Kutatószolgálat. Útmutató a kutatáshoz Levéltári alapfogalmak Kutatás a levéltári anyagban Nyitvatartási idő, díjszabás Kutatótermi szabályzat Űrlapok

Átírás

1 Kutatószolgálat Útmutató a kutatáshoz Levéltári alapfogalmak Kutatás a levéltári anyagban Nyitvatartási idő, díjszabás Kutatótermi szabályzat Űrlapok Levéltárunkat kutató keresi fel évente, ami kutatási esetet jelent. A kutatások témája főként egyetemtörténeti és szakmatörténeti vonatkozású, de az utóbbi időben megszaporodtak a családfakutatások is. A kutatók rendelkezésére áll egy NKA pályázati támogatással beszerzett számítógép, amelyen megtalálhatóak a legfontosabb, általunk készített adatbázisok. Útmutató a kutatáshoz A magyarországi levéltárakban (így egyetemünk levéltárában is) a Levéltári törvény (1995. évi LXVI. törvény) értelmében alanyi jogon, állampolgárságra és életkorra való tekintet nélkül bárki ingyenesen kutathat. A levéltári anyagok teljes kutathatóságát állampolgári és állami jogok korlátozzák. A legfontosabbak ezek közül a minősített adat védelméről szóló törvény (2009. évi CLV. törvény), illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény (2011. évi CXII. törvény). A levéltári kutatás kiindulópontja a nyomtatott források átnézése. Először érdemes megismerkedni a témát érintő szakirodalommal annak érdekében, hogy alapismeretekhez jussunk a témában, és átlássuk, mit fogunk keresni majd az iratanyagban. A feltáró munkához a SOE Központi Könyvtárában, illetve a levéltárban is segítséget tudunk nyújtani, főleg az egyetemmel és a hozzá kapcsolódó tudományterületekkel kapcsolatban. Az egyetemtörténeti kutatások esetében a tanácsülési jegyzőkönyvek (vezető testületi ülési jegyzőkönyvek) a legfontosabb források. Minden, az intézményt érintő fontos döntés (szervezeti, oktatási, személyi vagy hallgatókra vonatkozó) a testületi ülés elé került és kerül ma is. A kutatás során szükség lehet az egy-egy ügyben, témakörben vagy személlyel kapcsolatban keletkezett iktatott iratok átnézésére. Ilyenkor először az ún. iktatókönyvhöz készült mutatóban, tárgyszavak alapján kikereshetjük a témakörben keletkezett iratokat. Ezután az iktatókönyvben (az iktatószám alapján) bővebb leírást találunk az iratról. Utolsó lépésként átnézzük az iratot. Célszerű utánanézni, hogy az adott témában mely egyéb levéltár érintett. A célirányos kutatáshoz különböző - a levéltárosok által készített, ill. az iratanyaghoz tartozó - segédleteket érdemes igénybe venni. Ilyen segédlet fond- és állagjegyzék, a raktári jegyzék, valamint a repertórium. A segédletekből megtudhatjuk, hogy mely egység, doboz, illetve irat tartalmazhatja az általunk keresett információt. A levéltári kutatás megkezdéséhez látogatói jegyet kell kérni, ami ingyenes. Ez egy formanyomtatvány (Kérelem a látogatói jegy kiadásához) kitöltésével jár, melyhez szükség van személyi igazolványra (vagy külföldi kutató esetén útlevélszámra). Tudományos kutatás esetén további feltétel a támogatói nyilatkozat, amelyet a kutatással megbízó (pl. diplomamunka esetében a témavezető) ír. Aláírandó még az ún. kutatói nyilatkozat, amelyben a kutató a levéltár kutatási szabályzata, valamint az adatvédelmi törvény betartásáról nyilatkozik. Levéltári alapfogalmak

2 Fond: A levéltári rendezés alapegysége. Egyazon iratképző szerv által képzett (pl. az Erdőmérnöki Kar Dékáni Hivatalának iratai), vagy ugyanarra a szervre vagy témára vonatkozó iratok összessége (pl. kutatási jelentések). Az iratképző szerv lehet természetes vagy jogi személy is (tehát ember vagy szervezet is). Állag: fondon belüli legmagasabb szintű egység, valamilyen szempont szerint összetartozó iratokat jelent. Ilyen például az iktatott iratok egysége valamelyik dékáni hivatal által leadott iratanyagon belül. Általában a fondképző szervnél is elkülönül. Fond- és állagjegyzék: az adott levéltár által őrzött iratanyag szerkezetét, összes fondját és állagát, valamint azok évkörét és terjedelmét foglalja össze. Fondképző szerv: az a szerv, (személy vagy szervezet) akinek az iratait az adott fond tartalmazza. Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat Iktatás: az irat nyilvántartásba vétel, iktatószámmal való ellátása Iktatószám: egyedi azonosító Iktatókönyv (korábban beadványi jegyzőkönyv): adott évben keletkezett, iktatott iratokat tartalmazza, iktatószám szerinti (időrendbeli) sorban Mutató (korábban index): adott évben keletkezett, iktatott iratokat tárgyszavak szerint csoportosítja. Raktári jegyzék: a levéltárban őrzött anyag raktári egységeinek (csomó, doboz, téka, kötet stb.) nyilvántartására szolgáló segédlet. Repertórium: a legrészletesebb kutatási segédlet, a raktári egységek részletes felsorolása mellett, rövid ismertetést is tartalmaz az iratanyagról és kutatásának lehetőségeiről. Iratfolyóméter (ifm): a levéltári iratanyag mértékegysége. 1iratfolyóméter terjedelmű az a levéltári iratanyag, amely egymás mellé téve 1 méter hosszú. Szabvány levéltári dobozok esetében a legrövidebb oldal (0,12 cm) adódik össze. Doboz: levéltári egység, rendezett iratanyag dobozban elhelyezve. Általában savmentes dobozokat használunk, melynek leggyakoribb mérete: 385*270*120 mm. Jelzet: az adott irat levéltári rendszerben elfoglalt helyét adja meg, tartalmazza a legfontosabb azonosítókat. Rendezetlen az az iratanyag, amelyben a fondok vagy a fondon belül az állagok szétválasztása nem történt meg Alapszinten rendezett az az iratanyag, amelyben az egyes fondok vagy - állagokra tagolódó fondok esetében - az egyes állagok egymástól már el vannak különítve, egy-egy fondon vagy állagon belül az iratok még nincsenek rendezve.. Középszinten rendezett az az iratanyag, amelyben a fondon vagy állagon belül egy raktári egységet (dobozt vagy egyéb tárolóeszközt) általában meg nem haladó terjedelmű levéltári egységeket alakítottak ki.

3 Darabszinten rendezett az az iratanyag, amelyen belül a legkisebb levéltári egységek az ügyiratdarabok, illetve az egyes iratok. További levéltári szakkifejezések részletes leírása a Magyar Országos Levéltár honlapján! Kutatás a levéltári anyagban 1. lépés A kérdéses tárgy kikeresése a mutatókönyvből (indexből) Példa: Böckh Hugó geológia tankönyve, 1907

4 2. lépés Az irat ellenőrzése az iktatókönyvben (beadványi jegyzőkönyvben) Példa: 20. iktatószám - Böckh Hugó geológia tankönyve

5 3. lépés Az irat kikeresése az év és az iktatószám alapján

6 Nyitvatartási idő, díjszabás Hétfő-csütörtök: 9-16 Péntek: 9-12 Díjszabás Levéltári dokumentumok fénymásolása (bruttó ár): A4: 35 Ft/oldal, A3: 70 Ft/oldal Anonimizált másolat levéltári dokumentumról (bruttó ár): A4: 75 Ft/oldal Levéltári dokumentum szkennelése (bruttó ár): 300 Ft/oldal Digitális fénykép készítése levéltári dokumentumról (5 MP, bruttó ár): 100 Ft/felvétel + CD-re írás díja: 250 Ft/CD + DVD-re írás díja: 450 Ft/DVD

7 Napi fotójegy (bruttó ár): 1500 Ft A fizetés módja: a kért másolatokért helyben, készpénzzel kell fizetni, az összegről egyszerűsített készpénzfizetési számlát adunk. A postai úton kézbesített másolatok árát az alábbi bankszámlaszámra kérjük utalni: Számlavezető: Magyar Államkincstár. A közleményben kérjük feltüntetni az alábbi megjegyzést: SOE KKL, Levéltári szolgáltatás, másolat levéltári anyagból. Kutatótermi szabályzat 1. A levéltárban őrzött iratanyag kutatásához a kutatónak a levéltár vezetőjétől, illetve átruházott hatáskörben megbízottjától előzetesen kutatói látogatói jegyet kell kérnie. 2. Látogatói jegyet kaphat az a személy, aki a "Kutatói nyilatkozat" aláírásával egyidejűleg kötelezi magát a levéltári anyag kutatásához előírt szabályok (az évi LXVI. Levéltári törvény, a évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról valamint a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet és egyéb vonatkozó jogszabályok) betartására. 3. A kutatási kérelemben meg kell jelölni a kutatás tárgyát, célját, a kutató nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét, lakcímét és a személyazonosságát igazoló okmányának számát, a kutatás jellegét. A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvényben és az egyéb vonatkozó jogszabályokban meghatározott módon kezeli és használja fel, és megjelöli az adatkezelés helyét. Külföldi állampolgárokra ugyanezek a jogszabályok vonatkoznak. 4. Kutatható: a) a levéltárban őrzött, az május l-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított 30 éven túli, az május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított 15 éven túli levéltári anyag, (az évi LXVI. levéltári törvény okban felsorolt kivételekkel), továbbá időbeli korlátozás nélkül az a levéltári anyag, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg amelynek tartalmát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint mindenki megismerheti. b) Az máj. 1-e után keletkezett, a keltezés naptári évétől számított 30 év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a Levéltár engedélyezi. Ugyancsak a Levéltár engedélyezi a jogutód nélkül megszűnt szerv

8 anyagában történő kutatást. c) a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő 30 év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított 90 év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, akkor a levéltári anyag keletkezésétől számított 60 év. A levéltári anyag a védelmi idő lejárta előtt is kutatható, ha a kutatás a kérelmező költségére anonimizált másolattal is megvalósítható vagy a kutatáshoz az érintett illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy a kutatásra tudományos célból van szükség feltéve, hogy a levéltári törvény 22. -a (1) bekezdésében meghatározott követelményeknek eleget tesz. A Levéltár a fenti tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervek a kutató részletes terve alapján megadott támogató állásfoglalását. 5. A kutató a látogatói jegy kiadásának megtagadása esetén bírósághoz fordulhat. A kutatás teljes vagy részleges megtagadásáról a levéltár írásbeli határozatot köteles kiadni. 6. A levéltár vezetője a látogatói jegyet véglegesen vagy időlegesen visszavonhatja attól, aki levéltári anyagot tulajdonított el, vagy szándékosan megrongált, illetőleg a kutatásra kiadott anyag rendjét önkényesen megváltoztatta. Nem kutathat az, akinek látogatói jegyét visszavonták. Az intézkedést a kutató a bíróság előtt megtámadhatja. 7. Kutatás csak az olvasó- és kutatóteremben, kutatási időben végezhető. 8. Látogatói jeggyel rendelkező kutató levéltári anyagot csak kérőlap, kísérőlap, továbbá őrjegy szabályszerű kitöltésével igényelhet. Minden egyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag helyén kell őrizni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet a levéltáros megsemmisíti. Az egyszerre benyújtható kérőlapok száma 4, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyisége a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboz vagy egy csomó, kötetek esetében 10 kötet, jelzetenként kikért iratanyag esetében 10 jelzetre kiterjedő. A jelzetenként kikért iratokat a kutató legkorábban a kérőlap beadása utáni második munkanapon kaphatja meg. 9. A kutató a levéltár iratanyagáról térítés ellenében fénymásolatot kérhet. Kötetes levéltári anyagról, és olyan iratokról, melyeket a fénymásolás rongálódásnak tenne ki, a levéltár nem készít fénymásolatot. Ilyen esetben az anyagról fényképfelvételek készítését a levéltár vezetője engedélyezheti. 10. A kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét megbontani, azt bármi módon rongálni, egyes darabjaira jelet írni, szövegüket megváltoztatni, szövegrészeket aláhúzni, átrajzolni tilos. Az olvasó- és kutatóterembe tilos

9 Powered by TCPDF ( kabátot, táskát bevinni, ott hangoskodni, dohányozni, étkezni, illetve onnét az iratokat kivinni. A kutatóteremben (ill. a kutatáshoz használt asztalon) csak jegyzetpapír, grafitceruza, laptop használható. A kutatás ideje alatt a táskákat stb. elkülönítetten, erre a célra kijelölt helyiségben kell tárolni. 11. A levéltár kutatási célból levéltári anyagot a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet ainak előírásai szerint kölcsönöz. Sopron, október 17. Kutatotermi_szabalyzat.pdf A Soproni Egyetem adatvédelmi szabályzata Űrlapok latogatojegy_kerelem.docx kutatoi_nyilatkozat.docx tamogato_nyilatkozat-minta_hallgatoknak.doc tamogato_nyilatkozat-minta_kutatoknak.docx Kategóriák: Szolgáltatás Létrehozva: április :34:02 Módosítva: április 9. 07:40:00