ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 4. ea.: Projekttervezés I. A projekttervezés alapjai A projekttervezés keretei Helyzetelemzés Ötletbörze SWOT elemzés feltárás fa Célelemzés Célfa KÖRNYEZETHEZ IGAZODÓ PROJEKT TERV PROJEKT TERVEZÉS (1. FÁZIS) PROJEKTTERVEZÉS: az egész projekt és minden egyes modul (szakasz) termékeit határozza meg minden termékhez rendelje hozzá az előállításához szükséges tevékenységeket; írja elő az alkalmazandó minőségellenőrzési eljárásokat, a minőségellenőrzés módját; határozza meg az erőforrásigényeket; a terv segítse a projekt szereplői, résztvevői közötti kommunikációt, annak egyik eszköze legyen PROJEKTTERVEZÉS: állapítsa meg a termékek előállításához szükséges időt; tartalmazzon egy, a teljes projektre vonatkozó költség felhasználási diagramot; határozza meg a projektszerepköröket, a hozzájuk tartozó feladatokat, hatásköröket, felelősségeket, és rendelje hozzá személyekhez; tartalmazza azokat az eszközöket (pénzügyi, szervezési, hatalmi), amelyek segítik a fejlesztőcsoport felállítását és az egyes célok elérését; a terv segítse a projekt előrehaladásának ellenőrzését és az ellenőrzési pontok meghatározását; TERVEZÉSI TECHNIKÁK Alkalmazásuk célja: a projektmegvalósítási folyamat vagy egy résztevékenység összefüggéseinek feltárása, tervezése, pl.: Időtervezés, eredménye a megvalósulási ütemterv Pénzügyi tervezés Erőforrások (emberek, anyagok, eszközök) feladatokhoz rendelése Legyenek ugyanakkor a végrehajtás ellenőrzési eszközei is, azaz alkalmasnak kell lenniük a megvalósulás során keletkezett eltérések kezelésére Általános követelmények: Egyetemlegesség összes tevékenységet és kapcsolódásaikat kezelje, legyen alkalmas teljesítések folyamatos ellenőrzésére Áttekinthetőség Pontosság Rugalmasság későbbi változások legyenek egyszerűen átvezethetők 1
PROJEKT TERVEZÉSI MŰVELETEK Az összes feladat/tevékenység jegyzékbe foglalása A feladatok/tevékenységek sorrendjének megállapítása A kizárólag egymás után teljesíthető feladatok kijelölése Az egyidejűleg elvégezhető feladatok kijelölése Az egyes feladatok/tevékenységek időigényének meghatározása A teljes projekt időigényének meghatározása A kritikus út kijelölése Az egyes tevékenységek kezdeti és befejezési időpontjának megállapítása Az erőforrásigény és a költségek meghatározása A projekt időtartamában és erőforrásigényében szükségessé váló változások beépítésének meghatározása A TERVEZÉS ÁLTALÁNOS KERETEI c E D V H a u cs i E elemzés (monitoring) c célok, prioritások, D döntéshozatal normatív korlátok V végrehajtás a ajánlások (alternatívák) H várt és nem várt hatások u utasítások, intézkedések cs cselekvések, akciók i információk Forrás: Friedmann 1987. A TERVEZÉSI MŰVELETSOR 1. Vizsgálat / diagnózis (audit) 2. Koncepcionálás: koncepció (jövőkép és célok) stratégiai program 3. Cselekvési terv 4. Végrehajtás 5. Kontroll (monitoring) PROJEKT BÁZIS Szükséglet felismerése adott egy probléma, valamit tennünk kellene Projekt ötlet, elképzelés, csíra mi lenne, ha ezt csinálnánk Projekt javaslat vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat Kidolgozott projekt az ördög a részletekben rejlik Kidolgozott pályázat erre talán már pénzt is adnak ÖTLETBÖRZE (BRAIN-STORMING) A NÉGY fő magatartási szabály: Az ítélkezés felfüggesztése. Az ötletbörze ideje alatt nincs helye az értékelésnek, bármilyen vad, vagy annak látszó ötlet bedobható, A szabadon szárnyalás követelménye. Engedjük el magunkat, korlátainktól megszabadulva ábrándozzunk el a problémáról. Minden ötletet feljegyzünk. Mennyiségre törekvés. A résztvevőket tudatosan bátorítjuk minél több ötlet kiagyalására. A minőségnek ebben a fázisban nincs szerepe. A kölcsönös serkentés. Egymás ötletei átvehetők és továbbgondolhatók, ez alatt a gondolatok kicserélődnek, továbbfejlődnek. AZ ÖTLETBÖRZE 6 SZAKASZA 1. A problémakör felvázolása 2. A probléma újravázolása 3. A legalapvetőbb újravázolt probléma kiválasztása 4. A bemelegítés 5. Az ötletek dokumentálása 6. A legőrültebb és legjobbnak látszó ötletek kiválasztása és megszelídítése 2
A SWOT ANALÍZIS A SWOT egy elemzési eszköz Rákényszerít a helyzetfeltárás eredményeinek átgondolására Strukturálja, fókuszáltabbá teszi a helyzetelemzés megállapításait Megalapozza a stratégiaalkotást A SWOT ANALÍZIS FOLYAMATA 1. Az elemzés tárgyának egyértelmű lehatárolása 2. A tényezők meghatározása 3. A tényezők értékelése és besorolása 4. Tényező csoportok összevetése 5. Stratégiai alternatívák kialakítása 6. Stratégiai alternatívák elemzése 7. Döntés SWOT analízis SWOT elemzés: lépésről-lépésre Tényezők meghatározása Belső környezet elemzése Külső környezet elemzése Tényező-csoportok összevetése Döntési változatok kiválasztása Összehasonlító elemzés Döntés Erős oldalak Gyenge oldalak Lehetőségek Veszélyek Cselekvési lehetőségek Strengths Weaknesses Opportunities Threats Minden érintett vegyen benne részt! 1. Szabad ötletelés Meghatározott idő Min. 20-25 javaslat szempontonként 2. Szerkesztés Tömören, szabatosan! Szempontról szempontra Legfontosabb 6-10 pont JAVASLATOK A SWOT ANALÍZIS ELKÉSZÍTÉSÉHEZ: A SWOT több mint a tényezők egyszerű besorolása! Szánjunk időt a SWOT elkészítésére! Vonjuk be az érintetteket! Minél specifikusabb megállapításokat tegyünk! Koncentráljunk a lényegi elemekre! Csak olyan tényezőket jelenítsünk meg, amelyeket alá tudunk támasztani lehetőleg számszerűsíthető adatokkal! Egyértelmű kapcsolat legyen a helyzetelemzés, a SWOT tényezők és a stratégia között! A SWOT MÁTRIX FŐBB TARTALMI ÖSSZEFÜGGÉSEI ERŐSSÉGEK Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítása szempontjából helyzetünket pozitívan befolyásolják. - Milyen előnyeink vannak? - Mit csinálunk jól? - Melyek a kedvező adottságaink? stb. LEHETŐSÉGEK Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítás szempontjából fontosak, illetve erősítik azok megvalósítását. - Melyek a pozitív külső folyamatok, tendenciák, tényezők, változások? stb. BELSŐ TÉNYEZŐK GYENGESÉGEK Mindazon információk összessége, amelyek a problémát, a negatív helyzetet előidézték, amelyek a szűk keresztmetszetet jelentik a cél/ok megvalósítása szempontjából. Mely tényezők jelentenek hátrányt? - Mit csináltunk rosszul? - Melyek a kedvezőtlen adottságaink, a szűk keresztmetszetek? stb. KÜLSŐ TÉNYEZŐK FENYEGETÉSEK, VESZÉLYEK Mindazon információk összessége, amelyek a cél/ok megvalósítása szempontjából potenciális veszélyt jelentenek, illetve kedvezőtlenül hatnak a megvalósítás eredményére. - Melyek a negatív külső folyamatok, tendenciák, tényezők, változások? stb. 3
SWOT ANALÍZIS A KÖVETENDŐ STRATÉGIA RENDSZERÉBEN (konfrontációs v. kölcsönhatás mátrix) A KÖRVONALAZÓDÓ STRATÉGIAI ALTERNATÍVÁK 1. Az erős oldalakra támaszkodva a lehetőségek maximális kihasználása (erős pozíció, támadó, offenzív stratégia); 2. Az erős oldalakra támaszkodva a veszélyek minimalizálása vagy kompenzálása (több lábon állás stratégája, a diverzifikáció); 3. Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és kihasználni a lehetőségeket (változásorientált stratégia); 4. Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és a veszélyeket ( túlélési, defenzív stratégia). PROBLÉMAFA Elvándorlás Munkanélküliség Elöregedés PROBLÉMAELEMZÉS A projekttervezés feltételezi, hogy az adott területre már rendelkezünk vázlatos fejlesztési koncepcióval, ami magába foglalja a részletes helyzetelemzést és az átfogó jövőképet a helyzetértékelést rendszerint a terület erősségeit, gyengeségeit, a kívülről jövő lehetőségeket és veszélyeket kiemelő SWOT-analízissel zárjuk le. A projekttel megvalósított beavatkozás meghatározásához első lépésben ki kell emelnünk azt a problémát, melynek megoldásához a projekttel közelebb kívánunk kerülni. Az ok-okozati összefüggésből probléma-fát kapunk PROBLÉMAELEMZÉS problémafa ok-okozati összefüggések szerint strukturált problémák 1. lépés: azonosítsuk a kulcsproblémát 2. lépés: építsünk fát a kulcsprobléma köré Ha az A a B oka, alá helyezzük Ha az A a B következménye, fölé helyezzük Ha egyik sem, mellé tesszük KÖZPONTI PROBLÉMA (NEGATÍV HELYZET) MEGHATÁROZÁSA Mindenképp kell egy negatív helyzet, mert arra értelmezzük a miért? kérdést Ha átfogó problémafát akarunk, akkor a negatív helyzetet a lehető legáltalánosabban kell megfogalmazni pl. alacsony versenyképesség) 4
KÖZPONTI PROBLÉMA HATÁS HATÁS HATÁS KÖZPONTI PROBLÉMA alapvető okok okok okozatok Hiányos vállalkozási ismeretek Nem tudják megfizetni a képzést Nincs képző intézmény Belső vállalkozások erőtlenek Nincs mögöttük tőke Nincs hitelintézet Példa: fa Túl kicsik Magas munkanélküliség Erős a belső konkurenciaharc Sokan vannak ugyanazon a területen Területet kell kisajátítani Alapvető okok Nincs megfelelő terület Hiányzik a csatornázás Külső vállalkozók nem jönnek Nincsenek átképző tanfolyamok Képzetlen a munkaerő Központi probléma Nincs szakképzés Elmennek a képzettek Rossz a közlekedés Kátyúsak az utak 3 óránál több idő alatt érhető el repülőtér A BEAVATKOZÁSI STRATÉGIA CÉLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA CÉLFA Helybenmaradás Munkalehetőségek Fiatalok vonzása CÉLKITŰZÉSEK MEGFOGALMAZÁSA Konkrét Mérhető Pontos Reális Megfogható 5
A PROJEKT CÉL MEGFOGALMAZÁSA Legyen: egyértelmű, világosan definiált, a projekttel kapcsolat-ban állók számára ismert és azonos jelentéssel megértett Megfelelően definiált cél magában foglalja a következőket: i. A tárgyat pl. technológia transzfer ii. A kiindulási állapotot (helyzet projekt kezdésekor) iii. A célállapotot (a helyzet a projekt befejezésekor) iv. Kezdés dátumát v. Befejezés dátumát nyomatékosítva (`Projektet be kell fejezni -ra`) vi. Minőségi előírásokat és speciális követelményeket LEGGYAKORIBB PROJEKT CÉLOK Új termék létrehozása Meglevő termék fejlesztése Szolgáltatások javítása Költségcsökkentés Konkurensek termékeinek elemzése Új tudás létrehozása (K+F) Oktatási programok fejlesztése Megvalósíthatósági tanulmányok kidolgozása Melléktermékek/hulladék feldolgozása Személyes célok (szociális funkciók, otthon karbantartás) Célkitűzés-elemzés CÉLELEMZÉS, CÉLFA fa: A jelenlegi helyzet negatívumai Kulcsprobléma Ok-okozati kapcsolatok Célkitűzés-fa: A kívánt jövőbeli helyzet pozitívumai Konkrét célkitűzés Eszköz-eredmény összefüggések Meghatározandó célok: Átfogó célok Specifikus (konkrét) célok Operatív célok A felállított problémafa minden egyes ablakát átfogalmazzuk céllá Célcsoportok definiálása Vállalkozási ismeretek növelése Ingyenes tanfolyam Képző intézmény indítása Belső vállalkozások megerősítése Tőkeellátás javítása Hitelintézet alapítása PÉLDA: CÉLFA Munkanélküliség csökkentése Belső konkurenciahar c csökkentése Integráció szervezése Diverzifikáció Megfelelő terület kialakítása Terület kisajátítása Csatornázás Külső vállalkozók vonzása Munkaerő képzése Átképző tanfolyamok szervezése Szakképzés indítása Stratégiai cél Képzettek megtartása Közlekedés javítása Kátyúk kijavítása Közelebbi repülőtérrel összeköttetés teremtése ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A projektek tervezését identifikációs és kidolgozási fázisokra bonthatjuk. Az identifikáció, során a fejlesztési igények és a potenciális támogatók és partnerek elvárásainak ismeretében - kerül sor: a projektötletek felmérésére, projekt javaslatok kidolgozása, az alternatívák mérlegelésére, a projekt sarokpontjainak kijelölésére, a kidolgozás feladatainak meghatározására. Az elemzés három fő fázisból áll: Helyzetelemzés, problémafeltárás: ötletbörze, SWOT analízist, problémafa Célkitűzés elemzés: célfa Stratégia alkotás: stakeholder elemzés, a projekt beavatkozási területe. 6
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 5. ea.: Projekttervezés II. Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: brain-storming, SWOT analízis, problémafa, célfa 7