PREÍZ Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez T08. Beszámolási rend 2009. július
Tartalomjegyzék Bevezető... 3 Mérlegkészítés előtt... 4 Mérlegkészítés (zárlati könyvelési teendők)... 5 Korrekciós tételek... 6 Éves beszámoló Precíz módra... 7 Mérleg lekérdezése... 8 2
Bevezető égünk továbbra is nagy hangsúlyt fektet a jogszabályfigyelésre, valamint ezzel kapcsolatosan az Önök tájékoztatására. Jelenlegi ismertetőnk csak az egyike azok sorában, amelyekkel hozzá szeretnénk járulni az Önök munkájának sikeréhez. A számviteli törvény szerint a beszámoló célja a vállalat vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetéről megbízható és valós összkép nyújtása a felhasználók számára, illetve a beszámoló rendszer a pénzügyi számvitel azon területe, melynek középpontjában az információszolgáltatás áll. A beszámoló rendszer részét képezik azon dokumentumok (mérleg, eredmény kimutatás, stb.), melyeket az érintettek tájékoztatása érdekében nyilvánosságra kell hozni. A mérleg adott időpontra vonatkoztatva, előírt struktúrában, pénzértéken tartalmazza a vállalat javait összetétel és eredet szerint, a vállalati beszámoló pedig tájékoztatja az érintetteket azon pénzügyi mutatók értékéről és alakulásáról, melyek alapján érdekeik érvényesülését lemérhetik. Természetesen a beszámoló rendszer részét képezik azon munkafolyamatok is, melyek a beszámoló összeállítását eredményezik, illetve biztosítják, hogy az megbízható és valós képet nyújtson az érintettek számára. égünk ezúton szeretne az általunk forgalmazott szoftverek felhasználóinak kis segítséget nyújtani a rendszer ez irányú használatához. Ismertetőnkben összegyűjtöttük azon teendők sorát, melyek elvégzése a mérlegkészítés időszakában fontos lehet. Reményeink szerint ezen összeállításunk olyan jellegű információkat tartalmaz, melyek nagyban segítik az Önök munkáját a mérleg, valamint a beszámoló készítés során, illetve hozzájárulnak ahhoz, hogy rendszerünkből rövidebb idő alatt nyerhessék ki az Önök számára nélkülözhetetlen információkat. Munkájukhoz sok sikert kívánva: lean Soft Kft. 3
Mérlegkészítés előtt A mérleg elkészítése előtt javasolt a mérlegben megjelenő főkönyvi számlák egyenlegeinek felülvizsgálata. A PREÍZ rendszerbe beépített automatikus ellenőrzési, és listázási lehetőségek segítségével már csak a pótlólagos könyvelési teendőkre és a hibák javítására kell koncentrálni. A mérlegkészítés napja az éves könyvviteli zárlat zárónapja, a főkönyvi kivonat elkészítésének napja. Az éves zárlat és az éves beszámoló elkészülte közötti eseményeket már nem kötelező figyelembe venni, kivéve, ha azt lényeges gazdasági eseménynek kell minősíteni! Az esetlegesen feltárt hibákat még kijavítjuk és a gazdasági, jövedelmezőségi helyzetet lényegesen befolyásoló gazdasági eseményeket lekönyveljük, ha kell. A mérleg ellenőrzését a főkönyvi kivonat nagyvonalú áttekintésével célszerű megkezdeni. Ennek megfelelően a Precíz rendszerben is beépítettük az alább áttekintésre kerülő automatikus egyeztetési lehetőségek. A rendszer képes a könyvelési munka bármely szakaszában elvégezni az egyeztetést. Az F3E Havi egyeztetés menüpont futtatásának összesítő táblájában jelölve látjuk az ellenőrzésre szoruló részek. (A részletes lista műveletenként figyelmeztet az elvégzendő faladatokra.) 4
A mérlegkészítés fontosabb lépései és menete: 1. A tárgyév gazdasági eseményeinek könyvelési utómunkálatai. 2. A saját termelésű készletek értékelése (utókalkuláció alapján), az értékvesztés elszámolása. 3. Az éves könyvviteli zárlat befejezése és a főkönyvi kivonat elkészítése. 4. Az előzetes (első) mérleg és eredmény kimutatás elkészítése, az ezekben feltárt hibák kijavítása. 5. A végleges mérleg, eredmény kimutatás és a kiegészítő melléklet elkészítése. 6. Mindezek megküldése a közgyűlés, taggyűlés résztvevőinek. 7. A mérleg közgyűlés (a taggyűlés) általi elfogadása és jóváhagyása. 8. A letétbe helyezés és közzétételi kötelezettség teljesítése. PREÍZ rendszer Számviteli modulja: F311 FŐKÖNYVI KIVONAT LEKÉRDEZÉSE F3M MÉRLEG LEKÉRDEZÉSE Zárlati könyvelési teendők: Figyelembe véve a számviteli törvény előírásait is minden gazdálkodónak magának kell meghatároznia az évközi zárlat könyvelési teendőit, saját számlarendjében. élszerű az éves zárlat kapcsán első fázisában elszámolni: A havi zárlat tételeit. A negyedéves zárlat tételeit. A fordulónapi leltározással kapcsolatban felmerült leltáreltéréseket. A számlázott, de be nem érkezett szállítások értékét, ha a teljesítés helye a szállító telephelye. Az értékpapírok és tartós lekötésű bankbetétek minősítése lekötési idő szempontjából, s a szükséges átsorolások elvégzése. A nem folyamatosan vezetett készletszámlák esetében a készletszámla és a költségszámla közötti korrekciók elvégzése. Az állatállományra jutó készletérték különbözet megosztása készlet és értékesítés (felhasználás) között. A befejezetlen termelés, a félkész termékek és az üzemekben (munkahelyen) lévő megmunkálatlan anyagok év végi állománya értékének átvezetése a készletszámlákra. A saját termelésű készletek értékének utókalkuláció (vagy norma szerinti kalkuláció) által megállapított értékre történő helyesbítése. Az elengedett és a behajthatatlannak minősülő követelések leírása (azon esetekben, amikor a leírás kiváltó ok év közben ismertté vált). Az elévült és elengedett kötelezettségek kivezetése (azon esetekben, amikor a kivezetést kiváltó ok év közben ismertté vált). Az időbeli elhatárolások. A költségszámlák összevezetése, zárása. Az eredményszámlák átvezetése az évi eredményszámlára. Az eszköz és forrásszámlák zárása. 5
A mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja közötti időszak korrekciós tételei (elszámolandók a mérlegkészítést megelőzően) rövid, kivonatos összefoglalás: Az immateriális javak terven felüli értékcsökkenéseinek elszámolása a piaci érték tartós és jelentős csökkenése, megrongálódás, megsemmisülés, feleslegessé válás, kísérleti fejlesztés eredménytelen befejezése kapcsán. A terven felüli értékcsökkenés visszaírásának elszámolása, ha a piaci érték tartósan és jelentősen meghaladja a könyv szerinti értéket. A tárgyi eszközök terven felüli értékcsökkenéseinek elszámolása a piaci érték tartós és jelentős csökkenése, megrongálódás, megsemmisülés, feleslegessé válás kapcsán. A terven felüli értékcsökkenés visszaírásának elszámolása, ha a piaci érték tartósan és jelentősen meghaladja a könyv szerinti értéket. A befektetett pénzügyi eszközök értékvesztése elszámolása tartós és jelentős árfolyamcsökkenés, hosszú lejáratú devizában nyújtott kölcsönök árfolyamváltozása esetén. Az értékvesztés visszaírásának elszámolása amennyiben tartós és jelentős. A vásárolt készletek értékvesztéseinek elszámolása, ha a mérlegkészítéskor ismert és várható piaci beszerzési ár a nyilvántartási ár alá csökken, illetve feleslegessé vagy használhatatlanná válik. Az értékvesztés visszaírásának elszámolása. Az adott előlegek értékvesztéseinek elszámolása. Az értékvesztés visszaírásának elszámolása. A saját termelésű készletek értékvesztéseinek elszámolása, ha a mérlegkészítéskor ismert és várható piaci eladási ár a nyilvántartási ár alá csökken, illetve eladhatatlanná válik. A visszaírás visszaírásainak elszámolása. A követelések értékvesztéseinek elszámolása, ha a várhatóan megtérülő összeg tartósan és jelentősen a könyv szerinti érték alatt marad, devizában fennálló követelések esetében, első lépésben devizában meghatározva. Az értékpapírok értékvesztéseinek elszámolása árfolyamcsökkenés esetén. Az értékvesztés visszaírásainak elszámolása. A kamatozó értékpapírok nem realizált beszerzéskori árfolyam különbözete időarányos részének elhatárolása. A devizakészletek értékvesztéseinek elszámolása árfolyamcsökkenés esetén. Az értékvesztés visszaírásainak elszámolása. A hosszú lejáratú követelések és kötelezettségek megbontása egy éven belül esedékes és éven túl esedékes részre. éltartalékok képzése. A devizás tételek (eszközök és források) mérleg fordulónapi átértékelésének elszámolása, feltéve, ha az összevont nem realizált árfolyam különbözet összege jelentős. Az adózás előtti eredmény elszámolása. 6
Az éves beszámoló elkészítése : A programba be van építve egy Összköltség A típusú eredmény kimutatás, és egy mérleg, melyeket a megfelelő beállítások után bármely időpontban le lehet kérdezni. Tábla kód: Lehetőség van egyedi táblák létrehozására is (például idegen nyelvű kimutatások, cash flow kimutatás, stb.) Tábla másolása A másolás elindítása előtt létre kell hozni az új táblát, amit a Kódszótárak karbantartása menüpontban lehet megtenni vagy ezen a képernyőn a él tábla mezőn F1, majd a feldolgozás gomb segítségével. Miután ez megvan, az a tábla kerül másolásra, amelyiket a Mérleg lekérdezése (F3M4) képernyőn kiválasztott. A Részletes másolás Igen re állítása esetén minden sor részletezése is átkerül az új táblába. Az F395 ös, Forgalmi kimutatás Excel táblába menüpont használatával tetszőleges részletezéssel kérhetőek le az adatok (például eredmény kimutatás havi bontásban). 7
F3M menüpont: Mérleg lekérdezése Ez az egyetlen olyan lekérdezés a PREÍZ rendszerben, amelyikben gyűjtést kell elindítani ahhoz, hogy az aktuális adatok szerepeljenek a listában! A tábla sorainak beállításait követően így ellenőrizhetjük a helyes használatot. (3 as gomb). Több munkahelyes folyamatos használat mellett az adatok állandó változása következtében csak a már lezárt időszakokra tudunk egyeztethető kimutatásokat készíteni. A cég számviteli politikájában meghatározott beszámoló sorait felvehetjük a táblákban ajánlott sorok közé. A rendszer tartalmaz egy ajánlott beszámoló sémát beparaméterezve. A sorok értéke a hozzárendelt főkönyvi számok egyenlegeiből adódik, ezért az egyes sorokhoz hozzá kell rendelni a megfelelő főkönyvi számokat. A könnyebb áttekinthetőség érdekében érdemes a képernyőn egyszerre láthatóvá tenni a sorok módosításához szükséges 4 ablakot. Az egyes sorokon állva dupla egérkattintással vagy Enter billentyű lenyomásával megjelenik a F3M1 Táblasor. Az 1 gombon egérkattintással megjelenik a F3M2 Táblasorok részletezése, a Feldolgozás gombra vagy főkönyvi szám sorába dupla egérkattintással megjelenik a F3M21 Táblasorhoz rendelés A gyűjtő típusú táblasorokhoz ezen a képernyőn lehet hozzárendelni a megfelelő főkönyvi számokat. Az összegző típusú táblasorokhoz ezen a képernyőn lehet a megelőző sorokat összegezni (előjelesen). (Ezt a képernyő elrendezést az ablakok átméretezésével érhetjük el. ) Lehetőség van képlet típusú táblasor beállítására azoknál a soroknál, ahol beépített függvények alapján kerül kiszámításra a sor értéke. Ezekhez a sorokhoz az F3M21 táblában lehet a kívánt képletet beállítani. A képleteknél értéket, matematikai műveleti jeleket (+ / *) és beépített függvényeket lehet megadni. A beépített függvények a következők: Főkönyvi egyenleg függvény: A megadott főkönyvi szám egyenlegének értékét adja vissza. F_FEGY (911,01,12) Paraméterek : főkönyvi szám, időszak hónaptól, időszak hónapig A könyvelési egyenleg kiszámítása: 0 4 számlaosztály T K 5 9 számlaosztály K T 8
Főkönyvi forgalmi függvény: A megadott tartozik, követel jellege alapján a főkönyvi szám forgalmának értéket adja vissza. F_FFORG ( T,311,01,12) Paraméterek: tartozik, követel jelleg főkönyvi szám, időszak hónaptól, időszak hónapig Mérlegtábla függvény: Mérleg táblasor érték kigyűjtése, a megadott tábla mérlegsorához kapcsolódó kiszámított értéket veszi át. F_MKIM (1, 35,01,12) Paraméterek: mérlegtábla azonosító, mérlegsor kód, időszak hónaptól, időszak hónapig Példa: F_MKIM (1, 35 )*0,16 (Kiszámolja az adott eredményből az adókötelezettséget) A függvényeknél a hónap intervallum megadása nem kötelező, ekkor a teljes évi állomány alapján kerül kiszámításra az érték! A Mérleg táblában képlet típusú például a Mérleg szerinti eredmény (kód: D.VII.) sor. Példánkban a képlet mező (F3M21 tábla) úgy értelmezhető, hogy az 1. tábla (Eredmény kimutatás) 50. sorában (Mérleg szerinti eredmény) szereplő összeg kerül átvételre. Az Eredmény kimutatás táblában képlet típusú például az Adófizetési kötelezettség (kód:46) sor. Példánkban a képlet mező (F3M21 tábla) úgy értelmezhető, hogy az 1. tábla (Eredmény kimutatás) 45. sorában (Adózás előtti eredmény) szereplő összeg 16% a (társasági adó), valamint 4% a (különadó) kerül kiszámításra a program által. Ha az adó(k) összege már lekönyvelésre került, akkor az F3M1 táblasorban a képlet csere mezőt van értékre kell állítani, ilyenkor ugyanis nem a képlet alapján számol a program, hanem a beparaméterezett adószámlára (példánkban a 89100000 és a 89200000 számla) kigyűjtött összeget veszi figyelembe. 9
Használatuk előtt a főkönyvi szám hivatkozásokat át kell nézni, illetve be kell állítani! Lekérdezéskor lehetőség van a részletezés kérésével a gyűjtő sorokhoz beállított főkönyvi számok és a hozzá tartozó összegek, és az összesítő sorokhoz beállított gyűjtő sorok és a hozzá tartozó összegek részletes kiíratására is. Így egyszerre láthatjuk a sorban az összeget, és hogy melyik főkönyvi szám egyenlegéből adódott. A főkönyvi számlák egyenlege, illetve tartalma eltérhet a lekérdezési időpontoktól függően, ezt figyelve kell meghatározni a paraméterezést. Érdemes a pótlólagos könyvelési teendők utáni általános állapotot alapul venni a beállításoknál. Alapvetően minden érték pozitív előjellel kerül a táblákba, ezért ha például az egyik sort negatívan értelmezzük, akkor előjelváltást kell beállítani főkönyvi számok felvételekor. A mérlegben például a jegyzett, de még be nem fizetett tőke ilyen. Az összegző típusú sorokban felvett megelőző sorok öszszeadásakor is lehet előjelváltás kérni ha az eredeti sorban pozitív számot kívánunk látni, de összeadáskor mégis levonnánk. Az eredmény kimutatásban jellemzően a költségeket, ráfordításokat állítjuk így be. 10
A helyes számításokhoz érdemes tisztázni a használatban lévő főkönyvi számok pontos tartalmát, az aktuális egyenlegek eredményre, ill. a mérleg soraira gyakorolt hatását. Ezután a táblasorban szereplő érték egyenlegének meghatározására szolgáló mező lehet tetszőleges: a táblasor érték oszlopába a részletezésnek megfelelő összeg kerül, egyenlegtől függetlenül, illetve tartozik / követel: a táblasor oszlopaiba csak akkor kerül érték, ha a sor egészére vonatkozó egyenleg tartozik, illetve követel jelleget mutat. A paraméterezés során ajánlott a csoport számlák alkalmazása, mivel esetükbe a később létrehozandó főkönyvi számlák automatikusan bekerülnek a csoportszámla egyenlegébe és így a mérlegtáblába is. Ha olyan főkönyvi számlákat kell az egyik sorban felvenni, amikhez nem tudunk csoportszámlát rendelni, mert már könyveltünk rá, vagy a csoportszámla több mérlegsort is befolyásolna egyszerre, akkor szükséges egyenként felvinni. Egymás alá és mellé rendelt csoportszámlák esetén figyeljünk a többszörözés elkerülésére! Például a mellékelt esetben elég egyszer bekérni a 96 egyenlegét. Miután a sorszám változhat, ha új sort szeretne beszúrni a meglévők közé, akkor újra kell sorszámozni a táblát. Ez az 1 gomb segítségével tehető meg. A program lefelé tud összegezni, ami annyit jelent, hogy az összegző sorokat a gyűjtő sorok után kell felvinni. A sorkódnak megfelelő rendezettségben kerülnek a sorok nyomtatásra. A sor nyomtatási kódja táblasor kinyomatatásra kerülő kódja. A táblasor kiemelt kiíratásával az adott sor vastag betűvel kerül nyomtatásra. Értékszámítás változás igenre állításával megadhatjuk, hogy kérjük e a lent meghatározott oszlopok értékeinek különbségét kiírni a táblázatban. Előző évi érték oszlop feltöltésénél az 5 gombnak a segítségével tölthető fel az előző évi érték oszlop. Amennyiben az előző évben nem a PREÍZ rendszert használta, abban az esetben a Táblasor (F3M1) képernyőn az előző évi érték sorban kézzel adhatja meg az összeget. Újra sorszámozás: ha bármely táblába új sort szeretne beszúrni a meglévők közé, először újra kell sorszámozni a táblát az 1 gombbal. Az első mezőben változtatható meg a kezdő sorszám, így a tábla elejére szúrhatóak be új sorok. A második mezőben módosíthatóak a lépésközök. Ezzel a meglévő sorok közé tudunk újakat beszúrni. 11