SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 9700 Szombathely, Kossuth u. 1-3. Tel.: (06) 94-520-100; Fax: (06) 94-328-148 E-mail: info@szombathely.hu www.szombathely.hu Tanulmány a költségvetés készítéséről és elfogadásáról az Államreform Operatív Program (ÁROP 1.A.2/B) keretében IV. ütem PROJEKTZÁRÁS Érvényessége kiterjed Szombathely Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala vezetőire, alkalmazottaira, partnerkapcsolataira, a szervezetfejlesztéssel érintett valamennyi hivatali működési folyamatra. Készítette: A kiadás dátuma: 2010.01.31. A Projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
Tartalomjegyzék I. Bevezetés... 3 II. Stratégiai tervezésről általában... 4 III. Költségvetés tervezés általános jellemzői... 6 III.1. A pénzügy-számviteli terület feladata... 7 III.2. Az ellenőrzés funkció... 7 IV. Néhány korszerű költségvetés készítési módszer jellemzője... 9 IV.1. Erőforrás-orientált rendszerek... 9 IV.2. Eredmény-orientált rendszerek... 10 IV.3. Nullbázisú költségvetés... 11 V. Költségvetés beépítése a tervezési ciklusba... 12 VI. Moduláris és több dimenziós költségvetés-készítés... 14 VII. A költségvetés készítésének folyamata Szombathelyen... 16 VII.1. Javaslat a költségvetési folyamat kibővítésére... 18 VIII. Javaslatok megfogalmazása Szombathely Megyei Jogú Város részére... 22 VIII.1. Költségvetés tervezés módszertanára vonatkozó javaslat... 22 VIII.1.1. A feladatalapú tervezés elmélete 22 VIII.1.1.1. Alapelvei 22 VIII.1.1.2. Megvalósíthatóság 22 VIII.2. A jelenlegi költségvetés gazdálkodási rendszer továbbfejlesztésének lehetőségei... 24 VIII.2.1. Önkormányzaton belüli továbbfejlesztés 24 VIII.2.2. Intézményekre való kiterjesztés lehetőségei 24 VIII.2.3. Központi (MÁK) rendszerek alkalmazása a költségvetés tervezéssel összefüggésben 24 VIII.2.4. ASP alapú szolgáltatás és annak ismérvei költségvetés gazdálkodási rendszer tekintetében 26 VIII.2.5. A költségvetés tervező rendszer kapcsolata a tervezést követő önkormányzati gazdálkodást támogató rendszerelemekkel, esetlegesen az egyes szakágazati rendszerekkel. 30 VIII.3. Költségvetés tervező rendszerek összehasonlítása... 32 VIII.3.1. Organ P - Zalaszám Kft 32 VIII.3.2. Budget Creator Saldo Zrt 36 VIII.3.3. Összegzés, javaslat 40 VIII.4. Vezetői összefoglaló... 42 2
I. Bevezetés Az elmúlt évtized során a hazai önkormányzati rendszer hatalmas információs technológiai (IT) fejlődésen ment keresztül. A kilencvenes évek elején csupán izoláltan működő és a legtöbb esetben átfogó koncepció nélkül fejlesztett informatikai rendszerelemek álltak az önkormányzati felsővezetők (menedzsment) rendelkezésére. A teljes körűség és az integráltság hiánya miatt ezek csupán egyes részterületeken támogathatták a döntéshozást. Rengeteg energia és tudás befektetésével mára számos önkormányzatnál (és azok intézményeinél) segítik modern és integrált informatikai megoldások a napi munkát mind az egyes funkcionális területek, mind a menedzsment szintjén. A mai modern rendszereknek már alapvető elemei a kontrolling- és a vezetői információs rendszermodulok, amelyek lehetővé teszik, hogy szerencsés esetben késedelem nélkül rendelkezésre álljon minden alapadat annak megválaszolására, hogy Mi történt az intézményben?, sőt a Miért történt? kérdésre is kideríthetjük már a választ több-kevesebb energiával. Jelen tanulmányban felvázoljuk a jelenlegi költségvetés előkészítésének adatszolgáltatási, dokumentálási és felelősség kérdéseit, ezt követően javaslatot tesznek egy korszerűbb, akár informatikai rendszerrel támogatott folyamatra. 3
II. Stratégiai tervezésről általában Annak ellenére, hogy néhány éve ez még szinte a menedzseri vágyálmok kategóriájába tartozott, napjainkra már nem elég, hiszen az elvárások is nőttek! Ma már arra is igény és lehetőség van, hogy feltehessük a Mi lehet holnap? kérdést is. Természetesen, ezt csak a Mi lenne, ha? értelmében tehetjük meg úgy, hogy gondosan megadjuk a feltételezéseinket. A robbanásszerű technológiai fejlődés immár elérhető lehetőséget ad arra, hogy megfontoljuk az informatikai rendszerek következő minőségi szintjére való belépést, azaz az integrált és valódi tervezési megoldások bevezetését. Az országban több helyen előforduló korábbi informatikai fejlesztések sikerei és csalódásai okán, és a minél hatékonyabb megoldás megvalósítsa érdekében a döntéshozók számára újra a Hogyan tovább? válik alapkérdéssé. Ennek megválaszolása nem kis feladat, hiszen azonnal ezernyi kis kérdéssé bomlik: Miért? Mire? Mit? Hogyan? Azaz, hogyan tovább? Szükség van egy részletes költségvetésre, hogy pontosan tudjuk, hogy mikor, mire és mennyit kell áldoznunk. S kell még egy monitorrendszer arra, hogy követhessük, hogy a résztervek felelősei tényleg arra fordították-e az erőforrásokat, amire szántuk, s szükség esetén meg kell tennünk az indokolt korrekciókat. Sajnos, még a fejlett piacgazdasági környezetben sikeresen tevékenykedő vállalatok esetében is szinte folyamatosan kell változtatni a terveken, mindig adaptálva azokat a külső környezeti változásoknak megfelelően, nem is beszélve a belső szervezeti és egyéb folyamat változásoktól. Miért kell beszélni a stratégiai tervezés és a költségvetés- készítés egységéről, a közéjük szakadékot vágó finanszírozási anomáliák ellenére? Azért, mert hoszszabb távon nincs más lehetősége a menedzsmenteknek, mint e szakadék áthidalása, illetve rosszabb esetben a felettük való egyensúlyozás. Első lépésként kérdéseket vethetünk fel, eszmecserét kezdeményezhetünk, hozzászólásokat kérhetünk. Mindezt annak érdekében, hogy minél több nagy tudású és sokat tapasztalt szakembert vonhassunk be a jövő alakításába, hogy a 4
modern tervezési metodikák elterjedése kevesebb energiát emésszen fel, mint amennyit a hét szűk esztendő idején az integrált információs rendszerek és/vagy a kontrolling- megoldások életre hívása igényelt. Az előbbiek fényében nem lehet célunk e nagy tématerület áttekintése. Inkább olyan témákat és kérdéseket vetünk fel, amelyek önmagukban is megérnének egy-egy külön elemzést. Érintjük a költségvetés, mint hatékony irányító és ellenőrzési eszköz alkalmazhatóságát, különös tekintettel a szervezeti célok lebontásának fontosságára, vagy szerepére a hatékony érdekeltségi rendszerek kialakítása során. Az egységes fogalomhasználat érdekében érdemes tisztázni, hogy stratégiai tervezési szinten az önkormányzatok jövőképén, küldetésén alapuló, s a hosszú távra meghatározott célok szerinti tervezést értünk. Ilyen hosszú távú cél lehet például az, ha egy önkormányzat az adottságainak és lehetőségeinek megfelelően valamely alap funkciójára (pl oktatás) nagyobb hangsúlyt kíván fektetni a jövőben. Ennek egyik oka az lehet, hogy kimondva vagy kimondatlanul egyre inkább tetten érhető az intézményi speciálizáció, különösen ott, ahol az adott régióban több intézmény közül választhat az egyre inkább vevőként megjelenő lakosság. Szombathelyen ilyen stratégia cél lehet az ASP nyújtotta lehetőség kihasználása, amelyre nagyobb hangsúlyt kell fektetni a közeljövőben. A sikeres operatív tervezésen és megvalósításon múlik, hogy sikerül-e az eltervezett specializáció, azaz tudatos fejlesztéssel és a súlypontok eltolásával az önkormányzat képessé válik-e a kiválasztott területe(ke)n kiemelkedő szolgáltatásra, ezzel szerezve versenyelőnyt a régió más önkormányzataival szemben. 5
III. Költségvetés tervezés általános jellemzői Az operatív tervek megvalósulásához szükséges az erőforrások hatékony felhasználását biztosító költségvetés elkészítése, amely a kívánt cél elérésének érdekében lehetőséget ad a szervezet minden szintjének bevonására és motiválására. Így a költségvetésbe be kell építeni az érdekeltségi rendszer alapelemeit, és számításba kerülnek a változásmenedzselési feladatok által megkívánt extra erőforrások is. A fentieken túl döntő fontosságú, ám rengeteg erőfeszítést is igénylő funkció az előrejelzés, amelybe (most) beleértjük a visszajelzést és a tervkorrekciót is. Részletessége, az egész szervezetet átfedő volta miatt a költségvetés-készítés központi szerepet játszik a tervezési ciklusok során. A büdzsé készítését megelőzi a stratégiai célok lebontása piramis logika alapján olyan operatív célokká, amelyek az egyes szervezeti (tervezési) szinteken pontosan értelmezhetőek, s emellett még motiváló hatásúak is. Természetesen, a lebontás csak akkor lehet igazán sikeres, ha a célok harmonizáltak az önkormányzati szinttől kiindulva egészen az egyén szintjéig. Bár, ez az elvárás szinte már utópisztikusnak tűnik, ám nem érdemes azonnal kompromisszumokba bocsátkoznunk. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy nincsenek vesztesei egy tervezési folyamatnak, hiszen bármilyen változásmenedzselési feladat az erőforrások újraosztását jelenti, ami csak nagyon ritka esetben nem jár érdeksérelemmel. A költségvetés-készítés folyamata során számos vezető esik túlzásokba, figyelmen kívül hagyva, hogy mindig csak olyan részletezettségű költségvetést célszerű megkövetelni, amely révén már lehetségessé válik a célok elérése. Azaz optimálni kell az erőfeszítéseket az azokból várható eredményekkel. Érdemes figyelembe venni a 80/20-as tapasztalati szabályt, miszerint az eredményeink 80%-át erőfeszítéseink 20%-ával már el tudjuk érni, azaz nagyon meggondolandó, hogy érdemes-e még négyszer annyit erőlködni a maradék 20%-nyi eredményjavítás érdekében. 6
A közös munkálkodás és siker élménye érdekében a költségvetés-készítést és előrejelzést minden szinten olyan adattartalommal és részletezettséggel érdemes megkövetelni, amely felett az adott szint vezetői irányítással bírnak, és amelyek jelentését pontosan ismerik. III.1. A pénzügy-számviteli terület feladata Érdemes kitérni a pénzügy-számviteli terület (beleértve a kontrolling-funkciókat is) megváltozott szerepére! E területek meghatározó funkciója a pénzbeni értékek naturáliákhoz való hozzárendelése optimális esetben az integrált erőforrás- menedzsment (enterprise resources planning; ERP) rendszerek megalapozott (tény)adatai és információ alapján. A végeredmény maga a pénzügyi terv, amelynek csúcsán a modern tervező rendszerek automatikus frissítési funkcióval megjelenítik a mérleget, és az előirányzatok felhasználást. III.2. Az ellenőrzés funkció Mindenképpen meg kell említeni a költségvetés-készítés irányító és ellenőrző menedzsment-funkcióját! Eszerint a költségvetés stratégiai alapgondolata a felelősségi körökre bontott hatalomdelegálás, azaz össze kell kapcsolni a költségeket, a bevételeket, az eszközöket és a kötelezettségeket az egyes tervezési szintek vezetőivel. Így valósítható meg, hogy a döntési pontok szervezeten belül ott lehessenek, ahol az esetleges beavatkozáshoz szükséges információk rendelkezésre állnak, és ahol a nem kívánt folyamatokba való beavatkozás a felelős vezetőnek alapvető érdeke. Ennek az alapelvnek az alkalmazása alapvető a hatékony érdekeltségi rendszerek megvalósításához is, nem is beszélve az önkormányzati folyamatok hatékonyságának intézményi szintű növelésében játszott szerepéről. Habár a felelősségi körökre bontott számvitel elve eléggé egyértelmű, a gyakorlatban történő megvalósítása gyakran nehéz. Elvben a különböző szintekért felelős vezetők csak azokkal a költségekkel és bevételekkel kapcsolatban vonhatók felelősségre, amelyekre képesek (jelentős) befolyást gyakorolni. A vezetés gyakori problémája, hogy a nagyobb felelősség ellentételezéseként a beosztott veze- 7
tők elvárják, hogy a költségvetés készítésénél is erős befolyást tudjanak kifejteni azokra a tételekre, amelyekért majd felelősek lesznek. Különösen igaz ez azoknak a költségvetési elemeknek az esetében, amelyek kulcsszerepet játszanak az érdekeltségi rendszerben is. Az előbbiekből leszűrhetjük, hogy a tervezés a teljes folyamatnak csupán egy része. A célok elérése érdekében végre kell hajtanunk tevékenységeinket, majd ellenőriznünk kell előrehaladásunkat, és mérnünk kell teljesítményünket. Tevékenységeink végrehajtása során szükségünk van egy olyan mechanizmusra, amely biztosítja, hogy irányítani tudjuk az eseményeket. A siker érdekében alapvető egy tevékenységi terv készítése! De nem csupán egyes területekre projektszerűen, hanem az önkormányzat egészére! Ez az elvárás banalitásnak tűnik? Nem az, mivel tapasztalatok szerint az átfogó tevékenységi terv hiánya az egyik leggyakoribb probléma. Sajnos, sokszor kiderül, hogy a sok munkával elkészített költségvetésünk nem a várt eredményt szolgáltatja. Ennek oka rendszerint nem csupán a hibás adatokban, hanem a használt módszer adott területen való korlátozott alkalmazhatóságában keresendő. 8
IV. Néhány korszerű költségvetés készítési módszer jellemzője IV.1. Erőforrás-orientált rendszerek a) Tételsoros költségvetés (Line-Item Budgeting) A tételsoros költségvetés a legrégebben kialakult költségvetési technikák egyike. A módszer lényege egyszerűségében rejlik, a költségevetés minden egyes tételhez hozzárendeli azt az összeget, mely az adott tételre elkölthető. A múltban igen népszerű volt ez a költségvetési technika, mivel egyrészt az előre leírt összeg kijelölte a kiadások határát, másfelől könynyen nyomon követhető volt az adófizetők pénze. Ugyanakkor a módszer nem szól semmit a költségvetési pénzek elköltésének hatékonyságá-ról, elszámoltathatóságáról. b) Bázisalapú költségvetés A bázisalapú költségvetés ahogy az elnevezés is mutatja mindig a megelőző költségvetést veszi alapul. A költségvetés tervezésénél így a megelőző költségvetés szerkezetének megőrzése a cél, általában a bevételek és kiadások inflációkövető kiigazítására, illetve a költségvetési tételek kisebb változtatására kerül sor. A bázisalapú költségvetés logikája szerint a fő kérdés, hogy mire tudjuk elkölteni a bevételeket, szemben a milyen szolgáltatásokat szeretnénk nyújtani logikával. A bázisalapú költségvetés a line-item költségvetéshez hasonlóan nem veszi figyelembe a teljesítmények minőségét. A kritika szerint ezek a technikák inkább gátolják, mintsem elősegítenék a közpénzek hatékony felhasználását. 9
IV.2. Eredmény-orientált rendszerek a) Programalapú költségvetés Ez a költségvetési technika a kormányzati célokat állítja a középpontba. A programalapú költségvetés különböző programokhoz rendel költségvetési forrásokat, egyes programok alatt pedig egymáshoz szorosan kapcsolódó tevékenységeket értünk. A különböző programok költségvetési, szervezeti és politikai megfontolások alapján kerülnek kiválasztásra. A programalapú költségvetés jelentős előrelépésnek tekinthető a bázisalapú és line-item költségvetésekhez képest. A programalapon szervezett költségvetés immár nem az elkölteni kívánt pénzre, hanem a megvalósítandó célokra helyezi a hangsúlyt. A programokhoz rendelt források konkrét szolgáltatásokhoz kapcsolódnak, a célok és a források tehát szorosan összekapcsolódnak. b) Teljesítményalapú költségvetés A teljesítményalapú költségvetés annyiban haladja meg a programalapú költségvetést, hogy ez a költségvetési technika a szolgáltatások minőségének mérésére is koncentrál. Fontos eleme a módszernek a teljesítmények folyamatos mérése, a teljesítmény alakulásáról jelentések készítése. A teljesítményalapú költségvetést a célok kijelölése, a stratégia kialakítása és a teljesítménymérés hármassága jellemzi. A források szétosztása a programok hatékonyságára, a szolgáltatások minőségére helyezi a hangsúlyt, ellentétben például a bázisalapú költségvetéssel, ahol a források szétosztása alapvetően a korábbi költségvetési struktúra konzerválására törekszik. A teljesítményalapú költségvetés tehát nem a forrásokat, hanem a célokat, különösen azok hatékony megvalósítását állítja a költségvetési tervezés középpontjába. A gyakorlatban a legnagyobb problémát és kihívást a teljesítményék értelmes mérése jelenti. Habár a mérés valóban sok esetben problematikus, a teljesítményalapú költségvetés támogatói szerint éppen a célok kijelölése és teljesítmények mérésének vitái világíthatnak rá a költségvetési problémákra, a reformok kívánatos irányaira. 10
IV.3. Nullbázisú költségvetés A nullbázisú költségvetés elméletileg lehet erőforrás és eredmény-orientált egyaránt. Lényege, hogy minden költségvetés tervezése a nulláról indul, tehát a korábbi költségvetések (ellentétben a bázisalapú költségvetéssel) nem jelentenek alapot. A technika lényegében fontossági sorrendbe állítja az egyes programokat, majd a rendelkezésre álló források alapján kerülhetnek be a programok költségvetésbe. A módszer minden tervezés alkalmával megkérdőjelezi a korábbi programok szükségességét, csak a jóváhagyott programok kerülnek be a költségvetésbe. A technika előnye, hogy a programok minden tervezés alkalmával átvilágításra kerülnek. A Nullbázisú tervezés optimális módszer lehetne, de olymértékben munka-, idő- és költségigényes, hogy általános alkalmazása elképzelhetetlen. Ezért ez a tervezési módszer a gyakorlatban többnyire csak részlegesen (pl.: egy új intézmény alapításakor, illetve új kötelező szakfeladat belépésekor), vagy elemeiben alkalmazható. 11
V. Költségvetés beépítése a tervezési ciklusba A tervezés célja, hogy különböző alapfeltételezésekre épülő forgatókönyveket mutasson be a felső vezetők számára, mindezt folyamatosan és a gyors reagálási képesség igényével. Célszerűen a legvalószínűbb tervvariáció gyakran a következő költségvetési ciklus célkitűzésévé válik. A költségvetés-készítés során a terv kumulált számait a célok lebontásával párhuzamosan olyan részletességűre bontjuk le, amely minden szervezeti szinten elegendő a folyamatok követésére, értékelésére és szükség esetén korrekciójára. A stratégiai célok operatív célokká való lebontásával az egyes szervezeti egységek vagy funkciók a menedzsment látókörébe kerülnek, különös tekintettel a terv megvalósításához rendelt erőforrásokra és azok felhasználására. A megvalósítás során a modern információs (gazdasági és tervező) rendszerek integrálása révén szinte valós időben van lehetőség a terv és tényadatok összevetésére, s ebből az eltérések elemzésére. Itt is hangsúlyozzuk, hogy nem csupán az eltérések kimutatására van szükség! Igazi menedzsment-eszközt akkor jelent a költségvetés, ha a tényleges önkormányzati folyamatokat képezi le, azaz lehetőség van arra, hogy ne csak számszerűsítsék az eltéréseket, hanem az önkormányzati folyamat szintjén lehessen azonosítani a felmerülésük okát is! Ideális esetben a tranzakciók szintjéig való visszafejtésre is lehetőséget adnak a modern integrált információs rendszerek. Olyan tervezési eszközre van szükség, amely képes a különböző modellek adatainak integrálásához és összekapcsolásához. Szombathelyen ma a Polgármesteri Hivatal és az intézmények számára a táblázatkezelő eszköz a költségvetés-készítés során alkalmazott eszköz. Bár a táblázatkezelők évekkel ezelőtti megjelenésével a hatékonyság jelentős mértékben növelhető volt, azonban sok olyan tökéletlenséggel rendelkeznek, amelyek megakadályozzák, hogy egy bonyolult felépítésű szervezet költségvetési rendszerét képesek legyenek megfelelően kezelni. Korlátaik a következők: 12
Csak kétdimenziós adatkezelésre képesek A költségvetés készítés legjobb gyakorlata jellemzően több dimenziós. Például nem alkalmasak a bevételek betegségcsoport, szolgáltatás, időszak és verzió szerinti felosztására. A táblázatkezelőben készült modelleket nehéz karbantartani A sebesség és a könnyű kezelhetőség a költségvetési modell frissítése során elengedhetetlen! Így egy táblázatkezelőben készült, közepes bonyolultságú modell esetében is hatalmas munkát jelent, ha egy új szervezeti egységet vagy egy új elemzési dimenziót kell integrálni. Nem integráltak eléggé más rendszerekkel A költségvetési adatok exportálása és importálása más rendszerekbe és rendszerekből körülményes és lassú. A modelleket nehéz megosztani A táblázatkezelők jellemzően egyfelhasználós alkalmazások, így az adatok más rendszerekkel való megosztása nehézkes, de ez igaz az egy modellen belüli munkafüzetek és táblázatok esetében is. A több felhasználó felől érkező inputokat konszolidáló modell készítése és karbantartása nagyon időigényes. Egyszerűség a programozási tudással rendelkező modellépítő felhasználók számára is A megfelelő költségvetési szoftvernek biztosítania kell ugyanazt az intuitív felületet és működést, amelyet a pénzügyi szakemberek éveken át használtak a táblázatkezelőkben. Azok a rendszerek, amelyek csak programozási tudással módosíthatóak, kiszolgáltatják a tervezéssel foglalkozó, de programozni nem tudó szakembert. Kétirányú aritmetika Ez meghatározó alapkövetelménye az egyidejű alulról-felfelé és felülről-lefelé történő költségvetés-készítésnek, mivel megteremti annak a lehetőségét, hogy beírjon egy adatot az Összeg szinten, és a szoftver akár több dimenzió mentén is automatikusan kiszámítja azokat a részletes adatokat, amelyek megfelelnek ennek az új összegnek. A megoldást egy olyan integrált költségvetési rendszer jelentené, mint amilyen a Moduláris és több dimenziós költségvetés-készítési rendszer. 13
VI. Moduláris és több dimenziós költségvetés-készítés A költségvetés-készítési folyamat könnyen válhat túlterhelő feladattá, különösen akkor, ha nehézséget okoz a teljes modell több feladattá és részmodellekké való szétválasztása. Ezen túlmenően, a szervezet különböző területei különböző igényekkel rendelkeznek. A moduláris költségvetés felismeri ezeket a változó követelményeket és lehetőségeket, könnyebbé téve a költségvetés minden érintettre való felosztását. Néhány a fő előnye közül: Különböző felkészültségű, rálátású emberek a költségvetés különböző moduljait készíthetik el. A költségvetés készítési folyamat felosztása szignifikánsan csökkenti a szükséges idő mennyiségét. Befejezheti a legfontosabb modulokat, és a kevésbé kritikusakra akkor fordíthatja figyelmét, mikor ideje engedi. Az új munkatársak a költségvetést modulról modulra sajátíthatják el. A modell karbantartása és fejlesztése könnyebb egy moduláris struktúra segítségével. Nagyon fontos egy több dimenziós költségvetési modell implementálása is, mivel ez tükrözi igazán vissza azt, ahogy az emberek gondolkodnak. Például, amikor a bevételeket elemzi, akkor ezt szakfeladatok, időszakok, vagy osztályok szerint is megteheti. A több dimenziós modellek egyik kulcsa a hozzátartozó folyamatábra, amely megmutatja, hogyan kapcsolódnak logikailag a modulok azaz hasznos eszköz a költségvetés áttekintése és bemutatása során. Míg a folyamatábra egy hasznos eszköz különböző költségvetési modulok adatáramának elemzésére, addig a költségvetés gazdái számára egy olyan személyes feladatütemterv felépítése ajánlott, amely lépésenként végigvezeti őket a megteendő akciók sorozatán. A könyvelők és költségvetés-gazdák legnagyobb feladata hogy a tőlük elvárt részletezettséggel biztosítsák az adatokat és információkat. Ahogyan a szoftverek és a hardverek fejlődnek úgy ez a probléma is egyre súlyosbodik, mivel a 14
túlbuzgó költségvetési-modellezők egyre több és több részletet akarnak beilleszteni. Ennek áldozatai a szervezeti egységek felelős vezetői, azaz a részköltségvetések gazdái, akiknek egyre több idejét veszi el az értelmetlen, és haszontalan mikro-részletekig lebontott költségvetés tervezése. A menedzsment legnehezebb feladata, és egyben a költségvetés-készítés művészete a részletezettség optimális pontjának megtalálása, amely különböző minden szervezetben. Eljutottunk oda, hogy a tervezés, és azon belül a költségvetés-készítés szinte már nem is szakma, hanem művészet, sőt a mai magyar önkormányzatok lehetőségeit ismerve némi akrobatikus adottság sem árt a sikerre áhítozó menedzser számára a megmaradás érdekében. A fentiekben a kitűzött célunknak megfelelően azokat a fő szempontokat és elvárásokat érintettük, amiket követve, illetve amelyeknek megfelelve érdemes a tervezési és költségvetés-készítési rendszert kialakítani és alkalmazni. Így legyen a mottó: Határozzuk meg mi, hogy milyen hasznokat szeretnénk meríteni egy költségvetés-készítő rendszer alkalmazása révén, s ne hagyjuk, hogy haszontalan kompromisszumok korlátozzák azokat a lehetőségeinket, amelyek akár néhány éve is utópisztikusak voltak! Ha belegondolunk, hogy a versenyszféra fejlett vállalatai is csak a közelmúltban léptek e fejlődési szakaszba, úgy a magyar önkormányzati szféra büszke lehet arra, hogy az elmúlt évtizedben milyen jelentős mértékű információs és kommunikációs technológiai fejlődésre volt képes! Bízunk benne, hogy az elmúlt években összegyűjtött hatalmas tudásnak és tapasztalatnak megosztásával, a közös gondolkozással már a közeljövőben áhított cél helyett naponta alkalmazott eszközzé válnak a korszerű, minőségileg új tervező-megoldások. 15
VII. A költségvetés készítésének folyamata Szombathelyen A költségvetés készítése olyan team munkát feltételez, amely nagyon sok szereplő mozgatását követeli meg ahhoz, hogy a munka végén a jogszabályoknak és a városnak is megfelelő eredmény jöjjön ki. Az Önkormányzat sokrétű feladatainak teljességét átfogó egyes költségvetési (tervezési, elfogadási, végrehajtási és ellenőrzési) folyamatok felülvizsgálata esetében először a kiinduló állapotot rögzítő helyzetelemzést végeztük el. Figyelembe kellett venni a korábbi pénzügyi ellenőrzések tapasztalatait (ideértve különösen az Állami Számvevőszék jelentéseit), az elhatározott célok és az intézkedések összhangját, valamint a megvalósítás feltételrendszerének kidolgozottságát és teljesíthetőségét. Mivel a költségvetés készítéséhez kapcsolódóan a Minőségügyi kézikönyv részletesen és helyesen tartalmazza a költségvetés elkészítésével kapcsolatos feladatokat és az alábbi folyamatábrát, így ezen eljárást külön leírni nem szükséges: 16
17
VII.1. Javaslat a költségvetési folyamat kibővítésére A megalapozott költségvetési tervezés alapvető feltétele, hogy az önkormányzat megfelelő gazdasági programmal rendelkezzen, és az éves költségvetési koncepció az abban foglaltakat is figyelembe véve - a gazdasági program éves ütemének aktualizálásával, a program időarányos megvalósíthatóságának, a tervezett fejlesztési feladatok teljesíthetőségének, pénzügyi megalapozottságának felülvizsgálatával-, részletes pénzügyi-gazdasági számításokkal és értékelésekkel alátámasztottan kerüljön összeállításra. A költségvetésről készített folyamatábrát két oszloppal egészítettük ki (határidő, ellenőrzés), annak érdekében, hogy a folyamatról minél több információ megtalálható legyen egy helyen. Az átalakított és kibővített folyamatra az alábbi ábrával teszünk javaslatot: 18
19
20
Források: 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról 1992. évi LXXXIX. törvény a helyi önkormányzatok címzett és céltámogatási rendszeréről 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról és a végrehajtására kiadott kormányrendeletek 2000. évi C. törvény a számvitelről A magyar köztársaság tárgyévi költségvetésről szóló törvény Rendeletek: 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről 249/2000.(XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól Önkormányzati rendeletek: Szombathely Megyei Jogú Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata Szombathely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Ügyrendi Szabályzata Szombathely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala szabályzata a közgyűlési előterjesztésekről, valamint a testületi ülés előkészítése szakmai követelményeiről Szombathely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Iratkezelési Szabályzata 21
VIII. Javaslatok megfogalmazása Szombathely Megyei Jogú Város részére VIII.1. Költségvetés tervezés módszertanára vonatkozó javaslat A jelenlegi főként bázisalapú tervezést javasoljuk felváltani egyes területeken normatív, más területeken feladatalapú tervezéssel. Előbbire elsősorban az intézmények kiadási oldalán, utóbbira a hivatali osztályoknál van lehetőség. VIII.1.1. A feladatalapú tervezés elmélete VIII.1.1.1. Alapelvei A feladatalapú tervezés általánosan elfogatott alapelvei a következők: A feladatok ellátásának több lehetséges formáját is figyelembe veszi. A teljesítmény (output, outcome) definiálására és mérésére ösztönöz. Az ellátandó feladatok felől közelít. Az előző időszak kiadásait nem tekinti kiindulási alapnak. VIII.1.1.2. Megvalósíthatóság A feladatalapú tervezés erőforrás igényes módszertan, ezért a feladatokat differenciáltan kell kezelni, amikor a módszertan bevezetését tervezzük. Mérlegelni kell a módszertan használatának a hasznát és az erőforrás ráfordítás mértékét a következő szempont rendszer alapján: Algoritmizálhatóság: A tétel számítása során képlet, vagy összefüggés alkalmazhatósága. Jelentőség: A tétel részaránya a teljes Önkormányzat, vagy az adott tervezési egység kiadásai vagy bevételei között. A fenti paraméterek segítségével eldöntetjük, hogy melyek lesznek azok a feladatok, amelyek esetében első körben érdemes bevezetni a módszertant, és melyek azok, amelyeknél a bevezetést majd csak akkor érdemes meglépni, ha már elegendő tapasztalat gyűlt össze az elő időszak gyakorlatából. 22
A fenti ábra jól szemlélteti a különböző tervezési módok főbb jellemzőit: Feladatalapú tervezés Ezen módszer elsősorban az önként vállalt feladatok költségeinek korrekt kimutatására szolgál, de természetesen kötelező feladatokat is számolhatunk vele. Az adott feladat elvégzéséhez szükséges erőforrások meghatározása, majd a szükséges erőforrások, valamint további, a feladat elvégzése következtében felmerült, költségelemek összegzése. Ennek a problémának a megoldására használhatjuk a Feladat-résztvevő Mátrixot. A mátrix egyik dimenziója a feladat lista, a másik pedig a költségvetésben szereplő összes hivatali szervezeti egysége, esetleg intézmény. A mátrix oszlopait az egyes szervezeti egységek vezetői töltik ki, hiszen ők tudják, hogy egy feladatra kb hány munkaórát használnak fel egy adott évben. A bérek és a munkaórák szorzatával számszerűsíthető a kiadási tétel. 23
Normatíva alapú tervezés Előre definiált egységár, fajlagos és a költségtömeget meghatározó naturália alapján történő tervezés, ahol jellemzően a naturália ismert és közel állandó. (pl a takarítás kiadásainak meghatározásánál a négyzetméter) Bázis alapú tervezés Korábbi évek értékei alapján történő tervezés, esetenként az értékek inflációval, vagy más korrekciós tényezővel módosítva. (Jelenleg főleg ez a jellemző.) VIII.2. A jelenlegi költségvetés gazdálkodási rendszer továbbfejlesztésének lehetőségei VIII.2.1.Önkormányzaton belüli továbbfejlesztés Szombathelyen ma az intézmények és a hivatal számára a táblázatkezelő eszköz (Excell) a költségvetés-készítés során alkalmazott eszköz. A táblázatkezelők évekkel ezelőtt nagyon hatékony eszköznek számítottak, és bizonyos határig jól is alkalmazható, de bonyolult felépítésű szervezet költségvetési rendszerét már nem képesek korszerűen kezelni. A megoldás egy többdimenziós moduláris felépítésű rendszer, amelyet a Költségvetés tervező rendszerek fejezetnél tárgyalunk részletesebben. VIII.2.2.Intézményekre való kiterjesztés lehetőségei Az intézmények vonatkozásában már az is nagy előrelépés lenne, ha a jelenlegi - MÁK által kifejlesztett, DOS alapú rendszerek korszerűbb, integrált rendszerre cserélődnének le, de az igazi megoldást az ASP alapú szolgáltatás lehetősége jelentené. A következő fejezetben a MÁK által kifejlesztett, illetve az ASP alapú rendszerek jellemzőit foglaljuk össze. VIII.2.3.Központi (MÁK) rendszerek alkalmazása a költségvetés tervezéssel összefüggésben A jelenleg alkalmazott MÁK által a 90-es évek elején kifejlesztett rendszerek szigetszerűen jól működő alkalmazások, melyek jelenleg még teljesítik a beszámo- 24
láshoz szükséges alapvető követelményeket, a tervezéshez és a gazdálkodáshoz azonban csak nehézkesen, (vagy egyáltalán nem) tudnak vezetői információkat szolgáltatni, és a mai kor korszerű követelményeinek már nehezen felelnek meg. Az alábbiakban röviden összefoglaljuk azokat a tudnivalókat, amelyek ezekre a rendszerekre jellemző. DOS környezetben futnak, így az üzemeltetéshez szükséges követelmények a következők: A programrendszer Turbo-Pascal, vagy Clipper programnyelven íródott. Az üzemeltetéséhez szükséges gépkonfiguráció: - IBM PC kompatibilis számítógép 640 Kbyte memóriával - monochrom monitor - 1 db floppy egység - winchester lemezegység - EPSON FX-1050-es mátrixprinter A rendszerek főbb funkciói az alábbiakban foglalható össze: Napi adatok feldolgozása Könyvelési adatok rögzítése, fogadása: A résztevékenység a rendszer legtöbbet használt része. A kikontírozott könyvelési tételeket itt visszük a rendszerbe, melyekből különböző táblákat állít elő a gép. Lerögzített tételek könyvelése: Itt történik a naponta rögzített tételek könyvelése. A funkció bármikor futtatható, és napló nyomtatható a generált tételekről. Kötelezettség vállalások: A kötelezettség vállalás feltételezi a szállítói analitika használatát. (A kötelezettségvállalás felvételéhez az alábbi adatokra van szükség: Azonosító, részgazda, szerződésszám, szerződéskötés dátuma, szolgáltatás teljesítés határideje, szállító.) Információ a gazdálkodáshoz: Főkönyvi információ: különböző időszakokra, különböző bontásban kérhető le az információ. Pénzforgalmi információk: A pénzforgalmi igének kielégítésére többféle lekérdezési lehetőség van. A pénzforgalmi szám- 25
lákról, az előirányzatokról, a szakfeladatokról, a bankról és a pénztárakról különböző részletezettségű és bontású információ nyerhető ki a teljes intézményre és részgazdákra is. Analitikák: A vevő-szállító analitika előírás része a főkönyvtől függetlenül kerül a rendszerbe, a teljesítés részt a főkönyvből automatikusan átemeli a rendszer. Lista készülhet az egész állományról, vagy egyetlen számláról is. Egyéb információk: Mérleget az egész év folyamán készíthetünk, az adattárak tartalmában semmiféle változás nem történik. A rendszer az Általános forgalmi adóval kapcsolatos kigyűjtéseket is elvégzi. Hó végi, év végi teendők, idősoros adatok Havi információ előállítása az intézményi adatbázisba: A felhasználónak lehetősége nyílik arra, hogy a havi zárások után a pénzforgalmi számlák és a szakfeladatok terv és teljesítés adatait további lekérdezések biztosítására az ún. intézményi adatbázisba integrálja, és utána abból információt nyerjen. Beszámoló táblák előállítás. Az program a benne lévő információk alapján feladást készít a K11 program részére. VIII.2.4.ASP alapú szolgáltatás és annak ismérvei költségvetés gazdálkodási rendszer tekintetében Véleményünk szerint az intézményeket is magába foglaló az egész önkormányzatra nézve egységes gazdálkodási rendszer integrált és ASP alapú szolgáltatásra épül. Nézzük meg ennek előnyeit a felhasználók szempontjából. 26
Az ASP modell előnyei a hagyományos megoldással szemben Az alkalmazásszolgáltató központok által nyújtott alkalmazás szolgáltatások igénybevételének fő előnyei az ügyfelek (önkormányzatok, intézményeik, esetleg kistérségi társulások) szempontjából az alábbiak: Az ügyfelek a saját üzemeltetésű szoftvereknél alacsonyabb költségen juthatnak hozzá korszerű alkalmazásokhoz. A szervezetek az erőforrásaikat a fő tevékenységi körük ellátására koncentrálhatják. Az ügyfeleknek a szolgáltatott alkalmazásokhoz kapcsolódó menedzsment és adminisztrációs feladatai jelentősen csökkennek azáltal, hogy az alkalmazáshoz kapcsolódó összes kérdéskörben csak egy szállítóval kell kapcsolatot tartaniuk. Alkalmazás szolgáltatásként gyorsabb és egyszerűbb az új alkalmazások és technológiák bevezetése. Az ügyfelek a szolgáltatás igénybevétele által hatékony, korszerű és szabványos informatikai biztonsági, mentési, üzletmenet folytonossági, és felhasználó-támogatási szolgáltatásokhoz jutnak hozzá, amelyek saját szervezeten belüli kiépítése jelentős beruházásokat igényelne. Az ügyfelek az alkalmazás szolgáltatás igénybevétele által folyamatosan, újabb beruházások nélkül is hozzáférhetnek a legújabb technológiákhoz és részesülhetnek az ebből származó üzleti előnyökből. Az Alkalmazások szolgáltatásként történő igénybevétele esetén az alkalmazások könnyebben, gyorsabban és alacsonyabb áron méretezhetőek a szervezet változó igényeinek megfelelően. Az integrált modell előnyei a hagyományos modellel szemben Az integrált korszerű szervezésű rendszer kialakításának számos járulékos előnye van. Ezen előnyök gyakran a felhasználó által nem is feltétlenül egyértelműen észlelhető előnyök, és esetenként csak a fejlesztés minőségén, illetve a szupport események erőforrás szükségletén érzékelhető a hatásuk. Az alábbiakban felsoroljuk a legjelentősebbeket: 27
Integráltság: egy gazdasági esemény rögzítésekor elegendő az adatokat egyszer bevinni és ezt az adatot fel tudja használni a rendszer az önkormányzat bármelyik területén Moduláris felépítés: az egyes részterületeket lefedő szoftvercsomagok elkülöníthetők modulokra (pl. könyvelés, értékesítés), melyek önállóan is képesek működni, így lehetőség nyílik a rendszer fokozatos bevezetésére. Rugalmasság: az egyedi felhasználói igényeket és a szakma specifikus követelményeket a rendszer paramétereinek megfelelő beállításával lehet kielégíteni. Felhasználóbarát kezelési mód: a rendszerek programjait egységes menüfelépítés és áttekinthető képernyő-kialakítás jellemzi. Kapcsolódó szolgáltatások: szervezési és információtechnológiai tanácsadás, projekttervezés és megvalósítás, betanítás segíti a rendszerek bevezetését. Felhasználók és jogosultságaik kezelése: egy integrált rendszer a felhasználókat egy központi adatbázisban kezeli, a felhasználók adatai, jogosultságai könnyen kézben tarthatók, míg külön szoftverek esetében ez mind külön, ráadásul különbözőképpen működik, már ha van egyáltalán mindegyikben felhasználó kezelés és jogosultsági rendszer. Szoftverek/modulok közti kapcsolat: amennyiben egy "hajszálnyi" kapcsolat is feltételezhető, pl. a partnernyilvántartás és a számlázás, térítési díjak és számlázás, az étkezők nyilvántartása és a számlázás, vagy akár csak a több modul által használható adattárak (pl. dolgozók, ellátottak, partnerek, stb.) egyszerűbb kezelhetőségét vesszük, újfent az integrált rendszer kapja a pontot. Adatok egyszeri rögzítése: az előbbi pontból is adódik, hogy ha ugyanolyan használatos törzs- vagy segédadatbázisokról beszélünk több szoftver esetében (pl. ellátottak, dolgozók, partnerek, stb.), mindenképpen felmerül az integrált rendszer előnye, hiszen nincs annál boszszantóbb, ha több programba ugyanazokat az adatokat be kell rögzíteni, ráadásul többféleképpen is rögzíthetők, vagy félre is üthetők az egyes alkalmazásokban. Egyértelmű előny ez egy pénzügyi/intézményi rendszer esetében, ahol pl. a főkönyvi számoknak egy központi adat- 28
bázisa van és azt használja a készletkezelés, az eszközkezelés, de még a könyvelés is. Egységesség: milyen bosszantó az, ha megtanulja több szoftver alkalmazását, de egyik szoftvert többször kell használnia, és annak a kezelése rögzül jobban. Képzelje el, hogy megpróbál F10-zel új adatot rögzíteni, aztán az teljesen más funkciót képvisel a másik rendszerben, és csak utólag jön rá, hogy hopp, hát az a másik program kezelése... Integrált rendszer esetében ilyen nem képzelhető el. Egyszerű átjárás: kilépek az egyik programból, belépek a másik programba, azonosító, jelszó, stb. Ráadásul ez gyorsan kell... Ismerős? Miért nem jön már be a funkció... stb, stb, stb. Integrált rendszer esetében ez másképp van, sokkal egyszerűbb. Elég csak ide, meg oda kattintani, máris a másik modulban vagyok, úgy, mintha egy szoftver lenne az egész. Így is van, egy egységes rendszer! Mentés, archiválás: tegyük fel, hogy tönkremegy egy számítógép, amin több ügyviteli program is futott. Beállítjuk az újabb gépet, feltelepítjük a szoftvereket és visszatöltenénk a mentéseket. Már ha van mindegyikből! Kiderül, hogy egyik hiányzik, mert új az informatikus és nem tudta, hogy azt is kell menteni. Jobb esetben van egy régebbi mentés, de a többi adatot pótolni kell... Ilyen sem képzelhető el egy integrált rendszer esetében, hiszen valamennyi modul adatbázisai egy helyen találhatók, csak azt kell menteni, s ez megtehető akár automatikusan, munkanap végén, amikor más senki sem dolgozik a rendszerben. Menedzselés: az adatok archiválásán túl a rendszer menedzselése során sokszor kerül sor frissítésre, azaz a rendszer korszerűsítésére. Integrált rendszer alkalmazásakor ezt alkalmanként egyszer, egy forrásból egyszerűen el lehet végezni, míg egyedi szoftverek esetében meglehetősen körülményes lehet. Új szoftver/modul bevonása pedig ugyanolyan egyszerű, mint ha csak egy frissítésről lenne szó, arról nem is beszélve, hogy a kollégák nem fognak megijedni az új szoftver használatától, hiszen a rendszer működését - az egységes kezelés miatt - már ismerik. Idő: egy egységes integrált rendszer bevezetése (betanítás, használat "élesben" való megkezdése) sokkal hamarabb megtörténhet, mint elté- 29
rő kezelésű egyedi szoftverek esetében és akkor az "éles" működtetés során megtakarított időt - egyszeri rögzítésből adódóan illetve az egységes rendszer kollégák általi könnyebb megértése miatt stb. - még nem is került említésre. Ár, fenntartás: egy összeválogatható modulokból álló integrált rendszer bekerülése és bevezetése kevesebbe kerül, mint több, ún. "szigetszoftver" - helyi alkalmazás - ára. Az integrált rendszer fenntartása pedig nagyságrendekkel kevesebbe kerül, hiszen ha csak a megtakarított időt vesszük, amit a munkatársak más, hasznos tevékenységre fordíthatnak és az idő pénz, már behozhatatlan előnye van az integrált rendszernek. Ezeken túl pl. az erőforrásigények, adminisztrációs kiadások - pl. utánjárás - is csökkennek, amit szintén jelentős, akár nagyságrendű költségmegtakarítást eredményez. VIII.2.5.A költségvetés tervező rendszer kapcsolata a tervezést követő önkormányzati gazdálkodást támogató rendszerelemekkel, esetlegesen az egyes szakágazati rendszerekkel. A különböző költségvetés tervező rendszerek különbözőképpen nevezik az egyes moduljaikat (alrendszereiket), mégis abban megegyeznek, hogy az integráltság miatt mindegyik modullal közvetlen az adatkapcsolat. Ebben a fejezetben röviden ismertetjük egy modern költségvetési gazdálkodási rendszerre jellemző alrendszereket, és azok kapcsolódási pontjait. A költségvetés gazdálkodási rendszerek általában az alábbi modulokkal rendelkeznek. Költségvetés tervezés, előirányzat kezelés: a szervezet teljes gazdálkodását vagy egy projekt (program) lebonyolítását támogató modul, amely a várható költségek (kiadások), bevételek több szempont szerinti tervezésétől az elfogadott tervnek és módosításainak nyilvántartásán át a pénzügyi ütemezés elkészítéséig támogatja a tervezés teljes folyamatát. Ennek a modulnak legjellemzőbb kapcsolata a főkönyvi modullal van, hiszen a rögzített és elfogadott előirányzatok automatikusan átkerülnek a főkönyvbe. 30
Ezen kívül a Kötelezettségvállalás modullal szoros a kapcsolata, mert a költségvetési előirányzatok ütemezéstől eltérő felhasználását, az előirányzatokra történő kötelezettségvállalásokat, azok teljesítését, a rendelkezésre álló szabad pénzeszközöket i,s könnyen és automatikusan ki lehet mutatni. Kötelezettségvállalás: az adott szervezet rövid vagy hosszú távú kötelezettségvállalásainak (ajánlat, szerződés, rendelés, pályázat) analitikus nyilvántartását, azok időbeli érvényességét, szervezeti egységekhez való kötődését biztosítja naprakészen, a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Készlet és Eszközgazdálkodás: ebben a modulban valósul meg a készletekkel és eszközökkel kapcsolatos nyilvántartási, elszámolási és gazdálkodási tevékenységek informatikai támogatása. Ehhez a modulhoz interfészen keresztül kapcsolódhat Beszerzési alrendszer, amely a beszerzési tevékenységet az árajánlatkéréstől a rendeléseken keresztül a beszállításokig kezeli, folyamatosan figyeli a készletszinteket a Készlet és Eszközgazdálkodási alrendszer nyilvántartási moduljára támaszkodva, ill. a rendelkezésre álló információkból generált előrejelzések alapján igényléseket generál a szükségesnek ítélt beszerzésekre. Pénzügy: a vevő és szállítói folyószámlák karbantartása, a bank, a pénztár, Áfa elszámolás és az utalás kezelése ebben a modulban történik. Megfelelő interfészen keresztül ez a modul áll kapcsolatban a pénzintézet termináljával, valamint a egyes szakrendszerekkel (pl. szociális segélyezés utalása). Főkönyv: Ez a modul a számviteli szabályoknak megfelelő, rendszerezett módon segíti a gazdasági események könyvelését, illetve lehetőséget ad az adatok gazdálkodási, irányítási célú eléréséhez és elemzéséhez. Az analitikus nyilvántartó alrendszerekkel integrált módon biztosítja ezen kívül a beszámoló elkészítését. A főkönyvi könyvelésbe automatikus átvétellel kerülnek a költségvetési előirányzat, a bank, a pénztár, a készletfeladás és a tárgyi eszköz tételek. Mindezekhez kapcsolódik egy Vezetői információs rendszer (Kontrolling), amely a különböző szintű vezetők (stratégiai, taktikai, operatív) számára információt szolgáltat a tervezési, döntés-előkészítési, döntési, végrehaj- 31
tási, tájékozódási, ellenőrzési, ügyintézési és jelentéskészítési tevékenységhez. VIII.3. Költségvetés tervező rendszerek összehasonlítása A költségvetési gazdálkodásban Szombathely Megyei Jogú Város intézményei ma még olyan - a MÁK által 20 éve kifejlesztett - DOS alapon, szigetszerűen működő analitikus és főkönyvi nyilvántartó programokat használnak, melyek jellemzően technológiai szempontból is elavultnak tekinthetők (csak korlátozott hálózati eléréssel, karakteres képernyőkkel, mátrix nyomtatókkal üzemeltethetőek). Az előrelépést olyan integrált rendszerek jelentik, melyek megszüntetik a többszörös adatbevitelt, az egyes alrendszerek közötti manuális egyeztetéseket, biztosítják a korszerű informatikai eszközök (grafikus felület, távadat feldolgozás, stb.) alkalmazását, és közvetlenül kapcsolódnak a fenntartó rendszeréhez. Szombathely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal jelenleg a Gordius Integrált Pénzügyi Rendszert használja. Ez a rendszer rendelkezik előirányzat kezelő, rögzítő, módosító stb. funkciókkal, de saját - klasszikus értelemben vett - költségvetés tervező moduljának fejlesztése még csak terv létezik, jelenleg nem áll rendelkezésre. Ebben a fejezetben Önkormányzati Költségvetési Tervezési Rendszerek két legelterjedtebb példáját mutatjuk be. VIII.3.1.Organ P - Zalaszám Kft Az OrganP terméket a Zalaszám Informatika Kft. teljesen önálló, a vállalti alkalmazásaitól elkülönített termékként fejlesztette ki a költségvetési gazdálkodás informatikai támogatására. Ezért a termék teljesen és pontosan követi a költségvetési gazdálkodás ügyviteli folyamatait, és mentes azoktól a kompromisszumoktól, amelyeket - a hazai piacon jellemzően - vállalati pénzügyi-számviteli szoftverek átalakításával hoztak létre. Az OrganP eleget tesz a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó hatályos jogszabályi előírásoknak. A jogszabályi változásokat, a különböző jelentésekből, 32
ajánlásokból következő igényeket (ÁSZ, APEH) folyamatosan követi a rendszer, amelyet több mint 400 költségvetési szerv nagyobbrészt önkormányzatok és intézményeik - gazdálkodására használnak jelenleg az országban. A rendszer biztosítja a jogszabályokban előírt beszámolási kötelezettség teljesítését, ugyanakkor széleskörű információs lehetőséget biztosit a gazdálkodási és vezetői szinteken a pénzügyi-gazdálkodási folyamatok nyomkövetésére is. Maradéktalanul teljesíti a gazdasági események analitikus nyilvántartására és azokat automatikusan követő szintetikus (főkönyvi) könyvelésére vonatkozó differenciált követelményeket. Ennek köszönhetően a vezetői döntés-előkészítésben a gazdasági események minden fázisa már a főkönyvi könyvelést megelőzően is teljes összefüggésében megjelenik. Az OrganP célszerűen kialakított gyűjtőkódjai segítségével minden igényt kielégítő vezetői controlling rendszer hozható létre. Az OrganP a ma legkorszerűbb, a SUN által kidolgozott és a vezető informatikai világcégek által támogatott J2EE szabványra épülő, háromrétegű, komponens alapú, objektumorientált, platformfüggetlen Java alkalmazás. Ez a nyílt, szabványos technológia garantálja partnereiknek a hosszú távú támogatási biztonságot, a platformfüggetlenséget, az üzembiztonságot, mentesíti bármiféle kliensoldali licencektől való mostani, vagy későbbi függőségtől. Az OrganP háromrétegű architektúrája teszi lehetővé a költségvetési gazdálkodási rendszer internetes alkalmazás-szolgáltatás (ASP, SaaS) keretében történő üzemeltetését, így egyre több partnerük esetében a Rendszer elérését egy központi szerv biztosítja. Partnereik az üzemeltetési feladatok kiszervezésével nem csak költséget takarítanak meg, de mentesülnek a rendszer napi karbantartásával (mentések, katasztrófa tartalékok biztosítása, hozzáférés ellenőrzés, stb.) járó felelősség alól is. A rendszer egységesen felépített elemei (menük, adatbeviteli képernyők) grafikus felhasználói felülettel (GUI) rendelkeznek. A program minden pontján a felhasználót segítő, helyzet-érzékeny on-line súgók működnek. A rendszer teljes integráltságának köszönhetően közös törzseket, kódokat használ, amely biztosítja az elemi gazdasági események rögzítése során az egyszer bevitt adatok, kódok, paraméterek használatát a többi modulban. Ennek megfelelően egyszeri adatbevitellel a többszörös rögzítés, adatfeldolgozás megszűnik 33
és az adatok egyeztetése (analitikák és főkönyv között) automatikussá válik. A többszörös rögzítés, feldolgozás elmaradásából adódó hatékonyságnövekedés, bár az egyes területeket eltérően érinti, összességében a gazdasági terület munkáját segíti. Biztosítja a naprakész információk gyors kinyerését, a magasabb szintű munkaszervezés és munkakultúra megteremtésének lehetőségét, az apparátus és a vezetők felszabadítását az időrabló egyeztetésektől és az eltérések keresésétől, lehetővé téve, hogy az érdemi gazdálkodásra, az egységes irányításra és működtetésre összpontosíthassanak. Mivel jelen tanulmány a költségvetés készítés témakörét dolgozza fel, így most csak a tervezéssel kapcsolatos modul rövid bemutatása történik meg. Tervezés, előirányzat nyilvántartás A modul támogatja az adott költségvetési szerv teljes gazdálkodását, a várható költségek (kiadások), bevételek több szempont szerinti tervezésétől, az elfogadott tervnek és a terv módosításainak nyilvántartásán át a pénzügyi ütemezés elkészítéséig. A pénzügyi modellezés feladatonként (hierarchikus kód kialakításával) vagy szervezeti egységenként tervezési sorokra/részfeladatokra vagy főkönyvi számokra, szakfeladatokra vonatkoztatva normák, normatívák, illetve tapasztalati adatok, vagy időszaki tényadatok alapján több tervvariáns elkészítését teszi lehetővé éves és havi szintre. A tervvariánsok tárolhatók, módosíthatók, másolhatók, öszszehasonlíthatók és elfogadhatók. A modul támogatja az alulról felfelé elemi szintről történő tervezést, keretgazdák kialakításának lehetőségével. Lehetőséget biztosít keretgazdák kialakítására, az egyes keretgazdákhoz különböző feladatok hozzárendelésére. Az elfogadott tervadatokat át lehet venni a modellezésből a tervezésbe, vagy hasonló bontásban a terv itt is rögzíthető. Az év közbeni előirányzat módosításokat naplózza a rendszer, így azok nyomon követhetők, lekérdezhetők. Az éves előirányzat felhasználásának havi ütemezése elvégezhető a tervezés mélységében vagy kiemelt előirányzatonként. Az előirányzatokban bekövetkezett változásokat az ütemezés is követi. 34