by
TARTALOM A MEGVALÓSÍTANDÓ ÜZLETI FUNKCIÓK LEÍRÁSA...3 KERESKEDELEMI TEVÉKENYSÉGEK...4 KERESKEDELMI AJÁNLAT...4 VEVŐI MEGRENDELÉS...4 BESZÁLLÍTÓI MEGRENDELÉS...5 PÉNZÜGYEK...5 SZÁMLAEGYENLEGEK KEZELÉSE... 6 TÖRZSADAT KEZELÉS...6 PARTNEREK...6 TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK...7 RAKTÁR...7 KÉSZLETEK...7 LELTÁRKÉSZÍTÉS...7 NAPIREND...8 PROJEKTEK...8 KONTROLLING...9 GYÁRTÁS TERVEZÉS...9 DOKUMENTUMKEZELÉS...9 2
A MEGVALÓSÍTANDÓ ÜZLETI FUNKCIÓK LEÍRÁSA AZ ENTRADE ELSŐDLEGES CÉLJA A VÁLLALAT ÜGYVITELI FOLYAMATAINAK TÁMOGATÁSA. A REND- SZER SEGÍTSÉGÉVEL HATÉKONYABBAN ÉS GYORSABBAN LEHET ELVÉGEZNI AZ AJÁNLATOKKAL, RENDELÉSEKKEL ÉS BESZERZÉSEKKEL KAPCSOLATOS FELADATOKAT. Alapvetően három rendelési tevékenységet különböztet meg az Entrade: kereskedelmi ajánlat, vevői megrendelés és beszállítói megrendelés. Ezen felül külön lehet kezelni a partnereket, termékeket és szolgáltatásokat. A rendszerben lehetőség van a készletszintek követésére, a megrendeléshez kiállított számlák és szállítólevelek kezelésére. Több helyen is található statisztika, és részletes riportolási lehetőség. A rendszer lehetőséget biztosít a különböző bevételek és kiadások követésére, így a vállalatnak folyamatos képe lehet a kereskedelmi tevékenység eredményéről. A rendszer két árfolyam kezelését támogatja, ennek megfelelően képes kezelni az exportos, importos kereskedelmi folyamatokat. 3
KERESKEDELMI TEVÉKENYSÉGEK AZ ENTRADE SEGÍTSÉGÉVEL KÖNNYEN ÉS EGYSZERŰEN LEHET A KÜLÖNBÖZŐ KERESKEDELMI TEVÉ- KENYSÉGEKET INFORMATIKAILAG TÁMOGATNI. A RENDSZERREL KÖNNYEN LEHET ADMINISZTRÁLNI AZ EGYES PARTNEREKNEK ADOTT AJÁNLATOKAT, MEGRENDELÉSEKET VALAMINT AZ EZEN IGÉNYEK KIELÉGÍTÉSÉRE SZOLGÁLÓ BESZÁLLÍTÓI MEGRENDELÉSEKET. A rendszer segítségével könnyebbé válik a készletkezelés, pár egyszerű mozdulattal ki lehet állítani szállítóleveleket, számlákat, melyekkel egyidőben a szállított, eladott termék kikerül a raktárakból. KERESKEDELMI AJÁNLAT Kereskedelmi ajánlatot egy már létező vevőhöz lehet készíteni, az ajánlat automatikusan rendelkezik a vevőhöz leggyakrabban használt feltételekkel pl. fizetési feltételek, módok, határidők kezelése, ezek az adatok azonban könnyedén szerkeszthetőek az aktuális ajánlatnak megfelelően. Az ajánlathoz egyszerűen ki lehet választani a termékeket, ezeket az ajánlatnak megfelelően lehet szerkeszteni, egyedi árakat, kedvezményeket hozzáadni. A rendszer automatikusan kiállít hozzá egy dokumentumot, melyet a rendszerből el is lehet küldeni az adott vevőnek e-mailben. VEVŐI MEGRENDELÉS Vevői megrendelést egyszerűen létre lehet hozni már elfogadott ajánlatokból, meggyorsítva ezzel a folyamatokat és leegyszerűsítve az adminisztratív teendőket. A megrendeléshez ugyanúgy hozzá lehet adni termékeket, mint az ajánlathoz. A megrendeléseken szereplő tételeket figyelembe véve a rendszer automatikusan összesíti a termékigényeket, melyek segítségével szükség esetén beszállítók felé igényeket összegez. A rendszer segítségével könnyedén lehet kezelni a szállításokat, követni lehet a vevői megrendelésekkel kapcsolatos további teendőket. A rend- 4
BESZÁLLÍTÓI MEGRENDELÉS szerben a különböző státuszok átfogó képet adnak a megrendelések állapotáról, ezzel együtt a vállalat teljesítményéről. Az Entrade megkönnyíti a vevői megrendelésekből származó vevői igények összesítését. Pár kattintással létre lehet hozni egy beszállítói megrendelést, amelyen az adott beszállítóhoz tartozó összes termékigény megjelenik, így meggyorsítva egy beszállítóhoz a megrendelés létrehozását. A beszállítói megrendelés esetén lehetőség van időben külön beérkező termékek regisztrálására, így nem okoz gondot, ha a beszállító különböző időpontokban teljesíti a megrendelést. PÉNZÜGYEK A RENDSZER LEHETŐSÉGET BIZTOSÍT VEVŐK SZÁMÁRA SZÁMLÁK KIÁLLÍTÁSÁRA. A MAGYAR JOGSZABÁ- LYOKNAK MEGFELELŐEN LEHET SZÁMLÁKAT LÉTREHOZNI, AKÁR EXPORTOS MEGRENDELÉS ESETÉN IS. Az Entrade lehetőséget biztosít a normál számla, előleg számla, részszámla, végszála kiállítására. A rendszerben a számlákat lehetőség van sztornózni. Az Entrade lehetőséget biztosít az egyes számlák teljesítésének regisztrálására, így követni lehet, hogy a vállalatnak mennyi vevői követelése van, illetve mennyi bevétele volt a kereskedelmi tevékenységek következtében. A rendszer a magyar jogszabályoknak megfelelően biztosítja a számlák kiállítását. 5
SZÁMLAEGYENLEGEK KEZELÉSE AZ ENTRADEBEN KÖVETNI LEHET A VÁLLALAT ÁL- TAL VEZETETT KÜLÖNBÖZŐ SZÁMLÁKAT, PÉNZTÁ- RAKAT ILLETVE MEGTAKARÍTÁSI SZÁMLÁKAT, ÍGY A MODUL SEGÍTSÉGÉVEL VALÓS KÉP ÁLL RENDELKE- ZÉSRE A VÁLLALAT PÉNZÜGYI HELYZETÉRŐL. A rendszer segítségével hatékonyan lehet regisztrálni az egyes kibocsátott számlákból érkező befizetéseket, vagy beszállítói megrendelésből adódó kifizetéseket. A rendszer segítségével előzetes képet lehet formálni a várható kifizetésekről és bevételekről. A rendszerben lehetőség van külön kezelni házipénztárakat és elektronikus számlákat, ennek segítségével megállapítható a vállalat időbeli likviditása. TÖRZSADAT KEZELÉS AZ ENTRADE LEHETŐSÉGET BIZTOSÍT A KORÁBBI RENDSZEREKBŐL ÉRKEZŐ MÁR MEGLÉVŐ PARTNER ILLET- VE TERMÉKTÖRZS IMPORTÁLÁSÁRA, EZZEL MEGKÖNNYÍTVE A RENDSZER HASZNÁLATÁNAK ELKEZDÉSÉT. A RENDSZERBEN LÉTRE LEHET HOZNI KÜLÖNBÖZŐ ENTITÁSOKAT A VÁLLALAT IGÉNYEINEK MEGFELELŐEN PARTNEREK Egy partner lehet vevő, beszállító típusú vagy mind a kettő egyszerre. A partnerek létrehozásakor a legtöbb kereskedelmi adatot meg lehet adni, amelyek majd a rendelési folyamatokban fontosak lehetnek: pl. fizetési feltételek, fizetési határidők, szállítási cím. Egy partner több kontakttal rendelkezhet melyeket az egyes kereskedelmi folyamatokhoz lehet hozzárendelni, megkönnyítve így a tevékenységet- 6
később rendelni egyes kereskedelmi tevékenységhez. A partnerek kezelését a különböző partnertípusok szerinti listák könnyítik meg. és szolgáltatások listája. Egy termék vagy szolgáltatás különböző adatokkal rendelkezhet, a könnyebb használhatóság érdekében csoportosítani lehet őket. Egy termék esetében nyilvántarthatunk többféle vevői árat, vevőkhöz rendelt kedvezményeket. TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK AAz Entrade szinte legfontosabb eleme a termékek RAKTÁR KÉSZLETEK LELTÁRKÉSZÍTÉS A rendszer egy központi és több bizományos raktár kezelését teszi lehetővé. Egy termék egyszerre több raktárban is szerepelhet. A készletmozgásokat raktárakként és termékekként is külön lehet követni. Egyes termékekhez köthetőek különböző készletszintek: rendelési készletszint, minimum készletszint, központi raktár készletszint. Ezek felhasználásával különböző készletezési stratégiáknak megfelelően a rendszer automatikusan tudja kezelni az egyes kereskedelmi folyamatok készletigényeit. A különböző raktárakhoz lehetőség van leltárt készíteni. Minden raktár esetében kézzel kell felvinni az aktuális készletszinteket, melyekből jelentést készít a rendszer. Az egyes leltárakat a rendszer tárolja, bármikor vissza lehet őket hívni. Amikor egy leltár elkészül egy adott raktárhoz, akkor a leltáron szereplő készletek lesznek automatikusan érvényesek a raktárban. 7
NAPIREND A RENDSZER ALKALMAS FELHASZNÁLÓKHOZ KÖTHETŐ FELADATOK MENEDZSELÉSÉRE ÉS AZ EGYES FELHASZNÁLÓK FELADATAINAK EGYSZERŰ ÁTTEKINTÉSÉRE VAGY KIOSZTÁSÁRA. A rendszerben található napirend funkció egy naptár nézetben jelzi, hogy mely napra milyen feladatok várhatóak. Ez a menüpont elősegíti a partnerekkel kapcsolatos feladatok rendszerezését és a teljesítmény mérését is. A feladatkiosztás nagy mértékben megkönnyíti az adott vezetők dolgát, amennyiben feladatok menedzseléséről és követéséről van szó. PROJEKTEK A rendszer keretet biztosít a vállalat által vezetett projektek adminisztrálására és nyomon követésére. A projektmenedzsment modulon belül lehetőség van előzetes költségbecslésre, feladatok megtervezésére és kiosztására. A rendszer elősegíti a dolgozók projektmunkáit, projekttel töltött óráinak számának vezetését, a projekt valós idejű megvalósulásának követését. 8
KONTROLLING AZ EGYES PROJEKTEKHEZ TARTOZÓ PÉNZ- ÜGYI TERVEZÉSÉT ÉS A PROJEKT MEGVA- LÓSULÁSÁNAK KÖVETÉSÉT SEGÍTI ELŐ. A megvalósult adatokat a rendszerből nyeri ki a modul. A kontrolling modul segítségével valós képet lehet kapni a vállalat által vezetett projektek pénzügyi sikerességéről. gíti a dolgozók projektmunkáit, projekttel töltött óráinak számának vezetését, a projekt valós idejű megvalósulásának követését. GYÁRTÁS TERVEZÉSE DOKUMENTUMKEZELÉS A rendszer segítségével lehetőség van jövőbeni termékigények regisztrálására és ennek nyersanyag igényeinek előrejelzésére. Az Entraden belül lehetőség van egy-egy termék előállításához szükséges nyersanyaginak kezelésére, beállítására, valamint egy-egy termék érétkesítése során a megfelelő készletek csökkentésére. A rendszer segítségével a gyártásütemezés egyszerűbbé és jól követhetővé válik. Az Entrade rendelkezik egy belső dokumentumkezelő rendszerrel. Minden rendszerben létrejött dokumentumot rendszerez, valamint a vállalat igényeinek megfelelően létrehozott mappa struktúrába lehet feltölteni dokumentumokat. A feltöltött dokumentumok bármikor könnyedén visszakereshetőek és megnyithatóak. 9
Weboldal: www.webtown.hu Cím: 1117 Budapest, Hauszman Alajos u. 3/b Telefon: +36 1 792-0240, +36 70 383 2359 Fax: 700-2863 E-mail cím: info@webtown.hu 10