ELLENŐRZÉS. összehasonlítás. értékelés. következtetés. javaslatok

Átírás

1 Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: Előkészítés Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: /1 Gazdálkodási számítások, veszteségszámítás, kapacitásszámítás 19. a) Ön egy vendéglátó üzlet raktárosa. Mutassa be az új munkatársának az anyagfelhasználás ellenőrzését, és a selejtezés lehetőségeit! Információtartalom vázlata - Ellenőrzés fajtái - Ellenőrzés részvevői - Ellenőrzés és a selejtezés bizonylata - Selejtezés Ellenőrzés Az ellenőrzés minden formája a megismert, feltárt tényeknek valamilyen követelményekhez történő hasonlítására, ezek alapján a megállapított tények értékelésére, a követelményektől való eltérések okainak feltárására irányuló tevékenység ELLENŐRZÉS TÉNYLEGES ÁLLAPOT (tények, kialakult helyzet) KÖVETELMÉNYEK (kijelölt célok, feladatok) összehasonlítás értékelés INTÉZKEDÉS következtetés javaslatok Ellenőrzés: Valamely cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan tevékenység, amely a követelményekhez viszonyított, intézkedésekre alkalmas megállapítások, állásfoglalások és javaslatok kialakításával szolgálja a vezetést, az irányítást. Ellenőrzés lényege: egy cél, feladat megvalósítása érdekében, a követelményekhez viszonyít, intézkedések alapját biztosítja a vezetés, irányítás számára, megállapít, állást foglal, javaslatot tesz. Az ellenőrzés általános képlete: T (tényhelyzet) ± K (követelmény) = E (eltérés megállapítása, okainak feltárása, következtetések levonása) 1

2 1. Ellenőrzés fajtái Az ellenőrzések csoportosítása Az ellenőrzés időpontja szerint előzetes megelőzi a rendelkezések kiadását, vagy a hozott döntés végrehajtását (konyhai munkaszervezés ellenőrzése átszervezés előtt), egyidejű (menetközbeni) a végrehajtással párhuzamosan folyik (a szakács tálalását ellenőrzi a konyhafőnök), utólagos a végrehajtás után, az ellenőrzések többsége ilyen (a számla helyességének ellenőrzése). Az ellenőrzéssel szemben támasztott követelmények szerint szabályszerűségre irányuló ellenőrzés leginkább az államigazgatási ellenőrzéseknél (adóbevallás ellenőrzése), a tevékenység hatékonyságának megítélése, számonkérése tulajdonosi ellenőrzés, állami intézmények felügyeleti ellenőrzés (gazdálkodás ellenőzése). Az ellenőrzés tartalma szerint gazdasági ellenőrzés tulajdonosi és hatósági érdekeket véd (APEH), szakmai ellenőrzés a szakmai szabályok ellenőrzése történik (Védnöki Tábla). Az ellenőrzések terjedelme szerint célellenőrzés valamilyen részfeladat vizsgálata egy szervezeti egységnél vagy szervezetnél (árfeltüntetés szabályossága), témaellenőrzés azonos tartalmú részfeladat végrehajtásának vizsgálata több szervezeti egységnél vagy szervezetnél (ételkészítés folyamatának vizsgálata), átfogó ellenőrzés a tevékenység és a szervezet egészére kiterjed (átvilágítás külső céggel). Az ellenőrzést megbízók szerint külső ellenőrzés a hatósági ellenőrzés ilyen, az ellenőrök nem állnak munkaviszonyban az ellenőrzött szervezettel (Tűzoltóság), belső ellenőrzés a szervezeten belül kezdeményezik és végzik (szállodalánc saját ellenőrei). Az ellenőrzés gyakorisága szerint egyszeri ellenőrzés nem ismétlődő, eseti (Munkavédelmi Hatóság), időszakos ellenőrzés rendszeresen visszatérő, ismétlődő (kintlevőségek ellenőrzése), folyamatos ellenőrzés megszakítás nélküli (adagolás ellenőrzése). Az ellenőrzés részletessége szerint tételes (teljes körű) ellenőrzés mindenre kiterjed (átvilágítás), próbaszerű ellenőrzés szúrópróbaszerű (próbavásárlás), mintavételes ellenőrzés egy részt vizsgálnak csak (elkészült cukrászsütemények súlya). 2

3 Az ellenőrzés módszere szerint találkozó ellenőrzés a kibocsátónál és a felhasználónál is vizsgálják (számlázás), összefüggésekre alapozott ellenőrzés adatok, információk egybevetésével, összehasonlításával, elemzésével (vásárlói panaszok vizsgálata). Anyagfelhasználás ellenőrzésének területei: felelős dolgozók elszámoltatása készletek szabályos kezelése bizonylatolási kötelezettségek teljesítése felesleges készletelemek feltárása szakszerű tárolás szabályainak betartása Az ellenőrzés módszerei: leltárelszámoltatás, rovancsolás (egyes készletelemek ellenőrzése a raktári kartonok alapján), a szabályok betartásának ellenőrzése 2. Ellenőrzés résztvevői A raktári ellenőrzésben az anyagilag felelős dolgozó és a vállalkozás képviselője vesz részt. Arra is van lehetőség, hogy az anyagilag felelős dolgozók önellenőrzést tartsanak meghatározott időközönként. 3. Ellenőrzés és selejtezés bizonylata A selejtezési bizonylatok ellenőrzése A vállalkozásoknál rendszeresen előfordul, hogy a tárgyi eszközök és a készletek valamilyen esemény következtében rendeltetésüknek tovább már nem felelnek meg, illetve nem használhatóak fel, ezért ki kell selejtezni, és a nyilvántartásokból ki kell vezetni őket. Selejtezésre kerülnek mindazon eszközök, készletek, amelyek: használatát a szakhatóság megtiltotta, javítást, illetve karbantartást végzők szakvéleménye szerint gazdaságosan nem javíthatók, káresemény következtében használhatatlanok, természetes elhasználódás, korszerűtlenség, elavultság, rongálás következtében, rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak, ha azokat szabályos módon feleslegesnek nyilvánították, de az értékesítési kísérlet nem járt eredménnyel, minőségmegőrzési, fogyaszthatósági idejük lejárt. A selejtezési eljárás lefolytatása nem jelenti minden esetben a felesleges vagyontárgy, készlet fizikai megsemmisítését, vagy használatra alkalmatlanná tételét. A készletek selejtezése A készleteken belül külön érdemes foglalkoznunk az anyagok és az árukészlet selejtezésével. 3

4 Az anyagok selejtezése A vállalkozásban elhasználódott, rongálás vagy káresemény során tönkrement, további használatra alkalmatlan anyagokat le kell selejtezni. A selejtezést ez esetben is döntően az esemény bekövetkezésekor kell elvégezni, míg az elhasználódás miatti selejtezésekre a kialakult praktikus időgyakorisággal, de legalább az év végi leltározás alkalmával is sor kerülhet. A selejtezés végrehajtását az előírásoknak megfelelően bizonylatolni kell. Az árukészlet selejtezése A vendéglátásban elsődlegesen élelmiszerek kerülnek eladásra, így hangsúlyozott a vállalkozó felelőssége a vendégek felé: a vendégek részére csak kifogástalan minőségű és ízű, romlatlan ételt, italt szabad kiszolgálni. A nyersanyagok, készételek tárolására, kezelésére és felhasználására szigorú közegészségügyi szabályok vannak, melyek betartása kötelező, de egyben a vállalkozó alapvető érdeke is. Az élelmiszer-nyersanyagok zömében, a készételekben, italokban néhány napos (vagy órás) tárolás során minőségromlás, tápértékcsökkenés, elszíneződés vagy egyéb károsodás következik be. A minőséghibás áru selejtezéséről a vállalkozó vagy a megbízott üzletvezető intézkedik. Az ilyen árut jól el kell különíteni, és csak rövid ideig lehet az üzletben tárolni, közben intézkedni kell a selejtezésről. Romlott, felhasználásra alkalmatlan áruk esetében tehát a selejtezést haladéktalanul el kell végezni, és biztosítani kell az áru megsemmisítését vagy mielőbbi elszállítását. A selejtezés végrehajtásának dokumentálása az anyagokéval azonos módon történik: vagy selejtezési jegyzőkönyv felvételével, vagy az áruromlási nyilvántartás folyamatos vezetésével. Az árukészlet, de különösen a romlandó áruk selejtezését nem kell előzetesen bejelenteni az adóhatósághoz (a nagyobb értékű készlet egyidejű selejtezését kivéve), az a megfelelő dokumentálás mellett végrehajtható. Ez a vállalkozónak is alapvető érdeke, mivel az árukészlet selejtezése esetén kisebb lesz a bevétele, és bizonylat nélkül egy adóellenőrzés során elszámolási problémák merülhetnek fel. Selejtezési jegyzőkönyv ellenőrzése A selejtezésről selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amely szigorú számadású bizonylatnak minősül. A selejtezések ellenőrzésekor vizsgálni kell, hogy az elkészített okmány megfelel-e a bizonylatokkal szembeni alaki és tartalmi követelményeknek, a selejtezési bizottság összetételében szakmailag megfelelően felkészült tagokból áll-e, a bizonylatban szereplő tételek léteztek-e, a maradvány (hulladék) hasznosításáról intézkedtek-e, a kiselejtezett eszközöket a könyvekből kivezették-e. 4

5 4. Selejtezés A selejtezés a társaság számára feleslegessé vált eszközök (tárgyi eszközök, készletek) állományból való kivezetését (törlését) jelenti. A selejtezési eljárás lefolytatása nem jelenti a felesleges vagyontárgy fizikai megsemmisítését, vagy használatra alkalmatlanná tételét, kivéve, ha azt hatósági előírás kötelezően elrendeli (például az élelmiszerek, a gyógyszerek, stb. esetében). A selejtezési eljárásba, amennyiben szükséges, további szakértőket is be lehet vonni. A selejtezési eljárás alá vont vagyontárgyakat elkülönítetten kell nyilvántartani, és meg kell jelölni. Így a selejtezési jegyzőkönyv a tárgyi eszközök és a forgóeszközök állománycsökkenésének egyik bizonylata is. Amennyiben a selejtezésbe vont vagyontárgy hulladékként hasznosítható, úgy ezt a mennyiséget raktári hulladékként kell bevételezni. A selejtezési eljárásról eszközfajtánkénti elhatárolásban jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza: az eljárást lefolytató selejtezési bizottság jelenlévő tagjainak nevét és beosztását, az eljárás során felhasznált dokumentáció felsorolását, a selejtezés helyét és idejét, a selejtezett vagyontárgy megnevezését (azonosító adatait, nyilvántartási adatait és mennyiségét, egységárát), a selejtezett mennyiséget és értékét, a selejtezett eszköz(ök) további kezelésére vonatkozó előírásokat (értékesítés, megsemmisítés, hulladékkénti bevételezés, vagy hulladékkénti értékesítés). A selejtezésről készített jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjainak alá kell írni, melyet a selejtezett eszköztől függetlenül át kell adni a könyvelésnek, a raktárvezetőnek, egyéb felelősnek, míg egy példányt a bizottság köteles megőrizni, a selejtezés során keletkező egyéb iratokkal együtt. Ha jogszabály kötelezővé teszi, akkor el kell rendelni a selejtezett vagyontárgyak megsemmisítését. Ezen túlmenően, ha szükséges, a selejtezési bizottság javasolhatja a megsemmisítést. A megsemmisítésről mindig a vállalkozásnál erre kijelölt személy dönthet. A megsemmisítési eljárás lefolytatását is jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A megsemmisítést a selejtezési jegyzőkönyv is tartalmazhatja, de külön jegyzőkönyv is készülhet. Általában meghatározott értékhatárig maga a selejtezési bizottság elnöke dönthet a megsemmisítésről és ilyenkor maga a selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza a megsemmisítést. 5

6 Selejtezési és áruromlási nyilvántartás hó Ssz Kelt Áru megnevezése Statisztikai besorolása Egysége Mennyiség Nettó beszerzési ár Megjegyzés 6

7 .. Szervezet Jegyzőkönyv készletek selejtezéséről, leértékeléséről Készült:... év... hó... napján a raktárában (hivatali helyiségében). Jelen vannak: Selejtezési bizottság részéről (név, beosztás): Felügyeleti szerv részéről (név, beosztás): A selejtezési bizottság (továbbiakban: bizottság) megállapítja, hogy jelen eljárás keretében végrehajtandó selejtezés/leértékelés engedélyezése... hatáskörbe tartozik. A bizottság megtekintette az előkészített készleteket, megvizsgálta selejtezésük/leértékelésük indokoltságát. A bizottság az 1. sz. mellékletben felsorolt készletek selejtezését, a 2. sz. mellékletben felsorolt készletek leértékelését és a 3. sz. mellékletben felsorolt készletek hulladékkénti kezelését javasolja. A szükséges intézkedések megtételéért (raktárra vétel, értékesítés, megsemmisítés). felelős. Aláírások:... A selejtezési jegyzőkönyvben foglaltakkal egyetértek, az abban felsorolt készletek selejtezését/leértékelését, illetve megsemmisítését jóváhagyom. Elrendelem a változások nyilvántartásokon történő keresztülvezetését, valamint a selejtezésből hasznosítható készletek hasznosításának végrehajtását. Kelt: Szervezet Vezetője 7

8 .. Szervezet SELEJTEZETT KÉSZLETEK JEGYZÉKE 1.sz. melléklet Nyilvántart. Megnevezés Mennyiség Egységár Érték Selejtté válás Hasznosítás szám Ft oka módja Kelt:... Összesen: Aláírások:... 8

9 .. Szervezet LEÉRTÉKELT KÉSZLETEK JEGYZÉKE 2.sz.melléklet Nyilvántart. Megnevezés Mennyiség Nyilvántartási Leértékelt Különbség szám Egységár Érték Ft Egységár Érték Ft Ft Összesen: Kelt:... Aláírások:..... Szervezet 9

10 A KÉSZLETEK SELEJTEZÉSÉBŐL VISSZANYERT HULLADÉKANYAGOK 3.sz. melléklet Hasznosítás módja A v i s s z a n y e r t a n y a g o k Megnevezése Mennyisége Egységára Értéke Ft Összesen: Kelt:... Aláírások:... 10

11 .. Szervezet MEGSEMMISÍTÉSI JEGYZŐKÖNYV A jelen jegyzőkönyvet aláírók felelősségük tudatában kijelentik, hogy a jóváhagyott Selejtezési jegyzőkönyvben szereplő, alábbi eszközöket, amelyeket sem haszonanyagként, sem hulladékanyagként felhasználni, sem más módon hasznosítani vagy értékesíteni nem lehet vagy nem szabad, jelenlétükben megsemmisítették a tűzrendészeti és egészségügyi hatósági előírásoknak megfelelően: Megnevezés Mennyiség Egységár Érték Megsemmisítés Ft módja Kelt:... Összesen: Megsemmisítette: HITELESÍTŐ ALÁÍRÁSOK

12 Készletkarton: Vételezés bizonylatai: 12

13 Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: Előkészítés Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: /1 Gazdálkodási számítások, veszteségszámítás, kapacitásszámítás 19. b) Egészítse ki a táblázat hiányzó adatait és értékelje a készletgazdálkodás mutatóit! Megnevezés Időszak/nap 360 Elébé E Ft Átlagkészlet E Ft 318 Nyitókészlet E Ft 335 Zárókészlet E Ft Beszerzés E Ft Fsf / fordulat 19 Fsn / nap A feladatban a hiányzó adatok kiszámításához fel kell használni az áruforgalmi mérlegsort, a zárókészlet meghatározásához az egyedi átlagszámítás módszerét, míg a forgási sebesség napokban mutató meghatározásához az elábét, az átlagkészletet, valamint a napok számát. Első lépésként a forgási sebesség fordulatokban mutató képletéből tudjuk az eladott áruk nettó beszerzési értékét kifejezni. A forgási sebesség fordulatokban mutató kifejezi, hogy a vizsgált időszak során az átlagos készletértéket hányszor tudtuk értékesíteni (hányszor fordult meg a készlet). Forgási sebesség fordulatokban = elábé / átlagkészlet Ebből az elábét kifejezve: Elábé = forgási sebesség fordulatokban x átlagkészlet Behelyettesítve: Elábé = 19 x 318 = 6042 E Ft A zárókészlet értékét az átlagkészlet meghatározásához felhasznált egyedi átlag képletéből tudjuk meghatározni. Átlagkészlet = (nyitókészlet + zárókészlet) / 2 Ebből a zárókészletet kifejezve: Zárókészlet = (2 x átlagkészlet) nyitókészlet Behelyettesítve: Zárókészlet = (2 x 318) 335 = 301 E Ft az áruforgalmi mérlegsort felhasználva megállapíthatjuk a beszerzés nagyságát. A beszerzés a vállalkozás számára készletnövekedést eredményez. Áruforgalmi mérlegsor: nyitókészlet + készletnövekedés = zárókészlet + készletcsökkenés beszerzés elábé 13

14 Mivel a feladatban nincs egyéb készletnövekedést okozó tényező, így a készletnövekedés kizárólag a beszerzések következménye. Készletcsökkenés is kizárólag értékesítésből (elábé) származik. A mérlegsort átrendezve a következőket kapjuk: Beszerzés = zárókészlet + készletcsökkenés nyitókészlet Behelyettesítve a rendelkezésre álló adatokat: Beszerzés = = 6008 E Ft A forgási sebesség napokban mutató kifejezi, hogy a vizsgált időszak során az átlagkészlet átlagosan hány napig volt elegendő. Forgási sebesség napokban = (átlagkészlet / elábé) x időszak napjainak száma Az adatokat behelyettesítve: Forgási sebesség napokban = (318 / 6042) x 360 = 18,9 nap A számítások során felhasználható az az összefüggés is, amely értelmében a forgási sebesség napokban és forgási sebesség fordulatokban mutatók szorzata megegyezik az időszak napjainak számával, vagyis képlettel kifejezve: forgási sebesség fordulatokban x forgási sebesség napokban = időszak napjainak száma Bármelyik mutató kifejezhető a fenti összefüggésből: Forgási sebesség napokban = időszak napjainak száma / forgási sebesség fordulatokban Behelyettesítve: forgási sebesség napokban = 360 / 19 = 18,9 nap. Összességében a vizsgált időszakban az üzlet beszerzéseinek értéke 6008 E Ft-ot tett ki, záró készletértéke 301 E Ft, míg az eladott áruk nettó beszerzési értéke 6042 E Ft volt. Az átlagkészlet 18,9 napi forgalom lebonyolítását tette lehetővé az év során. 14

15 ÉRTÉKELŐLAP: A vizsgázó neve:... Értékelő lap 19. a) Ön egy vendéglátó üzlet raktárosa. Mutassa be az új munkatársának az anyagfelhasználás ellenőrzését, és a selejtezés lehetőségeit! b) Egészítse ki a táblázat hiányzó adatait és értékelje a készletgazdálkodás mutatóit! Típus Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Hozzárendelt kompetenciák az információtartalom vázlata alapján Maximum Pontszámok A Gazdálkodás 30 A Raktározás és készletgazdálkodás 40 Szint Szakmai készségek a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Maximum 3 Elemi számolási készség 5 4 Szakmai nyelvű beszédkészség 10 5 Mennyiségérzék 5 Összesen 90 Egyéb kompetenciák a szakmai és Maximum vizsgakövetelmény szerint Személyes Szervezőkészség 3 Társas Határozottság 3 Emlékezőképesség (ismeretmegőrzés) Módszer Tervezési képesség 4 Rendszerben való gondolkodás Összesen 10 Mindösszesen 100 Elért Elért Elért. dátum... aláírás 15