Elszámolható költségek Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Pécs 2011. június 23.
Elszámolhatóság általános szabályai ténylegesen felmerültek, jogalapjuk szerződéssel/megrendeléssel alátámasztott, pénzügyi teljesítésük hiteles számviteli bizonylattal igazolható, közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy megvalósításához, szerepelnek a jóváhagyott költségvetésben, annak hatályos módosításában, illetve arányos hozzáadott értéket képviselnek, támogatásra jogosult területen és időben merültek fel, nem szerepelnek a nem elszámolható költségek között, összhangban vannak a nemzeti és közösségi szabályozással, a költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják, nem haladják meg a szokásos piaci árszintet, hatékonyság, gazdaságosság, arányosság, célszerűség jellemző rájuk.
Nem elszámolható költségek visszaigényelhető és levonható ÁFA, bírságok, kötbérek, jogi és igazgatási díjak költségei, alkohol, hitelkamatok, ki nem fizetett részszámla, köztisztviselők/kormánytisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás,ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz (pl. Főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat.), reprezentációs költségek (virág, alkohol, csokoládé, ajándék), vám költségek, import vámköltség
Számlákkal kapcsolatos követelmények 1. Belföldi számla esetében a 2007. évi CXXVII. Törvény 2. Külföldön kiállított számla esetében az adott ország szabályozásával összhangban, de legalább számla sorszáma számla kibocsátója vevő megnevezése termék vagy szolgáltatásnyújtatás megnevezése számla kibocsátásának és teljesítésének kelte
Számla megjelenési formája 1. Papír alapon kiállított számla eredeti példányban 2. Elektronikus úton kiállított számla Partneri jelentésben elektronikusan is szükséges csatolni, továbbá a jelentésben nyomtatott formában, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: Eredetivel megegyező hiteles másolat.
Költségtípusok 1. Előkészítési költségek (Preparation costs) 2. Személyi költségek (Staff cost) 3. Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation) 4. Szolgáltatások (Service) 5. Eszközbeszerzések (Equipment/Supply) 6. Beruházások (Investment/Works) 7. Adminisztrációs költségek (Administrative costs)
Előkész szítési si költsk ltségek 2007. január 01. és a projekt kezdő dátuma között merültek fel, az 1. előrehaladási jelentéssel együtt megtörténik az elszámolása, később a költség nem elszámolható, a költségek olyan tevékenységekhez kapcsolódnak, amelyeket a jogosult programterületen valósítottak meg, a jóváhagyott projekttel közvetlen kapcsolatot igazolnak, valamint szerepelnek pályázatban, ide sorolhatók pl: előzetes tanulmányok, tervdokumentációk, feltételes Prag eljárás és szakértő költségei, kötelező engedélyek, angol-magyar-horvát fordítás, találkozók költségei, partnerek közti megbeszélések költségei (utazás, szállás, napidíj), amelyek a projekt előkészítéséhez kapcsolódnak, Az előkészítési költségek aránya nem haladhatja meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10 %-át, valamint a projekt összetettségével arányosnak kell lennie.
Személyi költsk ltségek Partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni a következő feltételek mellett, van jogalapjuk, azaz érvényes munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkeznek (munkaidejük teljes egészében vagy egy részében végzik a projekttel kapcsolatos feladatukat), a Partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés NEM köthető!!! kizárólag a bruttó bér és az azt terhelő adók, járulékok számolhatók el a projektre fordított munkaidő arányában (fizetett szabadság és betegszabadság a projektre fordított munkaidő arányában elszámolható), egyéb a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben az a projekttel kapcsolatban merültek fel, természetbeni juttatások nem számolhatók el,
Személyi költsk ltségek a projekttel kapcsolatos napidíjakat az Utazások és szállásköltségek költségvetési soron kell elszámolni, az elvégzendő feladat és a projektre fordított munkaidő aránya a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel, a közalkalmazottak és köztisztviselők bére akkor elszámolható, ha az a projekttevékenységekhez, és nem a munkavállaló jogszabályi kötelezettségeihez, szokásos napi irányítási feladataihoz kapcsolódik, a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, és azt dokumentumokkal kell bizonyítani, a teljes, szoros értelemben vett projekt menedzsment költség (2.1 Salary of staff (direct management) és a 4.6 Services related to project management költségvetési sorokon együttesen elszámolt személyi költség) nem haladhatja meg a projekt partner összes jogosult költségének 10%-át.
Személyi költsk ltségek Benyújtandó dokumentumok: Segédtábla a bérek elszámolásához című dokumentum, Munkabér kifizetését igazoló bizonylatok (csoportos átutalás esetében nyilatkozat, hogy a kifizetés az adott munkavállaló nettó bérét is tartalmazza), Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bizonylatok (csoportos átutalás esetében nyilatkozat, hogy a kifizetés az adott munkavállaló közterheit is tartalmazza), Munkaidő kimutatás, Munkaszerződés/kinevezés, Munkaköri leírás, Projektben résztvevő személyek listája, Bérszámfejtő lap
Utazás- és s száll llásköltségek a Partnernél közvetlenül alkalmazásban álló munkavállalók részére, a nemzeti szabályozásokkal összhangban számolhatók el, az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/ utazásonként kell feltüntetni, mindig az utazás leggazdaságosabb módját kell választani, programterületen kívüli utazás nem elszámolható, módja lehet: a. saját autóval, b. vonattal (másodosztályú vonatjegy), c. egyéb pl.: repülővel 400 km távolságtól, turistaosztályon, d. helyi közlekedés: busz, taxi, metró, stb.
Utazás- és s száll llásköltségek külső szakértő utazási költsége beleértendő a vállalkozói szerződésbe, külső szolgáltatások között kell szerepeltetni, ezen a költségvetési soron nem elszámolható, a NAPIDÍJAK nem haladhatják meg az Európai Bizottság által (http://ec.europa.eu) publikált értéket, fizethető a külföldön töltött éjszaka után, ill. ha a munkavállaló 1 napnál több időt tölt távol a szokásos székhelytől. Napidíj esetén az elszámolható napok száma az esemény napok számával megegyező lehet + 1-1 nappal az esemény előtti és utáni nappal, elszámolás 3 lehetséges módszere: EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés. Egyéb költségek nem elszámolhatóak! ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el. szállás: háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el, de nem haladhatja meg az EB által publikált értékeket. Csak abban az esetben elszámolható, ha a magyar partner belső szabályozása szerinti napidíj került kifizetésre, vagy nem biztosítottak külföldi napidíjat
Utazás- és s száll llásköltségek Benyújtandó dokumentumok: Eredeti számla, kiküldetési rendelvény, napidíj számfejtése Kifizetést igazoló bizonylatok, Közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat. Csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket, Kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívók, napirend, emlékeztetők), Vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya, stb., Úti jelentés, projekt menedzser által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell), Bruttó 100 EUR alatti utazási költségeket a 13. sz összesítő táblában kell feltüntetni, az eredeti számlákat, kiküldetési rendelvényeket nem kell benyújtani.
Külső szolgáltat ltatások projekthez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, melyek megvalósítására harmadik felekkel szerződést kötnek, a projekt kezdési időpontja után merülnek fel, igénybevételük elengedhetetlen, arányos a szakértő képzettségével, az elvégzendő szolgáltatás minőségével, kiválasztásuk a PraG rendelkezéseinek megfelelően történik, os kategóriák: beleértve képzések, stb.), weblab), köz- a.) külső menedzsment szolgáltatás ha a Partner nem rendelkezik a projekt irányításához szükséges, megfelelő képzettségű szakemberrel (10 %- korlát!), b.) külső szakértő (tanulmányok készítése, kutatások, fordítás, stb.) díja, az esetleges járulékos költségeket is (utazás, szállás), c.) technikai és pénzügyi szakértő (pl. közbeszerzési szakértő), d.) rendezvényszervezés (konferenciák, szemináriumok, workshop-ok, stb.), e.) rendezvényeken való részvétel (konferenciák, szemináriumok, f.) információs és nyilvánossággal összefüggő tevékenységek (pl. hírlevél, g.) egyéb szolgáltatások (a tevékenységeket pontosan definiálni kell pl.: beszerzés költségei), h.) műszaki ellenőrzés költségei, fordítói- és tolmácsszolgáltatások.
Benyújtandó dokumentumok: Külső szolgáltat ltatások Eredeti számla/külső szakértő bérjegyzéke, Kifizetést igazoló bizonylata, Megbízási díj esetén külső szakértői költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása, bér- vagy fizetési - jegyzékkel történő elszámolás esetén (bankszámla-kivonat másolata. Csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott külső szakértővel kapcsolatos közterheket), teljesítés igazolás, szerződés/megrendelő, piaci ár igazolása/prag dokumentáció, bruttó 1000 eurót meghaladó beszerzés esetében Nyilatkozat a piaci ár igazolásához, szolgáltatás végterméke ( köteles példány (arculati elemekkel ellátva, bekötött, nyomdai úton előállított eredeti változat) bruttó 1000 EUR felett; alatta elegendő másolati példány; nyilatkozat amelyben a szakértő deklarálja, hogy az általa készített tanulmány más Európai Uniós vagy hazai finanszírozásból megvalósított pályázatban nem került elszámolásra; elektronikus változat (20 oldal felett)
Eszközbeszerz zbeszerzés azok az irodai (pl. irodabútor, számítógép) és tartalomhoz kapcsolódó eszközök költsége jogosult, amelyek elengedhetetlenek a projekt megvalósításához, továbbá a jóváhagyott költségvetésben szerepelnek, a szállítók kiválasztását a PraG eljárás vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani, (amennyiben a szerződés becsült értéke 1.000 alatt van, nem szükséges összehasonlító árajánlat, e felett legalább 3 árajánlat szükséges), csak olyan eszközök számolhatók el, amelyek: - más Közösségi/hazai pályázatban nem kerültek elszámolásra - nem volt még értékcsökkenésük - más költségsoron (pl. adminisztratív) nem kerültek elszámolásra - a jóváhagyott pályázatban nevesítve voltak a Pályázati Űrlap 15.2 Beszerzések meghatározása (eszközök) munkalapján, a megvásárolt eszközöket, bútorokat a program- és a projekt nevét tartalmazó azonosítóval kell ellátni, amely a helyszíni szemle során kerül ellenőrzésre, használt eszközök beszerzése nem jogosult költség.
Benyújtandó dokumentumok: Eszközbeszerz zbeszerzés Eredeti számla, Kifizetési igazoló bizonylatok, Teljesítés igazolás, Szerződés/Megrendelő, Piaci ár igazolás/ Prag dokumentáció, Garanciák, biztosítákok iratanyaga, Nyilatkozat a Számviteli politikában rögzített értékcsökkenésről vagy nyilvántartásba vételi bizonylat, Fényképek, Bruttó 1000 EUR-t meghaló beszerzés esetében Nyilatkozat a piaci ár igazolásához, Nettó 5000 EUR alatt a szállító nyilatkozata a termék eredetéről, Nettó 5000 EUR felett kamarai eredetigazolás
Fajtái: Beruházási költsk ltségek 1. Földvásárlás elengedhetetlen a projekt megvalósításához, költsége nem haladhatja meg a partner szintű teljes jogosult projektköltség 10 %-át, független értékbecslő értékbecslése, amely 6 hónapnál nem régebbi, a bekerülési ár nem haladhatja meg az értékbecslésben szereplő árat, nem vásárolható földterület a projektben résztvevő bármely partner szervezettől, 2. Épületek, létesítmények építése, felújítása, bővítése közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához, olyan költségek számolhatók el, amelyek a meglévő épület megváltoztatásához, felújításához bővítéséhez, vagy új épület építéséhez szükségesek, a kivitelezés az építkezésekre, higiéniára, biztonságra vonatkozó jogi szabályozással összhangban kell, hogy történjen, használatba vételhez szükséges dokumentáció rendelkezésre kell, hogy álljon, a kivitelezők kiválasztásánál a PraG szabályai az irányadóak, az építési munkálatok elvégzésére szerződés nem köthető a projektben résztvevő bármely partner szervezettel.
Benyújtandó dokumentumok: Beruházási költsk ltségek Eredeti számla, Kifizetési igazoló bizonylatok, Teljesítés igazolás, Szerződés/Megrendelő, Piaci ár igazolás/ Prag eljárás dokumentációja, Nyilatkozat a Számviteli politikában rögzített értékcsökkenésről vagy nyilvántartásba vételi bizonylat, Fényképek, Építési napló, mérnök nyilatkozata, átadás-átvételi dokumentáció, építési engedély, használatbavételi engedély, stb. Vásárlás esetén tulajdoni lap (legkésőbb a projekt befejezésének időpontjáig)
Adminisztratív v költsk ltségek Az adminisztratív költségek nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10%-át, a rezsi költségek pedig nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségének 5%-át, valamint a Személyi költségek 25%-át. A következő adminisztratív költségek számolhatók el: - iroda bérleti díja (szerződéssel alátámasztva, hogy a projekttel kapcsolatos), - közüzemi (rezsi) költségek (rezsiköltségeket akkor lehet elszámolható költségnek tekinteni, amennyiben azok a projekt tevékenységhez kötődő valóságos költségen alapulnak, és megfelelően igazolt módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük), - a kötelezően nyitandó elkülönített bankszámlához kapcsolódó banki szolgáltatások (számlavezetés) díja, amennyiben az elkülönített bankszámla használata kötelező, - karbantartási és állagmegóvási költségek, - postaköltség, telefon, fax, internet, másolás, sokszorosítás költségei, - írószerek, kis értékű irodaszerek.
Adminisztratív v költsk ltségek az első beszámolás során alkalmazott elszámolási módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni. A közvetett (részben elszámolt) adminisztratív költségek esetében arányosítani kizárólag az alábbi módszer szerint lehet: projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma, a projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a partner alkalmazásában állók száma, a projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe/ a partner rendelkezésére álló összes munkaterület.
Benyújtandó dokumentumok: Adminisztratív v költsk ltségek Projektre 100%-ban vagy részben elszámolt költségek esetében: eredeti számlák, Kifizetést igazoló bizonylat, Kapcsolódó szerződés Projektre arányosan elszámolt költségek esetében: Adminisztratív költségösszesítő Jogi/közjegyzői költségekhez továbbá szükséges még (lásd külső szolgáltatások sor): Teljesítésigazolás, Piaci ár igazolás/prag eljárás dokumentációja, Szolgáltatás eredményeképpen létrehozott dokumentáció
Bevételek Amennyiben a Partnernek a projekttel kapcsolatban bevétele származik, vagy a projekt keretében megvalósult termékek révén képződik bevétel, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor. A bevételeket a Főszerződés megkötése előtt, de legkésőbb a projekt befejezésének időpontjában teljes összegükben vagy arányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből.
Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Tel.: +36/92/511-074 E-mail: mcziganyne@vati.hu