Verzió 2.3 2010.10.05. CmpLex Officium Felhasználói kézikönyv
Tartalmjegyzék 1 Bevezetés... 4 1.1 Rendszerkövetelmények... 4 1.2 Fgalmtár... 4 2 Officium lehetőségek... 6 2.1 Áttekintés... 6 2.2 Általáns jellemzők... 7 2.2.1 Táblázats megjelenítés... 7 2.2.2 Az adatlaps megjelenítés... 11 2.3 Prgramindítás, működési módk... 13 2.4 Főmenü... 15 2.5 Officium ldalsáv... 16 2.6 Ügyvéd adatainak megadása... 17 2.7 Ügyfelek adatainak nyilvántartása... 20 2.7.1 Természetes személyek aznsítási adatlapja... 20 2.7.2 Természetes személy adatainak keresése a nyilvántartásban (F2)... 26 2.7.3 Szervezetek aznsítási adatlapja... 28 2.7.4 Szervezet adatainak keresése a nyilvántartásban (F2)... 37 2.7.5 Ügyfélhez kapcslódó adatk... 38 2.8 Ügyek adatainak nyilvántartása... 40 2.8.1 Ügyek aznsítási adatlapja... 40 2.8.2 Ügy adatainak keresése a nyilvántartásban (F3)... 48 2.9 Adatellenőrzések, Nyilatkzatk krábban rögzített adatkról... 49 2.9.1 JÜB ellenőrzés... 51 2.9.2 PMT ellenőrzés... 54 2.9.3 CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés... 57 2.9.4 TAKARNET ellenőrzés... 59 2.9.5 Nyilatkzat krábban rögzített adatkról... 60 2.10 Előzmények... 62 2.11 Kapcslódó dkumentumk... 64 2.11.1 Dkumentum kapcslat létrehzása... 64 2.11.2 Dkumentum csatlás törlése... 65 2.11.3 Dkumentum adatlap... 66 2.11.4 Dkumentum megnyitása... 66 2.11.5 Dkumentum záradék nymtatása... 66 2.11.6 Feljegyzések... 66 2.11.7 Dkumentum keresése a kapcslódó dkumentumk között... 67 2.11.8 Űrlapkitöltés... 68 2.12 Dkumentumtár... 71 2.12.1 Új dkumentum feltöltése (F8)... 71 2.12.2 Dkumentum keresése a nyilvántartásban (F4)... 76 2.12.3 Dkumentum megnyitás... 77 2.12.4 Dkumentum adatlap módsítás... 78 2.12.5 Dkumentum törlés... 78 2.12.6 Dkumentum záradék nymtatás... 80 2.12.7 Űrlapk... 81 2.13 Adatbázis mentése... 81 2.14 Adatbázis visszatöltése... 82 2.15 Alapadatk (F12)... 83 2.16 Rendszerbeállításk, infrmációk... 86 2.17 Adatk hitelességének ellenőrzése... 88 2.18 Rendszernapló... 89 2.19 Ablakk... 89 2.20 Névjegy... 91 2.21 Jgsultságkezelés, adatbiztnság... 91 2.22 Üzemeltetés... 92 3 Váltzásjegyzék... 94 3.1 Váltzásk a 2.02 verzióban... 94 2/102
3.1.1 Az ügyvédről nyilvántarttt adatk körének bővítése... 94 3.1.2 Dkumentum Előlap nymtatás váltzása... 94 3.1.3 A Dkumentum adatlap dialógus váltzása... 95 3.1.4 Dkumentum táblázat... 96 3.1.5 Ügyek táblázat... 97 3.1.6 Ügy aznsítási adatlap... 97 3.1.7 Természetes személyek táblázat... 98 3.1.8 Természetes személyek adatlap... 98 3.1.9 Szervezetek táblázat... 100 3.1.10 Szervezetek adatlap... 100 3.1.11 Adatellenőrzések adatlap... 101 3.1.12 Előzmények ablak... 101 3.1.13 Többfelhasználós munkavégzés támgatás... 101 3.1.14 Ügyvédre szűrés... 102 3.1.15 Az Officium adatai hitelességének biztsítása... 102 3.1.16 Felhasználói licensz kezelés... 102 3/102
1 Bevezetés Ez a felhasználói kézikönyv útmutatót és képeket tartalmaz arról, hgyan kell az Officium - jgügyletek biztnságát támgató nyilvántartó prgramt használni. A kézikönyv feltételezi a Micrsft Windws XP, Windws Vista vagy Windws 7 perációs rendszerekben való jártasságt. 1.1 Rendszerkövetelmények Az Officium használatáhz a számítógépnek az alábbi hardver és szftver követelményeknek kell megfelelnie: Minimum knfiguráció Ajánltt knfiguráció Hardver követelmények 1 GHz prcesszr 2 GHz prcesszr 512 MB RAM 1 GB RAM 16MB-s videó kártya 1GB szabad merevlemez-terület a.net 2.0 részére és tvábbi 1 GB az Officium prgram és adatai részére 32MB-s videó kártya 1GB szabad merevlemez-terület a.net 2.0 részére és tvábbi 10 GB az Officium prgram és adatai részére 1024x768 felbntásra képes megjelenítõ 1280 x 1024 felbntásra képes megjelenítõ Szftver követelmények MS Windws XP SP2 MS Windws XP SP2, Windws Vista, Windws 7 MS.Net framewrk 2.0 + SP1 MS.Net framewrk 2.0 + SP1 MS Wrd 2003 MS Wrd 2003 vagy későbbi verzió 1.2 Fgalmtár Az alábbiakban felsrljuk a jelen dkumentumban használt rövidítéséket, fgalmakat és jelentésüket: Szervezet: jgi személy vagy jgi személyiséggel nem rendelkező más szervezet. Ügyfél: Természetes személy vagy Szervezet. Adatellenőrzés: a JÜB-, PMT-, Céginfrmációs és Takarnet ellenőrzések gyűjtőneve. JÜB: adatlekérdezés a Jgügyletek Biztnságát Erősítő Adatszlgáltatási Keretrendszerből. PMT: pénzmsás és a terrrizmus finanszírzása megelőzésével, magakadályzásával összefüggő ellenőrzés. Takarnet: földhivatali adatbázisk távli adathzzáférését biztsító rendszerből való adatlekérdezés. Céginfrmáció: Céginfrmációs és az Elektrnikus Cégeljárásban Közreműködő Szlgálattól kérhető céginfrmációs szlgáltatás. Nyilatkzat: aznsítási adatkra vnatkzó nyilatkzat a krábban rögzített adatkról. Entitás, adatentitás: az Officium nyilvántartásában tárlt azns szerkezetű adathalmazk, úgymint Természetes személy, Szervezet, Ügy, Dkumentum stb. Szűkítés: az adatbázisban szereplő adatk megjelenítésének megadtt feltételek szerint történő krlátzása. Találati lista: egy kereséskr a szűkítési feltételeknek megfelelő adatk halmaza. 4/102
Fájl kiterjesztés: a tárlt dkumentumk esetében a tejes fájlnév végén a. (pnt) karakter után található 3-5 betűs karakterkmbináció, amely utal a fájlban tárlt infrmáció típusára. Alapadatk: az adatentitásk egyes adatai egy előre megadható elemkészlettel teljeskörűen meghatárzhatók. Ezeket az elemeket nevezzük Alapadatknak, az egyes adatkhz rendelt elemkészleteket pedig alapadat kategóriának. Ilyen kategória például az aznsító kmányk típusa vagy a dkumentumk típusai. Biznys alapadat kategóriák tetszőlegesen bővíthetők (lásd Alapadatk (F12) fejezet), míg másk csak előre meghatárztt értékkészlettel rendelkezhetnek. A jól átgndlt és megfelelően kialakíttt alapadat-gyűjtemény nagyban segíti az adatk rendszerezését és az azkban való keresést. Adatbázis hitelesség: az Officium adatbázisa hiteles, ha a benne található adatk az Officium prgrammal kerültek bele, illetve módsításra. Az adatk hitelességének megőrzését és ellenőrzését az Officium beépített algritmusai végzik. Böngészés üzemmód: biznys körülmények között az Officium böngészés üzemmódban működik, amely esetben az adatbázisban található adatk módsításáhz szükséges műveletek letiltásra kerülnek, csak a megtekintéshez, vágólapra másláshz és excel exprthz szükséges funkciók használhatók. Teljes jgú hzzáférés: funkcinális krlátzásk nélküli működési mód. 5/102
2 Officium lehetőségek A szftver alapvető célja, hgy a vnatkzó szabályzás [2007. évi LXIV. tv., 54/2007. (XII. 21.) IRM r., 2/2007. (XI. 19.) MÜK szabályzat; 2007. évi CXXXVI. tv. és ennek teljesítésére alkttt egységes és mintaszabályzat; 13/2005. (X. 27.) IHM r.] által megfgalmaztt elvárásknak való megfeleléssel hatékny eszköz legyen az ügyfélaznsítás és az ügyletellenőrzés srán. A kidlgztt rendszer a nyilvántartási kötelezettségek tejesítésében nyújt segítséget. Az Officium biztsítja a nyilvántartás vezetését az ügyfelekről, illetve igazlt adataikról; az kmányellenőrzésekről és az azk alapjául szlgáló ügyletekről; a hitelesített aláíráskról; az átalakíttt iratkról, illetve az iratátalakítás tényéről; az illetékes rendőrkapitányságnak írt bejelentésekről; az ügyletaznsításkról. 2.1 Áttekintés Az Officium nyilvántartásában a jgügyletek biztnságának támgatása érdekében az alábbi adatk és adatkapcslatk kerülnek eltárlásra: Természetes személyek aznsító adatai Szervezetek aznsító adatai Szervezet képviseletére jgsultak Ügyek aznsító adatai Ügyhöz kapcslódó ügyfelek (Természetes személyek vagy Szervezetek) Ügyhöz kapcslódó, ügyben érintett más személyek adatai Ügyfélhez, ügyhöz kapcslódó adatellenőrzések (JÜB, PMT, Céginfrmáció, TAKARNET) Ügyfélhez, ügyhöz kapcslódó nyilatkzatk a krábban rögzített adatkról Ügyfélhez, ügyhöz, adatellenőrzéshez, nyilatkzathz csatlt dkumentumk Ügyfél, ügy, adatellenőrzés és nyilatkzat aznsító adataiban történt váltztatásk A prgram előre meghatárztt esetenként bővíthető kategrizálásk segítségével támgatja az adatk megadását, ezeken keresztül pedig az egységes adatbázis kialakítását. Könnyedén készíthetők és csatlhatók feljegyzések ügyfélhez, ügyhöz, adatellenőrzéshez, nyilatkzathz. A nyilvántartásban tárlt adatk között összetett keresési feltételek fgalmazhatók meg a hatékny keresés érdekében. A leválgatásk eredménye egy exprt funkcióval csv fájlfrmátumú állmányba menthető, amely azután MS Excel segítségével tvábbfeldlgzható. A prgram saját dkumentumtárral rendelkezik. Ebben kerülnek eltárlásra a csatlt dkumentumk, a munka srán felhasználható irat- és nymtatványminták. A prgram CIE, wrd és text fájlfrmátumú irat- vagy nymtatványminták autmatikus kitöltésével is támgatja a munkát. A dkumentumk csatlására többféle lehetőséget biztsít a prgram a szkáss fájl dialógusból történő választás vagy drag&drp alkalmazásával, vagy akár egy képernyőtartalm képként történő elmentésével. A csatlt dkumentumk könnyedén akár egy kattintással megnyithatók és megtekinthetők. A prgram az adatk titksításával, rendszeres adatbázismentéssel és az adatk hitelességének rendszeres ellenőrzésével támgatja a biztnságs adattárlást. 6/102
2.2 Általáns jellemzők A nyilvántartás adatainak megjelenítése két frmában történhet. Keresés, listázás esetén táblázats-, egy knkrét entitás (ügyfél, ügy, dkumentum stb.) kiválasztásakr, adatainak felvitelekr pedig adatlaps megjelenítés történik. 2.2.1 Táblázats megjelenítés A táblázats megjelenítés jellemzően nagy tömegű infrmációt tartalmaz az adatk áttekintéséhez és kereséshez. 2.2.1.1 A megjelenítés testreszabásának lehetőségei Mivel a képernyő megjelenítő képessége krlátztt, ezért több lehetőség közül lehet választani a táblázats megjelenítés használatakr. A képernyő felbntásától függően több (nagybb felbntás, pl. 1280x1024) vagy kevesebb (kisebb felbntás, pl. 1024x768) adat látható a táblázatkban, amelyek tartalma mind vízszintes, mind függőleges irányban görgethető az autmatikusan megjelenő görgetősávkkal, ha a tartalm nem fér el a táblázat látható részében. A megjelenített adatszlpk srrendjének átrendezésével a táblázatban előrébb helyezhetők azk az adatszlpk, amelyek a keresések srán a könnyebb tájékzódást segítik. Az átrendezés úgy történik, hgy az egérmutatót a kívánt adatszlp fejlécére helyezve, majd a bal egérgmbt lenymva az így kiválaszttt adatszlp a kívánt megjelenítési srrend helyére húzható, majd tt a z eddig lenymtt bal egérgmbt felengedve rögzítésre kerül az új adatszlp pzíció. A példa az Anyja születési neve szlp áthelyezését mutatja, a művelet előtt: A művelet közben látható, hgy éppen hva kerülne az áthúztt adatszlp (a függőleges kékes vnal jelzi), ha felengednénk a jbb egérgmbt: 7/102
A művelet után: Az Officium nyilvántartása minden típusú entitásáról több adatt tartalmaz, mint amennyi egy képernyőn a táblázats megjelenítésben elfér. A táblázats megjelenítés tesztreszabásának tvábbi lehetősége a táblázatban megjelenítendő adatk kiválaszthatósága. A táblázat bármely részén a jbb egérgmbt lenymva megjelenő lebegőmenü segítségével rejthetünk el vagy jeleníthetünk meg adatkat: A megjelenő lebegőmenüben pipával jelöltek a látható adatszlpk. A menü kívánt elemére kattintva a megjelenítés állapta megváltztatható láthatóról rejtettre vagy frdítva. Több adatszlp láthatóságának megváltztatásáhz a műveletsrt minden adatszlp esetén újra el kell végezni. A lebegőmenüben látható adatszlp srrend nem feltétlenül azns a táblázatban lévő adatszlp srrenddel, mert ez utóbbi tetszőlegesen megváltztatható a krábban bemutatttak szerint. 8/102
2.2.1.2 Keresési, szűkítési lehetőségek Egyszerű esetben a képernyőn megjelenő táblázatban lévő adatk áttekintésével, a vízszintes gördítősáv használatával vagy a megjelenített adathalmaz lapzásával. Kevés adat esetében ez a módszer is elegendő, de egy biznys mennyiség felett már nem elég hatékny. A találati lista rekrd számláló által mutattt értékek alapján választhatunk keresési stratégiát. A találati lista rekrdszámláló által mutattt értékek: Ha a találati lista összes lapjainak száma az ötöt meghaladja, akkr már célravezetőbb szűkítési feltételek megadásával végezni a keresést. Azknak a táblázats megjelenítéseknek az esetében, ahl nagy mennyiségű adat között kell keresni, lehetőség van keresési feltételek megadására. A keresési feltételeknek megfelelő találati lista már csak azkat az adatkat fgja tartalmazni, amelyek megfelelnek a feltételnek. A megadható szűkítési feltételek entitás típusnként váltznak, de adattípusnként azns módn történnek az alábbiak szerint: Szöveges adatk esetében (pl. név, cím, és minden lyan adat, ami szabad szövegként rögzíthető) minta szerinti keresés történik, ami azt jelenti, hgy ha a feltételként megadtt szövegrészlet bárhl (elején, közepén, végén) előfrdul a keresett adatban, akkr az találatnak minősül és megjelenik a találati listában. 9/102
Dátum típusú adatk esetében lehetőség van knkrét dátum vagy intervallum megadására. A megadtt dátum értéknek mindig év.hó.nap frmátumúnak kell lennie (2008.10.12), nem lehet dátum részlet (pl. 2008.10). Knkrét dátumra történő szűkítés esetén a feltétel adatmezőbe a keresett dátumt kell beírni. Intervallum esetén az azt határló dátum értékeket kötőjellel elválasztva kell a keresőmezőbe beírni (pl. 2008.01.01-2008.12.31). Ha az intervallum feltétel valamelyik tagja hiányzik, akkr a keresés az így meghatárztt nyittt intervallumra fg megtörténni. Ha az első tag hiányzik (pl. -2008.12.31), akkr alulról lesz nyittt (azaz minden a megadtt időpnttal egyező vagy az előtti érték találatnak minősül). Ha a másdik (pl. 2008.01.01-), akkr felülről lesz nyittt (azaz minden a megadtt időpnttal egyező vagy későbbi érték találatnak minősül) az intervallum. Számk, összegek esetében is a fent leírt módn knkrét értékre vagy intervallumra lehet feltételt megadni. Kategrizálás jellegű adatk esetében (részletesebben lásd az Alapadatk című fejezetben) - melyeket a rögzítés srán is legördülő listából kiválasztva lehet beállítani - a lehetséges értékek közül egyet kiválasztva az azzal megegyező értéket tartalmazó srk kerülhetnek be a találati listába. Minden kategrizálás jellegű feltétel megadás esetében választható az Összes elnevezésű elem, amelynek választásával kikapcslható az adtt adatra történő szűkítés, azaz a szűkítés nem fgja figyelembe venni ezt az adatt, az bármilyen értéket tartalmazhat. Lgikai jellegű (igen/nem, igaz/hamis) adatk esetében egy hármállaptú jelölőnégyzet segítségével állítható be a kívánt feltétel. Ha a jelölőnégyzet háttere szürkés/zöldes színű ( vagy =mindegy), akkr az adatra nem történik szűkítés. Ha a jelölőnégyzet fehér hátterű, akkr az adatra történik szűkítés a jelölőnégyzet beállításának megfelelően ( =nem/hamis, vagy =igen/igaz). Ebben az esetben azk az adatk jelennek meg a találati listában, amelyeknek ez az értéke megegyezik a feltételként beállíttt értékkel. A szűkítés srán egyidejűleg több adatra is adható meg feltétel. Ilyen esetekben a megadtt feltételek egymással lgikai ÉS kapcslattal kmbinálva fejtik ki hatásukat, azaz a találati listában csak azk az adatsrk fgnak megjelenni, amelyekre az összes megadtt feltétel egyidejűleg igaznak biznyul. A feltételek számának növelése a leválgatás szigrítását jelenti. A megadtt szűkítési feltételek érvényre juttatása a Szűkítés nymógmb megnymásával lehetséges. Ekkr kerülnek feldlgzásra a megadtt feltételek és történik meg a találati lista összeállítása. Ha a megadtt feltételekben hiba található (pl. elírás vagy értelmezhetetlen karakter) akkr hibaüzenet jelenik meg. Sikeres végrehajtás esetén a találati listában megjelennek a leválgattt srk, és a táblázat számlálója mutatja a találatk számát (pl. Lap: 1/15 (297), azaz összesen 297 adatsr felel meg a feltételnek, a találati lista 15 lapjából az első lap látható a táblázatban). Ha a találati lista szűkített, akkr ezt a táblázat számláló mellett megjelenő ikn jelzi Lgikailag hibás feltétel megadása esetén előfrdulhat, hgy a találati lista egyetlen elemet sem tartalmaz (túl szigrú feltétel), vagy a találati lista a teljes adathalmazt tartalmazza (túl laza feltétel). Ilyen esetekben a keresési feltétel(ek) módsításával és a Szűkítés nymógmb ismételt használatával lehet váltztatni a végeredményen. A Teljes lista nymógmb használatával törölhetők a beállíttt szűkítési feltételek és megjeleníthető az adatbázis teljes adattartalma. 2.2.1.3 Lapzás A találati lista adatainak megjelenítése nem egyszerre, hanem lapzttan történik. Egy lapn az alapbeállításnak megfelelően maximum 20 adatsr jelenik meg, amely a Rendszerbeállításk, infrmációk menüpnt használatával majd a Táblázat lapmérete adat módsításával tetszőleges értékre beállítható. Ha a találati lista ennél több srt tartalmaz, akkr a többi adat lapzással érhető el. A lapzás műveletei a amelyek az alábbiak: nymógmb srral végezhetők, << - ugrás a találati lista legelső lapjára (a lista elejére) 10/102
< - ugrás az előző lapra (ha van ilyen) > - ugrás a következő lapra (ha van ilyen) >> - ugrás a találati lista utlsó lapjára (a lista végére) 2.2.1.4 Excel exprt A Természetes személy, Szervezet, Ügy, Dkumentum entitásk esetében a találati listába leválgattt adatk kimenthetők a prgramból egy ún. csv frmátumú fájlba, ami MS Excel segítségével megnyitható és az adatkkal tvábbi műveletek végezhetők. A művelet az Exprt nymógmb használatával kezdeményezhető, majd a megjelenő fájl mentés dialógusban megadtt helyre és néven létrehzásra kerül az adatkat tartalmazó csv kiterjesztésű fájl. 2.2.2 Az adatlaps megjelenítés Az adatlaps megjelenítés az adatk rögzítéséhez vagy részletes áttekintéséhez használats. Entitás típusnként eltérő felépítésben tartalmazza az azkra jellemző összes adatt módsítható vagy csak lvasható frmában, adatbeviteli mezőkben megjelenítve. Az adatlapk segítségével történik az adatk felvitele az adatbázisba, a már rögzített adatk módsítása vagy törlése. Az adatk felvitelekr és módsításakr a kötelezően kitöltendő adatk mezőinek háttérszíne eltér a többitől (az erre a célra használt szín a Rendszerbeállításk, infrmációk menüpntban tetszőlegesen beállítható) Dátum adatmező esetében - ha az még nem tartalmaz értéket a mező belsejében duplán kattintva az autmatikusan kitöltésre kerül az aktuális dátum értékével. Felvitel Ebben az üzemmódban az adatlapk adatmezői szerkeszthetők, egyik-másik előre kitöltött értékeket tartalmaz. Az adatlapn a Felvitel és Mégse nymógmbk láthatók, melyek használatával a megadtt adatk az adatbázisba menthetők, vagy az adatlap az adatbázisba mentés nélkül bezárható. 11/102
Az ügyfelek, ügyek, ellenőrzések és nyilatkzatk esetében a prgram lehetőséget ad az ezekhez kapcslódó kiegészítő adatk rögzítésére (mint pl. kapcslódó dkumentumk, feljegyzések). Ezeket a kiegészítő infrmációkat aznban csak akkr lehet az új entitáshz kapcslni, ha annak alapadatai már letárlásra kerültek az adatbázisban (minimálisan a kötelező adatkkal, amelyek az adatlapkn eltérő háttérszínnel kerülnek megjelenítésre). Amikr egy adatlapn a szükséges adatk kitöltése megtörtént, akkr ezeket a Felvitel nymógmb használatával letárlhatjuk az adatbázisban. A felvitel sikeres végrehajtása után az új entitás adatai megjelennek az adatbázisban és ettől kezdve már kapcslhatók hzzá a kiegészítő infrmációk. Az adatlap a művelet elvégzése után autmatikusan Módsítás üzemmódra vált. Ezt az állaptt jelzi a Felvitel nymógmb feliratának Mentés-re váltzása (mivel az adatkn történő tvábbi váltztatásk már egy meglévő entitás módsíttt adatainak mentését jelentik), illetve a kapcslódó infrmációk rögzítéséhez szükséges eszközök (nymógmbk, táblázatk) aktívvá válása. A Mégse nymógmb használatával az adatlap az új adatk adatbázisba mentése nélkül bezárható. Módsítás Ebben az üzemmódban az adatlapk adatmezőiben a karbantarttt elem alap- és kapcslódó adatai láthatók, amelyek szerkeszthetők. Az adatlapn a Mentés és Mégse nymógmbk láthatók. A Mentés használatával a módsításk az adatbázisba menthetők. A Mégse nymógmbbal az adatlap az alapadatk váltztatásainak mentése nélkül bezárható a kiegészítő adatkn történt módsításk megtartásával. Törlés Ebben az üzemmódban az adatlapk adatmezőiben a kiválaszttt elem adatai láthatók, amelyek nem szerkeszthetők. 12/102
Az adatlapn a Törlés és Mégse nymógmbk láthatók. A Törlés használatával megtörténik az adatk törlése az adatbázisból. A Mégse nymógmb használatával az adatlap az adatk törlése nélkül bezárható. Az Officium nyilvántartásában a Természetes személy, Szervezet, Ügy, Adatellenőrzés és Nyilatkzat entitástípuskra nem értelmezett a törlés művelete. 2.3 Prgramindítás, működési módk A prgram használata felhasználói licensz meglétéhez kötött. Ennek ellenőrzése a prgramindításkr autmatikusan megtörténik. Érvényes licensz hiányában az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn: és a prgram futása megszakad. Érvényes licensz esetében a prgram a telepítési paramétereknek megfelelően kezdi el a működését. Az Officium a telepítési paraméterek függvényében kétféle üzemmódban képes működni: 1. Teljes jgú adatbázis-hzzáféréssel 2. Csak lvasható hzzáféréssel (böngészés) a readnly indítási pció használatával A teljes jgú adatbázis-hzzáférés esetében a bejelentkezett felhasználó minden krlátzás nélkül lekérdezheti és módsíthatja az adatbázis adatait, tvábbá adminisztrációs feladatkat is elláthat (adatbázis mentés-visszatöltés, beállításk módsítása stb.). Többfelhasználós telepítési mód esetén (amikr egy közös adatbázist több felhasználó egyidejűleg több munkaállmásról használhat), az összes ugyanarra az adatbázisra dlgzó Officium példány közül mindig csak egy futhat teljes hzzáférés üzemmódban. Ha a prgrampéldányk között több is teljes hzzáférésűre lett telepítve, abban az esetben az elsőként elindíttt ilyen példány fg tudni teljes hzzáféréssel működni, a többiek ezek után már csak lvasható üzemmódban használhatják az adatbázist. Ilyen esetekben a prgram elindítása után egy üzenetablak tájékztatja a felhasználót arról, hgy melyik munkaállmás fut az adtt időpntban teljes hzzáféréssel, 13/102
illetve arról, hgy a teljes jgú telepítési mód ellenére csak lvasható hzzáféréssel rendelkezik: Ha a teljes jggal futó prgrampéldányból kilép a felhasználója, akkr újból nyitva áll a lehetőség a következőnek elindíttt példány számára, hgy teljes jgú hzzáféréssel fussn. A teljes jggal futó prgrampéldány adatait az adatbázis mellett található fficium.lck fájl tartalmazza. Ez a fájl csak akkr létezik, ha van teljes jggal futó prgrampéldány. Ha valami miatt nem lehetne egyetlen prgrampéldányt sem elindítani teljes jgú hzzáféréssel, és létezik az fficium.lck fájl, akkr meg kell kísérelni ezt a fájlt manuálisan törölni (ez csak abban az esetben lehetséges, ha azt egyetlen futó alkalmazás sem tartja megnyitva, ellenkező esetben a fájltörlési kísérletnél hiba keletkezik), majd a sikeres törlést követően ismét megkísérelni az Officium indítását teljes jgú hzzáféréssel. A readnly kapcsló használatával az Officium közvetlenül böngészés üzemmódban indítható el (a prgram indításkr az Officium.exe -readnly frmát használva). Ebben az esetben az Officium nem kísérli meg az fficium.lck létrehzását, és csak az adatbázis böngészéshez használható műveleteket engedélyezi. A prgram indításakr történik az adatbázis hitelességének ellenőrzése. Az ellenőrzés átlags számítógépeken, szkáss adatbázisméretek mellett jellemzően néhány másdperc alatt lezajlik, nagy méretű adatbázisk esetén pár percig tarthat, Az ellenőrzés közben adatrögzítés nem lehetséges. Ha a CRC ellenőrzés sikertelen (sérült, vagy manipulált az adatbázis), a prgram erről hibaüzenetben tájékztatja a felhasználót, és nem engedélyezi az adatk megváltztatását. Az autmatikus adatbázis CRC (hitelesség) ellenőrzés és az adatbázis mentés periódusidejének beállításait a Rendszerbeállításk, infrmációk fejezet tartalmazza. 14/102
2.4 Főmenü A prgram funkciói a Főmenüben található menüpntk használatával érhetők el hat csprtra bntva, amelyek az alábbiak: Fájl menü Adatbázis mentése... Adatbázis visszatöltése Ügyvéd adatainak beállítása Kilépés Szerkesztés Új természetes személy felvitele Új szervezet felvitele Új ügy felvitele Új dkumentum feltöltése Nézet Ügyfelek Ügyek Dkumentumk Officium ldalsáv Eszközök Alapadatk Rendszerbeállításk, infrmációk Adatk hitelességének ellenőrzése Rendszernapló megtekintése Ablakk Súgó Tartalmjegyzék Névjegy A csprtkban található egyes menüpntk részletes leírásai a későbbi fejezetekben találhatók. 15/102
2.5 Officium ldalsáv Az Officium ldalsáv (vagy eszköztár) a főmenü kivnatát tartalmazza, azaz azkat a menüpntkat, amelyekre a leggyakrabban van szükség. Az Officium ldalsávn ezek a funkciók könnyedén megtalálhatók és egyetlen kattintással indíthatók. Az Officium ldalsáv az F11 billentyűvel vagy a Nézet Officium ldalsáv menüpnt használatával ki/be kapcslható. 16/102
2.6 Ügyvéd adatainak megadása A prgram megfelelő használatáhz (pl. JÜB ügyszám képzéséhez) szükséges az azt használó ügyvéd adatainak tárlása. Ezek az adatk a Fájl Ügyvéd adatainak beállítása menüpnt használatával megjelenő dialógusn keresztül rögzíthetők vagy a későbbiekben módsíthatók. Az ügvédről nyilvántarttt adatk köre: Név Jellemző Leírás Alkalmazás Név Kötelező Officium aznsításhz, Jübnymtatványhz Irda neve Nem kötelező Jüb-nymtatványhz Irda címe Kötelező Taglt cím (ir. szám, Jüb-nymtatványhz várs, közterület, házszám) Területi kamara Kötelező Legördülő listából Jüb-ügyszámhz, Jüb- megnevezése Területi kamara srszáma Anyakönyvi szám Kamarai nyilvántartási szám Ügyvédi igazlvány száma Irda kamarai nyilvántartási száma E-mail Telefn Autmatikusan meghatárztt a területi kamara kiválasztásakr Kötelező Nem kötelező Nem kötelező Nem kötelező Nem kötelező Nem kötelező választható* Az elnevezésből autmatikusan következik a megadtt* megfeleltetés alapján nymtatványhz Jüb-ügyszámhz Jüb-ügyszámhz Jüb-nymtatványhz Jüb-nymtatványhz Jüb-nymtatványhz 17/102
* A területi kamara megnevezések és a kamarákhz - az ügyszám képzése céljából rendelt srszámk: Kamara megnevezése Srszám Budapesti Ügyvédi Kamara 1 Bács-Kiskun Megyei Ügyvédi Kamara 2 Békés Megyei Ügyvédi Kamara 3 Brsd-Abaúj-Zemplén Megyei Ügyvédi Kamara 4 Debreceni Ügyvédi Kamara 5 Fejér Megyei Ügyvédi Kamara 6 Győr-Msn-Sprn Megyei Ügyvédi Kamara 7 Heves Megyei Ügyvédi Kamara 8 Jász-Nagykun-Szlnk Megyei Ügyvédi Kamara 9 Kmárm-Esztergm Megyei Ügyvédi Kamara 10 Nógrád Megyei Ügyvédi Kamara 11 Nyíregyházi Ügyvédi Kamara 12 Pest Megyei Ügyvédi Kamara 13 Pécsi Ügyvédi Kamara 14 Smgy Megyei Ügyvédi Kamara 15 Szegedi Ügyvédi Kamara 16 Tlna Megyei Ügyvédi Kamara 17 Vas Megyei Ügyvédi Kamara 18 Veszprém Megyei Ügyvédi Kamara 19 Zala Megyei Ügyvédi Kamara 20 Az ügyvéd területi kamarájának srszámát a JÜB szabályzat [MÜK 2/2007. (XI. 19.)] 3. számú melléklete tartalmazza. Az 54/2007. (XII. 21.) IRM rendelet 2. (1)-(2) bekezdése szerint az ügyvéd az ügyet ügyszámmal látja el. Az ügyszám az ügyvéd egyedi aznsítására alkalmas aznsító száma törve az ügy érkezés szerinti számával és az érkezés évszámával. Az ügyvéd (1) bekezdés szerinti egyedi aznsításra alkalmas aznsító száma az ügyvéd területi kamarájának srszáma törve az ügyvéd anyakönyvi számával és Ü jelzéssel. Az adatlapn az adatk megadása után a Mentés nymógmb használatával az adatk az adatbázisba menthetők. A területi kamara megnevezése legördülő listából egy elemet kiválasztva a kamara srszáma autmatikusan megjelenik a lista bal ldalán található szürke mezőben. Mindig csak annak az ügyvédnek az adatai módsíthatók, akit az éppen használt Windws lgin meghatárz (lásd: Jgsultságkezelés), amely a Lgin név mezőben meg is jelenik (a fenti kép csak illusztráció, ezért üres ez az adatmező). Az Officium 1.0-ról 2.0-ra történő upgrade-t követően a kibővített ügyvéd adatk közül nincs kitöltve az összes kötelezően kitöltendőnek minősített. Ilyen adat az újként megjelenő irda címe és az ügyvédi kamara megjelölése. Ebben az esetben a prgramindítást követően egy üzenet ablak figyelmeztet erre a hiánysságra mindaddig, amig a kötelező ügyvéd adatk kitöltöttsége hiánys. Az üzenetablakn az Igen nymógmb használatával közvetlenül megnyitható az ügyvéd adatk karbantartására szlgáló ablak. A Nem nymógmb választása esetén a hiányzó adatk megadása 18/102
mellőzhető. Hiánys adatk esetében az autmatikus űrlapkitöltés srán az ügyvéd adatk kitöltése is hiánys lesz. 19/102
2.7 Ügyfelek adatainak nyilvántartása Az ügyfelek nyilvántartásában tárlhatók természetes személyek vagy szervezetek adatai. Mivel a két ügyféltípus aznsítási adatai nagyban eltérnek egymástól, ezért az aznsító adatk beviteli és karbantartó felületei is különböznek. A karbantartásra alkalmas adatlap mind természetes személy, mind szervezet esetében azns felépítésű: Az adatlap bal ldalán találhatók az ügyfélaznsítási adatk megadására alkalmas adatbeviteli mezők (Aznsítási adatk és Egyéb adatk fülek). Az adatlap jbb ldalán a már - minimális szinten név megadásával - aznsíttt ügyfélhez kapcslódó kiegészítő infrmációk tekinthetők át, illetve tarthatók karban. A jbb ldaln lévő eszközök csak akkr válnak aktívvá, ha az ügyfél adatainak felvitele srán annak minimális a prgram által színnel kiemelt, kötelező - aznsítási adatai a Felvitel nymógmb használatával az adatbázisba elmentésre kerültek. Ennek megtörténte után tetszőlegesen lehet adatellenőrzéseket, nyilatkzatkat, dkumentumkat és ügyeket csatlni az ügyfélhez. 2.7.1 Természetes személyek aznsítási adatlapja 2.7.1.1 Természetes személy adatai Egy természetes személy esetében az alábbi adatk tárlhatók a prgram segítségével: Aznsítási adatk Előzetes tájékztatás a személyaznsság ellenőrzéséről: Jelölőnégyzet. Írásbeli hzzájárulás a bemutattt kmány máslásáhz: Jelölőnégyzet. 20/102
Írásbeli hzzájárulás a személyes adatkat tartalmazó papíralapú dkumentum digitalizálásáhz: Jelölőnégyzet. Írásbeli hzzájárulás a személyes adatk rögzítéséhez: Jelölőnégyzet. Írásbeli hzzájárulás a rögzített aznsító adatk átadásáhz más szlgáltató részére: Jelölőnégyzet. Családi és utónév: Szabad szöveg. Megadása kötelező. Születési név: Szabad szöveg. Születési hely: Szabad szöveg. Születési idő: Nem lehet jövőbeni dátum és maximum 150 év életkrú ügyfél rögzíthető. Anyja születési neve: Szabad szöveg. Lakcím: Szabad szöveg. Tartózkdási hely: Szabad szöveg. Külföldi: Jelölőnégyzet. Államplgárság: Szabad szöveg. Magyarrszági tartózkdási hely: Külföldi esetén a magyarrszági tartózkdási hely. Aznsító kmány 1 típusa: Listából választható érték az Alapadatk Aznsító/Ellenőrzött kmány típus kategóriája alapján. Ebben a mezőben a személyt aznsító kmányt célszerű megjelölni, mert az űrlapk kitöltése srán a Cégeditr az itt található kmánytípust használja a személy aznsítására szlgáló kmány típusaként az űrlapkba behelyettesíteni. Aznsító kmány 1 száma: Tetszőlegesen megadható karakterek autmatikusan nagybetűsre knvertálva. Aznsító kmány 2 típusa: Listából választható érték az Alapadatk Aznsító/Ellenőrzött kmány típus kategóriája alapján. Ebben a mezőben a lakhelyet aznsító kmányt célszerű megjelölni, mert az űrlapk kitöltése srán a Cégeditr az itt található kmány típust használja a lakhely aznsítására szlgáló kmány típusaként az űrlapkba behelyettesíteni. Egyéb adatk Aznsító kmány 2 száma: Tetszőlegesen megadható karakterek autmatikusan nagybetűsre knvertálva. Személyi aznsító jele: Szám karakterek és kötőjel használható. Adóaznsító jel: Tetszőlegesen megadható karakterek autmatikusan nagybetűsre knvertálva. Telefnszám: Szám karakterek és -/() jelek használhatók. Fax szám: Szám karakterek és -/() jelek használhatók. E-mail: E-mail cím. Aláírásminta hitelesítés: Jelzés, hgy az ügyfélnek van-e hitelesített aláírásmintája. Nem módsítható érték, melyet a prgram az adatbázisban tárlt más adatk alapján autmatikusan határz meg. Az érték meghatárzása a Szervezet képviseletére jgsult vagy az ügyhöz Kapcslódó ügyfelek kapcslatkban beállíttt Aláírásminta hitelesítés jelzések alapján történik. Ha az ügyfélnek léteznek ilyen kapcslatai az adatbázisban és ezek bármelyikében az Aláírásminta hitelesítés jelzés igaz értékű, akkr ez az ügyfél adatlapján is megjelenik. Kiemelt közszereplő: Szabad szöveg. Aktív: Annak jelölése, hgy a személlyel kapcslatsan van-e aktív ügy, eljárás. Egyéb adatk: Szabad szöveg. Az Aznsító kmány lista választható (módsítható, bővíthető) elemei: Személyi igazlvány Útlevél Lakcímkártya Vezetői engedély Diákigazlvány Vízum 21/102
Regisztrációs igazlás Tartózkdási kártya Tartózkdási engedély Ideiglenes tartózkdásra jgsító igazlás 2.7.1.2 Természetes személy adatainak felvitele a nyilvántartásba (F5) Egy természetes személy adatainak nyilvántartásba vétele az alábbi módkn kezdeményezhető: a főmenü Szerkesztés Új természetes személy adatainak felvitele menüpntjának használatával, vagy az F5 funkcióbillentyűvel, vagy az Officium ldalsáv Új természetes személy felvitele menüpntjának használatával, vagy az Ügyfelek nézet (keresőablak) Természetes személyek fülén található Új ügyfél nymógmb használatával A megjelenő adatlap bal ldali részén található adatmezők kitöltésével (Aznsítási adatk és Egyéb adatk fül), majd a Felvitel nymógmb megnymásával rögzíthetők az új ügyfél adatai. 22/102
Az adatk eltárlását megelőzően történik egy keresés a már rögzített adatk között arra vnatkzóan, hgy a mst felvinni kívánt névvel szerepel-e már természetes személy az adatbázisban. Ha az ellenőrző keresés talál ilyen rekrdkat, akkr ezek néhány adatát az aznsíthatóság érdekében megjeleníti egy táblázatban: A megjelenített adatk vizsgálatával eldönthető, hgy a felvinni kívánt Természetes személy adatai krábban már valóban rögzítésre kerültek-e, vagy esetleg más adatrögzítési hiba (pl. elírás) miatt hztt eredményt a vizsgálat? A Mégsem nymógmb használatával az adatfelviteli flyamat megszakítható, és vissza lehet térni a Természetes személy aznsítási adatlapjának kitöltéséhez. Ha a vizsgálat eredménye ellenére rögzíteni kívánjuk az azns nevű ügyfelet, akkr a Mentés nymógmb használatával flytatható az adatbázisba mentés flyamata. A sikeres adatrögzítésről az alábbi üzenetablak tájékztat: 23/102
A művelet sikeres végrehajtása után a Felvitel nymógmb megnevezése Mentés-re váltzik, és használhatóvá válnak az adatlap jbb ldalán található eszközök, illetve az Előzmény és Vágólapra funkciók: Az adatellenőrzések, nyilatkzatk, dkumentumk, illetve ügyek kapcslásának leírásait későbbi fejezetek tárgyalják. 2.7.1.3 Természetes személy adatainak módsítása A nyilvántartásba felvitt természetes személyek adatai a későbbiekben bármikr módsíthatók. A módsítás elvégzéséhez a főmenü vagy az Officium ldalsáv Nézet Ügyfelek menüpntja, illetve az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőablak Természetes személyek fülén található táblázatban a keresett ügyfél adatsrát kiválasztva, majd azn duplán kattintva (vagy a Módsítás nymógmbt megnymva vagy az Enter billentyű leütésére) megjelenik a már krábban megismert Természetes személy aznsítási adatlapja adatlap a kiválaszttt ügyfél adataival. 24/102
A szükséges adatmódsításkat elvégezve, majd a Mentés nymógmbt megnymva a váltztatásk ellenőrzésre, majd elmentésre kerülnek az adatbázisba. Ha az ellenőrzés hibát talál, arról hibaüzenettel tájékztat, majd ennek nyugtázása után a hibás adat javítható és a mentés újra megkísérelhető. Az adatk közül a Családi és utónév módsítása esetén megtörténik a felvitel esetében már ismertetett névismétlődés ellenőrzés, amelynek menete és lehetőségei megegyeznek az tt leírtakkal. Ha az adatkban történt váltzás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkr erről az alábbi üzenetablak tájékztat: A sikeres mentés után az adatlap nem záródik be autmatikusan, így tvábbi műveletek is végezhetők az ügyfél adataival (pl.: dkumentum csatlása, adatellenőrzés vagy nyilatkzat felvitele, módsítása, ügy kapcslása). Az adatlap bezárása a Mégse nymógmbbal vagy a jbb felső sarkában található nymógmb segítségével történhet. Az aznsítási adatk váltztatásai naplózásra kerülnek. Az Előzmény nymógmb használatával megtekinthető a kiválaszttt ügyfél adatainak módsítási története (lásd később az Előzmények című fejezetben). 2.7.1.4 Természetes személy adatainak máslása vágólapra Az adatlapn található Vágólapra nymógmb használatával a kiválaszttt személy aznsítási és egyéb adatai kimáslhatók a vágólapra egyszerű szöveges frmátumban, ahnnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemáslhatók. A kimáslt adatk szerkezete az alábbi: 25/102
Családi és utónév: Természetes Személy 1 Születési név: Természetes Személy 1 Születési hely: Település Születési idő: 1999.09.09. Anyja születési neve: Anyja Neve Lakcím: 1111 Település, Utca, házszám Tartózkdási hely: Külföldi: Nem Államplgárság: magyar Magyarrszági tartózkdási hely: Aznsító kmány típusa: Személyi igazlvány Aznsító kmány száma: 111111 AA Aznsító kmány típusa: Lakcímkártya Aznsító kmány száma: 222222 BB Személyi aznsító jele: 1-990909-1111 Adóaznsító jel: Telefnszám: 06-00-1111111 Fax szám: 06-00-1111111 E-mail: @ Kiemelt közszereplő: Nem Egyéb adatk: 2.7.2 Természetes személy adatainak keresése a nyilvántartásban (F2) Természetes személy adatainak keresése a főmenü vagy Officium ldalsáv Nézet Ügyfelek menüpntja vagy az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőképernyő Természetes személyek fülén kezdeményezhető. Az adatbázisba rögzített természetes személyek adatai között lehetséges különböző módkn keresni (lásd a Keresési, szűkítési lehetőségek fejezetet). 26/102
A keresési és szűkítési feltétel megadási lehetőségekről lásd a Keresési, szűkítési lehetőségek fejezetet. Természetes személyek esetében megadható szűkítési feltételek: Megnevezés Családi és utónév Lakcím Születési név Születési hely Aznsító kmány típusa Anyja születési neve Születési idő Aznsító kmány száma Egyéb adatk Kapcslódó ügy JÜB ellenőrzés PMT ellenőrzés Külföldi Aktív Aláírásminta hitelesítés Típus Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Kiválaszttt értékre Minta szerint Dátum intervallum Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállíttt értékre Beállíttt értékre Beállíttt értékre Beállíttt értékre Beállíttt értékre A keresőablakból indítható Exprt funkció használatának leírását az Excel exprt fejezet tartalmazza. Az Új ügyfél nymógmb használatával egy új természetes személy adatainak felvitele kezdeményezhető, míg a Módsítás nymógmbbal a táblázatban éppen kiválaszttt ügyfél adatainak szerkesztéséhez nyitható meg a Természetes személy aznsítási adatlapja. 27/102
2.7.3 Szervezetek aznsítási adatlapja 2.7.3.1 Szervezet adatai A szervezetek adatai a Szervezet aznsítási adatlapja segítségével tekinthetők meg és tarthatók karban: A szervezetek esetében az alábbi adatk tárlhatók a nyilvántartásban: Teljes név: A szervezet teljes megnevezése. Szabad szöveg. Megadása kötelező. Rövidített név: A szervezet rövidített elnevezése. Szabad szöveg. Székhely: A szervezet székhelye. Szabad szöveg. Külföldi: Jelzés, hgy a szervezet külföldi székhelyű. Magyarrszági fióktelepe címe: Külföldi székhelyű vállalkzás esetén annak magyarrszági fióktelepének címe. Szabad szöveg. Főtevékenység: A szervezet bejegyzett főtevékenysége. Szabad szöveg. Aznsító kirat száma: A szervezet aznsító kiratának száma. Tetszőlegesen megadható karakterek. Cégjegyzékszám: A szervezet cégjegyzékszáma. Tetszőlegesen megadható karakterek autmatikusan nagybetűsre knvertálva. Bejegyzésről szóló határzat száma: A szervezet bejegyzéséről szóló határzat száma. Tetszőlegesen megadható karakterek. Nyilvántartási szám: A szervezet nyilvántartási száma. Tetszőlegesen megadható karakterek. Adószám: A szervezet adószáma. Tetszőlegesen megadható karakterek autmatikusan nagybetűsre knvertálva. KSH aznsító: A szervezet KSH aznsítója. Szám karakterek és.-/ jelek használhatók. Aktív: Annak jelölése, hgy a szervezettel kapcslatsan van-e aktív ügy, eljárás. Egyéb adatk: Szabad szöveg. 28/102
2.7.3.2 Szervezet adatainak felvitele a nyilvántartásba (F6) Egy szervezet adatainak nyilvántartásba vétele az alábbi módkn kezdeményezhető: a főmenü Szerkesztés Új szervezet adatainak felvitele menüpntjának használatával, vagy az F6 funkcióbillentyűvel, vagy az Officium ldalsáv Új szervezet felvitele menüpntjának használatával, vagy az Ügyfelek nézet (keresőablak) Szervezetek fülén található Új ügyfél nymógmb használatával A megjelenő adatbeviteli adatlap bal ldali részén található adatmezők kitöltésével (Aznsítási adatk és Egyéb adatk fül), majd a Felvitel nymógmb megnymásával rögzíthetők az új szervezet adatai. 29/102
Az adatk eltárlását megelőzően történik egy keresés a szervezet Teljes nevével a már rögzített adatk között arra vnatkzóan, hgy a mst felvinni kívánt névvel szerepel-e már szervezet az adatbázisban. Ha az ellenőrző keresés talál ilyen rekrdkat, akkr ezek néhány adatát az aznsíthatóság érdekében megjeleníti egy táblázatban: A megjelenített adatk vizsgálatával eldönthető, hgy a felvinni kívánt Szervezet adatai krábban már valóban rögzítésre kerültek-e, vagy esetleg más adatrögzítési hiba (pl. elírás) miatt hztt eredményt a vizsgálat? A Mégsem nymógmb használatával az adatfelviteli flyamat megaszakítható, és vissza lehet térni a Szervezet aznsítási adatlapjának kitöltéséhez. Ha a vizsgálat eredménye ellenére rögzíteni kívánjuk az azns nevű ügyfelet, akkr a Mentés nymógmb használatával flytatható az adatbázisba mentés flyamata. Ha az adatkban történt váltzás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkr erről az alábbi üzenetablak tájékztat: 30/102
A művelet sikeres végrehajtása után a Felvitel nymógmb megnevezése Mentés-re váltzik, és használhatóvá válnak az adatlap bal ldalán található eszközök, illetve az Előzmény, a Vágólapra, és a Képviseletre jgsultak karbantartási funkciói: Az adatellenőrzések, nyilatkzatk és dkumentumk csatlásának, illetve ügy kapcslásának leírásait későbbi fejezetek tárgyalják. 2.7.3.2.1 Szervezet képviseletére jgsultak A szervezet aznsító adatainak de legalább a prgram által színnel kiemelt, kötelező adat(k)nak - adatbázisba mentése után lehetséges a szervezet képviseletére jgsultak megadása a Képviseletre jgsult adatai dialógus használatával. 31/102
A képviseletre jgsultak az Officium ügyfélnyilvántartásában szereplő ügyfelek közül kerülnek kiválasztásra, azaz már szerepelniük kell az ügyfélnyilvántartásban. A képviseletre jgsultak esetében az alábbi adatk láthatók, illetve módsíthatók: Név: A kiválaszttt ügyfél neve. Természetes személy esetén Családi és utónév, Szervezet esetében a Teljes név. Nem módsítható, a kiválasztással egyidejűleg autmatikusan kitöltésre kerül. Megadása kötelező. Cím: A kiválaszttt Természetes személy esetén a Lakcím vagy Szervezet esetén a Székhely. Nem módsítható, a kiválasztással egyidejűleg autmatikusan kitöltésre kerül. Besztás: Listából választható érték az Alapadatk Képviseletre jgsult besztása kategóriája alapján. Megadása kötelező. Aláírásminta hitelesítés: Jelzés, hgy történt-e aláírásminta hitelesítés az ügyfél esetében. Kézbesítési megbíztt neve: Szabad szöveg, a természetes személy vagy a szervezet neve. Kézbesítési megbíztt címe: Szabad szöveg, a természetes személy lakcíme vagy szervezet esetén a székhely címe. Kézbesítési megbíztt anyja neve: Szabad szöveg, természetes személy esetén az anyja neve. Cégjegyzékszáma: Tetszőlegesen megadható karakterek, a kézbesítési megbíztt szervezet esetében annak cégjegyzékszáma. A Besztás lista alapértelmezett (módsítható, bővíthető) elemei: Üzletvezetésre jgsult tag Ügyvezető Igazgatóság tagja Vezérigazgató Igazgatótanács tagjai Cégvezető Szervezeti egységet vezető munkavállaló Más munkavállaló Meghatalmaztt Tag Felügyelőbizts Felszámló Végelszámló Egyéb 2.6.3.2.2. Szervezet képviseletére jgsultak felvitele a nyilvántartásba 32/102
A képviseletre jgsult természetes személy vagy szervezet kiválasztása a nymógmb megnymására megjelenő ügyfél keresőablak segítségével történik, ahl használhatók a krábban megismert keresési technikák akár természetes személy, akár szervezet választása esetében. A táblázatban a kiválasztandó ügyfél adatsrán duplát kattintva vagy azt kijelölve, majd a Kiválasztás nymógmbt használva az ügyfél neve és lakcíme (természetes személy esetén) vagy székhelyének címe (szervezet esetén) megjelenik a Képviseletre jgsult adatai dialógusn. A dialógus többi adatának megadása után a Mentés nymógmbbal a képviseletre jgsult adatai elmentésre kerülnek az adatbázisba, és láthatóvá válnak a szervezet aznsítási adatainak Képviseletre jgsultak táblázatában. 33/102
Az aláírásminta hitelesítés meglétét az ikn jelzi a táblázatban. 2.6.3.2.3. Szervezet képviseletére jgsult adatainak módsítása A képviseletre jgsultak adatai bármikr tetszőlegesen módsíthatók. A táblázatban a módsítani kívánt srn duplán kattintva vagy azt kiválasztva, majd a Megnyitás nymógmbt megnymva megjelenik a Képviseletre jgsult adatai dialógus a kiválaszttt képviselő adataival. A módsításk elvégzése után a Mentés nymógmb használatával az adatk az adatbázisba menthetők, vagy a Mégse nymógmb használatával a váltztatásk elmentése nélkül lehet bezárni az ablakt. A szervezet képviseletre jgsultjai közül lehetséges törölni is. A törlendő sr kiválasztása után a Törlés nymógmbt megnymva megjelenik a Képviseletre jgsult adatai dialógus a kiválaszttt képviselő adataival. Az adatk ilyenkr nem módsíthatók, csupán a törlési szándék megerősítéséhez szükséges adatellenőrzést segítik. A képviseletre jgsult törlése a Törlés nymógmb használatával véglegesíthető, a Mégse nymógmbbal megszakítható. A képviseletre jgsult törlése csupán a képviselt szervezet és a képviselőként kiválaszttt ügyfél kapcslatának megszüntetését jelenti, de nem jelenti a képviselőként választtt ügyfélnek a nyilvántartásból való törlését. A képviseletre jgsultak adataiban történt váltzásk (felvitel, módsítás, törlés) megjelennek az ügyféltörténetben. 34/102
2.7.3.3 Szervezet adatainak módsítása A nyilvántartásba felvitt szervezetek adatai a későbbiekben bármikr módsíthatók. A módsítás elvégzéséhez a főmenü vagy az Officium ldalsáv Nézet Ügyfelek menüpntja vagy az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőablak Szervezetek fülén található táblázatban a keresett szervezet adatsrán duplán kattintva vagy azt kiválasztva, majd a Módsítás nymógmbt vagy az Enter billentyűt megnymva, megjelenik a már krábban megismert Szervezet aznsítási adatlapja ablak a kiválaszttt szervezet adataival. A szükséges adatmódsításkat elvégezve, majd a Mentés nymógmbt megnymva a váltztatásk ellenőrzésre, majd elmentésre kerülnek az adatbázisba. Ha az ellenőrzés hibát talál, arról hibaüzenettel tájékztat, majd ennek nyugtázása után a hibás adat javítható és a mentés újra megkísérelhető. Az adatk közül a Teljes név módsítása esetén megtörténik a felvitel esetében már ismertetett névismétlődés ellenőrzés, amelynek menete és lehetőségei megegyeznek az tt leírtakkal. Ha az adatkban történt váltzás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkr erről az alábbi üzenetablak tájékztat: A sikeres mentés után az adatlap nem záródik be autmatikusan, így tvábbi műveletek is végezhetők az ügyfél adataival (pl.: dkumentum csatlása, adatellenőrzés, nyilatkzat felvitele, módsítása, illetve ügy kapcslása). Az adatlap bezárása a váltztatásk adatbázisba mentése nélkül a Mégse nymógmbbal vagy a jbb felső sarkában található nymógmb megnymásával lehetséges. Az aznsítási adatk váltztatásai naplózásra kerülnek. Az Előzmény nymógmb használatával megtekinthető a kiválaszttt szervezet adatainak módsítási története (lásd később az Előzmények című fejezetben). 35/102
2.7.3.4 Szervezet adatainak máslása vágólapra Az adatlapn található Vágólapra nymógmb használatával a kiválaszttt szervezet aznsítási és egyéb adatai kimáslhatók a vágólapra egyszerű szöveges frmátumban, ahnnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemáslhatók. A kimáslt adatk szerkezete az alábbi: Teljes név: Nem Jgi Személy Szervezet 1 Rövidített név: Nem Jgi Szervezet 1 Székhely: 1111 Település, Utca, házszám Külföldi: Nem Magyarrszági fióktelepe címe: Főtevékenység: Filmgyártás Aznsító kirat száma: Cégjegyzékszám: 00-01-111111 Bejegyzésről szóló határzat száma: Nyilvántartási szám: Adószám: 11111111-2-11 KSH aznsító: Egyéb adatk: Képviseletre jgsultak: Képviseletre jgsult neve: Természetes Személy 1 Besztás: Üzletvezetésre jgsult tag Aláírásminta hitelesítés: Igen Kézbesítési megbíztt neve: Kézbesítési Megbíztt Kézbesítési megbíztt címe: 2222 Település, Utca, házszám Kézbesítési megbíztt anyja neve: Anyja Neve Kézbesítési megbíztt cégjegyzékszáma: Képviseletre jgsult címe: 1234 Település, Utca, házszám Képviseletre jgsult neve: Természetes Személy 2 Besztás: Üzletvezetésre jgsult tag Aláírásminta hitelesítés: Nem Kézbesítési megbíztt neve: Kézbesítési megbíztt címe: Kézbesítési megbíztt anyja neve: Kézbesítési megbíztt cégjegyzékszáma: Képviseletre jgsult címe: 4321 Település, Utca, házszám A szervezethez kapcslódó képviseletre jgsultak mindegyike felsrlásra kerül az összes adatával. 36/102
2.7.4 Szervezet adatainak keresése a nyilvántartásban (F2) Szervezet adatainak keresése a főmenü vagy Officium ldalsáv Nézet Ügyfelek menüpntja vagy az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőképernyő Szervezetek fülén lehetséges. A keresési és szűkítési feltétel megadási lehetőségekről lásd a Keresési, szűkítési lehetőségek fejezetet. Szervezetek esetében megadható szűkítési feltételek: Megnevezés Teljes név Székhely Rövidített név Magyarrszági fióktelepe címe Főtevékenység Külföldi Aktív Aznsító kirat száma Bejegyzésről szóló határzat száma Nyilvántartási szám Cégjegyzékszám Adószám KSH aznsító Egyéb adatk Kapcslódó ügy CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés TAKARNET ellenőrzés PMT ellenőrzés Típus Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállíttt értékre Beállíttt értékre Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállíttt értékre Beállíttt értékre Beállíttt értékre 37/102
A keresőablakból indítható Exprt funkció használatának leírását az Excel exprt fejezet tartalmazza. Az Új ügyfél nymógmb használatával egy új szervezet adatainak felvitele kezdeményezhető, míg a Módsítás nymógmbbal a táblázatban éppen kiválaszttt szervezet adatainak szerkesztéséhez nyitható meg a Szervezet aznsítási adatlapja. 2.7.5 Ügyfélhez kapcslódó adatk 2.7.5.1 Ügyfélhez kapcslódó adatellenőrzések, nyilatkzatk krábban rögzített adatkról Minden ügyfélhez (Természetes személy vagy Szervezet) az alap aznsítási adatk rögzítését követően lehetséges tetszőleges számú kapcslódó ellenőrzés adatainak rögzítése. Részletesen lásd az Adatellenőrzések, Nyilatkzatk krábban rögzített adatkról című fejezetben. 2.7.5.2 Ügyfélhez kapcslódó ügyek Az ügyfélhez kapcslódó ügyek táblázatban azknak az ügyeknek a fő aznsító adatai láthatók, amelyekben az adtt ügyfél, mint Kapcslódó ügyfél (képviselő, rendelkezésre jgsult, tényleges tulajdns stb.) szerepel. A Kapcslás nymógmb használatával van lehetőség új ügy-ügyfél kapcslat létrehzására. Az új kapcslat jellemzői a Kapcslódó ügy adatai dialógus ablakban állíthatók be. A megjelenő Kapcslódó ügyfél adatai adatbeviteli ablakban adhatók meg a kapcslatt leíró adatk: Kapcslódó ügy: a kapcslódó ügy száma. Kiválasztása az ügynyilvántartásból történik a... nymógmb használatával, a már krábban a Szervezet képviseletére jgsultak adatainak karbantartásánál leírtakkal azns módn. Megadása kötelező. Ügybeli státusz: a kapcslódó ügyben a kapcslt ügyfél ügybeli státusza. Az Alapadatk Ügybeli státusz kategóriájának elemeiből választható érték. Megadása kötelező. 38/102