Folyamatalapú integrált irányítási rendszer alkalmazásának előnyei (integrált Governance- Risk-Compliance megoldás)

Átírás

1 Folyamatalapú integrált irányítási rendszer (integrált Governance- Risk-Compliance megoldás) Nagy-Pál Attila Budapest MAVIR ZRt május 24.

2 Alapkérdések Mely folyamatok térnek el a tervezettől? Mi ennek az oka és körülménye? Ki tudja megmondani mi a hiba? Hogyan szűntethetjük meg a szűk keresztmetszeteket? Hogyan állapíthatjuk meg ebből a szükséges intézkedéseket?

3 3 Előkészítés, koncepció alkotás Implementáció Üzemeltetés Szumma szám Automatikus betöltés nem megvalósult KÁT M iddle Office munkatárs R KÁT Back Office munkatárs A Tarfia szerint megbontott havi energiamenny isé... Havi egyeztetett mérési adatok (közzétett) Kötelező Átvételi Osztály M iddle Office Kötelező Átvételi Osztály Back Office R A Automatikus betöltés teljesség v izsgálata Automaikus betöltés megv alósult SAP Automatikus betöltés ellenőrzése Automatikus betöltés hibái, hiány osságai Hibás betöltések - KÁT mérlegkör Feljegy zés termelői betöltésről MAVIR BPR Nem a teljes MAVIR-ra kiterjedő! EURO TSO program - ITIR - Alapfolyamati BPR ITIR implementáció - Folyamatalapú ITIR módszertanok - ARIS folyamati adatbázis fejlesztés - ARIS GRC bevezetés ITIR üzemeltetés

4 4 GRC ütemezés Szeptember Október 2013 November December 2014 Kockázatok, kontroll pontok azonosítása, folyamatokhoz és KPI-okhoz illesztése Irányítási és döntéstámogató dokumentumok elkészítése (SZMSZ, DHL, Irányítási-döntési naptár, kontroll mátrix, Adatnaptár) Dokumentumok, adatok feldolgozása, összerendelések Interjúk lefolytatása II. szakasz Dokumentumok véglegesítése ARIS GRC paraméterezés, adatok feltöltése GRC Dashboard elkészítése, paraméterezés GRC rendszer működtetése

5 5 1 MAVIR DHL 3 Adatnaptár Ki? Mit? Mikor? Hová? Döntési hatásköröket, jogosultságokat, felelősségeket tételesen felsoroló, azokat egységes elvek mentén egyértelműsítő dokumentum. 2 Irányítási-Döntési naptár Támogatja a folyamatszemlélet beépülését a szervezetbe, elsősorban nem szervezeti szemszögből, hanem folyamati oldalról rögzíti a feladatokat és felelősségeket. 5 Folyamatalapú SzMSz 4 Kontroll mátrix Átlátható funkciókhoz kapcsolt döntések, azok időbeli és funkcionális függősége a további döntési pozíciókkal. Egyértelművé válik az irányítási keretrendszer egyes pontjain, hogy kinek, mikor és miben szükséges döntést hoznia. A folyamatokba épített kontrollok formalizálása

6 6 A Minőségügyi Integrált Irányítási Rendszer (MIIR) működésének ismertetése EIR EIR

7 7 A MIIR-t támogató informatikai rendszerek használatának rövid ismertetése Folyamati szintek az ARIS rendszerben Az ARIS-ban lemodellezett folyamatok meghatározott folyamati struktúra szerinti rendszerben érhetőek el, akár egy legfelső szintű áttekintő folyamatmodellről navigálva a legrészletesebb szintű folyamatmodellig vagy szöveges folyamatleírásig, utasításig (minőségügyi eljárási utasítások, vezérigazgató-helyettesi utasítások, vezérigazgatói utasítások)

8 Operatív Taktikai Business Performance Stratégiai Folyamat intelligencia vezetés és kontrolling Vezetés Management nézet Teljesítmény monitoring Folyamatgazda Ok-okozat elemzés Folyamat bányászat Munkatársak Real-time Figyelmeztetés & beavatkozás

9 9 Objektumok rögzítése 1) Kockázatok (és kontrollok) modellezése a folyamatokban 2) GRC-hez szükséges kapcsolódó önálló modellek létrehozása 1) Üzleti Irányítás Diagram (ÜID) A kockázatokhoz, kontrollok és teszt-esetek (és a felelős szerepkörök) kapcsolatait bemutató diagram 2) Szerepkör ábra/ábrák Az egyes szerepkörök hierarchiáját és az azokat betöltő szereplőket bemutató diagram (modelltípus: szervezeti ábra) Üzleti Irányítási Diagram Szerepkör ábra Kockázat hozzárendelési diagram Jelentési, adatszolgáltatási igény Folyamatmodell Jelentési, adatszolgáltatási igény előkészítése szükséges Jelentési, adatszolgáltatási igény előkészítése döntéshozatalra Határidő betartásának figyelemmel kísérése Jelentési, adatszolgáltatási igény fogadva Piacszervezési Osztály Tervezet Jelentési, adatszolgáltatási igény Tesztelő hierarchia R Piacszervezési munkatárs R Elszámolási Mérési Osztály Határidő túllépése A Elszámolási főmunkatárs A 3) Kockázat hozzárendelési diagram A kockázatok és a szervezeti egységek közötti kapcsolatok rögzítésére szolgáló modell. Tesztelő csoport_áig Tesztelő_ÁIG Tesztelő csoport_bo Tesztelő_BO Tesztelő csoport_hro

10 10 ARIS folyamati adatbázis fejlesztés Szabályozások Kockázati hierarchia Üzleti folyamat Szervezet Operatív kockázat menedzsment Üzleti kontroll

11 11 Új modelltípusok létrehozása Beszámoló Nem kerül idejében megújításra a szerződés, a MAVIR, az adott vagyonelem, vagy felelősségi terület biztosítás nélkül marad Kockázatmenedzser_TIG Kockázat gazda_tig Kockázat ellenőrző_beo A biztosítási szerződések lejárati időpontjának figyelése Kontroll menedzser_tig Beszerzési osztály (BEO) Teszt - A biztosítási szerződések lejárati időpontjának figyelése Tesztelő_TIG Teszt ellenőrző_tig Üzleti irányítás diagram Kockázati diagram Risk owner_3 Hálózat létesítési osztály (HLO) Kockázat gazda_áig A HLO nem kapja meg a korábban beruházási tervben szereplő keretet Engedély hiányában nem indulhat el a projekt Nem jogszerű eljárás Decsine_Vaszily_Valeria Kockázat gazda_gig A csatlakozás határidőre nem teljesül Sikertelenség esetén a versenyeztetés megismétlése A MAVIR számára hátrányos elemek maradnak az aláírt szerződésben Majer-Mezo_Maria Nincs pénzügyi fedezet a munka megvalósítására; határidő túllépése Határidő és pénzügyi kockázat Műszaki követelmények, biztonsági teljesülésének hiánya Kockázat gazda_infig Pénzügyi költségkeret megtartás és határidő betartása nem teljesül (Éves tervezés) Nincs pénzügyi fedezet a munka megvalósítására; illetve határidő túllépése Üzembiztonsági és működési feltételek nem teljesülnek Guba_Kornel Pénzügyi kockázat - terv-tény eltérés A Hatósági Engedély hiánya Hiánypontok kijavításának hiánya Kockázat gazda_jig Csordas_Timea A tervek nem teljesülnek határidőre Üzleti terv költségkerete módosulhat, terv-tény eltérés állhat fenn (Projekt ajánlatkérés) Az aktiválás nem teljesül határidőre, ez kihatással lehet az üzleti tervre Szerepkör ábra Üzleti terv költségkerete A projekt nem a Terv-tény módosulhat, terv-tény tervezett adatok nem eltérés állhat fenn (Projekt költségvetés egyeznek ajánlatok értékelése) szerint valósul meg Kockázat hozzárendelési diagram

12 12 ARIS GRC rendszer paraméterezés Creator: system Last change: :43:40 rendszer paraméterezése, adatok áttöltése Status: Released End of fiscal month Accounting Policies MS Excel SAP R/3 G/L SAP R/3 G/L Record difference Process Accounts Check for completeness a a Accountant Accountant Hierarchiák Érintett folyamatok Beszámoló elemek Szervezeti struktúra Tesztelők SAP trial balance amounts SAP R/3 G/L SAP trial balance SAP monthly income statement Tax Application Run trial balance Accountant a SAP trial balance SAP R/3 G/L Assistant Controller a Review Trial Controller Balance amounts c SOA Segregation of Duty: True Relevance Closing 1.1 Pretax Income Insert Pretax Income Accountant a Szerepkörök Kockázatfelelős Kontrollfelelős Tesztelő Teszt ellenőrző Jóváhagyó Income tax provision Tax Application Pretax Income SAP R/3 G/L SOA Relevance Closing 1.2 SAP R/3 G/L Accountant a Calculate Pretax Senior income Accountant c Segregation of Duty: True Run month end Accountant close routine a Kockázatok Kockázatok Kontrollok Tesztek SAP R/3 G/L Review total assets and income statement a c Accountant Senior Accountant Final SAP trial balance SOA Relevance Closing 1.3 Segregation of Duty: True Monthly Closing performed

13 13 Kockázatmenedzsment folyamata 1. Kockázatkezelési Munkacsoport Ülés 4. Csoportszintű kockázatmenedzsment adatszolgáltatás 2. Adatszolgáltatás a jelentéskészítéshez 3. Kockázatmenedzsment jelentés

14 14 Kockázatkezelési Munkacsoport KMCS Munkacsoport vezető Kockázat koordinátor és helyettese Kockázatfelelősök és helyetteseik Operatív tagok és helyetteseik Tagok, meghívottak Nagy-Pál Attila Petrovicsné Szabó Hajnalka Ferencz-Fábián Ildikó Igazgatóságok vezetői Igazgatóságok vezetői által delegált munkatársak Egyéb érintett szakterületek munkatársai, vezetői

15 KONTROLL KOCKÁZAT 15 Modellezés ( definiálás ) Értékelés ( végrehajtás ) Ellenőrzés ( igazolás ) KMCS Kockázat menedzser Kockázat értékelő Értékelés ellenőrző F: Folyamat szponzor V: ARIS tervező K: Folyamat gazda; KMCS op. tag(ok) F/V: KMCS op. tag(ok) F/V: Folyamat gazda Kontroll menedzser Tesztelő Teszt ellenőrző F: Folyamat gazda V: ARIS tervező Teszt menedzser F: Folyamat gazda V: ARIS tervező Kontroll F: Folyamat gazda által kijelölt folyamatszakértő V: ARIS tervező Teszt-eset MFO F: Folyamat gazda által kijelölt folyamatszakértő V: ARIS tervező

16 16 Kockázatkezelési Munkacsoport feladatai

17 17 Monitoring Kockázatok értékelése Risk Monitoring Control Monitoring

18 18 Kockázat monitoring Minőségi Kockázatok értékelése Mennyiségi Kockázatértékelés eredménye Kockázattörténet Kockázatcsökkentés védelmi intézkedés hatása

19 19 Negyedéves Kockázatmenedzsment jelentés Tartalomjegyzék A MAVIR ZRt II. negyedévi Kockázatmenedzsment Jelentése Vezetői összefoglaló Kritikus kockázati tényezők Kockázati kategóriák és legjelentősebb kockázati tényezők A folyamatokban rejlő operatív kockázati elemek vizsgálata (ARIS GRC rendszerben) Intézkedések V. havi tényadatok alapján készült előrejelzés várható kockázatai A jelentés mellékletei - Kockázati tényező lista - Akciótervek - Akcióértékelések - Operatív működés értékelése (ARIS GRC)

20 20 Vezetői nézet a mutatók és struktúrák értékeléséhez Mutatók értékelése Miért? Minta felismerése a folyamatokban As-is folyamat A folyamatok automatikus as-is monitoringja Hogyan? Mit?

21 21 GRC Dashboard A megfelelő és a szükséges információ rendelkezésre állása az érintetteknek vezetőknek, kockázati felelősöknek, auditoroknak, stb.

22 22 Összegzés ARIS Megoldás Általános platform a GRC támogatásához Folyamat-alapú megközelítés Web-alapú eszközrendszer Egy közös adatbázis a konzisztencia és az átláthatóság megteremtéséhez Szerep-alapú workflow támogatás Teljes audit dokumentáció Átlátható kockázatkezelési és belső védelmi intézkedési megoldás Proaktív megoldás a kockázatok és a megfelelőség támogatására Teljes monitoring és jelentési rendszer

23 23 Köszönöm a figyelmet!