BUDAPESTI M SZAKI F ISKOLA (Min ségirányítási eljárás) 5. sz. verzió A kiadás dátuma: 2008. március 3. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: Prof. Dr. Rudas Imre kancellár JÓVÁHAGYTA: Dr. Rudas Imre rektor
1/7 TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA... 2 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA... 2 2.1. A döntési és érdekegyeztet mechanizmusok m ködtetése... 2 2.2. Partnerközpontúság... 2 2.3. Bels kommunikáció... 2 2.4. A szervezet definiálása, a min ségirányítás szervezet... 3 2.5. Jöv kép, küldetés, stratégia... 5 2.6. A Min ségpolitika és a min ségcélok megfogalmazása... 5 2.7. A min ségügyi folyamatok tervezése... 6 2.8. Fejlesztések mérhet sége... 6 2.9. Fejlesztések megvalósulásának nyomon követése, ellen rzés, visszacsatolás... 6 2.10. Vezet ségi átvizsgálás... 6
2/7 1. ELJÁRÁS CÉLJA Olyan folyamatszabályozás létrehozása, amely a vezet ség felel sségi körén belül magába foglalja: a döntési és érdekegyeztetési mechanizmusok m ködtetését; a bels kommunikáció szabályozottságát; a min ségirányítási szervezet kialakítását; a stratégiai tervezést; a vezet ségi átvizsgálást, az intézményi célmeghatározást. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1. A döntési és érdekegyeztet mechanizmusok m ködtetése A BMF vezetése a döntési és érdekegyeztet mechanizmusok m ködtetését, összhangban a jogszabályi kötelezettségekkel A Budapesti M szaki F iskola Szervezeti és M ködési Szabályzatban és annak mellékleteiben a Szervezeti és M ködési Rendben, a Foglalkoztatási, valamint a Hallgatói Követelményrendszerben részletesen meghatározta. A döntési mechanizmusok kialakításánál a szubsziditás elvének követése az irányelv, azaz a vezet ség célja, hogy minden egyes döntés a kérdéses szinten megszülessen, és csak esetleges közvetlen vezet i összeférhetetlenség, befolyásoltság felmerülésekor kerüljön a kérdéses terület a következ döntési szintre. A szubsziditás a min ségirányításban azt jelenti, hogy a rendszer m ködése intézményi szinten, az egyes szervezeti egységekben, valamint az értelmiségi munkakör alapján logikus területeken a személyes felel sségi kör keretein belül valósul meg. 2.2. Partnerközpontúság A partnerek azonosítása, a velük történ szoros együttm ködés az ME-03 Partnerközpontúság a tanulmányi, kutatási és egyéb szolgáltatásokra cím min ségirányítási eljárás szerint történik 2.3. Bels kommunikáció A BMF vezetése a jogszabályi követelményeknek megfelel en különböz testületek és fórumok m ködtetésével többirányú kommunikációt biztosít. A testületek és fórumok (tanácsok, bizottságok, érdekképviseleti szervek, közgy lések) m ködését a Szervezeti és M ködési Rend el írásai szabályozzák. Az el írások meghatározzák a m ködési rendet, az ülések gyakoriságát, a határozathozatalok rendjét és azok eljuttatását az érintettek részére.
3/7 A felsorolt testületek, fórumok munkájában az érintettek a szabályozás szerinti formában vesznek részt, és közvetlenül, illetve közvetetett módon (közlemény, jegyz - könyv, nyomtatott kiadvány, stb. formájában) értesülnek az ott történtekr l. A széleskör tájékoztatás érdekében a BMF nyomtatott kiadványokkal támogatja az érintettek információkkal történ ellátottságát, ezek a következ k: BMF Hírlevél, BMF Közlöny; HÖK kiadványok; Id szakos kiadványok (pl. Évkönyvek, saját rendezés konferenciák kiadványai, TDK el adások programja, tartalmi kivonata); Hivatalos kiadványok, szóróanyagok (pl. BMF Felvételi kalauz, Hallgatói információs kiadvány stb.); BMF honlap. A bels kapcsolattartásnak fontos részei (a személyes megbeszéléseket is beleértve) a szervezeti egységek bels értekezletei, amelyek révén az érintettek közvetlenül kapnak információkat a vezet kt l, és viszont. Az értekezletek gyakoriságát a vezet k határozzák meg, figyelembe véve a m ködés sajátosságait. Az értekezletekr l emlékeztet készül, melyet az érintettek megkapnak, illetve részükre hozzáférhet. A különböz telephelyek közötti közvetlen kapcsolat is részben elektronikus úton, illetve hagyományos módon (papíralapon: bels levelezés, fax) valósul meg. Az elektronikus tájékoztatás eszköze az informatikai hálózat, amely révén elérhet az Internetes honlap, az Intranet, valamint a bels levelez rendszer. Az el író dokumentumok hozzáférésének szabályozása az ME-02 Min ségirányítási rendszer eljárásban rögzített. 2.4. A szervezet definiálása, a min ségirányítás szervezet A f iskola szervezeti felépítését a f iskola szervezeti felépítését A Budapesti M szaki F iskola Alapító Okirata tartalmazza. A min ségirányítási szervezet felépítését a Szervezeti és M ködési Rend 15. függeléke tartalmazza. A f iskola min ségirányítási rendszerének fenntartása a rektor, szakmai hatékonyságának biztosítása a min ségirányítási igazgató feladata. 2.4.1.1. A szervezeti egységek funkcionális kapcsolódása és feladatköre A min ségirányítási igazgató munkáját, az vezetésével dolgozó, F iskolai Min ségirányítási Tanács, valamint a min ségirányítási rendszerkoordinátor, és a szervezeti egységek min ségirányítási megbízottjai támogatják. A min ségirányítási igazgató feladata és hatásköre munkaköri leírásában, illetve a vonatkozó el író dokumentumokban szabályozott.
4/7 A f iskolai Min ségirányítási Tanács feladatai: A Min ségügyi Stratégia el készítése. A min ségirányítási igazgató javaslata alapján az éves Min ségfejlesztési terv el készítése. Intézményfejlesztési stratégia (oktatásfejlesztési, a humánpolitikai és a tudományos kutatás-fejlesztési, PR stratégia) véleményezése. Az éves vezet ségi átvizsgáláshoz dokumentáció el készítése (az oktatási egységek min ségirányítási rendszerének m ködését jellemz mutatók, dokumentumok, jelentések összerendezése, hiánypótlások kérése a karoktól). A végrehajtásban, eljárásokban bekövetkezett változások véleményezése, javaslat a min ségügyi szabályozás dokumentációs anyagának módosítására a min ségirányítási igazgatónak. Ha mindez egyéb szabályzók, dokumentumok felülvizsgálatát is megkívánja, akkor a min ségirányítási igazgatónak javaslattal él a kancellár felé. A f iskolai Min ségirányítási Tanács intézményi felügyeletét a rektor látja el. A min ségirányítási rendszerkoordinátor munkáját közvetlenül a min ségirányítási igazgató irányítja. A min ségirányítási rendszere operatív feladatainak ellátásán keresztül kiemelten foglalkozik a következ feladatok ellátásával: a min ségirányítási rendszer informatikai támogatása, rendszeres min ségügyi küls és bels kommunikáció szervezése és lebonyolítása, a csoportmunkák koordinálása, a rendszeres értékelésben való aktív részvétel, elemz munka, a min ségirányítással kapcsolatos pályázatok nyomon követése és operatív támogatása, a bels szabályozások harmóniájára vonatkozó folyamatos figyelés, nyomon követés és err l folyamatos beszámolás a min ségirányítási vezet nek. Az oktatási központokban min ségirányítási megbízottak irányítják a min ségirányítási rendszer el írásai szerinti feladatok megvalósítását. A min ségirányítási megbízottak munkáját, az vezetésükkel dolgozó, Min ségirányítási Bizottság támogatja, melynek tagjait a kari dolgozók köréb l a Kari Tanács határozata alapján a dékán bízza meg, feladataikat a Min ségügyi eljárások rögzítik. A kari Min ségirányítási Bizottság összetételét a Szervezeti és M ködési rend kari kiegészítése rögzíti. A kari min ségirányítási megbízottakat a dékán bízza meg, feladatuk: A f iskolai Min ségirányítási Tanács határozatainak kari szint értelmezése és lebontása, a feladatok nyomon követése és a megvalósítás támogatása. Tevékenységével a f iskola min ségirányítási rendszerével összhangban kell eljárni, melyr l a min ségirányítási igazgatónak számol be rendszeresen. A kari folyamatok ismeretében a f iskolai Min ségirányítási Tanács munkájában való részvétel.
5/7 A kari Min ségirányítási Bizottság feladata a min ségirányítási rendszer m ködtetésével kapcsolatos operatív feladatok ellátása, úgymint: az éves tervek kari szint el készítése, véleményezése, a min ségügyi mutatókhoz szükséges adatok összegy jtése, értékelése, javaslattétel javító intézkedésekre, adatszolgáltatás, a bels auditok megszervezésében és lebonyolításában való közrem ködés, a felügyeleti és tanúsító auditokon való közrem ködés, a dolgozók szempontjából fontos érdekek képviselete a min ségügyi döntésekben, fejlesztések, eltérések javításának nyomonkövetése, és megbízás szerinti végrehajtatása. A Min ségirányítási Bizottság a munkájáról a f iskolai Min ségirányítási Tanácsnak rendszeresen, a Kari Tanácsnak pedig évente beszámol. 2.5. Jöv kép, küldetés, stratégia A f iskola meghatározott jöv képpel rendelkezik, melyet jól definiált küldetéssé bont le. Az intézmény Küldetés megfogalmazása a rektor feladata, elfogadása a Szenátus hatásköre. A f iskola küldetése A Budapesti M szaki F iskola Szervezeti és M - ködési Szabályzatában kerül rögzítésre. A f iskola stratégiai tervezését az érvényben lév fels oktatási törvény, az OKM és a MAB által meghatározott célmeghatározás formai kereteit és az ún. Balanced Scorecard (BSC) metodikát használjuk. A f iskola stratégiai tervezésének alapvet dokumentuma az Intézményfejlesztési terv. Az Intézményfejlesztési terv tartalmazza a f iskola stratégiai terveit, a stratégia tervekre építhet fejlesztési programokat, a programok megvalósulásához kapcsolódó beruházási terveket, a programok megvalósulását nyomon követ ellen rzésiértékelési terveket. 2.6. A Min ségpolitika és a min ségcélok megfogalmazása A fels vezetés a f iskola Min ségpolitikájában fogalmazza meg a képzéssel, a kutatással, a szolgáltatással és a szervezettel kapcsolatos középtávú (4 év id tartamot átfogó) célkit zéseit, amelyet minden évben felülvizsgál: a célkit zések megvalósulása, a megvalósítás eszközeinek hatékonysága, valamint a Min ségpolitikának a f iskola valamennyi szintjén történ ismertsége szempontjából. A Min ségpolitika tervezetének el készítése a F iskolai Min ségirányítási Tanács javaslatai alapján a min ségirányítási igazgató; megfogalmazása és jóváhagyása a rektor feladata.
6/7 A Min ségpolitikában megfogalmazott célkit zéseket a f iskola vezetése indikátorok célértékeire konkretizálja, a célértékeket rendszeresen felülvizsgálja. 2.7. A min ségügyi folyamatok tervezése 2.7.1.1. A min ségfejlesztési program kialakítása A f iskola min ségfejlesztési programot készít, melyben meghatározza a fels oktatási intézmény m ködésének folyamatát, ennek keretei között a vezetési, tervezési, ellen rzési, mérési, értékelési, fogyasztóvédelmi feladatok végrehajtását. A Min ségfejlesztési program el készítése a f iskolai Min ségirányítási Tanács feladata. A Min ségfejlesztési program kidolgozásáért a min ségirányítási igazgató felel s, a jóváhagyás a rektor hatásköre. A Min ségfejlesztési program tartalmazza a megvalósítás módját vagy annak hivatkozását (eljárás, szabályzat). A Min ségfejlesztési programot a kancellár intézmény honlapján hozza nyilvánosságra. A Min ségfejlesztési program alapján, annak lebontásaként kell meghatározni az Éves Min ségügyi tervet. Ehhez a f iskolai karok, illetve a központi szervezeti egységek szintjén kell meghatározni az adott évre kit zött operatív tevékenységeket. A Min ségügyi terv kidolgozásáért a min ségirányítási megbízottak felel sek, a jóváhagyás az egységvezet hatásköre. 2.8. Fejlesztések mérhet sége A f iskola vezetése biztosítja, hogy a meghatározott célok mindegyikéhez mutat vagy mutatók rendelését. A célok teljesülésének ellen rzése a Monitoring Bizottság feladata az ME-10 Mérés elemzés és tökéletesítés eljárás szerint. 2.9. Fejlesztések megvalósulásának nyomon követése, ellen rzés, visszacsatolás A fejlesztési programok tervezete szerint a felel sök gondoskodnak a tevékenységek megvalósításáról, nyomon követésér l, és meghatározott mértékig felel sek az er - források felhasználásáért. Szükség esetén módosításokat kezdeményezhetnek, mely a módosítások szintjét l függ en egy magasabb beosztású vezet által, vagy ha a célok egészét érinti, a cél meghatározója által kerülhet elfogadásra. A fejlesztési programok nyomon követése során a felel sök intézkednek a korrekciók megtételére vonatkozóan. A stratégiai célkit zések megvalósulásának szervezett körülmények között történ felülvizsgálata vezet ségi átvizsgálás keretében a Szenátus által évente történik. Az ülésen a felel sök beszámolnak az addigi tevékenységr l, a beszámolót a Szenátus megvitatja, majd meghozza a szükséges intézkedéseket a további teend kkel kapcsolatban. 2.10. Vezet ségi átvizsgálás A min ségirányítási igazgató a Min ségirányítási Bizottságok jelentése, a bels auditorok tapasztalatai, az önértékelés eredményei és az adatszer en értékelhet eredmények alapján beszámolót készít, amely a vezet ségi átvizsgálás bemen adatát képezi. A beszámoló kitér a Min ségfejlesztési program végrehajtására is. A vezet ségi átvizsgálás f bb témái:
7/7 Az el z évben megfogalmazott min ségi célok megvalósulásának értékelése, a mér számok célértékeinek felülvizsgálata. A Min ségfejlesztési program felülvizsgálat. A bels és küls auditok tapasztalatai, a feltárt nemmegfelel ségekre hozott helyesbít és megel z intézkedések értékelése, a fejlesztésre irányuló ajánlások elemzése. A többkörös mérésb l származó adatok értékelése, hallgatói észrevételek kezelésének értékelése. Az érvényben lév kari és f iskolai szabályozások felülvizsgálata és összehangolása. Küls szolgáltatók teljesítményének értékelése. A következ id szakra vonatkozó célok és fejlesztési programok el készítése. A vezet ségi átvizsgálás megállapításait, hozott intézkedéseket a Min ségfejlesztési programot a kancellár hozza nyilvánosságra a bels kommunikációs csatornákon keresztül. Az átvizsgálás bemen dokumentumai a Min ségpolitika, a fejlesztési programok célkit zéseinek el zetes értékelése, az el z vezet ségi átvizsgálás, illetve éves önértékelés alkalmával hozott intézkedések nyomonkövetési dokumentumai, a küls auditok megállapításai; Min ségirányítási Bizottságok jelentései, a min ségirányítási igazgató beszámolója a helyesbít és megel z intézkedések feljegyzései, a folyamatok eredményességét, valamint az oktatási tevékenység megfelel ségét értékel mutatószámok, a hallgatói és dolgozói megelégedettségre vonatkozó vizsgálatok tapasztalatai; mér számok a m ködés feltételeire vonatkozóan, az önálló gazdasági egységek értékelései, egyéb lényeges min ségügyi feljegyzések. Az átvizsgálás kimen adatai A vezet ségi átvizsgálásról jegyz könyv készül, amely tartalmazza a vezetés értéke-lését, valamint a felülvizsgálatkor meghatározott, és végrehajtandó helyesbít és megel z intézkedéseket, a következ szempontok szerint: az általánosítható problémák és er sségek a fejlesztési program megvalósítására vonatkozóan (a Min ségirányítási Tanács feladata), vezet i nyilatkozat a min ségirányítási szabvánnyal való kompatibilitással kapcsolatosan (rektor feladata), feljegyzés a következ fejlesztési programokra vonatkozóan (min ségirányítási vezet feladata), az er forrás szükségletek meghatározása (gazdasági f igazgató, min ségirányítási igazgató feladata).