IRATKEZELŐ RENDSZEREK KÖZÖTTI IRATÁTHELYEZÉS SZOLGÁLTATÁS (BIÁSZ)

Átírás

1 IRATKEZELŐ RENDSZEREK KÖZÖTTI IRATÁTHELYEZÉS SZOLGÁLTATÁS (BIÁSZ) Szolgáltatás leíró lap július 1. v 6.00 EREDETI

2 Tartalom 1. A SZOLGÁLTATÁS CÉLJA A SZOLGÁLTATÁS LEÍRÁSA A SZOLGÁLTATÁS IGÉNYBEVÉTELE A SZOLGÁLTATÁS FELHASZNÁLÁSI TERÜLETEI A SZOLGÁLTATÁS ELŐNYEI A SZOLGÁLTATÁS MINŐSÉGI MUTATÓI DÍJAZÁS

3 1. A SZOLGÁLTATÁS CÉLJA Iratkezelők közötti iratáthelyezési szolgáltatás (a továbbiakban: BIÁSZ) célja, hogy ellássa az iratkezelő rendszerek közötti elektronikus, biztonságos iratáthelyezést, melyen keresztül az iratképző szervek (elektronikus ügyintézést biztosító szervek) az ügyeik intézése, ill. együttműködésük során elektronikus formában tarthatják a kapcsolatot. A BIÁSZ biztosítja az iratokhoz kapcsolódó technikai és üzleti meta-adatok kézbesítését is. A szolgáltató a szakrendszerek közötti iratáthelyezésről igazolást állít ki, hivatalosan igazolja és rögzíti az átadás illetve az átadás megkísérlésének tényét. A szolgáltatás csak elektronikus ügyintézést biztosító szervek viszonylatában értelmezett. 2. A SZOLGÁLTATÁS LEÍRÁSA A BIÁSZ az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eügyintézési tv.) 74. (3) bekezdés c) pontjában, iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezésként nevesített központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás (a továbbiakban: KEÜSZ). A Szolgáltatást a Szolgáltató az ÁSZF alapján és keretei között nyújtja. Az iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatást 2 fő funkcionalitás jellemez: iratátadás az iratképző szervek szakrendszerei (iratkezelő rendszerei) között, igazolások (vevények) kiállítása az iratáthelyezésről és megküldése a feladónak. A szolgáltatás gépi interfészen keresztül, az igénybevevő szerv szakrendszere által (web szolgáltatás alapú protokoll használata) vehető igénybe, mely során az iratképző szerv iratkezelési szoftvere vagy egyéb iratok nyilvántartását végző rendszer vagy alkalmazás kapcsolódik a BIÁSZ-hoz. Az iratok a BIÁSZ-on belül olyan dokumentumok, amelyek speciális, csak rájuk jellemző metaadatokkal rendelkeznek. Iratnak tekintjük az áthelyezendő dokumentumot és az ahhoz kapcsolódó technikai és üzleti meta-adatok összességét. Az iratkezelő rendszerek közötti üzleti meta-adatok kitöltéséről, átadásáról-átvételéről az igénybe vevő szerveknek egymás között kell megállapodniuk, melyhez a Szolgáltató meghatároz egy javasolt üzleti-metaadat struktúrát. Az üzleti metaadat átadás opcionális, az igénybe vevő szervek egymás közötti megállapodásának függvénye, a szolgáltatás működőképességét nem befolyásolja. Az üzleti metaadat struktúrát a Szolgáltató honlapján közzétett Csatlakozási szabályzat melléklete tartalmazza. Az igénybe vevő szervek irataikat.krx fájlformátumban kezelhetik a BIÁSZ-on belül, vagyis az iratok feltöltése és letöltése.krx fájlformátumban lehetséges. A.krx fájlban megtalálható maga a dokumentum, továbbá egy kötött xml struktúrában az üzleti meta-adatok. 3

4 Az iratátadáshoz a Szolgáltató meghatároz egy kötelezően kitöltendő technikai metaadat struktúrát, amelyeket a Felhasználónak a szolgáltatás igénybevételekor azaz az iratok átadása során minden tranzakció esetében meg kell adnia. A kötelező technikai metaadat struktúrát a Szolgáltató honlapján közzétett Csatlakozási szabályzat melléklete tartalmazza. A Szolgáltató az átadott információ értelmezhetősége miatt (az átvevő iratkezelő azonos struktúrát tételezzen fel, mint a küldő) gondoskodik a metaadat struktúrák csatlakozott szolgáltatótól történő átvételéről, annak naprakész nyilvántartásáról és az ezzel kapcsolatos információk megosztásáról. Jelen szolgáltatás esetén az irat akkor minősül átadottnak, amikor a Szolgáltató az átvevő iratképző szerv számára elérhetővé tette az iratot elektronikus formában, beleértve az ahhoz tartozó meta-adatokat és a feladás, átvétel tényét igazoló vevényeket. A szolgáltató a szakrendszerek közötti iratáthelyezésről igazolást állít ki az átadó részére, ezek az ún. vevények. A vevény egy speciális BIÁSZ dokumentum, mely egy irat állapotait írja le, ami egy adott munkafolyamata során generálódik. A szolgáltatás esetén háromféle vevény keletkezhet: Feladóvevény: Irat sikeres feltöltésekor képzi a rendszer. Igazolja, hogy a feladó adott időpontban feltöltötte a rendszerbe az iratot. A feladóvevény xml az irat feladójának postafiókjába kerül, hozzárendelve az irathoz. Tértivevény: Irat áthelyezésekor képzi a rendszer. Igazolja, hogy a címzett áthelyezte, letöltötte az iratot a saját iratkezelő rendszerébe. A tértivevény xml az irat feladójának postafiókjába kerül, hozzárendelve az irathoz. Nyilvántartásba vételi vevény (érkeztetési és/vagy iktatási vevény): A címzett iratkezelő rendszer általi visszajelzés után képzi a rendszer. Igazolja, hogy a címzett áthelyezte, letöltötte, és saját munkafolyamatát (érkeztetés, iktatás) elkezdte az irattal a saját iratkezelő rendszerében. Az érkeztetési-/iktatóvevény xml az eredeti irat feladójának postafiókjába kerül, hozzárendelve az irathoz. A feladóvevény és tértivevény automatikusan generálódik. Az érkeztetési és iktatóvevény kitöltése opcionális, melyet a címzett kezdeményezhet. A beérkezett küldeményeket (iratokat), valamint a vevényeket a rendszer minősített időbélyeggel látja el. Ezzel biztosítható, hogy a dokumentum, melyhez generálódott, valóban abban az időpontban jött létre, illetve érkezett be a BIÁSZ rendszerébe, illetve töltötte le azt a címzett szakrendszer. Ez a szolgáltatás nem csupán az aktuális időpontot adja vissza, hanem digitális formában megmásíthatatlanul megmondja, hogy az adott dokumentum az adott időben érkezett be a rendszerbe, és hogy ezt utólag nem is módosíthatták. Az iratáthelyezésről a fent említett nyilvántartásba vételi (érkeztetési és/vagy iktatási) vevényeken keresztül adhat igazolást a címzett szerv a Szolgáltatón keresztül a feladó szerv 4

5 részére. A címzett postafiókjába helyezett küldemény letöltésének három napon túli elmaradása esetén Szolgáltató az iratáthelyezés sikertelenségéről szóló igazolást állít ki feladó szerv felé nem kereste jelzéssel. Az iratot átadó szerv az iratáthelyezés megtörténtére vagy sikertelenségére vonatkozó igazolás átvételét követően ennek tényét, a hatályos jogszabályi előírásoknak és saját iratkezelési szabályzatának megfelelően iratkezelő rendszerében is rögzítheti. Az iratot átvevő szerv az átvett iratot az elektronikus iratkezelő rendszer átadott adatai alapján a saját iratkezelő rendszerében - ha ezt az iratáthelyezésben érintett szervek iratkezelési szabályzata lehetővé teszi, automatikus iktatás útján elhelyezheti. A BIÁSz-ban az irat állapota a következő lehet: Új: Még nem töltötték le Letöltött: Az adott irat letöltésre került címzett postafiókjából Érkeztetett, iktatott: Amennyiben az átvett iratot címzett szerv érkeztette vagy iktatta, s erről a rendszeren keresztül visszaigazolást küldött feladó részére Az iratképző szervek iratkezelő rendszerei közötti átadáshoz szükséges informatikai rendszerek elérési útvonalát tartalmazó elektronikus címzésekről a SZEÜSZ szolgáltató belső nyilvántartást vezet, és azt elérhetővé teszi az Igénybe vevők számára. A BIÁSZ az alábbi web szolgáltatásokat nyújtja a kapcsolódó rendszerek számára: Iratpostafiók lekérdezése Igénybevevő szerv iratpostafiók információinak lekérdezése során az iratpostafiókban található beérkező olvasatlan (letöltésre váró) iratok száma és a BIÁSZ által generált vevények száma jeleníthető meg. Irat feltöltése szakrendszer által Az igénybe vevő szerv szakrendszere elküldi az iratot a BIÁSZ felé, megadva a címzett azonosítóját, valamint a kért kiegészítő adatokat (pl. irat feladó oldali azonosítóját). Ezt követően a BIÁSZ ellenőrzi az adatokat (feladó szerv létezését, szerződés érvényességét, címzett szerv létezését), majd annak megfelelően létrejönnek az irat áthelyezéshez szükséges technikai metaadatok. Ezt követően az alkalmazás eltárolja az iratot (.krx fájl), és elhelyezi címzett szerv iratpostafiókjába. Erről feladóvevényt állít ki és elhelyezi azt feladó szerv postafiókjába. Irat részlet feltöltése szakrendszer által Nagyméretű fájlok küldése esetén jelen technikai megoldás segítségével van lehetőség azokat darabolva megküldeni. Az iratfeltöltés részletekben az első részlet felöltése után a többi részlet feltöltésére használatos parancs. Az első részlet az irat felöltése szakrendszer által parancs segítségével került felöltésre, amely elvégzi a meta-adatok mentését. 5

6 Irat letöltése szakrendszer által Az igénybe vevő szerv szakrendszere által történő iratletöltés vagyis a szakrendszeri irat elvitel célja, hogy az iratképző szervek ütemezetten, emberi beavatkozás nélkül is képesek legyenek hozzáférni a számukra más iratképző szerv által küldött iratokhoz. Az elvitel az iratok tömeges elvitelét is jelentheti. Az elvitel irányított push elven történik. A szakrendszer kéréssel jelzi, hogy készen áll az iratok fogadására. A kérésben megadhatja az alábbi adatokat: darabra, illetve összméretre mennyi dokumentumot képes fogadni; a dokumentumokat mekkora kötegekben - hány darabot egyszerre, maximálisan mekkora méretű csomagokban - kíván fogadni; azon szűrési feltételeket, amelyeknek megfelelő dokumentumokat kíván fogadni; WS-Addressing használatával egy válasz címet, amelyen képes fogadni a dokumentumokat; egy a BIÁSZ-tól kapott JOB ID-t, amennyiben egy előzőleg indított kérés folytatásáról van szó. A csomag küldése akkor tekinthető sikeresnek, ha a szakrendszer válasza megérkezik a BIÁSZhoz, és abban visszaigazolja a csomag sikeres letöltését, amellyel garantált, hogy az átvitel sikeres volt és a szakrendszeri oldalon sem történt hiba a dokumentum tárolása közben. Jelezni kell a válaszban, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyek sikeresen tárolásra kerültek a szakrendszeri oldalon a csomag átvételével. Amennyiben a csomag elvitele sikertelen, az állomány küldését addig ismétli a BIÁSZ, míg az sikeres nem lesz. Sikeres nyilvántartásba vétel (érkeztetés vagy iktatás) visszaigazolása szakrendszer által Az igénybevevő szerv szakrendszere ezzel jelzi a BIÁSZ felé, hogy egy előzőleg letöltött (elvitt) dokumentumot sikeresen érkeztetett és/vagy iktatott a saját iratkezelő rendszerében. A parancs bemenő paramétereit a címzett szerv által megadott (átadott) metaadatok képezik. Ezeket az átadott metaadatokat a BIÁSZ nyilvántartásba vételi (érkeztetési/iktatási) vevény formájában, az eredeti iratra vonatkozó alapadatokkal kiegészítve elhelyezi a feladó postafiókjába. Vevények letöltése szakrendszer által Az igénybevevő szerv szakrendszere szűrőfeltételek alapján tud vevényt letölteni. A szűrési paraméterek a vevények- illetve az iratok meta-adataiból kerülhetnek ki. A vevények letöltése irányított push elven működik. Sikeres elvitelt követően törlődik a vevény bináris tartalma és kapcsolódó meta-adatai. 6

7 Vevények listázása szakrendszer által A szolgáltatást igénybevevő szakrendszerek számára lehetőség van a szűrési paraméterekre illeszkedő vevények listáját lekérdezni. A szűrési paraméterek vevények meta-adatain illetve iratáthelyezési kérések technikai meta-adatain alapulhatnak. Szűrési paraméter hiányában az igénybevevő szervhez tartozó összes vevény szerepel a listában. 3. A SZOLGÁLTATÁS IGÉNYBEVÉTELE BIÁSZ-t a Szolgáltató az ÁSZF alapján és keretei között nyújtja. A BIÁSZ szolgáltatáshoz történő kapcsolódás hivatali kapun keresztül gépi csatlakozással, vagyis gépi interfészen keresztül valósul meg, mely során az igénybe vevő szerv szakrendszere (iratkezelési szoftvere) kapcsolódik a BIÁSZ-hoz. A szolgáltatás igényléséhez ki kell tölteni a csatlakozási kérdőívet, amelyet a csatlakozási szabályzat tartalmaz. 4. A SZOLGÁLTATÁS FELHASZNÁLÁSI TERÜLETEI Az iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezési szolgáltatás elsődleges funkciója, hogy ellássa az iratkezelő rendszerek közötti elektronikus, biztonságos iratáthelyezést, melyen keresztül az iratképző szervek (elektronikus ügyintézést biztosító szervek) az ügyeik intézése, ill. együttműködésük során elektronikus formában tarthatják a kapcsolatot. 5. A SZOLGÁLTATÁS ELŐNYEI A szolgáltatás előnye, hogy KEÜSZ-ként igénybe vehető az elektronikus ügyintézést biztosító, iratképző szervek szakrendszerei számára. 6. A SZOLGÁLTATÁS MINŐSÉGI MUTATÓI A Szolgáltatás elérhető a hét minden napján, 0 24 óráig A Szolgáltatás éves garantált rendelkezésre állása 98 %. 7. DÍJAZÁS A Szolgáltató a BIÁSZ-t az Eügyintézési tv. 74. (5) bekezdés alapján az Eügyintézési tv pont a) i) alpontja szerinti jogalanyoknak ingyenesen biztosítja. 7