A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérvei A projektgenerálás alapjai, a jó projekt ismérvei A projekt négy fázisa A projektmenedzser szerepe A stratégiaalkotás folyamata a kormányzati tervezésben Ponácz György Márk Országos Területfejlesztési Hivatal Strukturális és Kohéziós Alapok Képzési Központja regisztrált trénere; oktató Budapest, 2010.
Emlékezzünk - A pénzfelvevő képesség négy pillére Makrogazdaság és szakpolitika Finanszírozás Megvalósítás Projekttömeg
A projekttömeg Lesz-e elég projekt? Mi a projekt? NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK?
Van-e projekt bázis? Szükséglet felismerése adott egy probléma, valamit tennünk kellene Projekt ötlet, elképzelés, csíra mi lenne, ha ezt csinálnánk Projekt javaslat vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat Kidolgozott projekt az ördög a részletekben rejlik Kidolgozott pályázat erre talán már pénzt is adnak
A jó projekt ismérvei releváns valós igényre alapul cél-orientált a kiírásnak megfelel megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók
Projektek ismérvei, tulajdonságai megvalósítandó cél (minőségi elvárások, követelmények) érdekében jön létre megvalósítást leíró projektterv (időkeret) és költségterv (költségkeret) szabályozza = idő- és erőforráskorlátok bizonytalan, kockázatos (persze eltérő mértékben) ideiglenes szervezet (projekt-szervezet) funkcionális határokat átlép(het) projektcélkitűzések és termékjellemzők folyamatos meghatározása és teljesítése a projekt időtartama alatt termék lehet egy vagy több termék egységének megteremtése (azaz egy nagyobb projektstruktúra része)
A projekt ISO szerinti definíciója ISO szerinti definíció egyedi folyamat, amely kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek beleértve a minőségi, költség- és erőforráskorlátokat megfelelő, célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja
Projekfázisok Európai Bizottság PHARE programok Forrás: EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office, Project Cycle Management Handbook, March 2002
A projektek 4 fázisa Koncepcióalkotás Tervezés-szervezés Megvalósítás Visszacsatolás, értékelés A lehetséges megközelítések eltérnek a lépések számában és így a részletezettségben is, de közös bennük, hogy alapos projektgeneráló és tervező tevékenységgel indulnak el, és a megvalósítás követően értékelik a projekt eredményeit, sikerességét és visszacsatolást adnak a későbbi projektek számára.
Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció vevő és cél (kell vevő?) elkötelezettség új termék ötlete játéktér - stakeholder tanulmányterv (kapacitás, szellemiség) projektmenedzser kommunikációs csatornák, felelősségek idő specifikáció költség gazdasági sz. finanszírozás földrajzi kérdések szerződéses feltételek
Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Minimális kérdések: vevői igények - végtermék funkcionális alternatívák döntéshozatali prioritások vevői igények - kommunikáció idő-, erőforrás- és költségkorlátok sikeres teljesítés mérőszámai kockázati tényezők háttér információk
Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Definiáló dokumentum probléma meghatározás technikai/funkcionális célkitűzések várható hatékonysági vagy gazdasági eredmények befejezés követelményei, szállítandó minőségi paraméterek feltételezések, kiindulási pontok kockázati tényezők erőforrásigények és korlátok
Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) A projektek sorsa... A projektek nem szerepelnek jól. 50% - törölve szállítás előtt 25% - leszállítva, de nincs alkalmazva 20% - alkalmazva nagy változtatásokkal 5% - leszállítva és alkalmazva okok nincsen megfelelően definiálva személyi változások túl komplikált, hosszú vagy nagy váratlan események gazdasági prioritások változása vállalati menedzsment politika stb.
Projektek négy fázisa 2. fázis: Tervezés szervezés (core - facilitating) részletezettség (tevékenység-terv) ütemezés (időterv, Gantt-diagram) erőforrástervezés (HR-terv) költségtervezés (pénzügyi terv) projektmenedzser (rangidős tagok) projektterv (leirás) kontingenciák (jogi és szervezeti keretek, lehetőségek) kockázatmenedzsment minőség, szervezet, kommunikáció
Projektek négy fázisa 3. fázis: végrehajtás az elkészített tervek alapján történő pontos kivitelezés a projekt tevékenységek megvalósítása jelentési rendszer, projekt-adminisztráció cél a 100% pontos, határidőre történő teljesítése esetleges eltérések kezelése, hibaelhárítás 4. fázis: befejezés monitoring, adatgyűjtés, jelentések és elemzések készítése visszacsatolás fontossága -> felhasználható más projekthez
Menedzsment Funkciók stratégiákat és célokat határoz meg információáramlást teremt meg illetve befolyásol döntéseket hoz szociális kapcsolatokat hoz létre és alakít ezen szociális kapcsolatokat alkotó személyekre úgy hat, hogy a meghozott döntéseit megvalósíthassa Tervezés Szervezés Irányítás Vezetés
A projektmenedzsment Tervezés összetevői Ellenőrzés Projektmenedzsment projektmunka Közreműködők Dokumentáció Eszközök
Egy projekt fő fázisai Munka, költség E L Ő K É S Z Í T É S T E R V E Z É S M E G V A L Ó S Í T Á S B E F E J E Z É S t
A projektmenedzser Előkészítés Feladatok definiálása feladatai A projekt megvalósításának megtervezése Ráfordítások (idő, költség, erőforrás) meghatározása Különböző részterületek lehatárolása Feladatok szétosztása Alkalmazandó módszerek, eljárások meghatározása
A projektmenedzser Előkészítés feladatai Koordinálja a projektcsapat, szakmai részlegek és külső tanácsadók munkáját Ellenőrzi a projekt előrehaladását a minőséget határidőket költséget változásokat folytatás
A projektmenedzser Előkészítés feladatai folytatás Ismerje fel a lehetséges szűk keresztmetszeteket, kockázatokat Dolgozzon ki alternatív megoldásokat legalább elvi szinten Dokumentálja mind a menedzsment, mind a szakmai munkát Gondoskodjon a projekt megvalósításához szükséges eszközök beszerzéséről (hardver, szoftver, laboratórium stb.) A projekt irányítása és együttműködés a megbízóval
A folyamatkövetés feladatai Forrás: Dr. Husti Isván (SZIE MŰGT) Gyakorlati tanácsok a sikeres projektmenedzsmenthez című prezentációja alapján - Ellenőrzési pontok beiktatása a projekttervbe - Legyen egy monitoring-team - Kövessük nyomon az eredményeket - Diverzifikáljuk az információforrásokat - Vonjuk be a munkatársakat (célok, feladatok) - Igazítsuk a valósághoz a terveket - Csak az változtassuk, amit nagyon kell - Keressük az okokat és összefüggéseket - A kudarc normális - Nyújtsunk elismerést és motiváljunk - Cselekedjünk időben - Az emberi kapcsolatok is eredmények!
A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények Személyes kvalifikáció Projekt kvalifikáció Rendszer kvalifikáció Vezetési stílus Folytatás csapatszellem, szervezési módszerek, kezdeményezőkészség, technikák kreativitás, ismerete kapcsolatteremtő és tapasztalat az képesség, alkalmazásukban tárgyalókészség, megbízhatóság, döntési képesség, a megvalósítás képessége projektfeladattal kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok, mit kell megvalósítani
Vezetési stílus A projektmenedzser határozza meg a csoportban a vezetési stílust, melynek túlnyomóan kooperatívnak kell lennie Az ember álljon a középpontban A nyitott kapuk elve ; bárki bármikor beszélhessen a projekt vezetőjével Nincsenek előre meghatározott információs utak, minden információ közvetlenül áramlik A vezetés fő eszköze a meggyőzés Az eredmény ellenőrzése az eljárás és a módszer ellenőrzése helyett Az egyéni kezdeményezések és felelősségvállalás támogatása
A kormányzati stratégiai tervezés módszertana A stratégia és a kapcsolódó fogalmak definíciója A kormányzati stratégiai menedzsment folyamata A stratégiák tartalmi kritériumai (blokkséma) Kormányzati stratégiaalkotási folyamat
Forrásmunka Módszertani útmutató a kormányzati stratégiai tervezéshez Készült: 2004. augusztus Szerzők: Miniszterelnöki Hivatal Közgazgatásfejlesztés Főosztályának munkatársai Célja: a kormányzati stratégiai tervezők munkájának támogatása annak érdekében, hogy növekedjen a kormányzati stratégiák közötti összhang
A stratégia értelmezése Stratégiai terv: a célállapothoz vezető út. Forrás: KPMG
Stratégiai megközelítések Evolutív stratégia Jövőkép-vezérelt stratégia
Evolutív vs. jövőkép-vezérelt stratégia Evolutív stratégia Jövőkép-vezérelt stratégia - bázisalapú tervezés - inkrementális haladás - kockázatkerülés - hagyományos tervezési szemlélet - kiterjedt helyzetelemzés - visszafogott változtatások - relatíve kisebb eredmények - nem használja az innovatív kapacitásokat - jövőképalapú tervezés - innovatív jövőképet igényel - jól kidolgozott jövőkép - jövőkép célokra bontása - nem konvencionális, kreatív - ambíciózus - látványosabb eredmények - innovatív kapacitásokat kiaknázza
Stratégiai menedzsment A stratégiai menedzsment egy eszköz a környezet változásaihoz való alkalmazkodásra. A stratégia a célállapot elérésének az átfogó terve A stratégia célokat alkot és ehhez eszközöket rendel, és rendelkezik a megvalósítás fő intézményeiről, folyamatairól. A stratégiákat az Országgyűlés és a Kormány fogadja el. A koncepció a stratégia átfogó, magas szintű megalapozása
A stratégiai menedzsment folyamata
Kapcsolódó fogalmak Szakpolitika, szakstratégia Program, akcióterv, intézkedés, feladat Pillér (kulcstémakör) Sarkalatos tényező (kulcstényező) Átfogó cél, specifikus cél Mutatószám, mérték, jelzőszám Értékelés, monitoring Legjobb gyakorlat (best practice)
Kormányzati stratégiai dokumentumok hierarchiája
Program (definíció) A program a stratégiából levezetett közös célok elérése érdekében, közös megvalósítási és monitoring rendszerben megvalósítandó intézkedéseket konzisztens módon egybefoglaló terv. A program az intézkedések végrehajtása mellett azok folyamatos és szisztematikus koordinációs, ellenőrzési, monitoring és értékelési tevékenységét is magába foglalja.
Statégiák egységes tartalmi kritériumai 0. Bevezetés 2. Helyzetelemzés 3. SWOT 4. Célállapot 5. Stratégiai alternatívák 6. Célkitűzések 7. Eszközök 8. Pénzügyi terv 9. Megvalósítás, monitoring 10. Koherencia és konzisztencia 11. Ex-ante értékelés
Blokkséma
Stratégiai alternatívák kidolgozása
A célkitűzések megvalósításának keretrendszere
A stratégia ellenőrzése és visszacsatolási mechanizmusa
Kormányzati stratégiaalkotási folyamat
[A] Projektindítás szakasza
[B] Előzetes tervezés
[C] Koncepcióalkotás
[D1] Részletes tervezés
[D2] [D3] Részletes tervezés
[E] Projektzárás
Stratégiai séma (ok-okozati fa)
Stratégiai séma (célfa)
Köszönöm a figyelmet! További információforrás: http://www.ekron.hu