Felhasználói kézikönyv MONEY Pénzügyi modul Szerkesztés lezárásának ideje: 2015. augusztus 27. 1
Tartalom I. BEVEZETŐ... 3 II. TÖRZSADATOK... 4 II.1 KÖZÖS TÖRZSADATOK... 4 II.2 BANKI KAPCSOLAT... 5 II.3 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁT IGAZOLÓ ÉS UTALVÁNYOZÓ SZEMÉLYEK... 6 III. FOLYÓSZÁMLA ÉS ÁFA... 7 IV. SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK IGAZOLÁSA ÉS UTALVÁNYOZÁSA... 8 V. XML FELDOLGOZÁS... 10 VI. BANKI KAPCSOLAT... 11 VI.1 AUTOMATIKUS ÁTUTALÁS... 12 VI.2 CSOPORTOS BESZEDÉSI MEGBÍZÁS... 13 VI.3 ÁTADÁSRA VÁRÓ TÉTELEK... 13 VI.4 ÁTADOTT TÉTELEK... 14 VI.5. KORÁBBI BANK TÉTELEK TÖRLÉSE... 14 VI.6 ELŐKÉSZÍTETT ADATOK ÁTADÁSA BANK FELÉ... 15 VI.7 BANKI ÉRTESÍTŐ FOGADÁSA ÉS KÖNYVELÉSE... 16 VII. ÁFA ZÁRÁS... 18 VIII. BANKI ÉRTESÍTŐ KÖNYVELÉSE... 19 VIII.1 FORINT... 20 VIII.2 DEVIZA... 22 IX. ADÓ-ANALITIKA... 23 IX.1 RENDSZERES UTALÁSOK... 23 IX.2 AUTOMATIKUS ÁTUTALÁS... 24 IX.3 Bevalláskitöltés... 25 ÁFA bevallás... 25 ÁFA Összesítő nyilatkozat... 25 Kp-s számlák jelentése... 26 X. LIKVIDITÁS... 27 X.1 RENDSZERES KIFIZETÉSEK... 27 X.2 EGYEDI KIFIZETÉSEK... 28 X.3 LIKVIDITÁS... 28 2
I. Bevezető A Bank és adó modul a pénzügyi funkciók széles skáláját nyújtja. Ugyanúgy, mint a pénzügyi könyvelési modulban, 10 különböző csoportban iktathatjuk a bejövő szállítói számlákat, iktatás után pedig már lehetőség nyílik az utalásra. Az automatikus utalás menüpontban összegyűjthetjük a pénzügyileg még nem teljesített szállítói számláinkat. Listáinkat szűkíthetjük különböző szempontok szerint, partnerre, devizanemre, teljesítési időre, fizetési határidőre, munkaszámra, analitikus kódokra és további szempontok szerint.. Az elkészített listából még mindig kiválaszthatjuk, hogy melyik számlából mennyit szeretnénk utalni. Ezek a tételek bekerülnek az átutalásra várók közé, ahonnan a banki szoftver által igényelt helyre és formátumban exportálhatjuk a csomagot. Nemcsak az utalási tételek összegyűjtésével, hanem a banki kivonatok fogadásával is hozzájárul az Apolló a pénzügyi könyvelési feladatok gyors feldolgozásához. Az adatok fogadása során beolvashatjuk a banki kivonatot. Ha a terhelendő tételek az Apolló rendszerből indultak, a program automatikusan felismeri, hogy mely szállító melyik számlájára kell rögzíteni az összegeket. A vevőktől érkezett összegeknél pedig a rendszer minden olyan lépést automatikusan elvégez, melyet az ember is megtenne: értelmezi a közlemény rovatot, a vevő bankszámlaszámát is. Ha nem egyértelmű a közlemény rovat olyan vevőknél, akik már legalább egyszer utaltak, akkor a bankszámlaszám alapján felismeri a partnert és felkínálja a (többi számlák közti választás lehetőséggel) legrégebbi ki nem egyenlített számlát. A vegyes tételeknél pedig mi adjuk meg a főkönyvi számot, a munkaszámot és az analitikus kódokat. Az adó-analitikában nyilvántarthatjuk az adóbefizetéseinket. Készíthetünk adó-folyószámlát, melyben rögzíthetjük a fizetendő és a befizetett összegeket. Megadhatjuk az analitikába adónként az előírás és a befizetés főkönyvi számait, a fizetés gyakoriságát, napját, a befizetési bankszámlaszámot, így automatikus utalás-előkészítést is tudunk generálni. Az adó-analitikából elkészíthetjük a havi, a negyedéves, vagy az éves áfa- bevallást és exportálhatjuk azt az APEH kitöltő programjába. A gazdasági döntések meghozatalánál nagyon fontos, hogy a vezetők tisztába legyenek a cég likviditásával. A Visual Apolló elkészíti a pénzügyi- likviditási tervet, ami nem csak az iktatott számlákat, hanem a megrendelések, szerződések, várható eseti és rendszeres kifizetések pénzügyi adatait is tartalmazza. 3
II. Törzsadatok II.1 Közös törzsadatok Az Apolló rendszer integráltságának köszönhetően a törzsadatok az összes modulban egységesek, egy adatbázison alapulnak. Jelentős szempont a rendszerünknél az is, hogy a törzsadatok nem csak a törzsadattárból kezelhetőek, hanem adatrögzítés közben is. A főkönyvi könyvelés és a pénzügy analitika törzsadattárai a következők: - partnerek - deviza árfolyam - számlarend - könyvelési segédlet - munkaszám - analitikák Ezen törzsadatok ismertetőjét a Pénzügy & könyvelés kézikönyv II. fejezete 4
II.2 Banki kapcsolat Itt lehet beállítani a banki kapcsolatok adatát. A banki kapcsolatokat csak egyszer kell beállítani és ezek az adatok alapján fogunk kommunikálni a banki terminálokkal. Minden banki kapcsolatnak van egy kódja, mely jó ha utal a bank nevére A banki protokollt a listából kell kiválasztani Meg kell adni az útvonalakat, ahova a banki átutalás csomagunkat exportáljuk, illetve ahonnan a banki értesítőt file-t importáljuk. 5
II.3 Szállítói számlát igazoló és utalványozó személyek Ezzel a funkcióval megadhatjuk azon munkatársakat, aki számla jogosságát igazolhatják és/vagy utalványozhatják a megadott értékhatárok és munkaszámok között. 6
III. Folyószámla és ÁFA A leírás megtalálható a Pénzügy & könyvelés kézikönyv III. és VI. fejezetében 7
IV. Szállítói számlák igazolása és utalványozása A számlák jogosságának igazolása történhet a szállítói számlák menüjével egyesével vagy pedig az itt található több számla egyidejű igazolására alkalmas - funkciókkal. Paraméterek közt beállítható, hogy az aláírás egy vagy 2 (igazolás+ utalványozás) szintű. A társaság dönthet úgy, hogy bizonyos rendszeres számlákat nem kell igazolni, azokat lehet egyből könyvelni. Ebben az esetben beállíthatjuk, hogy a könyvelt számlák igazoltnak számítsanak: 8
Jogosultságok közt megadhatjuk, hogy a felhasználó csak a saját, számára kijelölt számlákat igazolja, vagy megnézhesse és adott esetben igazolja mások számára kijelölteket is. Igazoláskor a következő képernyővel találkozunk: 2 1 3 (1) beállíthatjuk a lekért igazolandó számlák körét (2) a táblázatban megjelölhetjük az igazolt számlát és minősíthetjük azt (3) Megnézhetjük a csatolt számla képét, egyéb mellékleteket és megjegyzéseket. Ez utóbbit mi is fűzhetünk a számlákhoz (4) a kijelölt számlákat egy lépésben tárolhatjuk le Két lépcsős igazolás esetén utalványozáskor a leigazolt számlák jelennek meg a csoportos utalványozáshoz. 4 9
V. XML feldolgozás A leírás megtalálható a Pénzügy & könyvelés kézikönyv III.4.1.22 fejezetében 10
VI. Banki kapcsolat 11
VI.1 Automatikus átutalás A fizetési határidőt figyelembe véve az Apolló rendszerrel kigyűjthetjük azokat a számláinkat, amelyeket át kell adni a banki terminálnak utalásra. A számlák kigyűjtésénél nem csak a fizetési határidőt vehetjük figyelembe, hanem különböző szempontok szerint szűkíthetjük is a listánkat. A képernyőn megjelenő tételekkel megtervezhetjük az átutalásainkat: 12
VI.2 Csoportos beszedési megbízás Csoportos fizetési megbízás csomagot is készíthetünk a vevő analitikánkból. A banki kapcsolatok törzsadatban a Csoportos beszedés GIRO -t kell beállítani a banki protokollnál, a partnertörzsben a fizetési módot azoknál a partnereknél akikkel szerződésünk van a csoportos beszedésre inkasszóra kell állítani. Ezek az adatok alapján a menüpont kigyűjti a vevő analitikából a csoportos beszedésre váró tételeket és ha elfogadjuk áthelyezi az átadásra váró tételek közé. VI.3 Átadásra váró tételek Itt gyűjtjük azokat az adatokat, melyek a bank felé átadásra várnak, melyeket még akár módosíthatjuk, törölhetjük vagy akár új tételt is vihetünk fel hozzájuk: 13
VI.4 Átadott tételek Ezzel a menüvel megnézhetjük a banknak átadott tételeket: VI.5. Korábbi bank tételek törlése A képernyőn megadott időpont előtti feleslegesé vált banknak átadott tételeket archiválhatjuk: 14
VI.6 Előkészített adatok átadása bank felé Az előkészített banki tételeket, a banki kapcsolatok menüjében megadott protokollnak megfelelő formátumban elkészíthetjük azt az állományt, amely a bank szoftverével bedolgozhatjuk rendszerébe. Elküldés előtt rendelkezhetünk - a szállítói átutalások könyveléséről egy ütköző főkönyvi számmal szemben - egy partnernek több számlájának átutalásának összevonásáról egy bizonylatra 15
VI.7 Banki értesítő fogadása és könyvelése Számtalan banki szoftver képes a bank kivonatot olyan fájlba kimenteni, melyet pénzügyi rendszerek fel tudnak dolgozni. Adatfogadáskor ki kell választani a beolvasni kívánt fájlt: A fájl sikeres megnyitása után a benne szereplő tételeket sorban felkínálja feldolgozásra. Minden egyes tételt a partnet bankszámlaszáma és a közlemény rovatok alapján megpróbálja beazonosítani és azt kínálja fel: Első lépésben meg kell határozni az utalás típusát: 16
Ennek megfelelően láthatóvá válik a jobb képernyő alsó része is: A zöld színű egyenleg azt jelzi, hogy az utalt összeg megegyezik a számla végösszegével. Ha egy partnernek több számlája is nyitott, akkor annak pénzügyi rendezéséről egy lépésben is rendelkezhetünk. Letároláshoz nem kell az egeret vagy az ENTER-t használnunk, a CTRL+END kombinációval bármelyik mezőn állva megtehetjük. 17
VII. ÁFA zárás Áfa zárásnál készíthetünk havi, illetve negyedéves zárást, attól függően, hogy milyen áfa bevallók vagyunk. A lezárt áfa időszakra nem lehet áfás tételt rögzíteni. Ha mégis olyan számlát rögzítünk, amely teljesítési ideje a lezárt időszakra esik a rendszer a számlát automatikusan a nyitott időszak első napjára könyveli. A folyószámlába bejegyzi az eredeti teljesítési időt is, illetve az áfa analitikában ezeket a tételeket külön jelöljük, hogy az esetleges áfa önrevíziót el lehessen végezni. 18
VIII. Banki értesítő könyvelése 19
VIII.1 Forint Papír alapú bankkivonat feldolgozására szolgál ez a menü. Első lépésként meg kell adni a főkönyvi számot, a bizonylat keltét és számát, kontrollként az összes tartozik és az összes követel forgalmat. Ezt követően tételenként kell megadni vagy a tartozik vagy a követel értéket, és a "=>> Letárol" gombbal átmehetünk a letároláshoz / a tétel könyveléséhez. 20
Az utalás típusának függvényében jelenik meg a képernyő jobb oldalának alsó fele: Ha egy ügyfélnek több számlája is pénzügyileg rendezetlen, akkor az egy lépesben is megtehetjük, kérhetjük az ügyfél valamennyi számlájának megjelenítését. 21
Letároláshoz nem kell az egeret vagy az ENTER-t használnunk, a CTRL+END kombinációval bármelyik mezőn állva megtehetjük. VIII.2 Deviza Papír alapú devizás bankkivonat hasonlít a forintos feldolgozáshoz. Itt kevesebb könyvelési variáció fordulhat elő, ezért a képernyője is egyszerűbb, a teljes képernyő megjelenik. Itt is a főkönyvi számot és a kivonat keltét és számát kell megadni valamit az összes tartozik és követel értéket. Itt is tételenként dolgozzuk fel a kivonatot, megadva annak értékét, a könyvelés módját. Ennek megfelelően tölthetjük ki a többi mezőt. A program automatikusan számolja és könyveli az árfolyamkülönbséget is. 22
IX. Adó-analitika IX.1 Rendszeres utalások A rendszeres átutalások (adók, járulékok, bér, ) törzsadatát felvihetjük, ahol a kedvezményezet bankszámlaszám és fizetési esedékesség mellett megadhatjuk, hogy mely főkönyvi számok alapján kínálja fel a program a fizetendő összeget és az átutalt összeg mely főkönyvi számra tárolódjon le. 23
IX.2 Automatikus átutalás A rendszeres átutalások törzsadata alapján lekérhetjük a következő időszak utalandó tételeit: 24
IX.3 Bevalláskitöltés A Money modulban a következő bevallásokat tölthetjük fel az Apolló rendszer adataivel: ÁFA bevallás ÁFA Összesítő nyilatkozat 25
Kp-s számlák jelentése ÁFA bevallás nem belföldön letelepedett adóalanyoknak 26
X. Likviditás Pénzügyi tervezések elemzések során szükség van arra, hogy figyelembe véve a különböző várható bevételeinket, illetve kiadásainkat meg tudjuk határozni, hogy egy bizonyos induló pénzösszeggel egy bizonyos időpontban mennyi lesz a várható pénzünk. Itt a bankmodulban lehetőségünk van a likviditási tervünkhöz rendszeres és eseti kifizetéseket rögzíteni. X.1 Rendszeres kifizetések Rendszeres kifizetések közé felvehetjük azon kifizetéseket, amelyek minden hónap egy bizonyos napján esedékesek, és ezek nem szerepelnek a szállítói analitikában (pl. bérfizetés) 27
X.2 Egyedi kifizetések A pénzügyi tervezés érdekében felvehetünk olyan eseti kifizetéseket, amelyek befolyásolják a társaság likviditását. X.3 Likviditás Pénzügyi tervezések elemzések során szükség van arra, hogy figyelembe véve a különböző várható bevételeinket, illetve kiadásainkat meg tudjuk határozni, hogy egy bizonyos induló pénzösszeg figyelembevételével egy bizonyos időpontban mennyi lesz a várható pénzünk. 28