Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár 2010. évi MUNKATERV SZOMBATHELY 2009. 1
A Savaria Egyetemi Központ Levéltárának 2010.évi munkaterve I. Gyűjtemény szervezése, iratbegyűjtés A gyűjtemény szervezéséhez kapcsolódó intézkedések: A. A SEK D épületének alagsorában elhelyezett iratanyag felmérése; B. Gazdasági Hivatal iratanyagának pénzügyi, munkaügyi, személyügyi iratok - felmérése; C. Kapcsolat felvétele a Vas Megyei Levéltár vezetőségével: a SEK 50 éves működése során átadott iratok mennyiségének és tartalmának megismerése céljából, valamint a Vas Megyei Levéltár Kőszegi Fióklevéltárába elszállított iratok ügyében; D. A 2010.év során elvégzett szervellenőrzések alapján elkészített Szervnyilvántartó lapok elemzése: a helyszíni ellenőrzések tapasztalatai, a szemlék jegyzőkönyvei alapján elkészített szervnyilvántartás alapján meg tudjuk határozni a levéltárba kerülő iratanyag mennyiségét és állapotát. E. Központi Irattár levéltár-érett iratanyagának felmérése, azok levéltári átvételének lebonyolítása; F. Beszállítási terv készítése: fentiek alapján lehetséges elkészíteni. Tartalmazza: - az iratképző szerveket, melyek az év folyamán iratokat szállítanak a levéltárba, - iratképző szerv elnevezését, székhelyét, - iratkezelésért felelős munkatárs nevét, - beszállítás tervezett időpontját, - beszállítandó iratanyag mennyiségét iratfolyóméterben, - feljegyzéseket, melyek a begyűjtött és feldolgozott Szervnyilvántartó lapok és a személyes konzultációk értékelése alapján készülnek. Felelős: levéltárvezető, helyszíni ellenőrzések alkalmával levéltári kezelővel együtt; Határidő: 2010.utolsó negyedév II. Levéltári anyag őrzése, állományvédelmi feladatok Kiemelt állományvédelmi feladat: iratállományunk leginkább veszélyeztetett iratanyagai az alábbiak: Anyakönyvek: 1960-1963; 1965-1968 ; 1971-1975 ; 1972-1976; 1976-1981 ; Ezek digitalizálását meg kell oldani. Ennek érdekében figyelni kell az eszközbeszerzéseket célzó pályázati kiírásokat. Szükségünk van egy jó minőségű, nagy teljesítményű szkennelőgépre (pl. Paragon P 3600) 321 tanácsüléseken készült hangfelvétel van állományunkban. A hanganyag digitalizálását meg kell oldani. 143 számítógépes adathordozó biztonsági mentését kell elvégezni. A jövőben beszállítandó iratanyag tárolását csakis savmentes dobozokkal lehet megoldani, ezért a továbbiakban a levéltári dobozok megrendelésekor csakis savmentes dobozokkal szabad számolni. Állományvédelmi feladatok ellátása érdekében a digitalizálási munkálatok végzése: levéltári kezelő. Határidő: feltételek megvalósulásától folyamatos 2
III. Az iratanyag levéltári feldolgozása A levéltári egységekből kialakítandó raktári rend kialakítása folyamatosan történik. Az iratanyag rendezési munkálatainak szervezése, ütemezése rendezési terv alapján történik. (ld.10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 29. ) A rendezési tervet együtt készítjük a segédletkészítési tervvel. Elkészítése: levéltár vezető Határidő:.második negyedév A 2010. év során a levéltári állományban lévő iratok rendezési szintjét középszinten kell teljesíteni. Mindenekelőtt az alábbi iratok rendezését kell elvégezni: Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai Főigazgatók vegyes iktatás nélküli iratanyaga Tanszékek, intézetek vegyes iratai 1958-2002 1988-2001 évszám nélkül 33,60 ifm 7,40 ifm 0,6 ifm Szakindítások 1996-2000 Akkreditáció (kérelmek és levelezés) 1996-2003 MAB-jelentések 2002-2003 Személyi ügyek 1973-1984 0,84 ifm 0,72 ifm 0,12 ifm 2,52 ifm Fenti iratok raktári jegyzékeit a levéltárvezető készíti el. Adatállomány számítógépes feldolgozása: levéltári kezelő feladata. IV. Levéltári állomány nyilvántartása A nyilvántartások vezetése az iratok megbízható, szakszerű kezelésének feltétele. A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében a következő nyilvántartások naprakész vezetését végezzük: - belső nyilvántartások - statisztikák - gyarapodási napló - fond dosszié - raktári jegyzék - kölcsönzési napló - másolatok nyilvántartása (levéltárban végzett és másolásra kölcsönadott iratok) Feladatok: 3
A levéltári anyag és a hozzátartozó nyilvántartások folyamatos vezetése, naprakészségének biztosítása, valamint a nyilvántartások számítógépes feldolgozása; Feladatokat végzi: levéltári kezelő Raktári jegyzékek készítése: levéltárvezető V. Levéltári anyag használatra bocsátása V. A. Kutatási feltételek biztosításának érdekében történő intézkedés: továbbra is fenntartjuk igényünket kutatószoba kialakítására. Kérésünket újra fel kell terjesztenünk a fenntartó felé. V. B. Levéltárunk a kutatók tájékoztatását szolgáló, a levéltári anyag használatát segítő, a kutatások könnyítése érdekét szolgáló tájékoztatási segédleteket készít. Formái: - fond- és állagjegyzék - raktári jegyzék Levéltárunk a feltáró jellegű segédleteket papír alapú kiadvány formájában és elektronikus úton is hozzáférhetővé teszi. A SEK Levéltárában található iratok rendszeréről fondjegyzék nyújt majd tájékoztatást, melyben a fondok és állagok számát, megnevezését, évkörét és iratfolyóméterben mért terjedelmét tüntetjük fel. Tartalmazza még: - a fondképző rövid történetét, - feladat-és hatáskörét, - szervezeti felépítését, - iratkezelési rendszerét, - az iratanyag mennyiségét, állapotát, - a rendezés szintjét. A levéltár fond-és állagjegyzékének kidolgozása: levéltárvezető V. C. A levéltári anyag alapján történő tájékoztatási segédleteket a kor követelményeinek megfelelő módon, interneten keresztül tesszük elérhetővé. Az ügyfél- és kutatószolgálat ilyen módon folyamatosan biztosítható. Az információk adása egyfelől a kutatótermi felügyelő segítségével ügyfélszolgálati időben, azon túl pedig interneten, honlap működtetésével folyamatosan rendelkezésre áll. A honlap biztosítja a kutatási segédletek elérését a nap bármely szakában. Másik célja, hogy az e-mailban érkezett megkeresésekre a levéltár előzetes felvilágosítást, tájékoztatást nyújthat anélkül, hogy a kutató/ügyfél személyesen felkeresné a levéltárat. A felhasználó ezután dönthet a levéltár személyes felkereséséről. Fentiek érdekében ki kell alakítani egy zökkenőmentesen működő rendszert. A feladat elvégzését koordinálja: levéltárvezető Tartalomszolgáltatás felelőse: levéltárvezető Honlap grafikai tervezése,programozási feladatok: levéltári kezelő Határidő:2010.jún.30. 4
V. D. Feltételek biztosítása a kutatás számára. Ennek szabályozására Kutatótermi Szabályzat készült, ezért e fejezet nem tér ki az elvégzendő feladatok részleteire. Levéltári kutató- és ügyfélszolgálat felelőse: levéltárvezető, levéltár kezelő. Határidő: kutatási feltételek kialakítása után folyamatos. VI. Az iratkezelés levéltári felügyelete VI. A. A 2009. évben elkezdett szervellenőrzések folytatása, a szervnyilvántartás naprakész vezetése: Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés Ütemterv 2010.évre Iratképző szerv Tervezett időpont Megjegyzés MNSK Művészeti Intézet Ének Tanszék 22. hét Elmaradt 2009-ben Művészeti Intézet Rajz Tanszék 22. hét Ismételt Andragógiai Intézet 23. hét Ismételt Sporttudományi Intézet 24. hét Ismételt BTK Dékáni Hivatal 40.hét Nyelv- és Irodalomtudományi Intézet 40.hét Szláv Filológiai Intézet 40.hét Filológiai és Interkulturális Kommunikáció Intézet 41.hét Történettudományi Intézet 41.hét Egyéb: D épület alagsor 40.hét Felelős: levéltárvezető, levéltári kezelő Határidő: táblázatban jelzett VI.B. A levéltár szakmai felügyeletének egyéb feladatai: Levéltárunk részt vesz az illetékességi körébe tartozó szerv iratkezelési szabályzata módosításának előkészítésében, valamint a SEK kérésére konzultációs lehetőséget biztosít. Ennek kapcsán folyamatosan kapcsolatot tartunk az iratképző szervekkel (konzultációs alkalmat teremtve) iratkezelést érintő kérdésekben személyesen és e- mailben. Véleményeket, javaslatokat gyűjtünk össze elektronikus iktatási rendszer használatával és az iratkezelés gyakorlatával kapcsolatban. Javaslatokat gyűjtünk az Irattári Terv és az iktatóprogram új tételszámainak felvételére. 5
Felelős: levéltárvezető Határidő: folyamatos VII. Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Iratképző szervek nyilvántartása: a levéltár illetékességi körébe tartozó szervekről és ezek iratkezelésének fontos adatairól vezetett számítógépes nyilvántartás elkészült, ennek folyamatos frissített adatokkal való feltöltése napi feladat. Raktárszolgálat naprakészségének biztosítása: Belső nyilvántartásunkhoz csatolni kell a részletes, végleges raktárjegyzékeket. A manuálisan vezetett nyilvántartásokat ki kell váltani számítógépes adatbázissal, hogy a levéltári állomány változásait naprakészen követni tudjuk (iratkölcsönzés, betekintés, másolásra adás stb.). Az átadás- átvételi jegyzőkönyveket továbbra is számítógépen készítjük. El kell kezdenünk egy ún. szakmai adatbázis kiépítését: ez a levéltárban őrzött fondok és állagok elektronikus nyilvántartása, melyhez csatolhatjuk a részletesebb segédleteket is (pl. raktárjegyzékek, fond- és állagjegyzék, majd később repertóriumokat). Az adatbázis forrása lehet későbbi tematikus kiadványoknak, alapja lehet on-line adatbázisoknak is. Fenti feladatok érdekében elvégzendő munkafolyamat felelősei: Számítástechnika levéltári alkalmazásával összefüggő feladatok koordinálása: levéltárvezető. A levéltár informatikai rendszerstratégiájának kidolgozása: levéltár vezet;. Honlap létrehozása (grafikus felület): alapszolgáltatások és kutatási segédletek elérhetőségének biztosítása: levéltári kezelő; Internetes ügyintézés, a digitális adatszolgáltatás formáinak, szabályainak kialakítása: levéltár vezető; Nyilvántartások adatkezelése: levéltári kezelő; A SEK Levéltári Ügyrend 2. (7)bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2010.március.29. Dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető A munkatervet elfogadom: Prof. Dr. Gadányi Károly Elnök-rektorhelyettes 6