Szécsény és Kistérsége Belső Ellenőrzési Társulás ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A 2011. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉGRŐL A helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvény 92. (10) bekezdése, a Kormány 370/2011.(XII.31.) számú, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló rendeletének 48. -a alapján 1. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása A. Tervfeladatok teljesítésének értékelése Szécsény és Kistérsége Önkormányzatainak Többcélú Társulásánál a belső ellenőrzési feladatokat a 2005. október 1-jén létrejött Belső Ellenőrzési Társulás látja el. A 2011. évben is az előző évekhez hasonlóan - többször következett be változás a belső ellenőrök személyében. 2011. január 1-től egy új belső ellenőr felvételére került sor, aki az ellenőri feladatokat 2011. október 31-ig látta el. 2011. november 1-jével nem került sor újabb ellenőr felvételére, a továbbiakban az ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat egy személy végezte el. Az ellenőrzések lebonyolítására a jóváhagyott éves ellenőrzési munkatervnek megfelelően került sor, a revizorok munkájuk során a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Korm.rendelet rendelkezéseit követték, a belső ellenőrzési kézikönyv mellékleteként csatolt iratmintákat használták. Az ellenőrzési terv, mely a Szécsény kistérséghez tartozó önkormányzatok javaslatainak figyelembe vételével kiegészítve a saját hatáskörben tervezett feladatokkal készült, lefedte a társult önkormányzatok intézményeinek összességét, 4 intézménynél szabályszerűségi ellenőrzést írt elő, a további költségvetési szerveknél pénzügyi ellenőrzés keretében cél és témaellenőrzésekre került sor. Terv-módosítás indokai: 2011. évben több esetben került sor az éves terv módosítására. A módosítás indokai között egyrészről a belső ellenőri kapacitás csökkenése, másrészről az ellenőrzési területek/témák változása szerepelt. A 2011. évi belső ellenőrzési terv soron kívüli ellenőrzésre 20 revizori munkanapot biztosított. Ezen időkeret felhasználásra február, június és november hónapokban került sor, a belső ellenőrzés a Szécsényi AGRO-HELP Nonprofit Kft.-nél, Szécsény Kistérség Önkormányzatainak Többcélú Társulásánál és Magyargéc Helyi Kisebbségi Önkormányzatánál folytatott le vizsgálatot. 1
A módosított tervnek megfelelően a belső ellenőrzés valamennyi 2011. évre tervezett vizsgálatot elvégezte, az ellenőrzési jelentéseket elkészítette. A tervben szereplő és a soron kívüli ellenőrzésekre a tervezett revizori időben került sor, azaz terven felüli ellenőrzés nem történt. A 2011. évi módosított belső ellenőrzési munkaterv alapján Szécsény Város Önkormányzatnál az alábbi ellenőrzések végrehajtására került sor: A Szécsény Kistérségi Közoktatási Intézményfenntartó Társulásnál a normatív állami hozzájárulások igénylésének és elszámolásának ellenőrzése A Szécsény Kistérség Humánszolgáltató Intézményfenntartó Társulásnál a normatív állami hozzájárulások igénylésének és elszámolásának ellenőrzése Szécsény Városüzemeltetési Nonprofit Kft-nél a 2009. évi beszámoló és 2010. évi üzleti terv ellenőrzése AGRO-HELP Nonprofit Kft-nél a 2009. évi beszámoló és 2010. évi üzleti terv ellenőrzése B. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők A jelentések elkészítésére Szécsény Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában került sor. Az internet hozzáférés a belső ellenőrzés részére fenntartott irodában biztosított. A belső ellenőrök CD jogtárral rendelkeztek, a feladatok ellátásához a Társulás hordozható számítógépet bocsátott az ellenőrzés rendelkezésére, melyet kizárólag a revizorok használtak. A belső ellenőrök szakmai képesítése megfelel a Ber. 11. (1) bekezdésében foglaltaknak. A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről szóló 18/2009.(X.6.) PM rendeletnek megfelelve a Pénzügyminisztérium nyilvántartásába felvételre kerültek. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény 121/C. (10) bekezdése által előírt továbbképzési kötelezettségének a PM rendelet 7-8. -a szerinti kötelező szakmai továbbképzésen (ÁBPE-továbbképzés I.) való részvétellel eleget tettek. Az ellenőrzés munkáját nagyban segítette az érintett intézmények alkalmazottainak együttműködése, a kért információk, dokumentumok rendelkezésre bocsátása, megfelelő munkakörülmények biztosítása. Az ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők között a belső ellenőrök személyében bekövetkező gyakori változások említhetők. 2
C. Tanácsadó tevékenység bemutatása Az ellenőrzés a 2011. évben tanácsadói tevékenységre nem különített el ellenőrzési napokat, a tanácsadást (javaslatok megtétele, szakmai segítség) egy-egy bizonyosságot adó ellenőrzésbe beépítve tette meg. Az ellenőrzés megállapításai és javaslatai hatékonyan szolgálták az ellenőrzött egységeknél előforduló hibák és hiányosságok ismétlődésének kiküszöbölését, a szabályszerű működés jövőbeni biztosítását. Ahol az ellenőrzés nem tárt fel hibát, ott megerősítést nyertek arról, hogy munkájukat a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik. Az ellenőrzés a tanácsadói tevékenység keretében javaslatokat fogalmazott meg a. a belső kontrollrendszerek kialakításában, jelezve a hiányzó dokumentumok tényét. 2. A belső kontrollrendszer működésének értékelése A. Ellenőrzések fontosabb megállapításai A Szécsény Kistérségi Közoktatási Intézményfenntartó Társulásnál a normatív állami hozzájárulások igénylésének és elszámolásának vizsgálatával kapcsolatban: Az ellenőrzés a normatív állami hozzájárulások elszámolását a 2010. évi beszámolóhoz kapcsolódóan vizsgálta. Ennek keretén belül sor került a közoktatási alap-hozzájárulások (óvodai nevelésben, az általános iskolában, középiskolában, napközi vagy tanulószobai foglalkozásokban részt vevő gyermekek); a sajátos nevelési igényű gyermekek, tanulók nevelése, oktatása; a kizárólag magyar nyelven folyó kisebbségi nevelés, oktatás; a középiskolába bejáró tanulók ellátása; az intézményi társulás óvodájába, iskolájába járó gyermekek, tanulók támogatása; a kedvezményes óvodai, iskolai étkeztetés; valamint a tanulók tankönyvellátásának támogatása jogcímek ellenőrzésére. Eltérés a napközis foglalkozásokon részt vevő gyermekek, a kedvezményes étkeztetés, valamint a tanulók ingyenes tankönyvellátása jogcímek esetében jelentkezett. A hibák, pontatlanságok kijavítása az ellenőrzés befejezéséig megtörtént, az elszámolásban a gyermeklétszámokat az egyeztetéseknek megfelelően rögzítették. A Szécsény Kistérség Humánszolgáltató Intézményfenntartó Társulásnál a normatív állami hozzájárulások igénylésének és elszámolásának vizsgálatával kapcsolatban: Az ellenőrzés a normatív állami hozzájárulások elszámolását a 2010. évi beszámolóhoz kapcsolódóan a családsegítés, a gyermekjóléti szolgáltatás, valamint a házi segítségnyújtás tekintetében vizsgálta. Az intézmény rendelkezett a normatív állami hozzájárulások igénybevételére jogosító feltételekkel. Az elszámolható létszám az ellenőrzés számításaival egyezőséget mutatott, kisebb pontatlanságok csak a gondozási napló vezetéséből adódtak. A szociális ellátások tekintetében az ellenőrzés az igénybevételhez szükséges ellátotti dokumentációk nyilvántartás, gondozási tervek - maradéktalan meglétére és azok jogszabálynak megfelelő tartalommal történő vezetésére hívta fel a figyelmet. A Szécsényi Városüzemeltetési Nonprofit Kft-nél a 2009. évi beszámoló és 2010. évi üzleti terv vizsgálatával kapcsolatban: 3
A vizsgálat kiterjedt a mérleg, leltár, analitika egyezőségének; a könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági műveletekről, eseményekről kiállított pénztárbizonylatok és azt alátámasztó számviteli bizonylatok, analitikus nyilvántartások megfelelőségének az ellenőrzésére. A szervezet a működéséhez, gazdálkodásához szükséges szabályzatokkal rendelkezett, de nem gondoskodtak azok aktualizálásáról, kiegészítéséről, helyi sajátosságoknak, jogszabályoknak való megfelelőségéről. A szerződésekkel kapcsolatosan több szabálytalanság fordult elő. Az ellenőrzés a különböző szolgáltatásokhoz, tevékenységekhez kapcsolódó szemétszállítás, bérlet, építőipari tevékenységek, egyéb szolgáltatások szerződések maradéktalan meglétére; valamint bizonyos 500 eft-ot meghaladó értékű - szerződések megkötése előtti tulajdonosi jóváhagyásra hívta fel a figyelmet. Észrevételezte az ellenőrzés, hogy a szervezet nem minden esetben tartotta szem előtt a gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi követelményeket, a vizsgálat az üzemanyag-elszámolásokhoz, valamint a szemétszállítási feladathoz (gyakoribb felszólítások, kintlévőségek behajtása) kapcsolódóan fogalmazott meg javaslatokat. A vagyonvédelem érdekében az ellenőrzés javaslatot tett az ingatlanok tulajdonjogának rendezésére, a tárgyi eszközökről vezetett analitikus nyilvántartás pontos vezetésére. A számviteli rend, bizonylati fegyelem betartásával kapcsolatosan a pénzforgalmi és egyéb gazdasági műveletek valóságnak megfelelő, folyamatos, zárt rendszerben történő bemutatására, a bevételek és kiadások feladatonkénti elkülönítésének teljes körű és pontos végrehajtására, a továbbszámlázási tételek minimalizálására, a főkönyvi könyvelés folyamatos ellenőrzésére hívta fel a figyelmet. AGRO-HELP Nonprofit Kft-nél a 2009. évi beszámoló és 2010. évi üzleti terv vizsgálatával kapcsolatban: A vizsgálat kiterjedt a mérleg, leltár, analitika egyezőségének; a könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági műveletekről, eseményekről kiállított pénztárbizonylatok és azt alátámasztó számviteli bizonylatok, analitikus nyilvántartások megfelelőségének az ellenőrzésére. Az elszámolt kiadásokkal kapcsolatosan az ellenőrzés a gépjárművek üzemeltetése tekintetében fogalmazott meg szabálytalanságokat. Az ellenőrzés javaslatokat fogalmazott meg a gépjármű üzemeltetési szabályzat elkészítésére; a kiküldetési rendelvények, költségek egységes szabályozására; a menetlevelek szabályos és maradéktalan kitöltésére; üzemanyag-elszámolások meglétére és annak folyamatos figyelemmel kísérésére; a gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi követelmények betartására. A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a mérleg-főkönyv-analitika egyezőségét nem minden esetben biztosították. A vagyonvédelem érdekében az ellenőrzés javaslatot tett az ingatlanok tulajdonjogának rendezésére, a tárgyi eszközökről vezetett analitikus nyilvántartás pontos vezetésére. A számviteli rend, bizonylati fegyelem betartásával kapcsolatosan a pénzforgalmi és egyéb gazdasági műveletek valóságnak megfelelő, folyamatos, zárt rendszerben történő bemutatására, a bevételek és kiadások feladatonkénti elkülönítésének teljes körű és pontos végrehajtására, a továbbszámlázási tételek minimalizálására, a főkönyvi könyvelés folyamatos ellenőrzésére hívta fel a figyelmet. 4
B. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a szervezetek érvényesítik a feladataik ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. B/1. Kontrollkörnyezet A szervezeti felépítéseket a szervezeti és működési szabályzatok, ügyrendek, a dolgozók számára lebontott feladatokat, egyéni céljaikat a munkaköri leírások tartalmazzák. A szervezet belső szabályzatokban rendezi a működéshez, gazdálkodáshoz kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró helyi sajátosságoknak megfelelő -, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. Az Önkormányzat folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzattal rendelkezik. A szabályzatban rögzítették a folyamatba épített előzetes, utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó általános szabályokat, a FEUVE és a szabályozottságra, szabályosságra, gazdaságosságra, hatékonyságra és eredményességre vonatkozó követelményeket, az ellenőrzési nyomvonallal kapcsolatos előírásokat, a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos feladatokat. B/2. Kockázatkezelés A folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés keretén belül határozták meg a kockázatkezeléssel kapcsolatos eljárásokat. B/3. Kontrolltevékenységek Megelőző kontrollok: Ezek a kontrollok korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat realizálódásának lehetőségét. Az ellenőrzési jelentések alapján megállapítást nyert, hogy ezen kontrollok a vizsgált időszakok tekintetében nem működtek szigorúan, megbízhatóan. Feltáró kontrollok: a már bekövetkezett hibákat tárják fel, rámutatva a hiba, hiányosság előfordulásának tényén kívül a szervezetre gyakorolt már bekövetkezett hatásokra is. Ezen kontrollok utólagosak. A belső ellenőrzés a megállapításai, javaslatai alapján igyekezett hozzájárulni a hatékony munkavégzéshez. A már bekövetkezett nem kívánatos események kijavítására minden esetben helyrehozó kontrollok szükségesek. A belső ellenőrzés a hibák, problémák jellegétől függően vagy intézkedési tervek készítésére, vagy azonnali helyreállításra hívta fel a szervezet figyelmét. B/4. Információ és kommunikáció Az információáramlás módja jellemzően szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli átadások valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információmozgatás, visszakereshetőség és visszacsatolás formájában valósult meg. Az iktatási rendszerek minősége, kezelhetősége, információs adattartalma különböző, de a feladatellátással kapcsolatos követelményének eleget tesz. 5
B/5. Monitoring A monitoring stratégia elveit támogatja a belső ellenőrzés azzal, hogy a 2012. évi ellenőrzések során nagyobb gondot kell fordítani a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének, jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelésének vizsgálatára. További feladatot jelent az ellenőrzési körbe tartozó szervezetek kockázatelemzésen alapuló ellenőrzési rangsorának kialakítása, a kockázatok felmérése, értékelése. Gondoskodni kell az önkormányzat által alapított és fenntartott valamennyi költségvetési szerv vizsgálatára és a javaslatok hasznosulásának értékelésére utóvizsgálat keretében. Törekedni kell a folyamatos kommunikáció kialakítására az intézmények és a belső ellenőrzés között. C. Az intézkedési tervek megvalósítása A megismerési záradékokat határidőben visszaküldték. A normatíva ellenőrzések tekintetében a hibák nagyrészének kijavítására az ellenőrzés befejezéséig sor került, így a humánszolgáltató estében intézkedési terv elkészítésére nem volt szükség. Az intézkedési terv elkészítéséről és azok ellenőrzéshez való eljuttatásáról a közoktatási intézményfenntartó társulás gondoskodott. Az intézkedési tervben előírt alapítói okirat módosítását Szécsény Város Önkormányzata Képviselő-testületének 55/2011.(II.22.) számú határozatával - végrehajtották. Az AGRO-HELP és a Városüzemeltetési Nonprofit Kft.-nél lefolytatott ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedési tervek elkészítéséről és annak ellenőrzéshez való eljuttatásáról nem gondoskodtak. Megjegyzendő, hogy a szervezeteknél az ellenőrzési jelentések hatására könyvelő váltásra került sor, 2011. szeptember 1-jétől a könyveléssel kapcsolatos feladatokat Valkárné Kail Mónika egyéni vállalkozó látja el. Szécsény, 2012. március 20. P.H. Összeállította:.. Petroveczné Kürtösi Anita belső ellenőrzési vezető 6