TÉR Települési ÉRtékközpont Lajosmizse Város Önkormányzata településüzemeltetési és -fejlesztési program kidolgozása KÉPZÉS Kommunikációs, vezetői szerepek 2009.
FOGYASZTÓ SZOLGÁLTATÓ Végrehajtás Döntés TÉR és a kommunikáció A Települési Értékközpont (TÉR) megoldáscsomag minden lépése kommunikál Vezetői kommunikáció Belső kommunikáció Polgármester Képviselő Testület 3. 4. Döntés támogatás Intézmények Polgármesteri Hivatal Gazdasági társaságok Szolgáltatás szervezés Egyéb szolgáltatók Vezetői kommunikáció Belső kommunikáció Folyamatos visszacsatolás Kommunikációs terv 2. Közvélemény kutatás Kérdőíves megkérdezés Hatékonyság vizsgálat Értékelés Felülvizsgálat Szolgáltatás tervezés 1. Korosztályi Igény kutatás Monitoring KÖZSZOLGÁLTATÁSOK TÉR? VALÓS IGÉNYEK Szegmensek Lakosság 6. 5. Állapotbeli Kommunikáció Szolgáltatás Eredmények kommunikációja Kommunikációs eszközök használata, fejlesztése, bővítése: Honlap Újság Egyéb 2
Tapasztalataink az önkormányzatoknál A kommunikációval kapcsolatos általános hibák, hiányosságok: Az önkormányzati szervek egységes arculatának hiánya. A kommunikáció, mint eszköz, hangsúlytalan az önkormányzatok működésében. Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény előírásainak figyelmen kívül hagyása. A feladat és hatáskörök nem megfelelő definiálásából adódó szervezési és működési anomáliák. Súlypont eltolódása az informális kommunikációs csatornák használata felé. Szervezeten belüli ellenőrzések, visszacsatolások hiánya. A közönség kapcsolatok adta lehetőségek, sem az intézmények, sem pedig a lakosság nem használja ki. Az informatikai lehetőségek minimális, alapszintű alkalmazása. 3
Kommunikációs Stratégia kialakításának folyamata Kinek? Kommunikációs célcsoportok meghatározása Miért? Kommunikációs célok meghatározása Mit? Kommunikációs üzenetek meghatározása Hogyan? Kommunikációs csatorna meghatározása Miből? Kommunikációs költségvetés meghatározása Mennyit? Kommunikációs eszközök és intenzitás meghatározása Mikor? Kommunikáció, bevonás megvalósítása Így? Kommunikációs hatékonyság ellenőrzése 4
Kommunikáció fajtái Belső kommunikáció Célkitűzések meghatározása; Szervezeti egységek közötti kölcsönös kapcsolattartás, információ áramlás formáinak, eszközeinek meghatározása, szabályozása; Jó munkahelyi légkör kialakítása; Célok iránti elköteleződés; Hatékonyság növelése; Ellenőrizhetőség megteremtése; Jól felépített szervezeti struktúra; Egyértelmű feladat- és hatáskörök; Vezetői kommunikáció szabályozása; Kommunikációs csatornák kialakítása, használatainak szabályozása; Munkafolyamat-irányító (workflow) rendszer bevezetése; Csapatépítés; Egységes arculat kialakítása. Képviselő-testület Bizottságok Polgármesteri Hivatal Irodák Intézmények Külső kommunikáció Lakosság igényeinek felmérése, Lakosság valós kép a településről; Célcsoportok azonosítása; Település Üzenetének meghatározása; Közönség kapcsolat (PR) kialakulásának feltételeinek megteremtése; Tájékoztatáspolitika; Gazdasági élet Eredmények kommunikációja; Kommunikációs eszközök használata, bővítése, fejlesztése: o Honlap, o e-önkormányzás, o Helyi újság, o Ügyfélszolgálat, o Rendezvények, o Egyéb. szereplői Civil szervezetek 5
Vezetői szerep SZERVEZŐKÉSZSÉG Beosztottak munkájának megszervezése, időrendbe állítása Erőforrások optimális kihasználása KÖVETELMÉNYTÁMASZTÁS Teljesítmény követelmény meghatározása Ellenőrzés, visszacsatolás TERVEZŐKÉSZSÉG Stratégia, célkitűzések meghatározása Tervezés, ütemezés Feladatok ütemezése Munkavégzés körülményeinek biztosítása KAPCSOLATTARTÁS Beosztottakkal való bánásmód Információ szerzés, átadás Ellenőrzés, monitoring Motiválás OPTIMÁLIS VEZETŐ VEZETŐI SZEREP ELFOGADTATÁSA Beosztottak tiszteletének kivívása Elköteleződés megteremtése Együttműködés kialakítása 6 DÖNTÉSI KÉSZSÉG Kidolgozott alternatívák közül,a rendelkezésre álló információk alapján döntés meghozása Helyzetfelmérés Legjobb megoldás kiválasztása MUNKATÁRSAK FEJLESZTÉSE Reális fejlődési igények feltárása és a szervezeti elvárásokkal összhangba hozatala Továbbképzés, fejlesztés biztosítása
Feladat meghatározása 1. Az előző dián szereplő vezetői készségek és feladatok mindegyikéhez rendeljen egy-egy kommunikációs tevékenységet, vagy eszközt! 2. Készítse el, Lajosmizse Város Önkormányzatának a 2009. év karácsonyára vonatkozó, megvalósítható kommunikációs projektötletét! 7
Projektötlet tartalma 1. Igény definiálása 2. Célmeghatározás 3. Feladatok meghatározása 4. Előreláthatóan bevonandó erőforrások (idő, ember, pénz, eszköz) 5. Sikertényezők 8
Ütemezés 1. Bevezetés - 15 perc 2. Csoportmunka 45 perc 1. Feladatra fordítandó idő 10 perc 2. Feladatra fordítandó idő 35 perc 3. Feladatmegoldások ismertetése - 30 perc 9