ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A Tihanyi Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése Megbízó: Tihany Község Önkormányzata Fejlesztési javaslatok (részletezése) 2010.08.23.
A,,Tihanyi Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése című projekt az érintett fejlesztési részterületek esetében a helyzetfeltárás - fejlesztési javaslatok képzések (ahol releváns) eljárások kidolgozása nyomonkövető értékelés logikai láncra épül. A fejlesztési javaslatok az alapozó felmérés és a helyzetfeltárás során felszínre került problémákból, illetve azok műhelymunkákon történt részletes megvitatásából kerültek kialakításra. A projekt keretében lebonyolított műhelymunkákon történt meg a helyzetfeltárás eredményeinek ismertetése és az azok alapján a szakértői konzorcium által előzetesen megfogalmazott fejlesztési javaslatok bemutatása az adott fejlesztési részterületen szakmailag érintett önkormányzati dolgozók számára. A fejlesztési javaslatok ezután kerültek véglegesítése, amely a megvalósításukhoz szükséges konkrét tevékenységek számbavételét és leírását, a megvalósításukhoz során kialakuló outputok felsorolását, és az ütemezés, illetve felelősök meghatározását foglalta magába. A következőkben a VÁTI Nonprofit Kft. FPÜ ÁROP-EKOP Igazgatóságának 2010. augusztus 11-én kelt, jelen projekt 3. kifizetési kérelméhez érkezett hiánypótlási felhívása értelmében, a már korábban elkészített fejlesztési javaslatok bővebb kifejtése történik meg.
1a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében 1.a: Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Leírás Output, dokumentum Határidő Felelős Kiadmányozással kapcsolatos döntési kompetenciák módosítása a jegyző tehermentesítése érdekében Kiadmányozás szabályzat átírása Munkaköri leírásokba a javítások átvezetése A kimenő levelek és e-mailek fejlécben megjelenik az ügyfélfogadási idő Az egyes köztisztviselőkre vonatkozó konkrét kiadmányozási jogok beemelése a munkaköri leírásokba Módosított körjegyzőségi ügyrend (SZMSZ 6. számú Függeléke) Módosított munkaköri leírások 2010. március 15. jegyző 2010. március 31. aljegyző A fejlesztési javaslat a polgármesteri hivatal általános döntési kompetenciáival kapcsolatos eljárásai közül a kiadmányozással kapcsolatos döntési jogkörök módosítását tűzte ki célul, annak érdekében, hogy a jegyző tehermentesíthető legyen. A polgármesteri hivatal jelenlegi struktúrájában, a jogszabályi előírásoknak megfelelően, a jegyző rendelkezik legtöbb, polgármesteri hivatalban végzett hatáskör, illetve feladat gyakorlásának jogával. Természetesen a törvény szerint a jegyző hatáskörébe utalt feladatok túlnyomó részét a polgármesteri hivatalban dolgozó köztisztviselők végzik, a jegyző,,csupán mint a hatáskörök gyakorlója és a hivatal vezetője ellenőrzi és aláírásával hitelesíti az hatósági eljárások során meghozott közigazgatási döntéseket. Tihany-Örvényes Körjegyzőség Szervezeti és Működési Szabályzatának 6. számú függeléke a körjegyzőség ügyrendje, amely Tihany- Örvényes körjegyzőség megalakulása után, 2004-ben lett elfogadva, így kiegészítése, módosítása több szempontból is aktuálissá vált. A körjegyzőség ügyrendjének módosítása jelen fejlesztési javaslatot érintően a következő szempontok figyelmbe vételével kell, hogy megtörténjen: - A körjegyzőség hatásköreinek egyértelmű leírása és lehatárolása, különös tekintettel a körjegyzőséget alkotó önkormányzatok képviselő-testülete és egyéb intézményeik vonatkozásában; - A körjegyző (és alkörjegyző) feladatainak és hatásköreinek egyértelmű meghatározása és lehatárolása; - Az ügyfélfogadási idő hozzáigazítása a tihanyi polgármesteri hivatal működési rendjéhez, kiemelt figyelemmel az ügyfélfogadási idő betartatására vonatkozóan, amely figyelmen kívül hagyása komoly hatékonysági problémákat vetett fel a hivatalban. A fejlesztési javaslat második konkrét tevékenysége a köztisztviselők munkaköri leírásának módosítása, annak érdekében, hogy konkrétan és egyértelműen megjelenjenek az egyes köztisztviselők kiadmányozási jogai a funkcióhoz tartozó, illetve a saját, konkrét munkaköri leírásában.
Ezzel összhangban a jelenleginél részletesebb, fő feladattípusonként és azokon belül az egyes, konkrét feladatok szerint strukturált munkaköri leírások készítése szükséges.
1c) Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); 1.c: Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Leírás Output, dokumentum Határidő Felelős Egységes arculati elemeken az ügyfélfogadási idő megjelenítése A kimenő levelek és e-mailek fejlécben megjeleníteni az ügyfélfogadási időt Levél és email sablon 2009.12.31 Aljegyző Ügyfélfogadási idő erőteljesebb kommunikációja az ügyfele felé Tihanyi visszhangban cikk a szervezetfejlesztésről, és konkrétan erről a problémáról A cikk bemutatja szervezetfejlesztési munkát, és az ügyfélfogadással kapcsolatos fő problémát is. Cikk 2009.12.31. Jegyző Munkatárs oldali felkészítés az ügyfélfogadási időn kívül érkező ügyfelek kezelésére Eljárás az ügyfélfogadásról Iratkezelési rendszer hatékonyabbá tétele Képújságon kommunikáció Kommunikáció és konfliktuskezelési képzés tartása Eljárás készítése az ügyfélfogadási időről, és a betartatásról Iktató program áttekintése, betanítása Iratkezelési folyamat áttekintése műhelymunka keretében Képújságon is jelzi a hivatal, hogy az ügyfelek tartsák be az ügyfélfogadási időt A képzés az asszertív kommunikáció használatára és a konfliktushelyzetek kezelésére készíti fel az ügyfélfogadásban leginkább érintett dolgozókat Eljárás, mely rögzíti, hogy mikor van ügyfélfogadási idő, és ennek kommunikációját az ügyfelek felé A hivatali iktatóprogram funkcióinak alapos megismerése és az iktatást végző kollegákkal történő megismertetése Iratkezelési folyamat áttekintése műhelymunka keretében, hogy munkatársak közösen tekintsék át a jelenlegi folyamatot és annak hiányosságait. Képújság hír 2010.02.28. Jegyző Képzési dokumentáció 2009.11.30. Jegyző Eljárás 2010.02.15. Jegyző Műhelymunka jelenléti ív 2010.01.31. 2009.09.30. Aljegyző Iratkezelés folyamatábrájának elkészítése Iratkezelés folyamatábrájának elkészítése és ahhoz rövid, szöveges magyarázat készítése, melyek Folyamatábra 2009.12.31.
segítségével könnyebben áttekinthető a folyamat. Iratkezelési szabályzat aktualizálása Iratkezelési szabályzat aktualizálása Szabályzat és kivonat. 2009.12.31. Iratkezelés rendjének kommunikációja Irattárban rendrakás Az elkészült dokumentumok, és folyamatábra bemutatása a munkatársaknak, az egyes folyamatokért, és a szabályzat, ábra aktualizálásáért felelős munkatárs kijelölése. A kommunikáció munkatársi értekezlet keretében történik meg. Az iratok átlátható, egyértelműen beazonosítható, ügycsoportonként rendszerezett tárolása. Munkatársi értekezlet emlékeztetője 2010.04.30. 2010.05.31. Ez a fejlesztési javaslat az 1.a. fejlesztési javaslatban is jelezett probléma, a körjegyzőségi hivatal ügyfélfogadási idejével és annak betartásával foglalkozik, hiszen ez jelentős hatékonyságbeli problémát okoz a hivatalnál. Mivel Tihany kis település hiába van egyértelműen meghatározott ügyfélfogadási idő, az ügyfelek ezt nem tartják be, az ügyfelekkel dolgozó munkatársak gyakran a közvetlen, személyes ismeretségek miatt is nem tudják megkerülni a hivatalban lévő ügyfelek fogadását, munkavégzésüket folyamatosan megszakítja az ügyfelek érkezése, ami jelentősen rontja a munka hatékonyságát, gyakori túlórákhoz vezet. A probléma kezelése több szinten kell, hogy történjen. Az ügyfélfogadási idő erőteljesebb külső kommunikációja mellett, a köztisztviselőkben is tudatosítani kell, hogy ők is felelősek a kialakított rendszer betartatásáért és adott esetben vállalniuk kell a konfliktust. A kommunikációs eszközök alkalmazása mellett tehát a köztisztviselők Kommunikációs és köztisztviselői képzése is javasolt. Az intézkedések formalizált leírása eljárási utasításban történik. A részterület második fejlesztési javaslata az iratkezelés hatékonyabbá tételére vonatkozik. Ennek során a már beszerzett iktatóprogram funkcióinak jobb kihasználására kell törekedni, amely elsődlegesen az iratkezeléssel foglalkozó kollégák számára szervezett iktatóprogrambetanítással történne. Emellett egy egyértelmű és a mindennapi munka során is könnyen használható folyamatábrát kell készíteni az iratkezelési folyamatra, illetve a már elavult iratkezelési folyamatot is aktualizálni kell a kérdéses pontokon. Szintén nagy gondot kell fordítani a megújított iratkezelési szabályok kommunikációjára is, hogy minden hivatali dolgozó számára egyértelműek legyenek az új szabályok és folyamatok. Az iratkezelési szabályzat megújítása mellett a korábban keletkezett dokumentumok rendszerezése is szükséges, hiszen a rendezett archívum szintén előfeltétele a hatékony hivatali munkavégzésnek, a gyors és egyszerű keresés révén jelentős idő takarítható meg.
1d) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; 1.d.: Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Testületi ülésekkel kapcsolatos eljárások (jegyzőkönyv, javaslattétel) elkészítése és annak kommunikációja Eljárás készítése a testületi ülések jegyzőkönyvének elkészítéséről Az eljárás alapján egyértelmű, hogy ki, mikorra kell, hogy elkészítése a jegyzőkönyvet, és kiknek kell, hogy elküldje. Eljárás / jegyzői utasítás készül belőle 2009.12.31 Jegyző A képviselő-testületi ülésekkel kapcsolatos folyamatok közül a máig nem megfelelően szabályozott területek közé tartozik a képviselő-testületi, illetve bizottsági ülések jegyzőkönyvének vezetése. A jegyzőkönyv-vezetés egyértelmű szabályozása a képviselő-testület (polgármester, önkormányzati képviselők) és a polgármesteri hivatal közötti hatékony kommunikáció szempontjából kiemelten fontos. A képviselő-testület döntéseinek pontos alkalmazása alapvetően fontos ahhoz, hogy a polgárok által választott képviselők döntései, azaz közvetlenül a lakosság akarata érvényesüljön. A jegyzőkönyv-vezetés szabályozása az alábbi szempontokra kell, hogy kitérjen: - a jegyzőkönyv felépítésére, tartalmi szempontból; - a jegyzőkönyv-vezetésével, illetve a jegyzőkönyv hitelesítésével kapcsolatos személyi kérdésekre; - az elkészült jegyzőkönyvek nyilvánosságra-hozatalával kapcsolatos kötelezettségekre.
1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása 1.e. A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Rendszeres munkatársi értekezletek tartása Értekezletek tartásáról eljárásrend készítése Rendszereses munkatársi értekezletek tartása Értekezletek dokumentálására emlékeztető készítése Értekezletek tartásáról módszertani anyagok átadása Eljárás 2009.10.31. Jegyző Emlékeztetők 2009.12.31. Jegyző Emlékeztetők 2009.11.30. Jegyző Módszertani anyagok 2009.10.31. Konzorcium Csapatépítő tréning tartása Igényfelmérés a tréning előtt 2011 Jegyző Tréning megtartása 2011 Jegyző Közös élmények generálása a munkatársak között (pl. bográcsozás, ajándékozás stb.) Ötletelés a kollégákkal, hogy milyen közös programon vennének szívesen részt megtartható A közös listából azon programok kiválasztása, amelyek 2011-ben megvalósíthatóak 2011 Jegyző 2011 Jegyző A polgármesteri hivatalon belüli együttműködés erőssége és színvonala alapvető fontosságú a hatékony hivatali munka szempontjából, különösen egy olyan kis szervezet esetében, mint a tihanyi polgármesteri hivatal. Ennek egyik alapvető eszköze lehet a rendszeres munkatársi értekezletek tartása, ami különösen alkalmas egy ekkora létszámú szervezet információáramlásának erősítésére. Munkaértekezletek tartása az eddigiekben is kötelező volt az ügyrend szerint, azonban ez kéthavi rendszerességgel elvárt, tehát nem alkalmas a hivatali munka
szervezésévvel, illetve a munka során felmerülő problémák megtárgyalására, kezelésére, a munkatársak közötti kommunikáció, így közvetve a szakmai munka színvonalának növelésére. Mindezt figyelembe véve a heti rendszerességű munkatársi értekezletek tartását javasoljuk, amelyek felépítése, levezetése és dokumentálása az erről szóló eljárásban lesz kifejtve. A hivatal működése szempontjából közép- és hosszú távon kiemelten fontos a munkatársak közötti személyes kapcsolatok minősége, a jó munkahelyi hangulat és a csapatszellem kialakítása, a vezetők és köztisztviselők közötti kapcsolatok alakulása, hiszen amennyiben ezek kedvezőek, az jelentősen javítja a munkavégzés hatékonyságát, csökkenti a fluktuációt és lehetővé teszi a munkahelyi stressz minimalizálását is. A munkatársak bevonása az őket érintő döntések meghozatalába szintén erősíti az elköteleződést a szervezet irányába. Ezek érdekében a polgármesteri hivatalban is szükségesnek látjuk csapatépítő tréningek megtartását, illetve további közösségi, nem (közvetlenül) munkához kötődő események szervezését. Ahhoz, hogy ezen események valóban elérjék a céljukat az előbbiekkel összhangban már ezen események megtervezésébe is szükséges bevonni az összes érintett kollégát.
1.f) A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése 1.f. A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Egyeztetés a jelenlegi rendszergazdával (olyan szerződéses feltételek kialítása, mely a hivatal számára kedvezőbb a mostaninál 2009.12.31 Jegyző Az informatikai rendszer és működtetésének rendbetétele Hálózati funkció kialakítása 2010.02.28. Jegyző Archiválás és mentési szabályzatok elkészíttetése 2010.03.31. Jegyző Rendszeres software frissítések 2010.03.31. Jegyző Munkatársak IT képzése (házon belül futó programokról, hálózatról) 2010.04.31. Jegyző Vezetői visszacsatolások nyújtása Éves beszélgetések dokumentáláshoz belső feljegyzés sablon készítése 2010.04.30. Konzorcium A hivatalon belüli koordináció és kapcsolattartás egyik alapvető eszköze már számítógép, pontosabban a számítógépes hálózat. A mindennapi munkavégzés során szükséges dokumentumok gyors és egyszerű elérését a hálózati funkció kialakításával tartjuk elérhetőnek. Jelen fejlesztési javaslat a jelenlegi hivatali informatikai rendszer újragondolását, újratervezését tartalmazza, a főbb szempontok kiemelésével, amelyek alapján a hivatal számítástechnikai szolgáltatója megvalósítja a fejlesztéseket. Az informatikai rendszer átalakításának főbb elemei:
- hálózati funkció kialakítása; - részletes archiválási és mentési szabályzat készítése; - a leggyakrabban alkalmazott software-ek átvilágítása, cserléje és frissítése,illetve azok használatának betanítása. A fejlesztési javaslat második eleme az évente jogszabályi kötelezettségből eredően, kötelezően végrehajtandó vezetői visszacsatolások minőségének és hatékonyságának javítását célozza meg. Az évente megvalósuló vezető és köztisztviselők között történő értékelő beszélgetésekhez útmutató készül, amelyet mind az értékelő, mind az értékelt számára javasolunk átolvasni az értékelés előtt. Az útmutató a következő tartalmi elemekre kell, hogy kitérjen: - felkészülés az értékelésre; - szempontok a beszélgetéshez; - az értékelés dokumentálásával kapcsolatos kérdések; - a leggyakoribb értékelés során felmerülő hibák és azok megelőzésének módjai.
1g) Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; 1.g: Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Önkormányzati intézmények belső bizonylatolási rendjének módosítása Bizonylatolási (számlakezelési) eljárás készítése Intézményvezetők tájékoztatása az új eljárásról Olyan eljárás készítése, amely részletesen szabályozza az intézmények kötelezettségeit a saját hatáskörükben tett kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó számlákra vonatkozóan. Az intézményvezetők számára összehívott tájékoztató megbeszélés tartása az intézményeket érintő változásokról, a polgármester és a jegyző részvételével. Eljárás 2010.02.28. Jegyző Jelenléti ív 2010.04.30. Polgármester Az önkormányzati intézmények felügyelete jelenleg Tihanyban többnyire megfelelően szabályozott. Az intézmények részben önállóak, azaz gazdálkodásukat nem önállóan, hanem a polgármesteri hivatalon át bonyolítják. A kiszámítható önkormányzati pénzáramlás érdekében kisebb módosítás szükséges az intézmények gazdálkodásának szabályozása érekében. Az önkormányzati intézmények belső bizonylatolási rendjének módosítása gyakorlatilag az intézmények által megvásárolt, kisebb értékű áruk és szolgáltatások számláinak kezelésére vonatkozik. Jelenleg a számlák beküldése az önkormányzat számára eseti jelleggel, gyakran többhetes késésekkel történik, gyakran előfordul, hogy egyszerre több intézménytől beérkező, több számla is összetorlódik, ami az önkormányzat pénzügyi előadója számára nehézséget okoz azok feldolgozásában. A fejlesztési javaslathoz készülő eljárási utasításnak egyértelműen szabályoznia kell a számlák beküldési rendjét (időbeli ütemezését), a számlák elszámolási jogcímének, illetve felhasználásának jogosságát. Az új eljárás betartásához kiemelten fontos az érintett intézményvezetők tájékoztatása is, akik felelősek lesznek az intézményükben a szabályok betartatásáért.
1h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; 1.h: Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Önkormányzat és intézmények közötti együttműködés javítása Eljárás készítése az intézményekkel való kommunikációra Intézményvezetők tájékoztatása az új eljárásról Az eljárási utasítás készítése, mely részletesen szabályozza az intézmények önkormányzattal való egyeztetésének menetét. Az intézményvezetők számára összehívott tájékoztató megbeszélés tartása az intézményeket érintő változásokról, a polgármester és a jegyző részvételével. Eljárás 2010.02.28. Jegyző Jelenléti ív 2010.04.30. Polgármester Az oktatási intézmények és a Falugondnokság közötti információáramlás segítése Műhelymunka/megbeszélés az információáramlást javítására Az esemény keretében, a polgármester és az intézményvezetők részvételével, áttekintik az érintettek közötti információáramlás főbb problémáit és a lehetséges megoldási javaslatokat. Jelenléti ív 2010.05.30. Jegyző A polgármesteri hivatali munka jelentős területe az önkormányzati intézményekkel kapcsolatos fenntartói feladatok ellátása. Az intézményekkel való együttműködés és kapcsolattartás szabályozására a hivatalban folyó munka hatékonyságának növelése miatt van szükség. A fejlesztési javaslat célja a polgármesteri hivatal és az önkormányzati intézmények közötti kapcsolattartás rendjének szabályozása. A fejlesztési javaslat értelmében a hivatal és az intézmények munkatársai közötti személyes megbeszélések, találkozók előzetes egyeztetése szükséges, ami által mindkét fél hatékonyan fel tud készülni a tervezett megbeszélésekre, így azok kimenetele is eredményesebb lesz. Az elkészülő új eljárás megfelelő kommunikációja az intézményvezetők felé kiemelten fontos része a javaslatnak, hiszen ezen múlik az alkalmazása is. A második fejlesztési javaslat lényegében az önkormányzati intézmények közötti kapcsolat javítását szolgálja, azaz az oktatási intézmények és a Falugondnokság közötti információáramlás javítását egy műhelymunka keretében javasolja áttekinteni. Az ott meghatározott elvek és új módszerek bevezetése a későbbiekben szintén szabályozott keretek között történik.
1l) A projektszemlélet megerősítése 1.l: A projektszemlélet megerősítése Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Műhelymunka pályázati eljárásrend kialakításáról Munkatársakkal, vezetőkkel közös beszélgetés a jelenlegi gyakorlatról, annak hiányosságairól, illetve a kialakítandó gyakorlat fő jellemzőiről Jelenléti ív 2009.12.31 Jegyző Pályázatkezelési eljárásrend kialakítása Pályázati eljárásrend kialakítása Az eljárás alapján a működést szabályozó dokumentumok SZMSZ, érintettek munkaköri leírásaink változtatása Az egyeztetések során kialakult koncepció eljárás formájába történő öntése Az eljárás alapján a működést szabályozó dokumentumok SZMSZ, érintettek munkaköri leírásaink változtatása Módosított SZMSZ Jegyzői utasítás havi értekezletek tartásáról Módosított SZMSZ Módosított munkaköri leírások 2009. 12.31 Polgármester 2010.02.28. Jegyző és aljegyző Eljárás bevezetése, munkatársak felkészítése Munkatársak szóbeli és írásbeli tájékoztatása Munkatársi értekezlet emlékeztetője 2010.03.31 Jegyző Projektmenedzsment képzés tartása Képzés tartása Két napos képzés előkészítése és megtartása Képzés dokumentumok 2009.12.31. Jegyző és Konzorcium A fejlesztési javaslat az önkormányzat által projektgazdaként jegyzett fejlesztési projektek megvalósítására vonatkozik. Ezen projektek megvalósítására az utóbbi években már kialakult egy gyakorlat az önkormányzatban, amely azonban nincs formalizálva, így gyakran félreértésekhez, érdekütközésekhez vezet, nem egyenletes színvonalú a projektek lebonyolítása, ami esetenként többletköltséget és munkaerő-ráfordítást követel meg az önkormányzattól. A javaslat szerinte egy műhelymunka keretében lenne áttekintve a jelenlegi gyakorlat, ami alapján megfogalmaznánk egy előzetes koncepciót a pályázati eljárásrendre. A véleményezést követően az eljárásrend megtörténne az eljárásrend véglegesítése és formalizálása. Az eljárás bevezetését megelőzné a munkatársak részletes felkészítése, tájékoztatása is, amit egy általános projektmenedzsment képzés egészít ki.
2a) Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 2.a: Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása Fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Pénztári órák szabályozása Gépkocsik adminisztrációjának felülvizsgálata Önkormányzati intézmények gazdálkodásának javítása Önkormányzati intézmények gazdálkodásának javítása Pénztár órákra eljárás készítése Gépkocsi útnyilvántartási adminisztrációjának kiegészítése Pénzügyi szabályzat módosítása Eljárás készítése kötelezettségvállalásra Ezen részterülethez több fejlesztési javaslat készült. Jegyzői utasítás készítése. A pénztári órákat közzététele és köremailes tájékoztatás: H-SZ-P: 8-11 K-CS: 13-15 Táblázat készítése, ami bekerül a gépkocsiba, órára bontva kell aláírni, hogy kinél van az autó. Ellenkező esetben, ha nem így kerül a Pénzügyiköltségvetési irodára, az iroda nem közteles elfogadni az elszámolást. A beszedett étkezés pénz feladása helyben, ne Balatonfüreden történjen. Költelezettségvállalás esetén a pénzügyi osztály ellenjegyzése Eljárás, jegyzői utasítás 2010.02.28. Jegyző Eljárás és kiegészítő táblázat településen belüli autóhasználatra 2009. 12.31 Polgármester Módosított szabályzat 2010.02.28. Jegyző és aljegyző Eljárás 2010.03.31 Jegyző Az első fejlesztési javaslat értelmében a részben önálló gazdálkodású önkormányzati intézmények kötelezettségvállalásának szabályozása csak kismértékben javasolt. A hivatalai dolgozók visszajelzései alapján a pénzári órák szabályozása szükséges, amely szintén a hivatal pénzügyi előadójának tehermentesítését, illetve egyenletes munkavégzését szolgálja. A pénztári órák erőteljes kommunikációja lehetővé teszi azok betartásának számonkérését az érintett intézményi dolgozóktól, illetve intézményvezetőktől is. A második fejlesztési javaslat célja az, hogy az önkormányzati gépkocsihasználat szabályozott s átlátható körülmények között történjen az Önkormányzat részben önálló intézménye, a Falugondnokság esetében. A gépkocsihasználat rendje és az azzal kapcsolatos adminisztratív feladatok rögzítése a Falugondnokság érintett munkatársainak feladata. Ezen fejlesztési javaslat egy egyszerű eszközt jelent az útnyilvántartásra és a működési költségek ellenőrzött felhasználására.
A harmadik és negyedik fejlesztési javaslat szintén két kisebb fejlesztést tartalmaz, mindkettő az önkormányzati intézmények gazdálkodására vonatkozik. A pénzügyi szabályzatban csak a Tihanyban beszedett pénz feladásának helyét javasoljuk szabályozni, oly módon, hogy az Tihanyban történjen meg. A negyedik javaslat az intézmények kötelezettségvállalásába építene be egy újabb ellenőrzési pontot, azaz a nagyobb értékű beszerzések esetében a kötelezettségvállalást előzetes kontrollra, ellenjegyzésre kellene küldeni a pénzügyi előadóhoz a kötelezettségvállalás főbb paramétereinek ismertetésével.
2b) Stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása 2.b: Stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Leírás Output, dokumentum Határidő Felelős A stratégiai célok beépítésének eljárása az éves költségvetéstervezési folyamatba A stratégiai célok lebontása operatív célokká, operatív célok beillesztése a koncepcióba, visszacsatolás negyedévente a képviselő-testület felé. A település stratégia dokumentumaiban megjelenő célokat minden évben a költségvetés tervezése előtt lebontani operatív céllá a pénzügyi munkatársak teszik ezt. A költségvetési koncepcióban már reagálni kell a stratégiai és operatív célokra. Eljárás 2010. 04. 30. Jegyző A fejlesztési javaslat célja Tihany stratégiai céljainak hangsúlyosabb figyelembe vétele a költségvetés tervezésének folyamatában, a települési szakpolitikák integrálása a költségvetési tervezésbe. A kiegyensúlyozott költségvetés csak több szempontot mérlegelő, tudatos tervezéssel valósítható meg. A fejlesztési javaslat az alábbi szempontok figyelembe vételét kezeli kiemelten: - A településüzemeltetés és fejlesztések stratégiai alapjainak megerősítése; - A stratégiai tervezés és a költségvetési tervezés összekapcsolásának megalapozása. - Egyértelmű stratégiai elvek meghatározása és folyamatos felülvizsgálata; - A stratégiai elvek alkalmazása a döntések megalapozása, a költségvetés tervezés és a hivatal kommunikációja során.
2d) Költségvetés készítésének és elfogadásának szabályozása 2.d. Költségvetés készítésének és elfogadásának szabályozása fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Költségvetés készítés hatékonyabbá tétele Eljárás kidolgozása a költségvetés koncepció készítéséhez b Eljárás kidolgozása, melyben rögzítik, hogy az egyes intézményeknek mikorra, milyen adatokat kell kinek szolgáltatni. Eljárás 2010. 03. 31. Jegyző A költségvetés készítés hatékonyságát, illetve az elkészülő költségvetés minőségét nem csak a képviselő-testület és a polgármesteri hivatal munkája befolyásolják, hanem az önkormányzati intézmények által szolgáltatott adatok is alapvetően fontosak a valós és tartható költségvetés megtervezéséhez. Ez a fejlesztési javaslat Tihany Község Önkormányzata költségvetésének készítését szabályozza, oly módon, hogy a polgármesteri hivatal és a részben önálló önkormányzati intézmények szerepe és kötelezettségei egyértelműek legyenek a folyamatban. Az ezek alapján elkészülő eljárási utasítás tehát ki kell, hogy terjedjen a költségvetési koncepcióhoz szükséges adatszolgáltatási kötelezettség tartalmára és ütemezésére, illetve a kötelezettségek betartásának személyi vonatkozásaira is.
2f) Közbeszerzési eljárások bonyolítása 2.f. Közbeszerzési eljárások bonyolítása fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Beszerzések felülvizsgálata Félig központosított eljárások bevezetése egyes területeken Eljárás készítése az ilyen típusú beszerzések menedzselésére, az intézményekkel közös Eljárás 2010. 03. 31. Jegyző Beszerzések felülvizsgálata Kiemelt területek áttekintése költséglisták alapján, a beszerzendő mennyiségek megbecsülése Listák összeállítása, becsült beszerzendő mennyiségek összeállítása Összeszedett és rendszerezett költség listák (tematikusak) és a beszerzendő mennyiségek listája 2010. 03. 31. Jegyző A tihanyi önkormányzat költséghatékonyság és takarékos gazdálkodása érdekében javasoljuk az önkormányzati beszerzések hatékonyabbá tételét, ami a Polgármesteri Hivatal és a részben önálló önkormányzati intézmények beszerzéseinek ésszerűsítésével, kisebb mértékű központosításával jár együtt. A fejlesztési javaslat célja, hogy a polgármesteri hivatal és a részben önálló önkormányzati intézmények beszerzéseik tervezésekor, illetve azok lebonyolításakor a megegyező vagy hasonló, nagyobb tételben vásárolt árucikkek vagy szolgáltatások beszerzését egységesítsék. Ennek eredményeképp várható, hogy a nagyobb tételű beszerzések következtében kedvezőbb szállítási ár elérhető el, a beszerzések önkormányzati adminisztrációja viszont csökkenni fog, így erőforrások szabadulnak fel, más, fontosabb önkormányzati feladatok végzésére. A fejlesztési javaslat két részből áll: a félig központosított beszerzés rendszerének kialakítása, illetve az eljárás hatály alá tartozó áruk és szolgáltatások esetében beszerezési listák összeállítása egy meghatározott (fél vagy egy éves) időszakra, ami gyakorlatilag tesztidőszakként szolgál. A tesztidőszakban megtörténik a közös beszerzés lebonyolítása is, amely tapasztalatai alapján azután tovább finomítható a rendszer, mielőtt bevezetése végleges lesz.
3a) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére 3/a Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős A települési honlap tartalmi továbbfejlesztése Honlap audit Egy ellenőrző lista alapján a honlap felmérése, a hiányosságok felderítése Konkrét, részletes javaslatok a honlap továbbfejlesztésére vonatkozóan. 2010. 04. 30. Jegyző Az internetes kommunikáció már alapvető elvárássá vált a helyi önkormányzatok esetében is, hiszen a polgárok gyorsan és egyszerűen szeretnének tájékozódni a helyi ügyekben, és az is alapvető elvárás, hogy a távolról is intézhető hivatali ügyeiket (részben) otthonról is intézhessék. A települési honlap mindezek mellett idegenforgalmi szempontból is az egyik legfontosabb marketing kommunikációs csatornává vált napjainkra, ezért figyelembe véve Tihany adottságait, szintén kiemelten fontos a potenciális vendégek szempontjából is vonzó, logikus felépítésű honlap kialakítása. A fejlesztési javaslat tehát a meglévő honlapjára vonatkozó javaslatok megfogalmazását tűzi ki célul, amelyek által a honlap szerkezete logikusabb, használata praktikusabb és felhasználóbarátabb lesz.
3b) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; 3.b: A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Települési partneradatbázis készítése Partnerek körének meghatározása Adatbázis struktúrájának kialakítása A település szempontjából fontos, főbb partneri csoportok és azokon belül, a főbb partnerek, illetve az adatbázis feltöltés egyéb kritériumainak meghatározása. Eljárás készítése a partneradatbázis elkészítésére és frissítésére. A partnerekről gyűjtendő adatok körének meghatározása, valamint a használat szempontjából legpraktikusabb adatbázis szerkezet kialakítása. Eljárás 2010. 02. 28. Aljegyző Partneradabázis sablon 2010. 03. 31. Aljegyző Szükséges adatok összegyűjtése és bevitele az adatbázisba Az adatbázis feltöltése a meglévő adatokból, valamint azok kiegészítése, hiányzó adatok beszerzése. Feltöltött partneradatbázis 2010. 04. 30. Aljegyző Adatbázis folyamatos frissítése Az adatbázis meghatározott időközönkénti frissítése. A frissítésért felelős személy(ek) kijelölése. Frissíített adatbázis Félévente Aljegyző A tihanyi önkormányzat számára kiemelten fontos elsősorban az idegenforgalom mint stratégiai ágazat hosszú távú fejlesztése érdekében a partnerség elvének gyakorlatban történő érvényesítése, ezért javasoljuk a partnerek aktívabb bevonása érdekében települési partneradatbázis létrehozását. Jelen fejlesztési javaslat célja, hogy szabályozza a partneradatbázis kialakításának és működtetésének folyamatát, s a partnerekkel települési döntésekbe történő bevonását szabályozó 3. c fejlesztési javaslattal együttesen, biztosítsa a partnerség megfelelő érvényesülését a településen. A partneradatbázist a helyi igényeknek megfelelően kerül kialakításra, amelyet utána az önkormányzat kijelölt munkatársa tölt fel adatokkal, amelyek az önkormányzatnál jelenleg is elérhetőek, több különböző helyen, strukturálatlan formában és rendszeres időközönként frissít.
3c) A partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba 3.c. A partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba fejlesztés javaslat Konkrét tevékenység Leírás output Határidő Felelős Bizottsági ülésekkel kapcsolatos eljárás kialakítása A bizottsági javaslatok benyújtása, meghívotti kör (partnerek) szabályozása, jegyzőkönyv készítésének szabályozása Az eljárás alapján egyértelmű, hogy ki, mikorra kell, hogy benyújtsa a javaslatát a bizottsági ülést megelőzően, ki lehet a meghívottak között, ill. kiket kell meghívni, a jegyzőkönyv készítésének részletei és eljuttatása az érintettekhez. Eljárás és módosított SZMSZ 2010. 03. 31. Jegyző A tihanyi önkormányzat munkája hatékonyságának javítása érdekében első lépésként az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített, képviselő-testületi bizottságok munkáját szabályozó helyi jogszabályok áttekintése és aktualizálása kell, hogy megtörténjen. A fejlesztési javaslat célja a képviselő-testületi bizottságok munkájának nagyobb fokú szabályozása, az indítványozási rend és a bizottsági ülésekre tanácskozási joggal meghívható személyek körének meghatározása, valamint a jegyzőkönyv készítésének szabályozása. A tervezett módosítások által a képviselő-testületi bizottságok munkája szabályozottabb lesz, ami által a képviselő-testületi döntéshozatal hatékonyabb lesz.