1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata. Kerekegyháza Város Önkormányzata

1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata Kerekegyháza Város Önmányzata

Ügyfél Cím Alcím Kerekegyháza Város Önmányzata 1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Kerekegyháza Város Önmányzata Dátum 2014.02.27. Verziószám v_1.0 MultiContact Consulting Kft. yilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. 2012 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.

Tartalomjegyzék 1 Vezetői összefoglaló... 1 2 A feladat bemutatása... 3 2.1 A ábbi projekt bemutatása... 3 3 Vállalt intézkedések felülvizsgálata, elemzése... 6 3.1 A döntési mechanizmus szerűsítése... 7 3.2 A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása... 11 3.3 Partnerség erősítése... 13 3.4 A projekt eredményei, hatása... 15 3.5 Az indikátorok megvalósulása... 19 3.5.1 Vállalt indikátorok... 19 3.5.2 Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok... 20 3.5.3 Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok... 22 3.5.4 Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok... 28 3.5.5 Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok... 32 4 Akció terv a hiányosságok, indikátorok pótlására... 33 5 Mellékletek... 34 5.1 Felhasznált irodalom... 34 5.2 Interjúk jegyzéke... 34 5.3 Ábra jegyzék... 34 5.4 Táblázatok jegyzéke... 34

1 Vezetői összefoglaló Az Államreform Operatív Program keretében 2007-2010. között több önmányzatok számára elérhető szervezetfejlesztési pályázati konstrukció valósult meg. Jelen pályázat a Magyary Programban foglalt célokkal összhangban két célt tűzött ki az önmányzatok fejlesztése területén: Az Önmányzati törvény és a Járási törvény rendelkezéseinek megfelelően megváltozott az önmányzatok feladatköre. Ezek a változások a polgármesteri hivatalok és az önmányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében is változásokat tettek szükségessé. Ehhez kapcsolódóan a pályázat egyik célja e változások felmérésének, megtervezésének, megvalósításának és eredményei visszacsatolásának támogatása. Az önmányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének módszertani és gyalati támogatása annak érdekében, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben fenntarthatóan, szervezett szolgáltatáskínálattal, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt. A pályázati konstrukció meghirdetése a támogatásra rendelkezésre álló keretösszeg 1 400 000 000 forint volt, melynek forrását az Európai Szociális Alap és Magyarország költségvetése társfinanszírozásban biztosította. Kerekegyháza Város Önmányzata a 2013. október 24-én kelt Támogatói Döntés értelmében nyertes pályázatot nyújtott be, mely döntés alapján 40 MFt, azaz egyven-millió forint támogatásban részesült. A döntést követően a Hivatal a MultiContact Consulting Kft-t bízta meg a szervezetfejlesztési célú tanácsadási és pénzügyi projektvezetői szolgáltatás nyújtására, a Kerekegyháza Város önmányzati szervezetfejlesztése című ÁROP-1.A.5-2013-2013-0040 azonosító számú pályázatban vállaltak megvalósítására. A Hivatal a pályázat során kötelező tevékenységeket, illetve választható fejlesztési elemeket jelölt meg. Ilyen kötelező elem volt a Magyary Program szervezet beavatkozási területéhez kapcsolódó ÁROP-1.A.2. számú, A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata című intézkedés, mely azon szervezetek számára volt kötelező, akik részt vettek a ábbi ÁROP projektben. A ábbi ÁROP projekt megvalósítása 2009. június 1. és 2010. június 30. között történt. A megvalósítás során a projektbe a hivatali dolgozókon kívül az Önmányzat intézményeket, gazdasági társaságokat és civil partnereket is bevont. A döntési mechanizmus szerűsítése során végrehajtott intézkedéseknek köszönhetően javult a belső folyamatok minősége és hatékonysága, a hivatal szakmai munkája, és jelentősen csökkent az ügyintézési idő, a jól biztosított információ áramlás eredményeként pedig erősödött az intézményekkel és a civil szervezetekkel való kapcsolat. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása során a források hatékonyabb elosztására tettek intézkedéseket, valamint a köztisztviselők feladatai közé beépítésre került a kockázatkezelés. A felülvizsgált és átalakított szervezeten belüli eljárások száma nagyban hozzájárult a vállalt szakmai indikátorok teljesüléséhez. Ugyancsak köszönhető ez a teljesülés a projekt során a Hivatal által a dolgozók részére szervezett képzéseknek, továbbá a szervezetfejlesztési intézkedésbe bevont munkavállalók arányának. A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében a Hivatal 2009. és 2011. között három alkalommal folytatott ügyfélelégedettség mérést. Ennek eredményeként jelentősen csökkent az ügyintézéssel töltött idő, hatékonyabb lett a szervezet működése és nem várt eredményként nőtt a hivatali dolgozók önbizalma. Az esélyegyenlőségi indikátor vállalásokhoz 1

kapcsolódóan esélyegyenlőségi munkatárs/felelős alkalmazására került sor, továbbá évenként esélyegyenlőségi képzést tartanak. 2

2 A feladat bemutatása Jelen tanulmányban az önmányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (sötétszürke) az 1. feladat az ÁROP-1.A.2. számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálatát mutatjuk be (bordó). 1. ábra A Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok E dokumentumban bemutatjuk az ÁROP-1.A.2/A-2008-0209 projekt keretében megvalósított intézkedések, eredmények elemzését, és akciótervet fogalmazunk meg a hiányosságok kezelése érdekében. 2.1 A ábbi projekt bemutatása Kerekegyháza Város Önmányzata 2009-ben pályázott az Államreform Operatív Program keretében meghirdetett, A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A komponens elnevezésű pályázaton és pozitív elbírálásban részesült. A támogatásban részesült projekt címe kerekegyházi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése, azonosító száma: ÁROP- 1.A.2/A-2008-2009. A pályázatban vállaltak szerint a támogatott fejlesztéssel létrehozott szolgáltatásokat a 2007-2013 időszakban minimum 5 évig fenn kell tartani és üzemeltetni. A projekttel kapcsolatos dokumentumokat 2020. december 31-ig meg kell őrizni. 3

Kerekegyháza Város Önmányzata célul tűzte ki a döntési folyamatok szerűsítését a városi civil szervezetek és intézmények bevonásával. Feladatának tekintette a partnerek folyamatos tájékoztatását, valamint a hivatal ügyfélközpontúságát, annak hatékonyabbá tételét, az ügyintézés gyorsítását a hivatal szakmai munkájának minőségjavítása révén. A kitűzött célok megvalósítása és későbbi fenntarthatósága érdekében a hivatal komplex szervezetfejlesztési programot állított össze, új informatikai folyamattámogatási rendszert vezetett be, továbbá a hivatal dolgozói részére képzéseket szervezett. A projekt áttekintését az alábbi táblázat tartalmazza: A pályázat neve A projekt címe A pályázat kódszáma A projekt tervezett futamideje A projekt megvalósításának kezdete A projekt megvalósításának befejezése Az igényelt támogatás összege (Ft) Elnyert támogatás összege (Ft) A projekt tervezett célja és eredménye (a pályázati adatlapból) Megvalósításban résztvevő szervezet neve: adatok ÁROP- 1.A. 2/A - A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Kerekegyházi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP- 1.A. 2/A- 2008-0209 1 év 2009.06.01 2010.06.30 18400000 18400000 Kerekegyháza Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztésével hozzájárulni a Hivatal hatékonyabb működéséhez, az ügyfélszolgálati folyamatok átszervezéséhez, a partnerekkel és a felügyelt szervezetekkel való intézményesített kapcsolattartás megteremtéséhez, jobb időgazdálkodás kialakításához. A hivatal munkatársai közül minim 12 fő részesül képzésben (4 db képzés) a szervezeti folyamatok átvizsgálásra kerülnek, átalakítjuk a hivatali főfolyamatok rendszerét, az ügyfélszolgálati rendszert, a partnerekkel való kapcsolattartás rendszerét valamint a felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás folyamatát. A bevonásra került partnerek száma 4. Beszerzett szoftver: TER2. AAM Tanácsadó Zrt., BKF 4

Szabálytalansági eljárás volt I/ Önmányzat viselt-e saját forrásból emiatt költséget? Mennyit? Bevont hivatali dolgozók száma (db) nem 14 fő Bevont intézmények, gazdasági társaságok száma (db) 9 Bevont civil partnerek száma (db) 4 1. táblázat Áttekintő projektadatok 5

3 Vállalt intézkedések felülvizsgálata, elemzése Az Államreform Operatív Program (ÁROP) A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című támogatási konstrukció keretében az alábbi három fejlesztési területet határozta meg, melyekben a Hivatal az alábbi 21 részterület fejlesztését vállalta. (2. számú ábra) I. A döntési mechanizmus szerűsítése a) általános döntési kompetenciák, eljárások szerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése g) az önmányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása h) az önmányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának szerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése k) szervezeti szintű teljesítménymérési és elési eszközök bevezetése l) a projekt szemlélet megerősítése II. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önmányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása g) környezetbarát közbeszerzési gyalat bevezetése h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása III. A partnerség erősítése b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére 2. ábra Kerekegyháza Önmányzat által vállat részterületek az ÁROP- 1.A.2/A-2008-2009. pályázatban A továbbiakban az egyes részterületeken megvalósított részletes tevékenységeket ismertetjük. 6

3.1 A döntési mechanizmus szerűsítése a) Általános döntési kompetenciák, eljárások szerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében A döntési mechanizmus szerűsítése érdekében a Hivatal a stratégiai menedzsment erősítését, a belső folyamatok hatékonyabbá tételét és a közszolgáltatások minőségének javítását tűzte ki célul. A stratégiai menedzsment erősítése érdekében az általános döntési kompetenciák és eljárások szerűsítése, a folyamatok optimalizálása szükséges. A Helyzetelméz során feltárt hiányosságok az alábbiak voltak: incs kialakított stratégiaalkotási folyamat; incs kialakított folyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolásának, egymásra történő hivatkozásának; incs kialakított folyamata a különböző szakterületekhez tartozó szakmai koncepciók Gazdasági Programhoz és egymáshoz történő hangolásához; Az önmányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálati folyamata sem kialakított jelenleg; 2010. február 18-án a stratégiai tervezéssel kapcsolatos worshop-ra került sor. Eredménytermékek Stratégiai tervezési tábla; A stratégiai tervezés, A költségvetés készítés és elfogadás, A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, A stratégiai tervek gondozása folyamatok fejlesztése workshop prezentáció; Jelenléti ív; b) A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) A helyzetelemzés feltárta, hogy központi ügyfélfogadást végző szervezeti egységet nem alakítottak ki a Hivatalban, az információkérések nagy része a Polgármesteri titkárságon csapódik le, akik a bejárathoz való közelségük miatt ügyfél irányítási funkciót is ellátnak. Porta rendszer (tájékoztató, eligazító, információs pont) nincs kiépítve, az ügyfelek néha bolyonganak a házban, ami biztonsági szempontból sem előnyös, a határidő tartására az ügyintézők saját maguk által kialakított módszerrel, (naptár, excel) történik. Külön, egységesen kialakított informatikai támogatás nincs erre a célra. Elektronikus ügyintézésre egyelőre jelenleg nincs lehetőség. Technikai feltételek hiánya: vannak olyan helyiségek, ahol több iroda működik együtt. (pl. adó, a szociális iroda és a pénztár egy légtérben van), ami szenzitív adatoknál nem megfelelő. E feladat keretében ügyfélelégedettség mérésre került sor és ügyfélelégedettség mérési eljárásrend készült annak érdekében, hogy a későbbiek során a Hivatal el tudja végezni a szükséges elégedettség méréseket. Az ügyfélelégedettségmérés minden olyan osztályra kiterjedt, mely ügyfélforgalmat bonyolít le. A lekérdezés két alkalommal 2009. december 01. 2009. december 11. valamint 2010. március 17.- 7

2010. április 02. között történt. A vizsgálat többek között az alábbi kérdéskörökre kereste a választ: mennyire elégedettek az ügyfelek a szolgáltatás körülményeivel, a szolgáltatás lefolyásával, eredményességével, lenne-e igényük az elektronikus ügyintézésre, hogyan látják a Polgármesteri Hivatal akadálymentesítését. Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ügyfélszolgálati tevékenysége kiemelkedő, eredményes, jó színvonalú volt. Munkájával az ügyfelek teljes mben elégedettek voltak. A megkérdezett ügyfelek 100%-a szerint az ügyintézők nyitottak, kedvesek, udvariasak, előzékenyek és abszolút mben segítőkészek. 95%-uknak első próbálkozásra sikerült elintéznie azt az ügyét. A megkérdezettek túlnyomó többsége szerint (80%) az ügyfélfogadás színvonalas környezetben igényes technikai körülmények között zajlott. Eredménytermékek: Ügyfélelégedettségmérés eredményeinek elemzése a Helyzetfelmérés dokumentum keretében; Ügyfélelégedettségi_kérdőív_2011_01_15 Ügyfélelégedettségi_kérdoív_2012_04_23 Ügyfélelégedettség mérési eljárásrend; Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat működésének fejlesztésére; Ügyfél elégedettség mérés 2009 2010 Kerekegyháza Város Önmányzata Polgármesteri Hivatalánál Vezetői összefoglaló 2010. 04. 19 d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A helyi rendeletek megalkotása során előzetes hatásvizsgálatot csak néhány esetben és egyszerűsített formában végzett a Hivatal, többségében a pénzügyi hatások felmérésére, dokumentálására azonban nem került sor. Hatásvizsgálati lap nem volt rendszeresítve a helyi rendeletek előkészítéséhez és nem voltak belső szabályok kialakítva az adminisztratív terhek előzetes elemzése, mérése, a helyi rendeletek kifüggesztésének időtartamát nem határozták meg, a döntéshozatal folyamatáról az önmányzat honlapja az SZMSZ közreadásával tájékoztatta a lakosságot, a helyi rendeletek megalkotásának folyamata közérthető módon nem volt megismerhető. Kerekegyháza Város Önmányzatának rendeletalkotási folyamat átalakítása kapcsán az Európai Unió elvárásainak is megfelelő hatásvizsgálati lap bevezetésére került sor. Az Önmányzat törekszik a nyilvánosság biztosítására és az állampolgárok bevonására a döntés előkészítési folyamatokba. A rendelet-tervezetet a Hivatal érintett irodájának munkatársa készíti elő, amit az illetékes bizottság véleményez. Rendelet-tervezetet tartalmazó előterjesztés csak írásban készülhet. A rendeletalkotásban a választópolgárok több módon is részt vehetnek. Az Önmányzat a nyilvánosságot nyilvános ülések biztosításával, honlapon történő közzététellel, közmeghallgatással és várospolitikai fórum megrendezésével biztosítja. A projekt lezárultát követően a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény rögzítette a jogszabályok előzetes és utólagos hatásvizsgálatának kereteit. A jogszabály előkészítője - a jogszabály feltételezett hatásaihoz igazodó részletességű - előzetes hatásvizsgálat elvégzésével felméri a szabályozás következményeit. Eszerint az előzetes hatásvizsgálat eredményéről a Kormány által előterjesztendő törvényjavaslat, illetve mányrendelet esetén a Kormányt, önmányzati rendelet esetén a helyi önmányzat képviselő-testületét tájékoztatni kell. A részletszabályokat a 24/2011. (VIII. 9.) KIM rendelet tartalmazza, ami azonban az önmányzatokra nem tartalmaz rendelkezést. 8

A tartalmában előremutató hatásvizsgálati lapot a Kerekegyházi önmányzat az eltelt idő alatt folyamatosan alkalmazta, törvényesség jelzés azzal kapcsolatban nem érkezet. Eredménytermékek: Rendeletalkotási és rendelet felülvizsgálati folyamatfejlesztés tanulmány; Rendeletalkotási folyamatfejlesztés workshop prezentáció; Workshop jelenléti ív; Módosított folyamatábra; Rövid, közérthető szöveges ismertető a rendeletalkotási folyamatról; Egyszerűsített hatásvizsgálati lap a helyi rendeletek előzetes és utólagos hatásvizsgálatokhoz és az adminisztratív terhek méréséhez; Rövid, közérthető írásos dokumentum a honlapra; Teljesítménymutatók kialakítása, bevezetési akcióterv; SZMSZ módosítási javaslat. e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása, f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése A helyzetfelmérés megállapította, hogy a belső szabályzatok nem kellő részletezettséggel szabályozzák a koordinációs tevékenységgel kapcsolatos felelősségeket valamint a koordinációs eszközök alkalmazását, ezért a projekt keretében elkészül a felelősségeket tartalmazó SZMSZ módosítási javaslat. A Hivatal szervezet és működés fejlesztése érdekében szervezeti átalakítási javaslat készült. Ennek keretében egy új, a Városfejlesztési Iroda került kialakításra. Az Iroda felállításával erősödött a Hivatal távlati gondolkodás képessége, a stratégiai szemlélet épült be a meghatározó döntési folyamatokba. Javult a pályázati tevékenységek hivatalon belüli átláthatósága és szervezettsége, ami hozzájárul a külső források megszerzéséhez és eredményes felhasználásához. A szervezeti változás kedvezően hatott a Hivatal projektszerű működésére. Eredménytermékek Szervezeti térkép, SZMSZ, ügyrend módosítási javaslatok összefoglalása tanulmány; Javaslat a hivatali szervezet átalakítására; Szervezeti kontexdiagram; SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok; Javaslat a pályázatos fájl struktúrára Vezetői határidő nyilvántartási excel tábla; menedzsment módszertan; g) az önmányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása, h) az önmányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának szerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe A feladat célja az önmányzat által nyújtott közszolgáltatások minőségének javítása volt. 9

A helyzetelemzés feltárta, hogy gyai az Önmányzat és az intézmények közötti együttműködés közös rendezvények, programok kapcsán, illetve szoros az együttműködés főleg a költségvetés tervezés és gazdálkodás területen, illetve számos, napi operatív működést (karbantartás, jogértelmezés, általános tájékoztatás) illetően. A Hivatal vezetői és az intézményvezetők szerint egyöntetűen problémamentes a kapcsolat, néhány kisebb finomhangolási igénytől eltekintve. A feladat végrehajtása keretében az önmányzati intézményekkel közös munkával az információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése történt meg. Javaslat készült a kommunikációt támogatató nyomtatványok használatára: Fejlesztési célok ismertetése; Kis ű kötelezettségvállalások bejelenése; Karbantartási igények kezelés; Jogszabály értelmezés kérés; Általános tájékoztatások, bejelentések. Eredménytermékek: Javaslat az információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése, és a hivatali folyamatokba történő beillesztésére; Kerekegyháza Város Önmányzat Intézmény karbantartási igény kezelési folyamat ábra; Fejlesztési célok bemutatása adatlap - intézményi adatszolgáltatás költségvetési koncepció összeállításához; Kis ű kötelezettségvállalás -intézményi bejelentő; Intézményi karbantartási lap; j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése k) szervezeti szintű teljesítménymérési és elési eszközök bevezetése Kerekegyháza Város Önmányzata a Polgármesteri Hivatal teljesítmény-menedzsmentjének részleges reformját határozta el az ÁROP pályázat keretében. Ennek keretében a HR komplex rendszerén belül két terület fejlesztése történt: egységes és szabványos munkaköri leírások készültek a TER2 szoftver segítségével és a teljesítményelési rendszer koncepcionális kialakítása, ami a TER2 szoftver által lehetővé tett alkalmazások és a 360 fokos elés vegyes használatával történt. A szoftver képes támogatni nagyobb szervezetek hatékonyságának növelését a munkakörök számítógépes rendszerbe történő rögzítése és nyilvántartása valamint a szervezet belső összefüggéseinek feltérképezését, a szervezetben végzett feladatok áttekintését, esetlegesen azok folyamatokba való szervezését is és ezáltal a humán erőforrás optimális felhasználásáért felelős vezetők számára. A szoftver adatbázisának feltöltéséhez tevékenységelemzés készült a Hivatal valamennyi dolgozója vonatkozásában a személyes interjúztatás és a kérdőíves lekérdezés módszerével. A munkaköri leírásokon kívül a feladat eredményeként készült egy döntés-hatásköri mátrix, ami a SAMU-Ter2 szoftver adatbázisában került rögzítésre. A döntés-hatásköri mátrix az Önmányzat és a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ében rögzített szabályzatok alapján készült el. Elkészítése hozzájárul az általános döntési kompetenciák, eljárások szerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése projektcél eléréséhez. 10

A SAMU-Ter2 rendszer támogatja a szervezeti és egyéni teljesítmény mérését, elemzését a szervezet (vagy annak egy része) által ellátott feladatokra fordított munkaidő nyilvántartása útján. A feladat zárásaként megtörtént az érintett felhasználók oktatása is. A képzés a szoftver használatán felül kiterjedt a munkaköri leírások és döntési mátrix karbantartására, továbbá a teljesítménymérés támogatására. A koncepció bevezetésre azóta nem került sor, azonban a közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményelésről szóló 10/2013. (VI. 30.) KIM rendelet megjelenésével a ábbi irányoktól eltérő irányt vett a teljesítményelés rendszere miatt ma már nem is szükséges. A minősítés a hatályba lépés óta kötelező módon a rendelet 1-5. mellékleteiben szereplő elő lapokon történik, elektronikus formában. Eredménytermékek: TER2 szoftver; Teltöltött adatbázis; Záró vezetői jelentés tevékenységelemzés és munkaköri leírások készítése számítógépes adat-bázis támogatásával; Munkaköri leírások; Teljesítményelési Koncepció; Értékelési űrlap vezetők alulról felfelé történő eléséhez; Értékelési űrlap köztisztviselők felülről, illetve oldalról történő eléséhez; E feladat eredményeit a 6. számú ábra mutatja. l) a projekt szemlélet megerősítése érdekében 2009. október 19-20-án projektmenedzsment és beruházás menedzsment oktatásra került sor 15 dolgozó részvételével. A képzés során a dolgozók teljesítményének elésére sor került, az oktatás és az oktatók elésére azonban nem. A jelen projekt során végzett interjúkból megállapítható, hogy a képzést a dolgozók hasznosnak ítélték. Eredménytermékek: Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; 3.2 A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása A Hivatal a költségvetési tervezésben, pénzügyi és gazdasági átláthatóságban és ellenőrizhetőségben a költségvetési gazdálkodás eredményességének javításában látta a feladat megvalósítását. a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása A feladat keretében elvégezett fejlesztése, a kötelezettségvállalások rendjének folyamatoptimalizálása, folyamatszervezés, szabályzatok átdolgozási javaslata. A feladat keretében került sor a kockázatkezelési rendszer kiépítésére, elkészült a kockázatkezelési szabályzat, a kockázatok azonosítása és felmérése megtörtén, kialakításra került a kockázatkezelési szabályzat. Eredménytermékek: 11

Kiadmányozási szabályzat; Intézményi_kockázatfelelősök_névsora; Kockázatkezelés_workshop_prezentáció; Jelenléti ív_kockázatkezelés; Kockázat_azonosító_lap; Kockázat_nyilvántartólap; Kockázati_Akcióterv; b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önmányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között, d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata A projektben a Helyzetelemzés részeként hat problémás, fejlesztendő terület azonosítása történt meg, melyek a 2010.02.18-án megtartott workshop keretében kiegészültek a folyamatok optimalizálás egyéb lehetőségeivel. Mivel a folyamatokat nem lehet elkülönülten vizsgálni a stratégia tervezés valamint a stratégiai tervek gondozási folyamatától, ezért a workshop és a fejlesztés keretében együtt történt a négy folyamat vizsgálata és a folyamatok esetében a stratégiai teljesítménymutatók kialakítása. Stratégiai tervezés folyamata; Költségvetés tervezés folyamata; Stratégiai tervezés és az éves költségvetési tervezés összekapcsolása folyamata; A stratégiai tervek gondozási folyamata; Eredménytermékek: A stratégiai tervezés, a költségvetés készítés és elfogadás, a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, a stratégiai tervek gondozása, folyamatok fejlesztése tanulmány; A költségvetés készítési folyamata folyamatábra; Workshop prezentáció; Workshop jelenléti ív; f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása továbbá a g) környezetbarát közbeszerzési gyalat bevezetése A feladatok keretében a közbeszerzési ismeretek a gyalatban és környezetbarát közbeszerzési gyalat bevezetése oktatására került sor 2009. augusztus 10-11-én 10 fő részvételével. Eredménytermékek: Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 12

A feladat keretében, a kockázatkezelés kialakított helyi szabályainak, a kockázatelemzés módjának és a kockázatkezelési rendszert működtetésének megismertetése érdekében kockázatkezelés képzésre került sor 2009. október 26-án és 2009. október 28-án 17 fő részvételével. Minkét képzés során a dolgozók teljesítményének elésére sor került, azonban az oktatás és az oktatók elésére nem. A jelen projekt során végzett interjúkból megállapítható, hogy a képzéseket a dolgozók hasznosnak ítélték. Eredménytermékek: Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; Ellenőrzési nyomvonal; 3.3 Partnerség erősítése b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa, c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba, d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére A partnerség erősítésére érdekében a Kerekegyházi Polgármesteri Hivatal a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusának erősítését és a partnerség erősítése a Kistérséghez tartozó települések között tűzte ki célul. E feladat keretében készült el a Stakeholder-elemzés (fontos szervezetek beazonosítása, kapcsolatfelvétel) módszertana, ami a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusát támogatja. Megtörtént a módszertan belső szabályzatokba illesztése, a Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési Szabályzatának 7. számú mellékleteként. A fejlesztés keretében javaslatok születtek: A Kommunikációs stratégia megfogalmazására A kommunikáció rend szabályozására A nyilatkozati rend kialakítására,. A kommunikációs feladatok ellátásáért felelős személy kijelölésére A Polgármesteri titkár munkakör munkaköri leírásába a feladat rögzítésre került. Továbbá elkészült a Hivatal Panaszkezelési szabályzat is. Ennek hatályosulása az eltelt időszak alatt megvalósult, azonban a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény 2014. január 1-jei hatályba lépése miatt ma már nem vizsgálható. Kialakításra került továbbá az önmányzat honlapján a civil szervezetek nyilvántartása, és az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezése feladat keretében a következő területek támogatására készült, a kommunikációt támogatató nyomtatvány: Adatváltozás bejelentés; Szociálpolitikai Kerekasztal jegyzőkönyvének készítése; 13

Támogatási keret elszámolása. Eredménytermékek: Stakeholder-elemzés módszertan; Panaszkezelési szabályzat; Panasz és közérdekű bejelentési nyomtatvány; Civil szervezetek nyilvántartása; Javaslat - véleményezési lehetőség kialakítására, a civil szervezetek döntéshozatali folyamatokba történő bevonása kapcsán,- az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezésére, a civil szervezetek információ át-adási pontjainak kialakítására, a kapcsolódó űrlapok gépesítésére; Civil szervezetek adatváltozás bejelentés nyomtatvány; Szociálpolitikai Kerekasztal jegyzőkönyvének készítése nyomtatvány; Támogatási keret elszámolása nyomtatvány; 14

3.4 A projekt eredményei, hatása Intézkedések Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) em tervezett eredmények, hatások (pl. növekedett az adminisztrációs teher, javult s belső hatékonyság) a)általános döntési kompetenciák, eljárások szerűsítése a stratégia menedzsment erősítése érdekében b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; Tanácsadás Tanácsadás Tanácsadás, folyamatok fejlesztés Tanácsadás Időgazdálkodási problémák, felesleges tevékenységek elkerülése, nincs rend, jövőkép A hivatal működésében jelentkező zavarok kiküszöbölése A szervezet hatékonyságának növelése Időgazdálkodási problémák, felesleges tevékenységek elkerülése, nincs rend, jövőkép A hivatal szakmai munkájának javítása, szervezet hatékonyságának növelése A döntési mechanizmus szerűsítése Stratégiai tervezési tábla; A stratégiai tervezés, A költségvetés készítés és elfogadás, A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása, A stratégiai tervek gondozása folyamatok fejlesztése workshop prezentáció; Jelenléti ív; Vezető határidő nyilvántartási excel tábla; Ügyfélelégedettségmérés eredményeinek elemzése a helyzetfelmérés dokumentum keretében; Ügyfélelégedettségi_kérdőív_2011_01_15 Ügyfélelégedettségi_kérdoív_2012_04_23 Ügyfélelégedettség mérési eljárásrend; Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat működésének fejlesztésére; Ügyfél elégedettség mérés 2009 2010 Kerekegyháza Város Önmányzata Polgármesteri Hivatalánál Vezetői összefoglaló 2010. 04. 19 Rendeleltalkotási folyamatfejlesztés workshop prezentáció; Workshop jelenléti ív; Módosított folyamatábra; Rövid, közérthető szöveges ismertető a rendeletalkotási folyamatról; Egyszerűsített hatásvizsgálati lap a helyi rendeletek előzetes és utólagos hatásvizsgálatokhoz és az adminisztratív terhek méréséhez; Rövid, közérthető írásos dokumentum a honlapra; Teljesítménymutatók kialakítása, bevezetési akcióterv; SZMSZ módosítási javaslat. Szervezeti térkép, SZMSZ, ügyrend módosítási javaslatok összefoglalása tanulmány; Javaslat a hivatali szervezet átalakítására; Szervezeti kontexdiagram; 2009.12.31 2009. december 01. 2009. december 11. valamint 2010. március 17.- 2010. április 02. között 2009.12.31 2009.12.31, 2010.04.30. A belső folyamatok minősége, hatékonysága javult, stratégiai döntések megalapozottsága növekedett A szervezet hatékonyságának növekedése belső folyamatok minősége, hatékonysága javult. A hivatal szakmai munkája javult, ügyintézési idő csökkent A gazdasági program felülvizsgálata már magasabb minőségi követelmények szerint készült övekedett a köztisztviselők önbizalma Az Európai Unió elvárásainak is megfelelő hatásvizsgálati lap bevezetés A szervezeti változás kedvezően hatott a Hivatal projektszerű működésére 15

Intézkedések Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) em tervezett eredmények, hatások (pl. növekedett az adminisztrációs teher, javult s belső hatékonyság) f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; SZMSZ ügyrend módosítási javaslatok; Javaslat a pályázatos fájl struktúrára Vezetői határidő nyilvántartási excel tábla; menedzsment módszertan; 2009.12.31., 2010.04.30 A hivatal szakmai munkája javult, ügyintézési idő csökkent g) az önmányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; h) az önmányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának szerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése; k) szervezeti szintű teljesítménymérési és elési eszközök bevezetése; Intézkedések Tanácsadás, szoftver beszerzés A rossz kommunikációs csatornák és technikák révén a rendszer nem tud optimálisan működni, a fenntartott intézményekkel a kapcsolattartás nehézkes. A szervezet hatékonyságának növelése, a hivatal szakmai munkájának javítása Javaslat az információáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése, és a hivatali folyamatokba történő beillesztésére; Kerekegyháza Város Önmányzat Intézmény karbantartási igény kezelési folyamat ábra; Fejlesztési célok bemutatása adatlap - intézményi adatszolgáltatás költségvetési koncepció összeállításához; Kis ű kötelezettségvállalás -intézményi bejelentő; Intézményi karbantartási lap; TER2 szoftver beszerzése; Teltöltött adatbázis; Záró vezetői jelentés tevékenységelemzés és munkaköri leírások készítése számítógépes adat-bázis támogatásával; Munkaköri leírások; Teljesítmény-elési Koncepció; menedzsment és beruházás menedzsment oktatás 2010.04.30 2009.12.31 Az infomációáramlás folyamatának kialakítása, űrlapok gépesítése, az intézményekkel való kapcsolat erősödött, információ áramlás jól biztosított A szervezet hatékonysága növekedett, a munkaköri leírások minősége javult Teljesítmény mérési rendszerek megismerése l) a projekt szemlélet megerősítése. Oktatás szervezetben történő munkavégzés, szervezet hatékonyságának növelése Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; 2009. október 19-20 Ismeretek megszerzése csapatszellem erősítése 16

Intézkedések Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) em tervezett eredmények, hatások (pl. növekedett az adminisztrációs teher, javult s belső hatékonyság) 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; Tanácsadás A költségvetési eljárás folyamata átfogó modernizációt igényel a források hatékonyabb elosztása érdekében. Kiadmányozási szabályzat; Intézményi_kockázatfelelősök_névsora; Kockázatkezelés_workshop_prezentáció; Jelenléti ív_kockázatkezelés; Kockázat_azonosító_lap; Kockázat_nyilvántartólap; Kockázati_Akcióterv; 2010.03.31 Szabályzatok, kialakítása, aktualizálása b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önmányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; Tanácsadás, folyamatfejlesztés A költségvetési eljárás folyamata átfogó modernizációt igényel a források hatékonyabb elosztása érdekében. A költségvetés készítési folyamata folyamatábra; Workshop prezentáció; Workshop jelenléti ív; 2010.03.31 A szervezet hatékonysága növekedett Munkakapcsolatok erősödése f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása; g) környezetbarát közbeszerzési gyalat bevezetése; Oktatás A költségvetési eljárás folyamata átfogó modernizációt igényel a források hatékonyabb elosztása érdekében. Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; 2009. augusztus 10-11 Közbeszerzési ismeretek a gyalatban és környezetbarát közbeszerzési gyalat bevezetése oktatás h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása. Oktatás, tanácsadás A költségvetési eljárás folyamata átfogó modernizációt igényel a források hatékonyabb elosztása érdekében. Értesítés a képzésről; Jelenléti ív, képzés tematika; Tanúsítvány átvételi lap; Ellenőrzési nyomvonal; 2009. október 26 és 2009. október 28 A kockázatkezelési rendszer működtetésének megismerése. A köztisztviselők feladatai közé beépült a kockázatkezelés 17

Intézkedések Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) em tervezett eredmények, hatások (pl. növekedett az adminisztrációs teher, javult s belső hatékonyság) 3. A partnerség erősítése b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére Tanácsadás szükség van egy civil stratégiára, mely szabályozza az önmányzati civil kapcsolatok rendszerét Stakeholder-elemzés módszertan; Panaszkezelési szabályzat; Panasz és közérdekű bejelentési nyomtatvány; Civil szervezetek nyilvántartása; Javaslat - véleményezési lehetőség kialakítására, a civil szervezetek döntéshozatali folyamatokba történő bevonása kapcsán,- az információáramlás hálózatszerű (nem digitális) megszervezésére, a civil szervezetek információ át-adási pontjainak kialakítására, a kapcsolódó űrlapok gépesítésére; 2. táblázat A projekt eredményei, hatásai 2010.04.30 jól működő kapcsolat, jó információáramlás Erősödött a kapcsolat a bevont civil szervezetekkel 18

3.5 Az indikátorok megvalósulása 3.5.1 Vállalt indikátorok Kerekegyháza Város Önmányzat a pályázat megvalósítása során az alábbi indikátorok teljesítését vállalta: Bevont partnerek száma A vállalt indikátor teljesült. Mutató neve Kiinduló 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Kumulált Bevont partnerek 0 4 0 0 0 0 0 0 4 száma Felülvizsgált 0 4 0 0 0 0 0 0 4 szervezeten belüli eljárások száma Képzettek száma 0 15 0 0 0 0 0 0 15 A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) 0 35 0 0 0 0 0 0 35 Átalakított szervezeten belüli eljárások száma 0 4 0 0 0 0 0 0 4 3. táblázat Vállalt indikátorok Sorszám Bevont partner megnevezése A bevonás módja 01 Városfejlesztési, Mezőgazdasági, és részvétel műhelymunkán Környezetvédelmi Bizottság képviseletében Domján István és Rozsnyói Zoltán 02 Ügyrendi, Ifjúsági és Kulturális részvétel műhelymunkán Bizottság képviseletében Dr. Zöldi Gábor 03 Humán Szolgáltató Központ - Szabó részvétel műhelymunkán Marianna 04 Móra Ferenc Általános Iskola és részvétel műhelymunkán Alapfokú Művészetoktatási Intézmény - Gyurkovics Balázsné 05 apközi Otthonos Óvoda - Hallainé részvétel műhelymunkán Kis Mária 06 Katona József Művelődési Ház - részvétel műhelymunkán émeth Mariann 07 Kerekegyházi Városgazdasági Kft - részvétel műhelymunkán Ferencz Péter 08 Mozgáslátozottak Egyesülete - Malecz Alajosné bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önmányzattal 09 Máltai Szeretetszolgálat Helyi Szervezete - Fritzné Kiss Éva 10 Kiskunsági Hagyományőrző, Kézműves és Turisztikai Egyesület - Rendek Lászlóné 11 Kerekegyházi Hegyközség - Sápi Tibor 12 Kerekegyházi Gyermek- és Felnőttvédelmi Alapítvány - Monostori Ferencné való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önmányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önmányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önmányzattal való kapcsolat véleményezése bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önmányzattal való kapcsolat véleményezése 13 Galamb és Kisállattenyésztők Egyesülete - Virág Mihály bevonás civil szervezettel kapcsolattartás feladat - stakeholder elemzés kapcsán - önmányzattal való kapcsolat véleményezése 4. táblázat Bevont partnerek száma 19

Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma 1. Rendeletalkotási és rendelet felülvizsgálati folyamatok felülvizsgálata; 2. Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat fejlesztésére; 3. A stratégiai tervezési folyamat felülvizsgálata; 4. A költségvetés tervezési folyamat felülvizsgálata; 5. A stratégia tervezés és éves költségvetés összekapcsolása folyamat kialakítása; 6. A stratégiai tervek gondozási folyamatának fejlesztése; 7. A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; A vállat indikátor teljesült. Képzettek száma A vállat indikátor teljesült. Sorszám Képzés megnevezése Képzés időpontja Résztvevők száma (fő) a jelenléti ívek szerint 01 menedzsment 2009. október 19 17 02 Közbeszerzési ismeretek a gyalatban és a környezetbarát közbeszerzési gyalat bevezetése 2009. október 20 16 2009. augusztus 10 10 2009. augusztus 11 10 03 Kockázatkezelés 2009. október 26 16 2009. október 28 16 5. táblázat Képzettek száma A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Az önmányzat 2009. évi költségvetésének végrehajtásáról szóló, Kerekegyháza Város Önmányzat Képviselő-testületének 7/2010.(IV.29.) számú önmányzati rendelete szerint Kerekegyháza Városi Önmányzat intézményeinek létszám előirányzata 2009. évben A Polgármesteri Hivatal éves statisztikai állományi létszáma 63 fő volt, aminek a 35%-a 22,5 fő. A hivatal dolgozóit legszélesebb körben érintő szervezetfejlesztési intézkedés a munkakörelemzés és a munkaköri leírások készítése volt. A projekt során 33 fő munkakör elemzése történt meg és ugyanennyi munkaköri leírás készült, amiből megállapítható, hogy a vállalt indikátor teljesült. Átalakított szervezeten belüli eljárások száma 8. Rendeletalkotási és rendelet felülvizsgálati folyamatok felülvizsgálata; 9. Koncepcionális javaslat az ügyfélszolgálat fejlesztésére; 10. A stratégiai tervezési folyamat felülvizsgálata; 11. A költségvetés tervezési folyamat felülvizsgálata; 12. A stratégia tervezés és éves költségvetés összekapcsolása folyamat kialakítása; 13. A stratégiai tervek gondozási folyamatának fejlesztése; 14. A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; A vállat indikátor teljesült. 3.5.2 Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok Indikátor neve Ügyfél elégedettség növelése Megység (db, fő, %) Bázis Megvalósítási időszak (cél) Fenntartási időszak (cél) % 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 0 15 15 15 15 15 15 15 6. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátorok Az indikátor teljesülése két megközelítésben (pozitív és negatív) vizsgálható: az ügyfél elégedettségi kérdőív egyes - az elégedettség szempontjából releváns - kérdéseinél adott pozitív válaszoknál az pozitív válaszok meghaladják-e a 15%-ot, vagyis a vállalt indikátor teljesül-e, illetve; a negatívan elő válaszok nem haladják-e meg a 15%-ot. Az alábbi táblázatban a Vezetői összefoglaló - ügyfél elégedettség mérés 2009-2010 Kerekegyháza Város Önmányzata Polgármesteri Hivatalánál 2010. 04. 19. dokumentum alapján bemutatjuk az indikátor teljesülését. 20

Ügyfél elégedettségi vizsgálat kérdése I. forduló választ adók száma (fő) Pozitív választ adók -%-a II. forduló választ adók száma (fő) Pozitív választ adók -%-a Indikátor teljesülése 15% felett? Milyennek ítéli a hivatal ügyfélfogadási idejét? elegendő és megfelelő elosztású 32 86 11 92 az ügyintézési idő több félfogadási időre lenne szükség 3 8 1 8 alig veszi figyelembe az állampolgárok 1 3 0 0 munkaidejét egyáltalán nem veszi figyelembe az állampolgárok 0 0 0 0 munkaidejét Milyennek ítéli az ügyfélfogadás technikai, környezeti feltételeit? színvonalas 29 78 6 50 elfogadható 6 16 6 50 rossz 1 3 0 0 méltatlan 0 0 0 0 Azt az ügyet, amiért most érkezett sikerült elintéznie? első próbálkozásra sikerült 35 95 10 83 egy-két alkalommal el kellett jönnöm, hogy 2 5 1 8 elintéződjön csak dik próbálkozásra 0 0 0 0 sikerült nem sikerült 0 0 0 0 Mennyi időt töltött várakozással az ügyintézés során? ügyemet azonnal sikerült elintéznem 26 70 6 50 csak 5 percet várakoztam 10 27 6 50 1 órát kellett várnom 0 0 0 0 1 óránál többet várakoztam 0 0 0 0 Mennyire elégedett az ügyintéző munkájának szakszerűségével? nagyon elégedett 29 78 8 67 elégedett 7 19 4 33 kevésbé elégedett 0 0 0 0 egyáltalán elégedett nyitott, udvarias, segítőkész nem kedves, előzékeny, 0 0 0 0 Milyennek ítéli az ügyintéző magatartását? 37 100 12 100 udvariatlan 0 0 0 0 közömbös 0 0 0 0 7. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátor részletezése 21

3.5.3 Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok Esélyegyenlőségi indikátor vállalások ko r Családbarát emek Akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Jelenlegi ko r végéig végéig Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása (I/) Esélyegyenlőségi terv, koncepció megléte (I/) I I I I I A szervezet döntéshozói, munkavállalói vagy közönsége számára évente esélyegyenlőségi képzést tart (I/) Az esélyegyenlőségi célcsoportot vagy annak képviselőit bevonta a projekt tervezésébe (I/) I I I I I Felmérést készített arról, hogy a tervezett fejlesztés milyen hatással lesz a célcsoport élethelyzetére (I/) * főbb megállapításokat a szöveges mezőben kérjük megjeleníteni. Leghátrányosabb helyzetű kistérségben vagy halmozottan hátrányos helyzetű településen működik, fejleszt (I/) Infokommunikációs akadálymentesítés (I/) 22

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások ko r Családbarát emek Akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Jelenlegi ko r végéig végéig ők száma a felső-, és középvezetésben (fő) 2 2 3 Részmunkaidős foglalkoztatottak száma (fő) 0 0 0 0 Távmunkában foglalkoztatottak száma (fő) 0 0 Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma (fő) 2 2 2 Roma foglalkoztatottak száma (fő) 0 0 50 évnél idősebb, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma (fő) Pályakezdő, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma (fő) 0 0 0 0 23

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások ko r Családbarát emek Akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Jelenlegi ko r végéig végéig Gyesről, gyedről, ápolási díjról visszatérők alkalmazása az elmúlt illetve elkövetkező 5 évben (fő) Rugalmas munkaidőszervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége (I/) Munkaidő-kedvezmény biztosítása a dolgozók továbbképzéséhez (I/) 14 17 14 17 17 I I I GYES-en, GYED-en levő munkatársakkal való szervezett, dokumentált kapcsolattartás (I/) I I I I I Vállalati, szervezeti gyermekintézmények a (I/) A megvalósítás során eszközöket alkalmaz a célcsoport érdekeinek figyelembevételére, védelmére (I/) * ezeket sorolja fel a szöveges mezőben Figyelembe veszi és íti a közlekedési kapcsolatok, a térhasználat és a kiegészítő létesítmények tervezése a nők és I I I 24

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások ko r Családbarát emek Akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Jelenlegi ko r végéig végéig férfiak igényeit, (I/) Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során a célcsoport képviselőit bevonja a tervezésbe, megvalósításba (I/) A projekt végrehajtása során megszülető termék és/vagy szolgáltatás más társadalmi csoportnál igazolhatóan kedvezőbben hat az esélyegyenlőségi célcsoportok helyzetére, életminőségére (I/) * indokolja a szöveges mezőben Vállalkozásfejlesztés vagy szervezetfejlesztés esetén speciális figyelmet fordít a nők/romák/fogyatékkal élők vezette szervezetekre, vagy kifejezetten az ő igényeikre specializált vállalkozásokra, szervezetekre, (I/), röviden ismertesse a szöveges mezőben Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során legalább egy esélyjavító funkciót alkalmaz (I/) * röviden ismertesse a szöveges mezőben I I I 25

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások ko r Családbarát emek Akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Jelenlegi ko r végéig végéig A közfeladatok és/vagy jogszabályok olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport jogi helyzetének a javítását szolgálja (I/) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A közigazgatási eljárások, ügyintézés olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport ügyféli helyzetének könnyítését szolgálja (I/) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A projekt olyan szolgáltatást és/vagy szolgáltatáson belüli speciális elemet tartalmaz, ami egy meghatározott hátrányos helyzetű társadalmi csoport igényére tekintettel került kialakításra (I/) * ezt, ezeket nevezze meg a szöveges mezőben Az érintett célcsoport számára a fejlesztés eredményéhez való hozzáférést a fejlesztő vagy partnere aktívan, és az esélyegyenlőségi célcsoport(ok) I I I I I 26

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások ko r Családbarát emek Akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Jelenlegi ko r végéig végéig képviselőivel egyeztetett módon segíti (I/) A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket (I/) I 8. táblázat Esélyegyenlőségi indikátorok I 27

3.5.4 Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok Környezeti fenntarthatósági vállalások/ Kategóriák Fenntarthatósági szempontok Pont Megység I/ végéig Jelenlegi Környezettudatos menedzsment és tervezés Környezeti szempontú tanúsítás szerint működik Fenntarthatósági tervvel vagy programmal rendelkezik vagy vállalja elkészítését Rendelkezik önmányzati környezetvédelmi alappal vagy vállalja annak létrehozását Környezetvédelmi/fenntarthatósági megbízott, munkacsoport kijelölése (ha erre nem kötelezett) A szervezet rendszeres környezeti teljesítmény elésének bevezetése 0,5 I/ 0,3 I/ I I I 0,3 I/ I I I 0,2 I/ I I I 0,3 I/ Környezeti auditok lefolytatása 0,3 db/év 0 0 A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók száma 0,3 fő/összlétszám/ év 0 0 yilvánosság számára aktuális környezeti információkhoz való hozzáférés rendszeres, és a kötelező men felüli biztosítása 0,2 db/év I 0 1 1 28

Környezeti fenntarthatósági vállalások/ Kategóriák Fenntarthatósági szempontok Pont Megység I/ végéig Jelenlegi A termék-, szolgáltatásfejlesztés során a környezeti hatások elemzése megtörténik és a fejlesztés ezek figyelembevételével valósul meg A projekt kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére Az igénybe vett tanácsadás, képzés, emberi erőforrás fejlesztés kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére A projekt egyéb fenntarthatóságot szolgáló fejlesztéseket tartalmaz Partnerség építés a projekt-tervezés és végrehajtás során A projekt megvalósulás helye társadalmigazdasági szempontból hátrányos helyzetű Helyszínválasztás környezetbarát közlekedési (elérhetőségi) szempontok ítése A társadalmi bizalom szintjének növekedését szolgáló megoldások száma Partnerei vagy társadalmi környezete számára szervezett környezettudatos vagy fenntarthatóság tanulásával kapcsolatos események száma 0,3 I/ I I I 0,2 I/ I I I 0,2 I/ I I I 0,3 I/ I I I 0,2 I/ I I I 0,2 I/ 0,2 I/ 0,3 db I 0 1 1 0,3 db/év I 0 1 1 29

Környezeti fenntarthatósági vállalások/ Kategóriák Fenntarthatósági szempontok Pont Megység I/ végéig Jelenlegi Fenntartható fejlődést szolgáló megvalósítás és Fajlagos vízfelhasználás csökkentése 0,3 m3/projektgazdánál foglalkoztatott fő Fajlagos energiafelhasználás csökkentése 0,3 kwh/projektgazdánál foglalkoztatott fő Kombinált valamint anyag- és energiatakarékos irodatechnikai készülékek beszerzése és alkalmazása Hasznosításra átadott hulladék arányának növelése az összes keletkezett hulladék arányában Újrahasznosított papír használat bevezetése és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során Ártalmatlanításra kerülő hulladék arányának csökkentése Összes keletkezett hulladék mennyiségének csökkentése Veszélyes hulladék arányának csökkentése a keletkezett összes hulladék mennyiségének arányában Egészséges, helyi- vagy bioélelmiszerek alkalmazása az étkeztetésben Béren kívüli (közérzetjavító) rekreációs, egészségügyi juttatások mének növelése 6,75 6,75 712,5 712,5 0,3 db 0 0 0,2 t/t 0 0 0,2 I/ I I I 0,2 t/t I 0,016 0,02 4,7 0,2 t I 1 0,8 0,3 t/t 0 0 0,2 I/ 0,3 eft/ projektgazdánál foglalkoztatott fő 0 0 30

Környezeti fenntarthatósági vállalások/ Kategóriák Fenntarthatósági szempontok Pont Megység I/ végéig Jelenlegi Egészségmegőrző munkahelyi feltételek javítása érdekében a jogszabályi előírásokon felül munkaegészségügyi és -biztonsági tárgyi eszköz beszerzés Tömegközlekedést használó (támogatott) munkavállalók számának növelése a helyi munkavállalók arányának szinten tartásával A fejlesztés időszakában az ökohatékonyságra, környezet-egészségügyi, környezet-tudatosságot erősítő feladatokra fordított kiadások A tudásmegosztás (képzések, műhelyek, konferenciák, megbeszélések stb.) választott körülményei környezettudatosságot tükröznek Környezeti szempontokat ít a beszerzendő eszközök, termékek, alapanyagok elésénél/kiválasztásánál Környezeti menedzsment rendszerrel rendelkező beszállítóktól rendeli eszközeit, vagy a tanácsadó, oktató szolgáltatásokat 9. táblázat Környezeti-fenntarthatósági indikátor 0,2 eft/ projektgazdánál foglalkoztatott fő 0 0 0,2 fő 0 0 0,3 eft/eft 0 0 0,2 I/ I I I 0,3 I/ I I I 0,3 db I 0 1 1 31

3.5.5 Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok Társadalmi fenntarthatóság ítése Vállalás Teljesülés a) Fajlagos vízfelhasználás me (teljes vízfelhasználás [m3] / termelés egysége [változó]) b) Fajlagos energiafelhasználás me (teljes energiafelhasználás [kwh] / termelés egysége [változó]) 6,75 4,019 712,5 369 c) Üvegházhatású anyagok kibocsátásának me (CO2e) [t/év] d) Ártalmatlanításra kerülő hulladék me (ártalmatlanításra kerülő hulladék [t] / összes hulladék mennyisége [t]) e) A kistérségben élők foglalkoztatottságának me (kistérségben élő foglalkoztatottak száma [fő] / a foglalkoztatottak száma [fő]) f) A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók száma [fő] 10. táblázat Társadalmi fenntarthatósági indikátor 0,016 4,7 0 17 32

4 Akció terv a hiányosságok, indikátorok pótlására Kerekegyháza Város Önmányzata a pályázat megvalósítása során vállalt indikátorait minden területen maradéktalanul teljesítette, így a felülvizsgálat eredményeként kijelenthetjük, hogy akcióterv készítése az elmaradt vagy hiányos indikátorok teljesülések pótlása érdekében nem szükséges. A pályázati felhívás értelmében a projektgazdának jelentési kötelezettsége van a projekt megvalósítása és a során. A Támogatási Szerződésben foglaltak értelmében a Kedvezményezett köteles adatot szolgáltatni a projekt megvalósulásáról. E jelentési kötelezettségnek a i időszakban még eleget kell tenni. A projektgazda köteles továbbá a pályázattal, illetve a projekt megvalósításával kapcsolatos dokumentumokról nyilvántartást készíteni és azokat legalább 2020. december 31-ig megőrizni, melyet a közreműködő szervezet helyszíni vizsgálat során kérhet. 33

5 Mellékletek 5.1 Felhasznált irodalom AAM Tanácsadó Zrt. 1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázat eredménytermékei. 5.2 Interjúk jegyzéke Sorszám Interjúalany neve, beosztása Az interjú időpontja 01 Vincze Miklós jegyző 2014. január 15. 02 Halcsikné Szabó Ágnes pénzügyi irodavezető 2014. január 15. 5.3 Ábra jegyzék 1. ábra A Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok... 3 2. ábra Kerekegyháza Önmányzat által vállat részterületek az ÁROP- 1.A.2/A-2008-2009. pályázatban... 6 5.4 Táblázatok jegyzéke 1. táblázat Áttekintő projektadatok... 5 2. táblázat A projekt eredményei, hatásai... 18 3. táblázat Vállalt indikátorok... 19 4. táblázat Bevont partnerek száma... 19 5. táblázat Képzettek száma... 20 6. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátorok... 20 7. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátor részletezése... 21 8. táblázat Esélyegyenlőségi indikátorok... 27 9. táblázat Környezeti-fenntarthatósági indikátor... 31 10. táblázat Társadalmi fenntarthatósági indikátor... 32 34

MultiContact Consulting Kft. yilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu