Intézményi Gondnokság melléklet 2. számú 9400 Sopron, Halász u.46. Ikt.szám: 28 /2008. Éves ellenőrzési jelentés 2007. évre
2 I.A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása Az Intézményi Gondnokság és a részben önállóan gazdálkodó intézmények 2007.évi belső ellenőrzését a 48/2007. iktatószámú Belső ellenőrzési munkaterv 2007 évre -ben foglaltaknak megfelelően végeztük. Mivel az intézménynél bekövetkezett személyi jellegű változások következtében az ellenőrzési feladatok elvégzésére munkaerő csak időszakosan állt rendelkezésre (2007.szept.30-ig), ezért az elvégzendő feladatokat is ennek megfelelően állítottuk össze. Az ellenőrzést így 3 munkatársam megbízási szerződés keretében végezte el az alábbi Intézményeknél: - Bánfalvi Óvoda - Hermann Alice óvoda - Egészségügyi Alapellátás Az ellenőrzések időpontja: megbízólevél szerint. 2007.október 1 től függetlenített belső ellenőrként kerültem felvételre a Intézményi Gondnoksághoz, napi 4 órában látom el ezen feladatot. Az év hátralévő részében így én végeztem az ellenőrzési feladatokat az alábbi Intézményeknél: - Halász Utcai Óvoda - Jereváni Kék Óvoda - Hermann Alice Óvoda 1., Az ellenőrzések tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága Az ellenőrzések tervezése az előző évek gyakorlatának megfelelően történt. A vizsgált területek a részben önállóan gazdálkodó intézményeknél az alábbiak voltak: 1. Az intézmény készpénzállományának kezelése, tárolása, a Házipénztári Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak betartásának vizsgálata. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának ellenőrzése. 2. Tárgyi eszközök, kisértékű tárgyi eszközök, munka-és védőruhák munkahelyi nyilvántartásának vizsgálata, az új beszerzéseket a tényleges szükségletekre alapozva, a legszükségesebbre korlátozzák-e.
3 3. Kötelezettségvállalás nyilvántartásának vizsgálata 2007.évben, azok előirányzattal való összhangja. 4. Bér és munkaügyi ellenőrzés, túlórák,helyettesítések illetve megbízási díjak alapbizonylatainak vizsgálata. 5. Továbbképzések analitikus nyilvántartásának vizsgálata 6. Bevételek beszedési, befizetési rendjének és az ehhez kapcsolódó dokumentációk (megállapodások, szerződések) ellenőrzése. A fent említett okok miatt az összes részben önállóan gazdálkodó intézmény ellenőrzésére nem került sor, ezt a hiányosságot 2008. évben mindenképpen pótoljuk. 2.,Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők Mint ahogyan már említésre került belső ellenőrként, részmunkaidőben végzem a feladatomat. Diplomámat 1995-ben szereztem a Miskolci Egyetem Közgazdasági Karán, gazdálkodási szakon. A belső ellenőr intézményen belüli helyzete a jogszabályban foglaltaknak megfelelő. Az elvégzett ellenőrzésekről nyilvántartást vezetek, a Gondnokságon tároljuk az ellenőrzésekről készült dokumentációk (megbízólevél, ellenőrzési munkaterv, ellenőrzési jelentés) 1 példányát is. 3. Az ellenőrzések tapasztalatai, fontosabb megállapításai 3.1. A készpénz-ellátmányok kezelése a Házipénztári Pénzkezelési Szabályzatban rögzítetteknek megfelelően történik. Az intézmények a számlákat a Rovatelszámolási ívre felvezették, a kifizetések szakmai igazolása és utalványozása megtörtént. A készpénz kezelését Megbízólevél és nyilatkozat alapján egyes óvodáknál az óvodavezető-helyettes, másoknál az óvodatitkár végzi. A készpénz tárolása a szabályoknak megfelelően, vaskazettában, páncélszekrényben történik. 3.2. Az intézményeknél a tárgyi eszközök és a kisértékű tárgyi eszközök nyilvántartásának vezetése naprakész, a megfelelő formanyomtatványok használatával történik. Korábbi ellenőrzések során feltárt hiba volt, hogy a tárgyi eszközök azonosítóit nem tüntették fel, ezek pótlása mostanra megtörtént.
4 A munka-és védőruhák névszerinti nyilvántartására a szabályozásnak megfelelő kartont használják az intézmények. A Hermann Alice Óvoda vezetőjének tájékoztatása szerint az óvodában a munkaruhák selejtezése után több munkaruha beszerzést nem terveznek, csak védőruhák lesznek. Ezzel ellentétben más intézménynél ez nem így történik Mivel egységes szabályozás nincsen a munka és védőruhák beszerzésére, használatára vonatkozóan, célszerű a jövőben ezt a témát áttekinteni és az óvodánkénti egységes eljárást bevezetni. Az intézményeknél tartott ellenőrzések során azt tapasztaltam, hogy a karbantartási anyagok ill. eszközök felhasználásáról nyilvántartást nem vezetnek. Véleményem szerint ezt a jövőben célszerű lenne bevezetni. 3.3. A kötelezettségvállalást a többször módosított 217/1998 (XII.30.) Kormányrendelet, valamint az Intézményi Gondnokság és a részben önállóan gazdálkodó intézmények között létrejött Együttműködési megállapodás alapján vizsgáltam. Az Együttműködési megállapodás egyes idevonatkozó pontjait a 2008- as évben felülvizsgáljuk és a szükséges módosításokat megtesszük. A kötelezettségvállalások nyilvántartására az intézményeknél egy dossziét ill. egy füzetet rendszeresítettek és ezt az írásbeli megrendelések sorrendje alapján folyamatosan vezetik. Az 50 e Ft alatti kötelezettségvállalásokat nem tartják nyilván. Véleményem szerint ennek vezetése az óvodáknál is szükséges lenne a tisztánlátás érdekében. 3.4. A munkabérek kifizetésének ellenőrzését az intézményeknél és a Gondnokságon tárolt bizonylatok alapján vizsgáltam; szúrópróbaszerűen kiválasztva egy-egy havi teljesítést az egyes intézményeknél. A helyettesítések, túlmunkák elrendelése minden esetben megtörtént. A jelenléti ívek tekintetében találtam hiányosságot az Alapellátásnál végzett ellenőrzés során: nem azonos formátumú íveket alkalmaznak az egyes munkahelyeken. Javaslom egységesen a C.60.3.r.sz. jelenléti ív használatát az intézmény valamennyi munkahelyén. 3.5. A továbbképzések nyilvántartását általában az óvodavezető végzi. A továbbképzések ütemezéséről ötéves és éves beiskolázási tervet készítenek. A nyilvántartáshoz csatolják az elszámoláshoz szükséges bizonylatok másolatait, a normatív támogatás elszámolása ezen bizonylatokkal alátámasztva történik. 3.6. Az óvodák SZMSZ-ben vagy Házirend -ben szabályozták az étkezési díj beszedésének rendjét. Az étkezési díj nyilvántartására bekötött, oldalszámozással ellátott és érvényesített naplót rendszeresítettek. A rendszeresen járó támogatást és az alanyi jogon járó kedvezményt a díj számításánál figyelembe vették. Az ellenőrzött intézményeknél számszaki hibát, eltérést nem tapasztaltam. A Jereváni Kék Óvoda ellenőrzésénél merült fel az alábbi probléma, nevezetesen, hogy egyes szülők pénz hiányában késnek az étkezési díjak befizetésével, az adott hó 10-ig nem sikerül teljesíteni. Esetleg a befizetési határidő módosításával lehetne ezt a problémát orvosolni.
5 II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A munkám során feltárt hiányosságokról, eltérésekről minden esetben ellenőrzési jelentést készítek. Az ellenőrzött intézmény vezetőjének megküldött jelentés tartalmazza az adott hibák megszűntetésére tett javaslatokat Azonban ez semmiféle változtatási és megoldási kényszert nem jelent az ellenőrzött intézménynél. Ugyan az ellenőrzések során tapasztalt hibák, hiányosságok javítása érdekében vagy azonnal, vagy néhány napon belül történt intézkedés, a visszacsatolás rendszere még nem egészen kidolgozott. Ezen hiányosság kiküszöbölésére 2008. évben a szükséges intézkedéseket megtesszük.(pl. intézkedési terv kérése az ellenőrzött intézménytől)összességében megállapítható, hogy valamennyi ellenőrzött intézmény részéről pozitív hozzáállást tapasztaltunk. III. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére tett javaslatok A 2008. évi belső ellenőrzési munkatervben foglaltaknak és a kialakult gyakorlatnak megfelelően, meghatározott prioritási területeken évenként szükséges az ellenőrzés. Ezek a területek a következők: Előirányzatokkal való gazdálkodás Gazdálkodás a munkaerővel és személyi juttatásokkal Étkeztetés bevételeinek ellenőrzése Különféle analitikák egyezetése Kötelezettségvállalások folyamatának vizsgálata 2008.év során valamennyi részben önállóan gazdálkodó intézménynél ellenőrzést kell végezni. Folyamatos szakmai képzés részemre az egyes előadásokon, oktatásokon való részvétel által biztosított. Sopron, 2008-03-17
6 Biczi-Horváth Tímea Belső ellenőr Nagy Jenő Intézményi Gondnokság vezető