Vevői számlák utólagos rögzítése felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.10.08. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 BIZONYLATI TÖMB... 2 2 BIZONYLATOK TÉTELES RÖGZÍTÉSE... 3 3 BIZONYLATOK SORKÉNT VALÓ RÖGZÍTÉSE... 3 4 ÖSSZESÍTŐ BIZONYLAT RÖGZÍTÉSE... 4 1
1 Bizonylati tömb A Forrás rendszer használatba vételekor gyakran merül fel a kérdés, hogy hogyan rögzítse az induláskor az adott intézmény azon vevői számlákat, amelyeket nem a Forrás használatával állított ki, és a partnernek már átadásra kerültek. Erre a problémára három különböző mélységű megoldást vázolunk alább. - Bizonylatok tételes rögzítése - Bizonylatok sorként való rögzítése - Összesítő bizonylat rögzítése Közös tulajdonságuk, hogy a bizonylatrögzítés egy úgynevezett utólagos bizonylati tömbbe történik. Az utólagos bizonylati tömb mindenben megegyezik a hagyományos vevői számla bizonylati tömbbel, egyetlen kivétellel, mivel ezek a számlák fizikailag előállításra kerültek, ezért a Forrásból ezek nem nyomtathatóak ki, mint vevői számla. Természetesen utalványrendelet továbbra is nyomtatható, és minden más kimutatáson is megjelenik a bizonylat minden adata. Menü: PENNET - Pénzügy modul / Vevő / Számla / a.belföldi kimenő számlák A vevői számla karbantartó felületre belépve bejelöljük a Szűrés és Karbantartás opciót. Kiválasztjuk a naplónkat, majd mivel ez esetben egynél több lehetséges bizonylati tömbünk van, ezért automatikus kiválasztás nem történik, manuálisan kell bizonylati tömböt választani, és itt választjuk ki az UTÓ-val kezdődő megnevezésűt. 2
2 Bizonylatok tételes rögzítése Első számú módozat a bizonylatonkénti rögzítés, ez esetben a rögzítés bizonylathű, minden kézi bizonylatot egyenként rögzítünk a saját adataival, a bizonylat fejben található Külső bizonylatszám mezőbe pedig berögzítjük a kézi bizonylat sorszámát, ezáltal összekötve a két nyilvántartást. 3 Bizonylatok sorként való rögzítése Második módozat, hogy csak összesítő számla fejeket viszünk fel, és a bizonylatokat ezek alá sorként rögzítjük. A bizonylat fejeknek legalább az időszaki bontást követni kell, tehát havonta egy-egy bizonylatot fel kell vinni. Ajánlott továbbá a bankonként és pénztáranként való bontás, hogy a banki/pénztári egyenleg az utófeldolgozás végén egyezzenek a tényleges banki/pénztári egyenleggel. 3
A fej rögzítése egy erre acélra kijelölt technikai gyűjtőpartnerre történjen, a dátumok a feldolgozott hónap első napja legyen. Fizetési mód és a Pénzügyi karton azonosító a feldolgozott bank/pénztár szerinti. A kézi bizonylatokat viszont itt soronként rögzítjük, méghozzá annyi sorban, amennyi dimenzióra összesíteni lehetséges őket. Például a számla, ami több ERA kódot, vagy szervezeti egységet érint, vagy különböző ÁFA kulcsokat, itt is külön-külön rögzítendőek. A bizonylatszám szerinti lekérdezhetőséget itt a Tétel szöveg / megjegyzés mezőben biztosítjuk, tehát ide írjuk be a kézi bizonylatuk sorszámát. 4 Összesítő bizonylat rögzítése Ebben módozatban is összesítő bizonylat fejeket viszünk fel, időszakonként és bankonként/pénztáranként egyet-egyet. Itt viszont a sorokban sem azonosítjuk a kézi bizonylatainkat, hanem azok összegeit dimenzió bontás szerint (ERA kód, áfa kód, egyedi gyűjtő, szervezeti egység stb.) felösszesítjük, és csak szummában, a lehetséges legkevesebb bizonylati sort rögzítve. FONTOS! Ennek a módszernek nagy hátránya, hogy egy-egy kézi bizonylat során itt már nem tudjuk utánkövetni, egy későbbi korrekció esetén a szumma 4
összegekkel kell dolgoznunk, ellentétben az előző két módszerrel, amikor egy-egy bizonylat egyedileg azonosítható, és ez alapján könnyen biztonságosabban korrekciózható. 5