Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
6. Előadás témakörei Az információs irodák kapcsolatrendszerei, formájuk, tartalmuk; - kapcsolat a HTDM -kel RTDM -kel; - a kormányzati szervekkel, önkormányzatokkal, - a turisztikai szervezetekkel; - a nemzetközi szervezetekkel, - az intézményekkel, civil szervezetekkel; - a médiumokkal; - együttműködési megállapodások, szerződések; - a kapcsolattartás nehézségei;
Az információs irodák kapcsolatrendszere több szintű. - A szervezetek jellegéből fakadóan lineáris kapcsolatok; A szervezeten belül A TDM szervezetek speciálisan, alulról építkeznek, ahol az egyesületi szabályoknak megfelelően a tagok azonos jogokat élveznek, ennek megfelelően a belső kapcsolatrendszer a partnerség és közös érdekeltség alapján működik. Jól kialakított szervezet, demokratikus légkör és döntéshozatal. A menedzser elfogadottsága és szakszerű munkája, valamint a javuló forgalmi eredmények jelentik a legfontosabb tényezőt a belső kapcsolatok megfelelő alakítása és a jó együttműködés kialakítása szempontjából: Együtt megcsináljuk! Az információs iroda szervezete a vezetőn keresztül tartja a kapcsolatot a TDM választott vezetésével, és tagsággal;
Az iroda dolgozóinak nincs közvetlen kapcsolata a szervezet tagjaival; Az irodavezető, mint turisztikai szakember a kapcsolattartó, feladat közvetítő és a szervezettel szemben elszámoló személy; Az iroda, mint szervezet szakmai és pénzügyi elszámolással tartozik az egyesület legmagasabb fórumának, a taggyűlésnek; Az információs iroda külső kapcsolatrendszerei: A TDM szervezet a céljának megfelelően tart fenn kapcsolatot azokkal a szervezetekkel, amelyek nem tagjai az egyesületnek; A kulturális, természeti környezet - hasznosításával egybekötött - védelme kiemelt feladat. A turizmus alapvető eleme a vonzerő (gyógyfürdő, nemzeti park, múzeum, tó, kulturális központ, műemlék, stb.) és fontos, hogy a vonzerő képviselője valamilyen formában jelen legyen; - ha nem tagként, akkor tiszteletbeli tagként, vagy megfigyelőként. Az információs iroda munkakapcsolata térségi vonzerő képviselőjével;
Az információs iroda vonzáskörzetébe tartozó turisztikai vonzerők leltárbavétele, nyilvántartása, folyamatos karbantartása rendszeres kétoldalú kommunikációt feltételez az iroda és a vonzerő képviselője között. A kapcsolattartás formája: személyes, telefonos, e-mail; Tartalma: -alapadatok begyűjtése, feldolgozása, felhasználása - változások figyelése, adatok karbantartása Módszere: (Elektronikus rendszeren keresztül) - Adatlapok megküldése korrekció céljából; - változások feltöltése az adatbázisba; Az információs irodák kapcsolata a helyi önkormányzatokkal: A kapcsolat alapja a a TDM szervezet és az önkormányzat közötti együttműködési megállapodás;
Az iroda működtetési formája szerint: - az önkormányzattól szervezetileg független (vállalkozási)- a kapcsolatrendszerre a tagi-belső kapcsolat jellemző; - közös működtetési önkormányzati, kormányzati (Tourinform) feladatok ellátására is kötelezett a fenntartói kapcsolat (utasításos, számonkérő) a jellemző; - a tisztán önkormányzati fenntartású irodák szerződés formában végezhetnek desztinációs információs irodai tevékenységet; Az önkormányzat általában tagja a TDM -nek, de a tagi viszony mellett, mint döntéshozó hatalom felelős a turizmus helyzetéért a településen. Ennek érdekében szoros szakmai együttműködés keretében a szervezettel, közösen készíti el a település fejlesztési tervét, kiemelten a turisztikai terület érintő fejlesztéseket. A területfejlesztési kapcsolat kooperatív, koordináló, együttműködő; Az önkormányzatok és TDM szervezetek közös turisztikai pályázati tevékenysége napi munkakapcsolatokban realizálódik; Az információs iroda a pályázatírás során a helyzetelemzésben (információgyűjtés, adatszolgáltatás), valamint termékfejlesztésben vesz részt.
A nemzetközi szervezetekkel (szövetségek, turisztikai vállalkozások) szakmai, partner-, és üzleti kapcsolatok formájában működik együtt az iroda; (szolgáltatások közvetítése, értékesítése) marketingtevékenység, tanácsadás, tapasztalatcsere) Az információs iroda kapcsolatrendszere a mikrórégiós és régió TDM szervezetekkel Az iroda a mikrórégiós szervezetekkel adatszolgáltatási, adategyeztetési és régiós marketingtevékenység előkészítő ( tervezés, kutatás, kommunikáció) kapcsolatban áll. A kapcsolatrendszert - bár alulról felfelé építkező a TDM hierarchiája - nem az alá-fölé rendeltség jellemzi. A helyi és mikrórégió természetes szövetsége révén jön létre a régiós TDM. A régiós TDM hatékony működtetése és fenntartásának léte a helyi- és mikrórégiós TDM -ek által működtetett kapcsolatok függvénye.
Az információs iroda kapcsolata a terület intézményeivel Az iroda hatókörétől függően számos intézménnyel tart fenn együttműködő kapcsolatot. - egy adott település intézményei, - több település intézményei, - nagyobb hatáskörű intézmények (térségi feladatokat ellátók) Az intézmények lehetnek: - önkormányzati, oktatási, kulturális, egészségügyi, hatósági, stb. A kapcsolatok minősége: egyenrangú A kapcsolatok tartalma: - információ és adatszolgáltatás, - marketingszolgáltatás, - közös akciók, rendezvények
Az információs irodák kapcsolata a gazdasági szereplőkkel: (a nem tagokkal) Az egyesületen kívüli gazdasági szervezetekkel általában szerződéses, üzleti kapcsolatban áll az iroda. 1./ A gazdasági szervezet mint beszállító (pl. nyomda, reklámügynökség, informatikai vállalkozás, stb.) szerződéses viszonyban megrendeléseket teljesít. 2./ A gazdasági szervezet, mint szponzor, szerződéses kapcsolatrendszerben nyújt ellenszolgáltatást a reklámszolgáltatásért. 3./ Alkalmi kapcsolatrendszer (érintettség esetén, pl. pályázati alvállalkozó) 4. / A gazdasági szervezet, mint információ, adatszolgáltató (közlekedés, hírközlés, energiaszolgáltató)
Az információs irodák kapcsolata a médiával Kitüntetett kapcsolatrendszer, amelynek kiépítése, fenntartása, ápolása a szervezet és az iroda valamennyi tagjának feladata. A szervezet üzeneteinek folyamatos eljuttatása a helyi, és nagyobb régió lakosságához a helyi és regionális média közvetítésével valósítható meg. Szoros, napi kapcsolat Tartalma: folyamatos hírszolgáltatás az iroda szolgáltatásairól, a a terület turisztikai eseményeiről, rendezvényeiről, a várható fejlesztésekről. Formája: lehetőség szerint PR jellegű (riportok, sajtótájékoztatók, interjúk), de alkalmanként fizetett reklám (hirdetések, közlemények) formájában. Érdemes egy alkalmazott munkakörébe kiemelt feladatként beépíteni a sajtókapcsolat működtetését;
Az információs iroda szerződéses viszonyai: - szerződések a működtetéssel kapcsolatban (TDM szervezetek, önkormányzatok, gazdasági társaságok, kormányzati szervek, közszolgáltatók) - szerződések az adatszolgáltatókkal, adatfelhasználókkal, -szerződések a beszállítókkal; (informatika, nyomda) - szerződések a turisztikai vállalkozásokkal (értékesítés, közvetítés, marketing) - nemzetközi szerződések (beutaztatók, közös pályázatok, határon átnyúló szolgáltatások) Együttműködési megállapodások: - információs rendszerek működtetése, - intézmények, civil szervezetek, önkormányzatok
A kapcsolatfenntartás nehézségei A kapcsolatrendszerek kialakításánál: - kezdeményező szerep vállalása; - tiszta feltételrendszer teremtése - a partnerség elfogadtatása; - közös érdekek felismerése és felismertetése; A kapcsolatrendszer működtetésénél: - folyamatos kontroll fenntartása, - visszajelzés, - korrekció és újítási készség
AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA Az információs irodák szerteágazó kapcsolatrendszerei a TDM szervezetekkel való összefüggéseiben; A több szintű kapcsolatok formája, tartalma. Az információs szervezetek belső és külső kapcsolatai. Az információs irodák kapcsolatai, a kapcsolattartás formái az intézményekkel, gazdasági társaságokkal. A kapcsolattartás szükségessége és formái a médiával. Az információs iroda szerződésformái A kapcsolatépítés és fenntartás nehézségei
Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./ Milyen szinten működnek az információs irodák kapcsolatrendszerei? 2./ Sorolja fel az információ irodák intézményi kapcsolatainak tartalmát! 3./ Miért kiemelt a médiával a kapcsolat? Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés /ek: Sorolja fel a médiakapcsolatok formáit!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák marketingtevékenysége Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit