Szent István Egyetem Gödöllő 4/2011. sz. rektori utasítás rektori utasítás a Szent István Egyetemen alkalmazandó DPR szabályokról 1
A Szent István Egyetemen a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény 34. (6) bekezdésének megfelelően, a TÁMOP-4.1.1.-08/2/KMR-2009-0013 és TÁMOP-4.1.1-08/1/2009-0019 számú A képzés munkaerő-piaci relevanciájának erősítése komplex intézményi és hallgatói szolgáltatásfejlesztési programokkal a Szent István Egyetemen című projektjeiben vállaltak szerint, az ESZMSZ 16/A. (3) alapján adott felhatalmazásnál fogva a diplomás pályakövetés felméréseire és a kapcsolódó adatszolgáltatás lebonyolítására az alábbi rektori utasítást adom: Az utasítás hatálya 1. Jelen utasítás hatálya kiterjed a Szent István Egyetem minden karára és nem kari jogállású szervezeti egységére, az Egyetem közalkalmazottaira, illetve hallgatóira. A DPR felépítése A DPR projekt keretében kialakításra kerültek az alábbi projekt elemek: - Diplomás Pályakövető Rendszer - Karrierirodai hálózat - Alumni rendszer - Tehetséggondozás rendszere 2. A Diplomás Pályakövető Rendszer, az alumni és a karrierirodai feladatok ellátását a fenntartási időszakban a SZIE Karrier és Alumni Iroda végzi, a tehetséggondozás feladatait az EDHT titkársága és a Karrier és Alumni Iroda, valamint a TDK rendszer és a szakkollégiumok látják el. A Diplomás Pályakövetés célja 3. A munkaerő piaci mozgás nyomon követése Életpálya adatok gyűjtése, feldolgozása, értelmezése A hallgatói motivációk és pályatervek, elképzelések, elvárások vizsgálata, megismerése Az eredmények beépítése és alkalmazása az egyetem stratégiájának alakításában Az eredmények alkalmazása a minőségbiztosítási rendszerben A szükséges adatszolgáltatások teljesítése az Educatio Nonprofit Kft. számára 2
A pályakövetési feladatok ellátásában közreműködő szervezeti egységek feladat és hatásköre 4. Tevékenység Felelős Hallgatói lista, adatbázis összeállítása Reprezentatív mintavétel Kérdezők felkészítése Kérdőív elkészítése az 5 éve végzettek számára A követéses kérdőív felvitele online felületre Kérdezési on-line felület, kérdőív karbantartása (Evasys rendszer üzemeltetése) Motivációs vizsgálat Végzett hallgatók felmérése végzés után egy évvel Követéses vizsgálatok végzés után 3-5 évvel Neptun felelős Módszertani felelős a kutatásvezető irányításával Kutatásvezető Kutatásvezető vezetésével szakmai team, karok bevonásával Módszertani felelős vagy DPR informatikus a kutatásvezető irányításával DPR informatikus+kutatásvezető Felkérő levelek kiküldése a neptun rendszeren keresztül: Neptun felelős, Felkérő levél megírása: kutatásvezető Felkérő levelek kiküldése email címre, ALUMNI! - informatikus, visszapattanó e-mailek esetében postai címre: Karrier és Alumni Iroda Felkérő levelek kiküldése e-mail címre, ALUMNI! - informatikus, visszapattanó e-mailek esetében postai címre: Karrier és Alumni Iroda - Felmérés lebonyolítása, karrieriroda (hallgatókkal) vagy Reprezentatív mintán alapuló telefonos felmérés, 1-2-3 éve végzettek Szükség esetén kérdőívek rögzítése - Tanulmányi hivatal a saját végzett hallgatóit és/vagy - Külső szállító Karrier és Alumni Iroda 3
Adatok előkészítése, tisztítása, feldolgozása Súlymátrix elkészítése, tisztított adatállomány továbbítása Elemzés, értékelés Nyilvánosságra hozatal, közzététel, az elemző tanulmányok kommunikációja Eredmények hasznosítása Módszertani felelős a kutatásvezető irányításával Módszertani felelős a kutatásvezető és az Educatio Nonprofit KFT irányításával - Gyorsjelentés: Evasys rendszerből: Karrier és Alumni Iroda, - Elemzések, tanulmány: a kutatásvezető a szakmai teammel - Gyorsjelentés, Hírlevél, Kutatási jelentés a honlapra: informatikus, - Sajtó számára újsághír: egyetemi PR, Vezetői tájékoztató: Kutatásvezető vagy Karrier és Alumni Iroda - Egyetemi vezetés, Egyetemi Minőségügyi Központ A diplomás pályakövetés módszertana 5. 1. Hallgatói motivációs vizsgálatok a. A vizsgálatok tartalmi súlypontjai i. Továbbtanulási és munkaerő piaci motivációk ii. A képzéssel szembeni elvárások iii. Munkaerő piaci elvárások és elhelyezkedési stratégiák b. A vizsgálatok módszertana i. On-line Kérdőíves felmérés a tavaszi szemeszterben. (kiegészítő intézményi kérdőív) ii. A vizsgálat minden alap- és mesterképzésben résztvevő hallgatóra kiterjed iii. Az eredmények feldolgozása, értékelése iv. Adatszolgáltatás az Educatio Nonprofit Kft felé v. Jelentés 2. Pályakövetési vizsgálatok a. A vizsgálatok tartalmi súlypontjai i. A munkaerő piaci helyzet feltárása ii. A munkaerő piaci integráció sikeressége iii. Munkavállalói tapasztalatok iv. Elhelyezkedési stratégiák v. A képzés és intézményi szolgáltatások értékelése a munkaerő piaci tapasztalatok fényében 4
vi. Továbbképzési motivációk feltárása b. Módszertan i. Kérdőíves vizsgálat, on-line illetve postai úton az év első felében ii. Az eredmények feldolgozása, értékelése iii. Eredmények közzététele c. Részvizsgálatok i. Egy évvel a végzés után minden diplomát szerzett hallgató körében On-line vagy postai felmérés az év első felében ii. Három öt évvel a végzés után, minden diplomát szerzett hallgató körében On-line vagy postai felmérés az év első felében iii. Az utolsó három évben végzettek reprezentatív mintáján Telefonos felmérés az év második felében d. Összehasonlíthatóság i. Az első két részvizsgálat kérdőíveinek összehasonlíthatónak kell lenni az országos DPR eredményekkel. Az Educatio Nonprofit Kft.-által készített központi kérdőívet kell alkalmazni, mely kiegészíthető intézményi kérdésblokkal is. e. Elérendő monitoring mutatók (Indikátorok) Mutató neve Mutató forrása Mérték Kiinduló egység érték 1.év 2.év 3.év 4év 5.év KMR régió 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Pályakövetési rendszerekhez kapcsolódó felmérésekben a válaszadók aránya a megkérdezettekhez képest intézményi átlagban (Válaszoló diplomát szerző fő/ megkeresett diplomát szerző fő) Monitoring: hitelesített, sorszámozott lista, a válaszadás dokumentuma (elektronikus vagy papíralapú) % 20 40 45 52 55 55 Mutató neve Mutató forrása Mérték egység Kiinduló érték 1.év 2.év 3.év 4év 5.év Konvergencia régió 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Pályakövetési rendszerekhez kapcsolódó felmérésekben a válaszadók aránya a megkérdezettekhez képest intézményi átlagban (Válaszoló diplomát szerző fő/ megkeresett diplomát szerző fő) Monitoring: hitelesített, sorszámozott lista, a válaszadás dokumentuma (elektronikus vagy papíralapú) % 20 40 55 68 74 75 5
A Karrierirodai tevékenység célja 6. A felsőoktatás folyamatos változása tömegoktatási jellege és az állandóan változóban lévő képzés miatt, szükséges, hogy a diákok segítését, tanácsadási feladatok ellátását intézményi keretek között létesített szervezet és szakembergárda végezze. A hallgatóknak a tanulmányokkal, a diákélettel, karrierépítéssel és elhelyezkedéssel összefüggő feladatainak megoldásához szolgáltatásszintű támogatásra van szüksége. A Karrierirodai tevékenység célja a komplex hallgatói szolgáltatások hatékony koordinálása, szervezése és működtetése. A Karrierirodai tevékenységben résztvevők feladat és hatásköre 7. A Központi Karrier- és Alumni Iroda az egyetem oktatási rektor-helyettesének szakmai felügyeletével végzi a komplex hallgatói szolgáltatások hatékony koordinálását, szervezését és működtetését, és összehangolja a kari irodák munkáját. A SZIE Karrier Iroda rendszer feladatai alapvetően négy tevékenységcsoportba sorolhatók: 8. 1. A SZIE hallgatóinak felkészítése a munkaerőpiacra - Karrier tanácsadás, HR tanácsadás; - Munkaerő piaci integrációs képzések, tréningek (vállalkozói ismeretek, személyiségfejlesztés); - Szakmai gyakorlati lehetőségek biztosítása; - Állás információk közvetítése; - A hallgatók igényeinek folyamatos vizsgálata, mérése, monitorozása. 2. Alumni szolgáltatások és hálózati együttműködés szervezése, koordinálása - A végzett hallgatókkal, mint később potenciális munkaadókkal, szakmai gyakorlati helyszínt biztosító szervezetek vezetőivel történő kapcsolattartás és együttműködés kialakítása; - A végzett hallgatókkal, mint céges partnerekkel való együttműködések kialakítása; - Közös projektek, kutatások, innovációs együttműködések kialakítása; - A végzett hallgatókkal, mint potenciális adományozókkal és szponzorokkal való együttműködések kialakítása; 3. Együttműködések kialakítása és fenntartása a munkaerőpiac különböző szintű szereplőivel - Kapcsolattartás a cégekkel, civil szervezetekkel és állami intézményekkel, mint potenciális munkaadókkal; 6
- Közös munkaerő-piaci (re)integrációs projektek és pályázatok megvalósítása; - A munkaadók és a munkaerőpiac igényeinek folyamatos vizsgálata, mérése, monitorozása, az eredmények továbbítása az egyetem és a karok vezetői számára. 4. Kiegészítő tevékenységek - Információs honlap, hírlevelek és hálózatok működtetése részben PR, részben hálózatépítési céllal; - Az önkéntesség, mint munkaerő-piaci (re)integrációs eszköz széleskörű elterjesztése a SZIE-n belül. Ehhez kapcsolódik az önkéntesség egyetemen belüli struktúráinak fejlesztése és a külső kapcsolatokkal, együttműködő partnerekkel meglévő struktúrák fejlesztése is; - Állásbörzék, infó-csere rendezvények szervezése és lebonyolítása; - A tehetséggondozáshoz kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása. Alumni tevékenység célja 9. Az ALUMNI rendszer alapvető célja a volt hallgatókkal való kapcsolat megtartása, mely egyszerre szolgálja a volt hallgatók és az egyetem érdekeit. Alumni tevékenységben közreműködők feladat és hatásköre 10. Az Alumni szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatokat a SZIE Karrier és Alumni Iroda látja el. A szolgáltatáshoz kapcsolódó informatikai feladatokat a Karrier és Alumni Iroda végzi. - Egységes címadatbázis kialakítása, fejlesztése és karbantartása a végzettekről. - Alumni web-es felületek, oldalak, közösségi honlapok kialakítása, kapcsolattartási rendszerek kiépítése, fejlesztése - Öregdiák találkozók, rendezvények szervezéséhez szükséges kapacitások kiépítése, ezek feltételrendszerének javítása - Kapcsolódó szakmai előadások, konferenciák szervezése - A végzett hallgatókkal mint később potenciális munkaadókkal, szakmai gyakorlati helyszínt biztosító szervezetek vezetőivel történő kapcsolattartás és együttműködés kialakítása; - A végzett hallgatókkal, mint céges partnerekkel való együttműködések kialakítása; 7
- Közös projektek, kutatások, innovációs együttműködések kialakítása; - A végzett hallgatókkal, mint potenciális adományozókkal és szponzorokkal való együttműködések kialakítása; - Minden végzős évfolyam számára tájékoztatás az Alumni rendszer használatáról, örökös e-mail cím létesítése a végzős hallgatók számára. A tehetséggondozás célja 11. A tehetséggondozás célja, a tehetségek felismerése, gondozása és fejlődésük segítése. A felismerés, az egyetemre való bekerülés előtt, már középiskolákban kezdődik, ennek a szervezése, működtetése karonként eltérő, de a kiépítésre kerülő informatikai keretrendszer biztosítja majd az egységet ezen a területen. Az egyetemre felvételt nyert hallgatók célja, a tudás megszerzése, azonban vannak érdeklődőbb, aktívabb, valamely területen az átlagosnál több/jobb eredményt létrehozni képes emberek. Ezeknek a tehetségeknek a megtalálása, a tutorokkal való kapcsolatfelvétel segítése, a kutatásokba, a tudományos életbe való bekacsolása, adottságaik továbbfejlesztése a küldetésünk. A tehetséggondozásban részvevők feladat és hatásköre 12. A tehetséggondozási feladatok ellátását a SZIE Karrier és Alumni Iroda, valamint a Rektori Hivatal szervezetében működő Egyetemi Doktori és Habilitációs Tanács Titkársága végzi. -TDK hallgatók PhD képzéshez igazodó tudományágak szerinti központi nyilvántartása, adatbázisának kialakítása; - TDK és szakkollégiumi Hallgatók IKT2 alapú kapcsolattartásának kialakítása, munka-csoportok létrehozása; - Munkacsoportokhoz rendelt tutori hálózat kiépítése, tutorok felkészítése a tehetséggondozási feladatokra; - A működő szakkollégiumok egyetemi hálózatának kialakítása kari információs pontok létrehozásával; - A tudományos munkában résztvevő hallgatók (doktoranduszok, TDK hallgatók, szak-kollégisták) körében kompetenciafejlesztő vállalkozói, pályázati képzések, önképzést segítő személyiségfejlesztő tréningek lebonyolítása; - Szakkollégiumok keretében szakmai rendezvények szervezése. 8
Feladatok Felelős Gyakoriság Önismeret és konfliktuskezelés tréning Karrier és Alumni Iroda meghirdetés szemeszterenként, igény szerint Asszertivitás és kommunikációfejlesztő TDK írás módszertana Prezentáció Tutorok felkészítése a tehetséggondozásra Kérdőíves felmérés készítése (elektronikus) Karrier és Alumni Iroda Karrier és Alumni Iroda Karrier és Alumni Iroda Karrier és Alumni Iroda TDK adatbázis üzemeltetője meghirdetés szemeszterenként, igény szerint meghirdetés évente egyszer a TDK előtti szemeszterben meghirdetés évente egyszer a TDK előtt folyamatos az e-learning rendszerben évente egyszer Adatvédelem 13. (1) Az adatkezelés célja és jogalapja Az adatkezelés célja a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény (továbbiakban: Ftv.) 34. (6) bekezdésében foglalt feladatok ellátása, miszerint a Szent István Egyetem (továbbiakban: Egyetem) - önkéntes adatszolgáltatás alapján - Diplomás Pályakövetési Rendszere (továbbiakban: DPR) és annak alapját képező Alumni Rendszere keretében ellátja a pályakövetés feladatait, amelynek keretében figyelemmel kíséri azoknak a munkaerőpiaci helyzetét, akik nála szereztek bizonyítványt, oklevelet (ESZMSZ 10. (4) bek.). A DPR-hez szükséges adatok gyűjtése az Egyetem hallgatóinak és volt hallgatóinak megkeresésével történik; a megkeresésekhez az Egyetem a rendelkezésére álló, kapcsolatfelvételre alkalmas személyes adatokat használja fel. Az Egyetem a hallgatók által kitöltött anonim, személyazonosításra nem alkalmas kérdőívekből nyert, már személyes adatnak nem minősülő adatokat feldolgozza, értékeli, és a vizsgálat eredményét közzé teszi. A vizsgálati eredmények alapján az Egyetem adatot szolgáltat az Educatio Nonprofit Kft. felé. Az Alumni Rendszernek - a DPR részeként - az alapvető célja a volt hallgatókkal való kapcsolat megtartása egy közösségi hálózaton keresztül. Ennek érdekében az Egyetem a volt 9
hallgatók önkéntes adatszolgáltatásán alapuló adatbázisokból és az Egyetem kezelésében lévő Hallgatói Információs Rendszerből a belépéshez szükséges adatokat integrálja az Alumni Rendszerbe, megkönnyítve ezáltal a volt hallgatók kapcsolódását a rendszerhez. Ezt követően a volt hallgatók önkéntes adatszolgáltatás útján, személyes adataikkal töltik fel az adatbázist. (2) Az adatkezeléssel érintettek köre A DPR-rel az Egyetem hallgatói és a volt hallgatói érintettek. A DPR-ben való közreműködés, a kérdőívek kitöltése önkéntes. Amennyiben egy hallgató vagy volt hallgató úgy nyilatkozik, hogy a DPR-ben nem kíván részt venni, az Egyetem a továbbiakban e célból őt nem keresi meg. A DPR részét képező Alumni Rendszerrel kizárólag a volt hallgatók érintettek. A DPR-ben való közreműködés önkéntes. (3) Az érintettekre vonatkozó adatok leírása és forrása Az Egyetem a DPR-ben az érintettekre vonatkozó, kezelésében lévő kapcsolatfelvételre alkalmas személyes adatokat - így a hallgatók és a volt hallgatók postai levélcímét, telefonszámát és elektronikus levelezési címét - kezeli. Az Egyetem az Alumni rendszerhez kapcsolódóan a volt hallgatók önkéntes adatszolgáltatásán alapuló adatbázisokból és a Hallgatói Információs Rendszerből az Alumni Rendszerbe való belépéshez szükséges személyes adatokat, valamint a volt hallgatók által önkéntes adatszolgáltatás útján megadott személyes adatokat kezeli. (4) Adatkezelő Karrier és Alumni Iroda Szent István Egyetem 2100 Gödöllő, Páter Károly utca 1. Az adatkezeléssel kapcsolatos kérdések, észrevételek az info@karrieriroda.szie.hu e-mail címre küldhetők. (5) Az érintettek jogai és jogorvoslati lehetőségei Az érintett az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (adatvédelmi törvény) 14. -a alapján kérelmezheti az adatkezelő Egyetemnél a tájékoztatását személyes adatai kezeléséről, személyes adatainak helyesbítését, valamint személyes adatainak - a kötelező adatkezelés kivételével - törlését vagy zárolását. Az érintett a jogainak megsértése esetén az adatkezelő Egyetem ellen bírósághoz is fordulhat. Az érintett a DPR-rel és az annak részét képező Alumni Rendszerrel kapcsolatos adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja. 10
Az utasítás hatályba lépése, végrehajtása 14. Jelen utasítás a kihirdetés napján lép hatályba. Gödöllő, 2011. december 28. 11