PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR. Vida Csaba. PROJEKTMENEDZSMENT I. Alapvetés

PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR Vida Csaba PROJEKTMENEDZSMENT I. Alapvetés

Pécsi Tudományegyetem Pollack Mihály Mûszaki Fõiskolai Kar Mérnöki Menedzsment Tanszék H-7624 Pécs, Boszorkány u. 2. Postacím: H-7601 Pécs, Pf. 28. Telefon/fax: (36-72) 211-032 Projektmenedzsment alapvetés A legjobb vezetési eszközök és módszerek a projektmenedzsmentben Összeállította: Vida Csaba fõiskolai adjunktus Pécs 2000. Projektmenedzsment II. oldalak: 25/2

A projektek dokumentálása Tartalomjegyzék 1. MI AZ A PROJEKT?... 4 1.1. MIT JELENT A PROJEKT SIKERE?... 5 1.2. A PROJEKT FÁZISAI:... 6 1.3. A PROJEKTMENEDZSMENT HELYE... 7 2. A PROJEKT DEFINIÁLÁSI FÁZISA... 9 2.1. KI A PROJEKT "VEVÕJE"?... 9 2.2. VEVÕ (PÁLYÁZATKIÍRÓ) IGÉNYEI... 10 2.3. MIT TARTALMAZZON A PROJEKTET DEFINIÁLÓ DOKUMENTUM?... 10 2.4. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK... 11 3. PROJEKTTERVEZÉS... 12 3.1. TEVÉKENYSÉGEKRE BONTÁS... 12 3.2. LOGIKAI DIAGRAM VAGY HÁLÓTERV... 14 3.3. FELELÕS, VÉGREHAJTÁSI IDÕ, ERÕFORRÁSSZÜKSÉGLET... 15 3.4. KRITIKUS ÚT ELEMZÉS ÉS TARTALÉKIDÕ MEGHATÁROZÁS... 16 3.5. NAPTÁRI ÜTEMTERV... 17 3.6. ERÕFORRÁS TERHELÉSI DIAGRAMOK ÉS KÖLTSÉGTERV... 18 4. MEGVALÓSÍTÁS ÉS ELLENÕRZÉS... 20 4.1. KOCKÁZATOK (LD. MURPHY TÖRVÉNYE)... 20 4.2. PROJEKT KONTROL LÉPÉSEI... 20 5. A PROJEKT LEZÁRÁSA... 23 AJÁNLOTT (ÉS FELHASZNÁLT) IRODALOM:... 25 Projektmenedzsment II. oldalak: 25/3

1. Mi az a projekt? 1. Mi az a projekt? - összefüggõ tevékenységek sorozata - kitûzött eredmény elérésére irányul - meghatározott idõ alatt végzendõ el - adott költségkeret megtartásával Példák: az ember Holdra juttatása családi ház építése ünnepi ebéd elkészítése Nem projekt, mert ismétlõdõ: - menetrendszerû közlekedés - autók sorozatgyártása De projekt, mert mindig más: - egy új vonat beindítása - egy autótípus korszerûsítése - a szüret Szervezési jellegûek: - információrendszer bevezetése - szervezeti átalakítás - népszavazás 4/25

1. Mi az a projekt? 1.1. Mit jelent a projekt sikere? Pl. a konyha átalakítása sikeres volt-e, ha a) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de késõbben b) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de többe került c) c) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de más színû lett a konyhabútor d) d) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de pár hónap múlva leszakadt az összes polc és összetörtek az edények ERDEMÉNY IDÕTARTAM (HATÁRIDÕ) KÖLTSÉGKERET (ERÕFORRÁSOK) 5/25

1. Mi az a projekt? 1.2. A projekt fázisai: 1. Célmeghatározás vagy definiálás 2. Tervezés 3. Megvalósítás 4. Projekt lezárás Fázisok másképpen: 1. Lelkesedés 2. Kiábrándulás 3. Pánik 4. A bûnösök keresése 5. Az ártatlanok megbüntetése 6. A kívülállók jutalmazása A projekteredmény egybevetése a szervezet stratégiai céljaival A megvalósítási folyamat elemzése OPERATÍV MÛKÖDÉS ÚTÓELEMZÉS PROJEKT- KIALALKÍTÁS A stratégiai akciók projektekké történõ transzformálása A projektötletek és a projektváltozatok elõzetes értékelése Megvalósíthatósági tanulmányok készítése A teljesítendõ projektváltozat kiválasztása Döntési pont: a projekteredmény elfogadása SZERVEZETI STRATÉGIA Döntési pont: a teljesítendõ projektcélok rögzítése (az elérendõ eredmény, a megvalósítás idõ- és költségkorlátai) A projekt tartalmának megfelelõ tevékenységi folyamatok teljesítése TELJESÍTÉS ODAÍTÉLÉS A projektstratégia (szerzõdésstratégia) kialakítása Elõzetes minõsítés A tenderdokumentáció megfogalmazása Ajánlatértékelés Szerzõdés(ek) létrehozása Döntési pont: az elérendõ eredményért, a teljesítés idõtartamáért és költségeiért való felelõsség, illetve az ezekkel összefüggõ kockázatok allokációjának rögzítése A projektciklus általános modellje 6/25

1. Mi az a projekt? 1.3. A projektmenedzsment helye A vezetési funkciók a stratégia és a projektek közötti összefüggés tükrében Az összehasonlítás szempontjai A döntések idõhorizontja Hatása a szervezet egészére A mûködés meghatározó tényezõje A tevékenység jellege A funkció gyakorlásának jellege A mûködés mozgástere Stratégiai Projektmenedzsment Operatív menedzsment menedzsment hosszú távú középtávú rövid távú hosszú távon jelentõs középtávon jelentõs rövid távon jelentõs a várható jövõbeni környezet a definiált eredmény, illetve költség- és idõkorlátok a rendelkezésre álló erõforrások és/vagy az aktuális piaci helyzet komplex, innovatív komplex, innovatív rutinszerû, szabályozott folyamatos egyszeri, visszatérõ folyamatos a szervezet egésze a szervezet egésze vagy több funkcionális egység egy-egy funkcionális egység Külsõ környezet (lehetõségek, korlátok Belsõ adottságok erõforrások (erõsségek, gyenge pontok, illetve stratégiai potenciálok Stratégiai elemzések A stratégia megfogalmazása Stratégiai lehetõségek és irányok, illetve stratégiai magatartásformák feltárása A feltárt stratégiai lehetõségek elemzése Érdekcsoportok elvárásai A stratégiamegvalósítás feltételrendszerének kialakítása Döntés a követendõ stratégiáról Projektek kialakítása (eredmények rögzítése, idõ- és költségkorlátok kialakítása) A projektmenedzsment funkció érvényesítése A stratégia és a projektek kompatibilitásának vizsgálata 7/25

1. Mi az a projekt? KÜLSÕ KÜLSÕ ÉS BELSÕ KÖRNYEZETI BELSÕ ADOTT TÉNYEZÕK ÉRDEK- SÁGOK CSOPORTOK JÖVÕKÉP ÉS MISSZIÓ CÉLKITÛZÉSEK KONKRÉT CÉLOK STRATÉGIAI PROGRAMOK ÉS AKCIÓK (STRATÉGIAI CÉLFELADLATOK) PROJEKTEK 8/25

2. A projekt definiálási fázisa. 2. A projekt definiálási fázisa. - Lenne szíves megmondani, merre kell mennem? - Az attól függ, hová akarsz jutni - felelte a Fakutya. - Ó, az egészen mindegy - mondta Alice. - Akkor az is egészen mindegy, hogy merre mégy - mondta a Fakutya. - Csak menj, menj, ameddig... - Ameddig valahová el nem jutok - fejezte be Alice. - Valahová okvetlenül eljutsz - mondta a Fakutya -, ha elég sokáig mégy. (Lewis Caroll: Alice Csodaországban) 2.1. Ki a projekt "vevõje"? aki fizet? aki az eredményben leginkább érdekelt? akinek legnagyobb hatalma van? aki részt vesz a megvalósításban? Projekt Az ember Holdra juttatása Családi ház építése Ünnepi ebéd elkészítése Egy új vonat beindítása Vevõ NASA? "Emberiség"? Családfõ? Családtagok? Vendég? Családtagok? Családfõ? a fõnököm? az utazóközönség? 9/25

2. A projekt definiálási fázisa. 2.2. Vevõ (pályázatkiíró) igényei Megfogalmazza-e? Ha nem, meg kell tõle tudni:?? háttér-információk?? a végtermékkel kapcsolatos igények?? a menetközbeni kommunikáció igénye?? idõ-, erõforrás és költségkorlátok?? fölrajzi igények?? mi a sikeres teljesítés (mérõszámok)?? kockázati tényezõk?? tartalmi korlátok?? prioritások 2.3. Mit tartalmazzon a projektet definiáló dokumentum? (lehet, hogy elõírják, pl. a pályázati kiírásban) Tartalom Kötelezõen Opcionálisan 1. Problémameghatározás 2. Funkcionális célok 3. Várható eredmények (hatékonyság, gazdaságosság, minõség) 4. A befejezés követelményei, a teljesítés paraméterei 5. Feltételezések, kiindulási pontok 6. Kockázati tényezõk 7. Erõforrásigények és korlátok (A projektet definiáló dokumentum átvezet a tervezés fázisába) 10/25

2. A projekt definiálási fázisa. 2.4. Szervezeti megoldások Funkcionális szervezet Könnyûsúlyú projektvezetõ Szakterületi vezetõ (SzV) SzV SzV SzV SzV SzV Ö Ö Beosztott mérnökök Projekt vezetõ (PV) Összekötõ (Ö) Nehézsúlyú projektvezetõ Tigris-team SzV SzV SzV SzV SzV SzV PV PV 11/25

3. Projekttervezés 3. Projekttervezés 1. Tevékenységekre bontás 2. Logikai diagram vagy hálóterv 3. Felelõs, végrehajtási idõ, erõforrásszükséglet 4. Kritikus út elemzése és tartalékidõ meghatározás 5. Naptári ütemterv 6. Erõforrás terhelési diagramok és költségterv 3.1. Tevékenységekre bontás Tevékenység: van idõtartama erõforrásokat fogyaszt van kezdési és befejezési dátuma pl. egy eszköz beszerzése Mérföldkõ: nincs idõtartama fontos határpontot jelent és van felelõse segít az elõrehaladás figyelésében pl. gázfelhasználási engedély aláírása A bontás több lépcsõben is készülhet és részletessége különbözõ lehet Szempont, hogy lehessen hozzá részcélt felelõst eredményt idõtartamot és erõforrásokat rendelni 12/25

3. Projekttervezés 1A. Tevékenység: Végy egy kannát 2. Tevékenység: Önts vizet a kannába 3. Tevékenység: vízforralás Eszköz: 1 teavízforraló kanna Idõ: 4 perc Eszköz: Idõ: 1 személy 1 személy 1 perc Eszköz: Idõ: 1 személy 0,5 perc - Márpedig Malackát nem találom meg a Hét Fenyõfák vidékén - tette hozzá-, mert õ egy bizonyos határozott helyre van szervezve. Azért hát elmegyek arra a határozott helyre, csak tudnám merre van. - És az egész dolgot sorban kidolgozta a fejében, következõ sorrendben: A DOLGOK UTÁN VALÓ KUTATÁS SZABÁLYOS RENDJE: 1. Határozott Hely. (Megkeresni Malackát.) 2. Malacka. (Megtudni tõle, ki az a Kis.) 3. Kis. (Ezt kell megtudni.) 4. Nyuszi. (Meg kell mondani neki, hogy megtaláltam Kist.) 5. Megint Kis. (Meg kell mondani neki, hogy megtaláltam Nyuszit.) (Milne: Micimackó kuckója) 13/25

3. Projekttervezés 3.2. Logikai diagram vagy hálóterv A tevékenységek sorrendjének, összefüggéseinek meghatározása Megelõzõ és Követõ tevékenység tevékenység A B B A C A1 B A2 C a sorrend alapja lehet: - fizikai vagy más objektív kényszerûség (technológiai követelmény) - konvenciókon és tapasztalatokon alapuló feltételezés C F I START A B D G FINIS J E H Szoftver bevezetési projekt hálóterve 14/25

3. Projekttervezés 3.3. Felelõs, végrehajtási idõ, erõforrásszükséglet Team kiválasztás és feladatkiosztás a) készség - szaktudás adatbázis példa Ismeret, készség András Béla Csilla Diana Edit?? vezetés +?? felmérés ++ ++?? tervezés ++ +?? manuális ++ ++?? jogi ++ b) tevékenység - felelõs hozzárendelési mátrix Tevékenység András Béla Csilla Diana Edit 1. F 2. F 3. F 4. F 5. F 6. F Végrehajtási idõ és erõforrások meghatározása Mértékegység: munkaráfordítás (ember * nap) nem mindig szorozható össze Elemekre bontás Számítások, becslések Bizonytalanságok, minimum, maximum két pl. 15/25

3. Projekttervezés 3.4. Kritikus út elemzés és tartalékidõ meghatározás START A 0 1 1 0 0 1 B 1 4 3 0 1 4 WBS kód Legkésõbbi Legkésõbbi kezdés befejezés Végrehajtási idõ Tartalék idõ Legkorábbi Legkorábbi kezdés befejezés C 6 9 3 2 4 7 D 8 10 2 4 4 6 E 4 8 4 0 4 8 F 9 11 2 2 7 9 G 10 11 1 4 6 7 H 8 11 3 0 8 11 T E = 13 hét I 11 13 2 0 11 13 J 12 13 1 1 11 12 FINIS Szoftver bevezetési projekt kritikus út elemzése kritikus úton és azon kívüli tevékenységek tartalékidõ: pl. J-nek van 1 hét C-F-nek együtt 2 hét legkorábbi kezdet legkésõbbi befejezés ahhoz, hogy a teljes projekt idõben kész legyen Kritikus út rövidítése Erõforrások bõvítése Erõforrások átcsoportosítása a kritikus útra Háló megváltoztatása - Párhuzamos tevékenységek megengedése - Átlapolások megengedése Becslések felülvizsgálata Projektdefiníció felülvizsgálata - Funkcionális célok csökkentése (minõség?) - Tevékenységek elhagyása (kockázat?) 16/25

3. Projekttervezés 3.5. Naptári ütemterv Gantt diagram egyszerû, szemléletes megfelel a naptári idõnek nem látszik a logikai kapcsolat Egyes tevékenységek ütemezése (csak a kritikus úton kívülesõk) ASAP a lehetõ legkorábban (kezdeni vagy befejezni) ALAP a lehetõ legkésõbben(kezdeni vagy befejezni) elõírt napon történõ kezdés vagy befejezés WBS kód Végrehajtási idõ Megelõzõ tevékenység százalékos készenléte A 1,0 B 3,0 100 A C 3,0 100 B D 2,0 100 B E 4,0 100 B F 2,0 100 C G 1,0 100 D H 3,0 100 E I 2,0 100 F, G, H J 1,0 100 F, G, H 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Szoftver bevezetési projekt GANTT diagramja 17/25

3. Projekttervezés 1. Vég Kezdet: A B (B 0 százalékának van 100% A-ra szüksége) 2. Kezdet Kezdet: A B (B 0 százalékának van 0% A-ra szüksége) 3. Vég Vég: A B (B 100 százalékának van 100% A-ra szüksége) 3.6. Erõforrás terhelési diagramok és költségterv Kapacitáskorlátok túllépése Megoldások: Erõforrások bõvítése (túlóra, új munkaerõ) Erõforrások átcsoportosítása Tartalékidõ felhasználása a nem kritikus tevékenységek átütemezésére Tartalékidõ felhasználása a nem kritikus tevékenységek meghosszabbítására Nem egyenletes erõforrás-terhelés a tevékenységeken belül (hajrá) Funkcionális célok csökkentése 18/25

3. Projekttervezés WBS kód Végrehajtási idõ Megelõzõ tevékenység százalékos készenléte 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1,0 20 B 3,0 100 A 20 20 20 C 3,0 100 B D 2,0 100 B 50 50 E 4,0 100 B 20 20 20 20 F 2,0 100 C G 1,0 100 D 100 H 3,0 100 E I 2,0 100 F, G, H 20 20 J 1,0 100 F, G, H 60 Judit Béla Géza Mari 20 20 70 120 20 0 0 80 20 János Sándor Erõforrás terhelés számítása 200 180 160 Erõforrás terhelés (%) 140 120 100 80 60 40 20 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Erõforrás terhelési hisztogram 19/25

4. Megvalósítás és ellenõrzés. 4. Megvalósítás és ellenõrzés. 4.1. Kockázatok (ld. Murphy törvénye) elemzése tulajdonképpen már a terv része Ütemezés a kritikus úton levõ tevékenységek optimista becslések külsõ tényezõktõl függõ tevékenységek sok megelõzõ tevékenység Erõforrások hiányzõ erõforrások túl sok koordinálandó erõforrás vállalati politika megváltozása költségek megváltozása Célok változó célok versenytárs termék megjelenése technológia változása Elõre felkészülni rá PM (projekt menedzsment) eszközök Ellenõrzési pontok Tartalék erõforrások azonosítása Alkudozási stratégiák 4.2. Projekt kontrol lépései Monitoring: Összehasonlítás: Eltérések elemzése: Beavatkozások meghatározása Tervváltozat naprakész információk gyûjtése a terv és az aktuális helyzet okok, hatások (az eltérések csökkentése érdekében) revízió Kommunikáció 20/25

4. Megvalósítás és ellenõrzés. Részletek Monitoring Informális Beszélgetések Hozzáfértehõség MBWA (management by walking around) Formális Értekezletek Dokumentálás Elektronikus adatgyûjtés PM szoftver Tárgyalások az érintettekkel Hivatalos helyzetjelentések (audit, minõségi szemlék) Összehasonlítás (audit) Tevékenységek idõbeli helyzete befejezõdött kezdési idõpont befejezési idõpont idõtartam folyamatban van kezdési idõpont készültségi fok még nem kezdõdött el el kellett volna kezdeni? jól van ütemezve? Tényleges munkaráfordítások mennyisége Tényleges költségek Eltérések elemzése Miért volt? Mi a hatása? 21/25

4. Megvalósítás és ellenõrzés. Beavatkozások meghatározása Nem kell tenni semmit, rendben halad Kisebb változtatások Új tervváltozat A projektterv aktualizálása (újra elkészítése, futtatása) módosítási lehetõségek, mint elõbb Kommunikáció tudjanak a változtatásokról változtatások rendszere (ki? mit? változat sorszáma, dátuma) projekt team értekezlet 22/25

5. A projekt lezárása 5. A projekt lezárása Sok projektet nem zárnak le formálisan! Nem hagyja magát lezárni, a projektszervezet túlélésre törekszik Pl.:... "Nincs idõ rá", mert jön a következõ projekt Nem akarják a "hibákat" hangsúlyozni Lehetséges értékelési forma: Végrehajtási faktor Ütemezés Funkcionális célok Költségkeret Emberi erõforrások Projekt-lezárás Probléma Nincs Ismétlõdõ Állandó Oka Hatása Más lehetséges értékelési forma A Projekt erõsségei és gyengeségeia szakmai képviselõk v. koordinátorok szerint Szempont erõsségek gyengeségek Ütemezés Funkcionális célok Költségkeret Emberi erõforrások Projekt-lezárás 23/25

5. A projekt lezárása Alapkérdések: o A kitûzött célokat elérte-e, határidõre és költségkereten belül? o Ez volt-e a legcélszerûbb útja a célok elérésének? o Valódi igényeket elégített-e ki? Szervezeti tanulás a tanulságok a jövõben hasznosíthatók 24/25

IRODALOM Ajánlott (és felhasznált) irodalom: AGGTELEKY BÉLA - BAJNA MIKLÓS: Projekttervezés, projektmenedzsment: Vezetõk és tervezõk kézikönyve. KÖZDOK, Budapest, 1994. GÖRÖG MIHÁLY: Általános projektmenedzsment. Aula, Budapest, 1996. GÖRÖG MIHÁLY: Bevezetés a projekt menedzsmentbe. Aula, Budapest, 1996. HARRIS, JEAN: Sharpen your team's skills in project management. McGraw Hill, London, 1997 KERZNER, HAROLD: Project management. van Nostrand Reinhold, New York, 1994. MEREDITH, JACK R. - MANTEL, SAMUEL J.: Project management. Wiley, New York, 1995 NEMESLAKI ANDRÁS: Projekt menedzsment: Project management. Nemzetközi Menedzser Központ, Budapest, 1995. PAPP OTTÓ: Project menedzsment: Projektek tervezése, szervezése, irányítása. BME Mérnöktovábbképzõ Intézet, Budapest, 1995. WISCHNEWSKI, ERIK: Modernes Projektmanagement. Wieweg, Braunschweig - Wiesbaden, 1993. 25/25