MAKÓ VÁROS POLGÁRMESTERÉTŐL FROM THE MAYOR OF MAKÓ

Átírás

1 MAKÓ VÁROS POLGÁRMESTERÉTŐL FROM THE MAYOR OF MAKÓ Iktatószám: 2 459/2005. Előadó: Dr. Debrey Attila-Baranyi Lászlóné-Kiss Matild Tárgy: Melléklet: Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete Makó Tisztelt Képviselő testület! Tájékoztató Makó Város Önkormányzata által fenntartott óvodákban végzett átfogó ellenőrzések eredményeiről. 1. sz. Belvárosi Óvoda szakmai beszámolója 2. sz. Belvárosi Óvoda szakértői értékelése 3. sz. Újvárosi Óvoda szakmai beszámolója 4. sz. Újvárosi Óvodaszakértői értékelése (A rendszerellenőrzés ellenőrzési jelentéseibe az Ellenőrzési Csoportnál tekinthető be.) A közoktatásról szóló többször módosított évi LXXIX. törvény (a továbbiakban: Kt.) 102. (2) bekezdés d) pontja szerint a fenntartó az önkormányzati minőségirányítási programban (ÖMIP) meghatározottak szerint működteti a minőségfejlesztés rendszerét, továbbá rendszeresen - ha jogszabály másképp nem rendelkezik, négyévenként legalább egy alkalommal - ellenőrzi a közoktatási intézményeinek gazdálkodását, működésének törvényességét, hatékonyságát, a szakmai munka eredményességét, továbbá a nevelési-oktatási intézményeiben a gyermekvédelmi tevékenységet, a gyermekbaleset megelőzése érdekében tett intézkedéseket. A 15/2004. (I.28.) MÖKT határozattal elfogadott Makó város önkormányzati közoktatási intézményrendszer működésének minőségirányítási programjának középtávú ellenőrzési tervében foglaltak szerint 2005-ben kerül sor az óvodák átfogó (szakmai/tanügyigazgatási, törvényességi, pénzügyi) ellenőrzésére. A Kt (6) bekezdése szerint a fenntartó köteles nyilvánosságra hozni a nevelési-oktatási intézmény munkájával összefüggő értékelését. Ennek egyik formája a képviselő-testületi ülés. Az átfogó ellenőrzést végezték: Közoktatási osztály, Pénzügyi osztály, Belső ellenőrzési szervezet; valamint, Somogyiné Tálas Anikó, országos óvodai szakértő (szakértői engedély száma: ), a Qualitas T&G Tanácsadó és Szolgáltató Kft. munkatársa. A Belvárosi Óvoda és az Újvárosi Óvoda átfogó ellenőrzésére különböző időpontokban került sor (Újvárosi Óvoda április, Belvárosi Óvoda október). A tájékoztató az óvodavezetők által készített ( közötti időszak) szakmai, intézményi önértékelésből (1. és 3. számú melléklet) a különböző szakterületeken elvégzett ellenőrzések értékeléséből és az óvodai szakértő által készített szakmai ellenőrzésből (2. és 4. számú melléklet) tevődik össze. Az óvodákban végzett ellenőrzés kiemelten vizsgálta: - az intézmények működésének megfelelését a hatályos jogszabályoknak; - az ÖMIP és az IMIP által megfogalmazottak mindennapi gyakorlatban való megvalósulását; - az intézményi alapdokumentumok (nevelési program, IMIP, SZMSZ, házirend) szerinti tevékenységek milyenségét. I. TÖRVÉNYESSÉGI ELLENŐRZÉS A fenntartó kötelessége a törvényesség biztosítása. Ez kiterjed a működés és a döntéshozatal, a belső szabályzatok elfogadására előírt eljárási rendelkezések megtartására, a mulasztások, intézkedések felülvizsgálatára. A törvényességi ellenőrzés elrendelése jegyzői hatáskör. Makón a Belvárosi Óvodában és az Újvárosi Óvodában, négy-négy épületben folyik nevelő munka. Az óvoda a gyermek három éves korától ellátja a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló évi XXXL. törvényben meghatározottak szerint a gyermek napközbeni ellátásával összefüggő feladatokat is (Kt. 24. (2) bekezdés). 1

2 Nevelési év előkészítése (indítható csoportok száma, ellátandó órák száma, pedagógus létszámkeret) Az óvodákban a nevelési év szeptember 1-től augusztus 31-ig tart. A Közoktatási Osztály az intézményvezetőkkel minden év májusában közösen előkészíti a következő nevelési év működéséhez szükséges tervezési feladatokat, megtervezik az indítható csoportok számát az előzetes létszámadatok és az újonnan beírt gyerekek alapján. Ezzel együtt került meghatározásra az ellátandó órák száma, valamint az ehhez szükséges óvodapedagógusi létszámkeret a Kt-ben meghatározott létszámhatárok figyelembevételével, valamint a középtávú közoktatás-fejlesztési tervben foglaltak mérlegelésével. Ezzel a bemeneti szabályozással előre pontosan megtervezhetőek az óvoda alapfeladatának végrehajtásához szükséges költségek. A nevelési év előkészítése során folyamatos és hatékony kapcsolat alakult ki a Közoktatási Osztály és az óvodavezetők között. Az intézményvezetők előkészítő munkája mindig precíz és a határidőket pontosan betartó. Az egyeztetéseket követően az Oktatási Bizottság javaslatának figyelembevételével a képviselő-testület engedélyezi a következő nevelési évben az óvodákban indítható csoportok számát és a szükséges létszámkereteket. Óvodák felvételi körzetének meghatározása A felvételi körzet meghatározása a tervezhető gyermeklétszám és az intézmények befogadóképessége, valamint földrajzi fekvése alapján történik. A körzet szerepe, hogy a szülő részére biztonságot nyújt azáltal, hogy a körzeti intézmény a felvételi kérelmet nem tagadhatja meg. Az óvodai beíratások az intézményekkel egyeztetett időpontban a jegyző felhívását követően szabad intézmény választás alapján történik. Az elmúlt években az óvodai beíratások zökkenőmentesen zajlottak. Az intézmények nyitottságukkal jó PR munkájukkal sokban segítik a szülőket az óvoda szabad megválasztásában.. Alapdokumentumok A törvényességi ellenőrzés egyik formája az intézmények folyamatosan beérkező dokumentumainak elemzése. A jogszabályokban előírt dokumentumokat és az osztály által kért adatokat mindkét óvoda mindig határidőben megküldi, az esetleges javításokat, hiánypótlásokat elvégzi. A Belvárosi Óvoda és az Újvárosi Óvoda a Közoktatási Osztály által előkészített és a képviselő-testület, valamint az oktatási bizottság által jóváhagyott határozatokat maradéktalanul végrehajtja. A személyi és tárgyi feltételeknek mindkét óvoda megfelel. A szervezeti és működési szabályzatot, a nevelési programot, a minőségirányítási programot, házirendet az óvodák a jogszabályok figyelembevételével és a határidők betartása mellett készítették el, illetve módosították. Az éves munkatervet, a nevelési év nyitó, és záró értekezleteinek jegyzőkönyveit, illetve mindazokat a jegyzőkönyveket, amelyek nevelőtestületi döntéssel zárulnak megküldték a fenntartónak. A Közoktatási Osztály meggyőződött arról, hogy a döntéshozatal jogszerű volt, a törvényes működés biztosított, a tanév rendjének megfelelő. A Kt (1) bekezdés a) pontja szerint a törvényességi ellenőrzés irányulhat az intézményi (belső) szabályzatok (alapdokumentumok) elfogadására előírt eljárási rendelkezések megtartására, a szabályzatban foglaltak jogszerűségére, a működés és döntéshozatal jogszerűségére, különösen a gyermekbalesetek megelőzésével, a gyermekvédelmi feladatok ellátásával, a nevelőmunka egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtésével összefüggő tevékenységre. Az alapdokumentumokat, szabályzatokat a módosításokat, átdolgozásokat követően még az elfogadásuk előtt az intézmények előzetes ellenőrzésre beküldték a fenntartóhoz. Az észlelt hiányosságok kiegészítésre, javításra kerültek ben az alábbi dokumentumok kerültek módosításra mindkét óvodában: - Alapító okiratok módosítása 316/2005. (VI.29.) MÖKT határozattal került elfogadásra. - Intézményi minőségirányítási programok jóváhagyása (IMIP) 317/2005. (VI.29.) MÖKT határozat hagyta jóvá az átdolgozott minőségirányítási programot - Nevelési Programok jóváhagyása 318/2005. MÖKT határozat hagyta jóvá az átdolgozott, felülvizsgált nevelési programot. - Szervezeti és Működési Szabályzatok módosítása Az Oktatási Bizottság átruházott hatáskörében a 64/2005. (VI.22.) Okt. Biz. határozattal a módosított SZMSZ-t elfogadta. - Házirendek módosítása Az Oktatási Bizottság átruházott hatáskörében a 65/2005. (VI.22.) Okt. Biz határozattal a módosított házirendet elfogadta. Októberi statisztikai ellenőrzés Mindkét óvodánál a vizsgált dokumentumokat (Felvételi és előjegyzési naplók, Felvételi és mulasztási naplók) 2

3 pontosan kitöltve, óvodaházanként szétválasztva adták át ellenőrzésre. A két naplóban található adatok megegyeztek. Az ellenőrzött október 1-jei statisztikai állapot szerint a gyerek létszám, az óvodai csoportok száma, az intézményben étkezők száma, a rendszeres gyermekvédelmi támogatásban részesülők száma, a bejáró gyerekek száma és a sajátos nevelési igényű gyermekek száma megegyezett az intézmény által elkészített közoktatási statisztikai adatlappal. A pedagógus létszám nem haladta meg a képviselő-testület által engedélyezett pedagógus létszámkeretet, melyet a kinevezések is alátámasztottak. A Belvárosi Óvodánál egy csoportnál viszont nem volt biztosított, hogy a teljes nyitva tartás ideje alatt felsőfokú végzettségű óvodapedagógus foglalkozzon a gyerekekkel. Az intézményvezető ezt a hiányosságot munkaerő átcsoportosítással, munkaidő átszervezéssel november hónapban megoldotta. Az Újvárosi Óvodánál 1 fő óvodapedagógusi álláshely nem került betöltésre. A hiányosságot (GYES-en lévő óvodapedagógust egy határozott időre kinevezett óvónővel) az intézmény november 1-jével pótolta. II. RENDSZERELLENŐRZÉS A szervezeti, működési, szakmai, pénzügyi lebonyolítási, végrehajtási rendszer szabályozottsága, szabályszerűsége. Az intézmények ellenőrzése a képviselő-testület által jóváhagyott önkormányzati/fenntartói, illetve az intézmény minőségirányítási programjába foglalt négyéves ütemterv alapján épült be az éves ellenőrzési tervbe. Az ellenőrzés a évre vonatkozott, de kitekintett a helyszíni ellenőrzés idejének évére, 2005-re is. A lefolytatott ellenőrzés típusa szerint rendszerellenőrzés. Az ellenőrzés célja: annak vizsgálata volt, hogy a nevelési intézmények szervezeti, működési, számviteli, pénzügyi lebonyolítási, végrehajtási rendszere megfelelően szabályozott és szabályszerűen működike. Az ellenőrzést egységes ellenőrzési program alapján végezte a kistérségi feladatellátás keretében a polgármesteri hivatal ellenőrzési csoportja, a belső ellenőrzési szervezet. Az ellenőrzés során többféle módszer került alkalmazásra: a vizsgálat a helyszíni ellenőrzés mellett adatbekérésen, szabályzatok, egyéb dokumentumok, nyilvántartások vizsgálatán, pénzügyi, számviteli adatok, költségvetés elemzésén, egyes témák tételes, illetev mintavételes vizsgálatán alapult. A belső ellenőrzési szervezet az ellenőrzés megállapításairól, javaslatairól részletes jelentést készített, adott ki az intézmények vezetőinek, valamint az önkormányzat jegyzőjének, a kapcsolódó polgármesteri hivatalnak, illetve az érintett szervezeti egység vezetőjének. A jelentésben foglaltakra észrevételt nem tett sem a vizsgált intézmény vezetője, sem a kapcsolódó polgármesteri hivatal szervezeti egységének vezetője, a megismerési záradékot aláírásukkal látták el. Tájékoztató az ellenőrzés fontosabb megállapításairól és javaslatairól: 1. A feladatellátás és szervezeti kerete A helyi önkormányzat kötelező közoktatási közszolgáltatási feladatát saját alapítású és fenntartású költségvetési szervei, intézményei útján látja el. Az önkormányzat a közoktatási ágazati feladatkörébe tartozó óvodai nevelési feladatainak ellátására a felügyelete alá tartozó két szakmailag önálló költségvetési intézményt működtet. A több telephellyel működő intézmények részben önálló besorolást nyertek és gazdálkodásukat tekintve a polgármesteri hivatalhoz rendeltek, ahhoz kapcsolódnak. A képviselő-testület a kötelezően ellátandó óvodai nevelés, az iskolai életmódra felkészítés feladatait a központi jogszabályi előírásoknak megfelelően az intézmények Alapító Okiratában meghatározta. Az intézmények okiratai az ágazati közoktatási és az államháztartási jogszabályok által előírt tartalmi elemeket egyaránt magukba foglalják. A felügyeleti szerv az alap- és módosító rendelkezésekkel egységes szerkezetben, záradékoltan jóváhagyó határozattal - adta ki, amelyek a törzskönyvi nyilvántartási bejegyzésre a Kincstárhoz megküldésre kerültek. Az Alapító Okiratban foglaltak további részletezése az államháztartás végrehajtási jogszabályának előírásainak megfelelően az intézmények által elkészített szervezeti és működési szabályzatban megtörtént. 2. A szervezeti és működési szabályozottság Az intézmények szervezetének felépítését, feladatát, a működés rendjét, a szakmai és gazdasági folyamatok lebonyolításának szabályait magába foglaló szervezeti és működési szabályzatot a felügyeleti szerv, illetve annak bizottsága átruházott hatáskörben az intézmények által benyújtott tartalommal megalkotta, jóváhagyta. Az intézményekben az egységes, hatályos záradékkal ellátott - szabályzatot együttesen kezelik a belső szabályzatokkal mellékletként, illetve függelékként - egybekapcsoltan. A teljes, illetve a felülvizsgált, aktualizált szabályzatok egységes dokumentumrendszerként rendelkezésre állnak a vizsgált 3

4 intézményekben. Az államháztartás új intézményrendszerének, a FEUVE-nek szabályrendszerét mellékletként a szabályzathoz kell csatolni mindkét intézmény esetében. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés előírt szabályozása: az ellenőrzési nyomvonal, a szabálytalanságok kezelésének szabályzata és a kockázatkezelési- és elemzési szabályzat a Belvárosi Óvodánál kidolgozásra került, az intézményvezető elkészítette, az Újvárosi Óvodánál folyamatban van. Módosításra, kiegészítésre szorulnak a belső ellenőrzési feladatellátásra, szabályozási dokumentumára (Belső Ellenőrzési Kézikönyv) vonatkozó rendelkezések. A további, saját intézményvezetői - hatáskörben kiadott belső szabályzatok az SZMSZ-hez függelékként kapcsolódnak. Az SZMSZ-ek a belső szabályzatok körét felsorolásszerűen tartalmazzák és függelékként magukhoz rendelték azokat, biztosítva az egységes dokumentumrendszert, annak kezelését. 3. A gazdálkodás szabályozottsága, szabályszerűsége A helyi önkormányzat a költségvetési-pénzügyi számviteli-gazdálkodási rendszerét tekintve kiskincstári rendszerben működteti a költségvetési szerveket. A részben önállóan gazdálkodó költségvetési intézmények alapításával meghatározóvá vált a gazdálkodás rendszerében a részben önálló szervek súlya. A képviselő-testület döntése alapján a vizsgált intézmények részben önálló gazdálkodási jogkörrel rendelkeznek és előirányzat feletti rendelkezési jogukat tekintve részjogkörű költségvetési szervek. Gazdálkodási besorolásukra figyelemmel a felügyeleti szerv a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátására kijelölte a polgármesteri hivatalt, amelyeket megosztottan látják el az önálló és részben önálló szervek. Az önkormányzat gazdálkodását végrehajtó, bonyolító költségvetési szerv, a polgármesteri hivatal, mint gazdasági szervezet rendelkezik Ügyrenddel, amely a szervezet feladatait, valamint a feladat-, hatás- és jogköröket részletezi. Az Ügyrend a részben önálló szervek feladatai tekintetében csupán utalást tartalmaz az Ügyrendi megállapodásra, valamint a munkaköri leírásokra. Az önálló és a részben önálló szervek között a kapcsolatrendszert a képviselő-testület által jóváhagyott Ügyrendi Megállapodás tartalmazza. A felelősségvállalás és munkamegosztás rendjére vonatkozó megállapodásban rögzített, hogy melyek azok a gazdálkodási feladatok, amelyeket a részben önálló, vagy az önállóan gazdálkodó polgármesteri hivatal lát el. A megállapodás kiegészítésre szorul a FEUVEra (a folyamatba épített vezetői ellenőrzésre) vonatkozó rendelkezéssel. A gazdálkodással kapcsolatos részletes szabályokat, külön belső szabályzatok tartalmazzák. A polgármesteri hivatal a Számviteli Politika részeként, valamint az egyéb kötelezően előírt számviteli szabályzatokkal rendelkezik, azokat kiadta az intézményeknek. A helyi belső szabályzatok magukba foglalják a polgármesteri hivatalhoz tartozó részben önállóan gazdálkodó szervekre, illetve az egyes intézményekre vonatkozó külön rendelkezéseket. Az intézmények Szervezeti és Működési Szabályzatának függelékét képezik a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok, amelyeknek az egyes rendelkezései kiterjednek az intézményekre. A költségvetési intézmények mind a működés, mind az operatív gazdálkodás és a számvitel különböző területeinek rendjét meghatározó alapdokumentumokkal, a gazdálkodás operatív viteléhez szükséges szabályzatokkal rendelkeznek. A pénzügyi-gazdálkodási szabályzatokkal kapcsolatos szabályozási feladat a polgármesteri hivatal feladatát képezi, a hozzárendelt szervek vezetői a szabályozás módosításának kezdeményezésével élhetnek. A gazdálkodási, pénzügyi, számviteli feladatellátás területén dolgozók munkaköri leírásai az intézmények Szervezeti és Működési Szabályzatainak mellékletét képezik. A munkaköri leírásokban részletezik a pénzügyi ügyintézők feladatait, gazdálkodási jogköreit. Hiányossága a munkaköri leírásoknak, az Újvárosi óvodánál, hogy nem tartalmazzák a helyettesítés rendjét, a gazdálkodási jogkört gyakorlók beszámoltatásának rendjét, dokumentálásának módját, a munkafolyamatba épített ellenőrzési kötelezettséget, az egyeztetési feladatokat, azok gyakoriságát, mind a két intézménynél, hogy az informatikai, programrendszerek használatával kapcsolatos feladatokat, kötelezettségeket, a hozzáférési jogosultságokat nem részletezik kellően. Az operatív gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök szabályozása, gyakorlása Az operatív pénz,- gazdálkodással kapcsolatos feladat- és hatáskörök, valamint a kapcsolódó, folyamatba épített ellenőrzési jogkörök a Pénzkezelési Szabályzatban szabályozottak a hivatal, a hozzá kapcsolódó részben önálló intézmények, valamint a kisebbségi önkormányzatok vonatkozásában. A gazdálkodással kapcsolatos feladatkörök, hatáskörök teljes körű, egységes szabályozása rendelkezésre áll, a jogosultak kijelölésre kerültek. A gazdálkodási jogosítványok szabályozása során a felhatalmazások általánosan fogalmazódtak meg, annak során az ugyanazon gazdasági eseményekre vonatkozó összeférhetetlenségi szabályokat figyelembe vették. Pontosításra szorul viszont a saját, vagy hozzátartozó 4

5 részére történő kifizetések szabályos eljárási módja. A kötelezettségvállalást, utalványozást és azok ellenjegyzését az arra jogosultak, illetve felhatalmazottak végezték, az érvényesítés és a szakmai teljesítés igazolása megtörtént. Az intézményekben a kötelezettségvállalás jogszerűségének megítéléséhez szükséges kötelezettségvállalás nyilvántartást vezették. A kötelezettségvállalás összegének megállapításához szükséges analitikus nyilvántartással rendelkeztek. Ez szerepet játszott abban, hogy a jóváhagyott előirányzat mértékéig vállaltak kötelezettséget. Az intézmények pénzgazdálkodási tevékenysége A pénzgazdálkodási jogkörök, a bankszámla feletti rendelkezési jogosultság rendjének kialakítása megtörtént. A Pénzkezelési Szabályzat foglalja magába az intézményeket érintő szabályozást is. A felhatalmazottak, a megbízottak beszámoltatásának rendje, annak módja viszont nem szerepel a dokumentumban. A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlása során a pénztári és bankszámla pénzmozgások bizonylatain, illetve utalványrendeleten a kötelezettségvállalást, az ellenjegyzést, a szakmai teljesítés igazolását, az érvényesítést, és az utalványozást az arra jogosultak látták el. A pénzgazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlásánál a vizsgált bizonylati mintában előfordult hiányosság: A Belvárosi Óvodánál néhány esetben a szakmai teljesítés igazolását nem a szabályzatban kijelölt személy az érvényesítő - végezte, amely az összeférhetetlenségi követelményeknek sem felelt meg. A részben önálló intézmények pénzellátására vonatkozó előírásokat az Ügyrendi Megállapodás tartalmazza. Ennek megfelelően a heti pénzellátási tervben szereplő fedezetig rendelkezhetnek a bankszámláról elszámolási számláiról. A pénzellátási terv útján az előirányzat-felhasználás kontrollált a hivatal útján. A készpénz és bankforgalom kezelésének, tárolásának, őrzésének, a pénztári előlegek kezelésének, nyilvántartásának rendje kialakított. Az Újvárosi Óvodában az előlegekről, az utólagos elszámolásra kiadott összegekről vezetett analitikus nyilvántartás nem felelt meg a pénzkezelési szabályzatban előírt tartalomnak, mely az ellenőrzés alatt kiegészítésre került. A szigorú számadású nyomtatványok kezelési rendje szabályzatban meghatározott, a gyakorlatban az összesítő nyilvántartás vezetése, a nyomtatvány beszerzés, kiadás, a visszavételezés a hivatal feladata. A számvitel bizonylati elvére és rendjére vonatkozó előírások rögzítettek a Számlarendben, a Bizonylati Szabályzatban, a Bizonylati Albumban, amelyek - néhány hiányosság kivételével - érvényesültek. A bizonylatok kezelése zárt rendszerben történik, a kapcsolódó alapbizonylatokat csatolták, illetve hivatkoztak a fellelhetőségükre. A bizonylatok kiállításával összefüggő hiányosság volt, hogy a pénztárbizonylatokon a könyvelés, rögzítés tényét a könyvelő aláírásával nem igazolta az Újvárosi Óvodában. A bizonylatok feldolgozási rendjében eltérés volt, hogy a pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatainak adatait a bankszámla forgalomnál késedelmesen rögzítették könyveikben, nem a hitelintézeti értesítés megérkezésekor az Újváros Óvodánál. A bizonylatok kiállításával és feldolgozásával kapcsolatosan eltérés mutatkozott mindkét intézménynél, ugyanis a étkezési térítési díjak esetében a készpénzfizetési számlák kiállításának és a pénztárba történő befizetésének napja eltért. A pénzgazdálkodási és számviteli elvre vonatkozó központi és helyi előírások érvényesítésének gyakorlata megfelelő. A főkönyvi és analitikus nyilvántartások összhangja, a beszámoló valódiságának megfelelő számviteli, nyilvántartási rendszerrel történő alátámasztása A főkönyvi könyveléshez, valamint a beszámoló készítés megbízhatóságának, valódiságának, teljességének alátámasztásához szükséges analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés kapcsolatának szabályait, az analitikus nyilvántartási rend és a főkönyvi könyvelés kapcsolati rendszeréről szóló szabályzatban határozták meg. A számviteli bizonylatok adatait a könyvekbe és a főkönyvi könyveléshez kapcsolódó analitikus nyilvántartásokba bejegyezték, a bizonylatokon a bevezetés tényét fentiekben leírtak kivételével - dokumentálták. A vezetett nyilvántartások hitelesek, tartalmazzák a főkönyvi számlák megnevezését és számát, megfelelnek az analitikus nyilvántartásokkal szemben támasztátott követelményeknek Az analitikus nyilvántartások vezetésével biztosították a beszámolók alátámasztását. A mérleg(beszámoló) bizonylati alátámasztásául szolgáló analitikus nyilvántartásokat a szabályzatban előírtaknak megfelelően vezették, a főkönyvvel a szabályzatban meghatározott időpontokban egyeztették, annak tényét dokumentálták. A bizonylatok, az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatai közötti egyeztetés logikailag zárt rendszerrel biztosított. Összességében az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés együttese biztosítja a teljes körűséget, a számvitel zárt rendszerét. 5

6 A költségvetési tervezés és beszámolás A költségvetési tervezés, beszámolás folyamata, menete az Ügyrendben, a feladat-ellátási megállapodásban rögzített. Az Ügyrendi Megállapodás alapján az intézmények feladata a költségvetési tervezés elemi költségvetési szintű előkészítése naturális és érték adatokkal. A tervezés alátámasztásához a megállapodásban rögzítésre került az intézmények által vezetett analitikus nyilvántartások köre, amelyet naprakészen vezetnek. Az intézmények a jegyző által az elemi költségvetéshez kiközölt tervezési szempontok alapján az elemi költségvetésnek megfelelő szintű, szerkezetű, bontású költségvetési tervezetet benyújtották a polgármesteri hivatalhoz. A költségvetési rendelettervezet költségvetési szervek vezetőivel lefolytatott egyeztetését írásban rögzítették. Az intézmények költségvetését az önkormányzat költségvetési rendelete bevételi és kiadási főösszeggel (Újvárosi: eft, Belvárosi: eft) foglalta magába. Az éves gazdálkodás folyamatában a végrehajtott előirányzat-módosításokkal az intézményekben közel 1,6 %-kal emelkedtek. Feladatfinanszírozás Az Alapító Okiratban meghatározottak szerint az óvodákban a maximálisan felvehető gyermeklétszám: Újvárosi: 400, Belvárosi: 450 fő, az óvodáskorúak intézményes ellátásában részesültek száma a 2003/2004-es nevelési évben: 360, 439, 2004/2005-ös nevelési évben: 362, 434. A feladatellátás működési kiadásainak finanszírozásában: az Újvárosi, illetve Belvárosi óvodánál az állami hozzájárulások, támogatások részaránya 55,7, 49,8 %, a finanszírozáson belül az intézményi saját bevételeinek nagysága, aránya 7,6, 7,7 % (önfinanszírozó képesség), az intézményt fenntartó önkormányzat saját forrás bevonásának aránya 36,7, 42,5 %. A finanszírozás összetétele mutatja, hogy a központi forrásokat és az intézményi bevételeket az önkormányzatnak ki kell egészíteni. Az előirányzat-módosítással kapcsolatos hatásköröket, feladatokat, eljárási rendet ugyancsak az Ügyrendi Megállapodásba, illetve a gazdasági Ügyrendbe foglalták. Felügyeleti hatáskörű és intézményi kezdeményezésű előirányzat-módosítás egyaránt történt. A módosítások az eredeti előirányzat Újvárosi: 1,63; Belvárosi 1,65 - %-át tették ki. A saját hatáskörű előirányzat-módosításról a jegyző előkészítésében a polgármester tájékoztatta a képviselő-testületet. Az előirányzat-módosításokat a hivatal pénzügyi osztálya írásban kiközölte az intézmények részére, azokat a főkönyvi könyvelésen átvezették. Az Újvárosi Óvodánál a saját hatáskörben végrehajtott előirányzat-módosításról a belső szabályzatban előírt nyilvántartást nem fektették fel. A Belvárosi Óvoda költségvetésében átvett pénzeszközök eredeti előirányzatát nem terveztek, e címen előirányzatot a tényleges felhasználásnak megfelelően építették be az önkormányzati rendeletmódosítások során. Az intézmények a jóváhagyott előirányzaton belüli gazdálkodás kötelezettségét betartották. A módosított előirányzatokat a teljesítési adatok nem haladták meg. Az intézmények éves költségvetésükön belül gazdálkodtak. A pénzügyi teljesítés mutatój az Újvárosi, illetve Belvárosi Óvodánál: 100,1, illetve 99,96 % a személyi juttatások és járulékok 3,5 %-os maradványa mellett. Az intézmények vezetői a évre vonatkozó gazdálkodási tevékenységről szóló szöveges beszámolót elkészítették és megküldték a felügyeleti szervhez. A létszám és személyi juttatás tervezése és felhasználása A létszám és a hozzájuk kapcsolódó kiadások, a személyi juttatások céljára felhasználható kiemelt előirányzatot a képviselő-testület, felügyeleti szervként jóváhagyta. A képviselő-testület külön határozatában meghatározta az egyes nevelési évekre az indítható csoportok és a számított álláshelyek számát (Újvárosi 16 csoport, ehhez tartozó 31,8 számított álláshely, ebből: 31 pedagógus, 0,8 rendkívüli munkavégzésre számított, Belvárosi: 18 csoport, ehhez tartozó számított álláshely: 36, ebből 36 pedagógus létszám, illetve költségvetési rendeletben az engedélyezett létszámkeretet és a személyi kiadás összegét (Újvárosi: 52,3 fő, a tervezett személyi kiadás összege eft, Belvárosi: 62 fő, ebből pedagógus 36 fő, e Ft tervezett személyi juttatás). Az eredeti előirányzat évben mindkét intézményben közel azonosan, Újvárosi: 1,3, illetve Belvárosi:1,1 %-kal nőtt. A teljesítés az Újvárosi 99,95 %, illetve a Belvárosi Óvodánál 99,11 %, tehát a személyi juttatások előirányzatát felhasználták, kisebb maradvány mellett. Az intézményi szintű kiadás az Újvárosi, illetve a Belvárosi Óvodánál 59,1, 59,8 %-át a személyi juttatás, 19,6, illetve 19,8 %-át a munkáltatói járulék tette ki. Az Újvárosi Óvodában nem vezették teljes körűen és a szabályzatban előírt tartalommal a személyi juttatás nyilvántartást, melyet az ellenőrzés időtartama alatt visszamenőlegesen megkezdtek felfektetni. A leltározási és selejtezési tevékenység A leltározásra és a leltárkészítésre vonatkozó szabályozást az Eszközök és források leltározási, leltárkészítési és selejtezési szabályzata tartalmazza. Az intézményekben a vizsgált időszakban selejtezés nem volt. Az intézmények a mérleg alátámasztását biztosító év végi leltározást - a jegyző által kiadott 6

7 Leltározási Utasítás, Leltározási Ütemterv alapján - elvégezték a teljes eszköz és forrásállomány számbavételével. A leltározás végrehajtása és a leltár készítése a mérlegben kimutatandó eszközök és források körében megfelelt a követelményeknek. Hiányossága volt az Újvárosi Óvodánál, hogy a kézzel vezetett nyilvántartásban néhány kartonon a leltárral való egyeztetést, illetve a leltározás tényét nem dokumentálták, a nyilvántartáson nem jegyezték föl. A vagyongazdálkodással kapcsolatos rendelkezési jogosultság, vagyonhasználat, vagyonhasznosítás A vagyon kezelésével, gazdálkodásával, nyilvántartásával összefüggő alapvető szabályokat az önkormányzat vagyonrendelete, valamint az Ügyrendbe foglalt általános alapelvek tartalmazzák. A rendelkezési jogosultságot, a kötelező feladatellátáshoz rendelt, átadott ingatlanvagyont az Alapító Okiratba illetve a vagyonrendeletbe foglalták. A használatba adott vagyontárgyak számbavételéről, számviteli nyilvántartásáról a könyvvezetésre vonatkozó és a helyi jogszabályban, valamint a belső szabályzatokban előírtaknak megfelelően kell gondoskodniuk az intézményeknek. A vagyon feletti rendelkezési jogosultság körében, ingó vagyon és vagyoni értékű jog megszerzéséről és elidegenítéséről 500 ezer forint értékhatárig rendelkezhetnek, továbbá ingatlan, ingatlanrész bérbeadásáról dönthetnek az intézményvezetők. A vagyongazdálkodási hatáskörben elidegenítésről és bérbeadásról döntést nem hoztak a vizsgált időszakban. Tárgyi eszközállomány, nyilvántartás A nyilvántartás számítógépes programon történik. Az immateriális javak állománya mindkét intézményben 0- ra leírt, elhasználódott az állomány, az ingatlanok elhasználódási szintje 4,1, illetve 5,5, a gépek, berendezések, felszerelések 72,7, illetve, e tárgyi eszközcsoport 15,6, illetve 27,2 %-a nullára leírt. Az Újvárosi, illetve a Belvárosi óvodánál az állomány Ft-tal, illetve Ft-tal növekedett, számítástechnikai eszközök, udvari játékok beszerzésével, melyek forrása: a szakmai, fejlesztési feladatok normatív támogatása volt, továbbá pénzmaradvány terhére: udvari játék, átvett pénzeszközből: hintaállvány, udvari játék. A pénzügyi-számviteli feladtok ellátásának informatikai támogatottsága Az intézmények rendelkeznek Adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzattal. Számítógépes program - központilag elfogadott - segítségével oldják meg a főkönyvi könyvelést (Tatigazd), mely előállítja a szükséges feldolgozásokat, naplókat, főkönyvi kivonatokat, egyes analitikákat. A tárgyi eszközök nyilvántartását a Sáfár, az étkezők nyilvántartását az Étkezési program segítségével oldják meg, a rendszeres gyermekvédelmi támogatás analitikus nyilvántartása is számítógépes programmal történik. Az intézményekben a használatban lévő érték nélküli készletek, berendezések, felszerelések, valamint a pénztári nyilvántartást manuálisan vezették. A pénzügyi- számviteli feladatok ellátásához nem integrált programrendszert használtak, a szoftverek egy-egy részterülethez kapcsolódnak, lokálisan működnek. A programok valamennyi munkafázist nem fednek le, az adatbázis rendszer közös használata nem jellemző. A pénzügyi számítógépes rendszerek programok - az IMI (illetmény) programot kivéve, nem működnek hálózati kapcsolati rendszerben, egyedi, elkülönült számítógépeken használják azokat. Az informatikai rendszert, a számítógépes programokat használó pénzügyi-gazdasági munkatársak a szükséges alapismeretekkel, ill. igazolt képzettséggel rendelkeznek. Az informatikai, a programrendszerek használatát, az elvégzendő feladatokat, kötelezettségeket, jogosultságokat viszont a munkaköri leírások hiányosan tartalmazzák. A belső ellenőrzési szervezet az ellenőrzés megállapításai mellett, javaslatokat is megfogalmazott az önkormányzat jegyzője és az intézmények vezetői részére. Fontosabb javaslatok: - a jegyzőnek: a helyi belső szabályozás körében az operatív gazdálkodási jogosultságok összeférhetetlenségi szabályainak kiegészítésével, illetve a jogkört gyakorlók beszámoltatásával, dokumentálásával; - az intézményvezetőknek: a pénzügyi-számviteli területen dolgozók munkaköri leírásának kiegészítésével; - Újvárosi Óvoda vezetője részére: az analitikus nyilvántartás körében az utólagos elszámolásra kiadott előlegek, összegek, valamint a személyi juttatások teljes körű és belső szabályozásnak megfelelő tartalmú vezetésével, az előirányzat-nyilvántartás körében a saját hatáskörben történő előirányzat-módosítások nyilvántartásának vezetésével kapcsolatosan. Az intézménynél az ellenőrzés alatt megkezdték, illetve az előírtaknak megfelelően felfektették a nyilvántartásokat. - Belvárosi Óvoda: a gazdálkodási jogosultságok körében az összeférhetetlenséget eredményező jogkör gyakorlással, a bizonylati rend és fegyelem körében a bizonylatok kiállításával, feldolgozásával kapcsolatosan tett javaslatot az ellenőrzés. Az intézmények közszolgálati/közszolgáltatási feladatai ellátásának szervezeti és működési keretei, a pénzügyi-gazdálkodási folyamatok szabályozottak, a folyamatos működést biztosító források rendelkezésre álltak. 7

8 III. FOLYAMATBA ÉPÍTETT UTÓLAGOS ELLENŐRZÉS Normatíva ellenőrzés: munkafolyamatba épített utólagos ellenőrzés A Közoktatási Osztállyal közösen a Pénzügyi Osztály a helyszínen végez tételes ellenőrzést az október 1-jei statisztikai adatszolgáltatás alapján melynek eredménye, hogy a költségvetési törvényben a közoktatási feladatellátáshoz meghatározott normatív támogatások fajlagos mutatói a valós adatokat tartalmazzák. Pénzügyi Osztály részéről ugyanez a tételes helyszíni ellenőrzés biztosítja azt, hogy a kötött felhasználású normatívák elszámolása törvényes és hiteles bizonylatokkal alátámasztott. A munkafolyamatba épített utólagos vezetői ellenőrzés teljes körűen dokumentált az operatív gazdálkodás valamennyi területén, mindkét vizsgált intézményben. IV. SZAKMAI ELLENŐRZÉS A Kt (4) bekezdése szerint a fenntartó a nevelési, illetve pedagógiai program végrehajtását, a közoktatási intézményben folyó szakmai munka eredményességét az önkormányzati pedagógiai-szakmai szolgáltatást ellátó intézmény által végzett pedagógiai mérések, illetőleg az országos szakértői névjegyzékben szereplő szakértő által készített szakértői vélemény, illetve a közoktatási intézmény által készített beszámoló alapján értékeli. A szakmai ellenőrzés megvizsgálta, hogy az intézményi dokumentumokban megfogalmazott célok hogyan érvényesülnek a gyakorlatban, az intézmény pedagógiai munkájában. Somogyiné Tálas Anikó óvodai szakértő (szakértői engedély száma: ) az előzetesen megkapott intézményi dokumentumok (Nevelési Program, Intézményi Minőségirányítási Program, Tanévzáró értekezlet jegyzőkönyve, Éves munkaterv) tanulmányozását követően helyszíni szemle során betekintést nyert az óvoda szakmai gyakorlatába. Ezt követően történt meg a vezetői interjú (kérdőív), melyet a csoportnaplók, fejlődési naplók, gyermekvédelemmel kapcsolatos dokumentumok elemzése követett. Az óvodapedagógusokkal, dajkákkal történő fókuszcsoportos beszélgetés zárta a szakértői ellenőrzést. Az ellenőrzés tapasztalatait a szakértő intézményvezetői értekezlet keretein belül ismertette, melyen részt vett a Közoktatási Osztály vezetője és a téma felelős szakreferens is. A szakértő megállapításai alapján a szükséges intézkedéseket az intézményvezetők elvégezték. A részletes, óvodákra lebontott szakértői értékelést a 2. számú melléklet (Belvárosi Óvoda) és a 4. számú melléklet (Újvárosi Óvoda) tartalmazza. Tisztelt Képviselő-testület! A fentiek figyelembe vételével kérem az alábbi határozati javaslat elfogadását. HATÁROZATI JAVASLAT Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete a közoktatásról szóló többször módosított évi LXXIX. törvény 104. (6) bekezdése figyelembevételével a tájékoztatót elfogadja. Határidő: Felelős: azonnal polgármester Erről értesítést kap: Makó város polgármestere Makó város jegyzője Belvárosi Óvoda Újvárosi Óvoda Makó, november 30. Dr. Buzás Péter polgármester 8