokumentumunkon változtatást hajtunk végre, ami érinti a tartalomjegyzéket, mivel a Word nem végzi el az automatikus frissítést, ezért ezt nekünk kell elvégezni. Kattintsunk a tartalomjegyzékbe és nyomjuk meg az F9 gombot, vagy jobb egér gomb lenyomásával kiválasztjuk a mezőfrissítés parancsot. Ekkor lehetőségünk van a teljes tartalomjegyzék frissítésére, vagy csak az oldalszámok frissítésére. Tárgymutató A tárgymutató a kinyomtatott dokumentumban a keresett szavak, fogalmak vagy mondatok oldalszámát adja meg. Tárgymutató készítésekor kijelöljük a szerepeltetni kívánt szöveget vagy bejegyzést, formátumot választunk, majd összeállítjuk a tárgymutatót. Készítése: 23

24 - A dokumentumban hozzunk létre tárgymutató-bejegyzéseket. A dokumentumban jelöljük ki azt a szöveget, amelyet tárgymutató-bejegyzésként szeretnénk használni, majd nyomjuk meg az ALT+SHIFT+X billentyűket. - Kattintsunk a dokumentumban arra a helyre, ahol a kész tárgymutatót el szeretnénk helyezni. - Válasszuk a Hivatkozás menüt Tárgymutató beszúrás eszköztárat. KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE Általános információk, alapfogalmak A körlevél funkciót akkor használjuk, ha nagyszámú, egymástól csak néhány szóban különböző dokumentumokat formaleveleket szeretnénk gyorsan és hatékonyan készíteni. Borítékcímzésre, katalógus és etikett címkék készítésére, valamint küldésére használjuk leggyakrabban. Körlevél készítésekor két dokumentumot kell szerkesztenünk: - Törzsdokumentum: tartalmazza az állandó szöveget, amely minden levélben azonos, és a változók neveit. A törzsdokumentum formátuma határozza meg az egyesített dokumentum formátumát. - Adatforrás: táblázatban tartalmazza a változó adatokat. A táblázat első sorában vannak a mezőnevek, a további sorokban pedig a konkrét adatok, a rekordok. A táblázat formátuma bármilyen lehet, nem befolyásolja az egyesített dokumentum külalakját. A körlevél készítés lépései: A törzsdokumentumba írjuk be azt a szöveget, amelyet minden levélen meg szeretnénk jeleníteni. Az adatforrást létrehozhatunk egy adott programban (Excel, Access). A körlevél készítését a Levelezés menü Körlevél készítés indítása paranccsal kezdeményezhetünk. Ekkor a körlevél varázsló elindul, ami azért jó, mert lépésről lépésre haladva könnyedén készíthetünk körlevelet. - Dokumentumtípus kiválasztása: levél, , boríték, címke. - Alapul szolgáló dokumentum megadása: aktuális dokumentum alapján, ha a körlevél alapjául szolgáló dokumentum van nyitva. Sablon alapján vagy egy már meglévő dokumentum alapján, itt lehetőségünk van megnyitni a megfelelő dokumentumot. - Címzettek kiválasztása: Létező listából, itt nyithatjuk meg a már meglévő adatforrást tallózás segítségével. Új lista létrehozásával készíthetünk adatforrást. Megjegyezném, hogy az előre elkészített lista használata a praktikusabb, mert könnyebb vele dolgozni. - Levél megírása: További elemek elhelyezésével van lehetőségünk a változó elemek beszúrására, ekkor a címsorban található mezőnevek jelennek meg hivatkozásként. Itt van lehetőségünk a formázásra is. - Levelek megtekintése: Itt a kész leveleket tekinthetjük meg egyenként, lehetőségünk van arra, hogy bizonyos címzetteket kihagyjunk címzett kihagyásával. 24

25 - Egyesítés befejezése: A kész körleveleket egy dokumentum menthetjük el vagy küldhetjük egyből nyomtatóra. SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAMOK EGYÉB SZOLGÁLTATÁSAI 13. Keresés, csere, ugrás A fenti funkciókat a kezdőlap menüben találhatjuk. Kereshetünk és cserélhetünk szöveget, adott formázást, különleges karaktereket, például bekezdésjeleket, mezőket, képeket. A dokumentum egy megadott helyére lehet ugrani az ugrás paranccsal. 12. ábra Keresés a dokumentumon belül Szöveg keresése: Írjuk be keresett szöveg mezőbe a keresni kívánt szöveget. A keresési beállításoknál egyéb beállításokat tudunk eszközölni. 25

26 Adott formázás keresése: Ha adott formázással rendelkező szöveget szeretnénk keresni, írjuk be azt a keresett szöveg mezőbe. Ha csak adott formázást szeretnénk keresni, töröljünk ki minden szöveget a keresett mezőből. Kattintsunk a Formátum gombra, és válasszuk ki a keresendő formázást. Szöveg keresése és cseréje keresési feltételekkel Ebben az esetben a keresett mező mellé a csere erre mezőt is ki kell tölteni, nyílván a keresett szöveget fogja kicserélni a megadott szövegre. Figyeljünk a keresési beállításokra. Keresőoperátorok használata Szöveg sokrétűbb kereséséhez keresőoperátorokat használhatunk. Egyetlen karakter:? Tetszőleges karaktersorozat: * A megadott karakterek közül egy: [] Egyetlen karakter s megadott tartományban: [-] Egyetlen karakter a zárójelben szereplő karaktereket kivéve: [!] 26

27 TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1. Készítsük el az alábbi ajánlatot. 13. ábra Feladat módosítása Megoldás 1. feladat Elsőként adjunk meg egy középre zárt tabulátort 2 centiméternél, ezt elvégezhetjük a vonalzóra való kattintással vagy a tabulátorok párbeszédablak segítségével. Ezek után a tabulátor gomb lenyomásával gépeljük be a megfelelő helyre a szöveget. Enter lenyomásával a bekezdés örökli a tabulátor pozíciót, így az előzőekben leírt módon elkészíthetjük a címzett részt. A következő szövegegységet középre helyezve félkövér betűstílussal és 14-es betűméretben begépeljük. A szöveg tartalmi részének első felét normál betűstílussal, sorkizárt bekezdés formázással begépeljük. 27

28 A következő bekezdés formázási egységben felsorolást használunk, melynek a beállításai a következőek: Szimbólum helyzete: 1 cm Szöveg helyzete: 1 cm Elfogadjuk a beállítást és begépeljük a szöveget. Az előző beállítások segítségével, akár a formátum másoló használatával elkészítjük a törzsdokumentum maradék részét. Már csak az aláírás elkészítése van hátra, melyet hasonlóképpen készítünk, mint a cím, tehát beállítunk egy középre zárt tabulátort 9 cm-hez, a megfelelő pozícióba állunk a tabulátor gomb lenyomásával és begépeljük a szöveget. 28

29 ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat A mellékelt CD-n található 1-es faladatot formázza a következők szerint, a dokumentum 1 oldalas legyen. 29

30 2. feladat A mellékelt CD-n található 2-es faladatot formázza a következők szerint, a dokumentum 1 oldalas legyen. 30

31 3. feladat A mellékelt CD-n található 3-as faladatot formázza a következők szerint, a dokumentum 1 oldalas legyen. 31

32 MEGOLDÁSOK 1. feladat Első lépésben keresse meg a CD-n az 1-es feladatot és dupla kattintással indítsa el a dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az utána következő szöveget. A tördelés után a következő formázásokat végezzük el, figyelve arra, hogy karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk. - Címsor: 24-es betűméret, középre igazított, térköz utána: 6 pt. - A következő 4 bekezdésben a pontozást tabulátorral oldjuk meg: Kezdőlap menü Bekezdés Tabulátor gombbal elindítjuk a tabulátor beállításához szükséges párbeszédpanelt. Beállítandók: 1. pozíció: 16 cm, kitöltés: pontok; 2. pozíció: 5 cm, 16 cm, kitöltés pontok; 3. pozíció: 16 cm, kitöltés: pontok; 4. pozíció: 7 cm, kitöltés: pontok - A következő bekezdésekben a következő formázásokat kell használni a minta szerint: karakterformázás: félkövér, aláhúzás, szimbólum beszúrás felsorolás - Aláírás formázása: A 9 cm-hez és a 15 cm-hez állítunk be tabulátor pozíciót, a 15 cm-nél a kitöltés pontok. A következő sorba kerül a jelentkező aláírása szöveg, amely az előző 2 tabulátor pozíció közé kerül középre zárt tabulátorral. Ez 12 cm-nél helyezkedik el. Elmentjük a munkánkat. 2. feladat Első lépésben keresse meg a CD-n a 2-es feladatot és dupla kattintással indítsa el a dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az utána következő szöveget. A tördelés után a következő formázásokat végezzük el, figyelve arra, hogy karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk. 32

33 - A címzettet tabulátor segítségével formázzuk meg. A kezdőlap menüben Bekezdés párbeszédpanelen a tabulátorok gombot válasszuk és a következő paramétereket állítjuk be: pozíciók: 9 és 12 cm, igazítás: balra igazított. A beállított pozícióba igazítjuk a szöveget. - Címsor: 20-as betűméret, félkövér és dőlt. A hallgató szöveg ritkított 8 pt-os mértékkel - A következő bekezdés első sor behúzásos 1,25 cm-es mértékkel. - A bekeretezett szöveg, árnyékolt bekeretezett, 2,25 pt-os vonalvastagsággal - A következő bekezdés, balról behúzott 1 cm-rel. - A felsorolás típusú bekezdéseket a Kezdőlap menü Bekezdés felsorolás beállítása - A következő bekezdésekben a kérdések aláhúzottak és a hozzájuk tartozó leírás 2 cm-rel balról behúzott. - Az utolsó bekezdés első sor behúzott - A vezetőség: félkövér, dőlt, jobbra igazított Végül elmentjük a munkánkat. 3. feladat Első lépésben keresse meg a CD-n a 3-as feladatot és dupla kattintással indítsa el a dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az utána következő szöveget. A tördelés után a következő formázásokat végezzük el, figyelve arra, hogy karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk. - Sebes Samu: betűméret: 26-os, állatkereskedő: betűméret: 14-es, 6 cm-es középre igazított tabulátorhoz igazítjuk a szöveget. - A maradék szöveget 7 cm-es balra igazított tabulátorhoz igazítjuk a minta szerint. - A beszúrás ClipArt-nál keresendő szövegben beírjuk, hogy papagáj, a kiválasztott papagájt beszúrjuk, a kép elrendezésénél kiválasztjuk, hogy a szöveg mögé és a helyére húzzuk. - Végül a keretezés van csak hátra, ehhez kijelöljük az egész szöveget, majd a kezdőlap menüben a bekezdésnél kiválasztjuk a körbe keretezést. - Végül elmentjük a munkánkat. 33

34 TÁBLÁZATKEZELÉS, MICROSOFT EXCEL 2007 ESETFELVETÉS MUNKAHELYZET 1. Készítsünk a heti program beírására alkalmas naptári lapot, órabeosztással 8-18 óra között! 2. Ábrázoljuk egy táblázatban Vas, Zala, Heves és Nógrád megye népesség és terület adatait! Ehhez keressen információt az interneten! Készítsünk oszlopdiagramot a népességről! 34

35 SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM A táblázatkezelő programok ma a szövegszerkesztők mellett a második legelterjedtebb programcsaládot jelentik. Táblázatokat és statisztikai számításokat a való életben gyakran kell készítenünk. A táblázatkezelők, ma már sokkal komplexebb feladatokra is alkalmasak: - tudományos és statisztikai számítások - nyilvántartások vezetése - árlisták és grafikonok készítése - matematikai, pénzügyi és mérnöki számítások - adatelemzések, jelentések, kimutatások készítése - nyilvántartás, rendezés, kigyűjtés, keresés 14. Az Excel munkakörnyezete Program indítása: Az asztalon és vagy a Start menü Programok Microsoft Excel parancsikonra kattintva, vagy Windows gomb+r, utána az excel szó begépelése és enter. Excel ablak felépítése 14. ábra Excel ablak felépítése A szerkesztésre szánt helyet sorokra és oszlopokra bontották. A sorokat számokkal, az oszlopokat az angol ábécé nagybetűivel jelöli. Az egy sor és egy oszlop találkozásánál lévő téglalapot mezőnek, illetve cellának nevezzük. 35

36 A cellára úgy hivatkozhatunk, hogy először az oszlopazonosítót, majd sorazonosítót adjuk meg. A cellákat tartalmazó munkaterület felett találhatunk egy szerkesztőlécet, valamint a főmenüket. Ezek a Wordnél megszokott eszköztárakat, illetve a program jellegéből adódó eszköztárakat tartalmaznak. Az Excel dokumentum egy munkafüzet, mely több munkalapból állhat, maximum 256 munkalap. A képernyő alján fülekkel elválasztva (munka1, munka2, munka3 etc.) találjuk meg a lehetséges munkaterületeket (munkalapokat). A program ugyanazokkal a fájl műveleteket képes elvégezni, mint a szövegszerkesztő, ikonjaik is megegyeznek. A program bezárása, min/max méretének beállítása, és a tálcára tétele is azonos módon végezhető el, mint a többi program esetében. Név mező: itt lehet olvasni az aktuális cella azonosítóját, vagy a kijelölt tartomány nevét. Kijelölésnél a következő formai követelményeket kell figyelembe venni: tól-tőlig : pl: A1:B10-ig, ami azt jelenti, hogy négyzetesen A1-től B10-ig az összes cella kijelölésre kerül. A ;-t felsorolásnál használjuk pl.: A2;A8;A10, ebben az esetben az előzőekben felsorolt 3 cella kerül kijelölésre. Szerkesztőléc: a cellákban lévő adatokat itt lehet formázni, valamint meg lehet nézni, hogy ténylegesen mi található egy cellában. Erre azért van szükség, mert a cellákban csak a képletek végeredménye látszódik, de maga a képlet nem. Oszlopazonosítók, sorazonosítók: ezek segítségével hivatkozhatunk egy adott cellára, erre nagy szükség van a számításoknál. Munkalap fülek: a táblázatok építőelemei a cellák, ezek tárolják a különféle adatokat. Ezek a cellák sorokat, oszlopokat alkotnak, ezekből áll össze a teljes táblázat, amit munkalapnak nevezünk. Egy munkalapon sor és 256 oszlop van. Egy munkafüzet több munkalapot is tartalmazhat, maximum 256-ot. Egy munkafüzeten belül a munkalapoknak egyedi, különböző nevűeknek kell lenniük. Ez fontos a hivatkozás miatt, hiszen a programnak egyértelműen tudni kell, hogy melyik munkalapra hivatkozunk. 15. Fájlműveletek Új munkafüzet létrehozása Ha elindítjuk az Excel táblázatkezelőt, automatikusan létrejön egy új, üres munkafüzet. Ha emellett szeretnénk új munkafüzetet nyitni, megtehetjük, Főmenü Új munkafüzet. A létrehozott új munkafüzet nincs még lemezen, ahhoz, hogy ez megtörténjen, később ki kell mentenünk. 36

37 Munkafüzet mentése Az általunk szerkesztett táblázatokat, ha nem csak nyomtatni szándékkal készítettünk, akkor a munka befejeztével, de ajánlott közben is gyakran adathordozóra menteni. Ez azt jelenti, hogy a szerkesztés aktuális állapota lemezre kerül a jelenlegi formában. Mentést a Wordhoz hasonlóan a Főmenü mentés vagy mentés másként paranccsal kezdeményezhetünk. Meglévő dokumentum megnyitása Ha nem egy teljesen üres munkafüzetet szeretnénk létrehozni, és újonnan megírni, hanem egy meglévőt tovább szerkeszteni, vagy kinyomtatni, akkor a megnyitást kell alkalmaznunk: Főmenü Megnyitás pontjával kezdeményezhetjük. Ekkor megjelenik a megnyitás párbeszédpanel, ahol tallózással kikereshetjük, melyik fájlt szeretnénk megnyitni. Munkafüzet bezárása Ha egy táblázattal való munkánkat befejeztük, célszerű azt bezárni, hogy ne foglalja a számítógép memóriáját. Főmenü Bezárás. Ha a legutóbbi változtatás óta nem mentettük el a munkafüzetet, akkor a program már az ismert módon rákérdez, hogy kívánjuk-e a változtatásokat menteni. Adatbevitel, javítás, módosítás, törlés A táblázatban mindig egy aktív cella lehet. Ha elkezdünk gépelni, akkor a szöveg e bben a cellában fog megjelenni. Hogy melyik az aktív cella, azt úgy tudjuk meg, hogy vastag fekete kerettel van kijelölve, vagy leolvasható a név mezőben. A cellák között a kurzormozgató nyilakkal lehet mozogni, vagy az egérrel ráklikkelünk a megfelelő cellára. Az aktív cellába adatok beviteléhez egyszerűen el kell kezdeni gépelni a cellában. Amit beírunk nem csak a cellában fog megjelenni, hanem a szerkesztőlécben is. A cella valódi tartalmát mindig a szerkesztőmezőben láthatjuk, ugyanis az oszlopszélesség korlátot szab a megjelenítésnek. Az adatok csak akkor kerülnek bele véglegesen a cellákba, ha a szerkesztőléc melletti jóváhagyás ikonra kattintunk, vagy az ENTER billentyűt vagy a TAB-ot leütjük. Ha gépelés közben megnyomjuk a szerkesztőlécen a visszavonás ikont, vagy megnyomjuk az Escape (ESC) billentyűt, akkor visszaáll a cella eredeti tartalma. A táblázatkezelő programok másképpen kezelik a szöveges és a numerikus adatokat. A program a szöveges adatot balra, a numerikus adatot jobbra igazítja normál esetben. A számokkal rengeteg különböző számítási műveletet hajthatunk végre. Figyelnünk kell arra, ha egy adott cella tartalmával számolni szeretnénk, az nem tartalmazhat szöveges adatot csak numerikus adatot. 37

38 Adatok módosítása A cellákban lévő adatokat egyrészt átírhatjuk, másrészt módosíthatjuk őket. Ha át akarunk írni egy cellában lévő értéket, akkor ugyanúgy kell eljárni, mint adatbevitelnél, vagyis rá kell állni arra a cellára, majd be kell gépelni a megfelelő értéket. Ilyenkor az eddig ott tárolt adatot törli. Ha a cellában lévő adatot nem szeretnénk kitörölni, csak módosítani szeretnénk, akkor duplán kell klikkelni az adott cellán. Egy másik lehetőség az, hogy a cella kijelölése után belekattintunk a szerkesztőlécbe és ott végezzük el a szükséges módosításokat. Fontos, hogy csak akkor végeztük el a módosítást, ha elfogadjuk. Adatok törlése Törlési módok: - mindent - formátumot - képletet/értéket a DEL gombbal - megjegyzést töröl Ezeket a törlési módokat a Kezdőlap Szerkesztés Törlés menüben található parancsokkal alkalmazhatjuk. Cellák kijelölése A táblázat formázásához, adatok másolásához, mozgatásához elengedhetetlenül szükséges az, hogy ki tudjuk jelölni a szükséges cellákat. Tartományokat úgy lehet kijelölni, hogy rákattintunk a kijelölendő tartomány egyik sarokcellájára, majd az egérgombot lenyomva tartva az egérrel elmegyünk a tartomány szemközti cellájáig. Több tartomány kijelöléséhez tartsuk nyomva a Ctrl gombot. Egy egész sort, vagy egész oszlopot úgy jelölhetünk ki, hogy az egérrel rákattintunk a sor vagy oszlopazonosítóra. Ilyenkor azonban ügyelni kell arra, hogy nem csak az a rész lesz kijelölve, ami a képernyőn látszik, hanem az is, ami nem. Cellák másolása, mozgatása Másoláskor a régi a helyén marad, és lesz róla másolat az új helyén, míg mozgatáskor csak az új helyen lesznek meg a cellák. Bármilyen műveletet szeretnénk is végezni a cellákkal, az első lépés mindig az, hogy ki kell jelölni őket. Miután kijelöltük a kívánt területet, több lehetőségünk van: 38

39 Másolás Kijelölés után Kezdőlap Vágólap menü, ahol a másolás parancsot választjuk. Miután kiválasztottuk a másolás menüpontot, a kijelölt cellákat szaggatott vonal jelzi, hogy majd ezeket a cellákat fogja beilleszteni az új helyre. Ezek után az új helyre állunk és Kezdőlap Beillesztés parancsot választjuk. Ezt a műveletet egészen addig hajthatjuk végre, amíg ESC billentyűt nem nyomunk és ekkor eltűnik a szaggatott vonal is. A szimpla beillesztés mellett lehetőségünk van az irányított beillesztés használatára is, ahol formátumot, képletet, értéket stb. Cellák mozgatásánál ugyanazok a módszerek vannak, mint amelyek a másolásnál is voltak, csak egy lényeges különbség van, hogy nem a másolást, hanem a kivágás parancsot használjuk. ADATTÍPUSOK, SZÁMFORMÁTUMOK, CELLAFORMÁZÁSOK A cellába bevihető adatokat alapvetően két csoportba soroljuk: - szöveges - szám Adattípusok Szöveges adatok: A szöveges adatokat a táblázatkezelő normál igazításnál balra igazítja. Numerikus adatok: A numerikus adatokat normál igazítás esetén a táblázatkezelő jobbra igazítja. A ###### hibaérték akkor jelentkezik, amikor a szám, dátum vagy idő nem fér el a cellában. Megoldás: oszlopszélesség megnövelése. Számformátumok Egy adott cella számformátumát a Kezdőlap Szám menüpont alatt lehetséges. Számformátumok használata, azért fontos, mert maguk a számok nem adhatnak elég információt, és ha számolni szeretnénk vele, akkor csak számot tartalmazhat, illetve egy számolás eredménye szintén csak szám lehet, tehát mint tulajdonság lesz a cellán, hogy a szám, miként jelenjen meg. Pl.: Ft Általános szám Az általános számformátumú cellák nem tartalmaznak semmilyen különleges formátumot. 39

40 Szám Ez a számformátum általános, beállítható a tizedesjegyek száma, illetve az ezres számcsoportosítás. A program a kerekítési szabályoknak megfelelően jeleníti meg a cellában az adatokat. Pénznem A numerikus adat után megjelenik a pénzjelölő. A pénznem begépelésekor, ha a szám után beírjuk a pénzjelölőt is, automatikusan átállítja a számformátumot, de vigyázni kell arra, ha a pénzjelölőt elgépeljük, akkor szöveges adatként fogja kezelni. Dátum, idő Az Excel a dátumokat dátumértéknek nevezett sorszámként tárolja. Ami azt jelenti, hogy január 1.-től eltelt napok számaként tárolja, azaz a január 1.-t ként tárolja. Az időt tizedes törtként tárolja, mivel ezt a nap részeként tekinti. A dátumok megjelenítésének sok formája van, ügyeljünk, hogy a számunkra megfelelőt válasszuk ki a széles választékból. Százalék A számok százalékként való megjelenítéséhez a számformátumba vegyük figyelembe, hogy például a 0,08 8%, illetve az 1 egész a 100%. Kategória listából kiválasztjuk a százalék formátumot, illetve a tizedesjegyek számát. Különleges számformátum A különleges formátumok lista- és adatbázisértékek követésének hasznosak. Ezek lehetnek: - irányítószám - adószám - telefonszám - társadalombiztosítási szám - bankkártya - mobilszám Egyéni számformátumok A formátumkód mezőben tetszőlegesen megadhatunk olyan számformátumot, amilyen az előzőekben felsorolt kategóriákban nem található meg. Kiindulási pontként használjunk fel egy létező formátumkódot, amelyet saját formátumra tudjuk alakítani. Érdemes olyat választani, amelyik a kívánt kódhoz a legközelebb áll. 40

41 A következőeket figyelembe véve: - A # csak az értékes jegyeket jeleníti meg, a felesleges nullákat nem. - A 0 nullákkal egészíti ki a számot, ha az kevesebb számjegyet tartalmaz, mint ahány 0 szerepel a formátumban. - A? a tizedesvessző mindkét oldalán az értéktelen nullák helyén szóközt jeleníti meg. - Ha ezres elválasztóként pontot szeretnénk megjeleníteni, vagy ha egy számot ezresként szeretnénk megjeleníteni, akkor a számformátumba foglaljunk bele egy pontot. FORMÁZÁSOK A legfontosabb formázási műveletek a Kezdőlap menüben elvégezhetők. Mindenféle formázás úgy történik, hogy először ki kell jelölni azt a cellát, vagy cellákat, melyeket meg szeretnénk formázni, majd válasszuk ki a megfelelő formázást. Arra ügyelni kell, hogy mindig egész cellákra vonatkozik a formázás. Ha véletlenül valamit elrontottunk, akkor a visszavonással lehet érvényteleníteni az utolsó műveletet. A visszavonásnak van egy fordított művelete is, ez a visszaállítás. A visszavonás művelet nem csak akkor használható, ha valamit rosszul formáztunk meg, hanem akkor is, ha mondjuk véletlenül kitöröltünk valamit. Sorok, oszlopok, cellák beszúrása Munkánk során előfordulhat, hogy táblázatunkból véletlenül kifelejtettünk egy pár cellát, vagy esetleg egy egész sort, vagy oszlopot, vagy csak egyszerűen utólag szeretnénk bővíteni táblázatunkat. Ha egy egész sort szeretnénk beszúrni, abba a sorba kell állnunk, amely sor elé szeretnénk beszúrni. A Kezdőlap menü Cellák Beszúrás Sorok beszúrása parancsot választjuk. Ha egy egész oszlopot szeretnénk beszúrni, akkor hasonlóképpen kell eljárni, mint sorbeszúrásnál, azzal a különbséggel, hogy az Oszlopok beszúrása parancsot választjuk. Ha cellát szeretnénk beszúrni, akkor a megfelelő cellába állunk, majd ezek után ki kell választani a Cellák beszúrása. Ennek hatására meg fog jelenni egy kis ablak, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk: - Cellákat jobbra tolja - Cellákat lefelé tolja - Egész sort szúr be - Egész oszlopot szúr be Nem utolsó sorban, ebben menü pontban tudunk új munkalapokat beszúrni. 41

42 Sorok, oszlopok, cellák törlése Hogyan lehet cellákat kitörölni, ha véletlen fölösleges cellák lennének a táblázatban? Mint minden egyéb műveletnél, első lépésként ki kell jelölni azokat a cellákat, amelyekre nincs szükségünk, és ki szeretnénk törölni. Ha egész sort, vagy oszlopot szeretnénk kitörölni, akkor persze azokat kell kijelölni. Ezután a Kezdőlap menü Törlés menüben választjuk ki, hogy a kijelölt cellákat, sorokat vagy oszlopokat szeretnénk törölni. Figyelem! Ez a művelet nem ugyanaz, mint a tartalom törlése. Sormagasság és oszlopszélesség beállítása Ha egy cellába begépelünk egy szöveget, amely hosszabb, mint a cella szélessége, akkor látszani fog, csak a szöveg ki fog lógni a cellából. Egyelőre még semmi gond, hiszen minden rendesen látszódik, azonban ha a mellette lévő cellába is írunk, akkor a program látszólag levágja a szó végét és nem fog látszani. Illetve a számoknál említést tettünk arról, ha egy szám nem fér bele a cellába, akkor a következő jelenik meg ######. Ennek megoldására meg kell szélesíteni a cellát. Ezt legegyszerűbben úgy te hetjük meg, hogy az oszlopazonosítók közti elválasztó vonalra állunk az egérrel, egészen addig, míg az egérkurzor át nem vált egy oda-vissza nyílra. Ha duplán kattintunk, akkor a legszélesebbhez igazodik az oszlop szélessége, vagy szimplán a megfelelő méretre húzzuk. Ugyanígy lehet a sor magasságát módosítani. Egy másik lehetőség a cellák méretének változtatására Kezdőlap menü Cellák Formátum menü segítségével, ahol pontos értékkel határozhatjuk meg a sor magasságát, vagy az oszlop szélességét. Ha egyszerre több oszlop szélességét, vagy sor magasságát szeretnénk egyforma méretűre állítani, akkor először ki kell jelölni, hogy mely oszlopokat, vagy sorokat szeretnénk méretezni és a fent leírt módszerrel méretezünk. 16. Cellaformázások A cellaformázások hasonlóképpen történik meg, mint a Wordben. Itt is ki kell jelölni a formázni kívánt cellákat, majd a megfelelő menüben a formázásokat elvégezzük. Számformátum beállításai: A számokat az előzőekben leírt módszerrel formázhatjuk. Karakterformázások A karaktereket a Wordben megismert módszerrel formázhatjuk, csak kevesebb speciális lehetőséggel. 42

43 Igazítás Egy cellán belüli igazítás a Kezdőlap menü Igazítás paranccsal lehetséges. 15. ábra Szöveg formázása cellán belül Vízszintes igazításnál a normál annyit jelent, hogy a szöveget balra igazítja, míg a számokat jobbra. A balra, jobbra, illetve a középre igazítás, a cellán belül a megfelelő irányba igazítja az adatot. A kitöltve opció arra jó, hogy ha egy cellába beleírunk egy karaktert, vagy karaktersorozatot, akkor a cellát kitölti vele. Függőlegesen lehet egy szöveg a cellában fent, lent, középen, illetve kizárva. A kizárva annyit jelent, hogy ha egy cellában több soros szöveg van, akkor a sorokat minél távolabb helyezi el egymástól a program. Szöveg elhelyezése mezőben beállíthatjuk, hogy a program hogyan kezelje azt a szöveget, ami nem fér el egy cellában: a sortörés bekapcsolásával a cellában a szöveget automatikusan sorokra tördeli, vagy lekicsinyíti, de egyesítheti a szomszédos cellákkal. Az utóbbihoz ki kell jelölni az egyesítendő cellákat. 43

44 Az Elforgatás mezőben a szöveg írásirányát módosíthatjuk. Tetszés szerinti szögben elforgathatjuk a cellák tartalmát, vagy az írásirányt vízszintesről függőlegesre módosíthatjuk. Szegély és mintázat A kijelölt cellákra be lehet állítani szegélyt, illetve kitöltő mintázatot, a Kezdőlap menü Formázások menüpont alatt, a szegély fülecskénél a cellák szegélyt lehet beállítani, a kitöltés fülecskénél a kitöltő mintázatot lehet beállítani, az egyszerűbbtől a bonyolultabb kitöltésig. 16. ábra Cella háttérszínének beállítása 17. ábra Táblázat keretezése 44

45 17. Automatikus kitöltés Listák készítése Ha beírjuk egy cellába valamelyik hónap nevét, vagy rövidítését, illetve a hét valamelyik napját, vagy annak rövidítését, majd megfogjuk a cella jobb alsó sarkát és elkezdjük húzni valamelyik irányba, akkor az Excel automatikusan létrehoz egy értelemszerűen növekvő listát, illetve a meglévőt folytatja. Ügyelni kell arra, hogy csak akkor nyomjuk le a bal egérgombot, ha a cella jobb alsó sarkánál a kurzor átvált egy jellegzetes, vastag egyenlő szárú fekete keresztre. Ez a művelet nem csak vízszintes irányban, hanem függőlegesen is elvégezhető, valamint nem csak a lista első elemétől lehet kezdeni, hanem bármelyik elemtől. 18. ábra Egyéni listák létrehzása Újabb listákat az Office gomb Excel beállításai Népszerű elemek Egyéni listák parancs alatt készíthetünk. Itt a jobb oldalon külön sorokba ENTERREL elválasztva fel kell sorolni, megfelelő sorrendben az újabb lista elemeit, majd meg kell nyomni a Hozzáadás gombot. Ekkor a lista átkerül a baloldalra, vagyis ezek után már ez a lista is használható. Lehetőségünk van a táblázatban szereplő lista felvételére is, kijelöljük az adott cella tartományt, majd a beolvasás gombra kattintunk. 45

46 Ha valamelyik listát szeretnénk kitörölni, akkor először ki kell jelölni, majd meg kell nyomni a törlés gombot. Ha egy listához még szeretnénk újabb elemeket felvenni, akkor csak egyszerűen a baloldalon ki kell választani a folytatni kívánt listát, majd a jobb oldalon ki kell egészíteni a hiányzó elemekkel. 18. Számsorozat készítése Hasonló műveletet végezhetünk el akkor, ha például egy számsorozatot szeretnénk folytatni. Ha egy cellába beírunk egy számot, majd a következő cellába a sorozat következő elemét, majd a cellát a sarkánál fogva el kezdjük másolni, akkor a megadott (a program által kiszámolt) tulajdonság alapján elkészíti a program a sorozat következő elemeit, egészen addig, amíg húzzuk a másolást. Bonyolultabb, vagy csak a kezdő számot szeretnénk megadni és a további számolást a programra bízzuk, akkor ezt a Kezdőlap Szerkesztés Kitöltés Sorozatok paranccsal tehetjük meg. 19. ábra Sorozatok készítése Tehát megadjuk a kezdő számot, kijelöljük a sorozatra szánt cellákat, majd belépünk a menübe, ahol automatikusan felismeri, hogy oszlopba, sorba szeretnénk a sorozatot, számtani, mértani vagy dátum alapú sorozatra van szükségünk. A legérdekesebb a dátum alapú sorozat, ahol a dátumegysége (növekménye) lehet, nap, hétköznap, hónap, év. Illetve megadhatjuk a lépésközt, ami a növekedés mértékét jelenti és megadhatjuk még a végértéket, ami azt jelenti, akár mekkora területet is jelöltünk ki, tehát nagyobbat, mint a sorozat, akkor a végértéknél tovább nem írja. 46

47 19. Képletek, számítások, hivatkozások Képletek, függvények A képletek olyan egyenletek, amelyek a munkalapokon szereplő értékekkel számításokat hajtanak végre. A képleteket egyenlőségjellel = kell kezdeni. A képlet a következők bármelyikét is tartalmazhatja: - Függvények: Előre megírt képlet, amely a programba van beépítve - Hivatkozások - Műveleti jelek - Állandók, például: szöveg, szám Függvény felépítése: A függvény egyenlőségjellel kezdődik, ezt követi a függvény neve, a nyitó zárójel, a függvény argumentumai egymástól pontosvesszővel elválasztva és a záró zárójellel. Pl.: =SZUM(A1:A10). Függvény beszúrása a szerkesztőléc mellett található fx gombbal lehetséges, vagy a képletek menüben függvénytár menüben lehetséges. A függvények keresésének megkönnyítésére, a függvények csoportokban találhatók. Hivatkozások a képletekben, függvényekben A hivatkozás a munkalap celláját vagy tartományát azonosítja, és meghatározza, hogy a képletben használni kívánt érték vagy adat hol található. Relatív hivatkozások A relatív cellahivatkozás (például A1) a képletben a képletet tartalmazó és a hivatkozott cella közötti relatív elhelyezkedésen alapul. Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, a hivatkozás módosul. Ha a képletet máshova másoljuk, hivatkozása automatikusan igazodik az új helyhez. Vegyünk egy egyszerű példát az A3-as cella tartalma A1+A2, ami azt jelenti, hogy az A3- ashoz képest a felette lévő két cella tartalmát adja össze. Ha ezt a cellát átmásoljuk a B3-as cellába, a tartalma relatív hivatkozásként a felette lévő két cella tartalma, amely a B1+B2. 47

48 Miért van erre szükség? Az Excel egyik legfontosabb része, hogy megértsük a relatív és a későbbiekben tárgyalandó abszolút hivatkozás lényegét, hiszen ezen fogalmak a program használatának alapkövei. Az Excel nagyobb táblázatok, könnyebb, esetleg bonyolultabb számítások minél gyorsabban és egyszerűbben elkészítésére készült. Tegyük fel, hogy egy nagyobb táblázat (akár 50 oszlopos) utolsó sorában összegző sort kell készítenünk, és mindegyik oszlopba be kellene írnunk a képletet, ami nem könnyítené meg a munkánkat. Éppen ezért találták ki a relatív hivatkozást, ami azt jelenti, hogy egyszer elkészítem a képletet, majd végig másolom a tanult módszerrel. Így valóban könnyedén és gyorsan lehet elkészíteni a táblázatokat. Amit tükrözi kicsiben az előző példa is. Abszolút hivatkozások Az abszolút hivatkozás (például $A$1) a képletben mindig adott helyen lévő cellára mutat. Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, az abszolút hivatkozás változatlan marad. Ha a képletet máshova másoljuk, abszolút hivatkozás nem igazodik az új helyhez. Miért van erre szükség? A számítások során előfordul, hogy egy fix helyre elhelyezett összeggel, vagy eredménnyel kell számolnunk. Ennek helye nem változik és a másolás során nem szeretnénk, ha ez másképp lenne. Vegyes hivatkozások A vegyes hivatkozás tartalma abszolút oszlop és relatív sor ($A1), vagy relatív oszlop és abszolút sor (A$1). Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, a relatív hivatkozás módosul, míg az abszolút hivatkozás változatlan marad. Ezt a típusú hivatkozást ritkábban használjuk, illetve a gyakorlottabbaknak ajánlott. Műveleti jelek a képletekben Számtani műveletek A számtani alapműveletek végrehajtásához, számeredmények előállításához használjuk: - +: összeadás - -: kivonás - *: szorzás - /: osztás - %: százalék - ^: hatványozás 48

49 Összehasonlító operátorok: Az alábbi operátorokkal két értéket hasonlíthatunk össze. Ennek eredménye IGAZ vagy HAMIS logikai érték lesz: - =: egyenlő - >: nagyobb mint - <: kisebb mint - >=: nagyobb vagy egyenlő - <=: kisebb vagy egyenlő - <>: nem egyenlő Szövegösszefűző operátor Két vagy több szöveget egyesíthetünk vagy fűzhetünk egyetlen szövegrésszé: & Függvények alkalmazása Az Excelben több száz beépített függvény van, az előzőekben említettük, hogy ezek megtalálásának megkönnyítésére csoportokba rendezték. Leggyakrabban használt függvények: - SZUM: Összeadja a paraméterlistában megadott cellákat. - ÁTLAG: Számtani átlagot számít. - MAX: Megkeresi a paraméterlistájában megadott legnagyobb számot. - MIN: Megkeresi a paraméterlistájában megadott legkisebb számot. - HA: Megvizsgál egy logikai kérdést, mely ha igaz, akkor végrehajt valamit, ha nem igaz, akkor egy másik műveletet hajt végre. - SZUMHA: A SZUM és a HA függvény keveréke, amennyiben a megadott feltétel igaz, akkor egy megadott tartományban összegez. - FKERES: Egy táblázat első oszlopában megkeres egy adott értéket, majd eredményképpen a táblázat egy meghatározott oszlopának az értékét adja vissza. - VKERES: Egy táblázat első sorában megkeres egy adott értéket, majd eredményképpen a táblázat egy meghatározott sorának az értékét adja vissza. - DARAB: Megszámolja, hogy a paraméterlistájában mennyi szám van. - MA: Vissza adja a mai dátumot ()paraméter nélküli függvény). 49

50 DIAGRAM KÉSZÍTÉS Diagram értelmezése, alapfogalmak A diagramok szemléletesek, megkönnyítik a felhasználó számára az adatok összehasonlítását, a trendek, a szabályszerűségek átlátását. Nem kell a munkalapon többoszlopnyi számot elemeznünk, hanem egyetlen pillantással áttekinthetjük. Ha már elkészült a táblázatunk, akkor pillanatok alatt tudunk róla készíteni egy tetszőleges formájú diagramot. Diagramot külön diagramlapon, vagy beágyazott objektumként a munkalapon hozhatunk létre. A diagram létrehozásához először készítsük el a táblázatot, ezután jelöljük ki az adatokat, majd a Beszúrás Diagram paranccsal, melyet utólag igény szerint alakíthatunk ki. Diagram típusok: - oszlop, sáv - terület, felület, sugár - kör vagy perec - pont és buborék - terület A grafikon készítéséhez a táblázat szerkesztésekor érdemes a következőket figyelembe venni: - A táblázat első sora, és az első oszlopa tartalmazza a feliratokat. - Üres sorokat és oszlopokat ne tartalmazzon a táblázat. - Tisztán numerikus adatokból lehet csak, szöveges adatokból nem lehet diagramot készíteni. - A grafikonhoz szükséges tartomány mindig téglalap alakú terület legyen. Diagram készítés lépései: Első lépésként ajánlott kijelölni azokat a cellákat, amelyből a diagramot szeretnénk készíteni. A kijelölés után a Beszúrás menü Diagram menüpontját kell kiválasztani. Első lépésként ki kell választani a diagramtípust. Hogy melyiket válasszuk, ez mindig a feladattól függ. Ekkor a választott diagram típussal beszúrja a diagramot, amelyet később formázhatunk a kedvünk szerint. nézzük, melyek ezek: 50

51 Diagrameszközök Tervezés menü - Típus: utólag meg tudjuk változtatni a diagram típusát, ha nem tetszik, amit választottunk, a kész diagramra kattintva, a diagram menüpontban található minták paranccsal. - Adatok: Sor és oszlop váltása: válthatunk, hogy sorban helyezkednek el a rekordok, vagy oszlopban. Egy kattintással megtörténik a váltás. Adatok kijelölése: Itt van lehetőségünk az adatok hozzáadására, szerkesztésére és törlésére. Hozzáadás: A hozzáadás gombot, ekkor a párbeszédpanelben beírjuk, vagy kijelöljük az adatsor neve cellát, illetve megadjuk, hogy mely cellatartományban találhatóak az értékek. Szerkesztés: Kiválasztjuk a szerkeszteni kívánt adatsort és rákattintunk a szerkesztés gombra. Ekkor az előzőekben megismert párbeszédpanelen módosíthatjuk az adatokat. Eltávolítás: Kiválasztjuk a törölni kívánt adatsort és rákattintunk az eltávolítás gombra. Diagram elrendezése: Itt választhatjuk ki, hogy nézzen ki a diagramunk, diagramcím, tengely név stb. Kiválasztjuk a megfelelő formátumot és utána beírjuk a megfelelő elembe a szöveget. Diagram stílusok: A diagram kinézetét határozhatjuk meg. Diagram áthelyezésénél választhatjuk ki, hogy a diagram a munkalap elem legyen, vagy új munkalapra kerüljön. - Elrendezés: Címkék: Itt határozhatjuk meg a diagramon lévő címkéket és azok helyét. Tengelyek: A diagramon, mely tengelyek szerepeljenek és milyen tulajdonságokkal, illetve legyen segédrácsvonalak, vagy sem. Háttérnél: a háttérszínt határozhatjuk meg. - Formátum: Itt egyéb formázásokat határozhatunk meg, pl. egyéb háttérszín, karakter stílusok stb. 51

52 ADATKEZELÉS TÁBLÁZATKEZELŐBEN Adatkezelés alapfogalmai Az adatbázis jellegű feladatok végrehajtásához az adatoknak lista formátumúnak kell lenniük, az első sorban legyenek az oszlopfeliratok, a többi sor azonos oszlopaiban a tételeknek hasonlóaknak kell lenniük, és az adattartományon belül nem lehetnek üres sorok és oszlopok. Listakezelés alapjai A lista egy olyan táblázat, amelyben az adatok egy szigorú struktúra szerint helyezkednek el, ami a visszakeresést és az adatok kiértékelését nagymértékben elősegíti. Minden sor egy rekord, a rekordon belül pedig minden cella egy mező. Az oszlopok fejlécét más néven mezőnévnek hívják. A következő adatbázis funkciókat végezhetjük el: adatainkat sorba rendezhetjük, karbantarthatjuk, kereshetünk benne, kigyűjthetjük a bizonyos feltételeknek megfelelő sorokat, összesítéseket, részösszegeket számolhatunk, és kimutatásokat készíthetünk. Adatbázis műveletek Rendezés Rendezzük sorba az egyes rekordokat. Ezt úgy tehetjük meg, hogy első lépésként ki kell jelölni a táblázatot, amelyiket rendezni szeretnénk. A kijelölés után kiválasztjuk az Adatok menü Rendezés és szűrés Majd választunk, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben szeretnénk rendezni. Ha összetettebb rendezésre van szükségünk, azaz több szintű, akkor az Egyéni sorrend menüt választjuk. 20. ábra Táblázatban az értékek rendezése 52

53 Itt lehetőségünk van több szintű rendezést megadni. Először figyeljünk arra, hogy a listánkban található-e címsor, ha igen akkor be kell jelölni Az adatok fejlécet tartalmaznak jelölő négyzetet. Ezután megadjuk az elsődleges rendezési oszlop azonosítóját és kiválasztjuk, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben rendezze-e. Ha ezzel megvagyunk, utána az Újabb szint gombbal létrehozzuk a következő szintet, ahol az előzőekben alkalmazott módszerrel beállítjuk a rendezést. Ezt folytathatjuk, amíg szeretnénk. Adatok szűrése A következő fontos művelet a rekordok szűrése. Tegyük fel, hogy egy táblában csak azokat az embereket szeretnénk megjeleníteni, akik Budapesten laknak. Ki kell jelölni a listát, és az Adatok menüben a Rendezés és szűrés Szűrés parancsot. Ekkor a címsorban megjelennek a legördülő menük, ahol lehetőségünk van választani. - Rendezés ábécé sorrendben. - Ha szám értékek vannak a szűrendő elemek között, akkor bizonyos operandusok alapján szűrhetünk (kisebb, nagyobb, egyenlő értékekre, bizonyos értékek között stb.). - Ha szöveges adatok, akkor kijelölhetjük, mely elemeket jelenítsek meg (pl. Budapesti lakosok. Ha már nincs szükségünk az adatok szűrésére, az előző paranccsal kikapcsolhatjuk a szűrési feltételt és az eredeti táblát kapjuk vissza. Részösszegek számítása Az Excelben automatikusan kiszámíthatjuk egy lista részösszegét és végösszegeit. Részösszegek beszúrásához először rendezzük a listát úgy, hogy a részösszegbe beszámítani kívánt sorok egy csoportban legyenek. Ezután minden, számokat tartalmazó oszlop részösszegét kiszámíthatjuk. Részösszegek beszúrása: 1. Sorba rendezés. 2. Adatok menü Részösszeg parancs. 3. A párbeszédpanelen a csoportosítási alapnál kiválasztjuk, hogy mely oszlop alapján kívánok részösszeget számolni, azaz mi a csoportosítási alap. 4. Melyik függvénnyel mezőben kiválasztom, hogy milyen összegző függvényt kívánok használni (összeg, darab, átlag, szorzat, min, max stb.). 5. Az összegzendő oszlopnál kiválasztom, hogy mely oszlopra kívánom a részösszeget kiszámolni, ahol szerepelnek, majd az összegek. 6. Ha minden részösszeg után oldaltörést szeretnénk, akkor jelöljük be az oldaltörés a csoportok között. 7. Ha azt szeretnénk, hogy a részösszegek az összegezett sorok alatt legyenek, akkor jelöljük be az Összeg az adatok alatt négyzetet. 8. Kattintsunk az OK gombra. 53

54 TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1. Hozzunk létre egy egyedi sorozatot a hét törpe nevére, próbáljuk ki, majd töröljük a listát! 2. Az alábbi táblázatba számolja ki az átlagokat tantárgyanként, valamint tanulónként, ezenkívül keresse meg a legjobb, illetve a legrosszabb jegyet tanulónként! Megoldás 1. Egy üres munkalap A1-A7 celláiba írjuk be a sorozat elemeit, majd egerünk elhúzásával jelöljük ki őket. Ezután válasszuk ki az Office gomb Excel beállításai Népszerű elemek Egyéni listák parancsot majd a Beolvasásra kattintunk, de előtte ellenőrizzük le, hogy a hivatkozás A1-A7 tart. Ha igen, nyomjuk meg az OK gombot. Menjünk bele a B1 cellába, és írjuk be bármelyik törpe nevét, majd az autokitöltőt húzzuk le. A sorozat törléséhez válasszuk az Office gomb Excel beállításai Népszerű elemek Egyéni listák parancsot, válasszuk ki a listából a megfelelőt és nyomjuk meg A Törlés gombot. 2. Az átlagokat az ÁTLAG függvénnyel kell kiszámolni. Első lépésként bele kell állni abba a cellába, ahova a képletet szeretnénk rakni (B7), majd meg kell nyomni a szerkesztőléc mellett található függvény beszúrására szolgáló ikont. A felugró ablakból válasszuk ki az ÁTLAG függvényt. A következő ablakban kell megadni a paramétereket. Erre több lehetőség van, vagy beírjuk, hogy mely cellákat szeretnénk átlagolni, vagy az egérrel kijelöljük az átlagolni kívánt cellákat. Majd megnyomjuk a kész gombot. Ezt a képletet tovább másoljuk az elhúzós módszerrel vízszintesen a többi cellába. A tanulónkénti átlagot szintén az ÁTLAG függvénnyel számoljuk az előző módszerrel. A Legjobb jegy kiszámításához a MAX függvény, a legrosszabb jegy kiszámításához a MIN függvényt használjuk szintén az előzőekben leírt módszerrel. Végeredmény: 54

55 55

56 ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat Az alábbi függvényeket milyen matematikai műveletekre használjuk? SZUM() HA() DARAB() FKERES() 2. feladat Soroljon fel 5 számformátumot, írjon mellé példát is! 3. feladat Hol olvasható le a cella valódi tartalma? 56

57 4. feladat Hozza létre a következő táblázatot és oldja meg a hozzá tartozó feladatot! - Rendezze a sorokat a Dolgozók neve szerint növekvő sorrendbe! - Alkossa meg a képleteket: A nyugdíjjárulék A TB Az egészségbiztosítási járulék - Alkossa meg a függvényeket a bekeretezett cellékba! - Alakítsa ki a formátumokat (számok pénznemmel, %)! - Készítsen oszlop diagramot a Dolgozónként fizetett Nyugdíjjárulékról és Egészségbiztosítási járulékról (Főcím, tengelycím és jelmagyarázat legyen)! 57

58 MEGOLDÁSOK 1. feladat SZUM: Összeadja a paraméterlistában megadott cellákat HA: Megvizsgál egy logikai kérdést, amely ha igaz, akkor végrehajt valamit, ha nem igaz, akkor egy másik műveletet hajt végre. FKERES: Egy táblázat első oszlopában megkeres egy adott értéket, majd eredményképpen a táblázat egy meghatározott oszlopának az értékét adja vissza. DARAB: Megszámolja, hogy a paraméterlistájában mennyi szám van. 2. feladat Pénznem: 1000 Ft Dátum: május 10. Százalék: 10% Irányítószám: 1025 Telefonszám:

59 3. feladat A szerkesztőlécben olvasható a valódi tartalom. 4. feladat - Dolgozók neve szerinti rendezés: Álljunk a dolgozók nevének oszlopába, a Kezdőlap menüben válasszuk a Rendezés és szűrés legördülő menüt, amiben válasszuk a Rendezés (A-Z) parancsot. Ez alapján a táblázatban elvégzi a rendezést. - Képletek kiszámolása: Első lépésként bele kell állni abba a cellába, ahova a képletet szeretnénk rakni (C2), majd beírjuk a képletet: =B2*$B$12. Figyelünk arra, hogy az abszolút hivatkozás le ne maradjon, mert lehúzós módszerrel elvégezzük a másolást és ha ez elmarad, akkor hibás lesz a számításunk. D2=B2*$B$13, E2=B2*$B$14. A járulék összesenhez a SZUM() függvényt használjuk, először meg kell nyomni a szerkesztőléc mellett található függvény beszúrására szolgáló ikont. A fe lugró ablakból válasszuk ki a SZUM függvényt. A következő ablakban kell megadni a paramétereket. Erre több lehetőség van, vagy beírjuk, hogy mely cellákat szeretnénk összeadni, vagy az egérrel kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Majd megnyomjuk a kész gombot. Ezt a képletet tovább másoljuk az elhúzós módszerrel függőlegesen a többi cellába. A függvényekhez a következő függvényeket használjuk az előző módszerrel: - ÁTLAG() - MAX() - MIN() - Számformátum kialakításához kijelöljük a formázandó cellákat, majd a Kezdőlap menü, szám parancsnál kiválasztjuk a pénznemet, figyelünk, hogy tizedest ne használjon. - Oszlopdiagram készítése: Első lépésként ki jelöljük a nyugdíjjárulék és az egészségbiztosítás járulék oszlopait. A kijelölés után a Beszúrás menü Diagram menüpontját kell kiválasztani. Majd kell választani az oszlop diagramtípust. Ekkor a választott diagram típussal beszúrja a diagramot, amelyet később formázhatunk a kedvünk szerint. Nézzük hogyan tehetjük ezt meg: 59

60 Diagrameszközök Tervezés menü - Adatok: - Diagram elrendezése: Itt választhatjuk ki, hogy nézzen ki a diagramunk, diagramcím, tengely név stb. Kiválasztjuk azt a formátumot, amelyen a diagramcím, tengelycímek és a jelmagyarázat is látszik. - Diagram stílusok: kiválasztunk egy nekünk tetsző diagramstílust. - Diagram áthelyezésénél választhatjuk ki, hogy a diagram a munkalap elem legyen, vagy új munkalapra kerüljön. - Elrendezés: - Címkék: Itt határozhatjuk meg a diagramon lévő címkéket és azok helyét. - Tengelyek: A diagramon, mely tengelyek szerepeljenek és milyen tulajdonságokkal, illetve legyen segédrácsvonalak, vagy sem. - Háttérnél a háttérszínt határozhatjuk meg. - Formátum: - Itt egyéb formázásokat határozhatunk meg, pl. egyéb háttérszín, karakter stílusok stb. 60

61 PREZENTÁCIÓKÉSZÍTÉS, POWERPOINT 2007 ESETFELVETÉS MUNKAHELYZET 1. Készítsen legalább 4 diából álló hírújságot! Legyen az első dia címdia elrendezésű! A diák egy-egy rovatnak feleljenek meg, pl. közlekedés, időjárás, sport, politika, stb. SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM A PowerPoint az Office irodai programcsomag előadások, bemutatók tartására készített alkalmazása. Ennek segítségével látványos prezentációt készíthetünk. - az írásvetítőnél már megszokott pontokba szedve kivetíthetjük az előadás vázlatát, amivel megkönnyíthetjük a hallgatóság jegyzetelését - álló és mozgóképeket szúrhatunk be szemléletesebbé tételéhez - zenével és hangeffektusokkal színesíthetjük - látványos bemutató készítése időzítve automatikusan is elindíthatóak Program indítása Start menü Minden program Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal. Program képernyője, nézetei 61

62 21. ábra Microsoft PowerPoint ablak felépítése A program egy új, még nem mentett dokumentummal indul. A fenti képen a program képernyője látható normál nézetben. A menüszalag felépítése ismerős az előzőekben bemutatott Office programokból, nyilvánvalóan a programnak megfelelő speciális elemekkel. 62

63 Az ablak középső része két részre lett felbontva: - a felsőben az aktuális dia található - az alsóban az adott dia jegyzete található A programablak bal oldalán található két panel közül választhatunk. - Vázlat: ebben az esetben a diák tartalmából csak a szöveges részek jelennek meg, ami a diabemutató tartalmának gyors áttekintését teszi lehetővé. - Diák: akkor az egyes diákat kis méretben láthatjuk. A kiválasztott diára kattintva tehetjük aktívvá a szerkesztéshez az adott diát. A szokásos húzós módszerrel lehetőségünk van arra, hogy a diákat másoljuk, mozgassuk, illetve töröljük. Nézetek: 22. ábra Nézet beállítása Normál: nézet: Ez a nézet a leggyakrabban használatos, ebben a nézetben szerkesztjük, formázzuk a diákat. Diarendező nézet: Ebben a nézetben van lehetőség a diák rendezésére a legkönnyebben. Enélkül a nézet nélkül is boldogulhatnánk, hiszen ezt megtehetjük normál nézetben is. De ebben a nézetben egyszerre több diát láthatunk át. Jegyzetoldal: Normál nézetben is lehetőség van a jegyzeteink szerkesztésére, de Jegyzetoldal nézetben jobban áttekinthetők jegyzeteink. Megjegyzéseket, vagy jegyzetet lehet készíteni a diákhoz rendelve, ami nyomtatható. Diavetítés: Ennek a gombnak a megnyomásával próbálhatjuk ki a bemutatót. Diaminta nézet: Ebben a nézetben van lehetőségünk módosítani a mintadiák tervét és elrendezését. 63

64 Emlékeztetőminta nézet: Ebben a nézetben módosíthatjuk kinyomtatott emlékeztetők tervét és elrendezését. 20. Fájlműveletek A PowerPointban ugyanaz a fájl művelet lehetőségek vannak, mint az előzőekben tanult Office programokban. Mentés, mentés másként, megnyitás és bezárás. Egy-egy új dia beszúrása, különféle elrendezések 23. ábra Új diánál választható elrendezési módok 64

65 Kezdőlap menü Új dia paranccsal szúrhatunk be új diát az aktuális dia után. Első lépésként a fenti menü alapján válasszuk ki a szükséges elrendezést. Ha elsőre rosszul választunk, akkor sincs semmi probléma, mert utólag bármikor korrigálhatunk. A szöveg mellett egyébként a bemutató tartalma lehet még táblázat, kép, ClipArt, diagram, mozgókép, vagy szervezeti ábra. Képkockán alkalmazható eszközök használata Az első teendőnk mindig az, hogy megtervezzük a dia tartalmát és elrendezését, és ennek alapján kiválasztjuk a megfelelő elrendezést. A diaelrendezések kiválasztása után vihetők be a különböző összetevők. A program a diakockán helyet foglal le a kiválasztott elrendezéseknek megfelelő összetevőinek. Ezeket a bekerített részeket a PowerPoint technológiájában helyőrzőknek hívják. A helyőrzők hasonló szerepet töltenek be, mint a Word programból megismert szövegdobozok. 21. Szöveg A bemutatók egyik legfontosabb összetevője a szöveg, hiszen többnyire ez tartalmazza a legtöbb információt. A korábban megismert beépített diaelrendezések közül a legtöbben van szöveges rész is, ha más nem, a dia címe. Szöveg beírása Szöveget beírni úgy tudunk, hogy a szöveges összetevő helyőrzőjébe egyszerűen belekattintunk. Ennek hatására az adott szövegterületen belül megjelenik a kurzor. és elkezdhetjük gépelni a szöveget. Természetesen a helyőrzők helyzete és mérete változtatható a más alkalmazásoknál már megtanult módon. Ha olyan helyre szeretnénk szöveget beszúrni, ahol nincs a szövegnek helyőrzője, akkor a szöveg számára a Word programban már tanult szövegdobozt kell beszúrni. Szöveg formázása Amennyiben az előre definiált témák közül választunk, akkor a PowerPoint a szöveghez automatikusan hozzárendeli az egyes helyőrzők betűtípusát, méretét, színét stb., illetve a dia hátterét. A szöveg formázása ugyanúgy történik, mint a többi Office alkalmazásban. A kezdőlap menüben megtalálhatjuk a betűtípus és bekezdés parancsot, ahol formázhatunk. Képek, mozgóképek, hangok és rajzok A különböző grafikai és multimédia elemek a PowerPoint bemutatók fontos részeit képezik, hiszen egy jól megválasztott kép sokkal érdekesebbé, színesebbé, ezáltal hatásosabbá teszi az előadásunkat. A PowerPointban alkalmazhatjuk a program részét képező: - ábrákat - mozgóképeket - és hangeffektusokat. 65

66 Ugyanakkor természetesen használhatunk bármilyen forrásból származó képet, hangot, videót, de mi is készíthetünk rajzokat a PowerPoint beépített rajzprogramjával. A médiatár három fő részből áll: - Saját gyűjtemény: a gépünkön lévő médiákat tartalmazza. - Office gyűjtemény: az Office saját médiáit találjuk benne. - Gyűjtemények a Weben: az interneten található médiák. A médiaelemek beszúrása a Beszúrás menüpont alatt található, ahol kedvünkre választhatjuk ki a médiaelemek típusát. ClipArt beszúrása Beszúrás menü ClipArt parancs, akkor a munkaablakban megjelennek az ehhez szükséges párbeszédelemek. 66

67 24. ábra Clipart keresés Keresett szöveg: Az ebbe a mezőbe megadott szót, vagy szavakat a kulcsszavak között fogja keresni a program. Több szóra vesszővel elválasztva kereshetünk. Keresés helye: Azt dönthetjük el, hogy korábban említett gyűjtemények közül melyekre vonatkozzon a keresés. Eredmény: Azt lehet megadni, hogy milyen médiák legyenek benne a keresés végeredményében (ClipArt, fénykép, mozgókép, hang). Kép beszúrása Ha olyan képet szeretnénk használni a bemutatónkon, amely fájl formájában megtalálható a gépen, de nem szerepel a médiatárban, ezt megtehetjük a Beszúrás menü Kép paranccsal. A megjelenő tallózó párbeszédablakban ki kell választani a beszúrni kívánt fájlt. 67

68 Mozgókép és hang beszúrása Mozgóképet és hangot szintén a Beszúrás Mozgókép vagy Hang paranccsal tehetjük meg. Az előzőekben leírt módon szúrjuk be, azzal a különbséggel, hogy a beszúrás végén meg fogja kérdezni a program, hogy a lejátszás hogyan induljon: - automatikusan - vagy a médiára kattintással Kép formázása Ha egy kép objektumot kijelölünk, akkor elvileg automatikusan be, míg a kijelölés megszüntetésekor szintén automatikusan kikapcsolódik a Képeszközök eszköztár. 25. ábra Kép formázása Szerepük: Kiigazításnál: - Kontraszt: Világosítás vagy sötétítés, képkorrekció. - Fényerő: Fényerősséget lehet beállítani. - Újraszínezés: stilizált hatás eléréséhez, színárnyalat beállítása. - Képek tömörítése: a dokumentumban található képek fizikai méretének csökkentése, hogy a bemutató kevesebb helyet foglaljon el az adathordozón. Képstílusok: A képek formáját, keretét és effektusait adhatjuk meg. Elrendezés: A kép helyét határozhatjuk, a többihez képest, illetve forgatni tudjuk ebben a menüpontban. Méret: Ebben a menüpontban határozhatjuk meg a kép méretét, illetve vághatunk le belőle. Rajzolás PowerPointban Ha rajzokat szeretnénk készíteni a bemutatónkba, akkor ezt a Kezdőlap Rajz menüpontnál tehetjük meg. A Wordben, illetve az Excelben ugyanez rajzoló e szközsor segítségével rajzolhatunk. 68

69 Grafikonok, táblázatok és szervezeti diagramok A PowerPoint bemutatók diáiba a már megismert grafikai elemeken kívül beszúrhatunk grafikonokat, táblázatokat és szervezeti ábrákat is. Ezek segítségével bizonyos típusú információk áttekinthetőbbek, könnyebben értelmezhetőek lesznek. Mindhárom grafikai elem beszúrása úgy a legegyszerűbb, ha eleve olyan elrendezést választunk, amelyben az alkalmazni kívánt objektum szerepel. Ugyanakkor lehetőségünk van arra is, hogy később helyezzük el őket a diákon. Táblázat A helyőrzőben duplán kattintunk a táblázat ikonra. Első lépésben azt kell megadnunk, hogy hány sorból és hány oszlopból álljon a táblázatot. Egy Word táblázatot szúrtunk be, és a táblázat szerkesztése közben megjelenik a táblázat formázáshoz, szerkesztéséhez szükséges eszközsor. Ezután minden ugyanúgy történik, mint a Wordben. Természetesen van lehetőség arra is, hogy Excel táblázat részét vagy egészét szúrjuk be. Diagram A helyőrzőben duplán kattintunk a diagram ikonra. Ekkor megjelenik egy alapértelmezett diagram és egy táblázat. A táblázatba be kell írni azokat az adatokat, amelyekből a diagramot el szeretnénk készíteni. A diagramot ugyanúgy tudjuk szerkeszteni, ahogyan Excelben. Az eszköztár megfelelő ikonjaival, ami szintén a diagram kiválasztása után jelenik meg. Szerkezeti vagy szervezeti diagram A helyőrzőben duplán kattintunk a SmartArt ikonra. Többféle szerkezeti és szervezeti diagram közül választhatunk. A lehetőségek és felhasználási területeik: - Szervezeti diagram: egy hierarchikus szervezet felépítésének, vagy szigorúan egymásra épülő tevékenységi folyamatoknak a bemutatása. - Gyűrűdiagram: egy ciklikusan ismétlődő folyamat lépéseinek megadása. - Csillagdiagram: egyetlen központi elemhez, vagy folyamathoz kapcsolódó elemek, vagy lépések ismertetése. - Piramisdiagram: szekvenciálisan egymásra épülő tevékenységek, szervezetek bemutatása. - Venn diagram: egymást részben fedő tevékenységek, illetve szervezetek megadása. - Céltábladiagram: egy végső cél felé mutató tevékenységek ismertetése. - stb. 69

70 Új alakzat hozzáadása a hozzá tartozó menüparanccsal lehetséges, ahol megadhatjuk, hogy az aktív ponthoz képest, mögé, elé, fölé, alá, vagy új asszisztenst szeretnénk. Adatbevitel az alakzat mellett található segéd ablakban lehetséges, vagy közvetlen a diagramba. A diagram formázásánál két lehetőség van: - Karakter formázás, amely az ismert módszerrel lehetséges. - Alakzat formázása: a diagram alakzata automatikusan alkalmazkodik a tartalomhoz az elrendezést utólag is formázhatjuk a tervezés menü elrendezés paranccsal az alakzat színét és formáját a stílusok paranccsal lehetséges beállítani. További formázási lehetőségek Háttér A bemutatók formázásakor az egyik legfontosabb feladat az, hogy a diákon lévő grafikai elemek ne vesszenek el, és főként, hogy a szöveg jól olvasható legyen. A helyesen megválasztott háttér ehhez nagyban hozzájárul. Háttérnek választhatunk egyetlen színt, két szín, és előre beállított színek át a komplex menetét. Illetve a stílusoknál már említettem, hogy a komplex beállításhoz a háttér is hozzá tartozik. Egyéni háttér beállításához a Tervezés menü Háttérstílusok paranccsal lehetséges. 70

71 26. ábra Dia hátterének beállítása Egyszínű: Ezt s gombot választva megadhatjuk, hogy melyik színnel töltse ki a hátteret. Színátmenetes: Színátmenetesség beállítása, ami szinte végtelen. Mindenkinek ajánlom, hogy próbáljon ki néhányat. Kitöltés képpel vagy anyagmintával: Az anyagmintánál rendkívül élethűen adja vissza valamilyen anyag megjelenését. A háttérre bármilyen képet be tudunk helyezni. Egy teljesen szokásos tallózó ablakot kapunk, melynek segítségével kiválaszthatjuk a háttérnek szánt képet. Tervezősablon A tervezés menüpont alatt egyszerűen, gyorsan tudunk szép diákat készíteni. A Témáknál választhatjuk ki, hogy milyen típusú legyen a bemutatónk, ha a kiválasztott stílusnak nem tetszik a színe, akkor a megadott formán kívül a szín világát is megváltoztathatjuk, amely az előzőekben említett teljes összhatásra kiterjed (betű, háttér stb.). 71

72 Jegyzetek és emlékeztetők Normál nézetben minden diához rövid jegyzetet is lehet fűzni. Ehhez a jegyzetelésre szánt területre kell kattintani, majd egyszerűen csak be kell gépelni a jegyzetet. Két fő célja lehet a jegyzetnek: - Amennyiben a prezentáció emlékeztetőket, megjegyzéseket tartalmaz, a diákkal együtt kinyomtatva az előadó munkáját könnyítheti meg. - A másik módszer, hogy bár nem készítünk semmilyen jegyzetet, mégis kinyomtatjuk diával együtt, és kiosztjuk a közönségünknek, akik a diák alatti, eredetileg megjegyzésnek szánt üres helyre tudnak jegyzetelni. 22. Élőfej és élőláb PowerPointban is van lehetőség élőfej és élőláb megadására. Erre a beszúrás menüben az élőfej és élőláb paranccsal. A diákon csak élőláb lehet. A párbeszédpanelen a következő beállítási lehetőségek vannak, amelyek eléggé behatároltak. 27. ábra Élőfej és élőláb beállítása Dátum és idő: A dátumot és időt helyez el az élőlábban. Ha az automatikus frissítést választjuk, akkor lehetőségünk van az Excelben már jól ismert formátumok közül, illetve minden megnyitáskor, automatikusan frissíti. A Fixnél a megadott dátum (a mai) szerepel, ami nem változik a későbbiek során. 72

73 Dia száma. Élőláb: Itt van lehetőségünk egyedi szöveg elhelyezésére. Ne legyen címdián: A címdiára nem kerül fel a megadott élőláb. Mindegyik: Minden dián a megadott paraméterek lesznek érvényesek. Alkalmaz: Csak az aktuális diára vonatkoznak a beállítások. Jegyzetek és emlékeztető fülnél a beállítások abban különböznek, hogy itt élőfejet is be tudunk állítani. 23. Munka a diákkal Normál esetben egy bemutató mindig sok, egymást követő diából áll, ezek közötti átmenetet és a diákon lévő elemeket határozhatjuk meg. Diák közötti mozgás - a függőleges görgető sávban a nyilakkal - Page Up és a Page Down billentyűk lenyomása - Normál és Diarendező nézetben a megfelelő diára kattintva Diák megjelenésének beállításai Eddigi ismereteink alapján tulajdonképpen már nagyon szép prezentációkat tudunk készíteni. A hatás fokozása érdekében azonban az egyes diák közötti átváltást is látványosabbá tehetjük. Ezt áttűnésnek nevezzük. Arra is lehetőség van, hogy egy-egy dia tartalma ne egyszerre jelenjen meg, hanem az igényeknek megfelelően fokozatosan bukkanjon elő, amit animálási effektusnak nevezünk. Áttűnési effektusok Az áttűnési effektusok tehát azt határozzák meg, hogy az egyes diák a vetítéskor hogyan jelenjenek meg, illetve, hogy ezt a folyamatot kísérje-e valamilyen hanghatás. Lépések a következők: - Jelöljük ki azokat a diákat, amelyeket a megadandó áttűnéssel szeretnénk megjeleníteni. 73

74 - Az Animációk menüben kiválaszthatjuk az áttűnések típusát, ezen kívül a következő paramétereket adhatjuk még meg: Áttűnés hangja Áttűnés sebessége: Lassú, közepes, gyors Az áttűnés kattintásra vagy automatikusan, egy beállított időközönként történjen. Kiválaszthatjuk, hogy csak a kijelölt diákra szeretnénk alkalmazni az áttűnést, vagy az összes diára. Animálási effektusok Az animálási effektusok az egyes diákon található elemekre vonatkoznak. Azt határozzák meg, hogy a szöveg, a kép stb. hogyan jelenjen meg a dián és megjelenése után mi történjen vele. Az animálási effektusok beállítása két módszerrel lehetséges: - animációs sémákkal - egyéni animációval Animációs sémák Lépések a következők: - Jelöljük ki azokat a diákat, amelyeket a megadandó áttűnéssel szeretnénk megjeleníteni. - Az Animációk menüben, az animálásnál számtalan lehetőség közül választhatunk. A listából kiválasztott animációs effektus lesz érvényes a kijelölt diákra. A látványa rögtön meg is tekinthető. Egyéni animáció Az animációkat sokkal precízebben is beállíthatjuk. Ehhez az Animáció menüben kiválasztjuk az egyéni animáció parancsot, amelynek hatására az egyéni animáció munkaablak jelenik meg. Minden objektumra, szövegdoboz esetén minden bekezdésre a következő legfontosabb paramétereket lehet megadni: - az effektusok minek hatására induljon (időzítésre, kattintásra, vagy rögtön egy másik effektust követően) - milyen effektus vonatkozzon rá - az effektus milyen gyors legyen Először kiválasztjuk az objektumot, majd az effektus hozzáadása ikont lenyitva adhatunk hozzá animációs effektust. Az effektus mellett található legördülő menüben van lehetőségünk beállítani pontosabban az effektust. Ez a beállítás minden effektnél más és más. 74

75 Akció, akciógombok Akció A diákon elhelyezett objektumokhoz úgynevezett akciókat is hozzárendelhetünk. Ez annyit jelent, hogy megadható az is, hogy mi történjen akkor, ha az objektumra kattintunk, vagy csak rámutatunk. Az akciók a következők lehetnek: - hiperhivatkozás segítségével ugrás egy másik diára, bemutatóra, dokumentumra. - valamilyen program elindítása - makró lejátszása - egy hangfájl lejátszása - kiemelés Akciógombok Az előzőekben tárolt adatokhoz közvetlen akciógombok léteznek, amelyet a Kezdőlap menüben a Rajz eszköztárak között választhatunk ki. Mentés A mentés során a bemutató aktuális állapota kerül a megfelelő adathordozóra. A mentési lehetőségek a következők: - Az Office gomb megnyomása után a Mentés menüpontot választjuk. - Az eszköztáron a kislemez ikonra kattintunk. - Az Alt+S billentyűkombinációval. Ha a bemutatót már korábban mentettük, akkor a mentés azonnal megtörténik és folytathatjuk munkánkat. Ha korábban még nem mentetünk, akkor a program felkínálja a fájlnév, fájltípus és a mentés helyének beállítási lehetőségét, akár a Mentés másként menüpontban. Az Office gomb megnyomása után a Mentés másként menüpontra kattintva következő képernyő látó: 75

76 29. ábra Mentés másként ablak Választhatatunk a következő lehetőségek közül: - PowerPoint bemutató: A dokumentum mentése az alapértelmezett fájlformátumban, ami 2007-es Office formátum, amelynek a kiterjesztése.pptx lesz - PowerPoint vetítés: A bemutató vetíthető formátumú mentése. Ilyen esetben a megnyitás után a szerkesztő ablak nem indul el, csak a vetített forma látható. - PowerPoint verziójú bemutató: Előző verziószámú prezentációs programok által felismerhető és használható formátum. - Bővítmények keresése más fájlformátumokhoz: Információ olyan bővítményekről, amelyekkel más formátumokban, például PDF formátumba menthetők a bemutatók. - Egyéb formátumok: Más fájltípusok kiválasztásához használható mentés. TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1.Készítsen egy kétoldalas meghívót egy irodalmi estre! Az első oldal körül legyen egy díszes keret. Az első oldal jobb alsó sarkában díszes betűkkel szerepeljen a Meghívó szöveg, és a hátterébe legyen egy nyitott könyv! A második oldalon középre igazítva a következő szöveg legyen: Verses Vera és Költő Károly szeretettel meghívjuk Önt a augusztus 16-án 18 órakor tartandó felolvasó estünkre, melynek helye: a Népstadion. Díszítheti a bemutatót egyéb elemekkel is. Mentse el a dokumentumot VERS néven! Állítson be vetítési effektusokat, időzítéseket és folyamatos vetítést! 76

77 Megoldás Első lépésben indítsuk el a Microsoft PowerPointot. A stílusok közül választhatunk egy számunkra megfelelő dia stílust, vagy saját magunk is készíthetünk. Az elrendezési stílusoknál a címdiát választjuk, amire kiírjuk, hogy Meghívó és a clipart segítségével beszúrunk egy képet, amelyen könyv szerepel, tehát a keresendő szövegbe elég beírni, hogy könyv. A második dia beszúrásához a Kezdőlap menü Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és tartalom elrendezésű diát választjuk. A beírjuk a megadott szöveget, formázzuk. A diák közötti animációt az Animációk menüben Áttűnés paranccsal állítjuk be. 77

78 ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat Készítse el a FRÉZIA étterem számára egy bemutatót! A nyitó oldalon legyen az étterem neve, egyedi háttérrel és tetszetős betűstílussal! A második oldal tartalmazza az étlapot! Az étlapon megtalálható legyen az étterem nevét és a következő ételeket és azok árait: Levesek - Húsleves 250 Ft - Jókai bableves 220 Ft - Gyümölcsleves 160 Ft Főételek - Rántott borda vegyes körettel 580 Ft - Borjúpörkölt galuskával 610 Ft - Kétszemélyes FRÉZIA tál 1250 Ft - Rántott pulykamell 680 Ft Italok - Rostos üdítők 35 Ft/dl - Vörösbor 50 Ft/dl - Kőbányai sör 95 Ft/üveg Formázza meg a szöveget esztétikusan! Illessze be, vagy rajzolja meg az étterem emblémáját! A bemutató harmadik és egyben utolsó oldalán szerepeljen a nyitvatartási idő, az étterem neve, címe és telefonszáma: Nyitva tartás: - Hétfőtől péntekig 8-20 óra - Szombat-vasárnap 8-24 óra - FRÉZIA étterem - Budapest, XIV. kerület Búfelejtő utca / Mentse el a bemutatót FRÉZIA néven! 78

79 MEGOLDÁSOK 1. feladat Első lépésben indítsuk el a Microsoft PowerPointot. A stílusok közül választhatunk egy számunkra megfelelő dia stílust, vagy saját magunk is készíthetünk. Az elrendezési stílusoknál a címdiát választjuk, amire kiírjuk, hogy FRÉZIA Étterem, ügyeljünk a dekoratív betűtípusra. A második dia beszúrásához a Kezdőlap menü Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és tartalom elrendezésű diát használjuk. Beírjuk a megadott szöveget, formázzuk. A felsoroláson belül az árakhoz tabulátort is beállítunk. A harmadik dia beszúrásához a Kezdőlap menü Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és tartalom elrendezésű diát választjuk. A cím részbe beírjuk, hogy Frézia Étterem. 79

80 A diák közötti animációt az Animációk menüben Áttűnés paranccsal állítjuk be. Az Office gomb Mentés paranccsal elmentjük a munkánkat Frézia néven. 80

81 ADATBÁZIS KEZELÉS, ACCESS ESETFELVETÉS MUNKAHELYZET 1. Egy autókereskedésben dolgozik, ahol a raktáron lévő autók és a hozzátartozó adatok kezelésének megkönnyítésére kell adatbázist készítenie. SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM Az adatbázis információk gyűjtésére és rendszerezésére szolgáló eszköz. Az adatbázisokkal adatokat tárolhatunk különböző dolgokról. Ez az adatbázis általában egy szövegszerkesztőben létrehozott listaként vagy táblázatként jön létre. Mivel a lista egyre nagyobbá növi ki magát, így ismétlődő vagy inkonzisztens adatok jelennek meg. Az adatok kezelése egyre nehezebbé válik. Amikor ezek a problémák megjelennek, érdemes átvinni az adatokat egy adatbázis-kezelő rendszer által létrehozott adatbázisba. Ilyen rendszer a Microsoft Office Access 2007, amely egy relációs adatbáziskezelő rendszer, amelynek fogalmát a táblák fejezetben tisztázunk. A számítógépes adatbázisok objektumokat tárolnak. Egy adatbázis több táblát is tartalmazhat. Alap esetben az Access, egyetlen fájlban tárol minden táblát, valamint az egyéb objektumokat, űrlapokat, jelentéseket, makrókat és modulokat is. Az Access ben létrehozott adatbázisok fájlkiterjesztése.accdb, míg a korábbi Access-formátumokban létrehozott adatbázisok kiterjesztése.mdb. Az Access segítségével a következő adatbázisok hozhatók létre: - Új adatokat adhat hozzá egy adatbázishoz. - Módosíthatja az adatbázisban lévő adatokat. - Adatokat törölhet. - Különböző szempontok szerint rendezheti és tekintheti meg az adatokat. - Megoszthatja az adatokat másokkal, például jelentésekben és ben, a helyi hálózaton vagy az interneten keresztül. 81

82 24. Az Access-adatbázisok részei Táblák Az adatbázistáblák megjelenésükben hasonlítanak a táblázatokra: mindkettő sorokban és oszlopokban tárolja az adatokat. Ezért könnyű a táblázatokat adatbázisba importálni. A táblázatban és az adatbázisban tárolt adatok közötti alapvető különbség az adatok rendszerezésének módjában rejlik. A bevezetőben említettük, hogy az Access egy relációs adatbáziskezelő rendszer. A reláció nem más, mint egy táblázat és a velük tárolt adatok összessége. A relációs adatbázis, pedig a relációk összessége. Az egyes relációkat, azaz táblákat egyedi névvel látjuk el. A relációk oszlopaiban azonos típusú mennyiségekre vonatkozó adatok találhatók, amelyet hívunk még attribútumnak is. Ezek az oszlopok a reláción (táblán) belül egyedi névvel rendelkezik, de az adatbázison belül más táblában fordulhat elő ilyen oszlop név. A reláció soraiban tároljuk a logikailag összetartozó adatokat (például: egy személy adatai: név, születési hely, dátum, személyigazolvány szám), amelyet rekordnak nevezünk. A sor és oszlop metszésében található elemet mezőnek nevezzük, ezek a mezők tartalmazzák az adatokat. Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatokat rendezzük a táblákban, hogy ne forduljanak elő ismétlődések, illetve egy mezőben csak egy adat helyezhető el. Ezek az ismétlődések adódhatnak abból is, hogy túl sok attribútumot akarunk elhelyezni táblánkba, illetve egy adott érték egy rekordon belül többször is megjelenik. Ezen problémák kiküszöbölésére használjuk a normalizálást, amelyet a későbbiekben tisztázunk. Űrlapok Az űrlapok az adatokat látványos, jól áttekinthető grafikus formában jeleníti meg, s egyúttal biztosítják azok bevitelét, vagy módosítását. Az űrlapokon gyakran különböző műveleteket végrehajtó parancsgombok is vannak. Létrehozhat egy adatbázist űrlapok használata nélkül is, egyszerűen a táblák adatlapjainak szerkesztésével. jobban szeretjük használni az űrlapokat a táblák adatainak bevitelére, megtekintésére és szerkesztésére. Lekérdezések Az adattáblákban tárolta adatok megjelenítésére többnyire nem közvetlenül adattáblákat használunk, hanem lekérdezéseket. Ennek oka az, hogy gyakran nem minden adatra vagyunk kíváncsiak, hanem csak bizonyos feltételeknek megfelelő rekordok adataira. Ezt legegyszerűbben lekérdezéssel valósíthatjuk meg. Ez sajnos szintén táblázatos formában jelenik meg, ami nem mindig megfelelő. Ennek kiküszöbölésére az űrlapokat és jelentéseket hívunk segítségül. Miért jobb egy lekérdezés egy adattáblánál: ha szükséges nem mutatunk meg minden adatmezőt, vagy olyan adatokat is megjeleníthetünk, amelyek több adatmező tartalmából kerülnek kiszámításra, ezek lehetnek összegzések, átlag számítás stb. 82

83 akár külön adattáblában tárolt mezők is megjeleníthetők egyszerre, illetve számolhatunk is velük. Az egyes lekérdezések frissíthetők, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés által létrehozott adattáblázat szerkesztésével maga a lekérdezés is módosul. A lekérdezéseknek két alaptípusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó lekérdezés egyszerűen összegyűjti és elérhetővé teszi a kért adatokat, ezeket megjeleníthetjük vagy egy táblában tárolhatjuk. A módosító lekérdezés, mint a neve is mutatja, valamilyen feladatot hajt végre az adatokkal. A módosító lekérdezések segítségével új táblákat hozhatunk létre, adatokat adhatunk hozzá egy létező táblához, meglévő adatokat frissíthetünk vagy törölhetünk. Jelentések A jelentéseket a táblákban szereplő adatok összegzésére és bemutatására szolgál. Mivel a jelentések végcélja általában az adatok papíron történő bemutatása, ezért az információk nyomtatásra szánt formában kerülnek elrendezésre, és az adatok nem módosíthatók. Ez a kész jelentés bármikor futtatható, amely mindig az aktuális adatokat tükrözi, de a nyomtatáson kívül megnézhetjük a képernyőn, exportálhatjuk más programba vagy elküldhetjük ben Tehát a jelentések segítségével is készíthetünk olyan összesítéseket, mint a lekérdezésekkel, csak itt a felhasználás különbözik. Az adatbázis tervezés főbb lépései: - Első lépés: az adatbázis céljának meghatározása. - Második lépés: a szükséges táblák meghatározása. - Harmadik lépés: a szükséges mezők meghatározása. - Negyedik lépés: kapcsolatok meghatározása. - Ötödik lépés: az adatbázis finomítása. Elemezzük az adatbázist, hogy megtaláljuk az esetleges hibákat (tesztelés, normálformák, elsődleges kulcsok, kapcsolattípusok meghatározása). Adattáblák tervezése, létrehozása Miután adatbázisunk célját meghatároztuk, milyen adatokra van szükségünk, illetve milyen problémát szeretnénk megoldani, rátérhetünk a konkrét adatbázis tervezéshez. Amelynek első lépése a táblák meghatározása. De még mielőtt az adattáblák létrehozásáról beszélnénk fontos szót ejteni, az adattáblák tervezéséről. Amelynél a következő problémákra hívnám fel a figyelmet. 83

84 Egyetlen tábla problémái: redundancia, anomália Redundancia: A többszörös letárolást redundanciának nevezzük, amit mindenképpen el kell kerülni. Mert a redundáns adatok azon kívül, hogy felesleges helyet foglalnak, egy további problémát, úgynevezett anomáliákat okoznak. Anomáliák: Módosítási anomáliák: A redundancia miatt az adatok módosítása nehézkes, ha többször szerepel az adatbázisban ugyanaz az adat, előfordulhat, hogy valamelyik rekordban nem módosítunk minden adatot, ami a későbbiekben hibához vezet. Törlési anomália: Ha egyetlen táblában tárolunk minden adatot előfordulhat, hogy például egy készlet nyilvántartásban egy dolog nincs készleten és töröljük, akkor a hozzá tartozó paramétereket is töröljük. Tehát ilyenkor érdemes külön táblába tárolni a paramétereket és külön táblában a készletre vonatkozó információkat. Beszúrási anomália: Az előző példára visszatérve, ha egy táblában tároljuk az összes adatot, akkor nem vihetjük fel egészen addig azokat az eszközöket és paramétereiket, amíg nincs készleten. Több tábla és azok kapcsolata elsődleges és idegen kulccsal Az előző anomáliákra a megoldás, hogy az adatokat több táblára bontásuk és azok között kapcsolatokat hozunk létre úgynevezett kulcsok segítségével. Elsődleges kulcs: Az elsődleges kulcsok azok a mezők, melyek egyértelműen azonosítják a tábla rekordjait, vagyis amely mezők értéke a táblázat minden sora esetén egyedi. A relációs adatbázisban szereplő tábláknak célszerű rendelkezniük elsődleges kulccsal. Az elsődleges kulcsnak a következő kritériumoknak kell megfelelni: - minden sort egyedileg azonosít - értéke nem lehet üres, vagy null - értéke nem változik Idegen kulcs: A táblák közti kapcsolat érdekében előfordulhat, hogy az egyik táblában elsődleges kulcsként szerepel, de a másik táblázatban is tárolni kell. Ez az adat ott csak az azonosítás miatt található meg, mint egy idegen adat szerepel, ezért idegen kulcsnak is nevezzük. Az idegen kulcs adott értéke egy-egy táblában többször is előfordulhat. 84

85 Mesterséges kulcs: Abban az esetben, ha táblánkban nem találunk olyan mezőt, amely egyértelműen azonosítja rekordot, akkor létrehozunk egy újabb attribútumot, egy úgynevezett mesterséges kulcsot, amely egyértelműen azonosítja sorunkat, ez az úgynevezett sorszám. Összetett kulcs: Szintén abban az esetben, ha nincs olyan mezőnk, ami egyértelműen azonosítja a rekordot, akkor összekapcsolhatunk több mezőt is, amely már azonosítja a sorunkat. Ennek száma az határozza meg, hogy mennyi mezőre van szükség az egyértelmű azonosításra. Időben állandó és változó adatok tárolása Egészen addig, míg olyan táblára, adatokra van szükségünk, amelyek állandónak tekinthetők, addig semmi gond sincs. Ha valamelyik adat megváltozik, egyszerűen kikeressük, a megfelelő táblázatban és értékét átírjuk az újra. Létezhetnek azonban olyan adatok, amelyek eseményeket írnak le. Olyan eseményeket, amelyek paramétereit a későbbiekben tanulmányozva döntéseket hozhatunk, illetve mely események adataiból később számításokat, jelentéseket kell készíteni. Ehhez meg kell határozni, mely adatokat milyen táblában tárolunk és melyek azok a táblák, amelyek egy lekérdezés eredményeképpen jön létre. Táblákra bontás eljárásai: a normalizálás, az ER modell és a józan ész módszer Normalizálás Alkalmazásával egyetlen nagy adattáblát több kisebb, egymáshoz kapcsolódó adattáblára lehet bontani. Lényege: 1. normálforma: Létrehozunk egy táblázatot, amelyre igazak a következők: - oszlopok száma és sorrendje rögzített, - minden oszlop tartalma meghatározott, és nincs közöttük egyforma, - minden sora azonosítható és nincs közöttük azonos, - minden mezőben csak egy érték található, 2. normálforma: Amennyiben összetett elsődleges kulcsú a tábla, azokat a mezőket, melyek az összetett elsődleges kulcs tartalma, külön táblába rakjuk. Az új táblában létrehozunk egy mesterséges elsődleges kulcsot, az eredeti tábla elemeit kicseréljük erre az elsődleges kulccsal, ami már zen táblában idegen kulcs lesz. 85

86 3. normálforma: Nincs a táblában olyan mező, amely nem az elsődleges kulcstól függ, amennyiben van, annak külön táblát hozunk létre. ER modell Alapvetően grafikus tervezési módszer, melynek főbb lépései: - meghatározzuk az úgynevezett egyedtípusokat és felsoroljuk azok mezőit, - meghatározzuk az egyedtípusok közötti kapcsolatokat, - megrajzoljuk a nyers modellt, amit fokozatosan pontosítunk, - az egyedtípusokra felrajzoljuk a mezőket, kijelöljük az elsődleges kulcsokat, - meghatározzuk az egyes kapcsolatokat Józan ész módszere A tudományosan megalapozott módszerek nem mindig nevezhetőek egyszerűnek, ezért sokszor marad a józan ész módszere. Ennek lényege: - Gondoljuk át, hogy egy feladathoz kapcsolódóan milyen adatokat szeretnénk tárolni, és milyen információkat szeretnénk nyerni. Ezek lesznek a majdani adatbázisunkat alkotó adattáblák elemei. - Az egy tárgyhoz, személyhez, folyamathoz kapcsolódó adatmezőket csoportosítva alkossuk meg a táblákat. - Majd keressük ki azokat a mezőket, melyek csak bizonyos értékeket vehetnek fel. Ezeket az adatokat külön táblázatban tároljuk. Adattáblákkal kapcsolatos további tervezési feladatok: Miután elvégeztük a feladathoz kapcsolódó adatok adattáblára bontását, kulcsok meghatározását, még néhány feladatot el kell végeznünk: Meg kell határoznunk a tábla és mezőneveket. Célszerű rövid, de pontos meghatározásokat alkalmazni. Meg kell adni a mezők típusát és méretét. Egy mező típusa az Excel megismerése után már ismerős, de itt több adattípus létezik, melyet a program bemutatásánál részletezzük. Meg kell határozni a táblák közötti kapcsolatokat. Meg kell fogalmaznunk, hogy mi a célunk az adatbázissal és ezek kapcsán a lekérdezések, esetleg az űrlapok és jelentések megtervezése. 86

87 Az Access elindítása, képernyőjének felépítése A programot a Start menü Minden program Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal tudjuk. 28. ábra Access főkép 25. Új adatbázis létrehozása Új adatbázis létrehozására két lehetőségünk van: - Az alapoktól kezdve, a saját elképzeléseinknek megfelelően mi magunk alakíthatunk ki mindent. Ehhez a munkaablak üres adatbázis elemét kell választani. Ezek után el kell mentenünk az üres adatbázist. Ezzel azonban még csak olyan fájlt hoztunk létre, mely teljesen üres. - Egy varázsló segítségével sablonok alapján dolgozunk. Ekkor a munkaablakban az általános sablonokat választjuk. Ekkor az adatbázis varázsló segítségével egy, a Microsoft által tervezett minta alapján hozunk létre egy új adatbázist. Ha kiválasztottuk a sablont itt is el kell menteni a munkánkat. Ezek után lépésről lépésre készíthetjük el adatbázisunkat, ami megkönnyíti a munkánkat. 87

88 26. A menüszalag Az Office felület részét képező menüszalag a menük és eszköztárak elsődleges helyettesítője. A menüszalag lapjain csoportokba sorolva találhatók a parancsok. Az Office Access 2007 alkalmazásban a következő parancslapok láthatók: Általános parancslapok Kezdőlap: A legtöbbet használt parancsok a menüszalag első lapján, a Kezdőlapon találhatók. A gombokként megjelenő parancsok a gyakori feladatok elvégzését támogatják. Létrehozás: Ezen a lapon találhatók azok a parancsok, melyekkel új adatbázis-objektumot tudunk az adatbázisban létrehozni. Külső adatok: Azon parancsok csoportjának lapja, melyekkel külső adatokat tudunk importálni, exportálni illetve frissíteni. Adatbáziseszközök: Az adatbázis-objektumok közötti kapcsolatok megjelenítésére, elrejtésére, létrehozására valamint makrók futtatására szolgáló parancsokat tartalmazó lap. Környezetfüggő parancslapok Bizonyos objektumoknál a szokásos parancslapok mellett megjelennek olyan lapok is, amelyek csak az adott objektumra alkalmazható parancsokat tartalmazzák. A környezetfüggő parancslap olyan parancsokat és szolgáltatásokat tartalmaz, amelyekre egyegy konkrét helyzetben van szükség, attól függően, hogy milyen objektummal dolgozunk, és mit csinálunk. 88

89 Navigációs ablak Ha megnyitunk egy adatbázist, akkor nem az adatok jelennek meg, hanem a Navigációs ablak, ahol ezek között választhatunk. Ez az adatbázis-objektumokat kategóriákra és azon belül csoportokra bontva jeleníti meg. Ezeket a kategóriákat és csoportokat a Navigációs ablak menüjét megnyitó gombra kattintva választhatjuk ki. Ha egy adatbázis-objektumot meg akarunk nyitni, vagy valamilyen parancsot szeretnénk rá alkalmazni, az objektum nevére jobb egérgombbal kattintva a helyi menüből kiválaszthatjuk a megfelelő parancsot. Mezők típusa és mérete Az Access mezők típusa, szinte ugyanolyan, mint az Excel típusai, ezért nem sorolom fel, de nézzük, hogy ezeket mire használjuk - Szöveg és feljegyzés: Szöveg tárolására használjuk. A szövegben maximum 255 karakter tárolható, ha ez kevésnek bizonyul, akkor válasszuk a feljegyzést. - Szám: Akkor alkalmazunk szám típust, ha a mezőben szereplő adattal számolni szeretnénk. - Pénznem: Ezt a számtípust akkor használjuk, ha pénzt akarunk tárolni a mezőben. - Dátum/idő: Akkor alkalmazzuk, ha időt vagy dátumot szeretnénk bevinni, figyelünk a beviteli módra, mint az Excelnél. - Számláló: Ezt akkor használjuk, ha mesterséges elsődleges kulcsot kell alkalmazni. - Igen/Nem: Ha a mező két értéket vehet fel. 89

90 Adattáblák létrehozása: Lehetőségek: - Adatlap nézet - Tervező nézet - Tábla varázsló - Tábla importálása - Tábla csatolása Adatlap nézet - A Létrehozás lapon a Tábla gombra kattintva létrejön egy üres tábla Tábla1 néven. - A mezők nevének módosításához kattintsunk duplán a mezőnevet tartalmazó cellába, és írjuk be az új nevet. - A tábla nevét tartalmazó fülre jobb egérgombbal kattintva, majd a helyi menü mentés parancsát választva, vagy a Gyorselérési eszköztár mentés parancsát választva menthetjük el a táblát. A megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg a tábla nevét. Ebben a nézetben ne akarjunk bonyolult táblákat létrehozni, legfeljebb egyszerű, pár mezős táblák létrehozására alkalmazható. Ezt a nézetet elsősorban a már elkészített adattáblák megtekintésére, adatok bevitelére, módosítására fogjuk használni. Egy adattábla ebben a nézetben pontosan úgy jelenik meg, mint egy Excel táblázat. Tábla formázása Adatlap nézetben: Az előző képen látható bal gomb megnyomásával, kiválasztjuk az Adatlap nézetet. Adatbevitel: Az adatbevitel és az egyes mezők közötti mozgás pontosan úgy lehetséges, mint az Excelben 90