Leltár, leltározás TÉMAKÖR TARTALMA - Leltár - Leltárfelvétel, leltárfelvételi lap - Leltározási bizottság - Leltárak fajtái - Anyagi és erkölcsi felelısség - Ellenırzés, selejtezés LELTÁR A leltár olyan tételes jegyzékszerő kimutatás, amely részletesen, tételesen és ellenırizhetı módon mutatja be a vállalkozás vagyonát egy adott idıpontra (fordulónap) vonatkozóan mennyiségben és/vagy értékben. Felépítésére, szerkezetére vonatkozóan nincsenek kötelezı elıírások. Jellemzıi, funkciói: a könyvvitel alapján elkészített mérleget alátámasztó bizonylat; olyan kimutatás, amely tételesen, ellenırizhetıen tartalmazza, hogy a vállalkozásnak mennyi vagyona van; egy adott idıpontban kimutatja a vállalkozás eszközeinek/forrásainak vagy egy-egy csoportjuknak a mennyiségét és értékét; tételesen, ellenırizhetı módon mennyiségben és értékben mutatja a vállalkozás eszközeit és kötelezettségeit. A Számviteli törvény a leltározást kötelezıen elıírja ezzel kell az éves beszámolót alátámasztani (vagyonmegállapító leltár), de a leltározásnak más céljai is lehetnek (pl. anyagilag felelıs dolgozók elszámoltatása, árváltoztatás miatt szükségessé váló leltár stb.). A leltározás az a tevékenység, amelynek során megállapítjuk a vállalkozó kezelésében és/vagy birtokában lévı vagyonelemeket, vagyis az a folyamat, amelynek eredményeképpen összeállítható maga a leltár. a vállalkozás tulajdonát képezı eszközök valóságban meglévı állományának megállapítása; az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben való megállapítása és a leltározott mennyiségek értékelése. A leltárfelvétel a leltározási folyamatnak az a lényegi része, amely során a vagyonelemek tényleges mennyiségének megállapítása pl. számlálással, méréssel megtörténik.
A leltározás a vendéglátó tevékenység nagyon fontos munkafolyamata. A leltárnak lehetıvé kell tennie: az éves beszámoló tételeinek alátámasztását, a mérleg valódiságának biztosítását; a fıkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások egyezıségének ellenırzését; a bizonylati fegyelem megszilárdulásának elısegítését; az eltérések kimutatását, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetnek megfelelı rendezését; a vagyon védelmét, az anyagi felelıs dolgozók elszámoltatását; a csökkent értékő, valamint a használaton kívüli eszközök feltárását. A leltározás, mint tevékenység a vállalkozás tulajdonát képezı eszközök valóságban felellhetı állományának megállapítását célozza. Az eszközök mennyiségét természetes mértékegységben rögzítik, és a leltározott mennyiségeket is értékelik. Amellett, hogy a leltározással eleget tesz a vállalkozás a jogszabályi kötelezettségének, és hitelesen alátámasztja éves beszámolóját, a leltár szerepe a vagyonmegállapítás (vagyonmegállapító leltár), valamint az anyagilag felelıs dolgozók elszámoltatása is. Elszámoltatás több esetben is célszerő lehet: személyi változás esetén (átadó-átvevı leltár); visszaélés gyanúja esetén (pl. rovancsolás); rendszeres elszámoltatás (pl. standolás); árváltozás esetén (készletértékek változása). A leltározási folyamat két részbıl áll. A vagyonfelvétel során a vállalkozás vagyonát határozzuk meg számlálással és méréssel (a vagyon mennyiségben történı felmérése), majd a vagyonbecslés során a felvett vagyon értékét állapítjuk meg. Leltározás módjai: Egyeztetéses leltárfelvétel: a nyilvántartás adatainak egyeztetése a valóságos állapottal abban az esetben alkalmazható, ha az eszközökrıl pontos, folyamatos, naprakész nyilvántartást vezetnek (az egyeztetés idıpontját a vállalkozó dönti el); Mennyiségi felvétel: abban az esetben, ha az eszközökrıl nincs folyamatos mennyiségi nyilvántartás (pl. ha a vendéglátó üzletben a készleteket értékben tartják nyilván). Mennyiségi felvétel évente egyszer kötelezı a december 31-i fordulónappal. A kétféle leltárt egymás mellett is lehet alkalmazni! Leltározás résztvevıi Függ a vállalkozás nagyságától és jellemzıitıl, de az anyagilag felelıs dolgozókat mindig be kell vonni a leltározásba! kisebb vállalkozásnál a tulajdonos egyedül is leltározhat; nagyobb vállalkozásnál többen végzik ezt a feladatot; bizottság is kijelölhetı, de erre nincsen elıírás. A vendéglátásban az elszámoltatás munkaterületenként történhet: RAKTÁR elszámoltatása TERMELÉS (KONYHA) elszámoltatása ÉRTÉKESÍTÉS elszámoltatása
STANDOLÁS az értékesítésben dolgozók idıszakos mőszakonkénti, napi, heti - elszámoltatása Leltározással kapcsolatos döntések: elszámolható hiány mértéke (általában a selejt nélküli készletcsökkenés vagy a megengedett anyagfelhasználás százalékában határozzák meg); fizetendı hiányt beszerzési vagy eladási áron kérik (általában eladási); a fizetendı hiányt ÁFÁval együtt kell-e megtéríteni (általában igen, átlagos adókulccsal). A konkrét szabályokat rögzíteni kell és az anyagilag felelıs dolgozókkal ismertetni! Egy leltározási idıszakon belül nem lehet ezeket a szabályokat megváltoztatni! Leltározással kapcsolatos szabályok rögzítése: Kollektív szerzıdés vagy a felek eltérı megállapodásának hiányában a munkáltató állapítja meg (a szervezet vagy szervezeti egység sajátosságainak figyelembe vételével): a veszteség elszámolható mértékét illetve arányát; azon anyagok, áruk körét, amelyekre forgalmazási veszteség nem számolható el; leltári készlet átadásának és átvételének módját és szabályait; leltárhiány meghatározásának szabályait; a leltári készlet biztonságos megırzését szolgáló munkáltatói kötelezettségeket. Leltározásnál az anyagilag felelıs dolgozó(k) jelenlétét lehetıvé kell tenni, vagy ha a munkavállaló képviseletérıl nem gondoskodik, akkor a munkáltató az adott szakmában jártas, érdektelen képviselıt jelölhet ki. A leltárelszámolást és annak eredményét ismertetni kell a leltárfelelısséggel tartozó munkavállalóval, aki az eljárás során észrevételt tehet és észrevételeit meg kell hallgatni, kivéve ha szabályszerő értesítés ellenıre nem jelent meg. Minden vállalkozás és intézmény köteles leltározási szabályzatot készíteni, melynek tartalma: hatáskörök és feladatok; vezetık felelıssége; leltárhiányért való felelısség; leltározás helyszínes; leltározás módjai; leltározási idıpontok; leltározásban résztvevık köre és feladataik személyenként; leltározás folyamata; adatok feldolgozásának és kiértékelésének módja; leltározás bizonylati rendje.
LELTÁRFELVÉTEL LELTÁROZÁS Elıkészítés Lebonyolítás Leltár eészámolás felelıs személyek meghatározása; leltározó személyek, leltározási helyek kijelölése; leltározás kezdeti és befejezı idıpontjának, leltárértékelés határidejének meghatározása számlálás; mérés készletérték meghatározása; leltáreredmény meghatározása A leltározással kapcsolatos tevékenységet 3 szakaszra bonthatjuk. A konkrét leltárfelvételt megelızi egy elıkészítı szakasz, majd a számlálást, mérést, a mennyiségek rögzítését követi az értékelés. A leltárfelvétel elıkészítése során kerülnek meghatározásra a leltározással kapcsolatos döntések. Meghatározzuk, hogy mely helyiségekre, területekre vagy vagyoncsoportokra terjedjen ki a leltár, kik legyenek felelısök a leltározás szabályszerő lebonyolításáért, kik végezzék a leltárfelvételt, kijelölhetı leltározási bizottság, meghatározzuk azt az idıszakot, amikor a leltárfelvétel megtörténik, illetve azt a határidıt, amikor a leltárt ki kell értékelni. Az elıkészítés során gondoskodunk a többi részleg zavartalan mőködéséért, a leltározásban résztvevık esetleges helyettesítésérıl, a leltározási szabályzat megismertetésérıl, a leltárfelvételhez szükséges nyomtatványokról, a mérıeszközök rendelkezésre állásáról is. A leltár felvétele megtörténhet egyeztetéssel és mennyiségi felvétellel egyaránt. Az egyeztetéses leltárfelvétel azt jelenti, hogy a nyilvántartásban szereplı adatokat vetik össze a valóságos állapottal. (ezt hívják rovancsolásnak). Ilyen pl. amikor a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása alapján megnézik, hogy az eszközök valóban megvannak-e, és valóban olyan mennyiségben állnak-e rendelkezésre, ami a nyilvántartásban szerepel. Az egyeztetéses leltárfelvételnek tehát szükségszerően elıfeltétele, hogy a vállalkozás a vagyonáról pontos, naprakész nyilvántartást vezessen. (Ez ugyanis nem minden esetben kötelezı). Ma már a számítógépes nyilvántartások nagy mértékben megkönnyítik a nyilvántartások folyamatos vezetését. Amennyiben a vállalkozás nem rendelkezik naprakész mennyiségi nyilvántartásokkal, akkor a vagyon megállapítása során mennyiségi felvétel szükséges. A vendéglátásban a készletek sokfélesége miatt, amennyiben az üzlet nem vezet számítógépes nyilvántartást, ott azokat általában csak értékben tartják nyilván. Mivel a leltár mennyiségben és értékben is meg kell határozza a vállalkozás vagyonát, ezért ilyenkor a vállalkozás eszközeit tételesen számba kell venni, a mennyiségük
természetes mértékegységben történı meghatározásához valamennyi eszközt, árut meg kell számlálni, mérni. A kétféle leltárt egymás mellett is lehet alkalmazni. Amennyiben a leltározást egyetlen bizottság végzi, akkor egyszeres leltárról beszélünk, amikor azonban két leltározási bizottság egymástól függetlenül végzi a leltározást, akkor azt ikerleltárnak nevezzük A leltárfelvétel szabályai: a leltározás megkezdése elıtt minden esetben el kell végezni a szükséges selejtezéseket; leltározás idıszakában semmilyen készletmozgást rögzítı adminisztráció nem végezhetı; a leltárkezelıknek a leltározandó eszközöket a leltár idıpontja elıtt kötelességük; rendszerezni és csoportosítani, valamint a leltárt megelızı utolsó bizonylatokat (bevételi, kiadási, visszavételezési) jelölni; a leltár felvételének szabályosságáért,a leltározási nyomtatványok szabályszerő kitöltéséért a leltározó, valamint a leltározási bizottság tagjai felelısek; a leltározás eseményeit leltározási záró jegyzıkönyvben kell rögzíteni. Leltárfelvételi lap A leltározás során felvett eszközöket leltárfelvételi íven vagy leltárfelvételi jegyen kell rögzíteni. Ezeket a nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványokként kell kezelni, és az ezzel kapcsolatos sorszámozás, nyilvántartás, valamint elszámoltatás rendjét a vállalkozásnak kell szabályoznia. Számítógépes rendszerek esetén a leltáríven szereplı adatokat a számítógépbe is be kell vinni, amely többletfeladatot jelent, azonban a szoftverek segítségével az elszámoltatás eredménye azonnal rendelkezésre fog állni, a leltárértékelést a program elvégzi. LELTÁRFELVÉTELI ÍV Sorszám 1 2 3 Áru megnevezése év hó. nap Mennyiségi egység Lapszám: Mennyiség Egységár Érték Leltározó aláírása:... Ellenırzı aláírása:... Mivel a leltár az éves beszámoló (elsısorban a mérleg) valódiságát alátámasztó kimutatás, ezért a leltározás bizonylatolása szigorú számadósú leltárív, leltárfelvételi lap segítségével történik, amelyekrıl leltárösszesító készül. A nyomtatványon szerepnie kell a nyomtatvány elnevezésénak, valamint a hitelességet biztosítı egyéb kellékeknek, úgy mint a leltárfelvétel helye, ideje; leltározott eszközök csoportjai az egyes tételek sorszáma; a megnevezést (minıséget, mennyiségi egységet)
mennyiséget; egységárat; értéket leltározók, ellenırzık aláírását. A leltárívek kitöltésére, javítására és megırzésére ugyanazok a szabályok érvényesek, mint bármely szigorú számadás alá vont bizonylat esetén, tehát pl. javítani csak szabályosan lehet rajta, aláírással kell hitelesíteni, minden oldalt sorszámozni kell, ki kell húzni az üresen maradt sorait, a rontott példányokat pedig meg kell ırizni. A leltáreredmény meghatározása során a mennyiségben felvett eszközök nagyságát értékben is meghatározzuk. A készletek esetén például a nettó beszerzési árak segítségével határozzuk meg az egyes áruk értékét, a leltárösszesítés során pedig megállapítható a vállalkozás vagyona. A leltárelszámoltatás során pl. a nyilvántartás adatai alapján megállapított készletérték a leltározással megállapított (valóságos) készletértékkel hasonlítjuk össze. Ezt a valóságos készletértéket a leltárban felvett készletek mennyisége és egységáruk alapján állapítható meg (a mennyiség és egységár szorzataként egyenként megállapított értékeket kell összegezni). A valóságos és nyilvántartott adatok összehasonlításának eredményeként megállapítható leltáregyezés vagy leltáreltérés (többlet vagy hiány). Leltáreltérés esetén mindig vizsgálni kell az okokat és a felelısségeket. Az elszámoltatás menete: (1) könyv szerinti érték megállapítása az áruforgalmi mérlegsor segítségével; (2) leltár szerinti érték megállapítása számlálással, méréssel; (3) a könyv szerinti és a leltár szerinti értékek összevetésével a leltáreredmény megállapítása. Leltáreltérés lehetséges okai: adminisztrációs hiba (pl. hiányosság a nyilvántartásban, leltárérték rossz összesítése); az áru természetébıl adódó súlyváltozás (pl. beszárad, besőrősödik, az ilyen veszteséget természetesnek kell tekinteni, elszámolható hiánynak nevezzük, és mértékét elızetesen rögzítjük); a dolgozó hibája (az anyagilag felelıs dolgozó is lehet felelıs a hiányért, de a lopás nem ebbe a kategóriába tartozik, az nem hiba, hanem bőncselekmény); munkaszervezési hibák (pl. bizonylatolás elmulasztása, romlott áru vagy használatlan eszköz bizonylatolás nélküli megsemmisítése, térítés nélküli fogyasztás); vendégek megkárosításából eredı többlet; stb. Amennyiben a leltárhiány oka ismert (pl. természeti csapás, rongálás) a nyilvántartásokat a megállapított értékre kell helyesbíteni. A leltározás lezárása A leltár készítıje a leltárértékelést követıen állapítja meg a hiányokat, illetve a többleteket, majd elıkészíti a leltározásról szóló jegyzıkönyvet. A leltározásról szóló jegyzıkönyv tartalmazza: a leltározott helyiség eszközféleségeinek megnevezését; a leltározásban részt vettek nevét; a leltározás idıtartamát; a kijelölt feladatok végrehajtását; a leltározásnál felhasznált leltárbizonylatok számát; a megállapított hiányok, többletek feltehetı okait.
Az éves leltározási tevékenységrıl szóló jelentést a leltározási bizonylatokkal együtt kell tárolni és a jogszabályokban rögzített ideig meg kell ırizni. A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet hiány, többlet megállapítása és rendezése is. A leltárfelvétel idıpontjától számított 30 napon belül a leltáradatokat a könyvelési nyilvántartások megfelelı eszköz-forrás adataival egyeztetni kell. A leltár ellenırzött adataira kell a könyvelést helyesbíteni. LELTÁROZÁSI BIZOTTSÁG Az, hogy a leltározásban ki vesz részt vagy kik vesznek részt, elsısorban a vállalkozás nagyságától függ, azonban üzletnagyságtól függetlenül, az anyagilag felelıs dolgozót minden esetben be kell vonni a leltározásba: Kisebb vállalkozásnál a tulajdonos egyedül is leltározhat. Nagyobb vállalkozásnál többen végzik ezt a feladatot, akár bizottság is kijelölhetı, de erre nincsen érvényő elıírás (a leltározási szabályzat azonban elıírhatja leltározási bizottság felállítását). A bizottság azoknak a személyeknek az összessége, akik a leltár felvételében hivatalosan közremőködnek. A leltározási bizottság tagjait az elıkészítı fázisban kell kijelölni és a leltározási feladatokkal megbízni. A bizottság valamennyi tagja felelıs a leltározás szabályos lefolytatásáért, a leltáron szereplı adatok valódiságáért. A bizottságnak van egy vezetıje és lesznek tagjai. A leltározás során az anyagilag felelıs dolgozó vagy érdekeinek képviselıje jelen lehet. A leltár ellenırzésével kapcsolatos feladatokat leltárellenır látja el. LELTÁRAK FAJTÁI Vagyonmegállapító leltár Átadó-átvevı leltár LELTÁR Vagyonmegállapító leltár Átadó-átvevı leltár VAGYONMEGÁLLAPÍTÓ LELTÁR Az üzleti vagyon teljes körő felmérése, amely kiterjed a tárgyi eszközökre és forgóeszközökre egyaránt. Tételesen tartalmazza a vállalkozás eszközeit mennyiségben és értékben. Minden vállalkozás köteles elvégezni évente legalább egyszer a december 31-i állapotnak megfelelıen (éves beszámolót alátámasztó okirat), ezért csak a hivatalos, sorszámozással ellátott, szigorú számadású nyomtatványként kezelt leltárívre vihetı fel. Egyedi nyilvántartás: a tárgyi eszközök külön nyilvántartása, amelyet egyedi nyilvántartólapon kell végezni. A teljes vagyon felmérése mellett beszélhetünk még áruleltárról is. Eszközleltár minden eszközre kiterjedı leltár;
jellemzıen teljes körő leltár a vagyonmegállapító leltár, de átadó-átvevı leltár esetén is lehet szükség eszközleltárra. Áruleltár az árukészlet elemeire kiterjedı leltár; az elszámoltató leltárak gyakran csak áruleltárak és nem terjednek ki minden eszközcsoportra. ÁTADÓ-ÁTVEVİ LELTÁR Az anyagilag felelıs vezetı/dolgozó változása esetén a vezetı/dolgozó elszámoltatása a rábízott vagyontárgyakkal, az eszközökrıl és készletekrıl készített teljes körő felmérés, melynek idıpontja ismert. ELSZÁMOLTATÓ LELTÁR Célja: az ellenırzés, a készletek felmérése és a gazdálkodás során keletkezett hiány vagy többlet kimutatása. Lényege: a nyilvántartás adatai alapján megállapított készlet értékének összehasonlítása a leltározással megállapított valóságos készletértékkel. Eredménye lehet: Egyezı: tényleges érték = számított érték Többlet: tényleges érték > számított érték Hiány: tényleges érték < számított érték Leltárhiány: a kezelésre szabályszerően átadott és átvett anyagban, áruban ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét meghaladó hiány. ELLENİRZİ (RENDKÍVÜLI) LELTÁR Célja: általában annak felmérése, hogy az üzletben található-e idegen, számla nélküli áru. Idıpontja ismeretlen. Rendkívüli események kapcsán is sor kerülhet leltárfelvételre (pl. pl. betörés, tőz, természeti katasztrófa). Az ellenırzı szerint megkülönböztetünk önleltárt, amely belsı elszámolásra használható és általában csak az árukra és göngyölegekre terjed ki, valamint hatósági leltárt, amikor valamely hatóság ellenırei ellenırzik a nyilvántartott és tényleges készleteket (pl. jövedéki termékek esetében) ANYAGI FELELİSSÉG A dolgozók anyagi felelısségét elsısorban a Munka Törvénykönyve szabályozza. A felelısség jellege és mértéke a betöltött munkakörtıl függıen változik. Kártérítési felelısség A vendéglátó vállalkozásokban érvényesülı kártérítési felelısség a dolgozók részérıl minden esetben a vállalkozással szemben érvényesül. Ez még akkor is így van, ha a dolgozó közvetlenül a vendégnek okozott kárt. A vendéggel szemben ugyanis a vendéglátó vállalkozás tartozik kártérítési felelısséggel. A vendéglátó vállalkozás felelıssége alapján igazoltan teljesített kártérítési összeget egészében vagy részben áthárítja a felelısre.
A munkavállaló a munkaviszonyból származó kötelezettségének megszegésével okozott kárt köteles megtéríteni, ha nem úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. Ezt a tényt, valamint a kárt és az okozati összefüggést a munkáltatónak kell bizonyítania. A kártérítés mértéke nem haladhatja meg a munkavállaló négyhavi távolléti díjának összegét. Szándékos vagy súlyosan gondatlan károkozás esetén a teljes kárt kell megtéríteni. Nem kell megtéríteni azt a kárt, amelynek bekövetkezése a károkozás idején nem volt elırelátható, vagy amelyet a munkáltató vétkes magatartása okozott, vagy amely abból származott, hogy a munkáltató kárenyhítési kötelezettségének nem tett eleget. A munkavállaló köteles megtéríteni a kárt a megırzésre átadott, visszaszolgáltatási vagy elszámolási kötelezettséggel átvett olyan dologban bekövetkezett hiány esetén, amelyeket állandóan ırizetben tart, kizárólagosan használ vagy kezel. Mentesül a felelısség alól, ha bizonyítja, hogy a hiányt részérıl elháríthatatlan ok idézte elı. A munkavállaló a kárt akkor köteles megtéríteni, ha a dolgot jegyzék vagy elismervény alapján, aláírásával igazoltan vette át. Együttes felelısség A kárt a munkavállalók vétkességük arányában, ha ez nem állapítható meg, közrehatásuk arányában viselik. Ha a vétkesség vagy a közrehatás arányát nem lehet megállapítani, akkor a kárt egyenlı arányban viselik. A több munkavállalónak megırzésre átadott dologban bekövetkezett hiányért a munkavállalók munkabérük arányában felelnek. Egyetemleges kötelezésnek van helye, ha a kárt többen szándékosan okozták. Leltárfelelısség A leltárhiányért a munkavállaló vétkességére tekintet nélkül felel. A leltárhiányért való felelısség feltétele a leltáridıszakra vonatkozó leltárfelelısségi megállapodás megkötése, a leltári készlet szabályszerő átadása és átvétele, a leltárhiánynak a leltározási rend szerint lebonyolított, a teljes leltári készletet érintı leltárfelvétel alapján történı megállapítása, továbbá legalább a leltáridıszak felében az adott munkahelyen történı munkavégzés. Ha a leltári készletet a leltárhiányért nem felelıs munkavállaló is kezeli, a felelısség további feltétele, hogy a leltárhiányért felelıs munkavállaló az adott munkakörben vagy munkahelyen történı foglalkoztatáshoz írásban hozzájáruljon. Leltárhiány = az értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerően átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét (a továbbiakban együtt: forgalmazási veszteség) meghaladó hiány. Leltáridıszak = a két egymást követı leltározás közötti tartam. A leltárfelelısségi megállapodást írásba kell foglalni. A megállapodásban meg kell határozni a leltári készletnek azt a körét, amelyért a munkavállaló felelısséggel tartozik. Csoportos leltárfelelısségi megállapodás is köthetı, ha a leltári készletet több munkavállaló kezeli. A megállapodásban meg kell határozni azokat a munkaköröket is, amelyek betöltésének megváltozásakor leltározást kell tartani.
A leltárfelelısségi megállapodás megszőnik, ha a munkavállaló munkakörének megváltozása folytán a leltári készletet már nem kezeli. A munkavállaló a leltárfelelısségi megállapodást a leltáridıszak utolsó napjára indokolás nélkül írásban felmondhatja. Csoportos leltárfelelısségi megállapodás esetén a felmondás csak a jognyilatkozatot közlı munkavállaló tekintetében szünteti meg a megállapodást. A munkáltató állapítja meg azoknak az anyagoknak, áruknak a körét, amelyek után az anyag jellegére, méretére, a raktározás vagy a tárolás feltételeire való tekintettel forgalmazási veszteség számolható el; a forgalmazási veszteség elszámolható mértékét; a leltári készlet átadásának és átvételének módját és szabályait; a leltárhiány vagy a leltárfelelısség megállapítására irányuló eljárás rendjét; a leltári készlet biztonságos megırzését szolgáló munkáltatói kötelezettségeket. A munkavállalót ezekrıl a munkáltató által megállapított feltételekrıl a leltárfelelısségi megállapodás megkötését vagy a leltáridıszak kezdetét megelızıen írásban tájékoztatni kell. Leltározásnál a munkavállaló vagy akadályoztatása esetén képviselıje, csoportos leltárfelelısségnél az eljárási szabályokban meghatározott munkavállalók jelenlétét lehetıvé kell tenni. A munkáltató, ha a munkavállaló képviseletérıl nem gondoskodik, az adott szakmában jártas, érdektelen képviselıt jelöl ki. A munkavállalóval a leltárelszámolást és annak eredményét ismertetni kell. A munkavállaló az eljárás során észrevételt tehet, a munkavállalót - kivéve, ha szabályszerő értesítés ellenére nem jelent meg - meg kell hallgatni. A leltári készletet állandóan egyedül kezelı munkavállaló - a leltárfelelısségi megállapodás eltérı rendelkezése hiányában - a leltárhiány teljes összegéért felel. A munkavállaló legfeljebb hathavi távolléti díja mértékéig felel, ha a leltári készletet a leltárhiányért nem felelıs munkavállaló is kezeli. Csoportos leltárfelelısségi megállapodás esetén a kártérítés mértéke nem haladhatja meg a megállapodást kötött munkavállalók távolléti díjának hathavi együttes összegét. A csoportos leltárfelelısségi megállapodás meghatározhatja a felelısség munkavállalók közötti megosztását is, de egyetemleges felelısség megállapításának nincs helye. A munkavállalók távolléti díjuk arányában felelnek, ha a csoportos leltárfelelısségi megállapodás a felelısség megosztását nem rendezi. A felelısség vagy a kártérítés mértékének megállapításánál figyelembe kell venni az eset összes körülményeit, így különösen azokat, amelyek a munkavállaló felelısségére kihatnak, vagy amelyek a biztonságos és elıírásszerő kezelést befolyásolhatták, ezen belül a biztonságos ırzésre vonatkozó munkáltatói kötelezettségek teljesítését, továbbá a munkavállaló esetleges távollétének tartamát. A munkáltató a leltárhiánnyal kapcsolatos kártérítési igényét a leltárfelvétel befejezését követı hatvannapos jogvesztı határidı alatt érvényesítheti. Büntetıeljárás esetén e határidı harminc nap és a nyomozó hatóság vagy a bíróság jogerıs határozatának közlését követı napon kezdıdik. Pénzfelelısség Pénzfelelısség áll fenn minden olyan munkavállalóra, akire pénzt, értékkel bíró jegyet stb. bíznak megırzésre, illetve elszámolásra. A pénztárost, a pénzkezelıt vagy értékkezelıt jegyzék vagy elismervény nélkül is terheli a felelısség az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében, mivel nem jegyzék (elismervény vagy leltár) szerint veszik át a pénzt, hanem a vendégtıl a nyugta vagy a számla ellenértékeként
kapják meg. A pénzfelelısség teljes felelısség, vagyis a hiányt teljes összességében meg kell térítenie. ERKÖLCSI FELELİSSÉG Az erkölcsi normáknak való megfelelés társadalmi elvárás. A joggal ellentétben az erkölcsi szabályok be nem tartása nem von maga után állami szankciókat, azonban a társadalmi megítélésen, a közvéleményen keresztül hat az egyénre, illetve annak lelkiismeretére. Maga az erkölcsi felelısség az egyén önmagáért és cselekedeteiért vállalt felelıssége, amely egyben az erkölcsi értékrendszer mőködésének alappillére. Azt a jog által nem szabályozott elvárást foglalja magában, hogy a dolgozó a társadalom normáinak megfelelıen végezze tevékenységét a munkahelyén is. ELLENİRZÉS Az ellenırzés az a tevékenységrendszer, amely a megismert, feltárt tényeknek valamilyen követelményekhez hasonlítja, ezek alapján értékeli a megállapított tényeket, és feltárja a követelményektıl való eltérések okati. Az ellenırzést valamely cél vagy feladat lehetı leghatékonyabb megvalósítása céljából végzik. Az ellenırzı tevékenység során a követelményekhez viszonyított, intézkedésekre alkalmas megállapítások tesznek, állásfoglalások és javaslatok alakítanak ki, ezzel is szolgálva a vezetést és az irányítást. Ellenırzés = valamely cél vagy feladat lehetı leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan tevékenység, amely a követelményekhez viszonyított, intézkedésekre alkalmas megállapítások, állásfoglalások és javaslatok kialakításával szolgálja a vezetést, az irányítást. Általános képlete: Tényhelyzet ± Követelmény = Eltérés ELLENİRZÉS TÉNYLEGES ÁLLAPOT (tények, kialakult helyzet) KÖVETELMÉNYEK (kijelölt célok, feladatok) összehasonlítás értékelés INTÉZKEDÉS következtetés javaslatok
ELLENİRZÉS FAJTÁI Az ellenırzéseket számos szempontból lehet csoportosítani. Idıpontja szerint lehet elızetes, egyidejő (menetközbeni) vagy utólagos, tartalma szerint gazdasági vagy szakmai. Kiterjedhet egy-egy részfeladatra, egy folyamatra vagy a szervezet egészére. Lehet egyszeri, idıszakos vagy folyamatos, tételes, próbaszerő vagy mintavételes. Az egyik leglényegesebb viszont az, hogy ki végzi az ellenırzést. Ez alapján külsı és belsı ellenırzésrıl beszélhetünk. A külsı ellenırzés során az ellenırök nem állnak munkaviszonyban az ellenırzöttel. Ide tartoznak a különféle hatósági ellenırzések. (pl. NAV, Tőzoltóság, Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság stb.). A belsı ellenırzést a szervezeten belül kezdeményezik, és saját szervezeten belül végzik. A belsı ellenırzések elsıdleges célja a külsı ellenırzések során fellelhetı hiányosságok minimalizálása. Amíg a belsı ellenırzés során fellelt hibák korrigálhatóak, addig a külsı ellenırök által kimutatott hiányosságok már különféle szankciókkal járnak. Az anyagfelhasználás ellenırzése elsısorban a szervezeten belül történik. A készletek mozgásban vannak, a beszerzést követıen végighaladnak a vendéglátó üzlet egyes részterületein. Az áruátvételt követıen raktárra kerülnek a termelésig, értékesítésig. A szakosított raktárhelyiségekben az anyagokat a tárolási rendnek megfelelıen kell elhelyezni, állagmegóvásukról folyamatosan gondoskodni. Ezek az anyagok a vendéglátó tevékenység, valamint gazdálkodás alapjai. Jelentıs értéket képviselnek, így kezelésük és felhasználásuk igényli a szabályozottságot. Mivel jelentıs értéket képviselnek, ezért a velük való gazdálkodás során törekedni kell a felesleges készletek felszámolására, viszont egyúttal biztosítani kell az üzlet zavartalan mőködését is. A hozzájuk kapcsolódó anyagi felelısségek miatt valamennyi készletmozgást bizonylatolni kell az erre rendszeresített nyomtatványon (pl. szállítólevél, árukiadás, visszavételezés bizonylatai, selejtezési jegyzıkönyv). Az ellenırzés bármely területre kiterjedhet, azonban az anyagfelhasználás kapcsán két lényeges területét tudjuk elkülöníteni: az áru természetének, jellegének megfelelı kezelés ellenırzését, valamint az általuk képviselt értékkel való elszámoltatást. Az elszámoltatás mindkét esetben lehet elıre ismert, illetve váratlan, bejelentés nélküli az ellenırzés céljától függıen. ELLENİRZÉS RÉSZTVEVİI Az ellenırzés a vállalkozás képviselıje kezdeményezi. Az egyes területi vezetık ellenırzik a hozzájuk beosztott alkalmazottak munkáját, a saját munkaterületükön az elıírt szabályok betartását, a társrészlegekkel való kapcsolattartás és együttmőködés rendjét. Azokban az esetekben, amikor az ellenırzés eredményéhez anyagi felelısség is társul, az anyagilag felelıs dolgozót is be kell vonni az ellenırzésbe. Az anyagilag felelıs dolgozó (pl. raktáros) munkája során bármikor tarthat önellenırzést, amikor az általa kezelt áruk mennyiségét, értékét ténylegesen felméri, összeveti a nyilvántartások adataival, ellenırzi azok állapotát, kezelésük szakszerőségét. Elsısorban a saját munkájának hatékonyságát segíti elı az önellenırzéssel, és felkészül a belsı ellenırzésekre.
önellenırzés anyagilag felelıs dolgozó raktári készletek ellenırzése vendéglátó üzlet képviselıje belsı ellenırzés. elszámoltatás, rovancsolás ELLENİRZÉS ÉS SELEJTEZÉS BIZNYLATA A vállalkozásoknál rendszeresen elıfordul, hogy a tárgyi eszközök és a készletek valamilyen esemény következtében rendeltetésüknek tovább már nem felelnek meg, illetve nem használhatóak fel, ezért ki kell selejtezni, és a nyilvántartásokból ki kell vezetni ıket. Selejtezésre kerülnek mindazon eszközök, készletek, amelyek: használatát a szakhatóság megtiltotta; javítást, illetve karbantartást végzık szakvéleménye szerint gazdaságosan nem javíthatók; káresemény következtében használhatatlanok; természetes elhasználódás, korszerőtlenség, elavultság, rongálás következtében; rendeltetésszerő használatra alkalmatlanná váltak; ha azokat szabályos módon feleslegesnek nyilvánították, de az értékesítési kísérlet nem járt eredménnyel; minıségmegırzési, fogyaszthatósági idejük lejárt. A selejtezési eljárás lefolytatása nem jelenti minden esetben a felesleges vagyontárgy, készlet fizikai megsemmisítését, vagy használatra alkalmatlanná tételét. A selejtezett vagyontárgy pl értékesítésre kerülhet vagy éppen átkerülhet az eszközök egy másik csoportjába. A vállalkozásban elhasználódott, rongálás vagy káresemény során tönkrement, további használatra alkalmatlan anyagokat le kell selejtezni. A selejtezést ez esetben is döntıen az esemény bekövetkezésekor kell elvégezni, míg az elhasználódás miatti selejtezésekre a kialakult praktikus idıgyakorisággal, de legalább az év végi leltározás alkalmával is sor kerülhet. A selejtezés végrehajtását az elıírásoknak megfelelıen bizonylatolni kell. A vendéglátásban elsıdlegesen élelmiszerek kerülnek eladásra, így hangsúlyozott a vállalkozó felelıssége a vendégek felé: a vendégek részére csak kifogástalan minıségő és íző, romlatlan ételt, italt szabad kiszolgálni. A nyersanyagok, készételek tárolására, kezelésére és felhasználására szigorú közegészségügyi szabályok vannak, amelyek betartása kötelezı, de egyben a vállalkozó alapvetı érdeke is. Az élelmiszer-nyersanyagok zömében, a készételekben, italokban néhány napos (vagy órás) tárolás során minıségromlás, tápértékcsökkenés, elszínezıdés vagy egyéb károsodás következik be. A minıséghibás áru selejtezésérıl a vállalkozó vagy a megbízott üzletvezetı
intézkedik. Az ilyen árut jól el kell különíteni, és csak rövid ideig lehet az üzletben tárolni, közben intézkedni kell a selejtezésrıl. Romlott, felhasználásra alkalmatlan áruk esetében tehát a selejtezést haladéktalanul el kell végezni, és biztosítani kell az áru megsemmisítését vagy mielıbbi elszállítását. A selejtezés végrehajtásának dokumentálása az anyagokéval azonos módon történik: vagy selejtezési jegyzıkönyv felvételével, vagy az áruromlási nyilvántartás folyamatos vezetésével. A jegyzıkönyv szigorú számadás alá vont bizonylat, melynek tartalma: az eljárást lefolytató selejtezési bizottság jelenlévı tagjainak nevét és beosztását, az eljárás során felhasznált dokumentáció felsorolását, a selejtezés helyét és idejét, a selejtezett vagyontárgy megnevezését (azonosító adatait, nyilvántartási adatait és mennyiségét, egységárát), a selejtezett mennyiséget és értékét, a selejtezett eszköz(ök) további kezelésére vonatkozó elıírásokat (értékesítés, megsemmisítés, hulladékkénti bevételezés, vagy hulladékkénti értékesítés). A selejtezésrıl készített jegyzıkönyvet a selejtezési bizottság tagjainak alá kell írni, melyet a selejtezett eszköztıl függetlenül át kell adni a könyvelésnek, a raktárvezetınek, egyéb felelısnek, míg egy példányt a bizottság köteles megırizni, a selejtezés során keletkezı egyéb iratokkal együtt. A selejtezések ellenırzésekor vizsgálni kell, hogy az elkészített okmány megfelel-e a bizonylatokkal szembeni alaki és tartalmi követelményeknek; a selejtezési bizottság összetételében szakmailag megfelelıen felkészült tagokból áll-e; a bizonylatban szereplı tételek léteztek-e; a maradvány (hulladék) hasznosításáról intézkedtek-e; a kiselejtezett eszközöket a könyvekbıl kivezették-e. SELEJTEZÉS A selejtezés a társaság számára feleslegessé vált eszközök (tárgyi eszközök, készletek) állományból való kivezetését (törlését) jelenti. A selejtezési eljárás lefolytatása nem jelenti a felesleges vagyontárgy fizikai megsemmisítését, vagy használatra alkalmatlanná tételét, kivéve, ha azt hatósági elıírás kötelezıen elrendeli (például az élelmiszerek, a gyógyszerek, stb. esetében). A selejtezési eljárásba, amennyiben szükséges, további szakértıket is be lehet vonni. A selejtezési eljárás alá vont vagyontárgyakat elkülönítetten kell nyilvántartani, és meg kell jelölni. Így a selejtezési jegyzıkönyv a tárgyi eszközök és a forgóeszközök állománycsökkenésének egyik bizonylata is. Amennyiben a selejtezésbe vont vagyontárgy hulladékként hasznosítható, úgy ezt a mennyiséget raktári hulladékként kell bevételezni. Ha jogszabály kötelezıvé teszi, akkor el kell rendelni a selejtezett vagyontárgyak megsemmisítését. Ezen túlmenıen, ha szükséges, a selejtezési bizottság javasolhatja a megsemmisítést. A megsemmisítésrıl mindig a vállalkozásnál erre kijelölt személy dönthet. A megsemmisítési eljárás lefolytatását is jegyzıkönyvben rögzíteni kell. A megsemmisítést a selejtezési jegyzıkönyv is tartalmazhatja, de külön jegyzıkönyv is készülhet. Általában meghatározott értékhatárig maga a selejtezési bizottság elnöke dönthet a megsemmisítésrıl és ilyenkor maga a selejtezési jegyzıkönyv tartalmazza a megsemmisítést.