PREÍZ Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez 1. Zárás, Egyeztetés, Ellenőrzés 1999 május (mod. 2009.07.)
Egyeztetés a PREÍZ Integrált ügyviteli rendszerben Egy könyvelési időszak zárását megelőző tevékenység az egyeztetés. Az egyeztetési feladat minden számviteli nyilvántartás sarkalatos problémája. Az egyeztetés során meg kell győződni, hogy teljeskörű e a szintetikus könyvelés és ki kell szűrni a formai és tartalmi hibákat. Az egyeztetés során a következőket kérdésekre kell választ adni: Analitikák egyeznek a szintetikus könyveléssel? Megfelelő az egymással összefüggő főkönyvi számlák egyenlege? Van e követel egyenlegű pénzeszközök főkönyvi számla? A pénzeszközök havi záró egyenlege egyezik az utolsó bank kivonattal, illetve a pénztár záró pénzkészletével? Egyenleget mutatnak az átvezetési számlák? Az előző hónapban előírt kötelezettségek teljesítésre kerültek e? Egyezik a kivonat eszköz és forrás oldala? Kötelezettség előírásoknak megfelelően történtek a pénzügyi teljesítések? Folyamatos a kimenő számlák sorszáma? A rendezetlen folyószámla állományban van túlfizetés vagy túlutalás? Vállalkozások speciális igényeiknek megfelelően alakítják ki a bizonylati rendjüket, amely tartalmazza az egyeztetési feladatokat, gyakoriságát és menetének részletes leírását. Az egyeztetés manuális és időigényes feladat, ezért jellemzően a vállalkozásoknál negyedvagy félévente kerül elvégzésre. A feltárt hibák korrigálása az eltelt hosszú idő miatt jelentős többletmunkát eredményezhet ami állhat a könyvelési hibák javításából, az adóbevallások önrevíziójából, a folyószámlák átvezetéséből és a partnerek a számláinak, pénzügyi teljesítéseinek utólagos egyeztetéséből. A PREÍZ Integrált ügyviteli rendszer a számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatok közötti egyeztetést és ellenőrzést zárt rendszerben biztosítja. Egyeztetés és ellenőrzés Az egyeztetésre és ellenőrzésre több megoldást ajánlunk: a célfeladatokat ellátó speciális programok használatát (tombolázás, egyeztetés, könyvvizsgálói mintavételek stb.), a saját bizonylati rendnek megfelelő kimutatások elkészítését (pl. folyószámlák összevont listájának eredményének összevetése a főkönyvi kivonat adataival, összevont számlázási adatok összevetése az iktatott számlák forgalmi kimutatásával stb.). Rendszerbe épített egyeztető és ellenőrző programok használatával megoldható az egyeztetési feladatok akár napi elvégzésé is. A kialakult gyakorlat szerint az egyeztetés legalább a havi zárást megelőzően szükséges elvégezni. Az egyeztetési tevékenységet két fő részre bontjuk: pénzügyi és számviteli feladatokra. A pénzügyi feladatok a folyószámla analitikus nyilvántartás egyeztetése, a számviteli feladatok a szintetikus könyvelés egyeztetése. 2
Pénzügyi rendszerben elvégzendő feladatok. A pénzügyi nyilvántartásnak napra késznek kell lennie, hiszen csak így érhető el, hogy a menedzsment számára megfelelő információ álljon rendelkezésre a döntések meghozatalához ill. a korábbi döntések értékeléséhez. Folyószámlák analitikus nyilvántartása A vállalkozás vagyoni és anyagi helyzetének elemzése fontos eleme a kintlévőségek minősítése. Például a kötelezettség vállalások előtt meg kell győződni a fizetőképesség fenntartásról. A kintlévőségek értékeléshez a folyószámla nyilvántartásnak napra készsége mellett pontosnak is kell lennie. A beérkező, kimenő számlák és a pénzügyi teljesítések folyamatos és pontos rögzítése szükséges a pénzügyi feladatok ellátáshoz. A számla kiegyenlítések iktatásánál egyik legfontosabb szempont, hogy a pontos partner azonosítóval és számlaszámmal (hivatkozási számával) kerüljenek rögzítésre. A adatok helyes rögzítéséhez a kiegyenlített számlát adatok rögzítésekor ki kell keresni és kiválasztással kell felvinni az adatokat. Az adott partner számlái és pénzügyi teljesítései a számlaszámmal kapcsolódnak egymáshoz. Automatikus számlarendezéskor a számlaszám csoportba (párba) fogott tételek kerülnek rendezésre. Az több számla egy utalással, egy számla több utalással való kiegyenlítése esetén közös számlaszámra kell hozni a tételek, a feladatott a pénzügyileg rendezetlen tételek karbantartás a programmal végezhető el (F24). Az esetleges számla kapcsolat nélküli banki és pénztári tételek a rendezetlen téték listázásával (F240 nyomtatás) lehet kimutatni. Az automatikus számlarendezéssel (F25), lehet a kiegyenlítés számlákat rendezni. 3
A rendezést követően a határidőn túli kintlévőségek kimutatása programmal (X32) lehet a kintlévőséget korosítani, minősíteni és értékelni. (Az X32 ablak számos új lehetőséggel bővült, ezekről részletesen olvashat a 2006/2 szoftverkövetésünkben!) A korosításra a következő lehetőségek vannak (kétféle előre definiált és az igény szerinti szabad csoportosítás) a likvid kintlévőségek értékeléséhez (0 30,30 60,60 90 napos) a céltartalék elv szerint (0 90,90 180,180 napnál régebbi) a felhasználó napi igényeknek megfelelően definiált korosítási intervallumok. A pénzügyi egyeztetés napi feladat mivel csak így érhető el a kintlévőségek pontos értékelése és a vállalkozás pénzügy helyzetének elemzéséhez megfelelő adatszolgáltatás. A számla feladások ellenőrzése. Meg kell győződni, hogy minden számla átadásra került. A számlázási rendszer számla forgalmi kimutatását egyeztetni kell pénzügyi modul számlaiktatási összevont listájával. A számla kiegyenlítések ellenőrzése Nincs a rendezetlen állományban számla kapcsolat nélküli banki, pénztári tétel. 4
Számviteli rendszerben elvégzendő feladatok. Havi egyeztetés A számvitel egyeztetés feladatai: Az analitikák egyeztetése a szintetikus könyveléssel. A vevőknél nincs túlfizetés, szállítóknál túlutalás. Pénztárak, bankszámlák hó végi egyenlegének egyeztetése a bizonylatokkal (utolsó havi pénztárjelentés, utolsó havi bank kivonat) A pénztár vagy bank hó közben nem volt negatív egyenlegű (általában rögzítési hiba) Átvezetési számlákon nincs egyenleg. Az összefüggő főkönyvi számlák egyeztetése (például az előző hónapban előírt kötelezettségek kiegyenlítésre kerültek), A könyvelés adatbázis ellenőrzése (bizonylatok, napló kivonat, főkönyvi kivonat ellenőrzése) Folyószámla analitika egyeztetése a szintetikával (esetleges hibák kiszűrése) Tombolázás Bizonylat sorszámok folytonosságának ellenőrzése tombolázó programmal végezhető el. Az eredmény lista alapján Könyvvizsgálói mintavételek Amennyiben nincs lehetőség könyvelési adatok teljes körű tételes ellenőrzésére a véletlen mintavételekkel lehet tesztelni a számviteli adatok helyességet. A szúró próbaszerű ellenőrzésére a könyvvizsgálói mintavételek adnak lehetőséget. A mintavétel kétféle lehet : bizonylat mintavétel, karton mintavétel (számlalapok alapján). 5