ÚJSZÁSZ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 5052 ÚJSZÁSZ, SZABADSÁG TÉR 1. TEL/FAX: 56/552-022 Tárgyalja: minden bizottság E L Ő T E R J E S Z T É S Újszász Város Képviselő-testület 2012. június 19-i ülésére Újszász Város Önkormányzatának éves ellenőrzési és éves összefoglaló ellenőrzési jelentéséhez, valamint a FEUVE rendszer és a belső ellenőrzés működtetéséről szóló beszámolóhoz KIEGÉSZÍTÉS. A belső ellenőrzés működtetése A Képviselő-testület 172/2005.(XI.29.) számú határozata alapján 2006. január 01.-től a belső ellenőrzési feladatokat önkormányzatunknál a Szolnoki Kistérség Többcélú Társulása látja el. Újszász Város Képviselő-testülete által 2011. évre tervezett ellenőrzések közül a külső belső ellenőr bevonásával megvalósuló - Az UNK átfogó költségvetési-pénzügyi ellenőrzése során feltárt megállapítások hatályosulása; (1.sz. melléklet) - A pénzügyi ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalnál; (2.sz. melléklet) - A gépjármű állománnyal kapcsolatos pénzügyi szabályossági vizsgálat (3.sz. melléklet) ellenőrzések 2011. novemberében elkezdődtek, azonban a szükséges pénzügyi forrás biztosíthatóságának hiányában ezek lezárása áthúzódott 2012. évre. Mint korábban jeleztük, az ellenőrzés dokumentumai alapján ezek tartalmi megállapításairól Újszász Város Képviselő-testülete 2012. június 19-i ülésén adunk tájékoztatást. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztés megtárgyalására, valamint a határozati javaslat elfogadására. HATÁROZATI JAVASLAT:./2012. (VI.19.) számú képviselő-testületi h a t á r o z a t a 2011. évi éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés, valamint a FEUVE rendszer és a belső ellenőrzés működtetéséről szóló határozat kiegészítése. Újszász Város Képviselő-testülete a 2011. évi éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés, valamint a FEUVE rendszer és a belső
2 ellenőrzés működtetéséről szóló határozat kiegészítéseként megtárgyalta és elfogadta - A pénzügyi ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalnál; - Az UNK átfogó költségvetési-pénzügyi ellenőrzése során feltárt megállapítások hatályosulása; - A gépjárműállománnyal kapcsolatos szabályossági vizsgálat tárgyú ellenőrzés megállapításait. Erről: 1./ Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Kormányhivatal, 2./ Képviselő-testület tagjai, 3./ Boros Péterné jegyző é r t e s ü l.- Újszász, 2012. április 19. /: Boros Péterné :/ jegyző
3 1.sz.melléklet 1., Az ellenőrzést végző szervezet megnevezése: Kormos Lajos e.v. 2., Az ellenőrzött szerv: Újszászi Nevelési Központ (önállóan működő és önállóan gazdálkodó költségvetési intézmény) 5052 Újszász, Kossuth Lajos u. 13. 3., Az ellenőrzés tárgya: Az Újszászi Nevelési Központnál végzett átfogó költségvetési pénzügyi ellenőrzés során feltárt megállapítások, hiányosságok időközbeni hatályolása 4., Az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi előírások vagy egyéb felhatalmazás: A 193/2003. (XI.26.) sz. Kormányrendelet előírásai, valamint Újszász Város Önkormányzatának 2011. évi belső ellenőrzési terve 5., Az ellenőrzés módszere: utóellenőrzés, átfogó költségvetési pénzügyi ellenőrzést követően, tételes 6., Az ellenőrzött időszak: 2011.01.01 2011.12.31. 7., Az ellenőrzés időtartama: 2012. április 24. - 2012. június 5. (6 revizori nap) 8., A megbízólevél nyilvántartási száma: 9., Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy az átfogó költségvetési pénzügyi ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében tett intézkedések megvalósítása megfelelő színvonalon történt meg.
4 MEGÁLLAPÍTÁSOK 1., Az intézményben történő következtetések kapcsán az étkezési térítési díjak beszedése, valamint házipénztárba történő befizetése szabályszerűen és teljes körűen valósul-e meg Mivel az étkezési térítési díjak beszedése kapcsán az átfogó ellenőrzés súlyos hiányosságokat tárt fel, ezért az ellenőrzés a teljes folyamatra vonatkozóan, teljes körű utóellenőrzést végzett. Az ellenőrzés kiterjedt az ellátottak teljes körére (bölcsődei, óvodai, iskolai, felnőtt étkeztetés), és a teljes 2011. évre. A tapasztaltak értékelése kapcsán az alábbiak állapíthatóak meg: - Az ellátottak teljes körére vonatkozóan rendelkeznek étkezési létszámnyilvántartásokkal. (Az étkező létszámok nyilvántartásának ellenőrzése, azok összevetése más analitikus nyilvántartásokkal, ezen ellenőrzésen túlmutat, az egyezőségeket normatíva elszámolások kapcsán ezen a területen elvégezték.) - Az étkezési nyilvántartások alapján egyedi személyre szóló számlák készülnek. Azok díjtartalma a nyilvántartásoknak megfelelően került megállapításra. - Pontosan vezetik a befizetéseket, a hátralékok, túlfizetések kimutatása megtörténik, azok következő havi nyilvántartásokba történő felvezetése is egyező. (Az ellenőrzés valamennyi nyilvántartását figyelembe véve 1 esetben talált megelőző jogalap nélküli felvételezést. Kerepcsi Benedek bölcsődei ellátott 2011. júliusi nyilvántartásban szereplő 1.570.-Ft nyitó hátralékának nem találta előző havi záró hátralékát.) - A térítési díjak házipénztári befizetését az ellenőrzés valamennyi vizsgált esetében rendben találta. - A nyilvántartási, befizetési rendszer összességében áttekinthető, jól kialakított, megállapítható, hogy az étkezési térítési díjak befizetése rendben megtörténik. - A vizsgálat külön kiemeli, pozitív döntésnek tartja a díjak előre történő (részben előre) rendszerének kialakítását, mivel így - a vizsgálat tapasztalatai szerint - sok behajtási kellemetlenségéből adódó többletfeladattól szabadul meg az intézmény. Összességében megállapítható, hogy a térítési díj rendszerének kialakítása, valamint a térítési díjak beszedése, az átfogó ellenőrzést követő intézkedések kapcsán jó színvonalon valósulnak meg. 2., Az Újszászi Nevelési Központ gazdálkodásával összefüggő belső szabályzatok megléte, tartalmi helyessége, aktualizáltsága Az átfogó ellenőrzés kapcsán általában hiányosságok fogalmazódtak meg az intézmény gazdálkodásával összefüggő belső szabályzatokkal kapcsolatban. Az utóellenőrzés kapcsán rendelkezésre bocsájtott belső szabályzatokkal kapcsolatokban az alábbi megállapítások tehetőek: - Általában megállapítható, hogy a belső szabályzatok elkészítése régebbi keletkezésű, az időközbeni változtatásokra, szükséges pontosításokra azonban több alkalommal nem került sor. 1., Bizonylati Szabályzat: Alapvetően jól szabályozza a szükséges bizonylatokat, folyamatokat, azonban kiegészítésre szorul: - Nem tartalmazza a gépi előállítású bizonylatokat (számlák, egyszerűsített számlák, pénztárbizonylatok, stb.) - A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásánál nyilvántartó lapokat alkalmaznak (szabványnyomtatvány) azonban ezek kezelésénél nincs előírva és nem is gyakorlat ezek hitelesített sorszámozott nyilvántartása. - A bizonylatok tárolását, megőrzését a különféle bizonylat fajtákra egységesen kezeli, ami nem felel meg az előírásoknak. A megőrzési időt differenciáltan kell az előírásoknak megfelelően megállapítani. Különösen vonatkozik ez a bér és munkaügyi nyilvántartások
5 bizonylataira. (Ugyancsak ennek megfelelően pontosítani kell az Iratkezelési Szabályzatban is a megőrzési időtartamokat.) 2., Számviteli Politika: Alapvetően jól szabályozott. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat az ellenőrzés ismeretei szerint 2011. január 1-jétől megszűnt, így a vele kapcsolatos feladatokat törölni kell. 3., Pénzkezelési Szabályzat: Alapvetően jól szabályozza a pénzkezelési feladatokat. 4., Leltározási szabályzat: Alapvetően megfelelő, de: - Nem tartalmazza a leltározás, előkészítési feladatait (résztvevők felkészítse, selejtezés) - A leltáreltérések vizsgálatának menetét (igazoló jelentés, pótleltár, kompenzáció, felelősség) 5., Selejtezési Szabályzat: A feleslegessé vált vagyontárgyak esetében, az értékhatár feletti vagyontárgyak értékesítése az intézményvezető hatásköre. Ennek értéke, valamint a folyamat menete az önkormányzat vagyonrendeletével összhangban nincs leírva. Selejtezés esetében pedig a minta jegyzőkönyvvel összhangban vizsgálni kell a selejtté válás okát, majd szabályozni kell ennek esetleges következményeit is (felelősség). 6., Gazdasági Szervezet Ügyrendje: Egységes álláspont szerint, a leírtakat pontosítva, munkakörönként kell szabályozni az egyes feladatokat. (Jelenleg keveredés tapasztalható, található névre szóló és munkakörre vagy mindkettőre szóló feladatmegállapítás is.) 7., Eszközök és Források Értékelési Szabályzata: Alapvetően megfelelő,de: Fontos hiányosság, hogy nem tartalmazza a követelések egyedi vagy csoportos értékelését, illetve hogy milyen feltételek fennállása esetén milyen mértékű értékvesztést kell elszámolni. Fentieken túl az ellenőrzés nem találkozott a belső ellenőrzési feladatok ellátásával kapcsolatos belső szabályzatokkal. (Belső ellenőrzési kézikönyv, FEUVE, stb.),amit sürgősen pótolni kell. Összességében megállapítható, hogy az intézményi gazdálkodással összefüggő belső szabályzatok - a belső ellenőrzésre vonatkozóak kivételével,amit pótolni kell - megtalálhatóak, a többségük azonban továbbra is pontosításra szorul. Az utóellenőrzés során tapasztaltak alapján az alábbi rövid összesítés tehető: - Az étkezési térítési díj beszedés módszerét jól kialakították, a befizetések a házipénztárba megtörténnek. - A gazdálkodással összefüggő belső szabályzatok megtalálhatóak (kivéve a belső ellenőrzésével összefüggők) azonban több esetben további pontosításra szorulnak. 2.sz.melléklet
6 1., Az ellenőrzést végző szervezet megnevezése: Kormos Lajos e.v. 2., Az ellenőrzött szerv: Újszászi Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 5052 Újszász, Szabadság tér 2. 3., Az ellenőrzés tárgya: A házipénztár működésnek pénzügyi ellenőrzése 4., Az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi előírások vagy egyéb felhatalmazás: A 193/2003. (XI.26.) sz. Kormányrendelet előírásai, valamint Újszász Város Önkormányzatának 2011. évi belső ellenőrzési terve. 5., Az ellenőrzés módszere: tételes, szabályszerűségi 6., Az ellenőrzött időszak: 2011.01.01 2011.12.31. 7., Az ellenőrzés időtartama: 2012. április 24. 2012. június 5. (6 revizori nap) 8., A megbízó levél nyilvántartási száma: 9., Az ellenőrzés célja: A házipénztári működés szabályozottságának, a forgalmi bizonylatok meglétének, szabályszerű elszámolásának ellenőrzése. A szigorú számadású bizonylatok kezelésének zártkörűségének vizsgálata. MEGÁLLAPÍTÁSOK Összességében megállapítható, hogy a pénztári forgalom lebonyolításának szabályozottsága, illetve annak gyakorlati végrehajtása túlnyomórészt megvalósul. Az előforduló hiányosságok többsége a szakmai teljesítésigazolások nem kellő megalapozottságára vezethető vissza. Az üzemanyagok elszámoltatási rendszere a felmerülő jelentős kiadások miatt jelentős kockázati tényezőnek minősülnek, ezért részletes szabályozásuk, illetve gyakorlati bevezetésük indokolt. A megbízási szerződések felülvizsgálatát, a feladatellátás és számfejtések összhangját biztosítani kell. Törekedni kell a bizonylatolás alapbizonylatok, hivatkozások alapján történő elszámolások teljes körűségére, a jogalapok igazolására. 3., Előleg nyilvántartások, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kezelése Az előleg nyilvántartások próbaszerű ellenőrzése kapcsán az ellenőrzés hiányosságot nem tapasztalt. Megemlítendő, hogy az üzemanyag előlegek kiadására vonatkozó kivétetétel az előző előlegek elszámolásának mellőzése mellett nem indokolt. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásba vétele, kiadása, visszavétele megtörténik, követhető. A nyilvántartás során használt szabványnyilvántartó lapok kezelésénél azonban biztosítani kell a zártkörűséget, hitelességet (sorszámozás, lebélyegzés, tartalomjegyzék, stb.) A Polgármesteri Hivatal pénztárellenőrzése kapcsán összességében az alábbi megállapítások tehetők: - A pénztár működésének szabályozottsága megfelelő, kisebb kiigazításokra, aktualizálásra szorul. - A pénztári forgalom elszámolása alapvetően szabályszerűen működik, de néhány területen intézkedések szükségesek: = A gépjárművek, valamint a belvízvédelem és a fűnyírás elszámoltatását külön
7 szabályozni, szigorítani szükséges. = A megbízási szerződések tartalmát különösen a feladatellátás időtartamát pontosítani kell, meg kell teremteni az összhangot a számfejtésekkel. = Törekedni kell a bizonylatolás alapbizonylatok, hivatkozások teljes körűségére, a jogalapok igazolására. - Az előleg nyilvántartás rendszere megfelelő, a szigorú számadású nyomtatványok kezelésénél biztosítani kell a zártkörűséget, a hitelességet. 3.sz.melléklet
8 1., Az ellenőrzést végző szervezet megnevezése: Kormos Lajos e.v. 2., Az ellenőrzött szerv: Újszászi Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 5052 Újszász, Szabadság tér 2. 3., Az ellenőrzés tárgya: A Polgármesteri Hivatal gépjármű üzemeltetésével kapcsolatos pénzügyi feladatok ellátása 4., Az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi előírások vagy egyéb felhatalmazás: A 193/2003. (XI.26.) sz. Kormányrendelet előírásai, valamint Újszász Város Önkormányzatának 2011. évi belső ellenőrzési terve 5., Az ellenőrzés módszere: tételes, szabályszerűségi ellenőrzés 6., Az ellenőrzött időszak: 2011.01.01 2011.12.31. 7., Az ellenőrzés időtartama: 2012. április 24. - 2012. június 5. (3 revizori nap) 8., A megbízó levél nyilvántartási száma: 9., Az ellenőrzés célja: A Polgármesteri Hivatal kezelésében lévő gépjármű állományüzemeltetés szabályozottságának, annak a gyakorlatban történő érvényesülésének, valamint a teljesítésigazolások és pénzügyi elszámolások szabályszerűségének érvényesülése MEGÁLLAPÍTÁSOK Összességében a Polgármesteri Hivatalnál használt 3 db gépjármű üzemeltetésének szabályozottságánál és az elszámolással összefüggésében az alábbi megállapítások tehetőek: - Aktuális gépjármű üzemeltetési szabályzattal rendelkeznek, azonban az több helyen kiegészítésre, pontosításra szorul: = Nincs szabályozva a használatot elrendelők és a teljesítést igazolók köre. - Az üzemeltetés és elszámoltatás kapcsán: = A menetlevelek ellenőrzésére vonatkozóan elrendelt pénztárellenőri próbaszerű, negyedévenkénti ellenőrzés a gyakorlatban nem érvényesül. = A hivatalos célú gépjárműhasználat szükségességét a gyakorlatban sokszor nem igazolják. = Az alkalmazott fogyasztási normákat, a hivatkozott Kormányrendelet módosította, a szabályozás, illetve a gyakorlat azonban ezt nem követte. = Nem érvényesül a teli tankkal történő leállás elve,ezért az üzemanyag elszámoltatás nem pontos. = A menetlevelek vezetése több szempontból is hiányos. = A közúti közlekedés útvonalainak pontos feltüntetése sok esetben elmarad.